zum Erhalt des Zertifikats zum audit berufundfamilie

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1 zum Erhalt des Zertifikats zum audit berufundfamilie Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft Auditor/Auditorin: Regine Steinhauer Datum:

2 Dokumentation der Umsetzungsfortschritte Gab es im letzten Berichtszeitraum Veränderungen in der Umsetzungsstruktur? nein Gab es im letzten Berichtszeitraum Veränderungen in Ihrer Organisation, die für die Umsetzung der vereinbarten Ziele und Maßnahmen relevant waren? nein Welche Meilensteine bzw. Highlights wurden Ihrer Einschätzung nach im Berichtszeitraum erreicht? Einführung eines Kontakhalte- und Wiedereinstiegsmanagements 01

3 1. Handlungsfeld 1 Arbeitszeit 1.1 Ziel: Verbesserung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch weitere Flexibilisierung der Arbeitszeitgestaltung Flexible Verfahren und Möglichkeiten sind eingeführt Messkriterium: Status: Kommentar: Zukunft / Potenzial: Ziel erreicht Die Flexibilisierung der Arbeitszeit entspricht den derzeitigen Wünschen der Beschäftigten, die ausdrücklich keine Abschaffung der derzeitigen Kernzeitregelung zugunsten von Funktionszeiten favorisiert haben. Abschluss der Dienstvereinbarung und Evaluation Maßnahme: Entwicklung von Rahmenvorgaben für die Durchführung eines Projekts in einem ausgewählten Fachbereich zur Ersetzung der Kernarbeitszeit durch Funktionszeiten. Beschäftigte und Zielgruppen in ausgewählten Bereichen Umsetzung bis: Bericht 1 Da sich keine weiteren Fachbereiche zur Erprobung von Funktionszeiten bereitfanden, wurde auf den Pilotversuch verzichtet. Die Möglichkeit, Kernarbeitszeit durch Funktionszeiten zu ersetzen, soll in erweitertem Umfang in die neue Dienstvereinbarung zur Regelung der gleitenden Arbeitszeit aufgenommen werden, die derzeit erarbeitet und noch 2012 abgeschlossen werden wird. Auf die Durchführung eines Pilotversuches zur Erprobung von Funktionszeiten wird verzichtet, über eventuelle Regelungen zu Funktionszeiten in einzelnen Bereichen wird im Zusammenhang mit dem vorliegenden Entwurf der neuen Dienstvereinbarung zur Gestaltung der Arbeitszeit diskutiert. Auf die Durchführung des Pilotversuchs wurde verzichtet. Stand: Maßnahme gestrichen Maßnahme: Prüfauftrag: Die Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und Forschung prüft, ob anstelle eines Krankentages/Sonderurlaub ein halber Krankentag/Sonderurlaub für erkrankte und betreuungsbedürftige Kinder (bis 12 Jahren), für schwerbehinderte Kinder und für pflegebedürftige Familienangehörige ermöglicht werden kann. Bei positivem Prüfergebnis Umsetzung der Maßnahme. Beschäftigte mit erkrankten, betreuungsbedürftigen Kindern im Alter bis zu 12 Jahren, mit schwerbehinderten Kindern, mit pflegebedürftigen Familienangehörigen Umsetzung bis: Bericht 1 Die Prüfungen zu den rechtlichen Möglichkeiten und der technischen Umsetzung dauern an und werden voraussichtlich zur 2. Jahreshälfte 2012 abgeschlossen sein. 02

4 Es wurde von der SenBildJugWiss eine Anfrage an die Senatsverwaltung für Inneres dahingehend gerichtet, ob seitens des Landes Berlin eine Änderung der Sonderurlaubsverordnung geplant sei, so dass analog zu den Regelungen des Bundes statt eines ganzen auch ein halber Sonderurlaubstag von den Beschäftigten zur Pflege erkrankter Kinder in Anspruch genommen werden könnte. Im Antwortschreiben der SenInn heißt es dazu, eine solche Regelung sei nicht geplant, die derzeitige Rechtslage schließe dies aus und sei verbindlich. Im Rahmen des Netzwerkes der im Land Berlin auditierten Unternehmen und Behörden hat die SenBildJugWiss angeregt, eine solche Regelung zu schaffen. Eine entsprechende Vorlage zur Änderung der Sonderurlaubsverordnung wird derzeit für die SenInn vorbereitet. Die Änderung der Sonderurlaubsverordnung steht noch aus, derzeit sieht die Senatsverwaltung für Inneres und Sport nach einer entsprechenden Mitteilung keinen Änderungsbedarf bei der Sonderurlaubsverordnung, um auch halbe Sonderurlaubstage bei Erkrankungen von Angehörigen in Anspruch nehmen zu können. Schreiben der SenInnSport Maßnahme: Auswertung des Piloten; dabei werden gezielt auch die Effekte auf flexible Regelungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie evaluiert sowie Überprüfung hinsichtlich eines Transfers der Pilotergebnisse auf die gesamte Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und Forschung alle Beschäftigten Umsetzung bis: Bericht 2 Die Maßnahme entfällt (siehe Punkt 1.1.1). Maßnahme gestrichen Der Pilotversuch wurde nicht durchgeführt, daher erfolgte auch keine Evaluierung. Stand: Maßnahme gestrichen Maßnahme: Überarbeitung der Dienstvereinbarung zur Gestaltung der Arbeitszeit mit dem Ziel, individuelle Möglichkeiten und Verfahren bspw. wegen familiärer Situationen zur Befreiung von der Kernarbeitszeit entwickeln Beschäftigte gem. Familiendefinition Umsetzung bis: Bericht 3 Keine Berichterstattung im ersten Berichtsjahr Der Entwurf zur neuen Dienstvereinbarung zur Gestaltung der Arbeitszeit liegt derzeit zur Diskussion bei den Beschäftigtenvertretungen. Die Beschäftigtenvertretungen werden sich in einer Klausursitzung im Mai 2013 mit dem Entwurf inhaltlich auseinandersetzen und ggfls. eigene 03

