Der Aufbau eines universitären Büchergrundbestandes als Herausforderung für Bibliothekare und Lieferanten

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1 Der Aufbau eines universitären Büchergrundbestandes als Herausforderung für Bibliothekare und Lieferanten Dr. Franziska Wein Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha

2 Inhalt: Begriffe Outsourcing - Synergie Kernaufgabe Bestandsaufbau das Beispiel Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha Daten und Fakten Beispiele gelungener Unterstützung des Bestandsaufbaus durch den Buchhandel Approvals - Kreditkarte - Zeitschriftenlückenergänzung Nicht integrierte Angebote des Buchhandels Konsolidierte Lieferung - Musterlizenz - Vorakzession im Verbundkatalog Zusammenfassung

3 Begriffe Outsourcing Qu. ErwerbungsWiki: Outsourcing im Bibliothekswesen bezeichnet die Abgabe von Arbeitsschritten des bibliotheksinternen GGs an den entsprechenden leistungsfähigen Buchhandel. Im Idealfall kann damit die fertige Lieferung erreicht werden. Einige diese Dienstleistungen sind kostenlos erhältlich, teilweise sind sie abhängig vom Umsatz, manche werden berechnet. Qu. Wikipedia: Outsourcing bezeichnet in der Ökonomie eine spezielle Form des Fremdbezugs von bisher intern erbrachter Leistung, wobei Verträge die Dauer und den Gegenstand der Leistung fixieren soll vor allem Geschäftsprozesse rationalisieren, Prozesskomplexität reduzieren, das Unternehmen auf das Kerngeschäft fokussieren. Meist wird ein Outsourcing aus Kosten- oder bilanzierungstechnischen Gründen vorgenommen. Outsourcing im Bibliothekswesen = punktuelle, meist befristete Partnerschaft zwischen Bibliothek und Lieferant mit dem Ziel, bibliotheksseitig Prozesskosten zu reduzieren

4 Outsourcing ff. in diesem Sinn Ende der Neunziger Jahre praktiziert, problematisiert, relativiert Qu. Börsenblatt 8/27.Januar 1998, S. 7 ff. - Vorstellung verschiedener Projekte der Bayerischen Staatsbibliothek mit unterschiedlichen Library Suppliers - Problematisierung unter den Aspekten Konzentration / Reduktion der Vielfalt auf der Seite der Lieferanten und Abhängigkeit / Verlust von Wahlfreiheit bibliotheksseitig Vor einer Verdrängung haben auch die Bibliothekare Respekt. Abhängigkeit von einem oder wenigen Lieferanten, die zunehmende Monopolisierung im Buchhandel das empfinden die wenigsten als erstrebenswert. - Relativierung im Blick auf die Diversität der deutschen Bibliothekslandschaft: Kurs der o.g. BSB - ein Weg allerdings, der nicht ohne weiteres auf Bibliotheken mit anderen Strukturen übertragbar ist. mit wachsenden praktischen Erfahrungen mit dem Instrument Outsourcing Verschiebung im Bereich der Motivation/Begründung: Kostenbewusstsein nicht allein ausschlaggebend; zunehmend Qualitäts- und Innovationsorientierung

5 Begriffe 2. Synergie Qu. ErwerbungsWiki: Ø Qu. Wikipedia: Die Synergie bezeichnet das Zusammenwirken von Lebewesen, Stoffen oder Kräften im Sinne von sich gegenseitig fördern. In der Wirtschaft setzt man auf Synergieeffekte etwa bei der Fusion von Unternehmen oder durch vertragliche Zusammenarbeit. Synergie im Bibliothekswesen = im Unterschied zum herkömmlichen Outsourcing (zeitlich befristet) verstetigtes, strukturell verankertes Outsourcing mit dem Ziel gegenseitiger Nutzeffekte mögliche vertragliche Grundlagen: - Einzelvertrag - entsprechend erweiterte Vereinbarung über die Geschäftsbeziehung zwischen Bibliothek und Lieferant

