Win-Win bei Hotelverhandlungen der Weg zu einer gleichberechtigten Partnerschaft

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Lucas Hauer
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1 ITB Business Travel Days Win-Win bei Hotelverhandlungen der Weg zu einer gleichberechtigten Partnerschaft Thomas Ansorge Berlin, Seite 1

2 Agenda Alle Jahre wieder: Das Ritual der Hotelverhandlungen. Brauche ich noch Verhandlungen mit Hotels? Querdenken erlaubt: Vertragsgestaltung mit Hotels. Qualifikation eines Hotelverkäufers. Win-Win für beide Seiten. Seite 2

3 Kurzvita Seit 1979 in der Tourismusbranche tätig. Reiseverkehrskaufmann & Betriebswirt (VWA) Von 1989 bis 2000 Sales- bzw. Account-Manager bei verschiedenen internationalen Reisebüroketten. Von 2000 bis 2009 Travel-, Event- und Fleet-Manager im Wella Konzern. Seit 2008 freier Berater im Bereich Travel- und Event Management. Dozent an der VDR Akademie. Leiter des Fachausschusses Hotel beim VDR. Mitglied im Fachausschuss Veranstaltungen beim VDR. Seite 3

Account-Manager bei verschiedenen internationalen Reisebüroketten.

4 Alle Jahre wieder Jährliche Verhandlungen mit den Hotels. Manuelle Abfrage oder per elektronischem RFP. Änderungen an Hotelportfolio eher selten. Zeitaufwendig für beide Seiten. Seite 4

5 Gruppenarbeit: 20 Minuten Was verhandeln Sie außer dem Preis noch mit einem Hotel? 2 Gruppen. Bitte benutzen Sie die Flipchart und stellen Sie anschließend das Ergebnis vor. Win-Win bei Hotelverhandlungen, , ITB Berlin Seite 5

6 Alle Jahre wieder Was verhandeln Sie noch: Zusatzleistungen: Internet, Frühstück, Parken, Getränke auf dem Zimmer, Fahrservice, etc. Business-Pakete Stornobedingungen Zahlungsbedingungen Deposit Seite 6

7 Alle Jahre wieder Ausweis Hotelfrühstück vs. Business Paket: Sachbezugswert für eine vom Arbeitgeber veranlasste Mahlzeit Eine vom Arbeitgeber veranlasste Mahlzeit liegt vor, wenn der Arbeitgeber Datum und Ort der Mahlzeit bestimmt hat. Davon ist i.d.r. auszugehen, wenn die Aufwendungen für die Mahlzeit vom Arbeitgeber ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. (R8.1 LStR Abs. 8) Seite 7

veranlasste Mahlzeit liegt vor, wenn der Arbeitgeber Datum und Ort der Mahlzeit bestimmt hat.

8 Alle Jahre wieder Ablauf von Hotelverhandlungen: Ab August beginnen Vorbereitungen für das neue Hotelprogramm. Analyse des derzeitigen Buchungsaufkommens und Prognose für das zukünftige Aufkommen Selektion der infrage kommenden Hotels. Seite 8

Analyse des derzeitigen Buchungsaufkommens und Prognose für

9 Alle Jahre wieder Ablauf von Hotelverhandlungen: Einholung der Angebote. Führen von Preisverhandlungen. Anpassungen des Vertrages. Prüfen des Vertrages durch Rechtsabteilung Corporate & Hotel. Unterschrift des Vertrages (Dez). Seite 9

10 Alle Jahre wieder Ablauf von Hotelverhandlungen: Ratenladung durch Hotel. Prüfung der Ratenladung durch Corporate. Buchungen zum neuen Preis ab Januar (Idealfall). Ab August: Beginn Verhandlungen für das nächste Jahr.. Seite 10

11 Alle Jahre wieder Man könnte auch sagen: Nach den Verhandlungen ist vor den Verhandlungen! Seite 11

12 Frage nach der Sinnhaftigkeit: Brauchen wir noch Hotelverhandlungen? Seite 12

13 Brauchen wir noch Verhandlungen? Best Buy vs. eigene Raten Pro Best Buy Immer der günstigste Preis. Keine Verhandlungen mehr notwendig. Contra Best Buy Keine eigene Marktwahrnehmung. Keine Steuerungsmöglichkeit. Seite 13