5 Vorschläge einbringen. Die Änderungsvorschläge der Beschäftigtenvertretungen und der Dienststelle wurden in den Entwurf eingearbeitet und in den Abteilungen zur Diskussion gestellt. Die Dienstvereinbarung befindet sich in der finalen Abstimmungsphase. Entwurf der Dienstvereinbarung Maßnahme: Überarbeitung der Dienstvereinbarung zur Gestaltung der Arbeitzeit mit dem Ziel, die Flexibilität zu Dienstbeginn wie zum Dienstende hin zu erhöhen. (z.b. Erweiterung der Rahmenarbeitszeit, weitere Verringerung der Kernarbeitszeit alle Beschäftigte Umsetzung bis: Bericht 3 Die bisherigen Rückmeldungen zum Entwurf der Dienstvereinbarung haben mehrheitlich gezeigt, dass eine weitere Verringerung der Kernarbeitszeit als nicht sinnvoll erachtet und auch die Einführung von Funktionszeiten von einer Mehrheit der Beschäftigten abgelehnt wird. Die derzeitige Kernzeitregelung habe sich in der Praxis bewährt. Wünschenswert wären Möglichkeiten zur Samtagsarbeit auf freiwilliger Basis, die bereits im Entwurf der DV vorgesehen sind. Auf Wunsch der Mehrzahl der Beschäftigten bleibt die derzeitige Kernzeitregelung bestehen. Weiterer Flexibilisierungsbedarf besteht nicht. Stand: Maßnahme gestrichen Maßnahme: Aktive Kommunikation der neu eingeführten wie bestehenden Maßnahmen und Regelungen zur flexiblen Gestaltung der Arbeitszeit insbesondere hinsichtlich guter Lösungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie. alle Beschäftigten Umsetzung bis: fortlaufend Es wurde im Berichtszeitraum damit begonnen, sowohl für Führungskräfte als auch für Beschäftigte geeignetes Informationsmaterial zu Teilzeit- und Beurlaubungsmöglichkeiten zu erstellen. Geplant ist auch die Informations-Bereitstellung über den geplanten neuen Intranet-Auftritt. Gleichzeitig werden alle Führungskräfte gebeten, die Informationen in alle Mitarbeiter-Vorgesetzten-/Jahresgespräche aufzunehmen. Mit Einführung des Familienpflegezeitgesetzes ist eine umfassende Information der Beschäftigten über die neuen gesetzlichen Regelungen durch Inhouse-Schulungen und über das Intranet geplant. Die Kommunikationsmaßnahmen werden kontinuierlich fortgesetzt. Insbesondere über die 04

6 Mitglieder der regelmäßig tagenden Projektgruppe audit erfolgt sowohl die Rückmeldung aus den Abteilungen als auch die Weitergabe von Informationen. Die Kommunikation zu den Regelungen einer flexiblen Arbeitszeit wird vor allem nach Abschluss der neuen Dienstvereinbarung über Arbeitsbesprechungen und das Intranet erfolgen. 2. Handlungsfeld 2 Arbeitsorganisation 2.1 Ziel: Die Arbeitsorganisation wird familienbewusst weiterentwickelt. Messkriterium: Ergebnis einzelner Befragungen Status: Kommentar: Zukunft / Potenzial: Ziel erreicht Hausinterne Regelungen zur Terminierung von Besprechungen und Meetings in Kernarbeitszeiten (auch für Führungskräfte) wurden in die neue DV zur Gestaltung der Arbeitszeit aufgenommen. Die strikte Einhaltung dieser Regelungen kollidiert mitunger mit zu knappen Besprechungsräumen oder einer Vielzahl überschneidender Termine. Zukünftig sollen insbesondere die oberen Führungsebenen verstärkt auch die Belange des audit berücksichtigen, wenn Besprechungen angesetzt werden Maßnahme: Verabschiedung einer hausinternen Regelung, dass Termine und Besprechungen grundsätzlich so zu terminieren bzw. langfristig planbar zu gestalten sind, dass sie in Zeiten gesicherter Kinderbetreuung während der Kernarbeitszeiten stattfinden und Beschäftigte in Teilzeit daran teilnehmen können. alle Beschäftigte, insbesondere in Teilzeit, Führungskräfte Umsetzung bis: Bericht 2 Im Entwurf der neuen Dienstvereinbarung zur Gestaltung der Arbeitszeit, der derzeit mit den Beschäftigtenvertretungen diskutiert wird, ist vorgesehen, dass Termine und Besprechungen, wenn möglich nur in Zeiten gesicherter Kinderbetreuung stattfinden sollen und auch Beschäftigte in Teilzeit daran teilnehmen können sollen. Die Dienstvereinbarung ist derzeit in der Abstimmung mit den Beschäftigtenvertretungen. Dienstvereinbarung 05

