KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN MITTEILUNG DER KOMMISSION

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2 KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN Brüssel, den KOM(2008) 515 endgültig MITTEILUNG DER KOMMISSION BERICHT ÜBER DIE FORTSCHRITTE BEI DER MODERNISIERUNG DES RECHNUNGSFÜHRUNGSSYSTEMS DER EUROPÄISCHEN KOMMISSION STAND: 31. MÄRZ 2008 DE DE

3 MITTEILUNG DER KOMMISSION BERICHT ÜBER DIE FORTSCHRITTE BEI DER MODERNISIERUNG DES RECHNUNGSFÜHRUNGSSYSTEMS DER EUROPÄISCHEN KOMMISSION STAND: 31. MÄRZ 2008 DE 2 DE

4 INHALTSVERZEICHNIS 1. Einführung Projektdurchführung im Zwölfmonatszeitraum bis zum 31. März Einführung eines modernisierten Rechnungsführungssystems in der Kommission Jahresabschlüsse Schulungen Kontrollumgebung und Validierung der lokalen Systeme Projekt Qualität der Rechnungsführung Validierung der lokalen Systeme IT-Entwicklungen für den Gesamthaushalt ABAC-Upgrades IT-Entwicklungsverfahren und Systemarchitektur Budget Control System (BCS) SAM (Supply and Assets Management) ABAC Delegations Europäischer Entwicklungsfonds Einführung von ABAC durch die anderen Organe und die Agenturen SCHLUSSFOLGERUNG DE 3 DE

5 1. EINFÜHRUNG Am 17. Dezember 2002 hat die Kommission ihre Mitteilung über die Modernisierung des Rechnungswesens der Europäischen Gemeinschaften 1 angenommen. Im Januar 2005 wurde das periodengerechte Rechnungsführungssystem eingeführt. Seither werden die Abschlüsse im Einklang mit international anerkannten Rechnungsführungsnormen erstellt, wobei die in der Haushaltsordnung vorgegebenen Fristen eingehalten werden. Das neue Rechnungsführungssystem ermöglicht der Europäischen Kommission eine bessere laufende Kontrolle über ihre Finanzen und liefert bessere Finanzdaten. Die externen Rechnungsprüfer der Kommission und die Entlastungsbehörden zeigten sich mit den erzielten Fortschritten weitgehend zufrieden. Bei der Modernisierung des Rechnungsführungssystems handelt es sich jedoch um ein langfristiges Projekt. Die vollständige Einhaltung aller Rechnungsführungsnormen, eine effiziente und umfassende Managementberichterstattung sowie die Umstellung auf ein stärker integriertes IT-System benötigen Zeit. Das periodengerechte Rechnungsführungssystem wurde im Laufe des Jahres 2007 weiterentwickelt, und auch 2008 und 2009 werden diese Arbeiten weitergehen. Die Kommission hat über die Fortschritte, die sie bei der Modernisierung des Rechnungsführungssystems seit 2002 erzielt hat, regelmäßig Bericht 2 erstattet. Mit der vorliegenden Mitteilung werden die im Zwölfmonatszeitraum bis zum 31. März 2008 erzielten Fortschritte zusammenfassend dargestellt. Wie auch die vorherigen Berichte wird diese Mitteilung den zuständigen Ausschüssen der Entlastungsbehörden und dem Rechnungshof vorgelegt. 2. PROJEKTDURCHFÜHRUNG IM ZWÖLFMONATSZEITRAUM BIS ZUM 31. MÄRZ 2008 Die wichtigsten Ziele des Modernisierungsprojekts werden im Rahmen eines fortlaufenden, auf zwei Jahre angelegten Maßnahmenplans verfolgt, dessen aktualisierte Zusammenfassung jedem Jahresbericht beigefügt ist. Nachfolgend werden die wichtigsten, im Laufe des Berichtsjahres erzielten Fortschritte dargestellt. Zuverlässigere Rechnungsführung Durch ihr Netz der Rechnungsführungskorrespondenten versucht die GD Haushalt ihre Kontrollen zu verbessern, sowohl was die Rechnungsführung während des Jahres als auch die einzelnen Jahresabschlüsse anbelangt. Ein Team überprüft, ob die einschlägigen Systeme der anweisungsbefugten Dienststellen bestimmte Kriterien bezüglich Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der Rechnungsführungsdaten erfüllen. Mit Ausnahme von zwei Generaldirektionen wurden die Systeme aller GDs zum 31. März 2008 validiert. 