Handbuch E-Doc. Vorbereitet für Kunden & Partner. Projekt OPplus E-Doc. Vorbereitet von gbedv GmbH & Co. KG

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1 Vorbereitet für Kunden & Partner Projekt OPplus E-Doc Vorbereitet von gbedv GmbH & Co. KG

2 Inhalt Elektronischer Dokumentenversand... 3 Aufruf... 3 Einrichtung... 3 Allgemeine Einrichtungen... 3 Dateianhänge... 7 Kreditor... 8 Debitor... 8 Auftrag / Rechnung / Gutschrift (Verkauf und Service) Mahnung Gebuchte Rechnung / Gutschrift (Verkauf und Service) / Registrierte Mahnung Sonstige Dokumente Sonstige Dokumente Anpassungsbedarf Dokumentenversand Aufgaben PDF und Mailgenerierung manual_opp_edoc.docx Seite 2 von 17

3 Elektronischer Dokumentenversand Das Modul OPplus E-Doc bietet Ihnen die Möglichkeit automatisch Dokumente via oder Fax zu versenden. Sie haben immer die Belege Auftrag, Rechnung und Gutschrift im Bereich Verkauf und Service, sowie Mahnungen im Auslieferungszustand integriert. Sie können jedoch jeden weiteren Bericht im System mit wenig Anpassung über den elektronischen Dokumentenversand an Ihre Kunden und Lieferanten versenden. Sie können mit diesem Modul einfach und schnell Belege manuell und automatisch versenden und zusätzlich ebenfalls Dateianhänge, wie bspw. AGB, mitversenden. Aufruf Unter OPplus -> E-Doc -> Dokumentenversand -> Dokumentenversand Aufgaben wird das Cockpit zum Versand der erstellten Dokumente aufgerufen. Einrichtung Allgemeine Einrichtungen Unter OPplus -> E-Doc -> Dokumentenversand -> Dokumentenversand Einrichtung erfolgen die generellen Einrichtungen. Die Einrichtungen ab dem Register Voreinstellung stellen Standardwerte dar. Wird für einen Debitor/Kreditor die Einrichtung aktiviert, so werden die Vorgabewerte der Einrichtung automatisch übernommen. manual_opp_edoc.docx Seite 3 von 17

4 Mit der Funktion Einrichtungsdaten erstellen wird eine Erstinitialisierung durchgeführt und der Großteil der Felder mit Default-Werten vorbelegt. Bitte beachten Sie dabei, dass die Texte nur angelegt, aber nicht automatisch mit Texten vorbelegt werden. Hier müssen Sie für Text und Betreff manuell noch Texte erfassen. Option Aktiv PDF Drucker Max. Exportversuche Absenderadresse Blindkopieadresse Dokumentenverzeichnis Beschreibung Damit wird der PDF- Mailversand zentral aktiviert. Hier kann zwischen folgenden Werten ausgewählt werden Dynamics NAV RTC (nur wenn der Beleg ein RTC Layout besitzt) AmyUni PDF Creator (dies ist ein kostenpflichtiger PDF Drucker) edocprintpro (dies ist ein kostenloser PDF Drucker) Die beiden Druckertreiber stehen Ihnen auf der OPplus Homepage im Kundenbereich zur Verfügung. Hier können Sie einen Wert eintragen, wie oft der Versand durchgeführt werden soll, wenn der Versand fehlschlägt. Hier muss die Adresse angegeben werden, von der die s versendet werden. Hier kann eine Adresse hinterlegt werden. Ist hier ein Wert hinterlegt, werden die versendeten s als Blindkopie an diese Adresse versendet. In diesem Verzeichnis werden die erstellten PDF Dateien gespeichert. Hier muss der Pfad als UNC Wert angegeben werden manual_opp_edoc.docx Seite 4 von 17