7 2.1.2 Maßnahme: Führungskräfte werden verpflichtet, mit ihren Teams gemeinsame Lösungen zu entwickeln und damit eine kooperative Kultur der Übernahme von Verantwortung für eigene (familiäre) Belange zu fördern. Dazu gehört auch, den Informationsfluss mit Beschäftigten in Teilzeit zu gewährleisten alle Beschäftigte, Führungskräfte Umsetzung bis: Bericht 2 Die derzeit in der Diskussion befindlichen Führungsleitlinien für die SenBildJug Wiss sollen in Führungskräftezirkeln mit den Führungskräften diskutiert und dann als Grundlage einer kooperativen Führungskultur veröffentlicht werden. In regelmäßigen Führungskräftefeedbacks und Mitarbeiter/innen-Befragungen soll der Stand der praktischen Umsetzung evaluiert werden. Ein Entwurf der Führungsleitlinien, der auch die Grundsätze des Umgangs zwischen Führungskräften und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern enthält, befindet sich derzeit in der Abstimmung mit der Hausleitung. Entwurf Führungsleitlinien Maßnahme: Etablierung dieser Grundsätze der Zusammenarbeit (insbesondere Terminierung von Sitzungen und Besprechungen) auch für die oberen Führungsebenen. Führungskräfte der ersten und zweiten Ebene Umsetzung bis: Bericht 3 Die Regelungen in der DV sollten selbstverständlich auch für die Führungsebenen gelten, lassen sich aufgrund vieler von Dritten bestimmter Termine und einer angespannten Situation bei der Vergabe von Sitzungsräumen jedoch nicht immer in die Praxis umsetzen. Die Grundsätze der Zusammenarbeit gelten für alle Führungsebenen. 06

8 3. Handlungsfeld 3 Arbeitsort 3.1 Ziel: Institutionalisierung der Möglichkeiten der alternierenden Tele-/Heimarbeit bzw. des Arbeitens von zu Hause aus Möglichkeiten sind eingeführt Messkriterium: Status: Kommentar: Zukunft / Potenzial: Ziel teilweise erreicht Die Möglichkeiten zu Tele- und Heimarbeit wurden mit dem Abschluss einer entsprechenden Dienstvereinbarung eingeführt. Das Arbeiten von zu Hause aus als grundsätzliche Möglichkeit wird erst nach der Umstellung des It-Systems im Jahr 2014 möglich sein. Entsprechende Regelungen stehen noch aus. Regelungen zum Arbeiten von zu Hause aus, Schaffung der technischen Voraussetzungen (z.b. Zugang zu IT-Fachverfahren, Datensicherheit etc.) Maßnahme: Abschluss einer Dienstvereinbarung zur alternierenden Tele-/Heimarbeit Beschäftigte gem. Definition Dienstvereinbarung Umsetzung bis: Bericht 1 Die Dienstvereinbarung zur alternierenden Heim- und Telearbeit wurde durch eine Unterarbeitsgruppe der audit-projektgruppe erarbeitet, in der Projektgruppe und anschließend in allen Abteilungen diskutiert. Veränderungswünsche und Anregungen wurden eingearbeitet und der Entwurf der Hausleitung vorgelegt und von dieser freigegeben. Derzeit läuft das personalvertretungsrechtliche Beteiligungsverfahren mit anschließendem Abschluss der Dienstvereinbarung. Die Dienstvereinbarung wurde im Juli 2012 zwischen der Senatorin für Bildung, Jugend und Wissenschaft und dem Personalrat der SenBildJugWiss abgeschlossen und nach einem Jahr eine Wirkungsanalyse vereinbart. Technische Schwierigkeiten bei der Nutzung von Telearbeit sollen mit der Erneuerung der IT-Infrastruktur im Sommer 2014 weitgehend beseitigt werden. Die Dienstvereinbarung zur Heim- und Telearbeit wurde abgeschlossen und die Regelungen werden von den Beschäftigten genutzt. Eine Evaluierung der DV wird derzeit durchgeführt. Die Ergebnisse sollen bei der Fortschreibung berücksichtigt werden. Die SenBildJugWiss hat Vorschläge und Hinweis in den Entwurf einer landesweiten Dienstvereinbarung zur Heim- und Telearbeit eingebracht, der derzeit diskutiert wird. DV Heim- und Telearbeit 07

9 3.1.2 Maßnahme: Arbeiten von zu Hause aus wird als neue, zusätzliche hausinterne Regelung zur alternierenden Tele-/Heimarbeit eingeführt. Dazu Rahmenbedingungen und Regelungen analog Telearbeit entwickeln und festlegen (Voraussetzungen, Absprache mit Führungskraft, Anrechung der Arbeitszeit, technischer Zugang, Datensicherheit etc.) Beschäftigte gem. hausinterner Regelung Umsetzung bis: Bericht 3 Reglungen zur Arbeit von zu Hause aus (mobile Telearbeit) werden erst nach Einführung eines neuen IT-Systems möglich sein, die für den Sommer 2014 geplant ist. Mit der Schaffung der technischen Voraussetzungen für mobile Telearbeit, vor allem Zugriffsmöglichkeiten auf dienstliche Daten und Verzeichnisse von zu Hause aus, wird auch eine hausinterne Regelung für diese Arbeitsform geschaffen werden. Die Vorbereitungen für die Umstellung des IT-Systems laufen. Nach der Umstellung sollen Regelungen zum Arbeiten von zu Hause aus getroffen werden. Stand: Maßnahme teilweise umgesetzt Maßnahme: Information und Kommunikation der erweiterten Möglichkeiten zur alternierenden Tele-/Heimarbeitarbeit und zur Arbeit von zu Hause aus, sowohl mit Führungskräften wie mit Beschäftigten. Beschäftigte und Führungskräfte Umsetzung bis: fortlaufend Die Beschäftigten wurden über die Führungskräfte, die Mitglieder der Projektgruppe audit und auf Personal- und Frauenversammlungen fortlaufend über den Stand der Erarbeitung der Dienstvereinbarung zur Heim- und Telearbeit informiert und in die Diskussionen einbezogen. Nach Abschluss der Dienstvereinbarung werden die Beschäftigten umfassend über das Intranet und in Info-Veranstaltungen über das neue Verfahren und die erweiterten Möglichkeiten der Heim- und Telearbeit informiert. Die neue DV zur Heim- und Telearbeit wurde sowohl den Leitungskräften als auch den Beschäftigten in Veranstaltungen, Dienstbesprechungen und über das Intranet vorgestellt. Ein entsprechender Antragsvordruck und Merkblätter zum Datenschutz und zur Ausstattung des Arbeitsplatzes sind online verfügbar. Mit der Einführung des neuen IT-Systems sind auch umfassende Informationen und Schulungen der Beschäftigten und der Führungskräfte zu den Möglichkeiten der Arbeit von zu Hause aus geplant. Die Kommunikation zu den Regelungen zur Heim- und Telearbeit wird fortgesetzt. Insbesondere 08