1 2 KOM(2002) 755. Berichte vom 30. Juni 2003 (SEK(2003) 790), vom 31. Dezember 2003 (SEK(2004) 118), vom 30. Juni 2004 (KOM(2004) 565), vom 31. Januar 2005 (KOM(2005) 90), vom 31. März 2006 (KOM(2006) 358) und vom 31. März 2007(KOM(2007) 343). DE 4 DE

6 Darüber hinaus koordiniert die GD Haushalt ein Netz von Rechnungsführern der Agenturen und der anderen Organe, um qualitativ hochwertige konsolidierte Abschlüsse der Gemeinschaften sicherzustellen. Im Juli 2007 haben die Rechnungsführer der Kommission, der Agenturen und der anderen Einrichtungen erstmals ihre Jahresabschlüsse abgezeichnet. DE 5 DE

7 Entwicklung und Ausbau des IT-Systems, ABAC Da das ABAC-System 2007 auf die Delegationen und Vertretungen ausgedehnt wurde, sind nun alle Kommissionsdienststellen an ABAC angeschlossen. Das System wird derzeit auf alle Exekutivagenturen, den Europäischen Datenschutzbeauftragten und die beiden Ausschüsse ausgeweitet, sowie auf diejenigen traditionellen Agenturen, die dies wünschen. Sechs dieser Einrichtungen wurden während des Berichtsjahres angeschlossen, womit sich die Zahl der Teilnehmer nun auf 15 beläuft. Das Projekt zur Einbindung der Rechnungslegung des Europäischen Entwicklungsfonds, das 2007 wieder aufgenommen wurde, wird voraussichtlich 2008 abgeschlossen. Zur Einbindung der wichtigsten Finanzsysteme in eine gemeinsame IT-Plattform wurden mittelfristig folgende Maßnahmen durchgeführt: Das Rechnungsführungssystem für die Haushaltsführung wurde auf ein neues Haushaltskontrollmodul (BCS) übertragen, das es ermöglicht, die lokalen Haushaltslinien nicht mehr in ABAC Workflow sondern im zentralen SAP-System zu verwalten. Für das Vorhaben, die Beschaffungs- und Inventarverwaltung auf ein SAP-Modul zu übertragen, zu dem zunächst eine Machbarkeitsstudie durchgeführt wurde, verfügen für die Ämter für Gebäude, Anlagen und Logistik in Brüssel und Luxemburg (OIB und OIL) mittlerweile über eine funktionale Spezifikation. Das neue System wird voraussichtlich 2009 betriebsbereit sein. Es wurde untersucht, in welchem Umfang weitere Funktionen auf das SAP-System übertragen werden können und welche Möglichkeiten bestehen, ein besseres Vertragsmanagementsystem als das derzeitige System ABAC Contracts zu entwickeln. Ausbau der Finanzberichterstattung Das zentrale Data-Warehouse wurde, wie geplant, im Juli 2007 in Betrieb genommen. Hiermit wurden sowohl die Anhänge zu den Tätigkeitsberichten 2007 vorbereitet, als auch die Angaben zu den geleisteten Zahlungen, die im Sinne einer besseren Kontrolle den obersten nationalen Rechnungskontrollbehörden übermittelt wurden. Die Berichterstattung über die finanziellen Beziehungen der Kommission zu einzelnen Empfängern hat nun einen guten Stand erreicht, jedoch sind weitere Arbeiten im Hinblick auf andere Berichterstattungsmöglichkeiten nötig, um dem Bedarf der Anwender Rechnung zu tragen. Schulungen und Anwenderbetreuung Die Kommission hat auch im Berichtsjahr wieder für ihre Bediensteten weltweit sowie für die Mitarbeiter in den Agenturen und den anderen Organen anspruchsvolle Schulungen zum Thema Finanzen angeboten. Die Zufriedenheit mit der Schulungsqualität stieg 2007 auf 96 %. 3. EINFÜHRUNG EINES MODERNISIERTEN RECHNUNGSFÜHRUNGSSYSTEMS IN DER KOMMISSION 3.1. Jahresabschlüsse Jahresabschluss 2005 und 2006 der Europäischen Gemeinschaften DE 6 DE

