Aastra Business- Kommunikationslösung

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1 Aastra Business- Kommunikationslösung Aastra 6730i, Aastra 6731i, Aastra 6753i Bedienungsanleitung Unterstützte Kommunikationssysteme: Aastra 415 Aastra 430 Aastra 470 Diese Bedienungsanleitung beschreibt die Funktionen, die Konfiguration sowie die Verwendung der Aastra SIP Telefone Aastra 6730i, Aastra 6731i und Aastra 6753i an den oben genannten Kommunikationssystemen. eud-1613_de / 1.0 R

2 Willkommen... Willkommen bei der Bedienungsanleitung zu den Aastra SIP Tischtelefonen Aastra 6730i, Aastra 6731i und Aastra 6753i für Aastra 400 Kommunikationssysteme. Die vorliegende Bedienungsanleitung wird Sie bei der Anwendung Ihres Telefons begleiten und Sie Schritt für Schritt in die Funktionen und die Konfiguration einführen. Sollten Sie darüber hinaus weitere technische Unterstützung benötigen oder Informationen über andere Produkte von Aastra wünschen, stehen Ihnen unsere Internetseiten und oder unser Aastra DocFinder zur Verfügung. Hinweis: Diese Bedienungsanleitung ist nur relevant für Aastra SIP Telefone, die an einem Aastra 400 Kommunikationssystem angeschlossen sind. Für den Betrieb an anderen Kommunikationssystemen oder für den Direktbetrieb über einen SIP-Provider stehen andere Bedienungsanleitungen zur Verfügung. Fragen Sie ihren Systembetreuer, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie die für Ihren Gebrauch richtige Bedienungsanleitung vor sich haben. 2 Aastra 6730i/6731i/6753i

3 Willkommen... Sicherheitshinweise Die Nichtbeachtung dieser Hinweise kann Gefahren verursachen und gegen bestehende Gesetze verstossen. Verbindungen Stecken Sie die Verbindungsstecker des Telefonkabels nur in die dafür vorgesehenen Dosen. Nehmen Sie keine Änderungen an den Steckern vor Stromversorgung Ihr Telefon kann auf unterschiedliche Weise mit Strom versorgt werden. Halten Sie sich an die Angaben Ihres Systembetreuers. Hinweis: Das Gerät ist nicht betriebsbereit wenn die Stromversorgung des Kommunikationssystems unterbrochen wird. Metallobjekte Telefonhörer erzeugen magnetische Felder, die kleine Metallobjekte wie Stifte oder Büroklammern anziehen können. Vermeiden Sie einen Standort in unmittelbarer Nähe solcher Objekte, um die Gesundheit nicht zu gefährden. Wartung Installationen und Reparaturen sind immer von einem dafür qualifizierten Fachmann auszuführen. Reinigen Sie Ihr Gerät mit einem weichen, leicht feuchten oder antistatischen Tuch. Verwenden Sie keine Reinigungsmittel oder andere chemische Substanzen. Kostenkontrolle und Datenschutz Damit niemand auf Ihre Kosten telefonieren kann, sollten Sie das Telefon durch eine PIN schützen. Damit sind auch Ihre persönlichen Einstellungen geschützt. Umgebungsbedingungen Betreiben Sie Ihr Gerät nur bei Temperaturen von +5 C bis circa +40 C. Vermeiden Sie Sonnenbestrahlung und andere Wärmequellen. Schützen Sie Ihr Gerät vor Nässe, starkem Staub, aggressiven Flüssigkeiten und Dämpfen. Setzen Sie Ihr Gerät nicht elektromagnetischen Feldern (Elektromotoren, Haushaltsgeräten) aus. Die Sprachqualität könnte beeinträchtigt werden. Vermeiden Sie einen Standort in unmittelbarer Nähe von Computern, Radio-, TV-, Videogeräten und anderen Telefonapparaten, um Störungen zu vermeiden. Entsorgung Entsorgen Sie das Gerät und seine Verpackung umweltgerecht. Elektrogeräte gehören nicht in den Hausmüll. Geben Sie diese an den bekannten Rücknahmestellen ab. Zubehör Verwenden Sie ausschliesslich Originalzubehör oder speziell zugelassenes Zubehör. Die Verwendung von anderem Zubehör kann die Systemleistung und die Betriebssicherheit beeinträchtigen sowie die Gesundheit und Sicherheit gefährden. Aastra 6730i/6731i/6753i 3

4 Willkommen... Dokumentinformationen Dokumentbezeichnung Dokumentnummer: eud-1613 Dokumentversion: 1.0 Basiert auf Kommunikationsserver-Softwareversion: R3.0 Gültig ab Kommunikationsserver-Softwareversion: R3.0 Copyright Aastra Technologies Limited Klicken Sie im PDF-Viewer auf diesen Hyperlink, um die aktuellste Version dieses Dokumentes herunterzuladen: 4 Aastra 6730i/6731i/6753i

5 Inhalt Willkommen Sicherheitshinweise Dokumentinformationen Informationen zum Aastra 400 Kommunikationssystem Tasten, Anzeige und Menüführung Tastenbezeichnungen und Anschlüsse Anzeigesymbole Bedienung Ihres Telefons Erweiterungstastenmodule Beschriftungsstreifen Telefonieren Gespräche führen Gespräche einleiten Funktionen vor einem Gespräch einleiten Funktionen während Gespräch nutzen Abwesenheiten am Arbeitsplatz organisieren Anruflisten und Sprachmitteilungen Funktionen für spezielle Situationen Funktionen mit OpenCount Funktionen über Fernbedienung einstellen Organisation im Team (Besetztanzeigefeld) Telefon auf persönliche Bedürfnisse einstellen Anzeige Audioeigenschaften Allgemeine Einstellungen Sich vor Anrufen schützen Telefonbuch verwalten Voic konfigurieren Anwesenheit/Anwesenheitsprofil konfigurieren Tasten konfigurieren Aastra 6730i/6731i/6753i 5

6 Produkt- / Sicherheitsinformationen Sicherheitshinweise Produktinformationen Datenschutz Limited Warranty (Australia only) Index Aastra 6730i/6731i/6753i

7 Informationen zum Aastra 400 Kommunikationssystem One Number Benutzerkonzept Ihr Systembetreuer kann Ihnen mehrere Telefone einrichten, welche alle die gleiche Rufnummer besitzen (One Number Benutzerkonzept). Sie haben nur einen Namen und eine Rufnummer, mit der Sie sich gegenüber Ihrem Gesprächspartner identifizieren, egal mit welchem der zugewiesenen Telefone Sie telefonieren. Dies hat den Vorteil, dass Sie immer unter derselben Rufnummer erreichbar sind, egal wo Sie sich gerade befinden. Mit der persönlichen Anruflenkung können Sie bestimmen, auf welche Telefon/auf welche Telefone ankommende Anrufe gelenkt werden sollen (siehe Kapitel "Persönliche Anruflenkung aktivieren", Seite 40). Mit Ring Alone können Sie bestimmen, an welchem Telefon ein Anruf akustisch signalisiert wird (siehe Kapitel "Ring Alone aktivieren", Seite 41). Ihr Systembetreuer kann einstellen, ob Sie, wenn Sie an einem dieser Telefone besetzt sind, für alle weiteren ankommenden Anrufe besetzt sind oder nicht (Besetzt wenn besetzt). Weitere abgehende Gespräche können nach wie vor von den anderen Telefonen geführt werden. Alle Anruflisten und Kontakte sind auf all Ihren Telefonen verfügbar und werden automatisch abgeglichen. Aastra Self Service Portal Das Aastra Self Service Portal ist eine webbasierte Anwendung für Telefone an einem Aastra 400 Kommunikationssystem. Mit Hilfe des Aastra Self Service Portal können Sie Ihre persönlichen Telefoneinstellungen wie zum Beispiel Tastenkonfiguration, Beschriftungsstreifen der konfigurierbaren Tasten, Anzeigesprache und mehr direkt und selbstständig am PC konfigurieren und anpassen. Sobald Sie von Ihrem Systembetreuer ein Benutzerkonto für das Aastra Self Service Portal bekommen und sich angemeldet haben, gelangen Sie auf die Startseite des Aastra Self Service Portal und zur Übersicht Ihrer Telefone. Alle Detailinformationen zu einem bestimmten Thema erfahren Sie in der Online-Hilfe des Aastra Self Service Portals. Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer, damit er Ihnen den Zugang zum Aastra Self Service Portal ermöglicht. Aastra 6730i/6731i/6753i 7

