Institut für Facility Management

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1 Institut für Facility Management GESUNDES WORKPLACE CHANGE MANAGEMENT für einen erfolgreichen Büroraumveränderungsprozess Vortragende: Jennifer Konkol Mitautoren: Lukas Windlinger, Andreas Wieser, Rudolf Zurkinden 1

2 Inhalt 1. Wer wir sind 2. Warum Workplace Change Management? 3. Das Forschungsprojekt 4. Erfolgsfaktoren und Handlungsempfehlungen 5. Quintessenz 6. Fragen 2

3 Wer wir sind 3

4 Tätigkeits- und Forschungsfelder im Workplace Management Team Prof. Dr. Lukas Windlinger Jennifer Konkol Marcel Janser Ying Ying Cui Stefanie Lange Fabienne Schanné Mensch-Umwelt-Interaktion in der Arbeitsumgebung Gesundheit Workplace Change Management Workplace in Bezug Energie / Nachhaltigkeit New ways of working (Effekte, Führung, Kompetenzen) Theorie des Workplace Management als Teil des FM Lernumgebung 4

5 Warum Workplace Change Management? 5

6 Es geht nicht nur darum, viele Millionen Euro zu sparen - sondern darum, viele Milliarden Euro zu gewinnen 6 Quelle: Süddeutsche, 12.März 2015, Gerhard Matzig

7 Grundpositionen Quelle: SonntagsZeitung, 22. November

8 Personal: Kostenintensivste Ressource Durchschnittliche Lebenszykluskosten eines Bürogebäudes 6,5% 8,5% 85,0% Gehälter Gebäudeerstellung Andere (Unterhalt, M&E, Ausstattung und Möbel) Quelle: CABE (2005): The impact of office design on business performance. Gestaltung der Arbeitsumgebung als Investition in die Mitarbeitenden 8

9 Laut Schätzungen erzielen ca % aller Veränderungsprozesse nicht den gewünschten Erfolg. (Greif, Runde, Seeberg, 2004) 9

10 Veränderungsprozesse haben tendenziell negative Wirkung auf die psychische Gesundheit der Betroffenen (Bamberger et al., 2012) 10

11 Workplace Change Management Workplace Change Management bezeichnet die Einbindung und Begleitung der Nutzenden durch alle Phasen einer Arbeitsplatzkonzeptveränderung, von der Analyse über die Planung und Konzeption bis zur Implementierung, Bewirtschaftung und Evaluation. Es zielt darauf ab, eine nutzer- und nutzungsorientierte sowie nachhaltige Veränderung durch Partizipation, Training, Coaching, Kommunikation und Information sicherzustellen. Ein integriertes Workplace Change Management hat in Abgrenzung zum eher sachbezogenen Projektmanagement den Fokus auf der Einstellung und dem Verhalten der Betroffenen (Arbeitsweisen, Führungsverhalten, Kommunikation, Zusammenarbeit). Es berücksichtigt während des gesamten Prozesses die wechselseitigen Einflüsse von Betroffenen und Infrastrukturen wie z.b. IT, Mobiliar, Design, Services. (Windlinger et al., 2014) 11

12 Workplace Change Management Quelle: Windlinger et al. ( 2014) 12

13 Was gilt es also zu beachten, um einen erfolgreichen, nachhaltigen und stressfreien Veränderungsprozess für die Betroffenen zu gestalten? 14

14 Das Forschungsprojekt 15

15 Forschungsprojekt Gesundheitsförderliche Büroräume - Entwicklung eines Leitfadens für die gesundheitsförderliche Gestaltung von Büroräumen und Workplace Change Management 16

16 Methode Literaturrecherche Arbeitspsychologie, Sozialpsychologie, betriebliche Gesundheitsförderung, Stressforschung, Umweltpsychologie, Arbeitsplatzforschung und Change Management 16 halbstandardisierte, explorative Experteninterviews mit Wissenschaftler aus dem Bereich der Gesundheits- und Stressforschung Wissenschaftler aus dem Bereich der Büroraumforschung Anwender aus der Praxis, die bereits Erfahrung mit der Implementierung neuer Bürokonzepte haben Dienstleister im Bereich der Arbeitsplatzplanung und ausstattung Dienstleister im Bereich des Change Management. 17

17 Erfolgsfaktoren und Handlungsempfehlungen 18

18 Übersicht Einflussfaktoren im Change Management auf das produktive Wohlbefinden Quelle: Windlinger et al. ( 2014) 19

19 Wirkfaktoren im Workplace Change Management Veränderungsprozess Transparenz und Vorhersagbarkeit Kontrolle und Beeinflussbarkeit Fairness und Gerechtigkeit 20

20 Wirkfaktoren im Workplace Change Management Veränderungsinhalt Persönliche Erfolgsbilanz Sinn und Dringlichkeit Zielklarheit Handhabbarkeit der Veränderung 21

21 Wirkfaktoren im Workplace Change Management Kontext Vertrauen Soziale Unterstützung 22

22 Wirkfaktoren im Workplace Change Management Individuelle Merkmale Einstellung zur Veränderung Veränderungsbezogenes Kohärenzgefühl 23

23 Top 10 für die Praxis 1. Durchführung eines Change Assessments zur Erhebung der Ausgangslage und Entwicklung eines massgeschneiderten CM Fahrplans (mit Zeitplan und Verantwortlichkeiten) 2. Change Management braucht Experten 3. Projektvision und Ziele aus der Unternehmensleitung definieren und kommunizieren 4. Vorleben durch das Management 5. Einbindung der Mitarbeitenden Enge Verknüpfung von Planungs- und Change Prozess 6. Balance zwischen Geben & Nehmen muss stimmen 7. Regelmässige, authentische und ehrliche Kommunikation 8. Direkte Führungskraft und Kollegen sind wichtige Ressource 9. Mitarbeitende brauchen Zeit & Vorbereitung 10. Nach dem Einzug fängt der Change erst richtig an insbesondere Feedback der Mitarbeitenden ernst nehmen (und umsetzen) und Führungskräfte für das Nachalten der Verhaltensänderung in Verantwortung bringen 24

24 Passung & Wertschätzung 25

25 Quintessenz 26

26 Quintessenz Ein gesunder Workplace Change Management Prozess ist erfolgreicher Prozess! Potential für win-win-win-situation (Projektteam, Organisation, Betroffene) 27

27 28

28 29

29 Vielen Dank. Jennifer Konkol ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften IFM Institut für Facility Management Einsiedlerstrasse 2 CH-8820 Wädenswil Tel. +41 (0) Mobil +41 (0) News: Welche Faktoren sind zu beachten, damit Bürogebäude nicht nur ökonomisch und ökologisch sondern auch sozial nachhaltig im Hinblick auf Gesundheit, Komfort und Leistung des Nutzenden sind? Das IFM hat sich mit dieser Frage in einem interdisziplinärem, 3-jährigen Forschungsprojekt beschäftigt. Entstanden ist auch in Zusammenarbeit mit Fachleuten aus der Praxis - ein webbasierter Leitfaden für nachhaltige Bürogebäude: 30

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