Rahmendienstvereinbarung

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1 Rahmendienstvereinbarung für die Einführung und den Einsatz von SAP-Standardsoftware zwischen dem Universitätsklinikum Tübingen und dem Personalrat des Universitätsklinikums Tübingen I. GELTUNGSBEREICH 1. Diese Rahmendienstvereinbarung (RDV) gilt am Universitätsklinikum Tübingen für alle dort Beschäf-tigten. 2. Diese Rahmendienstvereinbarung regelt die Rahmenbedingungen für Planung, Einführung, Betrieb und Weiterentwicklung von SAP-Standardsoftware und den Schnittstellen der vor- und nachgelagerten EDV-Systemen, (im folgenden kurz SAP-System), den Einsatz der entsprechenden Arbeitsmittel und die Auswirkungen auf die Beschäftigten und deren Arbeitsplätze. Sie konkretisiert die gesetzlichen Beteiligungsrechte des Personalrats mit dem Ziel einer einvernehmlichen Soft- und Hardwareeinfüh-rung unter Berücksichtigung der Interessen der Beschäftigten. 3. Die anstehende Migration der im Betrieb befindlichen R/2-Module nach R/3 wird auf der Grundlage dieser Rahmendienstvereinbarung vollzogen. II. GRUNDSÄTZE UND ZIELE 1. Vorstand und Personalrat des Universitätsklinikums Tübingen sind sich einig, daß ein modernes be-triebswirtschaftliches Management eines Großbetriebes den Einsatz von EDV- Systemen erfordert. 2. Ziele des Einsatzes des SAP-Systems am Universitätsklinikum in Tübingen sind die Optimierung und Stärkung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit, die Steigerung der Dienstleistungsqualität, die Ver-besserung der Arbeitsbedingungen der Beschäftigten sowie die Nutzung von SAP zur Qualitätssiche-rung. 3. Ziel des Einsatzes des SAP-Systems ist es nicht, die Zahl und Wertigkeit der Arbeitsplätze zu verrin-gern oder Beschäftigungsbedingungen der Mitarbeiter in rechtlicher oder tatsächlicher Hinsicht zu ver-schlechtern. 4. Die Einführung des SAP-Systems einschließlich der erforderlichen Arbeitsmittel soll so erfolgen, daß eine möglichst geringe arbeitspsychologische und arbeitsphysiologische Belastung entsteht, so daß da-mit der Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz hinreichend berücksichtigt wird. 5. Beide Seiten sind sich einig, daß Einführung und Betrieb des Systems eine Qualifizierung der Mitar-beiter erfordert, die es ihnen ermöglicht, den neuen Anforderungen gerecht zu werden. 6. Unter Berücksichtigung der Aufgaben des Universitätsklinikums wird bei der Einführung des Systems insbesondere darauf geachtet, daß - die Handlungs- und Entscheidungsspielräume der Mitarbeiter erhalten oder, wenn möglich, erweitert werden, - an Arbeitsplätzen schematische Arbeitsabläufe möglichst nicht überwiegen, - Zusammenarbeit und soziale Kontakte erhalten oder, wenn möglich, verbessert werden, - die Bedienung des Systems und damit verbundener Arbeitsmittel erleichtert wird, - Überlastungen und Überforderungen vermieden werden. 7. Ziel des Einsatzes des SAP-Systems ist es nicht, Leistung und Verhalten einzelner Mitarbeiter zu kontrollieren.

