Zubehörkatalog HWP Weitere Erleichterungen für Ihren Büroalltag. Stand August 2015

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1 Zubehörkatalog HWP Weitere Erleichterungen für Ihren Büroalltag Stand August 2015

2 Inhaltsverzeichnis Zubehörkatalog 1.0 Einleitung Bildschirmfotos ausgewählter Zusatzmodule Passendes Zubehör zur Handwerkerlösung App - Mobiler Kundenservice Auftragsgewinnung Aufmaß-Schnellerfassung e-rechnung Controlling Center GS-Buchhalter Comfort Lager- und Bestellwesen Leistungstexte importieren Leistungsverzeichnis Dach Sirados DBD Dynamische BauDaten Nachkalkulation Offene-Posten Verwaltung Projektüberwachung Regiezentrum SQL Komfortsuche Subunternehmerverwaltung Terminplanung Unternehmensplanung Wartungs- und Serviceabwicklung Schnittstelle Leistungstexte Schnittstelle Mareon Schnittstellenpaket GAEB / EFB Schnittstellenpakete IDS und OCI Zusätzliche Arbeitsplätze 47 Zubehörkatalog HWP Seite 2

3 1.0 Einleitung Sie setzen bereits erfolgreich unsere Handwerkerlösung ein? Ein dicker Pluspunkt dieser Lösung ist dessen flexible Erweiterungsmöglichkeit, damit Sie bestmöglich im Büroalltag entlastet werden. Und wenn Ihr Betrieb wächst, tut dies Ihre Handwerkerlösung auch. Nutzen Sie unser umfangreiches Zubehör - es ergänzt Ihre Lösung perfekt. Sie werden sehen, dass die Praxisnähe Ihnen neue Möglichkeiten und Freiheiten bietet und Ihren Arbeitstag spürbar erleichtert. Handeln Sie jetzt und suchen sich das für Sie sinnvolle Zubehör aus dem Katalog heraus. Viel Spaß bei der Lektüre und erfolgreiche Geschäfte! Zubehörkatalog HWP Seite 3

4 2.0 Bildschirmfotos ausgewählter Zusatzmodule Abbildung: Controlling Center Reporte von der einfachen Kundenliste bis zum komplexen Umsatzvergleich Zubehörkatalog HWP Seite 4

5 Abbildung: Nachkalkulation: Für vollen Projektdurchblick und Kostenkontrolle Abbildung: Wartungs- & Serviceabwicklung: Übersicht über alle Wartungsverträge inkl. zuverlässiger Wartungsplanung Zubehörkatalog HWP Seite 5

6 Abbildung: Termin- und Ressourcenplanung: Übersichtliche Darstellung aller Termine Planung von Monteuren und Geräten Zubehörkatalog HWP Seite 6

7 3.0 Passendes Zubehör zur Handwerkerlösung 3.1 App - Mobiler Kundenservice Möchten Sie, dass Ihre Kundendienstmitarbeiter oder Monteure per Handy bzw. Smartphone auf die Stammdaten und Aufträge der Handwerkslösung zugreifen können? Lassen Sie sich vom Modul mo - mobiler Kundenservice viel Arbeit und Dokumentationsaufwand abnehmen. Ihre Monteure und Kundendienstmitarbeiter müssen seltener in den Betrieb kommen, sind schneller beim Kunden und ermöglichen eine sofortige Rechnungsstellung nach Leistungserbringung. Vorteile Versorgen Sie Ihre Kundendienstmitarbeiter oder Monteure bequem vom Büro aus mit neuen Arbeitsaufträgen inklusive aller notwendigen Informationen Ergeben sich unterwegs neue oder Folgeaufträge, so kann Ihr Monteur diese schnell und einfach erfassen Mitarbeiter lassen sich optimal steuern und per Navigationssoftware zum Kunden leiten Arbeiten lassen sich vor Ort dokumentieren, vom Kunden abzeichnen und per Knopfdruck an die Zentrale zur Rechnungsstellung weiterleiten Messprotokolle von zu wartenden Anlagen können mobil erfasst und übergeben werden Für Android- und ios- (Apple) Geräte verfügbar Kann auch für Smartphones (z.b. iphone) oder Tablets (z.b. ipad) genutzt werden Abbildung: Ablauf der mobilen Auftragsbearbeitung Zubehörkatalog HWP Seite 7

8 Abbildung: Mobile Auftragsliste auf einem ipad Abbildung: Startbildschirm der App auf einem iphone Abbildung: Artikelliste auf einem Android-Phone Zubehörkatalog HWP Seite 8

9 3.2 Auftragsgewinnung Möchten Sie nicht mehr auf Anfragen potenzieller Kunden warten, sondern selbst regelmäßig neue Kunden und zusätzliche Aufträge gewinnen? Das Modul Auftragsgewinnung hilft Ihnen mit einer Reihe praxiserprobter Funktionen Ihre Kunden besser kennen zu lernen und gezielt mit passenden Angeboten anzusprechen. Gleichzeitig bietet es Möglichkeiten zur Kundenbindung. Vorteile Umsätze steigern, durch das programmgestützte Erfassen und Verwerten von Kundeninformationen (Auftragschancen) Auftragsschwankungen durch zuverlässige Planungsmöglichkeiten ausgleichen Individuelle Werbetexte für unterschiedliche Kundengruppen hinterlegen Übersicht über Verkaufschancen und Vertriebsaktionen Immer wissen, was mit Kunden besprochen wurde Abbildung: Erfassung und Nachverfolgung von Auftragschancen Zubehörkatalog HWP Seite 9