10 werden auch die Ergebnisse der Evaluierung veröffentlicht und evtl. Probleme mit den Beschäftigten und Führungskräften besprochen. 4. Handlungsfeld 4 Informations- und Kommunikationspolitik 4.1 Ziel: Systematisierung und Ausbau der Informationen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie Messkriterium: Angebote sind eingeführt Status: Kommentar: Zukunft / Potenzial: Ziel erreicht Die Informationen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie wurden systematisiert und werden kontinuierlich aktualisiert. Die Kommunikation kann weiter optimiert werden Maßnahme: Eine Übersicht über die Ansprechpartner/innen zu familienbezogenen Themen und Fragen einschließlich hausinterner, tariflicher und dienstrechtlicher Möglichkeiten wird im Intranet eingerichtet. alle Beschäftigten Umsetzung bis: Bericht 1 Eine Übersicht über Ansprechpartner/innen zu familienbezogenen Themen ist in Bearbeitung und soll bis September 2012 erstellt werden. Bedingt durch die Strukturveränderungen in der Organisation des Hauses mussten Zuständigkeiten entsprechend angepasst werden. Eine Übersicht über die Ansprechpartner/innen zu familienbezogenen Themen wurde erstellt und wird nach Abstimmung im Haus im Intranet veröffentlicht. Eine Liste mit Ansprechpartnern/Ansprechpartnerinnen zu familienbezogenen Themen ist im Intranet verfügbar udn wird bei Bedarf aktualisiert Maßnahme: Einrichtung eines anwenderfreundlichen Portals im hausinternen Intranet, in der alle Informationen über vorhandene Regelungen und Angebote systematisch und nutzerfreundlich nach den Themen Familie und Pflege aufbereitet sind. alle Beschäftigten Umsetzung bis: Bericht 2 Die Einrichtung eines anwenderfreundlichen Portals im Intranet mit Informationen zu den Themen Familie und Pflege wird erst mit der Umstellung der IT-Infrastruktur möglich sein. 09

11 Dei Maßnahme kann erst nach Umstellung des IT-Systems umgesetzt werden, derzeit fehlt es an personellen Ressourcen zru regelmäßigen Pflege eines solchen Portals. Stand: Maßnahme gestrichen Maßnahme: Die Hausleitung informiert und kommuniziert das Thema (Umsetzung des audit, Meilensteine, best practices, spezifische Themen etc.) in der Leitungskonferenz, in Führungsrunden, Gremien etc. Führungskräfte Umsetzung bis: fortlaufend Die Hausleitung hat in regelmäßigen Gesprächen mit den Beschäftigtenvertretungen und in der wöchentlichen Leitungskonferenz das Thema der Umsetzung der audit-zielvereinbarung aktiv kommuniziert und dessen besonderen Stellenwert betont. Der Staatssekretär für Bildung hat im Mai 2012 an einer Sitzung der Projektgruppe audit teilgenommen und mit den Mitgliedern das weitere Vorgehen bei der Umsetzung diskutiert. Das Thema ist auch Bestandteil der Auswertung der Gruppenberichte der Mitarbeiter/innenbefragung. Am fand eine Arbeitsbesprechung des Staatssekretärs für Bildung mit allen Referatsund Abteilungsleitungen und den Mitgliedern der Projektgruppe audit statt, bei der der Stand der Umsetzung der Zielvereinbarung diskutiert und die nächsten Schwerpunkte zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie benannt wurden. Die Hausleitung nutzte vor allem die regelmäßigen Leitungskonferenzen und die Monatsgespräche mit dem Personalrat, um die geplanten und umgesetzten Maßnahmen des audit zu kommunizieren und offene Fragen zu beantworten. Die Eröffnung des Gesundheitstages zum Thema Pflege nutzte der Staatssekretär für Bildung, um die Leistungen von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zu würdigen, die neben den beruflichen Aufgaben noch Angehörige pflegen oder betreuen. Er betonte, dass dieses Thema angesichts des Altersdurchschnitts in der SenBildJugWiss immer mehr an Bedeutung zunehmen werde. Die Mitglieder der Projektgruppe audit berichten regelmäßig in Arbeitsbesprechungen der Abteilungen. Eine Gesprächsrunde mit den Referatsleitungen vor der Re-Auditierung ist geplant, bei der auch die bisherige Umsetzung der Maßnahmen erörtert werden soll. 10