8 Die Abschlüsse der Europäischen Gemeinschaften für die Haushaltsjahre 2005 und 2006 wurden mit dem modernisierten Rechnungsführungssystem vorbereitet. Nach Prüfung der Abschlüsse hat der Rechnungshof deren Zuverlässigkeit bescheinigt, auch wenn noch einige Vorbehalte und Bemerkungen geäußert wurden. Diese betrafen zwar nicht die Abschlüsse als Ganzes, führten aber zu einer weiteren Verbesserung der Rechnungsführungskontrollen. Das Parlament hat für beide Abschlüsse nun die Entlastung erteilt. Jahresabschluss 2007 der Europäischen Gemeinschaften Der vorläufige Abschluss für das Haushaltsjahr 2007, der dem Rechnungshof am 31. März 2008 vorgelegt wurde, wird derzeit geprüft. Nach etwaigen Anpassungen infolge der Feststellungen des Rechnungshofs wird der endgültige Jahresabschluss 2007 vom Rechnungsführer abgezeichnet und von der Kommission vor dem 31. Juli 2008 angenommen. Die Abschlüsse weisen von Jahr zu Jahr eine bessere Qualität auf, und die Anwender sind immer mehr mit dem neuen System und seinen Regeln vertraut. Darüber hinaus scheinen Initiativen wie das Projekt Qualität der Rechnungsführung (siehe unten) allgemein zu verlässlicheren Daten und somit zu zuverlässigeren Jahresabschlüssen beizutragen. In den Erklärungen zu ihren Tätigkeitsberichten 2007 haben die Generaldirektoren bzw. Leiter der Dienste keinerlei Vorbehalte hinsichtlich der Rechnungslegung formuliert. Was die Abschlüsse selbst anbelangt, so hat die Kommission jedes Jahr versucht, die offen gelegten Informationen so zu verbessern, dass sie für den Leser relevanter und leichter verständlich sind. Ein Beispiel dafür sind die Angaben über die Rückforderung zu Unrecht gezahlter Beträge und Finanzkorrekturen - ein Bereich, der für die Entlastungsbehörden von besonderem Interesse ist Schulungen Auch im Jahr 2007 wurde ein umfassendes Schulungsprogramm für Mitarbeiter durchgeführt, wobei insbesondere folgende Ergebnisse erzielt wurden: Für die Kommissionsbediensteten in Brüssel und Luxemburg wurden mehr als Teilnehmertage zum Thema ABAC und SAP veranstaltet (einschließlich eines speziellen Schulungsangebots für die Kommissionsbediensteten in den Delegationen). Die Zufriedenheit der Teilnehmer mit der Schulungsqualität ist von 91 % im Jahr 2005 auf 94 % im Jahr 2006 und auf 96 % im Jahr 2007 gestiegen, wobei die Zahl derjenigen, die die Kurse mit sehr gut bewertet haben, von 38% (2006) auf 44 % angewachsen ist. Es wurde ein Schulungspaket in Auftrag gegeben, das speziell auf die Bedürfnisse der Agenturen zugeschnitten ist. Es steht seit Ende April 2008 zur Verfügung. Es wurde eine Ausschreibung zur Verlängerung des Rahmenvertrags über Schulungen zum Thema Finanzen durchgeführt (Ablauf der Frist: 23. März 2008). Der neue Vertrag, der am 7. März 2008 unterzeichnet wurde, ist jetzt DE 7 DE