8 Tasten, Anzeige und Menüführung In den folgenden Abschnitten erhalten Sie einen Überblick, welche Tasten und Anschlüsse auf Ihrem Telefon zur Verfügung stehen und wie sie verwendet werden. Tastenbezeichnungen und Anschlüsse Anzeigesymbole Bedienung Ihres Telefons Erweiterungstastenmodule Beschriftungsstreifen Aastra 6730i/6731i/6753i

9 Tastenbezeichnungen und Anschlüsse Tasten, Anzeige und Menüführung i P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P Aastra 6730i / Aastra 6731i i 4 P1 P2 P3 P4 P5 P Aastra 6753i Aastra 6730i/6731i/6753i 9

10 Tasten, Anzeige und Menüführung Nr. Taste Beschreibung 1 Anzeige 2 Beschriftungsstreifen 3 Benachrichtigungs-LED 4 Aastra 6730i/31i: Funktionstasten P1-P8 Aastra 6753i: Funktionstasten P1-P6 Frei konfigurierbare Tasten. Neben jeder Funktionstaste befindet sich eine LED, die den Funktionszustand signalisiert. 5 Navigationstaste Im Menü navigieren Leitung wechseln Menüauswahl bestätigen 6 Optionentaste Lokales Einstellungsmenü aufrufen 7 Anruflistentaste (nur Aastra 6730i/31i) Anruflistenmenü aufrufen 8 Beendentaste Gespräch beenden Zurück in Ruhezustand Editor ohne Änderungen verlassen 9 Konferenztaste (nur Aastra 6730i/31i) Konferenzgespräche aufbauen 10 Weiterleitentaste (nur Aastra 6730i/31i) Gespräche weiterleiten 11 Aastra 6730i/31i: Leitungstasten L1-L6 Aastra 6753i: Leitungstasten L1-L9 Leitung belegen Anruf annehmen Makeln bei gleichzeitiger Belegung mehrerer Leitungstasten 12 Zifferntaste 1-9 Ziffern- oder Buchstabeneingabe 13 Aastra 6730i/31i: Lautsprechertaste Aastra 6753i: Lautsprecher-/Headset- Taste Lauthören ein-/ausschalten Hörermikrofon ein-/ausschalten 14 Rautetaste #-Zeichen eingeben 15 Lautstärketasten Lautstärke regeln 16 Stummschalttaste Freisprechmikrofon ein-/ausschalten Hörermikrofon ein-/ausschalten 17 Sterntaste *-Zeichen eingeben 10 Aastra 6730i/6731i/6753i

11 Tasten, Anzeige und Menüführung Nr. Taste Beschreibung 18 Haltentaste Aktives Gespräch in Haltestellung setzen Gespräch aus Haltestellung wieder aufnehmen 19 Wahlwiederholungstaste Zuletzt gewählte Rufnummern aufrufen 20 Lautsprecher Anzeigesymbole Symbol Zustandsinformationen Symbol Zustandsinformationen Kontextabhängiger Softkey Im Menü zurückblättern Eingabemarke navigieren Leitung wechseln Kontextabhängiger Softkey Im Menü navigieren Auf Anzeige im Ruhezustand navigieren Ankommender Anruf Kontextabhängiger Softkey Im Menü vorblättern Eingabemarke navigieren Menüauswahl bestätigen Leitung wechseln Kontextabhängiger Softkey Im Menü navigieren Menüauswahl bestätigen Auf Anzeige im Ruhezustand navigieren Aktive Verbindung Hi-Q im Gespräch (verbesserte Audioqualität) Aktivierte Einstellung Besetztanzeigefeld Aastra 6730i/6731i/6753i 11

12 Tasten, Anzeige und Menüführung Bedienung Ihres Telefons In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie Ihr Telefon einfach und schnell bedienen können. Systemmenü Der Zugang zum Systemmenü erfolgt über den Softkey Menü. Darin enthalten sind die nachfolgenden Menüeinträge. Die Detailinformationen zu diesen Menüeinträgen erfahren Sie in den entsprechenden Kapiteln in dieser Bedienungsanleitung. Eintrag Systemmenü Eintrag Systemmenü 1. Anrufliste 5. Anwesenheit 2. Verzeichnissuche 6. Anruflenkung 3. Voic 7. Alarmmelodien 4. Umleiten 8. Information Softkeys/Navigationstaste verwenden Die Softkeys sind diejenigen Tasten, die automatisch vom Aastra 400 Kommunikationssystem mit kontextabhängigen Funktionen belegt werden. Die Funktionen werden oberhalb der Navigationstaste angezeigt. Ein Menü verfügt immer über mehrere Untermenüs. Drücken Sie jeweils die Softkey Ausführen (Navigationstaste nach rechts oder nach unten), um in das Untermenü oder die Auswahl der möglichen Bearbeitungsoptionen zu gelangen bzw. um die Aktion auszuführen. Frei konfigurierbare Tasten verwenden Ihr Telefon verfügt über frei konfigurierbare Tasten. Beliebte Funktionen werden standardmässig von Ihrem Systembetreuer auf einer bestimmten konfigurierbaren Taste eingerichtet (siehe Kapitel "Standardtastenbelegung der Funktionstasten", Seite 13). Die restlichen frei konfigurierbaren Tasten können Sie mit einem bestimmten Aktionstyp belegen: Rufnummer, Funktion, Besetztanzeigefeld. Diese Tastenbelegung nehmen Sie nicht direkt am Telefon vor. Entweder wurde diese Konfiguration bereits von Ihrem Systembetreuer im Aastra 400 Kommunikationssystem vorgenommen. Oder Sie verwenden das Aastra Self Service Portal (siehe Kapitel 12 Aastra 6730i/6731i/6753i