12 4.1.4 Maßnahme: Über das audit und die Umsetzung (besondere Themen etc.) werden die Beschäftigten informiert ( z.b. Frauen- und Personalversammlung, Gesundheitstag ). alle Beschäftigte Umsetzung bis: fortlaufend Der Intranet-Auftritt zum audit wurde überarbeitet, Informationen zu Terminen und Veranstaltungen (z.b. Netzwerktreffen der audit berufundfamilie GmbH zum Thema "Pflegesensible Personalpolitik") werden aktuell eingestellt. Sowohl auf der Personalversammlung als auch in den Info-Veranstaltungen der Frauenvertreterin werden die Beschäftigten fortlaufend über neue Entwicklungen hinsichtlich der audit-umsetzung informiert. Schwerpunkt im Berichtzeitraum waren Informationen zur Erarbeitung der Dienstvereinbarung zur Heim- und Telearbeit und zu den Ergebnissen der Mitarbeiter/innen-Befragung. Die Frauenversammlung im September 2012 bot den anwesenden Frauen die Gelegenheit, in einer Podiumsdiskussion den Abteilungsleitungen Fragen u.a. zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie, zu Karrierechancen von Frauen und anderen Themen zu stellen und auf Probleme bei der Umsetzung von Maßnahmen hinzuweisen. Den Gesundheitstag nutzten die Mitglieder der Projektgruppe audit, um an einem eigenen Stand die Beschäftigten zu informieren und viele Fragen vor allem zu Unterstützungsmöglichkeiten für pflegende Angehörige zu beantworten. In der Personalversammlung wurden von der Senatorin die bisher erzielten Ergebnisse im audit vorgestellt und gleichzeitig die strategischen Ziele für die bevorstehende Re-Auditierung umrissen. 4.2 Ziel: Pflege von Angehörigen als wichtiger Teilbereich der Vereinbarkeit von Beruf und Familie verstärkt thematisieren Angebote sind eingeführt Messkriterium: Status: Kommentar: Zukunft / Potenzial: Ziel erreicht Neben dem Gesundheitstag, bei dem das Thema Pflege im Mittelpunkt stand, sind weitere Vorträge und Veranstaltungen zur Vereinbarkeit von Beruf/Pflege geplant. So fand im November 2013 ein Vortrag zum Thema "Patientenverfügung/Vorsorgevollmacht" statt, der auf ein breites Interesse bei den Beschäftigten gestoßen ist. Weitere Vorträge und Infoveranstaltungen zum Thema sind geplant. 11

13 4.2.1 Maßnahme: Innerhalb des Gesundheitstages 2012 wird eine Veranstaltung zum Komplex Pflege angeboten. alle Beschäftigte, insbesondere mit Pflegeverantwortung Umsetzung bis: Bericht 2 Der Gesundheitstag zum Thema Pflege im September 2012 befindet sich derzeit in Vorbereitung. Am fand der Gesundheitstag "Pflege" statt. Über 200 Beschäftigte haben sich in zahlreichen Vorträgen rund um die Themen Pflege, Altern und Hilfsangebote für pflegende Angehörige informiert. Zahlreiche Krankenkassen und Pflegeeinrichtungen waren mit Ständen vor Ort. Auf besonderes Interesse stieß die Erprobung der Alterssimulationsanzüge, bei denen die Beschäftigten die Folgen des Alterns "hautnah" erleben konnten. Die Resonanz auf den Gesundheitstag war positiv und es wurde der Wunsch nach kontinuierlicher Information zu dem Thema auch außerhalb von Gesundheitstagen geäußert. Der Gesundheitstag zum Thema Pflege wurde durchgeführt. Flyer mit Programm des Gesundheitstages Maßnahme: Erstellung eines Handouts mit den wesentlichen internen, tariflichen und dienstrechtlichen Regelungen und Gestaltungsmöglichkeiten für Beschäftigte mit familiären Pflegeaufgaben. Führungskräfte erhalten das Handout mit der Aufgabe, es zu kommunizieren. Führungskräfte, Beschäftigte mit Pflegeverantwortung Umsetzung bis: Bericht 3 Die Umsetzung erfolgt im dritten Berichtsjahr. Ein Handout wurde nicht erstellt. Die Information der Beschäftigten erfolgte bislang über Infotafeln im Haus bzw. das Intanet. Stand: Maßnahme gestrichen 12

14 4.3 Ziel: Präsentation als attraktiver, familienbewusster Arbeitgeber in der Außenkommunikation Messkriterium: Angebote stehen zur Verfügung Status: Kommentar: Zukunft / Potenzial: Ziel erreicht Dei Maßnahmen zur Präsentation als familienbewusster Arbeitgeber wurden umgesetzt. Die Präsentation als familienbewusster Arbeitgeber ist weiterhin ein zentraler Pluspunkt hinsichtlich der Arbeitgeberattraktivität Maßnahme: Anlässlich der Zertifikatserteilung betreibt die Senatsverwaltung aktive Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. extern Interessierte Umsetzung bis: Bericht 1 Anlässlich der Zertifikatsverleihung wurden eine Pressemitteilung und die Einladung zur Veranstaltung veröffentlicht. Das Logo des audit wurde in die offiziellen Briefbögen aufgenommen. Die Maßnahme wurde umgesetzt. Dei Maßnahme wurde umgesetzt. Berichterstattung zur Zertifikatsverleihung und Briefbögen Maßnahme: In Stellenausschreibungen wird das Thema / das Logo aufgenommen. Stellenbewerber und interessierte Öffentlichkeit Umsetzung bis: Bericht 1 Der Hinweis auf die erfolgte Zertifizierung und die Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie wurde in alle Stellenausschreibungen der SenBildJugWiss aufgenommen. Die Maßnahme wurde umgesetzt. Das Logo bzw. der Hinweis als familienfreundlicher Arbeitsgeber wurde und wird in alle Stellenausschreibungen aufgenommen. Stellenausschreibungen - Muster 13