9 interinstitutionell ausgelegt, d.h. alle Agenturen und die anderen Organe können darauf zurückgreifen. Für 2008 besteht das Ziel im Wesentlichen darin, für die Kommissionsbediensteten weltweit sowie für die Mitarbeiter in den anderen Organen und Agenturen weiterhin anspruchsvolle Schulungen anzubieten und hierbei den neuen IT-Entwicklungen Rechnung zu tragen werden auch mehr Schulungen zu Rechnungsführungsthemen angeboten; so soll ein praxisorientierter Kurs über die Eingabe von Transaktionen in ABAC und die damit verbundenen Auswirkungen auf die Rechnungsführung entwickelt werden. 4. KONTROLLUMGEBUNG UND VALIDIERUNG DER LOKALEN SYSTEME Mit Annahme des neuen Rechnungsführungsrahmens sind alle Generaldirektionen und Dienste gehalten, dafür Sorge zu tragen, dass die Konzeption ihrer Rechnungsführungsverfahren Daten hoher Qualität gewährleistet. Die Qualität der Daten, die entweder direkt oder über lokale IT-Systeme in das Rechnungsführungssystem eingeben werden, hängt davon ab, welche Kontrollumgebung die bevollmächtigten Anweisungsbefugten eingeführt haben. Um die bevollmächtigten Anweisungsbefugten dabei zu unterstützen, dem Rechnungsführer eine angemessene Gewähr dafür zu liefern, dass die Abschlüsse ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der finanziellen Situation liefern, hat die GD Haushalt zwei Instrumente eingeführt: das Projekt Qualität der Rechnungsführung und die Validierung der lokalen Systeme Projekt Qualität der Rechnungsführung Um die Rechnungsführungsumgebung in den Generaldirektionen mittelfristig zu verbessern, wurde 2006 das Projekt Qualität der Rechnungsführung entwickelt und im März 2007 in allen GDs gestartet. Ziel ist es, die anweisungsbefugten Dienststellen darüber zu informieren, welche IT-Tools ihnen zur Verfügung stehen und anhand welcher Kontrollen sie bei den von ihnen abgewickelten Vorgängen die hohe Qualität der Rechnungsführung sicherstellen können. In diesem Zusammenhang wurden die Aufgaben und Zuständigkeiten der wichtigsten Finanzakteure und insbesondere des Rechnungsführungskorrespondenten festgelegt, dessen Position jetzt in der internen Organisation jeder GD fest verankert ist. Die für die Rechnungsführung zuständigen Dienststellen haben verschiedene Leitlinien und praktische Leitfäden erstellt und diese den GDs vorgestellt. Jede Generaldirektion bzw. jeder Dienst erstellt eine Liste der Rechnungsführungsrisiken und schlägt einen konkreten Maßnahmenplan für die entsprechenden Kontrollen vor. Es wird eine regelmäßige und dokumentierte Überprüfung der ordnungsgemäßen Anwendung der Rechnungsführungsverfahren bzw. -kontrollen vorgenommen. Die Überprüfungsarbeiten, die Beschreibung der durchgeführten Kontrollen sowie deren Häufigkeit, die erzielten Ergebnisse und die zur Behebung der festgestellten Schwachstellen ergriffenen Maßnahmen werden in einem Überprüfungsbericht (revision file) offiziell festgehalten. Der Maßnahmenplan und die Zusammenfassung des Überprüfungsberichts werden dem Rechnungsführer zur Analyse und Stellungnahme übermittelt. DE 8 DE

10 2007 zeigte das Projekt erste konkrete Ergebnisse, da beim Jahresabschluss weniger der übermittelten Daten berichtigt werden mussten Validierung der lokalen Systeme Die Nutzung lokaler IT-Rechnungsführungssysteme birgt Risiken für die Datenqualität und macht die Vorgänge zudem komplexer. Die GDs, die lokale Systeme verwenden, sind für Qualität und Zuverlässigkeit ihrer Rechnungsführungsdaten verantwortlich. Sie müssen sicherstellen, dass ihre Systeme stets auf ABAC abgestimmt sind. Eine der Aufgaben