Dienstanweisung des Landkreises Leer für die Annahme und Vermittlung von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen

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1 Dienstanweisung des Landkreises Leer für die Annahme und Vermittlung von Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen (DA Spenden, Schenkungen und Zuwendungen) Inhaltsverzeichnis Vorbemerkung Allgemeines Geltungsbereich Begriffsdefinition Zuwendung für Dritte Verantwortlichkeiten Einwerben und Entgegennahme des Angebots einer Zuwendung Entscheidung über die Annahme einer Zuwendung Allgemeines Zuwendungen bis 100,00 im Einzelfall Zuwendungen über 100,00 bis höchstens 2000,00 im Einzelfall Zuwendungen Grundsatz der Öffentlichkeit Zugriff auf die Zuwendung Spendenbescheinigungen Berichterstattung Datenschutz Inkrafttreten/Weitere Regelungen... 6 Anlagen Anlage 1 Vordruck Annahme von Zuwendungen bis 100,00 im Einzelfall Anlage 2 Vordruck Annahme von Zuwendungen über 100,00 Anlage 3 Anlage 4 Anlage 5 Vordruck Dokumentation und Prüfung zur Annahme einer Zuwendung Information für den Zuwendungsgeber/Datenschutzrechtliche Erklärung Rechtliche Grundlagen Seite 1 von 6

2 Vorbemerkung Zuwendungen von Dritten sind zunehmend ein wichtiges und übliches Finanzierungsmittel zur Erfüllung kommunaler Aufgaben, insbesondere in sportlichen, kulturellen, schulischen, sozialen oder ähnlich bedeutsamen gesamtgesellschaftlichen Bereichen. Gleichzeitig soll möglichen Verhaltensweisen entgegengewirkt werden, bei denen der Eindruck entstehen könnte, dass die Einwerbung oder Annahme von Zuwendungen Dritter in einem unlauteren Zusammenhang mit der sonstigen Dienstausübung stehen und amtliches Handeln nicht allein von objektiven und aufgabenbezogenen Gesichtspunkten geleitet, sondern von der Zuwendung beeinflusst wird. Diese Dienstanweisung soll im Umgang mit Spenden und sonstigen Zuwendungen Dritter an den Landkreis Leer Transparenz herstellen, für die beim Landkreis tätigen Dienstkräfte einen rechtssicheren und verlässlichen Handlungsrahmen schaffen und der Korruptionsprävention dienen. Die rechtlichen Grundlagen stellen 111 Abs. 7 Niedersächsisches Kommunalverfassungsgesetz (NKomVG) und 25 a Gemeindehaushalts- und kassenverordnung (GemKHVO) in der jeweils geltenden Fassung dar. Der Wortlaut dieser Vorschriften (Stand: ) kann der Anlage 5 dieser Dienstanweisung entnommen werden. Zur näheren innerdienstlichen Regelung der vorgenannten Vorschriften wird die nachfolgende Dienstanweisung erlassen: Dienstanweisung für die Annahme von Spenden und ähnlichen Zuwendungen (DA Spenden und Zuwendungen) 1. Allgemeines 1.1 Geltungsbereich Diese Dienstanweisung gilt für alle Mitarbeiter/innen des Landkreises Leer. 1.2 Begriffsdefinition 111 Abs. 7 NKomVG gilt für Sach- und Geldspenden, Sponsoring, Schenkungen und ähnliche Zuwendungen an den Landkreis Leer, nachfolgend einheitlich Zuwendungen genannt. Nicht erfasst sind Zahlungen ohne Gegenleistung wie z. B. Förderzuschüsse der EU, des Bundes oder des Landes, Schadenersatzleistungen und Zuwendungen, auf die der Landkreis Leer einen Rechtsanspruch hat. Ausgeschlossen sind auch ehrenamtliche Leistungen. Seite 2 von 6