5 Als Kopie versenden Rechnungstext Rechnungsbetreff Rechnungsdateiname Gutschriftstext Gutschriftsbetreff Gutschriftsdateiname Service Rechnungstext Service Rechnungsbetreff Service Rechnungsdateiname Service Gutschriftstext Service Gutschriftsbetreff Service Gutschriftsdateiname Mahnungstext Mahnungsbetreff Mahnung Dateiname (\\Servername\Freigabeordner\...). Dieser Pfad muss vom NAS Service Dienst erreichbar sein (Der NAS User muss auf dieses Verzeichnis Schreibrechte besitzen). Hier kann aktiviert werden, ob die Belege als Kopie erstellt werden sollen. Hier kann für die Rechnung ein Textbaustein, in dem der Text für das (Body) hinterlegt wurde, definiert werden. Hier kann für die Rechnung ein Textbaustein, in dem der Betreff für das (Subject) hinterlegt wurde, definiert werden. Hier kann der PDF-Dateiname für die Rechnung definiert werden. Hier kann für die Gutschrift ein Textbaustein, in dem der Text für das (Body) hinterlegt wurde, definiert werden. Hier kann für die Gutschrift ein Textbaustein, in dem der Betreff für das (Subject) hinterlegt wurde, definiert werden. Hier kann der PDF-Dateiname für die Gutschrift definiert werden. Hier kann für die Servicerechnung ein Textbaustein, in dem der Text für das (Body) hinterlegt wurde, definiert werden. Hier kann für die Servicerechnung ein Textbaustein, in dem der Betreff für das (Subject) hinterlegt wurde, definiert werden. Hier kann der PDF-Dateiname für die Servicerechnung definiert werden. Hier kann für die Servicegutschrift ein Textbaustein, in dem der Text für das (Body) hinterlegt wurde, definiert werden. Hier kann für die Servicegutschrift ein Textbaustein, in dem der Betreff für das (Subject) hinterlegt wurde, definiert werden. Hier kann der PDF-Dateiname für die Servicegutschrift definiert werden. Hier kann für die Mahnung ein Textbaustein, in dem der Text für das (Body) hinterlegt wurde, definiert werden. Hier kann für die Mahnung ein Textbaustein, in dem der Betreff für das (Subject) hinterlegt wurde, definiert werden. Hier kann der PDF-Dateiname für die Mahnung definiert werden. Mit der Hilfe von Parametern können Sie die Textbausteine für den Mail-Text und Mailbetreff um Informationen aus dem Beleg erweitern. Folgende Paramater können hinterlegt werden: %1 Belegnr. (z.b.: Rechnung_%1 ergibt Rechnung_RE140044) %2 Belegdatum (z.b.: Gutschrift_%1_%2 ergibt Gutschrift_GS140156_230214) manual_opp_edoc.docx Seite 5 von 17