10 3.3 Aufmaß-Schnellerfassung Mit diesem Modul lassen sich Aufmaße schnell erfassen oder vorhandene Aufmaße übernehmen und in Dokumente wie Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Lieferscheine umwandeln. Die integrierte Kopierfunktion erlaubt eine besonders effiziente Bearbeitung von sich wiederholenden Aufmaßformeln. Ein direkter Zugriff auf alle zum Projekt eingegebenen Informationen ist einfach möglich. Die Excel-Schnittstelle ermöglicht Aufmaße zu exportieren oder selbst erstellte Excel-Listen in ein Aufmaß der Handwerkerlösung einzulesen. Vorteile Deutliche Zeitersparnis durch Schnellerfassungsfunktion Freie Erfassung oder nach Kriterien z.b. raumweise möglich Umfangreiche Formelsammlung hinterlegt, die erweiterbar ist Zuschnittsmodus inklusive Zuschnitts- oder Holzliste Übernahme vorhandener Aufmaße oder Neuerfassung selbst erstellte Excel-Listen (tabellarische Aufmaße) einlesbar Lasermessgeräte wie Hilti PD38 lassen sich direkt einbinden (Bluetooth-Schnittstelle) Verschiedene Aufmaßarten je Dokument möglich (Spalten- und Raumaufmaße) Bis zu vier frei benennbare Raumebenen z.b. Gebäude, Etage, Raum, Wand Bis zu drei frei benennbare Dimensionen z.b. Länge, Breite, Höhe Abbildung: Effiziente Erfassung von komplexen Aufmaßen Zubehörkatalog HWP Seite 10

11 3.4 e-rechnung Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland ( ins Leben gerufen um eine Plattform zum elektronischen Austausch von Rechnungsdaten einzuführen. Sage unterstützt diese Initiative, da sie insbesondere für kleine und mittelständige Unternehmen mittelfristig die Chance zu einer deutlichen Kosteneinsparung bietet. Presseberichte zur Initiative Forum elektronische Rechnung Deutschland Deutsche Handwerkszeitung Abschied von der Papierrechnung Deutsche Handwerkszeitung E-Rechnung: Bald Pflicht bei öffentlichen Aufträgen Computerwoche ZUGFeRD wird der neue Standard für elektronische Rechnungen Bitkom Bitkom propagiert elektronische Rechnung per ZUGFeRD Ihr Handwerksprogramm ermöglich es Rechnungen nicht nur wie gewohnt auszudrucken, alternativ können sie die Schriftstücke auch als PDF/A-Datei mit integrierten Rechnungsinformationen direkt an den Rechnungsempfänger senden. Dies spart nicht nur ihnen Zeit und Kosten, sondern auch dem Rechnungsempfänger. Wenn dieser ebenfalls über eine Software verfügt, die Rechnungen im ZugFerd-Format einlesen kann, so können die eingebundenen Rechnungsinformationen, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Preise sofort importiert und weiterverarbeitet werden. Das lästige, zeitraubende und fehleranfällige Abtippen einer Lieferantenrechnung entfällt. Vorteile Einsparung von Kosten Sichere Übermittlung von Rechnungsinformationen Zubehörkatalog HWP Seite 11

12 3.5 Controlling Center Das Controlling Center bietet Ihnen komfortable Auswertungen genau für Ihren Bedarf. In einer Excel ähnlichen Oberfläche können Sie die Vorlagen nach Ihren Bedürfnissen anpassen und z.b. Spalten ein- und ausblenden, diese verschieben, Sortierungen, Gruppierungen und Filter definieren. Entspricht der angezeigte Report Ihren Anforderungen, so speichern Sie ihn unter einem sprechenden Namen und rufen in zukünftig mit nur einem Klick auf. Alle Reporte können so wie sie zu sehen sind auch ausgedruckt werden. Neben einfachen Listen, wie Kunden- oder Materiallisten, können auch komplexere Auswertungen, wie Umsatzgegenüberstellungen, Top-Umsatzlisten (z.b. 10 umsatzstärksten Kunden) etc. erstellt werden. Vorteile Einfache Excel ähnliche Bedienung Spalten ein- und ausblenden per Drag & Drop Datenfilter können einfach in der Filterzeile eingetragen werden Daten können nach allen Feldern, auch mehrstufig gruppiert werden Sortierung der Daten erfolgt durch einen Klick auf die Titelzeile Die gedruckten Listen entsprechen im Wesentlichen der Bildschirmansicht. Es können mehrere Layouts (z.b. Hoch- und Querformat) gespeichert werden. Gefilterte, sortierte Daten können als neue Auswertung gespeichert werden Die wichtigsten Auswertungen können in einer Favoritenliste angezeigt werden Die zuletzt verwendeten Auswertungen werden automatisch in einer Reportliste zur Auswahl angeboten Wichtigste Reporte und Vorlagen Kunden-, Lieferanten-, Mitarbeiter- und allgemeine Adresslisten Umsatzlisten Geburtstagslisten Arbeitszeitnachweis Materiallisten Seriennummernlisten Lagerlisten Material- und Leistungshistorien Kundenhistorien Terminlisten Auftragsplanungen Offene Postenlisten Zahlungslisten Soll-Ist-Vergleich Baustellentagebuch Wartungstermine Wartungsverträge Soll-Ist-Vergleich der Wartungsverträge Zubehörkatalog HWP Seite 12

13 Abbildung: Controlling Center einfache gefilterte Materialliste nach aktuellem Jahresumsatz sortiert Abbildung: Controlling Center Umsatzvergleich der Top-Kunden über die letzten vier Jahre Zubehörkatalog HWP Seite 13