3 Nicht erfasst werden auch Zuwendungen an gesetzlich zulässige Fördervereine kommunaler Einrichtungen (z. B. von Schulen). Erst wenn eine Zuwendung aus diesem Vermögen an den Landkreis gehen soll, ist diese als Zuwendung an den Landkreis Leer im Sinne dieser Dienstanweisung zu behandeln. 1.3 Zuwendungen für Dritte Zuwendungen zur Vermittlung an Dritte sollen nur dann angenommen werden, wenn der Zuwendungsempfänger selbst keine Spendenbescheinigung ausstellen kann. In den nachstehenden Regelungen umfassen die Begriffe Einwerbung und Annahme jeweils auch die Vermittlung von Zuwendungen zugunsten Dritter. 1.4 Verantwortlichkeiten Für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und der Regelungen dieser Dienstanweisung sind die einzelnen Ämter verantwortlich. Das Büro des Landrats übernimmt die Erstellung der Beschlussvorlagen für den Kreisausschuss und den Kreistag sowie die Berichtspflichten gegenüber der Kommunalaufsicht. 2. Einwerben und Entgegennahme des Angebots einer Zuwendung Für das Einwerben und die Entgegennahme von Zuwendungen bzw. entsprechender Angebote sowie die Vorbereitung der Vermittlung von Zuwendungen an Dritte ist grundsätzlich der Landrat zuständig. In Bereichen des übertragenen Wirkungskreises und allgemein im Bereich der hoheitlichen Eingriffsverwaltung sind das Einwerben sowie die Entgegennahme von Zuwendungen grundsätzlich ausgeschlossen, weil die Gefahr einer Verknüpfung von Zuwendung und hoheitlichen Maßnahmen des Landkreises, jedenfalls aus Sicht des Zuwenders, nicht auszuschließen ist. Ausnahmen von diesem Grundsatz kann nur der Landrat zulassen. 3. Entscheidung über die Annahme einer Zuwendung 3.1 Allgemeines Vor der Entscheidung, ob eine Zuwendung unter 100,00 vom Landkreis Leer angenommen wird, ist festzustellen und zu dokumentieren (siehe Anlage 3), ob Hinderungsgründe bestehen. Es muss in jedem Einzelfall ausgeschlossen werden, dass z. B. Beziehungen zwischen Spender und dem Landkreis Leer bestehen, die eine Annahme verbieten würden, weil dadurch der Eindruck der Käuflichkeit entstehen könnte. Seite 3 von 6

4 Bei angebotenen Zuwendungen über 100,00 ist dem Büro des Landrats die ausgefüllte Anlage 2 unverzüglich zur weiteren Bearbeitung zu übersenden. Bei Sachspenden (geldwerte Vorteile, Dienstleistungen) ist deren Wert zu ermitteln bzw. gewissenhaft zu schätzen. 3.2 Zuwendungen bis 100,00 im Einzelfall Über die Annahme und Vermittlung von Zuwendungen bis 100,00 pro Einzelzuwendung entscheidet der Landrat. Der Landrat kann die Annahme und Vermittlung in Einzelfällen auf die Amtsleitungen übertragen. Die Annahme und Vermittlung für Dritte sind unter Angabe der Geberinnen bzw. Geber, der Verwendungszwecke und der Höhe dem Landrat unmittelbar nach deren Eingang beim Landkreis mitzuteilen (Anlage 1). Die Zuwendungen bis 100,00 werden im jeweiligen Fachamt dokumentiert. Die Zuwendung darf erst nach Freigabe durch den Landrat verausgabt werden. 3.3 Zuwendungen über 100,00 bis höchstens 2.000,00 im Einzelfall Über die Annahme oder Vermittlung von Zuwendungen über 100,00 bis höchstens 2.000,00 im Einzelfall entscheidet der Kreisausschuss. Die entsprechenden Vorlagen werden vom Büro des Landrats erstellt. In einer Vorlage kann über die Annahme mehrerer Zuwendungen beschlossen werden; die Zuwendungen sind in einer Übersicht einzeln aufzuführen. 25 a Absatz 3 GemHKVO ist zu beachten. 3.4 Zuwendungen über 2.000,00 im Einzelfall Über die Annahme oder Vermittlung von Zuwendungen über 2.000,00 im Einzelfall entscheidet der Kreistag. Die entsprechenden Vorlagen werden vom Büro des Landrats erstellt. In einer Vorlage kann über die Annahme mehrerer Zuwendungen beschlossen werden; die Zuwendungen sind in einer Übersicht einzeln aufzuführen. 3.5 Grundsatz der Öffentlichkeit Die Zuwendungsgeberinnen bzw. geber sind von den entsprechenden Organisationseinheiten auf das Verfahren nach 111 Abs. 7 NKomVG hinzuweisen. Über die Annahme einer Zuwendung über 100,00 wird grundsätzlich öffentlich beraten und entschieden. Hat eine Geberin bzw. ein Geber um vertrauliche Behandlung ihres/seines Namens gebeten, wird einzelfallbezogen geprüft, ob ein berechtigtes Interesse vorliegt, der Zuwendung in nichtöffentlicher Sitzung zuzustimmen. Seite 4 von 6