15 4.3.3 Maßnahme: Die Senatsverwaltung präsentiert sich im Internet-Auftritt mit ihren wesentlichen, Kultur prägenden Angeboten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie. extern Interessierte Umsetzung bis: fortlaufend Im Internet-Auftritt der SenBildJugWiss wurde eine eigene Rubrik zum audit mit den wichtigsten Informationen zur Zielvereinbarung eingerichtet. Der Auftritt wird ständig aktualisiert. Ein Familienratgeber, der landesweit die wichtigsten Angebote und Ansprechpartner für Familien enthält, ist auch online über die Internet-Seite verfügbar. Wichtige Aktivitäten der Projektgruppe audit, die Berichterstattung im Rahmen des audit berufundfamilie und Aktivitäten, die die SenBildJugWiss als familienfreundlichen Arbeitgeber präsentieren, werden sowohl im Intranet als auch im Internet in der dafür eingerichteten Rubrik veröffentlicht. Die Berichterstattung (einschließlich Veröffentlichung der Jahresberichte) im Internet erfolgt kontinuierlich, kann aber noch optimiert werden. Internet-Auftritt 5. Handlungsfeld 5 Führungskompetenz 5.1 Ziel: Förderung einer Kultur der Kommunikation, des Dialogs und des gegenseitigen Verständnisses Messkriterium: positive Rückmeldung von Führungskräften, Mitarbeiter/innenbefragung Status: Kommentar: Zukunft / Potenzial: Ziel erreicht Es wurden und werden verschiedene Maßnahmen zur Förderung einer guten Gesprächskultur zwischen Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen und Führungskräften eingeführt, die sich im Alltag bewähren müssen. Das Führungskräfte-Feedback wird zeigen, welche Ergebnisse die bisherige Gesprächskultur erbracht hat und welche Herausforderungen noch vor den Führungskräften stehen. 14

16 5.1.1 Maßnahme: Die Möglichkeit zu einem Führungskräfte-Feedback wird entwickelt. Dabei sind die verschiedenen Varianten zu prüfen und entsprechend der Rahmenbedingungen der Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und Forschung spezifisch zu gestalten. Die Thematik Vereinbarkeit wird über einzelne Fragestellungen in einer MAB aufgenommen und erkennbar ausgewertet. Führungskräfte aller Ebenen Umsetzung bis: Bericht 1 Das Thema der Vereinbarkeit von Beruf und Familie wurde über Zusatzfragen in die Mitarbeiterbefragung 2011 aufgenommen. Die Auswertung im Gesamtbericht und den Gruppenberichten ist erfolgt. Sich daraus ergebende Schlussfolgerungen und weitere Handlungsschritte sollen in der Projektgruppe audit beraten und beschlossen werden. Die Durchführung eines Führungskräftefeedbacks ist für das kommende Jahr vorgesehen. Die Vorbereitungen zur Durchführung eines Führungskräfte-Feedbacks mit Unterstützung eines/r externen Experten/in sind abgeschlossen. Das FK-Feedback soll mit Zustimmung der Hausleitung in einem ersten Schritt zunächst für die Ebene der Referatsleitungen und in einem zweiten Schritt für die Ebene der Abteilungsleitungen erfolgen. Geplant ist die Durchführung für Ende 2013/Anfang In Auswertung der Ergebnisse der Mitarbeiter/innen-Befragung ist die Diskussion und Veröffentlichung von Führungsleitlinien geplant, die zukünftig die Grundlage guter Führungstätigkeit in der SenBildJugWiss bilden sollen. Fragen zum Führungsverhalten wurden in die Mitarbeiter/innen-Befragung 2011 aufgenommen. Die Auswertung der Antworten in einer eigenen Arbeitsgrupppe führte u.a. zum Entwurf von Führungsleitlinien, die derzeit der Hausleitung zur Abstimmung vorliegen. Ein Führungskräfte-Feedback wurde vorbereitet und wird in 2014 durchgeführt. Entwurf Führungsleitlinien, Führungskräfte-Feedback Maßnahme: Führungskräftepflichtfortbildung in sozialer und Führungskompetenz Führungskräfte Umsetzung bis: Bericht 2 Im zweiten Halbjahr 2013 ist eine Führungskräftefortbildung als Inhouse-Schulung zum Thema "Die Führungskraft als Personalentwickler" geplant, die vor allem die Führungskompetenzen der Teilnehmenden erweitern soll. Teilnahme von mehreren Führungskräften des Hauses an Fortbildungen des IVM u.a. zum Thema 15

17 "Personalentwicklung auf dem Weg" Maßnahme: Das Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch wird mit der Zielsetzung weiter implementiert, es als einen Ort der vertrauensvollen Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter/in zu etablieren. Aufnahme von Vereinbarkeitsaspekten in das Gesprächsformat, entsprechende Überarbeitung von Checklisten, Leitfäden etc. Führungskräfte, Beschäftigte Umsetzung bis: fortlaufend Gemäß den landesweiten Leitlinien zur Personalentwicklung wird das Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräch durch das Jahresgespräch abgelöst. In diesem Zusammenhang ist die Erstellung eines Leitfadens für die SenBildJugWiss und eine Schulung aller Führungskräfte geplant. In den Leitfaden sollen auch Vereinbarkeitsaspekte aufgenommen werden. Alle Führungskräfte der SenBildJugWiss sind verpflichtet, allen Beschäftigten ein Angebot für ein Jahresgespräch zu unterbreiten. Die Annahme des Angebotes ist für die Mitarbeiter/innen freiwillig. Ein Leitfaden für die Durchführung des Gespräches und ein Dokumentationsbogen (optional) stehen im Intranet zur Verfügung. Im April 2013 fand für interessierte Führungkräfte eine Inhouse-Schulung zum Thema Führen von Jahresgesprächen statt. Alle Abteilungsleitungen wurden durch das Zentrale Personalmanagement gebeten, alle Führungskräfte an ihre Verpflichtung zur Durchführung der Jahresgespräche zu erinnern. Leitfaden und Dokumentationsbogen Jahresgespräche 16