14 Brauchen wir noch Verhandlungen? Best Buy vs. eigene Raten Pro eigene Raten Eigene Marktwahrnehmung. Steuerungsmöglichkeiten. Bei großem Volumen: günstiger als Marktraten. Contra eigene Raten Aufwand Verhandlungen. Seite 14

15 Brauchen wir noch Verhandlungen? Best Buy vs. eigene Raten Eigene Raten Best Buy Seite 15

16 Brauchen wir noch Verhandlungen? Klares Statement: Ja, wir brauchen eigene Raten! Ausrichtung an den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens. Ja, wir brauchen Best Buy! Ergänzung zum eigenen Hotelprogramm. Seite 16

17 Brauchen wir noch Verhandlungen? Aber müssen Verhandlungen so ablaufen? Nein! Seite 17

18 Querdenken erlaubt: Vertragsgestaltung mit Hotels Wie können Hotelverhandlungen vereinfacht werden? Konzentration auf Volumenhäuser. Keine jährlichen Verhandlungen mehr mit Hotels. Seite 18

19 Querdenken erlaubt: Vertragsgestaltung mit Hotels Rahmenverträge mit unbegrenzter Laufzeit. Kündigungsfrist: 3 Monate zum Ende des Kalenderjahres. Stornobedingungen. Deposit-Vereinbarung. Zahlungsmodalitäten. Seite 19

Kündigungsfrist: 3 Monate zum Ende des Kalenderjahres.

20 Querdenken erlaubt: Vertragsgestaltung mit Hotels Stornobedingungen: Individual bis 18:00 Uhr Anreisetag. Gruppe gestaffelt nach Gruppengröße. Last-Minute-Stornos, gestaffelt nach Gruppengröße. Seite 20

Anreisetag. Gruppe gestaffelt nach Gruppengröße.

21 Querdenken erlaubt: Vertragsgestaltung mit Hotels Depositregelung: Deposit nur bei Vorauszahlungen an Dritte. Zahlungsmodalitäten: Zahlungsziel (10-14 Tage) Bei Einsatz Meeting-Card: 75% der Rechnungssumme bei Veranstaltungsbeginn. Rest nach Prüfung durch Firma, wenn keine Reklamation erfolgt, spätestens nach 14 Tagen. Seite 21

22 Querdenken erlaubt: Vertragsgestaltung mit Hotels Gibt es von Ihnen noch Punkte, die Sie geregelt haben möchten, aber sich nie getrauten danach zu fragen? Seite 22

23 Qualifikation des Hotelverkäufers Seite 23

24 Qualifikation eines Hotelverkäufers Kenntnisse über den Kunden: Basisdaten: Branche, Gesellschaftsform, Mitarbeiterzahl, Umsatz, etc. Umsatz in seinem Hotel: Übernachtungen, F&B, Tagungen, sonstiges, Roomnights Persönliche Eigenschaften: Berufserfahrung Kenntnisse der Prozesskette im TM Strategische Vorgehensweise Entscheidungsbefugnis Seite 24

25 Win-Win für beide Seiten Sehen Sie das Hotel als das, was es ist: Ihr Partner für Übernachtungsleistungen und nicht als Kostenfaktor! Sprechen Sie regelmäßig miteinander. Bringen Sie Verständnis für Ihr Gegenüber auf. Das Hotel ist eine Dienstleistung und Dienstleistungen werden von Menschen für Menschen gemacht. Seite 25

26 Noch Fragen? Seite 26

27 Das alles bekommen Sie bei der VDR-Akademie Das komplette Seminarprogramm finden Sie unter Seite 27

28 Ihre Ansprechpartner Elisa Pfeil Projektmanagerin VDR-Akademie c/o Verband Deutsches Reisemanagement e.v. VDR-Service GmbH VDR-Akademie Institut für Geschäftsreisemanagement Darmstädter Landstraße Frankfurt am Main Tel Fax pfeil@vdr-service.de Thomas Ansorge Th. Ansorge Travel Consulting Im Leimen Darmstadt Tel / info@ansorge-tc.de Win-Win bei Hotelverhandlungen, , ITB Berlin Seite 28

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