für Fortgeschrittene Den Überblick behalten - Literatur verwalten Arbeiten schreiben Inhalt

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1 Arbeiten schreiben 1 Den Überblick behalten - Literatur verwalten für Fortgeschrittene Inhalt 1. RefShare (Datenbank freigeben / veröffentlichen) Referenzen in Texte einfügen Referenzen und Literaturverzeichnis formatieren Write-N-Cite (Add-In für Microsoft Word) Mit Write-N-Cite 4 zitieren Literaturverzeichnisse mit Write-N-Cite 4 erstellen Weitere Funktionen von Write-N-Cite Konfiguration eines Ausgabestils

2 2

3 3 1. RefShare (Datenbank freigeben / veröffentlichen) RefShare ist ein Modul innerhalb von RefWorks. Es ermöglicht eine schnelle und einfache Datenbank- oder Ordnerfreigabe für den Zugriff durch autorisierte Nutzer innerhalb und außerhalb Ihrer Institution oder Projektgruppe. Autorisierte Nutzer benötigen kein eigenes RefWorks-Konto um die Referenzen sehen, exportieren und Literaturlisten erstellen zu können. Eine RefShare-Datenbank ist über eine URL online verfügbar. 1. Die RefShare-Optionen können Sie unter der Registerkarte Ordner organisieren & freigeben einstellen. 2. Über das Icon Ordner freigeben können einzelne Ordner oder die gesamte RefWorks-Datenbank freigegeben werden. 3. Aktivieren Sie die gewünschten Optionen und speichern Sie die Einstellungen (Button <Speichern>).

4 4 4. Im Freigabebereich (Icon ) können Sie freigegebene Ordner öffnen Freigabe zurücksetzen RefShare-Optionen ändern RefShare-URL per senden 5. Alle Personen, denen Sie die RefShare-URL mitgeteilt haben, können auch ohne eigenes RefWorks-Konto auf Ihre freigegebenen Ordner zugreifen. Je nach Einstellungen im Schritt 3 können die Referenzen ausgedruckt, exportiert oder als Bibliografie ausgegeben werden, jedoch nicht verändert werden.

5 5 2. Referenzen in Texte einfügen 1. Neben der Referenz, die Sie im Text zitieren möchten, klicken Sie auf das Icon Zitieren. Im Popup-Fenster öffnet sich der Citation Viewer mit einem Zitatplatzhalter. 2. Markieren Sie den Zitatplatzhalter (Button <Auswählen>) und kopieren Sie ihn in die Zwischenablage (rechte Maustaste / Kopieren). 3. Öffnen Sie Ihr Word-Dokument und fügen Sie den Zitatplatzhalter an der gewünschten Stelle im Text ein. Wiederholen Sie den Vorgang (Schritte 1-3) mit weiteren Zitaten und speichern Sie das Dokument.

6 6 3. Referenzen und Literaturverzeichnis formatieren 1. Gehen Sie zum Menü <Bibliografie / Format Document>. 2. Wählen Sie einen Ausgabestil (z.b. Vancouver). 3. Über den Link select a file rufen Sie Ihr zuvor gespeichertes Dokument auf. RefWorks erstellt automatisch ein zweites formatiertes Dokument (mit formatierten Verweisen im Text und einem Literaturverzeichnis am Ende des Dokuments). Der Dateiname beginnt mit "Final-". Weitere Zitatplatzhalter fügen Sie bitte immer im Originaldokument ein (s. Seite 5), nie im Final -Dokument!

