EvaSys-Export (Stand )

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1 EvaSys-Export (Stand ) Zur Evaluierung von Lehrveranstaltungen wird an der Universität Tübingen die Software EvaSys eingesetzt. Um eine Lehrveranstaltungsevaluation durchführen zu können, müssen in EvaSys bestimmte Daten wie Veranstaltungstitel, Dozent/in und adressen der Veranstaltungsteilnehmer für die Befragung eingetragen werden. Da diese Informationen im Campus-Portal oftmals bereits vorhanden sind, wird im Campus-Portal eine Funktion für den Export der für EvaSys benötigten Daten bereitgestellt. Die exportierten Daten können dann bequem ins EvaSys-System eingelesen und weiterverarbeitet werden. Nähere Informationen zur Lehrveranstaltungsevaluation und der Software EvaSys finden Sie auf den Webseiten des Zentrums für Evaluation und Qualitätsmanagement der Universität Tübingen unter Qualitätsmanagement > Lehrveranstaltungsevaluation (http://www.unituebingen.de/de/27435). Kennzeichnen einer Veranstaltung für die Evaluation Um die Grunddaten einer Veranstaltung für EvaSys exportieren zu können, müssen Sie die Veranstaltung zunächst als EvaSys-Veranstaltung kennzeichnen. Abb. 1: Zuordnung zu anderen Systemen Kennzeichnung als EvaSys-Veranstaltung Öffnen Sie die gewünschte Veranstaltung im Editier-Modus. Unter der Reitergruppe 4 (1) klicken Sie auf den Reiter Zuordnung zu anderen Systemen (2). Wählen Sie aus der DropDown-Box (3) das System EvaSys aus. Standardmäßig ist im Feld Externe ID (4) die Veranstaltungs-ID vorausgefüllt. Diese dient in EvaSys generell zur eindeutigen Identifizierung der Veranstaltung. Falls Sie die Veranstaltung aber in EvaSys bereits manuell mit der EvaSys-eigenen ID (Course_Code) angelegt haben, tragen Sie sie im Feld Externe ID ein. Die eingetragene Externe ID wird in den Export-Dateien als Course_Code ausgegeben. Klicken Sie auf Speichern (5), um Ihre Angaben zu speichern. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 1

2 Abb. 2: Löschen einer EvaSys-Zuordnung Um eine Zuordnung zu EvaSys zu löschen, setzen Sie das Häkchen vor dem entsprechenden Eintrag (1) und klicken Sie auf den Button Löschen (2). Bestätigen Sie den Löschvorgang durch Klick auf den Button Endgültig Löschen. Hinweis: Beim Kopieren einer Veranstaltung wird die Kennzeichnung als EvaSys- Veranstaltung nicht mit kopiert. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 2

3 Suche und Export von Veranstaltungsgrunddaten für EvaSys Um eine Export-Datei mit den Grunddaten Ihrer EvaSys-Veranstaltungen zu erstellen, rufen Sie die Funktion Veranstaltungen (1) > Veranstaltungen bearbeiten (2) auf. Abb. 3 Suche nach Veranstaltungen mit EvaSys-Zuordnung In der Suchmaske ist im Feld Einrichtung (4) standardmäßig Ihre Einrichtung vorausgefüllt, um das Suchergebnis auf solche Veranstaltungen zu beschränken. Für die Suche nach EvaSys-Veranstaltungen Ihrer Einrichtung wählen Sie in der DropDown-Box des Feldes Externe Referenz (3) zudem den Eintrag EvaSys aus. Starten Sie die Suche, indem Sie auf den Button Suche starten klicken. Hinweis: Sie können zwar nach Veranstaltungen mit EvaSys-Zuordnung aus anderen Einrichtungen suchen und sich diese anzeigen lassen, doch können Sie nur solche Veranstaltungen für EvaSys als Excel-Datei exportieren, die sowohl eine EvaSys-Zuordnung haben, als auch zu Ihrer Einrichtung (oder einer untergeordneten Einrichtung) gehören. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 3