6 Beim Dateinamen kann ebenfalls der Parameter %1 verwendet werden. Zusätzliche Objekte (Berichte) können unter Sonstige Dokumente mit direkter Verbindung Debitor/Kreditor - hinterlegt werden. Welche Anpassungen hier zu treffen sind, finden Sie unter Sonstige Dokumente Anpassungsbedarf. Option Herkunftstabelle Herkunftstabellennamen Feld ID Feldnamen Fax Feld ID Fax Feldnamen Tabellen ID Tabellennamen Verknüpfung Feld ID Verknüpfung Feldnamen Belegnr. Feld ID Belegnr. Feldnamen Sprachcode Feld ID Sprachcode Feldnamen Dokumentenverzeichnis Dateiname Bericht ID Beschreibung In diesem Feld wird jene Tabellen ID hinterlegt, zu der dieser Eintrag gehören soll, d.h. wird ein Eintrag zur Tabelle 18 Debitor erstellt, so kann dieser Bericht bei jedem Debitor hinterlegt bzw. verwendet werden. Wird Tabelle 23 hinterlegt, so gilt dies entsprechend für die Kreditoren. In diesem Feld wird der Tabellennamen zur Herkunftstabelle angezeigt. In diesem Feld kann eine Verbindung zu einem Feld der Herkunftstabelle für den Wert der Adresse (Empfänger Code) hinterlegt werden. In diesem Feld wird der Feldnamen zum Feld angezeigt. In diesem Feld kann eine Verbindung zu einem Feld der Herkunftstabelle für den Wert der Fax Nummer (Empfänger Code) hinterlegt werden. In diesem Feld wird der Feldnamen des Fax Nummer Feldes angezeigt. In diesem Feld muss jene Tabellen ID hinterlegt werden, welche der ausgewählte Bericht verwendet (Als erstes DataItem). In diesem Feld wird der Tabellenname zur ausgewählten Tabellen ID angezeigt. In diesem Feld muss eine Verbindung zur Herkunftstabelle hergestellt werden, d.h. wird der Eintrag mit der Tabelle Debitor verknüpft, muss ein Verknüpfungsfeld zu dem Wert der Debitorennummer gestellt werden. Z.B.: wird der VK-Lieferschein eingepflegt, so wird ggf. das Feld Rech. an Deb.-Nr. aus dem Lieferscheinkopf als Verknüpfungsfeld hinterlegt. In diesem Feld wird der Feldnamen des Verknüpfungsfeldes angezeigt. Hier kann ein Feld hinterlegt werden, welches als Belegnr. in der Dokumentenversandaufgabe herangezogen werden soll. In diesem Feld wird der Feldnamen des Belegnr. Feldes angezeigt. Hier kann ein Feld hinterlegt werden, welches den Sprachcode des Beleges angibt. Dies wird auch beim Mailbetreff bzw. Mail-Text herangezogen, wenn Textbausteine sprachabhängig eingerichtet werden. In diesem Feld wird der Feldnamen des Sprachcode Feldes angezeigt. In diesem Verzeichnis werden die erstellten PDF Dateien gespeichert. Hier muss der Pfad als UNC Wert angegeben werden (\\Servername\Freigabeordner\...). Dieser Pfad muss vom NAS Service Dienst erreichbar sein (Der NAS User muss auf dieses Verzeichnis Schreibrechte besitzen). Hier kann der PDF-Dateiname für das Sonstige Dokument definiert werden. Der Parameter %1 für die BelegNr. kann hier ebenfalls verwendet werden. Hier muss ein Bericht angegeben werden, bei welchem eine Dokumentenaufgabe erstellt werden soll. Wichtig: In jedem neu eingerichteten Beleg muss eine Codierung hinterlegt werden, manual_opp_edoc.docx Seite 6 von 17

7 damit die Dokumentversandaufgabe erstellt wird. Berichtsname Betreff Body Text In diesem Feld wird der Berichtsname angezeigt. Hier kann für das eingerichtete Dokument ein Textbaustein, in dem der Betreff für das (Subject) hinterlegt wurde, definiert werden. Hier kann für das eingerichtete Dokument ein Textbaustein, in dem der Text für das (Body) hinterlegt wurde, definiert werden. Dateianhänge Unter OPplus -> E-Doc -> Dokumentenversand -> Dokumentenversand Dateianhang können zu den unterschiedlichen Belegtypen Anhänge über eine Dateiauswahl definiert werden. Diese Dateien werden als weitere Anhänge dem Mail hinzugefügt. Somit können z.b. AGB oder Marketinginformationen mitversendet werden. Option Belegart Sonstige Lfd. Nr. Dateianhang Beschreibung Hier können die einzelnen Belegarten definiert werden, zu denen Dateianhänge hinzugefügt werden sollen. Mögliche Werte: Geb. Rechnung Geb. Gutschrift Geb. Serv. Rechnung Geb. Serv. Gutschrift Mahnung Sonstiges Wird für die Belegart Sonstiges ein Eintrag erstellt, so muss das Feld Sonstige Lfd. Nr. angegeben werden. Dieses Feld ist nur bei Belegart Sonstiges änderbar. In diesem Feld wird jener Datensatz ausgewählt, zu dem eine Datei angehängt werden soll. Mittels des Lookup Buttons können die zur Verfügung stehende Datensätze ausgewählt werden. Hier wird der Pfad (UNC) zur gewünschten Datei hinterlegt. manual_opp_edoc.docx Seite 7 von 17