des Rechnungsführers ist es, die von den bevollmächtigten Anweisungsbefugten festgelegten Rechnungsführungssysteme zu validieren. Hierzu überprüft er entweder vor Ort - oder bei Dienststellen, die geringere Mittel verwalten, anhand von Fragebögen - ob diese Systeme und die entsprechenden Kontrollen bestimmte Kriterien erfüllen. Ferner prüft er bedeutende Systemänderungen. In einem Jahresbericht werden die Arbeiten zusammenfassend dargestellt und Themen aufgezeigt, die eine Vielzahl von GDs betreffen. Das Validierungsteam der GD Haushalt überwacht ferner innerhalb aller GDs und Dienste diejenigen Kontrollen, mit denen sichergestellt werden soll, dass die im Rahmen des Projekts Qualität der Rechnungsführung erstellten Leitlinien eingehalten werden. Insbesondere werden die zur Erstellung des Jahresabschlusses notwendigen Verfahren der zeitlichen Abgrenzung ( cut-off ) sowie die zugrunde liegenden Berechnungen überprüft hat das Team im Rahmen eines Evaluierungsprogramms acht Systeme geprüft, die von den Anweisungsbefugten festgelegt wurden, um gemäß Artikel 61 Absatz 1 Buchstabe e der Haushaltsordnung Rechnungsführungsdaten zu produzieren und zu begründen. Im Zeitraum 2005/2007 wurden somit mehr als 30 Dienststellen Vor-Ort- Kontrollen unterzogen, womit der größte Teil der Ausgaben der Kommission abgedeckt wurde. Auch die Follow-up-Themen der vorherigen Berichte wurden eingehend behandelt. Die Ergebnisse dieser Untersuchung waren Teil des Gesamtberichts 2007, der Anfang April 2008 vorgelegt wurde. Allgemein ist festzustellen, dass die Dienststellen geeignete Maßnahmen getroffen haben, um die wichtigsten Themen, die sich im Laufe der Jahre ergeben haben, anzugehen. Seit Juni 2006 ist ein Verfahren im Einsatz, das es dem Rechnungsführer ermöglicht, vorgeschlagene Änderungen der lokalen IT- und Verwaltungssysteme zu prüfen (und, falls er damit einverstanden ist, zu genehmigen) hat er 15 solcher wesentlicher Änderungen geprüft und genehmigt. Als der letzte Fortschrittsbericht erstellt wurde, stand die Validierung der Systeme von drei GDs (AIDCO, EAC und RELEX) noch aus, und es bestand noch ein Vorbehalt in Bezug auf den Einsatz des Systems ABAC Contracts durch die GFS. Was die GD AIDCO anbelangt, so konnten die lokalen Systeme dank der bereits erwähnten Verbesserungen validiert werden. Ein Vorbehalt bezüglich der lokalen IT- Systeme wurde 2008 aufgehoben, da CRIS jetzt systematisch auf das zentrale Rechnungsführungssystem abgestimmt wird. Die GFS hat alle ihre Verträge aus dem DE 9 DE

11 Jahr 2007 in die zentrale Datenbank ( ABAC Contracts ) geladen. Mit den Verträgen aus den Jahren 2005 und 2006 wird sie gleichermaßen verfahren müssen, um ihren Verpflichtungen nachkommen zu können. Die Systeme von EAC und RELEX wurden noch nicht validiert. Auch wenn 2007 bereits bedeutende Fortschritte erzielt wurden, insbesondere im Hinblick auf die Verbesserung der internen Kontrollsysteme durch die GD EAC und die erfolgreiche ABAC-Einführung in den Delegationen durch die GD RELEX, sind von beiden GDs doch noch einige Punkte zu klären. 