ELO Digital Office GmbH

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1 ELO Digital Office GmbH Grundlagen ELO ArchiveLink mit SAP R/3

2 Unterschiede in der unter SAP Dokumentenablage (optische ) Originalbelege : eingehende Dokumente (Eingangsrechnungen,...) Frühes, Gleichzeitiges, Spätes Archivieren ausgehende Dokumente (Bestellungen, Fakturen,...) Drucklisten: Reports, Journale etc. (FI-Monatsbuchungen,...) Dokumente, die im DVS oder in SAP-Office angelegt wurden ArchiveLink Grundlagen Datenarchivierung von R/3 Daten (Belege) über ADK (vormals REORG)

3 Dokumentenablage im Archivsystem SAP R/3 Module Office DVS FI MM SD HR Eingangsrechnungen Gutschriften Eingehende Zahlungen Ausgangsbelege Drucklisten beliebige Dokumente beliebige Dokumente Eingangsrechnungen Eingehende Gutschriften Mahnungen Lifo-Bewertg. Fertigungsaufträge Einzelpostenjournal Kontenschreibung Belegjournal Eingangsbelege Rahmenvertr. Bestellung Anfrage Lieferplan Reklamationen Bewerbungen KundenkontraktePersonalakten Lieferpläne Kundenanfragen Bestellungen Verkaufsbelege Angebote Auftragsbest. Lieferscheine Rechnungen Kontrakte Briefe

4 Archiving unter SAP R/3 SAP ArchiveLink Application components FI SD MM QM PP HR... Cross-application components SAP Archivelink SAP Scanning Archiving Viewing ELO User User

5 ELO ist SAP ArchiveLink zertifiziert Archiving unter SAP R/3

6 SAP ArchiveLink: die Komponenten SAP ELO ArchiveLink ELO SAP Server HTTP RFC RFC ELO Contentserver ELO SAP Frontend SAPALINK ELO Server Archiving unter SAP R/3 SAPALINK DLL SAPGUI (Viewer) OLE OLE ELO Frontend ELO32 Client

7 SAP ArchiveLink: Zentrale Begriffe Archiving unter SAP R/3 Objekttyp: BKPF FI FAX Dokumenttyp Objekttyp: VBAK SD SDIORDER FIIINVPREL FIIINVOICE Dokumentart Content Repository: : A1 Der Objekttyp definiert das Business Objekt (z.b. steht der Objekttyp BKPF für Buchhaltungsbelege) Die Dokumentart beschreibt eine Sorte von Dokumenten (z.b. steht FIIINVOICE für eingehende Rechnungsdokumente in der Finanzbuchhaltung) Objekttyp Dokumentart Relationen sind einem Content Repository zugeordnet Jede Dokumentart hat einen Dokumenttyp (z.b. FAX, PDF, ALF, DOC, etc.), der das technische Format des jeweiligen Dokumentes definiert

8 Content Server Schnittstelle: Begriffe unter R/3 Archiving unter SAP R/3 Dokument Ein Dokument setzt sich aus Verwaltungsdaten und Content zusammen. Content Der Content wird über die Verwaltunsdaten identifiziert und beschrieben. Eine in sich abgeschlossene Datenmenge (1 File) wird als Content-Einheit bezeichnet. Content Server Beliebiger Server, der Content verwaltet; z.b. Archivserver des externen Ablagesystems. Content Repositoy Logischer Ablageort von Dokumenten für das R/3 (bisher logisches Ablagesystem in SAP ArchiveLink). Auf einem Content Server können mehrere Content Repositories existieren.