18 6. Handlungsfeld 6 Personalentwicklung 6.1 Ziel: Etablierung eines Kontakthalte- und Einstiegsmanagements Messkriterium: Angebot ist eingeführt Status: Kommentar: Zukunft / Potenzial: Ziel erreicht Ein Kontakthalte- und Wiedereinstiegsmanagement wurde etabliert und muss jetzt den Praxistest bestehen. Wichtig sind für die vor einer Beurlaubung stehenden Beschäftigten feste Ansprechpartner/innen und ein abgestimmtes Verfahren. Das Verfahren nach einer ersten Praxisphase auswerten Maßnahme: Erarbeitung eines Gesprächsleitfadens für Führungskräfte und Beschäftigte zu den wesentlichen Themenbereichen des Ausstiegsgesprächs. Führungskraft, Beschäftigte vor längeren Auszeiten Umsetzung bis: Bericht 2 Mitglieder der Projektgruppe audit haben einen Entwurf für ein Kontakthalte- und Wiedereingliederungsmanagement (KOWI) in der SenBildJugWiss erarbeitet und dort zur Diskussion gestellt. Im Entwurf eines Leitfadens sind Ansprechpartner/innen und Verfahren beschrieben, wenn sich Beschäftigte familienbedingt beurlauben lassen. Derzeit wird der Entwurf überarbeitet und soll dann für alle Beschäftigten und Führungkräfte als Orientierungshilfe veröffentlicht werden. Der Leitfaden Kontakthalten und Wiedereinstieg (KoWi) wurde nach Beteiligung der Beschäftigtenvertretungen veröffentlicht und bietet nun den Beschäftigten und den Führungskräften einen Handlungsrahmen bei längeren familienbedingten Auszeiten. Leitfaden KoWi 17

19 6.1.2 Maßnahme: Bereitstellung von Daten von Rückkehrern mit dem Ziel, dass Führungskräfte den Wiedereinstieg vorbereiten und durchführen können Führungskräfte Umsetzung bis: Bericht 2 Die Bereitstellung der entsprechenden Daten von Rückkehrern und Rückkehrerinnen erfolgt bei Beurlaubungen bis zu einem Jahr für die direkte Führungskraft und bei längeren Beurlaubungen an das zentrale Personalmanagement, dessen Kollegen/innen dann als Ansprechpartner/innen für die beurlaubten Dienstkräfte fungieren. Im Leitfaden KoWi ist für längere Beurlaubungen (mehr als ein Jahr) eine feste Ansprechpartnerin im zentralen Personalmanagement benannt, die die Aktivitäten zur Vorbereitung des Wiedereinstiegs koordinieren wird Maßnahme: Einführung eines verbindlichen Ausstiegsgesprächs zwischen Vorgesetzter/Vorgesetztem und Mitarbeiter/in vor einer familiär bedingten Auszeit. Führungskraft, Beschäftigte vor längeren Auszeiten Umsetzung bis: Bericht 3 Regelung erfolgt im Rahmen des Leitfadens für das Kontakthalte- und Wiedereinstiegsmanagement. Im Leitfaden KoWi ist ein entsprechendes Ausstiegsgespräch (und dessen Dokumentation) verbindlich vorgesehen. Die Teilnahme am KoWi erfolgt nur mit dem Einverständnis der Beschäftigten. Leitfaden KoWi 18

20 6.2 Ziel: Stärkung der sozialen Kompetenz bei den Beschäftigten Messkriterium: Angebot ist vorhanden Status: Kommentar: Zukunft / Potenzial: Ziel erreicht Die Anzahl der Beschäftigten, die Fortbildungen vor allen zur Erhöhung der sozialen Kompetenz besuchen, ist in den letzten Jahren stetig gestiegen. Die nächste Mitarbeiter/innen-Befragung im Jahr 2015 wird auch Fragen zum Umgang miteinander und zu sozialen Kompetenzen beinhalten Maßnahme: Prüfauftrag: Der Bedarf und die Möglichkeit, Fortbildungsangebote zur Stärkung der sozialen Kompetenz insbesondere für Beschäftigte des mittleren Dienstes zu erweitern, ist zu prüfen ggf. zu realisieren. Beschäftigte des mittleren Dienstes Umsetzung bis: Bericht 1 Das Angebot der Verwaltungsakademie wurde hinsichtlich der genannten Fortbildungsangebote geprüft. Das im September 2012 stattfindende Praxisforum für Fortbildungsbeauftragte der VaK soll genutzt werden, um verstärkt Angebote zur Erhöhung der sozialen Kompetenz für Dienstkräfte des mittleren Dienstes anzuregen. Es erfolgt eine gezielte Beratung von Dienstkräften des mittleren Dienstes vor allem im Zusammenhang mit den Aufstiegsverfahren von der Laufbahngruppe 1 in die Laufbahngruppe 2 und bei den Teilnehmer/innen der Verwaltungslehrgänge I und II. In den Aufstiegslehrgängen und den anderen Qualifizierungsangeboten werden neben fachlichen auch soziale Kompetenzen der Beschäftigten verstärkt, die diese nutzbringend auch in die praktischen Unterweisungen in der Behörde einbringen können. Maßnahme ist umgesetzt, siehe JB 2 19