7 7 4. Write-N-Cite (Add-In für Microsoft Word) Write-N-Cite ist ein Werkzeug, das den Nutzern von Microsoft Word ermöglicht mit nur wenigen Mausklicks die Referenzen zu zitieren und das Literaturverzeichnis zu erstellen. Um Write-N-Cite nutzen zu können, muss dieses Hilfsprogramm zuerst auf Ihrem Computer installiert werden. Hinweis: Für die Installation von Write-N-Cite sind Administratorrechte an Ihrem PC erforderlich! Es gibt mehrere Versionen von Write-N-Cite, die auf Ihr Betriebssystem und Ihre Version von Microsoft Word abgestimmt sind. Sie finden die entsprechenden Installationsdateien zum Download in Ihrem RefWorks-Konto im Menü Tools / Write-N-Cite sowie eine Installationsanleitung für Windows und Mac unter dem Link Im Folgenden wird die Version Write-N-Cite 4 für Windows vorgestellt (kompatibel mit MS Word ab 2007) Mit Write-N-Cite 4 zitieren 1. Öffnen Sie Ihr Word-Dokument. 2. Öffnen Sie das Menü RefWorks. 3. Über den Button <Anmelden> loggen Sie sich in Write-N-Cite ein. Für die Anmeldung benötigen Sie den Gruppencode der ULB Münster und Ihre RefWorks-Kennung. Alternativ können Sie sich mit den Anmeldecode eintragen, den Sie in Ihrem RefWorks-Konto im Menü Tools / Write-N-Cite finden. 4. Nach dem Login wird Ihre RefWorks- Datenbank synchronisiert. Die Write-N-Cite-Funktionen werden erst aktiv, wenn die Synchronisierung abgeschlossen ist. Dieser Vorgang kann einige Sekunden dauern.

8 8 Wichtiger Hinweis: Falls Ihr Dokument direkt mit RefWorks erstellt oder bearbeitet wurde, konvertieren Sie das Dokument über die Funktion Präferenzen / Aus früherer WnC-Version konvertieren. Dadurch werden dem Dokument die notwendigen Microsoft Word Feldcodes hinzugefügt, damit es mit Write-N-Cite 4 verarbeitet werden kann. 5. Über das Dropdown-Menü <Stil> wählen Sie das gewünschte Ausgabeformat für Ihre Zitate und das Literaturverzeichnis aus. 6. Über die Funktion Anderen Stil auswählen gelangen Sie zu der Liste der Favoriten, die Sie in Ihrem RefWorks-Konto gespeichert haben. 7. Wählen Sie den gewünschten Stil und klicken Sie auf <Speichern>. Der Stil wird als Voreinstellung übernommen.

9 9 8. Platzieren Sie den Cursor im Text an der Stelle, wo das Zitat eingefügt werden soll. 9. Klicken Sie in der WNC-Leiste auf <Zitat einfügen / Neues Zitat einfügen>. 10.Wählen Sie das gewünschte Zitat aus Ihrer Referenzliste und klicken Sie auf OK. Das Zitat wird in den Text eingefügt.

10 10 Je nach Ausgabestil können Sie das Zitat formatieren, z.b. Text vor/nach dem Zitat oder spezielle Seiten einfügen. 1. Mit einem Doppelklick auf eine Zitatklammer öffnen Sie das Bearbeitungsfenster. 2. Wählen Sie die gewünschten Einstellungen. Die Änderungen werden in der Vorschauzeile dargestellt. 3. Bestätigen Sie die Änderungen mit OK. Diese erscheinen nun in der Zitatklammer. Wichtige Hinweise zum Bearbeiten eines Zitats: Mit der Option Fußnote erstellen kann eine Zitatklammer im Text in eine Fußnote umgewandelt werden, selbst wenn der Ausgabestil nur mit textinternen Zitaten arbeitet. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden! Die Option nur Bibliographie bewirkt, dass das Zitat weder im Text noch in der Fußnote angezeigt wird, sondern nur im Literaturverzeichnis erscheint. Wird diese Option einmal aktiviert, ist das Wiederauffinden und Zurücksetzen des Zitats im Text oder als Fußnote schwierig. Lösungstipp: Alles markieren (Strg+A) -> rechte Maustaste -> Feldfunktion ein/aus -> Zitat suchen -> Doppelklick in die Klammer öffnet das Bearbeitungsfenster -> Option nur Bibliographie deaktivieren -> alles markieren (Strg+A) -> rechte Maustaste -> Feldfunktion ein/aus.

