Datenschutz - Formalitäten & Folgen für den Einsatz von Moodle

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1 moodlemaharamoot 2015, Lübeck Silke Kirberg, Hochschule Niederrhein Brigitte Kreplin, Fernuniversität Hagen Frank von Danwitz, Bergische Universität Wuppertal Datenschutz - Formalitäten & Folgen für den Einsatz von Moodle Abstract In diesem Beitrag geht um praktische Umsetzungen, wie das Learning Management System (LMS) Moodle an den Anforderungen der Hochschule angepasst werden kann und welche gesetzlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt werden müssen. Dabei bieten Beispiele aus drei NRW-Hochschulen (Hagen, Mönchengladbach/Krefeld und Wuppertal) einen Einblick in konkrete Umsetzungen verschiedener Anpassungen. Betreuer von ähnlichen Installationen können anhand dieser Ausführungen die eigenen Systeme überprüfen und ggf. Anpassen. Ebenso wünschenswert ist eine fortlaufende Diskussion zu dieser Thematik in den bekannten Moodle-Foren. Die folgende Matrix gibt einen Überblick über die in unterschiedlichen Interpretationen des NRW-Datenschutz in den jeweiligen moodle-installationen. Weiter unten finden Sie zusätzlich Angaben zu Lösch- und sonstigen Fristen und zu den jeweiligen Rechtsgrundlagen. Nr. Bergische Universität Wuppertal Fernuni Hagen Hochschule Niederrhein Differenzierte Einstellungen in der Fachadministration 1 Online-Aktivität Block Wer ist online 2 Teilnahmeliste TN-Liste ist im Kurs sichtbar, wenn der Block Personen aktiviert wird (Dozent/- in), Anzeige des Namens und der (Alias) Adresse Erweiterung im Profil: User können angeben, ob ihr Name angezeigt wird. Das gleiche Feld wie oben wird wirksam. Studierende sehen, wieviele Personen im Kurs eingetragen sind und die freigegebenen Namen. Betreuende Block Wer ist online TN-Liste ist im Kurs sichtbar

2 sehen immer die komplette Liste. 3 Mitteilungssyst em keine Einschränkung, wenn Nutzer/-innen nicht online wird die Nachricht als versendet keine Einschränkung Risiko: Alle Nutzer können herausgefunden werden (z.b. Suche nach einzelnen Buchstaben) daher 4 anonymes Forum nicht vorhanden - anonyme Rückmeldungen sind über das Modul Feedback möglich Risiko/Anforderung: Anonymes diskutieren; In der Lehre nicht erwünscht, daher nicht aktiviert. Für soziale Foren nützlich. _Admins sollen weiterhin Autor/innen herausfinden um Verstösse gegen Netiquette nachvollziehen zu können. nur mit Namen / keine Anpassung 5 Authentifizierung LDAP (Username, Vorname, Nachname und Mail-Adresse werden übernommen und können in Moodle nicht verändert werden) keine manuelle Accounts LDAP (Username, Vorname, Nachname und Mail-Adresse werden übernommen und können in Moodle nicht verändert werden); manuelle Nutzeraccounts können nur von Admins zu Testzwecken angelegt werden Identity Management / LDAP (Username, Vorname, Nachname und Mail-Adresse werden übernommen und können in moodle nicht verändert werden); manuelle Accounts werden werden von der Administratorin angelegt 6 Gastzugang nur wenige Kurse mit Gastzugang, Gäste müssen die Datenschutzerklärung annehmen/bestätigen wird nicht genutzt; für Gäste muss ein befristeter, im LDAP angelegter FernUni- Account beantragt werden. Dann wird normal eine Rolle zugewiesen aktuell keine Nutzung, aber

3 7 Klarnamen Klarnamen, Änderung durch Nutzer nicht möglich 8 Logdaten nur für Admin sichtbar; werden nach 180 Tagen gelöscht lt. Einschreibeordnung verpflichtend, daher bis jetzt auch kein anonymes Forum nur für Admins sichtbar; werden nach 7 Tagen gelöscht Klarnamen, Änderung durch Nutzer nicht möglich nur für Admins (Logdaten und Livelogdaten) 9 Berichte nur für Admin sichtbar sind, da sie auf Logdaten basieren und Spalten mit personenbezogenen Daten wie IP-Adresse und Name enthalten Kursbericht und Kursaktivität aktiviert; Argument: Beteiligung analog der realen Lehrveranstaltung erkennen und Studierende ggf. zur Mitarbeit auffordern. 10 IP-Adresse nur für Admin sichtbar überschrieben (durch eledia GmbH, ) 11 Uhrzeit eingeloggt nur für Admin sichtbar 12 Voraussetzung en sind ; Ausnahme: Profilfelder (Administration - Plugins - Voraussetzungen: einzeln deaktivierbar) 13 manuelle Einschreibung in Kursen / notwendig, Dozenten/-innen müssen sich selbst in Ihre Kurse einschreiben bis jetzt für die Rollen Managerin und Trainer/in ; wird überprüft keine Lösung, wie es für Admins sein kann Problem: Liste aller Personen ist sichtbar / Personen können herausgesucht werden 14 Rollen Kursverwalter/-innen Kursersteller/-innen Studierende Dozentin/-in Sekretariat Tutor/-in Gast Rollenverteilung: Manager/in = nur wenige Moodle- Beauftragte in jeder Fakultät; Trainer/in = Lehrkräfte (z.t. auch Tutor/innen); Trainer/in Rollenverteilung: Manager/in auf Kursbereichsebene = an wenige Beauftragte für einen Studiengang/Fachberei ch/modul o.ä.