2 Für die Umsetzung dieser Ziele erfolgt fortlaufend eine entsprechende Qualifizierung der Beschäftigten des Universitätsklinikums. III. INFORMATION VON PERSONALRAT UND BESCHÄFTIGTEN 1. Der Personalrat wird über Einführung, Betrieb und Weiterentwicklung des SAP-Systems umfassend und rechtzeitig informiert. 2. Die dem Personalrat zu übergebenden Unterlagen müssen in allgemein verständlicher Form verfaßt sein und zusätzlich folgende Informationen enthalten: - Mit dem System verbundene wirtschaftliche und technische Zielsetzung, - Auswirkungen auf Arbeitsplätze, Arbeitsorganisation, Arbeitsinhalte, Arbeitsbelastungen und Qualifikationsanforderungen, - Beabsichtigte und/oder vermutete Veränderungen in der Personalstruktur, - Personal- und Qualifizierungsmaßnahmen. 3. Der Personalrat kann an allen Projekt-, Arbeits-, Koordinierungs- und Lenkungsgruppen, die an Einfüh-rung, Betrieb oder Weiterentwicklung des SAP-Systems arbeiten, mit bis zu 2 Vertretern teilnehmen. Er kann im Einvernehmen mit der Dienststelle auch qualifizierte Beschäftigte seines Vertrauens als Ver-treter benennen. 4. Beteiligung der Beschäftigten. Entsprechend einer sachgerechten Personalführung werden die betroffenen Beschäftigten über die beab-sichtigte Maßnahme fortlaufend, rechtzeitig und umfassend informiert. Dazu gehören insbesondere In-formationen über die Auswirkungen auf die Arbeitsplätze, Arbeitsinhalte, Arbeitsbelastungen und Qua-lifikationsanforderungen. In die Projektabwicklung werden betroffene Beschäftigte aktiv einbezogen. Insbesondere sind Vertreter betroffener Bereiche als Mitarbeiter in den entsprechenden Projektgruppen zu berücksichtigen. 5. Die Mitglieder von Projektgremien und sonstige Projektmitarbeiter werden für Ihre Arbeit im Projekt im erforderlichen Maß von ihrer sonstigen beruflichen Tätigkeit freigestellt. Aufgrund der Einfüh-rungsplanung und des Qualifizierungsplans ist hierzu eine differenzierte Zeitabschätzung von der Dienststelle vorzunehmen. Gegebenenfalls wird ein erforderlicher Personalausgleich im Einzelfall ge-regelt. Sind Überstunden nicht zu vermeiden, werden im Einzelfall im Einvernehmen mit der zuständigen Per-sonalvertretung Überstunden angeordnet. Die Abgeltung wird unter Berücksichtigung der Wünsche des Beschäftigten geregelt. IV. UMSETZUNG DER MITBESTIMMUNG BEI DER EINFÜHRUNG Für die Einführung eines SAP-Moduls wird ein differenzierter Zeitplan erstellt, der fortlaufend zu aktuali-sieren ist. Der Zeitplan ist dem Personalrat vor dem Projektstart und nach jedem Einführungsteilschritt zur Zustimmung vorzulegen. In diesem Zeitplan sind mitbestimmungsrelevante Einführungsteilschritte festzu-legen. Dabei sind die eingeplanten Personalressourcen differenziert nachzuweisen. An diesen Einfüh-rungsteilschritten ist mit dem Personalrat Einvernehmen über das weitere Vorgehen bei der konkreten Ein-führung herzustellen. Ziel dabei ist es, vor Beginn des Produktionsbetriebes des jeweiligen Moduls eine Dienstvereinbarung zur Regelung dieses SAP-Moduls abzuschließen. An typischen Arbeitsplätzen werden Analysen durchgeführt. Ziel ist eine Überprüfung von Arbeitsplätzen hinsichtlich der tatsächlichen Umsetzungen der in Ziffer II festgelegten Ziele. Dabei sollen auch psychi-sche und körperliche Belastungen aufgrund technischer, organisatorischer und qualifikatorischer Mängel untersucht werden. Mängel werden durch geeignete Maßnahmen beseitigt. V. ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE FÜR DIE EINFÜHRUNG VON SAP- MODULEN