5. IT-ENTWICKLUNGEN FÜR DEN GESAMTHAUSHALT Ziel der IT-Entwicklung ist die Bereitstellung sämtlicher für die Verbesserung der Finanzbuchführung, Kontrollen und Berichterstattung erforderlichen Funktionen sowie die stärkere Einbindung der verschiedenen IT-Module. Dabei ist die IT-Strategie auf die Standardisierung der Anwendungsplattformen ausgelegt, um die Anwenderbetreuung zu verbessern und die Wartungskosten zu senken. Seit 2005 arbeitet die Kommission intensiv daran, ihre Rechnungsführungsanwendungen auf nur zwei Plattformen zu beschränken, d.h. auf SAP für ABAC Accounting und JAVA für ABAC Workflow. Mittelfristiges Ziel ist es, alle Rechnungsführungsprozesse der Kommission auf einer einzigen Plattform zu bündeln. Der strategische Ansatz beruht auf dem Prinzip kaufen und anpassen (buy-before-build), nach dem auf dem Markt verfügbare Standardsoftware gegenüber intern entwickelten Anwendungen bevorzugt wird. Im Rahmen dieser Strategie hat die GD Haushalt das SAP-Modul BCS zur Verwaltung des Haushalts eingeführt und eine SAP-Standardlösung für die Vermögensverwaltung getestet und analysiert. Ferner untersucht sie derzeit eine Standardlösung für das Beschaffungswesen sowie die Möglichkeiten für eine neue SAP-Anwendungsarchitektur. Die in diesem Zusammenhang erzielten Fortschritte sind nachfolgend beschrieben; weitere Details finden sich in Anhang ABAC-Upgrades Von April 2007 bis März 2008 wurden drei Versionen von ABAC Workflow sowie die zugehörigen Module in Betrieb genommen, wobei sich die Ziele im Wesentlichen wie folgt zusammenfassen lassen: Erweiterung der unterstützenden Funktionen für den Haushaltsvollzug und die Verwaltung der Finanzbuchführung, Implementierung von Unterstützungsfunktionen für die Haushaltsordnung in der 2007 geänderten Fassung sowie schrittweise Erneuerung der technischen Grundlagen für ABAC. ABAC Assets Die GD Haushalt beschränkt die Ausgaben für ABAC Assets auf grundlegende Wartungsarbeiten und geringfügige Verbesserungen (insbesondere für die EU- Delegationen). Die schrittweise Einstellung von ABAC Assets erfolgt zeitgleich mit der Einführung des Nachfolgemoduls ABAC SAM (siehe Abschnitt 5.4). Die Generaldirektionen sollten nicht beide Systeme gleichzeitig verwenden. ABAC Contracts DE 10 DE

12 Derzeit werden vorbereitende Arbeiten durchgeführt, um zu prüfen, inwiefern die Funktionen von ABAC Contracts ins ABAC-Hauptsystem eingebunden werden können. Hierbei kann auf die Erfahrungen der Generaldirektion JLS bei der Einführung von SAP Grantor aufgebaut werden. In der Zwischenzeit werden die Ausgaben für ABAC Contracts auf grundlegende Wartungsarbeiten begrenzt. Zentrales Data-Warehouse Es ist schwierig, die Finanzdaten in den beiden derzeit verwendeten Data- Warehouses zu synchronisieren und mit den Konten abzustimmen. Die beiden Data- Warehouses werden ab Mitte 2009 abgeschafft und durch ein zentrales Data- Warehouse ersetzt, das den Rechnungsführungsgrundsätzen Rechnung trägt IT-Entwicklungsverfahren und Systemarchitektur Verbesserungen des IT-Entwicklungsprozesses erfolgen auf Grundlage einer Datenmodellierungsmethode, die durch spezielle Tools unterstützt wird. Dieser Ansatz gewährleistet, dass die IT-Systeme auf die operativen Verfahren der Kommission abgestimmt sind, die gesamte Dokumentation an zentraler Stelle vorliegt und aktuell ist und die Softwareentwicklung effizient erfolgt Budget Control System (BCS) Im April 2008 wurde anstelle der für die zentrale Mittelverwaltung verwendeten Version FBS die neue Version des SAP-FM-Moduls BCS eingeführt. Dies ermöglicht die Einbindung der lokalen Haushaltslinien, die notwendig sind, um den