13 Tasten, Anzeige und Menüführung "Aastra Self Service Portal", Seite 7), wo Sie die Tasten nach Ihren Wünschen belegen, ändern oder löschen können. Weitere Informationen zu den frei konfigurierbaren Tasten erfahren Sie in Kapitel "Tasten konfigurieren", Seite 66. Standardtastenbelegung der Funktionstasten Die Aastra SIP Telefone am Aastra 400 Kommunikationssystem werden mit nachfolgender Standardtastenbelegung ausgeliefert. Funktionstaste Aastra 6730i / Aastra 6731i Aastra 6753i Taste P1 Systemmenü Speichern Taste P2 Voic menü Free Seating an-/abmelden (wenn Telefon als Free Seating Telefon konfiguriert ist) Löschen Taste P3 Rückruf Systemmenü Taste P4 Leer Rückruf Taste P5 Speichern Weiterleiten Taste P6 Löschen Konferenz aufbauen Taste P7 (nur Aastra 6730i/31i) Taste P8 (nur Aastra 6730i/31i) Leer Leer Alphanumerische Tastatur Die alphanumerische Tastatur können Sie zur Ziffern-und Passworteingabe, zur Eingabe von Text und Sonderzeichen sowie für Quickdial nutzen. Drücken Sie dabei die entsprechende Taste so oft hintereinander, bis das gewünschte Zeichen erscheint. Die alphanumerische Tastatur ist mit den Zeichen der folgenden Tabelle belegt. Beachten Sie, dass die tatsächliche Zeichenauswahl von der ausgewählten Sprache abhängt. Aastra 6730i/6731i/6753i 13

14 Tasten, Anzeige und Menüführung 1. : ; = _, - & ( ) D E F 3 É d e f 3 é è ê J K L 5 j k l 5 P Q R S 7 p q r s 7 ß W X Y Z 9 w x y z 9 A B C 2 Ä Æ Å Ç a b c 2 ä æ å à ç G H I 4 g h i 4 ì M N O 6 Ñ Ö Ø m n o 6 ñ ö ø ò T U V 8 Ü t u v 8 ü ù 0 + <Leerzeichen> * # / * ( ) < = > % $ ª & Eingabe Ziffern-/Buchstabeneingabe und Gross-/Kleinschreibung: Drücken Sie im Textmodus die Taste sooft, bis Ihr gesuchtes Zeichen in der Anzeige erscheint. Eingabe korrigieren: Ein falsch eingegebenes Zeichen können Sie mit der Navigationstaste nach links korrigieren. Editor ohne Speichern beenden: Mit der Softkey Abbrechen oder der Beendentaste können Sie eine Eingabe ohne Speichern abbrechen oder im Menü zurück in den Ruhezustand gelangen. Eingabe bestätigen: Mit der Softkey Ausführen können Sie eine Eingabe oder eine Auswahl bestätigen. 14 Aastra 6730i/6731i/6753i

15 Tasten, Anzeige und Menüführung Bedeutung der LED Je nach Situation oder Status blinkt oder leuchtet die Benachrichtungs-LED des Telefons, bzw. die LED der Funktions- oder Leitungstaste. Benachrichtigungs-LED Zustand Beschreibung Blinkt schnell Blinkt langsam Ankommender Anruf Terminruf Neue Sprachmitteilung LED Leitungstaste Zustand Beschreibung Leuchtet nicht Blinkt schnell Blinkt langsam Leuchtet Leitung frei Ankommender Anruf Terminruf Gesprächspartner in Haltung Aktives Gespräch Hinweis: Beim Aastra 6730i/31i leuchten die Leitungstasten rot. LED Funktionstaste oder Besetztanzeigefeld Zustand Leuchtet nicht Blinkt schnell Leuchtet Beschreibung Funktion deaktiviert Benutzer frei (Besetztanzeigefeld) Benutzer wird gerade gerufen (Besetztanzeigefeld) Funktion aktiviert Benutzer besetzt (Besetztanzeigefeld) Aastra 6730i/6731i/6753i 15

16 Tasten, Anzeige und Menüführung Erweiterungstastenmodule Der Anschluss von Erweiterungstastenmodulen an Ihr Aastra SIP Telefon (nur Aastra 6753i) stellt Ihnen weitere konfigurierbare Tasten zur freien Belegung zur Verfügung. Erweiterungstastenmodul Aastra M670i Sie können bis zu drei Erweiterungstastenmodule nebeneinander an Ihr Aastra SIP Telefon anschliessen. Das Aastra M670i besitzt folgende Eigenschaften: 36 konfigurierbare Tasten (18 Tasten in jeder Reihe des Tastenfeldes). Mit drei Erweiterungstastenmodulen verfügen Sie also über zusätzliche 108 konfigurierbare Tasten. Jede Taste verfügt über eine LED zur optischen Signalisierung. Die Tasten des Erweiterungstastenmoduls unterstützen alle Tastentypen, die auch von den Tasten des Telefons unterstützt werden. Die konfigurierbaren Tasten des Erweiterungstastenmoduls Aastra M670i lassen sich wie die anderen konfigurierbaren Tasten bedienen. Die Konfiguration einer Taste muss entweder von Ihrem Systembetreuer oder von Ihnen selbst im Aastra Self Service Portal (siehe Kapitel "Aastra Self Service Portal", Seite 7) vorgenommen werden. Beschriftungsstreifen zur Tastenbeschriftung (siehe Kapitel "Beschriftungsstreifen", Seite 17). A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 A11 A12 A13 A14 A15 A16 A17 A18 A19 A20 A21 A22 A23 A24 A25 A26 A27 A28 A29 A30 A31 A32 A33 A34 A35 A36 16 Aastra 6730i/6731i/6753i

17 Tasten, Anzeige und Menüführung Beschriftungsstreifen Beschriftungsstreifen drucken und anbringen Beschriftungsstreifen können Sie über das Aastra Self Service Portal (siehe Kapitel "Aastra Self Service Portal", Seite 7) oder ein elektronische Dokument (verfügbar auf dem Aastra 400 DocFinder) beschriften und ausdrucken. Aastra 6730i / Aastra 6731i: 1. Beschriftungsstreifen über das Aastra Self Service Portal beschriften und drucken ("Seitenanpassung für Druck: Keine"). 2. Beschriftungsstreifen gemäss Schnittmarken ausschneiden. 3. Abdeckung mit dem Logo oberhalb des Bedienfeldes durch leichtes herunterdrücken und nach oben schieben entfernen. 4. Beschriftungsstreifen in die dafür vorgesehene Aussparung oberhalb der Funktionstasten des Bedienfeldes schieben, wobei Sie die Öffnungen zur Ausrichtung nutzen können. Stellen Sie sicher, dass die Reiter überstehen, um später den Beschriftungsstreifen wieder entnehmen zu können. 5. Abdeckung mit dem Logo vorsichtig wieder einschieben, so dass die Papierreiter bedeckt sind. Aastra 6730i / Aastra 6731i Aastra 6730i/6731i/6753i 17

18 Tasten, Anzeige und Menüführung Aastra 6753i: 1. Beschriftungsstreifen über das Aastra Self Service Portal beschriften und drucken ("Seitenanpassung für Druck: Keine"). 2. Beschriftungsstreifen gemäss Schnittmarken ausschneiden. 3. Abdeckung vom oberen Teil der Frontplatte durch leichtes herunterdrücken und nach oben schieben entfernen. 4. Beschriftungsstreifen in die dafür vorgesehene Aussparung an der Frontplatte des Telefons mit Hilfe der Abdeckung schieben. 5. Abdeckung vorsichtig wieder in die oberen Aussparungen des Tastenfeldes einschieben. Aastra 6753i 18 Aastra 6730i/6731i/6753i

19 Telefonieren In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, welche Komfortfunktionen Ihnen Ihr Telefon bietet, um verschiedenen Alltagssituationen elegant zu meistern. Gespräche führen Gespräche einleiten Funktionen vor einem Gespräch einleiten Funktionen während Gespräch nutzen Abwesenheiten am Arbeitsplatz organisieren Anruflisten und Sprachmitteilungen Funktionen für spezielle Situationen Funktionen mit OpenCount Funktionen über Fernbedienung einstellen Organisation im Team (Besetztanzeigefeld) Aastra 6730i/6731i/6753i 19