11 Literaturverzeichnisse mit Write-N-Cite 4 erstellen 1. Platzieren Sie den Cursor im Text an der Stelle, wo das Literaturverzeichnis eingefügt werden soll. 2. Klicken Sie in der WNC-Leiste auf <Bibliographie-Optionen / Bibliographie einfügen>. Entsprechend dem vorher gewählten Ausgabestil wird das Literaturverzeichnis generiert und im Text platziert. Mit dem Doppelklick auf das Literaturverzeichnis oder über das Menü <Bibliographie- Optionen / Bibliographie formatieren> können Sie den Aufbau und die Sortierung des Literaturverzeichnisses anpassen. Vorher muss der Stil entsperrt werden.

12 Weitere Funktionen von Write-N-Cite 4 Menü Zitat einfügen / Neues Zitat einfügen In der Ordnerliste wird automatisch der Ordner Documents erstellt. Dort werden alle in Ihren Dokumenten zitierten Referenzen in entsprechenden Unterordnern abgelegt. In RefWorks werden diese Ordner ebenfalls automatisch erstellt. Löschen Sie sie nicht, solange Sie mit den Dokumenten arbeiten. Weitere Zitate in einer Klammer können über die Buttons + / - hinzugefügt bzw. entfernt werden. Mit den Pfeilen kann die Reihenfolge der Zitate verändert werden. Ist vom Ausgabestil eine bestimmte Zitatreihenfolge vorgegeben, kann diese über die Option Standardreihenfolge außer Kraft setzen deaktiviert werden. Meine Datenbank synchronisieren Sie können alle Funktionen von Write-N-Cite auch offline nutzen. Sind Sie wieder online, klicken Sie auf <Meine Datenbank synchronisieren >. Ihre Write-N-Cite-Daten werden mit der RefWorks- Datenbank abgeglichen und aktualisiert. Feldcodes entfernen Beim Anklicken dieser Option werden die in Zitaten und im Literaturverzeichnis hinterlegten Feldcodes endgültig entfernt. Diese können anschließend nicht mehr mit Write-N-Cite verarbeitet werden. Es ist empfehlenswert, vorher eine Kopie der Datei mit Feldcodierungen zu speichern. Abmelden / Account wechseln Arbeiten mehrere Nutzer an einem Rechner, ist nach der Sitzung ein Logout erforderlich. Werden unterschiedliche RefWorks-Accounts abwechselnd genutzt, kann die An-/Abmeldung über das Menü <Präferenzen / Konten wechseln> erfolgen.

13 Schritt 1: stil-editor öffnen (1), gabestil wählen (2), umbenennen (3), ttyp bestimmen (4), speichern (5), bearbeiten (6). -Einstellungen: lungen (textintern): Falls aktiviert: Definition weiterer Referenztypen (Schritte 3b+c) ist nicht erforderlich. instellungen: 2 1 Tipp: vor dem Namen setzt Ihren Ausgabestil allen vordefinierten Ausgabestilen voran. 4 Schritt 2b / 3b / 4b: Referenztyp Allgemein definieren (1). Ausgabefelder und deren Reihenfolge bestimmen (2). Feldeinstellungen bearbeiten (3). 1 Referenztyp Allgemein immer definieren (Ausnahme: siehe Schritt 3a, Nur Referenznummern in Zitaten verwenden ) Markiertes Feld wird rechts bearbeitet 2 3 Nichtdefinierte Referenztypen verwenden die Einstellungen vom Referenztyp Allgemein. Schritt 2c / 3c / 4c: Weitere Ref.-Typen definieren: überschreibt alle Einstellungen rechts Die Ausgabefelder können aus den bereits definierten Referenztypen kopiert werden. Zwischenschritt: 3 5 6

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