14 3.6 GS-Buchhalter Comfort Einfach, sicher, leistungsfähig professionell. Der GS-Buchhalter der neuen Generation vereint mehrjährige Erfahrung mit modernster Technologie und setzt Standards. Standards in Sachen Anwenderfreundlichkeit und Programmergonomie, Datensicherheit und Stabilität - die Standards, die Ihre tägliche Arbeit angenehmer und effizienter gestalten. Sicher und einfach für Einsteiger Selbst wenn Sie mit Buchführung bisher noch nicht in Berührung gekommen sind und Ihnen das ganze Thema Buchhaltung zu kompliziert und das Risiko, folgenschwere Fehler zu begehen, zu hoch erscheint, werden Sie mit GS-Buchhalter schnell feststellen, dass die Erfassung der Geschäftsvorfälle schnell und einfach ist. Und die automatisch ablaufende Validierung Ihrer Eingaben sorgt für eine saubere und korrekte Buchhaltung bis ins kleinste Detail. Intuitiv bedienbare Nutzeroberfläche Um schnellen Zugriff und Überblick über die wichtigsten Funktionen, Termine und Kennziffern zu erhalten, ist der Startbildschirm von GS-Buchhalter wie ein zentrales Steuerungselement aufgebaut -- das sogenannte Business-Cockpit. Effizient auch für Profis Sind Sie ein erfahrener Profi, werden Sie sicherlich ebenfalls nicht auf Ihr neues Werkzeug verzichten wollen. Denn mit dem GS-Buchhalter erledigen Sie auch umfangreiche und komplizierte Buchungsarbeiten mit einem Minimum an Zeitaufwand. Die durchdachte Oberfläche ermöglicht eine zügige Bedienung des Programms in allen Bereichen, hilfreiche Detailfunktionen sparen zusätzliche Zeit, da alle Informationen genau dort zu finden sind, wo Sie sie benötigen. Alle Auswertungen, die Sie oder Ihr Mandant benötigen, fertigen Sie ohne Umwege und für beliebige Zeiträume. E-Bilanz Wenn Ihr Unternehmen bilanzierungspflichtig ist, müssen Sie Abschlüsse für neu angelegte Wirtschaftsjahre elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Die E-Bilanz beschleunigt Verfahrensabläufe, reduziert Fehler und senkt Kosten. Zubehörkatalog HWP Seite 14

15 Abbildung: GS-Buchhalter Buchungsassistent Abbildung: GS-Buchhalter Zahlungsverkehr - Zahlungsaufträge Zubehörkatalog HWP Seite 15

16 3.7 Lager- und Bestellwesen Das Bestellwesen unterstützt Sie von der Erstellung von Bestellvorschlägen und Bestellungen über die Wareneingangserfassung bis hin zu Rücklieferungen. Wareneingänge lassen sich buchen und auf Wunsch die Bestelldaten an die Finanzbuchhaltung übergeben. Vorteile Bestellvorschläge und Preisanfragen auf Grundlage von Angeboten oder Aufträgen des Meldebestands der Nettobedarfsliste. Manuelles Einfügen weiterer Artikel ist möglich. Bestellen von Artikelvarianten Bestellungen auf Basis von Bestellvorschlägen von Angeboten oder Aufträgen manueller Erstellung Abrufaufträge Rückstandslisten und Berücksichtigung der reservierten Mengen für Ihre Kunden Erstellung und Überwachung von Artikelbestellungen sowie Übernahme von Wareneingängen Bequeme Online-Bestellung bei Cordes & Graefe (in Verbindung mit dem Schnittstellenpaketen OCI oder IDS) Zahlreiche Auswertungen wie offene Bestellungen, Wareneingangslisten, Rückstandslisten Seriennummernverwaltung Erfassung und Zuweisung von Seriennummern zu Artikeln Optionale Generierung von Seriennummern Suche nach Seriennummern Seriennummernlisten Vermieten von Geräten Mietartikel- bzw. Gerätestamm Mietpositionen in Angeboten, Aufträgen und Rechnungen Kalendarische Übersicht über die verfügbaren Geräte Zubehörkatalog HWP Seite 16

17 Abbildung: Bestellwesen Wareneingangserfassung Abbildung: Bestellwesen offene Bestellvorgänge (Ansicht im Controlling Center) Abbildung: Bestellwesen, Seriennummernverwaltung Seriennummern generieren Zubehörkatalog HWP Seite 17

18 3.8 Leistungstexte importieren Dieses Schnittstellenpaket beinhaltet Schnittstellen zu mehreren Anbietern von Leistungstexten. Wählen Sie die für Ihren Bedarf passenden Leistungstexte aus von kostenlosen Texten auf über gewerkspezifische Texte für das Dachdeckerhandwerk Leistungsverzeichnis Dach bis zu professionellen Leistungsverzeichnissen für diverse Gewerke von DBD oder Sirados Das Portal bietet zahlreiche kostenlose Ausschreibungstexte und Leistungsbeschreibungen an. Die Texte werden vorwiegend von bekannten Produktherstellern oder anderen handwerksnahen Organisationen erstellt und regelmäßig aktualisiert. Gewerke und Handwerkbereiche Das Portal bietet Leistungstexte zu zahlreichen Gewerken bzw. Produktbereichen an. Außenraumgestaltung Fernwärme, Heizkraftanlagen Baubeschläge Gartenbau, Landschaftsbau Bauchemie, Beschichtungen und Putze Holz und Holzwerkstoffe Bauelemente Mauerwerk und Estrich Befestigungen Metallbau, Gerüstsysteme und Steigleitern Beleuchtungen Profilsysteme Bewehrungssysteme, Betonsysteme Raumsysteme, Büromöbel, Möbelbeschläge Böden, Bodenbeläge und Zubehör Sanitär, Heizung, Klima Brand-, Rauchschutz und Lüftungstechnik Sicherheits- und Schließsysteme Dach und Fassade Solar und Photovoltaik Dämmstoffe und Wärmedämmung Sonnen-, Blend- und Sichtschutz Deckensysteme Tiefbau Elektro- und Installationstechnik Trockenbau Farben und Lacke Türen, Tore, Zargen Fenster Wand- und Deckenbeläge Textersteller Die Texte werden kostenlos von vielen bekannten Produktherstellern angeboten und regelmäßig aktualisiert. Im folgenden Abschnitt finden Sie einige Textersteller, die derzeit im Portal verfügbar sind: Wichtigste Eigenschaften und Funktionen Über Ausschreibungstexte und Leistungsbeschreibungen sind auf dem Portal verfügbar Zubehörkatalog HWP Seite 18