20 Telefonieren Gespräche führen In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ihre Gespräche führen können. Anruf entgegennehmen und Gespräch beenden Ihr Telefon ruft, die Benachrichtigungs-LED und die LED der Leitungstaste blinken. Wenn die Rufnummer des Anrufers empfangen wird, erscheint sie auf der Anzeige. Ist diese Rufnummer im privaten Telefonbuch oder im Aastra 400 Kommunikationssystem gespeichert, erscheint auf der Anzeige der zugehörige Name. Lauthören: Mit der Funktion Lauthören schalten Sie zusätzlich zum Hörer den Lautsprecher ein, so dass andere Personen im Raum das Gespräch mithören können. Sie selbst können ganz normal mit dem Hörer telefonieren. Im Freisprechen telefonieren Anruf entgegennehmen mit Hörer: Hörer abheben. Anruf entgegennehmen mit Leitungstaste: Leitungstaste drücken und Hörer abheben. Lauthören während Gespräch: Aktivieren: Lautsprechertaste drücken. Deaktivieren: Lautsprechertaste erneut drücken. Gespräch beenden im Lauthören: Lautsprechertaste drücken und Hörer auflegen. Hinweis: Wenn Sie nur den Hörer auflegen, wechselt das Telefon in den Freisprechmodus. Gespräch beenden: Hörer auflegen oder Beendentaste drücken. Sie möchten, dass andere Personen am Gespräch teilnehmen können, oder Sie möchten während des Gesprächs die Hände frei haben. Mit der Funktion Freisprechen schalten Sie den Lautsprecher und das Mikrofon ein. Beachten Sie, dass das Freisprechmikrofon nicht verdeckt sein darf. Die Tonqualität wird besser, wenn Sie die Lautstärke Ihres Telefons niedrig einstellen. 20 Aastra 6730i/6731i/6753i

21 Telefonieren Mikrofon stummschalten Anruf entgegennehmen im Freisprechen: Lautsprecher- oder Leitungstaste drücken. Freisprechen während Gespräch: Lautsprechertaste drücken. Lauthören ist aktiviert. Hörer auflegen. Freisprechen ist aktiviert. Gespräch mit Hörer fortsetzen: Hörer abheben. Lautsprecher und Freisprechmikrofon sind ausgeschaltet. Freisprechen beenden: Lautsprechertaste drücken. Gespräch beenden: Hörer auflegen. Sie telefonieren und möchten sich kurz mit anderen Personen im Raum unterhalten, ohne dass Ihr Gesprächspartner mithört. Sie können das Mikrofon während eines Gesprächs aus- und einschalten. Mikrofon während Gespräch ein-/ausschalten: Aktivieren: Mikrofontaste drücken. Deaktivieren: Mikrofontaste erneut drücken. Mit Headset telefonieren Sie möchten mit Headset telefonieren. Wenn Sie im Headset-Betrieb einen Anruf über die Lautsprechertaste entgegennehmen, wird dieser am Headset angeboten. Wahlweise kann der Anruf auch durch Abheben des Hörers entgegengenommen werden. Alle Einstellungen zum Headset-Betrieb finden Sie im Kapitel "Audioeigenschaften für Headset-Betrieb einstellen", Seite 56. Anruf entgegennehmen mit Headset: Lautsprechertaste drücken. Gespräch beenden mit Headset: Lautsprechertaste drücken. Aastra 6730i/6731i/6753i 21

22 Telefonieren Gespräche einleiten In diesem Abschnitt erfahren Sie, welche weiteren Möglichkeiten Ihr Telefon bietet, um ein Gespräch einzuleiten. Wählen mit Rufnummer Sie möchten einen Benutzer anrufen und dazu seine Rufnummer eingeben. In Wahlvorbereitung können Sie eine Rufnummer in Ruhe eingeben und wenn nötig korrigieren, ohne dass bereits automatisch die Verbindung aufgebaut wird. Die Verbindung wird erst aufgebaut, wenn Sie zum Beispiel den Hörer abnehmen. Damit eine externe Rufnummer von jedem Kommunikationssystem (Aastra 400 Kommunikationsserver, OIP, Microsoft Outlook, TwixTel) richtig erkannt und interpretiert werden kann, wird empfohlen diese im kanonischen Format (+Landeskennzahl (Nationale Kennzahl) Rufnummer) einzugeben. <Rufnummer> Rufnummer in Wahlvorbereitung eingeben. Falsch eingegebene Zeichen können Sie mit der Navigationstaste nach links löschen. Hörer abheben oder Softkey Wählen drücken. Wählen aus Telefonbuch (Verzeichnissuche) Sie möchten einen Benutzer über seinen Namen anrufen. Mit der Verzeichnissuche können Sie einen Eintrag in Ihrem privaten Telefonbuch, im Telefonbuch des Systems oder in einem angebundenen, externen Telefonbuch suchen. Je nach Grösse und Anzahl der angeschlossenen Telefonbücher kann sich die Reaktionszeit stark verlängern. Sie haben die folgenden Suchmöglichkeiten zur Auswahl: Menü Quickdial Beschreibung Bei Quickdial müssen Sie die Zifferntasten für jeden Buchstaben nur 1 x drücken, obwohl eine Taste mit mehreren Buchstaben belegt ist. Ein effizienter Algorithmus garantiert schnelle Suchresultate. Nachname und Vorname müssen Sie durch ein Leerzeichen (#-Taste) trennen, zum Beispiel "no s" (6 6 # 7) für Nobel Stefan. 22 Aastra 6730i/6731i/6753i

23 Telefonieren Menü Namenwahl Erweiterte Suche Beschreibung Für die Namenwahl geben Sie die entsprechenden Buchstaben ein. Name und Vorname müssen Sie durch ein Leerzeichen trennen. Wenn Sie Erweiterte Suche auswählen, können Sie direkt in den angeschlossenen externen Telefonbüchern suchen. Ist kein externes Telefonbuch angeschlossen, steht Ihnen diese Funktion nicht zur Verfügung. Nachname, Vorname und ev. Ortschaft müssen Sie jeweils durch ein Leerzeichen (#-Taste) trennen, zum Beispiel "no s so" für Nobel Stefan Solothurn. Hinweis: Fragen Sie Ihren Systembetreuer, ob Sie zuerst die Anfangsbuchstaben des Nachoder des Vornamens eingeben müssen. Gross-/Kleinschreibung und Sonderzeichen haben keinen Einfluss auf die Suche. Falsch eingegebene Zeichen können Sie mit der Navigationstaste nach links löschen. Menü Verzeichnissuche <Verzeichnissuche> <Name> Funktionstaste für Menü drücken. Zu Verzeichnissuche blättern und Navigationstaste nach rechts drücken. Zu Quickdial/Namenwahl/Erweiterte Suche blättern und Navigationstaste nach rechts drücken. Verzeichnissuche mit Quickdial: 1. Für die Anfangsbuchstaben des gesuchten Namens die entsprechende Zifferntaste je 1 x drücken. Für jeden Buchstaben wird die zugehörige Ziffer, zum Beispiel eine "6" für den Buchstaben "n" angezeigt. 2. Softkey Ausführen drücken. Verzeichnissuche mit Namenwahl: 1. Anfangsbuchstaben des gesuchten Namens eingeben. 2. Softkey Ausführen drücken. Verzeichnissuche mit Erweiterte Suche: 1. Anfangsbuchstaben des gesuchten Namens sowie der Ortschaft (jeweils durch Leerzeichen getrennt) eingeben. 2. Softkey Ausführen drücken. Namensliste wird angezeigt. Hinweis: Wenn das Telefon keinen passenden Benutzer findet, zeigt die Anzeige Liste leer. Durch Liste blättern und gewünschten Eintrag auswählen. Hörer abheben. Angezeigte Rufnummer wird gewählt. Aastra 6730i/6731i/6753i 23