3 1. Zweckbindung In den Modulvereinbarungen ist der jeweilige Zweck der Einführung und Anwendung zu definieren. Personen-bezogene Daten dürfen nur zu dem Zweck verarbeitet werden, zu dem sie rechtmäßig erhoben wurden. Zweck-fremde Verarbeitung oder Nutzung erhobener personenbezogener Daten ist nur mit Zustimmung des Personal-rats zulässig. 2. Leistungs- und Verhaltenskontrolle Möglichkeiten zur individuellen Verhaltens- und Leistungskontrolle einzelner Mitarbeiter dürfen ohne Zustim-mung des Personalrats nicht genutzt werden. Anonymisierte Auswertungen zum Zwecke von Organisationsanalysen sind zulässig, wenn der Personalrat vor-ab informiert und ihm das Ergebnis mitgeteilt wird. Anonymisiert bedeutet, daß die Daten nicht oder nur mit ei-nem erheblichen Aufwand wieder einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Personenbezogenene Daten, die ausschließlich zum Zweck der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung oder zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebes einer Datenverarbeitungsanlage gespeichert werden, dürfen zur Verhaltenskontrolle nur im Rahmen dieser Zwecke, nicht aber zur individuellen Leistungskontrolle von ein-zelnen Mitarbeitern ausgewertet oder genutzt werden. Über die Kontrollmöglichkeiten sind betroffene Mitarbeiter zu informieren, insbesondere über Art und Umfang der über sie im Rahmen von Protokollierungen gespeicherten Daten. 3. Maschinell gewonnene Leistungszahlen dürfen nicht Gegenstand personalrechtlicher Vorgänge (z.b. Beurtei-lungen) sein. Ausnahmen hiervon bedürfen der Zustimmung des Personalrats und des Beschäftigten. 4. Systembeschreibung und Bestandsverzeichnis Der Funktionsumfang der jeweils zum Einsatz kommenden Module wird in Einzelvereinbarungen niedergelegt. Für jede Moduleinführung ist ein Konzept zu erstellen in dem dargelegt wird: - Bezeichnung des SAP-Moduls - Zweck und Begründung der Maßnahme - eine Beschreibung der geplanten bzw.eingeführten Software - ein arbeitsplatzbezogenes Bestandsverzeichnis der Rechner und Endgeräte, sowie der jeweils installierten Software - Angaben über Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Auswertung von personenbezogenen Daten, sowie die Zugriffsberechtigungen - einen Vernetzungsplan der Rechner und Endgeräte Die Verzeichnisse werden laufend aktualisiert und dem Personalrat zur Verfügung gestellt. VI. SICHERUNG DER BESCHÄFTIGUNGSVERHÄLTNISSE 1. Werden durch die Einführung des SAP-Systems einschließlich der erforderlichen Arbeitsmittel Arbeitskapazi-täten frei, so wird sich die Dienststelle bemühen, diese vorrangig im Sinne der Ziffer II zur Verbesserung des Dienstleistungsangebotes der Universitätsklinik und der Arbeitsbedingungen der Beschäftigten zu nutzen. 2. Die Einführung des SAP-Systems sowie eventuell damit verbundene organisatorische Umstellungen führen weder zu einer Herabgruppierung der dort Beschäftigten noch zu Entlassungen. Bei Umsetzungen als Folge des Einsatzes des SAP-Systems werden der Wissens- und der Erfahrungsstand der be-troffenen Mitarbeiter und ihre persönlichen Belange berücksichtigt. Ihnen wird einer ihrer Qualifikation entspre-chender, nach Möglichkeit gleichwertiger Arbeitsplatz angeboten. 3. Dafür sind sie durch Maßnahmen der Fort- und Weiterbildung zu qualifizieren. Diese Maßnahmen finden inner-halb der Arbeitszeit statt. Wünsche und Interessen der Betroffenen

4 sind bei der Planung und Umsetzung einzu-holen und möglichst zu berücksichtigen. Im Anschluß an eine Umsetzung ist eine ausreichende Einarbeitungs-zeit zu gewährleisten. VII. GRUNDSÄTZE FÜR DIE ERHEBUNG, VERARBEITUNG UND NUTZUNG VON DATEN 1. Erhebung der Daten Personenbezogene Daten sind grundsätzlich beim Beschäftigten mit seiner Kenntnis zu dem in der Mo-dulvereinbarung festgelegten Zweck zu erheben. Erhebungen, die nicht beim Beschäftigten selbst erfol-gen, dürfen nur unter den Voraussetzungen des 11 Abs. 4 Nr. 1 bis 7 Landesdatenschutzgesetz erfol-gen. Soweit zur Anwendung von neuen SAP-Modulen Daten aus bereits vorhandenen Systemen übernommen werden, sind diese in den jeweiligen Einzelvereinbarungen zu benennen. 