4 ohne upload limit Kurs-Buchungen Adobe Connect ohne Editorrecht = z.t. Tutor/innen; Teilnehmer/in = in der Regel Studierende Lehrperson, LehrpersonAssistenz (wie LP, im Hintergrund), Studierende, Tutor/in (wie LP, ohne Einsicht in Testergebnisse von Studierenden) 15 Blogs vorhanden, nur in Moodle sichtbar für alle angemeldeten Nutzer/-innen vorhanden 16 Anmerkungen, die über andere Personen gemacht werden können und ggf. von anderen gesehen werden können Differenzierte Einstellungen / Einschränkungen im Rollen- und Rechtesystem 17 enrol/guest:con fig 18 enrol/ldap:man age 19 moodle/course: viewhiddenuser fields 20 moodle/grade: export nur für admin nur für admin nur für admin (Rolle Gast wird nicht verwendet) nur für admin nur für Admin und Manager/in 21 gradereport/gra für die Rolle Trainer/in

5 der:view 22 moodle/user:up date 23 moodle/user: readuserblogs 24 moodle/user: readuserposts 25 moodle/user: viewalldetails 26 moodle/user: viewuseractiviti esreport 27 moodle/backup :userinfo 28 moodle/course: user (Mail-Adresse anderer Nutzer/innen ein- /ausschalten) 29 moodle/grade: viewhidden 30 moodle/role: safeoverride 31 moodle/site: viewuseridentit y 32 moodle/user:lo ginas 33 mod/assign: managegrades 34 mod/assign: releasegrades 35 mod/forum: viewsubscriber admin ja, andere nicht gesetzt = nein alle, außer Gäste alle, außer Gäste verboten Dozent/-in Admin ja, andere nicht gesetzt = nein wird angezeigt für die Rolle Trainer/in für die Rolle Trainer/in nicht (Berichte) nur für admins

6 s 36 quiz/grading: viewidnumber 37 block/mentees: addinstance 38 block/quiz_resu lts: addinstance nur für admins Fristen und Rechtsgrundlagen 39 Lösch- und ähnliche Fristen Dozent/-in bestimmen die Dauer bis zur Löschung Accounts werden 1x pro Semester mit dem LDAP-Vz. abgeglichen und abgelaufene gelöscht. Kurse müssen 8 Semester lang zugänglich sein (viele Teilzeit-Studierende). 1x pro Semester Löschaktion. In dauerhaft existierenden Kursen löschen wir Forenbeiträge, die älter als 8 Semester sind. Kurse: bestimmen Dozenten, eigentlich nach 1. Nachschreibetermin Logdaten 90 Tage User werden über das Identity Management gelöscht. 40 Nutzungsbedin gung Muss beim ersten Login in moodle aktiv bestätigt werden. Verpflichtende Nutzung des LMS in der Zentralen Einschreibeordnung (ZEO) verankert. Nutzungshinweise in moodle, aber nicht zustimmungspflichtig. Muss beim ersten Login in moodle aktiv bestätigt werden. 41 Einverständnis erklärung zur Verarbeitung personenbezog ener Daten Muss - zusammen mit den Nutzungsbedingungen - beim ersten Login in moodle aktiv bestätigt werden. Wird mit der Zustimmung zur ZEO gegeben, nicht getrennt für moodle Muss - zusammen mit den Nutzungsbedingungen - beim ersten Login in moodle aktiv bestätigt werden.

7 42 elearning in der Einschreibeord nung Nutzung freiwillig Wenn Lehrende Kurse mit dem LMS betreuen, ist die Nutzung für Studierende verpflichtend - 43 elearning in der Prüfungsordnu ng oder Modulbeschrei bung in Vorbereitung sobald in moodle prüfungsrelevante Leistungen erfasst werden, muss das in der Prüfungsordnung oder Modulbeschreibung festgehalten werden (betrifft nicht nur Aufgaben und Tests, sondern z.b. auch die verpflichtende Nutzung von Foren mit Bewertung der Beiträge) Ergänzung der Rahmenprüfungsordnu ng in Diskussion 44 elearning- Ordnung/ - Strategie Ordnung zum Schutz personenbezogener Daten beim Einsatz von E- Learningverfahren Medienstrategie im Entwurfsstadium -

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