8 Kreditor Am Kreditor gibt es das Feld Elektronischer Dokumentenversand im Register OPPLUS. Wird dieses Kennzeichen gesetzt, so werden die zuvor erstellten Einrichtungen in die kundenspezifische Kreditor Dokumentenversandeinrichtung übernommen. Bitte beachten Sie, dass für Kreditoren nur Sonstige Belege berücksichtigt werden. Debitor Am Debitor gibt es das Feld Elektronischer Dokumentenversand im Register OPPLUS. Wird dieses Kennzeichen gesetzt, so werden die zuvor erstellten Einrichtungen in die kundenspezifische Debitor Dokumentenversandeinrichtung übernommen. manual_opp_edoc.docx Seite 8 von 17

9 Unter Navigate (dies gilt für den Debitoren- und Kreditorenstamm) kann die dazugehörige Dokumentversand Einrichtung für den Debitor geöffnet werden. In unserem Beispiel sind alle VK-Belege für diesen Debitor eingerichtet (VK-Rechnung, VK-Gutschrift, Service Rechnung, Service Gutschrift und Mahnung). Als Sonstige Belege sind hier noch der VK- Lieferschein und das Zahlungsavis hinterlegt. Folgende Details können hier verwaltet werden: Option Belegart Aktiv Kommunikationskanal Empfänger Code Dokumententext Dokumentenbetreff Dokumentenverzeichnis Dokumentendateiname Als Kopie versenden Beschreibung Optionsfeld mit den Werten Geb. Rechnung Geb. Gutschrift Geb. Serv. Rechnung Geb. Serv. Gutschrift Mahnung Sonstige Damit wird der PDF- Mailversand je Dokumentenart gesteuert. Ist dieses Feld deaktiviert, so wird keine Dokumentversandaufgabe erstellt bzw. das Dokument versendet. Hier kann zwischen Mail und Fax unterschieden werden. Hier wird die Adresse bzw. Fax Nr. des jeweiligen Empfängers definiert. Hier kann der Textbaustein, in dem der Text für das (Body) hinterlegt wurde, definiert werden. Hier kann der Textbaustein, in dem der Betreff für das (Subject) hinterlegt wurde, definiert werden. Dort werden die PDF-Dateien gespeichert. Dieser (UNC) Pfad muss ebenfalls vom NAS Service Dienst erreichbar sein. Gibt den Dateinamen des PDF Beleges an. Hier kann definiert werden, ob der Beleg als Kopie oder Original versendet werden manual_opp_edoc.docx Seite 9 von 17