24 Telefonieren Wählen aus Anrufliste Sie möchten einen Benutzer aus der Anrufliste anrufen. Ihr Telefon speichert automatisch Rufnummer und Name der Benutzer in einer Anrufliste. Sie können Benutzer über eine dieser Anruflisten zurückrufen. Die Anrufliste in den einzelnen Listen umfasst maximal je 10 Einträge. Weitere Informationen zu den Anruflisten finden Sie im Kapitel "Bearbeitungsoptionen der Anrufliste", Seite 37. Sie haben die folgenden Anruflisten zur Auswahl: Menü Unbeantwortet Beantwortet Wahlwiederholung Beschreibung Liste der Anrufer, die versucht haben, Sie in Ihrer Abwesenheit anzurufen. Liste der Anrufe, die Sie beantwortet haben. Liste der Anrufe, die Sie getätigt haben. Die Bedienung der Anruflisten ist verfügbar über das Systemmenü oder eine Funktionstaste (siehe Kapitel "Tasten konfigurieren", Seite 66). Menü Anrufliste unbeantworteter/beantworteter Anrufe: Aastra 6730i/31i: Anruflistentaste drücken. Aastra 6753i: Funktionstaste für Menü drücken. Anrufliste Unbeantwortet/Beantwortet Aastra 6753i: Zu Anrufliste blättern und Navigationstaste nach rechts drücken. Zu Unbeantwortet/Beantwortet blättern und Navigationstaste nach rechts drücken. Anzeige zeigt Liste der letzten unbeantworteten/beantworteten Gespräche. Durch Liste blättern, bis der gesuchte Benutzer angezeigt wird. Hörer abheben. Rufnummer des Benutzers wird gewählt. Hinweis: Der Benutzer wird aus der Anrufliste unbeantworteter Anrufe gelöscht, sobald die Verbindung zustande gekommen ist. Anrufliste Wahlwiederholung: Wahlwiederholungstaste drücken. Wahlwiederholungsliste wird angezeigt. Navigationstaste nach unten drücken, um durch die zuletzt gewählten Rufnummern zu blättern. 24 Aastra 6730i/6731i/6753i

25 Telefonieren Wählen mit konfigurierbarer Taste Sie möchten einen Benutzer anrufen, dessen Rufnummer auf einer konfigurierbaren Taste gespeichert ist. Wie Sie eine konfigurierbare Taste konfigurieren, erfahren Sie im Kapitel "Tasten konfigurieren", Seite 66. Wählen mit Leitungstaste Hörer abheben. Rufnummer des Benutzers wird gewählt. Hinweis: Wahlwiederholungsliste ist auch während eines Gesprächs verfügbar. Mit Hörer telefonieren: 1. Hörer abheben. 2. Gewünschte konfigurierbare Taste drücken. Rufnummer wird gewählt. Im Freisprechen telefonieren: Gewünschte konfigurierbare Taste drücken. Rufnummer wird gewählt. Sie möchten über eine Leitungstaste telefonieren. Aastra 6730i/31i: Sie können gezielt über eine Leitungstaste telefonieren. Ihr Aastra SIP Telefon verfügt über zwei fest eingestellte Leitungstasten mit LED. Ihr Systembetreuer kann bis zu vier weitere (insgesamt sechs) Leitungstasten einrichten. Drücken Sie direkt eine Leitungstaste oder wählen eine Leitung mit Hilfe der horizontalen Navigationstaste nach rechts oder links aus. In der Anzeige wird die Leitungsnummer (1, 2, 3, etc.) und der Zustand der Leitung (frei, belegt) angezeigt. Aastra 6753i: Sie können gezielt über eine Leitungstaste telefonieren. Ihr Aastra SIP Telefon verfügt über drei fest eingestellte Leitungstasten mit LED. Ihr Systembetreuer kann bis zu sechs weitere (insgesamt neun) Leitungstasten einrichten. Drücken Sie direkt eine Leitungstaste oder wählen eine Leitung mit Hilfe der horizontalen Navigationstaste nach rechts oder links aus. In der Anzeige wird die Leitungsnummer (1, 2, 3, etc.) und der Zustand der Leitung (frei, belegt) angezeigt. Per Tastendruck können Sie einfach die Leitung wechseln. Das aktive Gespräch wird automatisch lokal geparkt. Aastra 6730i/6731i/6753i 25

26 Telefonieren <Rufnummer> Rufnummer eingeben. Freie Leitungstaste drücken. Leitungstaste leuchtet. Leitung ist belegt. Hörer abheben. Rufnummer wird gewählt. Gespräch parken und Leitung wechseln: Eine zweite, freie Leitungstaste drücken. Gespräch auf Leitungstaste 1 wird geparkt, Gespräch auf Leitungstaste 2 ist aktiv. Hinweis: Drücken Sie die Leitungstaste 1, um Ihren Gesprächspartner auf Leitung 1 wieder zurückzuholen (siehe auch Kapitel "Makeln zwischen Rückfragepartner und Gesprächspartner", Seite 29). Funktionen vor einem Gespräch einleiten In diesem Abschnitt erfahren Sie, welche speziellen Funktionen Ihr Telefon bietet, bevor Sie ein Gespräch einleiten. Rückruf anfordern Sie möchten einen Benutzer sprechen. Dieser Benutzer ist besetzt oder meldet sich nicht. Rückrufe sind möglich zu internen und externen Benutzern. Nicht alle Netzbetreiber unterstützen diese Funktion. Wenn der Benutzer besetzt ist, können Sie einen automatischen Rückruf aktivieren. In diesem Fall ruft Ihr Telefon, sobald der Benutzer sein Gespräch beendet hat. Wenn Sie dann den Hörer abheben, wird direkt der Benutzer angerufen. Wenn der Benutzer sich nicht meldet, können Sie ebenfalls einen Rückruf anfordern. Der Benutzer erhält dann auf der Anzeige eine Meldung Ihres Rückrufwunsches. Die Funktion muss auf eine Funktionstaste gelegt werden (siehe Kapitel "Tasten konfigurieren", Seite 66). Hinweise: Sie können nur einen Rückruf gleichzeitig aktivieren. Ein unbeantworteter Rückruf wird vom System nach circa 30 Minuten automatisch gelöscht. 26 Aastra 6730i/6731i/6753i