19 Originaltexte der Hersteller von Bauprodukte können einfach und schnell per Drag&Drop in ein Schriftstück, z.b. Angebot oder Auftragsbestätigung übernommen werden. Abbildung 1: Beispiel Leistungstext von Hilti (links) in Angebot übernommen (rechts) Vorteile Aktuelle Leistungs- und Positionstexte schnell formuliert Keine zusätzlichen Kosten für die Nutzung der Texte Leistungsverzeichnis Dach Sie sind Dachdecker, Klempner, Zimmerer, Fassaden- oder Trockenbauer? Dann ist das Leistungsverzeichnis Dach die passgenaue Lösung für Sie. Leistungen Dach ist ein eigenständiger Leistungskatalog, der entweder als solcher erworben und problemlos in das Sage HWP integriert werden kann. Mit seinen ca kalkulierten Leistungen und Artikeln gehört Leistungen Dach zu einem der umfangreichsten Leistungskataloge aus dem Bereich Dachdecker, Klempner-, Zimmerer- und Fassadenarbeiten, sowie Dachfenster und Trockenbau. Sorgfältig recherchierte und aktuelle Leistungsdaten bieten Ihnen eine hohe Kalkulationssicherheit und einen erheblichen Zeit- und Kostenvorteil. Vorteile Gewerkspezifisches Know-How einfache Bedienung ein faires Preis-Leistungsverhältnis Zubehörkatalog HWP Seite 19

20 3.8.3 Sirados Der sirados-datenmanager ist eine intuitiv bedienbare Software für die Verwaltung der sirados-baudaten. Sie können die für ihre Bedürfnisse passenden Leistungsbereiche erwerben. Eine Übersicht der angebotenen Texte finden sie auf der Webseite Die Oberfläche ermöglicht einen perfekten Überblick über alle freigeschalteten Leistungspositionen. Die Sortierung der Leistungsbereiche/Gewerke orientiert sich an der bekannten Nummerierung des Standardleistungsbuchs. Sie können per Doppelklick oder durch Klick auf die Pluszeichen bis auf die Ebene der Leistungspositionen navigieren. Ihre Favoriten können Sie in der Merkliste abspeichern. Ziehen Sie dazu einfach eine Leistungsposition mit gedrückter linker Maustaste in die untere Fensterhälfte mit der Bezeichnung Merkliste. Ebenso einfach ist die Übernahme der Leistungstexte und kalkulationen in ihr Handwerksprogramm. Ziehen sie die markierten Positionen einfach an die gewünschte Stelle des Handwerksdokuments (z.b. Angebot). Im Datenmanager haben Sie auch die Möglichkeit Regionalpreise einzustellen. Wählen Sie dazu entweder ein Bundesland aus oder eine Stadt/Kreis. Der Regionalfaktor wird dann auf alle Baupreise übertragen und in das Handwerksprogramm übernommen. Abbildung 2: sirados Datenmanager So haben sie mit wenigen Klicks ein optisch ansprechendes, rechtlich sicheres und bereits vorkalkuliertes Angebot formuliert. Abbildung 3: sirados Datenmanager - importierter Leistungstext Zubehörkatalog HWP Seite 20

21 Vorteile Einfache Übernahme von professionell erstellten Leistungstexten In den Texten sind bereits vorkalkulierte Stücklisten enthalten Preise können lokal angepasst werden DBD Dynamische BauDaten Für Sie als Chef oder Kalkulator im Bauhandwerk gilt: Mit der Abgabe eines Angebots werden die Weichen für den wirtschaftlichen Erfolg im Falle der Beauftragung gestellt. Damit daraus kein Glücksspiel wird, gibt es die Angebotskalkulation, die individuell für jeden Auftrag die Selbstkosten plant, um über diese mit Hilfe geeigneter Zuschläge zu Angebotspreisen zu gelangen. Für eine sichere Angebotskalkulation brauchen Auftragnehmer Leistungsverzeichnisse, aus denen Mengen und Qualitäten der angefragten Bauleistungen vollständig und eindeutig hervorgehen. Die Maßstäbe dafür setzt die VOB. Die Leistungsverzeichnisse kommen entweder von den Auftraggebern ins Haus oder werden auf Basis einer funktionalen Anforderungsbeschreibung selbst erstellt. Jede Teilleistung verursacht individuelle Einzelkosten. Diese zu ermitteln gilt nach Ansicht vieler Kalkulatoren als besonders zeitaufwändig. Viele Auftragnehmer beauftragen Nachunternehmer für einzelne Gewerke. Eine eindeutige Leistungsbeschreibung im Sinne der VOB ist eine gute Voraussetzung dafür, dass dieses Vertragsverhältnis reibungsfrei funktioniert. Für die geschilderten Aufgaben bietet DBD Ihnen passende Lösungen: DBD-KostenAnsätze: VOB-gerechte Leistungsbeschreibung plus Einzelkosten der Teilleistungen für mehr als 50 Leistungsbereiche DBD-KostenElemente: Unterstützt die Umwandlung von funktionalen Anforderungsbeschreibungen in Leistungsverzeichnisse DBD-KostenKalkül: Komplette Lösung für Mengenermittlung mit Kurztext-LV auf Basis von Skizzen und Zeichnungen STLB-BauZ: Angebot und Abrechnung von Bauleistungen im Rahmen von Jahresverträgen Die Leistungstexte inkl. vorkalkulierten Stücklisten können Sie einfach und schnell in ihr HWP übernehmen. Vorteile Einfache Übernahme von professionell erstellten dynamischen Leistungstexten Abhängig vom zusammengestellten Leistungstext sind bereits passende Stücklisten enthalten. Zubehörkatalog HWP Seite 21