2. Speicherung der Daten Die zu speichernde Personaldaten und Infotypen werden abschließend in den Einzelvereinbarungen festgelegt und als Anlage dokumentiert. Der Infotypenkatalog enthält folgende Angaben: - Bezeichnung der Infotypen - Aufbau und Inhalt der Infotypen(Datenfelder) - Verknüpfungen mit anderen Dateien und DV-Systemen und Modulen, d.h. auf welche Module zugegriffen wird. Der Datenkatalog enthält folgende Angaben: - Feldbezeichnung - Aufbau der Datensätze: Datenfelder, Typ des Datenfeldes, Länge des Datenfeldes, Schlüsselverzeichnis - Verknüpfungen zu anderen Daten und Dateien - Herkunft der Daten - Zweckbestimmung/Rechtsgrundlage für die Erhebung der Daten 3. Stammdaten von Beschäftigten, die aus dem Betrieb ausscheiden, sind nach 5 Jahren komplett zu lö-schen, soweit in den einzelnen Modulvereinbarungen nichts anderes vereinbart ist. Andere Daten dieser Beschäftigten sind ebenfalls nach 5 Jahren zu löschen, soweit sie nicht für eine weitere zulässige und notwendige Verarbeitung erforderlich sind. Im übrigen sind alle personenbezogenen Daten sowie Infotypen, die nicht mehr benötigt werden, un-verzüglich zu löschen, es sei denn, gesetzliche Regelungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen stehen diesem entgegen. 4. Verknüpfung personenbezogener Daten Eine Verknüpfung von personenbezogenen Daten der Beschäftigten mit anderen Daten aus externen oder internen Dateien und anderen SAP-Modulen ist nur mit Zustimmung des Personalrats zulässig. In den Modulvereinbarungen sind die Schnittstellen sowie die hierüber transferierten Daten abschlie-ßend aufzuführen. VIII. QUALIFIZIERUNG, EINARBEITUNG UND FORTBILDUNG 1. Vorrangig vor Neueinstellungen werden geeignete eigene Beschäftigte für die Tätigkeit mit dem SAP-System qualifiziert und entsprechend weitergebildet. Dies kann im Einzelfall bis zu einer Umschulung gehen. 2. Vor dem Einsatz des SAP-Systems einschließlich der erforderlichen Arbeitsmittel, sowie vor techni-schen und organisatorischen Änderungen werden die Beschäftigten rechtzeitig und umfassend über die Arbeitsmethode und über ihre Aufgabe theoretisch und praktisch unterrichtet. 3. Neben der fachlichen Einarbeitung erfolgt eine Qualifizierung der mit dem SAP-System arbeitenden Mitarbeiter. Diese Qualifizierung soll so frühzeitig erfolgen, daß den Mitarbeitern

5 eine Wiederholung angeboten werden kann. Die Qualifizierung umfaßt mindestens: - Grundlagen der Informationstechnik - Grundsätze ergonomischer Bildschirmarbeitsplätze - Gesundheitsschutz am Bildschirmarbeitsplatz - Grundlagen des eingesetzten Betriebssystems - Arbeitsweise und Wirkung der benutzten Software - Grundlagen zu Datenschutz und Datensicherheit - Übersicht über Dienstvereinbarungen. - Überblick über den Aufbau des SAP-Systems - Arbeitsweise und Bedienung der für die Aufgabenerfüllung notwendigen, sowie angrenzender SAP-Funktionen - fachspezifische Grundlagen Darüber hinaus sind Nachschulungen zu fachlichen Fragen zur Anwendung und Bedienung des SAP-Systems, sowie Erfahrungs- und Gedankenaustausch in geeigneter Form (Workshops, Benutzerservice) vorzusehen. Die Qualifizierungspläne werden dem Personalrat so rechtzeitig vorgelegt, daß er noch Alternativen in die Planung einbringen kann. Die Einarbeitung und Qualifizierung findet in der Regel während der Arbeitszeit statt; muß von Schicht- und Teilzeitbeschäftigten hierzu Freizeit in Anspruch genommen werden, wird entsprechender Freizeitausgleich gewährt. Anfallende Kosten trägt die Dienststelle. Dienststelle und Personalrat prüfen im Rahmen eines Einführungskonzeptes auch weiterqualifizierende Maßnahmen, die zu höherwertigen Tätigkeiten führen. IX. DATENSCHUTZ Für die SAP-Basis, jedes einzuführende SAP-Modul, sowie für die bereits eingesetzten SAP- Module wer-den in den Einzelregelungen für diese Module ergänzende Datenschutzvereinbarungen aufgenommen. Die-se müssen zumindest beinhalten: - Eine Spezifizierung der verarbeiteten Personaldaten (einschließlich Zweckbestimmungen), Auswertun-gen, Zugriffsrechte, Übermittlungen und Löschfristen, - Maßnahmen zur technischen und organisatorischen Sicherstellung von Datenschutz und Datensicher-heit ( 9 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg), - Eine Präzisierung der Kontrollrechte und -möglichkeiten des Personalrats. X. RECHTE DES PERSONALRATS In Zusammenhang mit der Planung, Einführung und dem Betrieb des SAP-Systems werden dem Personal-rat folgende Rechte zugestanden: 1. Personalratsmitglieder, die im Rahmen von Projekt- oder anderen Arbeitsgruppen zur Planung, Einfüh-rung und im Betrieb des SAP-Systems tätig sind, haben das Recht, an den Qualifizierungsmaßnahmen für das SAP-System teilzunehmen. 