Online-Buchungsportal Berufsfelderkundung. Dokumentation für Unternehmen

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1 Online-Buchungsportal Berufsfelderkundung Dokumentation für Unternehmen

2 Überblick Diese Kurzanleitung soll Ihnen als Anbieter von Erkundungsplätzen einen direkten Einstieg in das Buchungsportal ermöglichen. Hilfestellung zu einzelnen Feldern und Funktionen finden Sie außerdem auch direkt im Portal, erkennbar an einem kleinen Fragezeichensymbol neben dem jeweiligen Feld. 1) Registrierung und Anmeldung... 3 Woher bekomme ich meine Zugangsdaten? Wo und wie kann ich mich anmelden? 2) Änderung Ihrer Unternehmensdaten...6 Wie kommt mein Unternehmensporträt ins Portal? Wie kann ich die Ausbildungsberufe meines Unternehmens angeben? 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen...8 Wie biete ich konkrete BFE-Plätze an? 4) Buchungsanfragen für Ihr Unternehmen...10 Wie erhalte ich Buchungsanfragen von Lehrkräften/Schülern? Wie bearbeite ich eingehende Buchungsanfragen? Gender-Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit und Übersichtlichkeit haben wir uns in dieser Dokumentation für die Verwendung des generischen Maskulinums entschieden. Darüber hinaus werden, soweit möglich, geschlechtsneutrale Bezeichnungen (z.b. Lehrkräfte ) verwendet. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 2 von 13

3 1) Registrierung und Anmeldung Startseite des Buchungsportals Rufen Sie das Buchungsportal unter der Adresse auf, die Sie in dem Ihnen vorliegenden Informationsmaterial finden. Die Adresse kann z.b. lauten. Über den Link Registrieren als Unternehmen (oben rechts auf der Startseite) können Sie sich erstmalig im Portal registrieren. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 3 von 13

4 1) Registrierung und Anmeldung Registrierformular für Unternehmen Der Registrierprozess ist in drei übersichtliche Schritte untergliedert: 1. Geben Sie Ihre Unternehmensdaten an. 2. Geben Sie Ihre Kontaktdaten als Ansprechpartner an. 3. Wählen Sie Ihre Zugangsdaten ( -Adresse und individuelles Passwort). WICHTIG: Nach der Registrierung senden wir Ihnen per einen Bestätigungslink zu. Diesen Link müssen Sie anklicken, um Ihre -Adresse zu bestätigen und sich am Portal anmelden zu können. Falls die mit dem Bestätigungslink nicht ankommt, überprüfen Sie bitte Ihre Adresse auf eventuelle Tippfehler sowie Ihren SPAM-Ordner. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 4 von 13

5 1) Registrierung und Anmeldung Anmeldebereich auf der Startseite Auf der Startseite des Buchungsportals finden Sie auf der linken Seite die Anmeldemaske, über die Sie sich ins Portal einloggen können. Geben Sie dort -Adresse und Passwort ein und klicken Sie auf [ANMELDEN]. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie über den gleichnamigen Link im Anmeldeformular einfach ein neues anfordern: Geben Sie dazu die -Adresse an, mit der Sie sich ursprünglich registriert haben. Das System sendet Ihnen daraufhin einen Link zu, mit dem Sie dann ein neues Passwort vergeben können. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 5 von 13

6 2) Änderung Ihrer Unternehmensdaten Reiter Ihr Unternehmen : ermöglicht die Überarbeitung von Kontaktdaten und Informationen für Ihr Unternehmensporträt Im Reiter Ihr Unternehmen können Sie Ihre Unternehmens- und Kontaktdaten noch einmal überprüfen und ggf. korrigieren. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit, Ihr Logo hochzuladen und ein Kurzporträt für Ihr Unternehmen zu hinterlegen. Dieses Kurzporträt wird Lehrkräften und Schülern dann zusammen mit Ihren Erkundungsangeboten angezeigt. WICHTIG: Wir empfehlen Ihnen, sich in Ihrem Kurzporträt inhaltlich eher an die Schüler als Zielgruppe zu wenden bzw. darauf einzugehen, warum diese gerade in Ihrem Unternehmen eine Berufsfelderkundung absolvieren sollten. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 6 von 13

7 2) Änderung Ihrer Unternehmensdaten Reiter Ihr Unternehmen : Gerne können Sie auch Ihre Ausbildungsberufe im Portal hinterlegen. Ganz unten auf der Seite Ihr Unternehmen finden Sie außerdem die Möglichkeit, Ihr generelles Ausbildungsangebot im Portal zu hinterlegen. Nutzen Sie hierfür einfach das Feld Berufsbezeichnung auf der linken Seite und geben Sie den gewünschten Beruf ein. Es erscheint eine Liste mit Vorschlägen aus dem offiziellen Berufekatalog der Bundesagentur für Arbeit. Klicken Sie einen der Vorschläge an, um ihn in die Übersicht auf der rechten Seite zu übernehmen. Klicken Sie abschließend auf [AUSBILDUNGSBERUFE SPEICHERN]. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 7 von 13