5 3.6 Zugriff auf die Zuwendung Beschlüsse über die Annahme sind unverzüglich (zeitnah) zu treffen. Ist das nicht möglich, müssen Eilentscheidungen ( 89 NKomVG ) getroffen werden. Da bis zur Beschlussfassung des Kreistages oder des Kreisausschusses die Zuwendung nur unter Vorbehalt angenommen ist, haben die entsprechenden Fachämter dafür Sorge zu tragen, dass Zuwendungen bis zur endgültigen Beschlussfassung über die Annahme nicht verbraucht oder verwendet werden. 3.7 Spendenbescheinigungen Spendenbescheinigungen dürfen erst nach der Beschlussfassung über die Annahme der Zuwendung von der Kämmerei ausgestellt werden. Die Zuständigkeiten bezüglich der Berechtigung zur Ausstellung von steuerlichen Zuwendungsbescheinigungen bleiben unberührt. 4. Berichterstattung Das Büro des Landrats erstellt jährlich einen Bericht, in dem die Geberinnen bzw. Geber, die Zuwendungen (über 100,00 ) und die Zuwendungszwecke angegeben werden. Der Bericht soll bis zum des Folgejahres vorliegen und wird anschließend an die Aufsichtsbehörde übersandt. 5. Datenschutz Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Zuwendungen sind die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu beachten. Die Geberinnen bzw. Geber sind von der den Zuwendungsvorgang bearbeitenden Stelle aktenkundig darüber zu informieren (Datenschutzrechtliche Erklärung gegenüber dem Zuwendungsgeber Anlage 4), dass zum Zwecke der ordnungsgemäßen Zuwendungsbearbeitung, zur Korruptionsprävention und zur Gewährleistung der Objektivität und Neutralität der öffentlichen Verwaltung im Rahmen der Vorgangsbearbeitung nach 111 Abs. 7 NKomVG und nach dieser Dienstanweisung die erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Insbesondere sind sie darauf hinzuweisen, dass die Zuwendungen inklusive der personenbezogenen Daten in öffentlicher Kreistags- bzw. nichtöffentlicher Kreisausschusssitzung beraten werden (die personenbezogenen Daten ausnahmsweise im Kreistag auf Wunsch der Betroffenen in nichtöffentlicher Sitzung) und dass Zuwendungslisten der Aufsichtsbehörde übermittelt werden. Seite 5 von 6

6 6. Inkrafttreten/Weitere Regelungen Diese Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Bestehende Regelungen zum Umgang mit Zuwendungen Dritter bleiben in Kraft, soweit sie den Regelungen dieser Dienstanweisung nicht widersprechen. Bestehende Regelungen sind bei Bedarf an diese Dienstanweisung anzupassen. Die Fachämter haben für ihre Zuständigkeitsbereiche auf der Grundlage dieser Dienstanweisung konkretisierende Regelungen zu erlassen. Leer, den Bramlage Landrat Anlagen Vordruck Annahme von Zuwendungen bis 100,00 im Einzelfall Vordruck Annahme von Zuwendungen über 100,00 Vordruck Dokumentation und Prüfung zur Annahme einer Zuwendung Information für den Zuwendungsgeber/Datenschutzrechtliche Erklärung Rechtliche Grundlagen Seite 6 von 6

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