10 Tabellen ID Bericht ID Berichtsnamen soll. Diese Einrichtung ist nur für folgende Belegarten verfügbar: Geb. Rechnung Geb. Gutschrift Geb. Serv. Rechnung Geb. Serv. Gutschrift Hier ist die dahinterliegende Tabelle für den Bericht angegeben. Dies wird von der Einrichtung gezogen und kann nicht geändert werden. Hier ist der Bericht hinterlegt, bei dem eine Dokumentenversandaufgabe z.b.: für diesen Debitor, erstellt wird. Dieser Wert wird wiederrum von der Einrichtung gezogen und kann nicht geändert werden. Hier wird der Berichtsname angezeigt. In den Herkunft Dokumentenversand Einrichtung können manuell keine Einträge erstellt werden. Wird ein weiterer Beleg (Bericht) eingerichtet, so muss dies über das Feld Elektronischer Dokumentversand aktualisiert werden. Das bedeutet, dass der Haken einmal entfernt und anschließend neu gesetzt werden muss. Bei diesem Vorgang werden alle Datensätze, z.b. zu diesem Debitor oder Kreditor, aktualisiert. Bei Aktivierung des Feldes erscheint folgende Auswahlliste, sofern bereits Datensätze, z.b. für den Debitor, existieren: Mit Bestehende Einträge aktualisieren werden die bereits existierenden Datensätze mit den geänderten Standardeinrichtungen aktualisiert (z.b.: Betreffe, Mail-Texte, Dateinamen,...). Mit Neue Einträge erstellen werden nur neu anzulegende Datensätze erstellt. Bestehende Datensätze werden nicht aktualisiert oder verändert. Mit Beides werden beide Schritte vorgenommen: Erstellung + Aktualisierung. Auftrag / Rechnung / Gutschrift (Verkauf und Service) Wird ein Verkaufsauftrag oder eine ungebuchte Verkaufs(Service)rechnung/-gutschrift erstellt, so werden die Informationen Elektronischer Dokumentenversand, Empfänger und Als Kopie versenden in den Verkaufs-, Servicekopf übernommen. Diese Felder können je Beleg noch geändert werden. Wird der Beleg gebucht, werden die Vorbereitungen für den elektronischen Dokumentenversand ausgelöst. Dies gilt für debitorische und kreditorische Belege. manual_opp_edoc.docx Seite 10 von 17

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12 Mahnung In den Mahnungen wurden die beiden neuen Felder Elektronischer Dokumentenversand und Rech. an hinzugefügt. Wird der Beleg registriert, werden die Vorbereitungen für den elektronischen Dokumentenversand ausgelöst. manual_opp_edoc.docx Seite 12 von 17

13 Gebuchte Rechnung / Gutschrift (Verkauf und Service) / Registrierte Mahnung In den gebuchten Belegen kann die Erstellung einer Versandaufgabe von einzelnen Dokumenten manuell angestoßen werden ( Aktionen -> Dokumentenversandaufgabe erstellen ). Vorrausetzung ist, das am Datensatz das Feld Elektronischer Dokumentenversand aktiviert ist. Sonstige Dokumente Sonstige Dokumente werden über die normale Druckfunktion im Bericht aufgerufen. Beachten Sie dazu, dass abhängig von der Einrichtung entweder gedruckt (kein Dokumentversand) oder eine Dokumentversandaufgabe erstgellt wird. Sonstige Dokumente können Berichte/Belege an Kunden oder Lieferanten sein. Sie können somit mit geringem Anpassungsbedarf Saldenlisten an Kunden/Lieferanten, Anfragen und Bestellungen an Lieferanten etc. versenden. manual_opp_edoc.docx Seite 13 von 17

14 Sonstige Dokumente Anpassungsbedarf Folgender Quellcode ist pro gewünschtem Report nachzutragen: (Hier am Beispiel Zahlungsavis von OPplus) Dokumentenversand Aufgaben In den Dokumentenversandaufgaben sammeln sich alle anstehenden, versandten und stornierten Vorgänge. Die Daten werden durch die Funktion Buchen (bzw. Registrieren) aus dem Bereich Verkauf und Service (Auftrag / Rechnung / Gutschrift / Mahnung), oder aus den gebuchten Belegen via Funktion Dokumentversandaufgabe erstellen erzeugt. In den Versandaufgaben können noch Empfänger Code (Mail oder Faxnummer) geändert werden, sofern der Status noch nicht auf Versendet steht. Mit der Funktion Versenden kann nun jede einzelne Zeile extra versandt werden. Alternativ kann die Funktion Alle Versenden genutzt werden, die alle Einträge automatisch versendet. Außerdem steht ein automatischer Service mittels Navision Applikation Server zur Verfügung, welcher zu frei wählbaren Intervallen den Versand durchführt. manual_opp_edoc.docx Seite 14 von 17