8 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen Reiter Berufsfelderkundung : Geben Sie hier die genauen BFE-Kapazitäten an, damit Ihr Unternehmen gebucht werden kann. Im Reiter Berufsfelderkundung geben Sie nun noch die Berufsfelder an, die in Ihrem Unternehmen erkundet werden können. Dies ist nach Ihrer Registrierung der wichtigste Schritt, damit Ihr Unternehmen von Lehrkräften und Schülern gefunden und gebucht werden kann. Durch Anklicken eines Berufsfeldes erscheint darunter ein interaktiver Kalender. Dort wählen Sie nun diejenigen Tage aus, die Ihr Unternehmen anbieten möchte*. Beim Anwählen eines Tages erscheint ein Fenster, das die maximale Gruppengröße für diesen Tag abfragt. * Je nach Vorgabe Ihrer Kommune kann es sein, dass im Kalender bereits alle Tage vorausgewählt (d.h. blau markiert) sind. In diesem Fall können Sie diejenigen Tage abwählen, die Ihr Unternehmen nicht anbieten möchte. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 8 von 13

9 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen Reiter Berufsfelderkundung : Kalendertage, Limit und wichtige Anmerkungen Nachdem Sie die gewünschten Tage im Kalender ausgewählt haben, können Sie noch das so genannte Gesamt-Limit festlegen. Dieses dient als Höchstgrenze für die ausgewählten Kalendertage, d.h. sobald das eingegebene Limit an Tagen erreicht ist, wird Ihr Unternehmen keine weiteren Buchungsanfragen erhalten. Im Feld Wichtige Anmerkungen geben Sie den Interessenten dann noch einige Hinweise an die Hand, z.b.: Wann und wo sollen sich die Schüler in Ihrem Unternehmen einfinden? Sollte wetterfeste Kleidung mitgebracht werden? Wie lange wird der Erkundungstag ungefähr dauern? ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 9 von 13

10 4) Buchungsanfragen für Ihr Unternehmen Reiter Buchungsanfragen : Übersicht aller Buchungsvorgänge für Ihr Unternehmen Im Reiter Buchungsanfragen sehen Sie eine Übersicht aller Buchungsvorgänge für Ihr Unternehmen. Hier können Sie eingehende Anfragen bestätigen oder ablehnen bzw. diese (etwa im Krankheitsfall) nachträglich stornieren. Für bestätigte Buchungen haben Sie die Möglichkeit, eine Teilnahmebescheinigung als PDF-Datei herunterzuladen. Setzen Sie hierzu einen Haken vor den gewünschten Buchungen und klicken Sie unten auf [TEILNAHMEBESCHEINIGUNG ALS PDF-DATEI]. Über den Button [BUCHUNGSÜBERSICHT ALS CSV-DATEI HERUNTERLADEN] können Sie außerdem alle Buchungsvorgänge als Excel-Tabelle (CSV) herunterladen. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 10 von 13

11 4) Buchungsanfragen für Ihr Unternehmen Reiter Buchungsanfragen : Übersicht über das aktuelle Platzangebot in Ihrem Unternehmen Wenn Sie im Reiter Buchungsanfragen ganz nach unten scrollen, sehen Sie das aktuelle Platzangebot Ihres Unternehmens in übersichtlicher Tabellenform. Auf diese Weise haben Sie Ihr Gesamtangebot an Erkundungsplätzen jederzeit vor Augen. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 11 von 13

12 4) Buchungsanfragen für Ihr Unternehmen Bestätigung einer Buchungsanfrage: Geben Sie Uhrzeit, Treffpunkt und wichtige Anmerkungen an. Sobald eine neue Buchungsanfrage bei Ihrem Unternehmen eingeht, erhalten Sie eine mit einem entsprechenden Hinweis. Aus dieser heraus können Sie jede Anfrage direkt bestätigen (oder ablehnen), ohne sich erneut am Portal anmelden zu müssen (Schnellbearbeitung). Falls Sie angemeldet sind, können Sie Ihre Buchungsanfragen natürlich auch direkt im Portal (im Reiter Buchungsanfragen ) beantworten. Bei der Bestätigung einer Anfrage werden zusätzliche Angaben zum jeweiligen Berufsfeld abgefragt. Das Feld Wichtige Anmerkungen ist hier bereits mit Ihren Angaben aus dem Reiter Berufsfelderkundung vorbelegt. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 12 von 13

13 4) Buchungsanfragen für Ihr Unternehmen Ablehnen einer Buchungsanfrage: Bitte geben Sie eine kurze Begründung für Ihre Ablehnung an. Wenn Sie eine Buchungsanfrage ablehnen oder nachträglich stornieren möchten, so können Sie dies direkt aus der entsprechenden Anfrage- heraus erledigen. Falls Sie angemeldet sind, können Sie Anfragen auch im Reiter Buchungsanfragen ablehnen/stornieren. Bitte geben Sie bei der Ablehnung einer Anfrage eine kurze Begründung für die zuständige Lehrkraft an, damit diese informiert ist und nicht etwa das abgelehnte Erkundungsangebot ein weiteres Mal anfragt. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 13 von 13

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