9 Szenario DocXtractor, Workflow + Indexupload in SAP DocXtracor ELO ELO Workflow Index- Extraktion Index- Ergänzung/ Freigabe Index- Upload SAP (Verbuchung)

10 Spätes Ablegen mit Barcode (alternativ: Frühes Ablegen mit Barcode) Dokument (Hauspost) 2 1 Dokument (Hauspost) Scanner SAP Basis Dokumentenreferenz Barcode ID Business Objekt Barcode ID ELO Erfassen des Businessobjektes vom Papierdokument ausgehend Manuelles Weiterleiten an die Scannabteilung Wichtig: Sicherstellen der korrekten Barcodeerfassung Prüfziffernalgorithmen Maschinelle Barcodeerfassung

11 Ablegen mit Barcode Vorteile Zentrales Scannen der Belege Zuordnung zu Business Objekt durch Sachbearbeiter initiiert Automatische Zuordnung von Originaldokumenten und SAP- Belegen Geringer Belegtransport durchs Unternehmen, wenn integriert mit Workflow Schnellere Verteilung und Transport, wenn integriert mit Workflow Nachteile Mehrkosten (Barcodedrucker, Software zur Barcodeerkennung) Qualitätssicherung durch die Scanstelle Verlustgefahr der Dokumente, wenn kein Workflow Großer Papierfluß durchs Unternehmen beim späten Ablegen Keine Kontrolle, in welchen Status sich die Bearbeitung befindet, wenn kein Workflow

12 Zuordnen und Ablegen (Späte ohne Barcode) Eingehende Rechnung Dokument passiert als Papier die verschiedenen Arbeitsstationen Ablegen nach Beendigung der Sachbearbeitung FI Sach - bearbeiter Business Objekt SAP Basis BKPF 4711 Posteingang 1 Zentrale Ablage Zuordnen Objekt ID Business Papier - dokument vernichten ELO 2 BKPF 4711 Ablegen Scannen

13 Zuordnen und Ablegen (Späte ohne Barcode) Vorteile Keine großen Organisationsänderung notwendig Papierbelege laufen wie bisher durch das Unternehmen Gruppendynamische Probleme geringer als bei den anderen Szenarien Abzeichnungen der Dokumente werden sofort mit übernommen Geringer Schulungsaufwand der Mitarbeiter Rasche Implementierung Nachteile Manuelle Eingabe der Verknüpfung Bedingt massentauglich durch manuelle Vorgehensweise Verlustgefahr der Dokumente Großer Papierfluß durchs Unternehmen Keine Kontrolle, in welchen Status sich die Bearbeitung befindet Da rein ablagebezogenes Szenario, keine Nutzung von Workflow- Vorteilen

14 Ablegen für spätere Erfassung / Ablegen und Erfassen (Frühe / Gleichzeitige ) 1 ELO Dokument ablegen 2 ELO Workflow Scanner Workflow Sachbearbeiter A Sachbearbeiter B Workflow Sachbearbeiter C ELO WORM 3 SAP Beleg erfassen

15 Ablegen für spätere Erfassung (Frühe ) Vorteile Zentrales Scannen der Belege Kein Belegtransport durchs Unternehmen Unmittelbarer Zugriff auf Dokumente Schnellere Verteilung und Transport Parallele Bearbeitung möglich Über die Dokumentart wird entsprechende Transaktion gestartet i.v.m. SAP Business Workflow konsequentester Ansatz der Vorgangsbearbeitung Nachteile Erheblicher Schulungsaufwand Starke organisatorische Änderungen erforderlich Change Management erforderlich

16 Ablegen und Erfassen (Gleichzeitige ) Vorteile Wie bei Ablegen für spätere Erfassung Aber kein zentrales Scannen Belegtransport zum Sachbearbeiter Sachbearbeiter scannt direkt am Arbeitsplatz (flexibel, unabhängig) Qualitätsprüfung des gescannten Beleges erfolgt vom Sachbearbeiter Nachteile Größter Schulungsaufwand Höhere Hardwarekosten Mögliche Wartezeiten beim Scannen Ständiger Wechsel zwischen Dokumenterfassung und Dokumentbearbeitung bei großen Mengen

17 Ablegen für spätere Zuordnung Unterschied: SAP Anwendungsbeleg existiert schon Vorteile Zentrales Scannen der Belege Kein Belegtransport durchs Unternehmen Unmittelbarer Zugriff auf Dokumente Schnellere Verteilung und Transport Parallele Bearbeitung möglich Über die Dokumentart wird entsprechende Transaktion gestartet i.v.m. SAP Business Workflow konsequentester Ansatz der Vorgangsbearbeitung Nachteile Manuelle Zuordnung des Dokumentes zum Business Objekt Erheblicher Schulungsaufwand Starke organisatorische Änderungen erforderlich Change Management erforderlich