6 Synergie im Bibliothekswesen Markt in Deutschland: - wissenschaftliche Bibliotheken mit [zusätzlichem] außeruniversitärem Sammelauftrag und entsprechender stetiger Alimentierung Nationalbibliothek Staats- und Landesbibliotheken DFG-Sondersammelgebietsbibliotheken gegenseitiger Nutzen: - Bibliothek: qualitäts- und innovationsorientierte Freisetzung von Kapazitäten für neue Aufgaben/Kerngeschäfte (Digitale Bibliothek, Vermittlung von Informationskompetenz, E-Learning u.a.) - Library Supplier: Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit, der Position im beschriebenen Marktsegment UFB Erfurt/Gotha ist nicht Mitglied der Liga der Bibliotheken mit zusätzlichem außeruniversitären Sammelauftrag & außeruniversitärer stetiger Alimentierung, bietet kein Umfeld für synergetische Geschäftsbeziehungen; hat jedoch Erfahrungen mit dem zeitlich begrenzten herkömmlichem Outsourcing gesammelt

7 Kernaufgabe Bestandsaufbau das Beispiel Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha Daten und Fakten * [Wieder-] Gründung der Universität Erfurt - politische Entscheidung der Thüringer Landesregierung mit Bewußtsein für die Kühnheit derselben in finanzierungstechnischer Perspektive: - Schließung der Medizinischen Akademie im Gegenzug - Festlegung auf ein Kosten sparendes geistes- und kulturwiss. Profil - Integration der Pädagogischen Hochschule Erfurt/Mühlhausen (ohne deren naturwissenschaftlichen Zweig) und des Philosophisch-Theologiischen Studiums von Anfang an vorgesehen 2001 * Integration der PHE 2006 * Integration des PTS (jetzt Theologische Fakultät Erfurt)

8 Kernaufgabe Bestandsaufbau das Beispiel Universitäts- und Forschungsbibliothek Erfurt/Gotha Daten und Fakten ff. - seit Herbst 1993 * Aufbau der Universitätsbibliothek Erfurt - Mission: Aufbau eines Büchergrundbestands vor Aufnahme des Studienbetriebs - Bestandsaufbau aufgrund der beschriebenen Integrationsvorgaben zweigleisig Integration externer Bibliotheken - PHE - PTS - Ehemalige Kirchliche Hochschule Naumburg (Dauerleihgabe) - Amploniana und Sondersammlung der Stadt Erfurt in den Gründungsdokumenten nicht vorgesehen: - Forschungsbibliothek Gotha (1999*), Sammlung Perthes

9 Kernaufgabe Bestandsaufbau Bestandsaufbau ff. Erwerbung mit HBFG-Mitteln - Förderungszeitraum jährliche Tranche durchschnittlich in Höhe von 1,3 Mio EUR - in den Vorgaben des Wissenschaftsrats berücksichtigt: Profile der parallel zu integrierenden externen Bibliotheken - Rekrutierung des Personalstamms (hier auch Fachreferentinnen und Fachreferenten) - WS 1999/2000 Aufnahme des Studienbetriebs der UE, 2001 Integration der PHE = Mitbestimmung der Hochschullehrer beim Bestandsaufbau - Sommer 2000 Bezug des Neubaus der UB Bestandsaufbau an einer kleinen Universität mit der Komplikation Integration verschiedener externer Bibliotheken

10 Beispiele gelungener Unterstützung des Bestandsaufbaus durch den Buchhandel 1. Approvals - Vertragspartner: Fa. Harrassowitz - Motivation: Kompensation [noch] nicht besetzter Fachreferate Unterstützung bereits besetzter Fachreferate - Taten: November Dezember 1994: Belieferung mit wiss. Verlagsliteratur aus Deutschland, Österreich und der Schweiz aus den Jahren in den Fächern Wirtschaftswiss., Demographie, Rechtswiss. im Volumen von 1 Mio. DM auf der Basis der firmeneigenen Titeldatenbank nach vereinbartem Profil (Vertragsabschluss ) - Schwierigkeiten des Anfangs: sehr enges Zeitfenster Verrechnung des Bibliotheksrabatts (5%)