27 Telefonieren Rückruf anfordern Rückruf anfordern Rückruf aktivieren (Sie haben den Benutzer angerufen und hören den Besetztton oder den Rufkontrollton): Funktionstaste für Rückruf anfordern drücken. Bestätigungston ertönt. Hörer auflegen. Anzeige zeigt Anruf erwartet. Rückruf löschen: Funktionstaste für Rückruf anfordern drücken. Rückruf beantworten Einen Rückrufwunsch können Sie an Ihrem Aastra SIP Telefon nicht automatisch beantworten. Privatanruf mit PIN Sie möchten an Ihrem oder an einem fremden Telefon einen privaten Anruf tätigen. Sie können mit Hilfe Ihrer PIN jedes Telefon für einen externen Anruf mit Ihren persönlichen Einstellungen benutzen, selbst wenn dieses Telefon für externe Gespräche gesperrt ist. Der Angerufene sieht auf der Anzeige Ihre persönliche Rufnummer und nicht die des Telefons, an welchem Sie gerade telefonieren. Anfallende Gebühren werden Ihnen verbucht. Die gewählte Rufnummer wird nicht in der Wahlwiederholungsliste gespeichert. <Funktionscode> 1. Funktionscode #46 gefolgt von Ihrer internen Rufnummer eingeben. 2. Ihre PIN eingeben. 3. Externe Rufnummer direkt, ohne Amtszugangsziffer, eingeben. Hörer abheben. Telefon ist freigeschaltet. Externer Benutzer wird gerufen. Hinweis: Die PIN-Standardeinstellung '0000' wird nicht akzeptiert (weitere Informationen zur PIN siehe Kapitel "PIN ändern", Seite 59). Aastra 6730i/6731i/6753i 27

28 Telefonieren Funktionen während Gespräch nutzen In diesem Abschnitt erfahren Sie, welche speziellen Funktionen Ihr Telefon bietet, wenn Sie sich in einem Gespräch befinden. Gesprächspartner halten Sie möchten Ihr aktives Gespräch kurzzeitig unterbrechen. Sie können Ihren Gesprächspartner in Haltestellung halten und anschliessend am gleichen Telefon wieder zurücknehmen. Rückfrage im Gespräch Aktiven Gesprächspartner in Haltestellung setzen: Haltentaste drücken. Gesprächspartner wird gehalten, LED der Leitungstaste blinkt. Gehaltenen Gesprächspartner zurücknehmen: Halten- oder Leitungstaste drücken. Gespräch ist wieder aktiv. Sie möchten, ohne Ihren Gesprächspartner zu verlieren, kurz einen anderen Benutzer anrufen. Anschliessend möchten Sie das Gespräch mit Ihrem Gesprächspartner fortsetzen. Mit der Funktion Rückfrage können Sie während eines Gesprächs einen anderen Benutzer anrufen und dabei Ihren Gesprächspartner in Haltestellung halten. Rückfragen sind möglich an interne und externe Benutzer. <Rufnummer> Rückfrage einleiten (Sie sind in einem Gespräch): Aastra 6730i/31i: Weiterleitentaste oder eine freie Leitungstaste drücken. Aastra 6753i: Eine freie Leitungstaste drücken (bei Bedarf mit vertikaler Navigationstaste auswählen). Rufnummer des Rückfragepartners eingeben und Softkey Wählen drücken. Rückfragepartner wird gerufen, erster Gesprächspartner ist in Haltestellung. Hinweis: Wenn der andere Benutzer nicht antwortet, können Sie mit Softkey Abbrechen oder mit der Beendentaste die Rückfrage abbrechen und das erste Gespräch mit der blinkenden Leitungstaste zurücknehmen. 28 Aastra 6730i/6731i/6753i

29 Telefonieren Makeln zwischen Rückfragepartner und Gesprächspartner Sie sprechen mit einem Rückfragepartner und halten Ihren ersten Gesprächspartner in Haltestellung. Sie möchten zwischen beiden beliebig wechseln. Mit der Funktion Makeln können Sie in einer Rückfrage zwischen Rückfragepartner und gehaltenem Gesprächspartner wechseln. Makeln ist möglich mit internen und externen Benutzern. Makeln können Sie auch zwischen Konferenzteilnehmern als Gruppe und einem Rückfragepartner. Konferenzgespräch führen Rückfrage beenden: Beendentaste drücken. Anzeige zeigt 1 in Haltung. Ersten Gesprächspartner zurückholen: Blinkende Leitungstaste drücken. Makeln (Zwischen zwei Gesprächspartnern hin- und herschalten): Jeweils blinkende Leitungstaste drücken. Gesprächspartner wechselt. Anderer Gesprächspartner ist in Haltestellung. Aktuelle Verbindung beenden: Beendentaste drücken. Anzeige zeigt 1 in Haltung. Ersten Gesprächspartner zurückholen: Blinkende Leitungstaste drücken. Sie möchten ein Konferenzgespräch führen. Mit der Funktion Konferenz können Sie drei Gesprächspartner zusammenführen. Aus einer Konferenz heraus können Sie eine Rückfrage zu einem weiteren Benutzer einleiten. Zwischen den Teilnehmern der Konferenz und dem Rückfragepartner können Sie makeln. Abhängig von der Systemkonfiguration kann eine Konferenz aus bis zu 6 Konferenzteilnehmern bestehen. Eine Konferenz können Sie mit internen und externen Benutzern führen. Die Funktion muss auf eine Funktionstaste gelegt werden (siehe Kapitel "Tasten konfigurieren", Seite 66). Aastra 6730i/6731i/6753i 29

30 Telefonieren Aastra 6730i/31i: Aastra 6753i: Konferenz Konferenz aufbauen (Sie sind in einer aktiven Verbindung): 1. Konferenztaste drücken. 2. Rufnummer des Konferenzteilnehmers eingeben. 3. Softkey Wählen drücken. Konferenzteilnehmer antwortet. 4. Konferenztaste drücken. Konferenz verlassen: Hörer auflegen oder Beendentaste drücken. Übrige Konferenzteilnehmer bleiben im Gespräch. Konferenz aufbauen (Sie sind in einer aktiven Verbindung): 1. Funktionstaste für Konferenz drücken. 2. Rufnummer des Konferenzteilnehmers eingeben. 3. Softkey Wählen drücken. Konferenzteilnehmer antwortet. 4. Funktionstaste für Konferenz drücken. Konferenz verlassen: Hörer auflegen oder Beendentaste drücken. Übrige Konferenzteilnehmer bleiben im Gespräch. Gesprächspartner weiterleiten (nur Aastra 6730i/31i) Sie möchten Ihren Gesprächspartner mit einem anderen Benutzer verbinden. Mit der Funktion Weiterleiten können Sie Ihren Gesprächspartner mit einem anderen Benutzer verbinden. Sie können interne und externe Benutzer miteinander verbinden. Sie können das Gespräch mit oder ohne Ankündigung weiterleiten. <Rufnummer> Sie sind in einem Gespräch: Weiterleitentaste drücken. Rufnummer des zweiten Gesprächpartners eingeben und Softkey Wählen drücken. Zweiter Gesprächspartner wird gerufen, erster Gesprächspartner ist in Haltestellung. Hinweis: Wenn der andere Benutzer nicht antwortet, können Sie mit Softkey Abbrechen oder mit der Beendentaste das zweite Gespräch abbrechen und das erste Gespräch zurücknehmen. 30 Aastra 6730i/6731i/6753i