22 3.9 Nachkalkulation Voller Projektdurchblick und Kostenkontrolle dank der Nachkalkulation. Sicherlich kalkulieren Sie Ihre Angebote sorgfältig. Doch kennen Sie nicht auch das Gefühl, dass Sie bei einigen Projekten Geld liegen lassen? Um die Ursachen dafür zu finden und diese später zu vermeiden, muss richtig nachkalkuliert werden. Mit dem Zusatzmodul Nachkalkulation ist das ganz leicht: Sie können nicht nur schnell feststellen, bei welchen Aufträgen Sie Geld verlieren. Sie können auch ermitteln was die Ursache hierfür war. Und dies ist der erste Schritt, um im nächsten Projekt die Risiken besser einschätzen und vermeiden zu können. Denn mit der Nachkalkulation überwachen Sie Ihre Projekte durch fortlaufende Erfassung aller zu einer Baustelle oder einem Projekt anfallenden Kosten und Arbeitszeiten. Aber das ist noch nicht alles: Erstellen Sie Ihre Rechnungen abhängig vom tatsächlichen Projektfortschritt mit einem Klick direkt aus der Nachkalkulation. So minimieren Sie Ihre Vorleistungen und somit auch Ihr Ausfallrisiko. Vorteile Materialverbrauch und geleistete Arbeitsstunden direkt aus einem Auftrag übernehmen Neben regulärem Materialverbrauch auch Nacharbeiten und Regiebuchungen erfassen Jederzeit Überblick über Projektfortschritt grafische Darstellung erleichtert Übersicht Einfache Projektauswertung: Soll-Ist-Vergleich mit einem Klick erstellen Gestiegene Projektkosten sofort erkennen Dank Filterfunktion nur die Belege sehen, die Sie interessieren Zubehörkatalog HWP Seite 22

23 Abbildung: Nachkalkulation Soll-Ist-Vergleich Zubehörkatalog HWP Seite 23

24 3.10 Offene-Posten Verwaltung Möchten Sie Ihre offenen Posten, Zahlungsvorgänge und Mahnungen komfortabel verwalten? Mit der Offene-Posten-Verwaltung behalten Sie den Überblick und bleiben handlungsfähig: Vorteile bequeme Erfassung und Verbuchung aller Belege, die innerhalb der Kreditoren-, Debitoren- und Kassenbuchführung anfallen Buchungsassistent hilft Geschäftsvorfälle wie Rechnungs- oder Zahlungseingänge zu buchen und gegebenenfalls offene Posten auszugleichen Datenaustausch mit dem Steuerberater möglich durch integrierte DATEV-Übergabe Abbildung: OP-Verwaltung Liquiditätsübersicht Abbildung: OP-Verwaltung Liste der offenen Posten Zubehörkatalog HWP Seite 24

25 3.11 Projektüberwachung Mit dem Zusatzmodul Projektüberwachung behalten Sie Ihre aktuellen Projekte stets im Überblick. Vorteile Lohnzeitenübersicht ABC-Analyse alle Dokumentpositionen eines Projekts nach Einzel- oder Gesamteinkaufspreis nach Einzel- oder Gesamtverkaufspreis nach Gemeinkosten, Gewinn oder Rohertrag Dokumentübersicht Bestellübersicht Projektabläufe: Definieren Sie sich Ihren eigenen Status für Ihre Projekte und den zugehörigen Ablauf. Sie können z.b. festlegen, dass mit dem Druck eines Angebots dieses automatisch in einen Genehmigungsstatus wechselt und eine an einen bestimmten Bearbeiter gesendet wird. Abbildung: Projektüberwachung Lohnzeitenübersicht eines Projekts Zubehörkatalog HWP Seite 25

26 Abbildung: Projektüberwachung ABC-Analyse Abbildung: Projektüberwachung Dokumentübersicht Zubehörkatalog HWP Seite 26

27 3.12 Regiezentrum Das Regiezentrum ist das zentrale Bedienelement Ihres Handwerkerprogramms. Sie können es an die Abläufe in Ihrem Betrieb anpassen und so die häufigsten Funktionen mit einem Klick erreichen und die wichtigsten Informationen jederzeit im Blick behalten. Vorteile Alle wichtigen Daten im Überblick, von den Adressen über Artikel und Leistungen bis zu den Projekten und Schriftstücken alles übersichtlich gegliedert und leicht zu finden Anpassbares Cockpit mit den wichtigsten zusammengefassten Informationen zu meinem Handwerksbetrieb Alle wichtigen Funktionen können in den Favoritengruppen zusammengefasst und mit einem Klick aufgerufen werden. Ob ein neuer Kunde angelegt werden muss, ein älteres Dokument gesucht wird oder einfach das Rechnungsausgangsbuch gedruckt werden soll. Erste Schritte helfen neuen Mitarbeitern über die Anfangshürden hinweg. Abbildung: Regiezentrum Projektlisten Zubehörkatalog HWP Seite 27

28 Abbildung: Regiezentrum Cockpit Das Regiezentrum ist in der Professional Variante bereits enthalten. Zubehörkatalog HWP Seite 28

29 3.13 SQL Komfortsuche Die SQL Komfortsuche ermöglicht das schnelle und komfortable Suchen selbst in großen Artikelstämmen. Durch die automatische Aktualisierung der Suchhistorie können häufig genutzte Artikel meist mit einem Klick übernommen werden. Sind zu einem Artikel mehrere Preise hinterlegt, so können diese ebenso einfach in das Schriftstück übernommen werden. In der Artikelliste (Historie) kann durch Eingabe eines Suchbegriffs in der Suchzeile schnell und unkompliziert gesucht werden. Vorteile Schnelles Wiederfinden von häufig genutzten Artikeln in der Suchhistorie Einfache Auswahl des Artikelpreises, falls dort mehrere hinterlegt wurden Komfortable und performante Wortsuche über den ganzen Artikelstamm Schnelle Navigation im Suchbaum mit Favoriten und Warengruppen Excel-Export und Druck aller Suchlisten inklusive der eingestellten Sortierung und Filterung Abbildung: SQL Komfortsuche Auswahl eines Materials in der Suchhistorie Zubehörkatalog HWP Seite 29