11 Beispiele gelungener Unterstützung des Bestandsaufbaus durch den Buchhandel 1. Approvals f. September Dezember 1995: Belieferung mit wiss. Verlagsliteratur aus Deutschland, Österreich und der Schweiz aus den Jahren in den Fächern Anglistik, Ethnologie, Romanistik, Geschichte (Teilbereiche) im Volumen von DM auf der Basis der firmeneigenen Titeldatenbank nach vereinbartem Profil (Vertragsabschluss ) - Fortschritte in der Abwicklung des 2. Approvals ab Frühjahr 1995: Lieferung von (ab einem Umsatz von DM) kostenlosen Zetteldiensten in den Fächern Philosophie, Allg. Sprach- und Literaturwissenschaften, Germanistik, Klass. Philologie, Erziehungswiss., Psychologie, Politikwiss. über den Zeitraum auf der Basis der firmeneigenen Titeldaten-bank nach vereinbartem Profil; Bestellung über andere Lieferanten/Ortsbuchhandel möglich

12 Beispiele gelungener Unterstützung des Bestandsaufbaus durch den Buchhandel 1. Approvals ff. April November 2007: Approval im Fach Soziologie zur Kompensation des vorübergehend nicht besetzten Fachreferats im Volumen von von EUR (erreicht: EUR) auf der Basis der gesamten firmeneigenen Titeldatenbank nach vereinbartem Profil - Verfahren: Titelselektion durch Harrassowitz Versand der Ergebnisse als E-Slips an UB Vorakzession in UB und i.d.r. Bestellung bei Harrassowitz Verzicht auf Bibliotheksrabatt für Literaturauswahl - Hintergrund: parallele Literaturauswahl auf dem Campus (Lehrstühle des Faches Soziologie; fachfremde, die Soziologie betreffende Bestellwünsche aus anderen Bereichen

13 Beispiele gelungener Unterstützung des Bestandsaufbaus durch den Buchhandel 2. Kreditkarte seit März 2001 nutzt die UB eine private Kreditkarte, welche ein Antiquar ihr eigens für antiquarische Erwerbungen / Desideratakäufe über das Internet aus dem Ausland (v.a. USA) zur Verfügung stellt. - Kondition: 10% Spesenaufschlag (diese mit 19% MWSt. belegt) pro monatlicher Kreditkartenabrechnung - aus abwicklungstechnischen Gründen Begrenzung des Umsatzes auf EUR / Monat keine Teilnahme am Pilotprojekt des Freistaats Thüringen Nutzung moderner Zahlungsmittel in der öffentlichen Verwaltung 2005/ da die zur Verfügung gestellte Kreditkarte auf die UE ausgestellt war - und die Nutzung auf Beschaffungen der Hochschulbibliothek und den Erwerb von Software festgelegt war

14 Beispiele gelungener Unterstützung des Bestandsaufbaus durch den Buchhandel 3. Zeitschriftenlückenergänzung [mit Einschränkung gelungen] Initiative des Antiquars Schmidt Periodicals Ende Oktober 2000: maßgeschneiderte Lückenergänzungsangebote nach GBV/ZDB- Recherche und persönlichem Augenschein / Bestandsaufnahme im Lesesaal der UB in den Fächern Anglistik, Romanistik, Kunst und Geschichte ( ) - Hintergrund: Digitalisierung von Zeitschriften noch in den Anfängen - Ziel: Entlastung Fachreferate, Zeitschriftenteam durch entgegenkommende Vorakzession Ergebnis: dürfte den Erwartungen des Anbieters nicht ganz entsprochen haben (Fallstrick Integration externer Bibliotheken Bsp. Angebot ZrP: Lücke im LS der UB kompensiert durch Bestand FB < Insiderwissen)

15 Nicht integrierte Angebote des Buchhandels 1. Konsolidierte Lieferung Hintergrund: - [auch perspektivisch] bescheidener Abonnementbestand - ausreichende und [noch] nicht auf andere Tätigkeitsfelder orientierte Personalkapazität Entscheidung für elektronische Selbstverwaltung der Abonnements im Erwerbungsmodul ACQ Entscheidung für das Sammelzollverfahren