21 7. Handlungsfeld 7 Entgeltbestandteile und geldwerte Leistungen In diesem Handlungsfeld wurden keine Ziele und Maßnahmen vereinbart. 8. Handlungsfeld 8 Service für Familien 8.1 Ziel: Eltern in den Ferienzeiten unterstützen Messkriterium: Angebote sind eingeführt Status: Kommentar: Zukunft / Potenzial: Ziel nicht erreicht Eine Unterstützung von Eltern in Ferienzeiten ist mangels Bedarf nicht erforderlich. Deshalb wurde das Ziel nicht erreicht. Sollten in der Zukunft aufgrund des demografischen Wandels zunehmend jüngere Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter mit Kindern in der SenBildJugWiss beschäftigt sein, kann eine erneute Bedarfsabfrage erfolgen Maßnahme: Bedarfe prüfen, ob und in welchem Umfang Beschäftigte mit Kindern während der Sommerferien (Ferien) zusätzliche Ferienbetreuung benötigen, ggf. in Kooperation mit der BIM und Polizei. Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern Umsetzung bis: Bericht 2 Der Bedarf an Unterstützung von Eltern in Ferienzeiten konnte bislang aufgrund vielfältiger anderer Aktivitäten noch nicht ermittelt werden. Die Maßnahme kann erst im dritten Berichtsjahr umgesetzt werden. Eien Bedarfsprüfung wurde durchgeführt. Rückfragen in den Abteilungen ergaben, dass nur wenige Eltern überhaupt Unterstützung bei der Ferienbetreuung benötigen und diese dann häufig in Wohnortnähe suchen Maßnahme: Einrichtung einer Plattform im hausinternen Intranet prüfen / realisieren, auf dem sich interessierte Eltern zu dem Thema austauschen, ihre Bedarfe kommunizieren, um sich auch gegenseitig vernetzen zu können. Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern Umsetzung bis: Bericht 2 Die Umsetzung der Maßnahme wird ebenfalls erst nach Einführung der neuen IT-Infrastruktur im Sommer 2014 möglich sein, da derzeit die technischen Voraussetzungen nicht gegeben sind. 20

22 Die Einrichtung einer solchen Plattform soll im Zusammenhang mit der Re-Auditierung erneut diskutiert werden (Nutzen, Aufwand bei der Pflege der Daten etc.). Stand: Maßnahme teilweise umgesetzt Maßnahme: Auswertung der Resonanz und der Bedarfsermittlung; Klärung, welche Angebote wünschenswert und realisierbar sind, Kommunikation dieser Angebote. Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern Umsetzung bis: Bericht 3 Die Auswertung der Resonanz kann erst erfolgen, nachdem die Bedarfsermittlung im dritten Berichtsjahr abgeschlossen ist. Die Auswertung der Abfrage hat ergeben, dass die Resonanz sehr gering ist. 8.2 neues Ziel: Eltern bei der Kinderbetreuung unterstützen Messkriterium: Status: Kommentar: Zukunft / Potenzial: Angebote sind eingeführt Ziel erreicht Das Angebot zur Unterstützung von Eltern bei der Kinderbetreuung (Belegplätze) wurde eingeführt. Das Eltern-Kind-Büro wurde Anfang März 2014 unter Beteiligung der Senatorin eröffnet. Das neue Angebot kommunizieren und Bedarfsentwicklung im Auge behalten neue Maßnahme: Möglichkeit zur Einrichtung einer Betriebskita gemeinsam mit anderen Senatsverwaltungen prüfen oder zur Nutzung von Belegplätzen in Kitas in Arbeitsplatznähe Beschäftigte mit Kindern im Vorschulalter Umsetzung bis: Bericht 3 Derzeit wird der Bedarf an Betreuungsplätzen ermittelt und mit den anderen Senatsverwaltungen und der Senatskanzlei abgestimmt. Die Senatskanzlei hat in Kooperation mit mehreren Senatsverwaltungen zwei KiTas in Mitte als Kooperationspartner gewonnen, die für Mitarbeiter/innen der Verwaltungen vorrangig jährlich bis zu 10 Belegplätze vorhalten. Die KiTas sind ganzjährig von 6.00 bis Uhr (ohne Sommerschließzeiten) geöffnet und kommen damit den Wünschen der Beschäftigten nach einer 21

23 Ganztagsbetreuung in Arbeitsplatznähe sehr entgegen. Die Beschäftigten der SenBildJugWiss werden über das neue Betreuungsangebot informiert. Über den Intranet-Auftritt wird die SenBildJugWiss gleichfalls eine breitere Öffentlichkeit über ihre Angebote als familienfreundlicher Arbeitgeber informieren. Das Angebot ist eingeführt und wird bereits von Beschäftigten in Anspruch genommen. Es findet eine jährliche Bedarfsabfrage statt. Bedarfsabfrage, Anschreiben an Abteilungen, Flyer der Kitas neue Maßnahme: Prüfung der Möglichkeit, ein Eltern-Kind-Arbeitszimmer in der Senatsverwaltung einzurichten, um Eltern bei Bedarf bei der Kinderbetreuung zu unterstützen. Beschäftigte mit betreuungsbedürftigen Kindern Umsetzung bis: Bericht 2 keine Berichterstattung im Berichtszeitraum Für das Eltern-Kind-Arbeitszimmer steht bereits ein Raum im Dienstgebäude Bernhard-Weiß-Str. zur Verfügung. Die Ausstattung des PC-Arbeitsplatzes erfolgt durch die SenBildJugWiss. Die kindgerechte Einrichtung erfolgt in einem gemeinsamen Projekt mit Schülern/innen des Oberstufenzentrums Holztechnik, die sowohl die Planung als auch die Umsetzung übernehmen. Die Fertigstellung und Übergabe ist im zweiten Halbjahr 2013 geplant. Die Einrichtung des EKZ ist bereits fertiggestellt. Der Arbeitsplatz ist eingerichtet und eine Nutzungsordnung erstellt. Die Eröffnung des EKZ fand mit der Senatorin, den am Projekt beteiligten Schülern/innen und interessierten Eltern und deren Kindern Anfang März 2014 statt. Projektvereinbarung, Fotos des EKZ 22