30 Abbildung: SQL Komfortsuche Wortsuche, Favoriten und Suchbaum Zubehörkatalog HWP Seite 30

31 3.14 Subunternehmerverwaltung Arbeiten Sie regelmäßig mit Subunternehmern zusammen und möchten die Abstimmung mit Ihren Partnern vereinfachen? Häufig scheitert die problemlose Zusammenarbeit nur an einer ungenügenden Kommunikation. Mit diesem Zusatzmodul haben Sie die Möglichkeit die Kommunikation mit den Subunternehmen zu automatisieren. Im Idealfall kann sie vollständig auf elektronischem Weg durchgeführt werden. Hierdurch sparen Sie sich und Ihren Subunternehmern lästige Tipparbeit und sind dabei noch schneller und aktueller. Versenden Sie Leistungsverzeichnisse per und lesen Sie die Angebote wieder ein. Nutzen Sie hilfreiche Vergleichsfunktionen und beauftragen Sie den für Sie günstigsten Subunternehmer. Lassen Sie sich die Aufmaße zum Projektfortschritt zusenden und lesen Sie sie bequem über die REB-Schnittstelle ein. So behalten Sie jederzeit den Überblick, was aktuell auf den Baustellen passiert. Vorteile Unterstützung in allen Phasen der Kommunikation: von der Angebotseinholung bis zum Rechnungsempfang Titel und Positionen können auf mehrere Subunternehmer verteilt und separate Leistungsverzeichnisse erstellt werden Elektronischer Datenaustausch über GAEB möglich ABC-Analyse und Ausreißer-Analyse für erhaltene Angebote Rosinenangebote Jederzeit die volle Kontrolle über den Projektfortschritt Integrierte Terminverwaltung Abbildung: Subunternehmerverwaltung Vergleichen der Angebote Zubehörkatalog HWP Seite 31

32 3.15 Terminplanung Die Terminplanung bietet Ihnen alle grundlegenden Funktionen, um die Termine in einem Handwerksbetrieb zu verwalten. Der Terminkalender zeigt Ihnen übersichtlich alle Termine des gewählten Zeitraums. Den Zeitraum können Sie mit einem Klick auf Tag, Arbeitswoche, Woche, Monat oder eine beliebige andere Zeitspanne anpassen. Filtern Sie die Termine für einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen. Ebenso können Sie sich nur Termine bestimmter Terminarten anzeigen lassen. Diese Filter können Sie zur Wiederverwendung unter einem beliebigen Namen speichern. Die wichtigsten Standardfilter (z.b. Meine Termine, Private Termine etc.) sind bereits vordefiniert. Termine lassen sich einfach mit der Maus verschieben. Ebenso einfach können Sie andere Mitarbeiter zur Erledigung des Termins zuordnen. Terminserien können Sie mit nahezu beliebigen Wiederholungsmustern definieren. Erinnerungen helfen Ihnen, dass keine Termine vergessen werden. Sie können Erinnerungen auch an andere Mitarbeiter delegieren. Vorteile Terminkalender kann unabhängig vom Handwerkerprogramm ausgeführt werden Alle Termine und Aufgaben des Handwerkerprogramms sind im Kalender sichtbar Zoomen der Anzeige auf beliebige Zeiträume (Tage, Wochen, Monate etc.) Verschieben von Terminen per Drag & Drop Teilen von Terminen um z.b. einen Termin zwischen zu schieben Farbige Kennzeichnung der Terminarten (z.b. Baustellentermin, Urlaub etc.) und der Anwesenheit Anzeige des Terminstatus als Symbol ( Neu, Bestätigt oder Erledigt ) Anzeige von Betreff, Ort und Beschreibung zu Terminen. Bei privaten Terminen anderer Mitarbeiter werden diese Informationen ausgeblendet Terminerinnerungen z.b. eine Stunde vor Beginn des Termins Terminserien mit nahezu beliebigen Wiederholungsmustern Komfortable Suche nach Terminen z.b. über Schlagworte und/oder Terminart Druck der Kalenderansichten inklusive Vorschau Einfache Zuordnung von Mitarbeitern und anderen planbaren Ressourcen wie z.b. Geräten und Fahrzeugen Übersichtliche Darstellung von Terminüberschneidungen bereits bei Terminanlage Einfache nachträgliche Prüfung von Terminüberschneidungen Zubehörkatalog HWP Seite 32

33 Abbildung: Terminplanung Wochenübersicht Abbildung: Terminplanung Auftragsplanung Zubehörkatalog HWP Seite 33

34 Abbildung: Terminplanung Anlage eines neuen Termins Das Modul Terminplanung ist in der Professional Variante bereits enthalten. Es kann nicht zur Basic Variante erworben werden. Zubehörkatalog HWP Seite 34

35 3.16 Unternehmensplanung Mit Hilfe der Unternehmensplanung lassen sich die Betriebskosten und der Stundenverrechnungssatz optimal bestimmen. Das Modul berücksichtigt die erfassten Zeiten und Kosten der Mitarbeiter, die Offene Posten-Verwaltung sowie die Nachkalkulation. Die Produktivität der Mitarbeiter wird dadurch transparent und tatsächliche Kosten können mit geplanten Kosten blitzschnell verglichen werden. Vorteile Einfache Ermittlung des Stundenverrechnungssatzes, der betrieblichen Deckungsbeiträge und der Preisuntergrenzen Planung der Kapazität, der Personalkosten, der Betriebsleistung und des Betriebsergebnisses Produktive und unproduktive Arbeitszeiten von Mitarbeitern mit Auswertung nach Angestellten und Arbeitern, dargestellt in Tagen, Stunden und Prozent Dank Simulationsfunktion lassen sich die Auswirkungen einer geplanten Maßnahme beurteilen und die Kalkulation verbessern Datenübergabe an Excel möglich Abbildung: Unternehmensplanung Übersicht Zubehörkatalog HWP Seite 35