16 Nicht integrierte Angebote des Buchhandels 2. Musterlizenz Geschichte: - Sommer 1997: Erweiterung der Geschäftsbeziehungen zu einem Ortsbuchhändler /Filialisten um die Beschaffung von elektronischen Medien/CD-ROMs vom deutschen Markt - Anforderungen UB: Ansichtslieferung zu Testzwecken; 1. Priorität Kauf, 2. Priorität Netzlizenz (damalige Nutzer: Studierende, Hoc schullehrer der koop. PHE) Hilfestellung/Vermittlung bei Lizenzverhandl. - Angebot Lieferant: Konsultation des firmeneigenen Rechtsbeistands, > Ausarbeitung einer Musterlizenz aus wirtschaftlichen Überlegungen (Vorlage Herbst 1997)

17 Nicht integrierte Angebote des Buchhandels 2. Musterlizenz Ergebnis: Musterlizenz nicht tragfähig - Ausarbeitung von Lizenzverträgen Domäne des herstellenden Buchh. - Sortimentsbuchh. mit Wahrnehmung der Perspektive/Interessen der Lizenznehmer & deren Nutzern überfordert - Hilfestellung aus / Outsourcing in bibliothekarisch geprägtes Umfeld möglich und sinnvoll - Empfehlungen Gesig - Konsortien

18 Nicht integrierte Angebote des Buchhandels 3. Vorakzession im Verbundkatalog Projektpartner: Fa. Dreier Zeitpunkt: Mai 2000 Versuchsanordnung: Outtasking: - Lieferant übernimmt Vorakzession, Anhängen von Bestell daten, ggf. Anlegen eines Katalogisats im GBV auf der Grundlage nationalbibliographischer Materialien, eines Verlagskatalogs und entsprechend markierter Originalbestellunterlagen eines Lehrstuhls der UE - Lieferant bestellt und beliefert die Bibliothek mit allen Titeln, die positiv aus der Vorakz. hervorgegangen sind - Lieferant meldet Bestellungen und Fragefälle an UB - UB legt zu Bestellungen Bestelldatensätze im lokalen Erwerbungsmodul ACQ an und bearbeitet Fragefälle.

19 Nicht integrierte Angebote des Buchhandels 3. Vorakzession im Verbundkatalog Ergebnis: Outtasking/Auslagerung der Vorakzession nicht weiter verfolgt - Trennung von unmittelbar verknüpften Arbeitsvorgängen im Rahmen der Integrierten Medienbearbeitung (CBS/LBS)) nicht sinnvoll, nicht Kosten sparend - Bearbeitungszeiten von Lieferant und Bibliothek im Verbundkatalog in etwa gleich - zu addieren sind Bearbeitungszeit der Bibliothek im lokalen System und diejenige für die Aufarbeitung der Fragefälle - im 1. Feedback des Lieferanten [zusätzliche] Stückkosten für Titelrecherche im GBV für den Fall eines Outtasking-Vertrags angekündigt (zu diesem Zeitpunkt jedoch noch keine Verhandlungen über ein mögl. Auftragsvolumen geführt)

20 Zusammenfassung: - Die UFB Erfurt/Gotha pflegt keine synergetischen Geschäftsbeziehungen im Sinne einer verstetigten, strukturell verankerten Auslagerung von Aufgaben oder Tätigkeiten. Sie hat dies auch in der Zeit ihres Aufbaus, welcher 2008 mit dem Auslaufen der HBFG-Mittel zu einem Abschluss gekommen ist, nicht getan. - Über das Instrumentarium des herkömmlichen, befristeten Outsourcings konnten einige Lieferanten die Bibliothek sehr wirkungsvoll bei ihrer Kernaufgabe Bestandsaufbau unterstützen. Der Erfolg der Maßnahmen lag wesentlich in ihrer kompensatorischen Ausrichtung begründet. - Die Ursachen für im Ergebnis nicht umgesetzte oder weiter verfolgte Angebote seitens der Lieferanten entsprechen in ihrer Vielfalt der Unterschiedlichkeit der Ansätze.