31 Telefonieren Gespräch aufzeichnen Gespräch mit Ankündigung weiterleiten: 1. Warten, bis Benutzer Gespräch entgegennimmt. 2. Gesprächspartner ankündigen. 3. Hörer auflegen. Erster Gesprächspartner und der andere Benutzer sind verbunden. Gespräch ohne Ankündigung weiterleiten: 1. Ersten Rufton abwarten. 2. Hörer auflegen. Anderer Benutzer wird direkt von Ihrem ersten Gesprächspartner gerufen. Hinweis: Wiederanruf: Wenn der andere Benutzer nicht antwortet, kommt der Anruf wieder zu Ihrem Telefon zurück. Sie möchten ein aktives Gespräch mit Ihren Gesprächspartner aufzeichnen. Sie können ein aktives Gespräch aufzeichnen, wenn Sie von Ihrem Systembetreuer die Berechtigung bekommen haben. Ihr Gesprächspartner kann ein interner oder externer Benutzer sein. Die Aufzeichnungen werden aufgezeichnet und ausschliesslich als Wave-Datei in Ihrer individuellen box gespeichert. Dazu muss mindestens eine adresse von Ihnen im Aastra 400 Kommunikationssystem konfiguriert sein. Eine Übersicht der Gesprächsaufzeichnungen finden Sie in Ihrer box. Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer für mehr Informationen. Gesprächsaufzeichnung können Sie in folgenden Situationen starten: während eines aktiven Gesprächs; in einem Konferenzgespräch (mit maximal zwei Gesprächspartnern); bei einem ankommenden/abgehenden Anruf; in Wahlvorbereitung; während einer Wahl mit belegter Leitung. Die Gesprächsaufzeichnung beginnt erst, wenn die Verbindung aufgebaut ist. Es werden also keine Rufkontrolltöne oder Wartetöne aufgezeichnet. Bei einer Rückfrage wird die Gesprächsaufzeichnung temporär unterbrochen und eine mit dem bis zu diesem Zeitpunkt aufgezeichneten Gespräch gesendet. Die Aufzeichnung wird automatisch wieder gestartet, sobald die Gesprächsverbindung mit dem Rückfragepartner steht und/oder sobald Sie die Gesprächsverbindung mit dem ersten Gesprächspartner wieder aufgenommen haben. Aastra 6730i/6731i/6753i 31

32 Telefonieren Die maximale Aufzeichnungsdauer pro Wave-Datei ist abhängig von der Systemkonfiguration. Wenn die vordefinierte oder maximale Aufzeichnungsdauer erreicht ist, wird die Aufzeichnung automatisch gestoppt, die Datei an Ihre adresse gesendet und gleichzeitig eine neue Aufzeichnung gestartet. Wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer für mehr Informationen. Die Funktion muss auf eine Funktionstaste gelegt werden (siehe Kapitel "Tasten konfigurieren", Seite 66). Hinweise: Das Aufzeichnen von Gesprächen kann gegen die in Ihrem Land geltenden Datenschutzbestimmungen verstossen oder nur unter bestimmten Bedingungen erlaubt sein. Informieren Sie Ihren Gesprächspartner im Voraus, wenn Sie diese Funktion verwenden wollen. Ein Gespräch mit mehr als zwei Gesprächspartnern (Rückfrage, Konferenz), können Sie nicht aufzeichnen. Eine Aufzeichnung wird automatisch beendet, wenn Sie Ihren Gesprächspartner parken oder in Haltestellung halten. Gesprächsaufzeichnung Gesprächsaufzeichnung Gespräch aufzeichnen: Funktionstaste für Gesprächsaufzeichnung drücken, sobald Sie einen ankommenden/abgehenden Anruf oder ein aktives Gespräch haben. Gespräch wird aufgezeichnet, LED der Funktionstaste leuchtet. Gespräch stoppen: Beenden Sie die Aufzeichnung wieder mit der Funktionstaste für Gesprächsaufzeichnung. Die Aufzeichnung wird an Ihre adresse gesendet. Hinweis: Solange die Aufzeichnung läuft, leuchtet die LED der Funktionstaste. Bevor die Aufzeichnung ihre maximal vordefiniere Dauer erreicht hat, fängt die LED an zu blinken. Wenn die maximale Dauer erreicht ist (oder der Speicher aufgebraucht ist), wird die Aufzeichnung gestoppt und die LED erlischt. Sperren/Entsperren Ihres Telefons Sie verlassen Ihren Arbeitsplatz und möchten verhindern, dass jemand die Einstellungen Ihres Telefons verändert, Ihre privaten Daten einsieht oder von Ihrem Telefon Gespräche führt. Sie können Ihr Telefon mit einer 2- bis 10-stelligen PIN sperren (weitere Informationen zur PIN siehe Kapitel "PIN ändern", Seite 59). Die Funktion muss auf eine Funktionstaste gelegt werden (siehe Kapitel "Tasten konfigurieren", Seite 66). 32 Aastra 6730i/6731i/6753i

33 Telefonieren Telefonsperre ein/aus Telefonsperre ein/aus Telefonsperre aktivieren: Funktionstaste für Telefonsperre ein/aus drücken. Telefon ist gesperrt und kann nur mit Ihrer PIN wieder entsperrt werden. Telefonsperre deaktivieren: 1. Funktionstaste für Telefonsperre ein/aus drücken. 2. Passwort eingeben und mit Softkey Ausführen bestätigen. Hinweis: Verwenden Sie folgende Funktionscodes (siehe auch "User s Guide Function Codes" auf dem Aastra DocFinder), um die Telefonsperre für alle Ihre Telefone innerhalb des One Number Benutzerkonzepts (siehe Kapitel "Funktion und Verwendungszweck", Seite 68) zu aktivieren/deaktivieren: Telefonsperre aktivieren: Funktionscode *33* <PIN> # Telefonsperre deaktivieren: Funktionscode #33* <PIN> # Abwesenheiten am Arbeitsplatz organisieren In diesem Abschnitt erfahren Sie, welche Möglichkeiten Ihr Telefon bietet, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen möchten. Mit der Funktion Anwesenheit können Sie einerseits rasch Ihren persönlichen Anwesenheitsstatus einstellen und damit die ankommenden Anrufe zu Ihrem gewünschten Ziel lenken. Andererseits gibt die Funktion Ihnen direkt Auskunft darüber, ob Ihr gewünschter Benutzer erreichbar oder abwesend ist, ohne dass Sie ihn anrufen müssen. Die Detailinformationen sind abhängig vom Telefontyp. Anwesenheitsstatus Sie haben 5 Anwesenheitsprofile zur Verfügung, mit welchen Sie Ihren Anwesenheitsstatus steuern können: Profilnummer Anwesenheitsprofil 0 Verfügbar 1 Abwesend 2 Besprechung 3 Besetzt 4 Nicht verfügbar Aastra 6730i/6731i/6753i 33

