Kreditorenrechnungen schnell und kostengünstig verarbeiten

Transkript

1 InvoiceCenter Kreditorenrechnungen schnell und kostengünstig verarbeiten Klassifizierung der Dokumententypen Extraktion der Kopfdaten Lesen dynamischer Tabellenstrukturen Ermitteln rechnungsrelevanter Daten Querchecks zur OCR-Validierung Datenbankabgleiche

2 Klassifizierung Durch den Einsatz von Schlagworten und belegspezifischen Merkmalen wird der Beleg einer vorher definierten Klasse zugeordnet. Es ist damit auch möglich Belege an Hand ihrer Form oder vorhandener Logos (z.b. bei häufigen Rechnungen eines bestimmte Kreditors) zu erkennen und in die entsprechenden Klassen einzuordnen. Die Klasse Rechnung wird über Schlagworte ermittelt. Während der Klassifizierung wird ebenfalls die Anzahl der eingegangenen Dokumente festgestellt und über logische Routinen ermittelt, ob es sich um zusammenhängende Dokumente innerhalb eines Vorgangs handelt.

3 Extraktion der relevanten Daten Ähnlich wie bei der Klassifizierung der Belege werden bei der Extraktion der rechnungsrelevanten Daten auch Schlagworte verwendet. Um die Richtigkeit der Daten zu gewährleisten, können über bestimmte syntaktische Phrasen schon während der Erkennung bestimmte Zeichenfolgen ausgeschlossen werden. Somit wird die Qualität der Extraktion erhöht. Mittels Quersummenbildung können logische Fehler der Lesefehler schnell ermittelt werden. Lieferant Muster AG Rechnung Herrn Mustermann vom Musterstr. 1 Ihr Auftrag Nr Musterstadt Rechnungsnummer Rechnungsdatum Bestell- / Auftragsnummer Wir berechnen Ihnen. Bezeichnung Menge EP-Euro GP-Euro Scanner , ,00 Software , ,00 Zwischensumme: ,00 MwSt 19%: 5.700,00 Gesamt: ,00 Zahlungsbedingungen: rein netto Kasse 14 Tage Positionen Beträge Der Aufbau einer Kreditorenrechnung ist vorher nur in ausgewählten Fällen bekannt. Das InvoiceCenter ist in der Lage die gesuchten Daten in allen vier Himmelsrichtungen um ein bestimmtes Schlagwort zu suchen. Tabellenstrukturen werden an ihrem Aufbau erkannt und Lesebereiche dynamisch zugeordnet. Der gesuchte Wert steht östlich vom Schlüsselwort

4 Datenbankanbindung Durch die Datenbankmodule ist das InvoiceCenter in der Lage mit allen gängigen Datenbanken zusammen zu arbeiten. (z.b. MS- SQL, IBM DB2, Oracle, MySQL) Dabei wird die Datenbank als Referenzbestand für Onlinechecks sowohl während der Erkennung und Nachbearbeitung als auch für den Transfer der Daten in das ERP- System genutzt. Manuelle Nachbearbeitung In der manuellen Nachbearbeitung werden nicht erkannte Zeichen korrigiert und logische Fehler innerhalb einer Rechnung ermittelt. In der Nachbearbeitung stehen natürlich die gleichen umfangreichen Prüfungen und Datenbankabgleiche wie zum Zeitpunkt der OCR- Erkennung zu Verfügung.

5 Workflow Rechnungseingang Das Workflow Anwendungsmodul ermöglicht die komplett digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen, sowie eine revisionssichere Ablage und Archivierung. Für die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen, werden dem Workflow Anwendungsmodul die Belege direkt aus der Nachbearbeitung im elektronischen Rechnungseingangsbuch zu Verfügung gestellt. Der hinterlegte Ablaufplan steuert den weiteren Prozessworkflow der nachfolgenden Rechnungsfreigabe- und Genehmigungsprozesse.

6 Funktionen des Workflow-Anwendungsmodul Komplett Browser basierend Grafisches Prozessdesign Definition von Verarbeitungs- und Ablaufregeln. Ad-Hoc-Workflows, d.h. der nächste Empfänger wird wie bei aus einer Benutzerliste ausgewählt Prozessworkflow, d.h. der hinterlegte Ablaufplan steuert, wer als nächstes die Bearbeitung übernimmt Kombination von Ad-Hoc- und Prozess- Workflow Parallele Workflows, d.h. eine Aufgabe wird parallel an mehrere Benutzer zur Bearbeitung geschickt und später wieder zu einem Vorgang zusammengeführt Zugriff auf Fremdsysteme (z.b. ERP) Digitales Signieren von Dokumenten mit qualifizierter elektronischer Signatur. Sichten und Verwalten der laufenden Workflows, um z.b. eine Aufgabenzuteilung zu ändern Benachrichtigung über zu bearbeitende Workflows oder Terminüberschreitungen via Mail und/oder SMS