4 Abb. 4: Suchergebnis In der Ergebnisliste (1) werden Ihnen alle Veranstaltungen angezeigt, die den Kriterien Ihrer Suche entsprechen. In einem für EvaSys erforderlichen Import-Format können Sie nun über den Button EvaSys (2) eine Excel-Export-Datei erstellen. Diese Export-Datei enthält die Veranstaltungen, die den Kriterien Ihrer Suche entsprechen, sofern sie eine EvaSys- Zuordnung haben (vgl. Abb. 1) und zu Ihrer Einrichtung (oder einer untergeordneten Einrichtung) gehören. Existieren keine Veranstaltungen, die diesen Kriterien entsprechen, erhalten Sie die Meldung Die Auswertung enthält keine Daten. Abb. 5: Öffnen/Speichern-Dialog in Excel Sie können die Export-Datei mit den Grunddaten der EvaSys-Veranstaltungen entweder direkt mit Excel öffnen oder sie für eine spätere Bearbeitung unter einem beliebigen Namen abspeichern. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 4

5 Abb. 6: Warnhinweis beim Öffnen der Datei in Excel Abhängig von der verwendeten Excel-Version kann beim Öffnen der Export-Datei ein Warnhinweis erscheinen (vgl. Abb.6). Die Datei kann dann aber dennoch problemlos mit Ihrer Excel-Version geöffnet, bearbeitet und abgespeichert werden. Um die Export-Datei in Excel zu öffnen, bestätigen Sie den Warnhinweis in diesem Fall mit Klick auf den Button Ja. Abb. 7: Export-Datei Die Export-Datei enthält die wichtigsten Grunddaten zu den entsprechenden Veranstaltungen (beispielsweise Name, Vorname, Titel und adresse des Dozenten, Kursname etc.) Zudem erscheint in der Spalte course_code (1) die Externe ID, die Sie bei der Zuordnung zu EvaSys eingetragen haben (i.d.r. die eindeutige Veranstaltungs-ID, vgl. Abb. 1). Durch eine spezielle Nummer wird in der Spalte course_type (2) außerdem die Veranstaltungsart angegeben. Bei Veranstaltungsarten im Campus-Portal, die in EvaSys nicht existieren, bleibt die Spalte leer und muss gegebenenfalls manuell ergänzt werden. Als Dozent wird bei einer Veranstaltung die Lehrperson exportiert, die über die Sortierung und ein entsprechendes Kennzeichen als erste verantwortliche Lehrperson bei der Veranstaltung eingetragen ist. Sollen weitere Dozenten für die Evaluierung der Veranstaltung aufgenommen werden, so müssen diese manuell direkt in EvaSys eingetragen werden. Als adresse des Dozenten wird die im Campus-Portal hinterlegte adresse exportiert. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 5

6 Export von Teilnehmerdaten einer Veranstaltung für EvaSys Neben den Grunddaten von Veranstaltungen können auch die adressen der zugelassenen Teilnehmer einer Veranstaltung für eine Evaluierung der Veranstaltung mit EvaSys exportiert werden. Voraussetzungen für den Export der adressen der Teilnehmer einer Veranstaltung im EvaSys-Format sind: Die Belegung der Veranstaltung ist über das Campus-Portal erfolgt. Die Teilnehmer wurden explizit zur Teilnahme an der Veranstaltung zugelassen (je nach Absprache automatisiert per Skript durch das Campus-Team oder manuell durch den jeweiligen Fachbereich) und haben den Status ZU (zugelassen) für diese Veranstaltung. In der Rolle Fachbereich können Sie Teilnehmerdaten nur dann exportieren, wenn die Veranstaltung zu Ihrer Einrichtung (bzw. einer untergeordneten Einrichtung) gehört. Für den Export der adressen der zugelassenen Teilnehmer ist die oben beschriebene Zuordnung der Veranstaltung zu EvaSys nicht zwingend erforderlich. Der Export der adressen der zugelassenen Teilnehmer steht auch den Benutzern der Rolle Dozent bzw. Lehrender für ihre eigenen Veranstaltungen zur Verfügung. Abb. 8: Detailansicht einer Veranstaltung mit Link Platzvergabe Um bei einer Veranstaltung mit oder ohne Parallelgruppen alle zugelassenen Teilnehmer für EvaSys zu exportieren, klicken Sie in der Detailansicht der Veranstaltung auf den Link Platzvergabe (1). Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 6