18 Ablegen und Zuordnen Unterschied: SAP Anwendungsbeleg existiert schon Vorteile Wie bei Ablegen für spätere Zuordnung Aber kein zentrales Scannen Belegtransport zum Sachbearbeiter Sachbearbeiter scannt direkt am Arbeitsplatz (flexibel, unabhängig) Qualitätsprüfung des gescannten Beleges erfolgt vom Sachbearbeiter Nachteile Manuelle Zuordnung des Dokumentes zum Business Objekt Größter Schulungsaufwand Höhere Hardwarekosten Mögliche Wartezeiten beim Scannen Ständiger Wechsel zwischen Dokumenterfassung und Dokumentbearbeitung bei großen Mengen

19 Ablegen von Drucklisten I Direkte Ablage von Drucklisten Integration von Hyperlinks auf bereits abgelegte Dokumente und auf SAP Business Objekte möglich Effiziente Suchmöglichkeiten innerhalb der abgelegten Druckliste über Index möglich SAP Basis Printer ELO WORM

20 Ablegen von Drucklisten II Sehr viel kompaktere Speicherung als in der voluminösen Papierausgabe Schnellere Verfügbarkeit gegenüber der Papierausgabe Schneller Zugriff von unterschiedlichen Arbeitsplätzen aus Indizierte oder Freitextsuche, damit schnelle Informationsverfügbarkeit Einfache, konsistente und komfortable Verwaltung

21 Ablegen ausgehender Dokumente I Direkte Ablage druckbarer Dokumente aus der SAP Anwendung Möglich für alle SAPscript-Druckprogramme Integration der Dokumente mit dem zugrundeliegenden Business Objekt z.b. Dokument Auftragsbestätigung integriert mit dem Businessobjekt Auftrag (VBAK) Drucker SAP Basis ELO WORM

22 Ablegen ausgehender Dokumente II c erfolgt automatisch aus der jeweiligen Transaktion beim Drucken (z.b. Bestellung, Faktura) Anzeige erfolgt über Acrobat Reader (PDF) transparent für den Benutzer Gewohnte Arbeitsumgebung Geringer Schulungsaufwand Lückenlose und fehlerfreie Ablage

23 Datenarchivierung im Archivsystem Online SAP DB s - objekt Archivdateien Offline ELO WORM slauf

24 Datenarchivierung im SAP Business Warehouse ELO WORM

25 Nutzen der mit SAP I Archiving unter SAP R/3 Entlastung des Systems von abgeschlossenen Vorgängen Verbesserung des Antwortzeitverhaltens Verkürzung der Datensicherungslaufzeiten Revisionssicherheit: Archivierte Belege sicher verwahrt Teilweise Zugriff auf reorganisierte Daten als Einzelbeleg Teilweise Zugriff auf reorganisierte Daten über Reports Verfügbarkeit der Daten gemäß der Aufbewahrungspflicht Zeitersparnis (Zugriffs-, Such-, Durchlaufzeiten)

26 Nutzen der mit SAP II Archiving unter SAP R/3 Integrierte Verarbeitung (keine Medienbrüche) Geringere Raumkosten Gleichzeitiger Zugriff von mehreren Personen an mehreren Orten Einfaches Sichern und Kopieren Höhere Konsistenz durch zentrale Datenhaltung Höhere Reaktionsfähigkeit auf Kundenanfragen

27 Mehr als ArchiveLink: ELO SAP AddOns Archiving unter SAP R/3 Indexdownload (+ Strukturaufbau) Erstellen von Workitem/ Start des Workflows (alternativ: Direktverbuchung/ Vorerfassung im SAP) Wertupload ins SAP Workitem Barcode Labelprinter DocIxtractor ScPLink: ELO-/SAP-Schnittstelle für cprojects

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