Dienststellen für ihre Mittelverwaltung ein detaillierteres System an die Hand zu geben SAM (Supply and Assets Management) Im Rahmen ihrer Strategie zur IT-Systemintegration analysiert bzw. entwickelt die GD Haushalt das voll integrierte Supply and Assets Management -Modul, um das bestehende Modul ABAC Assets zu ersetzen. Im März 2007 wurde der GD Haushalt und dem OIB eine erste Demoversion des Supply and Asset Management -Moduls vorgestellt; daraufhin wurde entschieden, zur nächsten Stufe überzugehen. Nachdem der GD Haushalt, dem OIB und dem OIL im Juli 2007 eine umfassende Konzeptanalyse und Prototypentwicklung vorgestellt wurde, wurde beschlossen, mit der Einführung des neuen Moduls fortzufahren. SAM wird nach und nach dem Bedarf aller 12 Dienststellen, die Vermögenswerte verwalten, Rechnung tragen. Die Arbeiten verlaufen planmäßig; die beiden Ämter OIB und OIL werden Ende 2008 als erste das Modul nutzen. Bis 2011 sollen alle Dienststellen mit SAM arbeiten, wobei den Besonderheiten der GD RELEX speziell Rechnung getragen werden soll. 6. ABAC DELEGATIONS Seit Januar 2007 nutzen alle Delegationen direkt das ABAC-System, das nun ein Zahlstellen -Modul (Imprest Account module) beinhaltet. Das Modul vereinfacht die Erfassung geringfügiger Zahlungen (unter 300 EUR) und umfasst Funktionen für die Abstimmung der Bankkonten und der Kasse. Im April 2007 wurde ABAC Assets DE 11 DE

13 für die Nutzung durch die Delegationen angepasst, d.h. alle Vermögenswerte der Kommission sind nun in ABAC erfasst. Im Laufe des Jahres 2007 wurde das IT-System in mehreren Punkten verbessert, um die von den Delegationen festgestellten Probleme zu beheben. Ferner wurden die noch fehlenden Funktionen von ABAC Assets eingeführt. Für die Delegationen zog dies den Umstieg vom kassenbasierten auf das periodengerechte Rechnungsführungssystem nach sich, was einen weitaus größeren Einschnitt bedeutete als die reine Umstellung der IT-Systeme. Die Delegationen mussten in allen Bereichen Fachwissen aufbauen, und dieses ist nun korrekt anzuwenden, bevor die RELEX-Finanzsysteme validiert werden können (siehe Abschnitt 4.2). 7. EUROPÄISCHER ENTWICKLUNGSFONDS Die IT-Plattform für die Rechnungsführung des Europäischen Entwicklungsfonds, die von der des Gesamthaushaltsplans abweicht, wird ebenfalls modernisiert. Die für den EEF notwendigen ABAC-Entwicklungen wurden weitgehend abgeschlossen und Mitte 2006 getestet. Die Einführung des neuen IT-Systems (CRIS-ABAC-EDF) musste jedoch vor allem deshalb verschoben werden, weil die GD AIDCO die Entwicklungen abschließen musste, mit denen sichergestellt wird, dass CRIS den Grundsätzen der Periodenrechnung für den Gesamthaushalt Rechnung trägt. Die Einführung des neuen IT-Systems für den EEF wird nun voraussichtlich im Januar 2009 stattfinden. Beide GDs werden sich mit Nachdruck für die Einhaltung der Frist einsetzen ist daher voraussichtlich das letzte Jahr, in dem die EEF-Rechnungslegung auf Dateneinträgen basiert, die nicht internationalen Standards entsprechen. Doch auch wenn die Entwicklung der neuen IT-Systeme noch nicht abgeschlossen ist, wird der EEF-Jahresabschluss seit 2005 nach den Grundsätzen der periodengerechten Rechnungsführung erstellt. 