15 Wird die automatische Versandvariante mittels NAS gewählt, so müssen in der Codeunit Document Dispatch Job Aufgabenwarteschlangenposten erstellt werden. Option Kommunikationskanal Belegart Belegnr. Tabellen ID Bericht ID Kopie Dokumentenverzeichnis Dateiname Empfänger Code Erstellt am Erstellt von Status Versendet am Versendet von Fehlertext Übrige Wiederholungsversuche Beschreibung In diesem Feld ist ersichtlich, ob eine Mail oder ein Fax erstellt wird. Optionsfeld mit folgenden Werten: Geb. Rechnung Geb. Gutschrift Geb. Serv. Rechnung Geb. Serv. Gutschrift Mahnung Sonstiges Hier wird die Belegnummer angezeigt. Ist nur bei der Belegart Sonstiges gefüllt und gibt die Tabelle an, mit welcher der Bericht gestartet wird. Ist nur bei der Belegart Sonstiges gefüllt und gibt den Bericht an, welcher gedruckt werden muss. Kann außer bei Mahnungen und Sonstiges aktiviert sein. Ist dieses Feld aktiviert, so wird der Beleg als Kopie exportiert. In diesem Verzeichnis werden die PDF-Dateien gespeichert. In diesem Feld wird der erstellte Dateiname angezeigt. Dieses Feld enthält die Adresse oder Faxnummer des jeweiligen Empfängers. Hier wird das Datum und die Uhrzeit der Erstellung des Aufgabeneintrags angezeigt. Hier wird die Benutzer ID der Erstellung des Aufgabeneintrags angezeigt. Hier sind folgende Optionen vorhanden: Neu Versendet Storniert Beendet mit Fehler Hier wird das Datum und die Uhrzeit der Versendung des Aufgabeneintrags angezeigt. Hier wird die Benutzer ID des Versenders angezeigt. Tritt ein Fehler bei der Abarbeitung auf, so wird hier der Fehlertext angezeigt. Dieses Feld zeigt an, wie viele Versuche noch offen sind, wenn ein Fehler aufgetreten ist. Auf die Dokumentenversandaufgaben kann außerdem via Navigate Funktion in NAV zugegriffen werden. Somit ist eine rasche Analyse von elektronischen Versandaufgaben zu bestimmten Belegen möglich. manual_opp_edoc.docx Seite 15 von 17

16 PDF und Mailgenerierung Wird eine Dokumentenversandaufgabe abgearbeitet, so werden folgende Schritte durchgeführt: Option PDF Erstellung SMTP Mail Versand Beschreibung Es wird das jeweilige Dokument als PDF erstellt und im vorgesehenen Pfad abgelegt. Es wird das erstellte Dokument inkl. Beilagen als via SMTP versendet. manual_opp_edoc.docx Seite 16 von 17

17 in Kooperation mit gbedv GmbH & Co. KG ACP Business Solutions GmbH Loger Straße 22b Neuseiersberger Strasse Osterholz-Scharmbeck A-8055 Graz Telefon: / (43) Telefax: / (43) info@opplus.de Internet: bs-graz@acp.at Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können jederzeit ohne vorherige Ankündigung nach den technischen und inhaltlichen Anforderungen geändert werden. Diese Unterlagen dürfen weder in Teilen noch als Ganzes ohne vorherige schriftliche Zustimmung der gbedv GmbH & Co. KG in irgendeiner Form oder über irgendwelche Mittel reproduziert oder übertragen werden. Die gbedv GmbH & Co. KG lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in diesem Dokument ab. gbedv Alle Rechte vorbehalten. Stand: Die hier genannte Software darf nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden; hier eventuell genannte Warenzeichen sind Eigentum ihrer Inhaber. manual_opp_edoc.docx Seite 17 von 17