2. Dem Personalrat steht zur Beratung ein externer Sachverständiger seiner Wahl für die Dauer des Ein-führungsprozesses zur Verfügung. Der Sachverständige unterliegt der fachlichen Weisung seitens des Personalrats. Dafür wird dem Personalrat ein für die einzelne Module zu vereinbarendes Budget zur Verfügung gestellt. Die Verwendung dieser Mittel ist im einzelnen zweckbezogen nachzuweisen. Dem Sachverständigen ist in Begleitung Zutritt zu den von der SAP-Einführung betroffenen Bereichen zu gewähren. 3. Der Personalrat erhält über das EDV-Netz der Universitätsklinik Zugang zum SAP-System. Die Zugrif-fe auf die einzelnen SAP-Module werden in den Einzelmodulvereinbarungen geregelt. Die zugreifen-den Personalräte tragen die Verantwortung dafür, daß sie das System nur in zulässiger Weise nutzen. 4. Einmal jährlich ist die Dienststelle verpflichtet, die vereinbarte Nutzung des SAP-Systems auf die Ein-haltung der Rahmendienstvereinbarung sowie der Vereinbarung der einzelnen

6 Module zu überprüfen / überprüfen zu lassen. Zu dieser Überprüfung ist neben dem Personalrat der Datenschutzbeauftragte hin-zuzuziehen Zu dieser Überprüfung kann der Personalrat einen externen Sachverständigen hinzuziehen. Bezüglich der Höhe des Budgets für den Sachverständigen ist mit der Dienststelle Einvernehmen her-zustellen. Über das Ergebnis der Systemprüfung wird ein Protokoll angefertigt. Werden bei einer Revi-sion oder bei einem anderen Anlaß Mängel festgestellt, die gegen Bestimmungen der Rahmedienstvereinbarung oder einer Modulvereinbarung verstoßen, so sind diese unverzüglich zu beseitigen. XI. VERSTÖSSE GEGEN DIE DIENSTVEREINBARUNG 1. Werden entgegen den hier vereinbarten Grundsätzen Systeme anderweitig genutzt, wird dieses System bzw. der Teil des Systems oder der Systeme solange außer Betrieb gesetzt bis durch technisch organi-satorische Maßnahmen sichergestellt ist, daß eine Wiederholung ausgeschlossen ist. 2. Verstöße von Mitarbeitern gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen, Datenschutzregelungen des Klinikums und Regelungen der Dienstvereinbarungen zum SAP- System können je nach Schuldvorwurf Verweis oder Abmahnung zur Folge haben. 3. Bei wiederholten Verstößen kann der Ausschluß von der Arbeit vom SAP-System mit entsprechenden arbeitsrechtlichen Folgen verfügt werden. Bei vorheriger einschlägiger Abmahnung kann gekündigt werden. XII. KONFLIKTREGELUNGEN Bei Streitigkeiten über die Auslegung und Anwendung dieser Vereinbarung sind diese zwischen Vertretern des Klinikumsvorstands und dem Personalrat mit dem Ziel einer einvernehmlichen Einigung in einem ge-meinsamen Gespräch zu erörtern. Erst wenn hier keine Einigung erzielt wird, kann ein Stufenvertretungsverfahren gem. LPVG eingeleitet werden. XIII. INKRAFTTRETEN - KÜNDIGUNG 1. Diese Dienstvereinbarung tritt amtage der Unterzeichnung in Kraft. 2. Sollten Teile dieser Vereinbarung nichtig sein, so bleiben die anderen Teile dieser Vereinbarung davon unberührt. 3. Die Einzelmoduldienstvereinbarungen sind einzeln kündbar und änderbar, ohne daß die Rahmendienst-vereinbarung gekündigt werden muß. Anlagen sind jeweils Bestandteil der Dienstvereinbarungen. 4. Diese Rahmendienstvereinbarung kann mit einer Frist von 3 Monaten zum Abschluß eines Kalender-jahres gekündigt werden. Sie gilt bis zum Abschluß einer neuen Dienstvereinbarung fort. Dies gilt auch für den Abschluß von Einzelmoduldienstvereinbarungen. 5. Die Beteiligten verpflichten sich rechtzeitig in Verhandlungen über erforderliche Änderung zu treten, insbesondere um neuen rechtlichen technischen oder organisatorischen Rahmenbedingungen Rechnung zu tragen. Tübingen, den R. Strehl Johann Graf Verwaltungsdirektor stellvertretender Personalratsvorsitzender