SAP-Forum 2014 Einführung Common Layer bei den Stadtwerken Augsburg

Transkript

1 1 SAP-Forum für die Versorgungswirtschaft Einführung Common Layer bei den Stadtwerken Augsburg Eine Erfolgsstory Dominik Linnemann phi-consulting GmbH

2 Inhalt 2 Projektvorbereitung und Projektplan Phase 1: Prototyp und Workshops Phase 2: Integration Kundenanpassungen Phase 3: Schulungen, Tests und Produktivsetzung

3 Projektvorbereitung Projektziele Ausgangssituation Standard erhalten, Anpassungen nur wenn unabdingbar notwendig Chance nutzen, Prozesse neu überdenken Automatisierung behalten Datenaustausch bereits auf IDEX-CL Wechselbearbeitung durch phi-sam-tool Datenaustausch und Stammdatenprozesse getrennt 3 Prozesse Lieferbeginn, Lieferende, Kündigung, Abmeldeanfrage, Ersatzversorgung, Stornierungsprozesse, Stilllegung, Stammdatenänderungen

4 4 Projektplan Projektstart Abnahme Fach- und IT-Konzept Ende der Entwicklung Fehlerkorrekturen Produktivsetzung 05/ Phase 1: Workshops und Erstellung des Fach- und IT-Konzeptes Phase 2: Umsetzung des IT-Konzeptes und Formatanpassung Phase 3: Schulungen und Tests KW 48 bis KW 5 KW 6 bis KW 21 KW 22 bis KW 27 Ab KW 28 November Dezember Januar Februar März April Mai Juni Juli

5 Phase 1: Projektplan Standard implementieren Rapid Prototyping Workshops zu Prozessen, Fehlerbearbeitung, Randthemen Ausprägung Bearbeiter Interface (Klärungsfallüberwachung, Erweiterung der EMMACLS) und BPEM Erstellung des Feinkonzeptes auf Basis der Workshopergebnisse 5

6 Projektplan 6 Phase 2: Umsetzung der Anforderungen - Ausprägung Bearbeiter Interface / BPEM und Rückführung der Prozessbelegprozesse in den IDEX-CL-Standard Integration der neuen Auslieferung der SAP zum IT-Dokumentation erstellen

7 Phase 3: Projektplan Funktionstests mit Fehlerkorrektur der Prozesse Frühzeitige Schulungen der CL-Prozesse mit der neuen Ausnahmebehandlung über das Bearbeiter Interface und BPEM Integrationstestphase der Prozesse Produktivsetzung 7

8 Inhalt 8 Projektvorbereitung und Projektplan Phase 1: Prototyp und Workshops Phase 2: Integration Kundenanpassungen Phase 3: Schulungen, Tests und Produktivsetzung

9 Prototyp Phase 1: Prototyp Prototyp (minimale Anpassungen) Wenige Customizinganpassungen führten zu vollständigen Prozessabläufen Stammdatensituation führte zu Deaktivierung von drei Prüfungen beim Prozess Lieferbeginn(NB) Geringfügige Anpassung der Nachrichtenbefüllung aufgrund der Stammdatensituation 9 Workshops Wechselprozesse im Standard Workshops Fachbereiche: Kennenlernen der Prozessabläufe Erarbeitung von Erweiterungsbedarf Integration der vorgesehenen Erweiterungen zur Abbildung von zusätzlichen Prozessteilen. Optimierung des Bearbeiter Interface Fehlerlösungsmöglichkeiten aus dem BPEM

10 10 KW Datum Prozess Phase 1: Workshops Lieferantenwechsel (LW An-/Abmeldung) Kündigung Externe Umzugsbearbeitung (LW) Interne Umzugsbearbeitung EoG aus Leerstand EoG aus Neuanlage/ aus LW Stammdatenänderungen, Bestandsliste, Geschäftsdatenanfrage Bearbeiter Interface und BPEM, Sachbearbeiter Zuordnung