36 Abbildung: Unternehmensplanung Planung der Budgets Abbildung: Unternehmensplanung Ermittlung des Stundenverrechnungssatzes Zubehörkatalog HWP Seite 36

37 3.17 Wartungs- und Serviceabwicklung Möchten Sie stets den Überblick über Ihre Wartungsverträge (projekt-und kundenorientiert) behalten und von einer automatischen Planung der Wartungsaufträge profitieren? Die Wartung und Serviceabwicklung unterstützt Sie zudem bei der Belegerstellung aus allen Aufträgen (zur Erzeugung von Kundenrechnungen) und statistischen Auswertungen aller Vorgänge z.b. Messprotokolle mit den technischen Daten der Wartungen. Vorteile Überblick über alle offenen Wartungsaufträge - Optimieren Sie Ihre Einsatzplanung Verwaltung von Wartungsverträgen mit mehreren, gruppierbaren Anlagen Mehrstufige anlagenspezifische Vertragslaufzeiten Wartungshistorie für Überblick bisheriger Wartungsergebnisse Abbildung: Wartung / Service Messergebnis zu Wartungsobjekt Zubehörkatalog HWP Seite 37

38 Abbildung: Wartung / Service Wartungsinformationen zur Anlage Zubehörkatalog HWP Seite 38

39 3.18 Schnittstelle Leistungstexte Mit der Schnittstelle Leistungstexte können Sie Leistungstexte von den Herstellern DBD, LV-Dach, Sirados und Ausschreiben.de einfach und schnell in Ihr Angebot übernehmen. Der sirados-datenmanager ist eine intuitiv bedienbare Software für die Verwaltung der sirados-baudaten. Eine Übersicht der angebotenen Texte finden Sie auf der Webseite Das Portal bietet zahlreiche kostenlose Ausschreibungstexte und Leistungsbeschreibungen an. Die Texte werden vorwiegend von bekannten Produktherstellen oder anderen handwerksnahen Organisationen erstellt und regelmäßig aktualisiert. Vorteile Einfaches und schnelles Einlesen von vorbereiteten Leistungstexten Keine Tipp- und Formulierungsfehler Zubehörkatalog HWP Seite 39

40 3.19 Schnittstelle Mareon Mareon bringt Immobilienunternehmen, Wohnungsbauunternehmen und ihre Geschäftspartner aus dem Handwerk zusammen auf einer Internetplattform, die nahtlos an die IT- Systeme beider Seiten angebunden ist. Ein entscheidender Wettbewerbsvorteil und der beste Weg, um unternehmensübergreifende Prozesse zu optimieren. Die Mareon-Schnittstelle stellt die Online-Verbindung zum Mareon-Internet-Portal ( her. Der Anwender kann aus den offenen Aufträgen passende auswählen, diese annehmen und mit einem Klick in das Handwerkerprogramm übertragen. Wurde der Auftrag ausgeführt, so kann dies dem Auftraggeber mitgeteilt werden. Im Handwerkerprogramm rechnen Sie den Auftrag wie gewohnt ab und übermitteln die Rechnung online an die Wohnungsbaugesellschaft. Hierbei können Sie mehrere Rechnungen zu einem Auftraggeber im Stapel übergeben. Durch die durchgehende elektronische Bearbeitung der Aufträge entfallen ineffiziente Arbeitsschritte wie Weiterleitung an den Sachbearbeiter, schriftliche oder telefonische Auftragserteilung, die Ablage des Auftrags und ein Großteil der Druck- und Versandkosten. Der komplette Vorgang kann durchgehend elektronisch und somit schnell bearbeitet werden. Vorteile Doppelte Arbeitsschritte entfallen durch die durchgängige elektronische Bearbeitung. Das lästige Abtippen von gefaxten Aufträgen entfällt komplett Die von Portal gelieferten Aufträge unterscheiden sich kaum von manuell erstellten Aufträgen und werden mit den üblichen Prozessen weiterbearbeitet. Die Sachbearbeiter im Büro müssen sich nicht auf unterschiedliche Bearbeitungsarten einstellen In den eingelesenen Aufträgen können Sie detaillierte Informationen (z.b. auch Hinweise zur weiteren Bearbeitung) im Vor- oder Endtext ausweisen. Die Monteure werden so auf Besonderheiten hingewiesen, können sich auf den Auftrag entsprechend vorbereiten und effizienter arbeiten Sie haben jederzeit den Gesamtüberblick über alle manuell erfassten und eingelesenen Aufträge. Alle Aufträge und Rechnungen befinden sich in einem Handwerksprogramm und können so einfach und übersichtlich ausgewertet werden Die Bearbeitung der Aufträge ist transparent, präzise und automatisch dokumentiert. Dies macht nicht nur die tägliche Arbeit einfacher, sondern stellt auch Prüfer und das Finanzamt zufrieden Zubehörkatalog HWP Seite 40