34 Telefonieren Sie können die Anwesenheit Ihres gewünschten Benutzers in folgenden Situationen abrufen: im Telefonbuch oder in einer Anrufliste; während der Namenwahl. Hinweise: Externe Applikationen wie Open Interfaces Platform (OIP) können die Anwesenheitsinformationen Ihres Anwesenheitsstatus beeinflussen. Beispiel: In Ihrem Outlook-Kalender ist eine Besprechung von Uhr eingetragen. Ihr Anwesenheitsstatus ändert von Verfügbar auf Besprechung. Diesem Anwesenheitsstatus ist ein Anwesenheitsprofil hinterlegt, welches automatisch die entsprechenden Aktionsbefehle ausführt, zum Beispiel Anrufumleitung auf Voic . Sobald Sie diesen Anwesenheitsstatus manuell, weil die Besprechung bereits um Uhr beendet wurde, wieder auf Verfügbar ändern, wird automatisch auch die Dauer Ihres Termins im Outlook-Kalender auf Uhr angepasst.wenden Sie sich an Ihren Systembetreuer für mehr Informationen. Alle Einstellungsmöglichkeiten zu einem Anwesenheitsprofil erfahren Sie in Kapitel "Anwesenheit/Anwesenheitsprofil konfigurieren", Seite Seite 64. Die Bedienung des Anwesenheitsstatus ist verfügbar über das Systemmenü, eine Funktionstaste (siehe Kapitel "Tasten konfigurieren", Seite 66), oder das Aastra Self Service Portal (siehe Kapitel "Aastra Self Service Portal", Seite 7). Menü Anwesenheit Aktivieren Aktivieren Funktionstaste für Menü drücken. Zu Anwesenheit blättern und Navigationstaste nach rechts drücken. Anwesenheitsprofil aktivieren: 1. Gewünschtes Anwesenheitsprofil auswählen und Softkey Ausführen drücken. 2. Softkey Aktivieren > Ausführen drücken. Hinweis: Wenn Sie Ihr aktuell aktiviertes Anwesenheitsprofil ändern, müssen Sie nach dem Speichern kurzfristig ein anderes Anwesenheitsprofil auswählen, danach wieder das gewünschte Anwesenheitsprofil aktivieren, damit die Einstellungen gespeichert werden. Anwesenheitsprofil deaktivieren: 1. Neues Anwesenheitsprofil auswählen und Softkey Ausführen drücken. 2. Softkey Aktivieren > Ausführen drücken. 34 Aastra 6730i/6731i/6753i

35 Telefonieren Abwesenheitsinformationen Sie möchten Ihren Anrufer detailliert über Ihre Abwesenheit informieren. Wenn Sie bei einem Anwesenheitsprofil eine Anrufumleitung auf eine Voic konfiguriert haben, können Sie auswählen, ob dem Anrufer die zurzeit aktive Begrüssung, die globale Begrüssung, eine Ihrer persönlichen Begrüssungen oder eine Abwesenheitsinformation wiedergegeben werden soll. Für jedes Anwesenheitsprofil ausgenommen Verfügbar stehen sogenannte Abwesenheitsinformationen zur Verfügung. Die Abwesenheitsinformation besteht aus einem sprachabhängigen, vordefiniertem Audiotext. Optional wird auch die Uhrzeit und/oder das Datum wiedergegeben. Abhängig von der Voic -Konfiguration hat Ihr Anrufer danach die Möglichkeit eine Nachricht zu hinterlassen. Beispiel: "Der gewünschte Teilnehmer steht nicht zur Verfügung bis 31. Januar um 14 Uhr 00. Bitte hinterlassen Sie eine Mitteilung nach den Signalton.". Die Abwesenheitsinformationen sind Bestandteil eines Anwesenheitsprofils. Alle Einstellungsmöglichkeiten dazu finden Sie im Kapitel "Anwesenheit/Anwesenheitsprofil konfigurieren", Seite Seite 64. Menü Anwesenheit Ändern <Abwesenheitsinformationen> Funktionstaste für Menü drücken. Zu Anwesenheit blättern und Navigationstaste nach rechts drücken. Abwesenheitsinformationen einstellen: 1. Gewünschtes Anwesenheitsprofil auswählen und Softkey Ausführen drücken. 2. Softkey Ändern > Ausführen drücken. 1. Zu Zeit bzw. Datum blättern und Softkey Ausführen drücken. 2. Änderungen eingeben und jeweils mit Softkey Ausführen bestätigen. 3. Zu Anrufumleitung blättern und Softkey Ausführen drücken. 4. Voic auswählen und mit Softkey Ausführen bestätigen. 5. Zu VM-Begrüssung blättern und Softkey Ausführen drücken. 6. Abwesenheitsinfo auswählen und mit Softkey Ausführen bestätigen. 7. Anwesenheitsprofil aktivieren. Einstellungen sind gespeichert. Ihr Anrufer hört die ausgewählte Abwesenheitsinformationen gefolgt, wenn eingestellt, von Uhrzeit und Datum. Aastra 6730i/6731i/6753i 35

36 Telefonieren Anrufumleitung Sie möchten Ihren Arbeitsplatz verlassen. Die an Sie gerichteten Anrufe sollen auf ein anderes Ziel (z. B. ein Benutzer, Ihre Voic ) umgeleitet werden. Mit einer Anrufumleitung können Sie ankommende Gespräche auf ein anderes Ziel umleiten. Hinweise: Im One Number Benutzerkonzept gilt eine Anrufumleitung für alle angeschlossenen Telefone. Nur eine Anrufumleitungsvariante ist zeitgleich möglich. Folgende Anrufumleitungstypen stehen Ihnen zur Auswahl: Menü Keine Anrufumleitung (Aus) Anrufumleitung immer, CFU (Alle) Anrufumleitung bei besetzt, CFB (Besetzt) Rufweiterschaltung Beschreibung Es wird keine Anrufumleitung ausgeführt. Ankommende Anrufe werden direkt auf ein anderes Ziel umgeleitet. Ankommende Anrufe werden direkt auf ein anderes Ziel umgeleitet, wenn Sie besetzt sind. Ankommende Anrufe werden zusätzlich auf ein anderes Ziel umgeleitet. Der Ruf ertönt bei Ihnen und dem anderen Ziel. Ob es am anderen Ziel mit Verzögerung ruft, ist in der Systemkonfiguration festgelegt. Wer zuerst abhebt, nimmt das Gespräch entgegen. Abhängig von der Systemkonfiguration kann die Rufweiterschaltung auch dann aktiv sein, wenn Ihr Telefon besetzt ist. Folgende Ziele stehen Ihnen zur Auswahl: Menü Benutzer Voic Beschreibung Ankommende Anrufe werden auf einen internen Benutzer oder eine Rufnummer umgeleitet. Ankommende Anrufe werden auf Ihre Voic , sofern von Ihrem Systembetreuer eingerichtet, umgeleitet. Sie können die globale oder Ihre eigene Begrüssung (siehe Kapitel "Voic konfigurieren", Seite 62) verwenden. Weitere Informationen zur Voic siehe "User s Guide Voice Mail Systems" auf dem Aastra DocFinder. 36 Aastra 6730i/6731i/6753i

37 Telefonieren Menü Umleiten <Anrufumleitung> <Ziel> Anrufumleitung aktivieren: Funktionstaste für Menü drücken. Zu Umleiten blättern und Softkey Ausführen drücken. Gewünschte Anrufumleitungsvariante auswählen und mit Softkey Ausführen bestätigen. Gewünschtes Ziel auswählen oder eingeben und mit Softkey Ausführen bestätigen. Anrufumleitung ist aktiviert. Hinweis: Die Rufnummer des gesuchten Benutzers können Sie manuell eingeben oder in einer Anrufliste suchen. Anrufumleitung deaktivieren: Eine Anrufumleitung deaktivieren Sie über: Menü > Umleiten > Anrufumleitungsvariante Aus. Anruflisten und Sprachmitteilungen In dieser Abschnitt lernen Sie Anruflisten und Sprachmitteilungen zu bedienen. Bearbeitungsoptionen der Anrufliste Die Anruflisten (unbeantwortete/beantwortete Anrufe und Wahlwiederholung) umfassen je maximal 10 Einträge. Folgende Optionen stehen Ihnen zur weiteren Bearbeitung der Einträge zur Verfügung: Menü Alle löschen Detail Beschreibung Alle Einträge löschen. Verfügbare Detailinformationen: Rufnummer / Name Anrufdatum und -zeit Anzahl der Anrufversuche Anwesenheitsstatus des Benutzers Aastra 6730i/6731i/6753i 37

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