11 11 Basis für das Fach- und IT-Konzept phi-template zur Dokumentation: Phase 1: Workshops Prozessversionen Prüfframework BPEM-Klärungsfälle Bearbeiterzuordnung Abgleich mit alten Prozessen Integration neuer Anforderungen Prüfausgänge und Antwortgründe bei Ablehnungen

12 12 Basis für das Fach- und IT-Konzept phi-template zur Dokumentation: Phase 1: Workshops Prozessversionen Prüfframework BPEM-Klärungsfälle Bearbeiterzuordnung Abgleich mit alten Prozessen Integration neuer Anforderungen Stadtwerke Augsburg: Vergleich alte Prozessbearbeitung

13 Inhalt 13 Projektvorbereitung und Projektplan Phase 1: Prototyp und Workshops Phase 2: Integration Kundenanpassung Phase 3: Schulungen, Tests und Produktivsetzung

14 Phase 2: Integration Kundenanpassung 14 Daten- Container Prozess- Dokument Prozess- Engine IDEX-Common-Layer Klärungsfall- Bearbeitung Klärungsfall- Überwachung SAP-Hinweise BPEM Ausnahmenbearbeitung 39 Meldungen wurden bei der SAP während des Projektes erstellt und schnell bearbeitet!

15 Prozesse automatisieren und Standard beibehalten Erreicht durch die hohe Flexibilität im Common Layer Customizing Phase 2: Integration Kundenanpassung 15 Beispiel Prüfframework

16 Fehlerbearbeitung über Bearbeiter Interface und BPEM Zuordnung der Klärungsfälle zu kundeneigenen Ordnern Integration von zusätzlichen Information unter Beibehaltung des Standards EMMACLS Integration aussagekräftiger Fehlerbezeichnungen aus dem Prüfframework Phase 2: Integration Kundenanpassung 16

17 Inhalt 17 Projektvorbereitung und Projektplan Phase 1: Prototyp und Workshops Phase 2: Integration Kundenanpassungen Phase 3: Schulungen, Tests und Produktivsetzung

18 18 Bearbeiter Interface, BPEM und Prozesse Die Umstellung vom Business Workplace auf das Bearbeiter Interface (bzw. BPEM-Fälle) benötigt intensive Schulungen. Phase 3: Schulungen, Tests und Produktivsetzung KW Aktivität 21 Schulung Key-User durch phi-consulting 22 Prozesstests der Key-User 23 Prozesstests der Key-User 24 Prozesstests der Key-User 25 Schulung der Anwender durch Key-User 26 Schulung der Anwender durch Key-User und Integrationstest 27 Schulung der Anwender durch Key-User und Integrationstest 28 Produktivbetreuung und Optimierung

19 19 Keine Schulung für das Kundencenter. Phase 3: Schulungen, Tests und Produktivsetzung Datenaustausch Common Layer Kundencenter erstellt Vorgang Kundencenter erhält Ergebnis phi-sam Wartet auf Rückmeldung aus CL Prozess phi-sam

20 20 Phase 3: Schulungen, Tests und Produktivsetzung Produktivstellung Freitag Abend, Herunterfahren der Systeme Samstag, Transporte und Einstellungen am System Samstag, mehrstündige Tests der Fachbereiche mit anschließender Freigabe Anschließend: Suche nach einem Finalgegner

21 21 Phase 3: Schulungen, Tests und Produktivsetzung Fazit Reibungsloser Übergang zu den Common Layer Prozessen Nahezu fehlerfreie Optimierungsphase im Anschluß

22 22 Kontakt und Ansprechpartner Dominik Linnemann Senior Consultant phi Consulting GmbH Lise-Meitner-Allee Bochum Tel.: +49 (234) Fax: +49 (234) Linnemann@phi-consulting.de Vielen Dank für die Aufmerksamkeit