7 Abb. 9: Bunte Liste mit Button EvaSys In der sogenannten bunten Liste der Platzvergabe finden Sie bei den Funktionen den Button EvaSys (1), über den eine Export-Datei mit den adressen der zugelassenen Teilnehmer im EvaSys-Format erstellt werden kann. Abb. 10: Download-Seite Sobald die Daten ermittelt und für den Export bereit stehen, erscheint die Download-Seite, über die Sie nun die Export-Datei herunterladen können. Klicken Sie dazu auf Bericht herunterladen/öffnen (1). Wie bei der Export-Datei der Veranstaltungsgrunddaten (vgl. Abb. 7) können Sie die Export- Datei entweder direkt in Excel öffnen oder zunächst abspeichern. Je nach Excel-Version erscheint der bereits beschriebene Warnhinweis, den Sie zum Öffnen der Export-Datei mit Ja bestätigen müssen (vgl. Abb. 6). Abb. 11: Export-Datei mit adressen der zugelassenen Teilnehmer In der Spalte course_code (1) erscheint die Externe ID, die Sie bei der Zuordnung zu EvaSys eingetragen haben (i.d.r. die eindeutige Veranstaltungs-ID, vgl. Abb. 1). Wurde Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 7

8 keine Zuordnung der Veranstaltung zu EvaSys gemacht, so bleibt diese Spalte leer und kann gegebenenfalls manuell mit dem passenden Course_Code aus EvaSys gefüllt werden. In der Spalte werden die adressen aller zu dieser Veranstaltung zugelassenen Studierenden aufgeführt. Bei einer Veranstaltung mit Parallelkursen werden die adressen der zugelassenen Teilnehmer sämtlicher Parallelkurse genannt. Dabei werden die adressen jeweils nach Parallelgruppen sortiert aufgelistet. Export von Teilnehmerdaten einer Parallelgruppe für EvaSys Wenn Sie in einer Veranstaltung Teilnehmer in verschiedenen Parallelgruppen verwalten und die einzelnen Parallelgruppen separat evaluiert werden sollen, muss jede Parallelgruppe manuell in EvaSys angelegt werden. Sollen bei einer Veranstaltung mit Parallelgruppen die adressen der zugelassenen Teilnehmer jeweils getrennt nach Parallelgruppe exportiert werden, so steht diese Funktion über die sogenannten grauen Listen zur Verfügung. Abb. 12: Graue Liste Die grauen Listen können Sie über die bunten Listen aufrufen, indem Sie am Ende der Belegungstabelle der bunten Liste in der Spalte der gewünschten Parallelgruppe auf den Eintrag Listen (1) klicken. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 8

9 Abb. 13: Link Belegungsinformation Alternativ können Sie die grauen Listen auch über den Link Belegungsinformation (2) bei der gewünschten Parallelgruppe in der Detailansicht der Veranstaltung aufrufen. Abb. 14: Graue Liste mit Button EvaSys Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 9

10 In der grauen Liste können Sie dann die adressen der für die gewählte Parallelgruppe zugelassenen Teilnehmer als Excel-Datei im EvaSys-Format exportieren, indem Sie auf den Link EvaSys (1) klicken. Sobald die Daten ermittelt und für den Export bereit stehen, erscheint die Download-Seite, über die Sie nun die Export-Datei herunterladen können (vgl. Abb. 10). Abb. 15: Export-Datei mit adressen der zugelassenen Teilnehmer Beim Export der adressen der zugelassenen Teilnehmer für eine Parallelgruppe wird in der Spalte Course_Code (1) die der Veranstaltung zugeordnete Externe ID sowie die ID der Parallelgruppe exportiert. Diese Spalte dient in diesem Fall nur zur Orientierung und muss manuell mit dem passenden Course_Code aus EvaSys gefüllt werden. Wurde bei der Veranstaltung keine Zuordnung zu EvaSys eingetragen, so bleibt diese Spalte leer und muss dann ebenfalls manuell mit dem passenden Course_Code aus EvaSys gefüllt werden. Fragen? Bei Fragen zu EvaSys wenden Sie sich bitte an das Zentrum für Evaluation und Qualitätsmanagement der Universität Tübingen. Bei Fragen zu der beschriebenen Export-Funktion im Campus-Portal wenden Sie sich bitte unter an das Campus-Team des ZDV. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme 10

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