41 Abbildung: Schnittstelle Mareon Zubehörkatalog HWP Seite 41

42 3.20 Schnittstellenpaket GAEB / EFB Sie arbeiten mit öffentlichen oder anderen großen Auftraggebern zusammen und erhalten Ihre Ausschreibungen im GAEB Format? Dann ist das Schnittstellenpaket GAEB & EFB genau das Richtige für Sie. Sparen Sie sich das lästige und fehleranfällige Abtippen der Ausschreibungen und lesen Sie die Angebote in elektronischer Form ein. Datenformate Einlesen von Dateien Erstellen von Dateien GAEB 90 GAEB 2000 GAEB XML Datenaustauschphase Einlesen von Dateien Erstellen von Dateien D 81 Leistungsbeschreibung D 82 Kostenansatz D 83 Angebotsanforderung D 84 Angebotsabgabe D 85 Nebenangebot D 86 Auftragserteilung D 88 Nachtrag D 89 Rechnung D 93 Preisanfrage D 94 Preisangebot D 96 Bestellung D 97 Auftragsbestätigung Vorteile Einfaches, schnelles und fehlerfreies Einlesen und Erstellen von GAEB-Ausschreibungsdokumenten in allen Formaten und für die für einen Handwerksbetrieb üblichen Datenaustauschphasen Ergänzung von Einheitlichen Formblättern (EFB) zu den GAEB Angeboten Format 221 Format 222 Zubehörkatalog HWP Seite 42

43 Format 223 Abbildung: Schnittstellenpaket GAEB und EFB GAEB-Dateien einlesen Abbildung: Schnittstellenpaket GAEB und EFB Datenaustauschphasen und Datenformate Zubehörkatalog HWP Seite 43

44 Abbildung: Schnittstellenpaket GAEB und EFB Vorschau bei der Erstellung von Einheitlichen Formblättern (EFB) Zubehörkatalog HWP Seite 44

45 3.21 Schnittstellenpakete IDS und OCI Schnell und einfach aktuelle Preise vom Großhändler einlesen und weiterverarbeiten Öffnen Sie mit einem Klick den Online Webshop Ihres Großhändlers direkt aus dem Angebot, wählen Sie die benötigten Artikel aus und bestellen Sie sie direkt. Anschließend übernehmen Sie den Warenkorb einfach in Ihr Angebot. Mit der IDS-Schnittstelle können Sie nicht nur aktuelle Artikelinformationen aus dem Großhandelswebshop in Ihr Handwerkerprogramm übernehmen. Sie können auch jederzeit aus dem Materialstamm oder einer Materialposition mit einem Klick in den Webshop des Großhändlers wechseln und bekommen zusätzliche Informationen wie den aktuellen Preis oder die Verfügbarkeit angezeigt. Im Schnittstellenpaket sind zusätzlich die SHK-Connect-Schnittstelle und die UGL-Schnittstelle enthalten. Mit der SHK-Connect-Schnittstelle können Sie bei Ihrem Großhändler jederzeit die aktuellen Datanorm-Dateien vom Portal laden und sofort in Ihr Handwerkerprogramm einlesen. Es ist kein langwieriges Versenden und Einspielen von Datenträgern mehr notwendig. Die UGL-Schnittstelle ermöglicht die elektronische Bestellung von Artikeln bei Ihrem Großhändler. Senden Sie Ihrem Großhändler die benötigten Artikel in Form einer Preisanfrage und lassen Sie sich günstige Projektpreise einräumen. Dies ist mit der UGL-Schnittstelle nicht nur einfach durchzuführen, es spart auch richtig Geld. Vorteile Sie bekommen stets die aktuellen Preise angezeigt, können die Artikel sofort online bestellen und die Informationen in Ihr Angebot oder eine Leistungsstückliste übernehmen Sie erkennen sofort ob bzw. ab wann ein Artikel verfügbar ist. Sie erhalten zusätzliche Informationen zu den Artikeln von der technischen Beschreibung bis zur passenden Abbildung Es ist kein DATANORM-Import mehr notwendig Sie können die Artikel aus Ihrem Angebot, Auftrag, Preisanfrage, Bestellvorschlag o- der Bestellung in den Warenkorb der Online-Webshops übernehmen, um sie z.b. zu bestellen (nur IDS-Schnittstelle). Es ist weder eine Doppelerfassung, noch das lästiges Versenden eines Faxes notwendig Sie können jederzeit eine Preisaktualisierung aller Artikel aus Ihrem Angebot oder Ihrem Auftrag durchführen (nur IDS-Schnittstelle) Erkundigen Sie sich bei Ihrem Großhändler nach den Schnittstellen, die er für Handwerksbetriebe zur Verfügung stellt. Zubehörkatalog HWP Seite 45

46 Abbildung: Schnittstellenpakete IDS und OCI Einrichtung der Schnittstelle Zubehörkatalog HWP Seite 46

47 3.22 Zusätzliche Arbeitsplätze Möchten Sie, dass weitere Mitarbeiter zugreifen können? Mit einem weiteren Arbeitsplatz werden Sie flexibler und ersparen Ihren Mitarbeitern nervige Wartezeiten beim Programmzugriff. Abbildung: Zusätzlicher Arbeitsplatz Zubehörkatalog HWP Seite 47

48 Die Sage Gruppe ist ein führender Anbieter von betriebswirtschaftlicher Software für kleine und mittlere Unternehmen auf der ganzen Welt. Gegründet im Jahr 1981 hat Sage heute mehrere Millionen Kunden und Mitarbeiter in 23 Ländern. Seit mehr als 30 Jahren geben wir unseren Kunden das Plus an Freiheit, mit dem sie erfolgreich sein können. Weil jedes Unternehmen anders ist, bieten wir Produkte und Services, die unterschiedlichste Bedürfnisse abdecken, einfach und komfortabel zu bedienen sowie sicher und effizient sind. Im deutschen Mittelstand ist die Sage Software GmbH mit Kunden und mehr als Fachhändlern einer der Marktführer für betriebswirtschaftliche Software und Services. Im Geschäftsjahr 2013/2014 erwirtschaftete Sage in Deutschland einen Umsatz von über 100 Millionen Euro und beschäftigte ca. 850 Mitarbeiter. Mehr Informationen erhalten Sie unter Für mehr Infos besuchen Sie oder rufen Sie uns an Sage Software GmbH Emil-von-Behring-Straße Frankfurt am Main Telefon: Fax: Internet: Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten, Stand Februar 2015 Zubehörkatalog HWP Seite 48