8. EINFÜHRUNG VON ABAC DURCH DIE ANDEREN ORGANE UND DIE AGENTUREN Die Agenturen sowie die anderen Organe können frei zwischen ABAC oder jedem anderen System wählen. Diejenigen, die sich für ABAC entscheiden, werden durch ein spezielles Projektteam unterstützt, das direkt dem Rechnungsführer der Kommission Bericht erstattet und alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Einführung von ABAC plant, analysiert und koordiniert, und zwar sowohl, was den zeitlichen Ablauf als auch den Ressourcenaufwand betrifft. Für die einzelnen Agenturen, in denen der jeweilige Rechnungsführer für die Rechnungslegung und die Ausführung der Zahlungen allein verantwortlich bleibt, wird in ABAC eine spezifische Finanz- und Rechnungsführungsumgebung eingerichtet. DE 12 DE

14 2007 wurden fünf Regulierungsagenturen 3 an ABAC angeschlossen. Neun weitere Agenturen werden das ABAC-System ab nutzen; mindestens zwölf weitere Agenturen und Einrichtungen sollen 2009 und 2010 an ABAC angeschlossen werden. Das derzeit von diesen Einrichtungen verwendete SI2-Modul wird schrittweise abgeschafft, jedoch noch solange genutzt, bis alle Beteiligten angeschlossen sind. 9. SCHLUSSFOLGERUNG Dank des neuen Rechnungsführungssystems war es der Europäischen Kommission möglich, die in der Haushaltsordnung vorgeschriebenen Fristen für die Erstellung von Jahresabschlüssen nach dem Grundsatz der Periodenrechnung einzuhalten, die in allen wesentlichen Punkten den international anerkannten Rechnungsführungsnormen entsprechen. Jedoch sollte das Vorhaben nicht hier stehenbleiben. Die Finanzabläufe und Rechnungsführungsverfahren müssen laufend verbessert und weiterentwickelt werden. Folgendes sind die derzeit wichtigsten noch ausstehenden Vorhaben: weitere Verbesserung der Systeme, um sicherzustellen, dass alle Rechnungsführungsvorgänge von den GDs ordnungsgemäß erfasst werden vollständige Validierung der lokalen Systeme von RELEX und EAC Einbindung der EEF-Rechnungsführung in ABAC sowie Mitarbeiterschulungen in 46 Delegationen Optimierung der IT-Systemintegration; sofern möglich, sollen die Rechnungsführungsprozesse der Kommission auf einer einzigen Plattform gebündelt werden Erweiterung der Finanz- und Managementberichterstattung Bereitstellung desselben Leistungsniveaus für neue Anwender (z.b. die Agenturen) Mit der Projektplanung für die kommenden zwei Jahre werden diese Ziele angegangen. Die Kommission setzt sich nach wie vor dafür ein, ein beispielhaftes, auf modernen Rechnungsführungsnormen basierendes System öffentlicher Rechnungsführung zu schaffen. Angesichts der immer größeren Herausforderungen stößt das derzeitige Rechnungsführungssystem der GD Haushalt bei der Erfassung der Ausgaben und Einnahmen des Gesamthaushalts und der einschlägigen Berichterstattung an seine Grenzen. Die GD Haushalt muss daher weiter darauf hinwirken, dass der 3 4 Europäische Grundrechteagentur, Eurojust, Eurofound, EUFA, ECHA. 3 Exekutivagenturen (TEN-T EA, ERCEA, REA) und 6 Regulierungsagenturen (F4E, CEPOL, OSHA, ENISA, EBDD, CdT). DE 13 DE

15 Gesamthaushalt auf einer einzigen Standardplattform und unter Verwendung einer vom Hersteller einfach zu wartenden Software verwaltet wird. Dieses Vorhaben wird die von der Kommission derzeit praktizierte Art der Rechnungsführung vor Herausforderungen stellen. Es erfordert einen offenen und flexiblen Ansatz, wird jedoch dazu beitragen, dass die Kommission in Bezug auf die öffentliche Rechnungsführung gemäß IPSAS eine Spitzenposition einnimmt. DE 14 DE