Datenschutz in der Personalarbeit

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1 Juni 2010 Datenschutz in der Personalarbeit Thema II Vortrag und Diskussion Daniela Duda

2 Inhalt Arbeitnehmerdatenschutz Personalakte Personalaktenführung Praxis Einführung in den Datenschutz Seite 2

3 Arbeitnehmerdatenschutz Datenschutz für Arbeitnehmer Einführung in den Datenschutz Seite 3

4 Arbeitnehmerdatenschutz Im Unternehmen gibt es verschiedene Ausgangssituationen: Arbeitgeber Pflicht/Interesse, Informationen über die Beschäftigten zu erheben und zu speichern Arbeitnehmer Interesse an Richtigkeit, Auskunft und Korrektur Einführung in den Datenschutz Seite 4

5 Arbeitnehmerdatenschutz Datenschutzrechtliche Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Individualrecht, geregelt durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und bereichsspezifische Regelungen Beispiel: Grundsätze des Personalakteneinsichtsrechts, u.a. basierend auf Fürsorgepflicht, 75 II BetrVG 83 BetrVG (Einsicht, Gegendarstellung) BGB (Korrekturrechte, Schadensersatz etc.) Einführung in den Datenschutz Seite 5

6 Arbeitnehmerdatenschutz Kontroll- und Mitbestimmungsrechte der Mitarbeitervertretung: Kollektivrecht, geregelt durch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), z.b. in Form einer Betriebsvereinbarung Einführung in den Datenschutz Seite 6

7 Personalakte Personalakte Einführung in den Datenschutz Seite 7

8 Personalakte Zur Personalakte zählen alle Aufzeichnungen, die sich mit der Person des Arbeitnehmers und dem Inhalt und Verlauf seines Beschäftigungsverhältnisses befassen unabhängig davon, in welcher Form oder unter welcher Bezeichnung die Daten gespeichert sind. Personalnummer Geburtsdatum Konfession katholisch Krankenkasse AOK KK-Nr Vorname Nachname Max Mustermann Eingestellt am Anzahl Kinder 2 SozVersNr. G Bank Datenbank Konto Gehalt 3098,00 EUR BLZ Einführung in den Datenschutz Seite 8

9 Personalakte Zur Personalakte zählen alle Aufzeichnungen, die sich mit der Person des Arbeitnehmers und dem Inhalt und Verlauf seines Beschäftigungsverhältnisses befassen unabhängig davon, in welcher Form oder unter welcher Bezeichnung die Daten gespeichert sind. Dazu zählen: Personalunterlagen Entscheidungsgründe Dienstliche Beurteilungen Personalnummer Geburtsdatum Konfession katholisch Krankenkasse AOK KK-Nr Bank Datenbank Konto Gehalt 3098,00 EUR Vorname Nachname Max Mustermann Eingestellt am Anzahl Kinder 2 SozVersNr. G BLZ Einführung in den Datenschutz Seite 9

10 Personalakte Zur Personalakte zählen alle Aufzeichnungen, die sich mit der Person des Arbeitnehmers und dem Inhalt und Verlauf seines Beschäftigungsverhältnisses befassen unabhängig davon, in welcher Form oder unter welcher Bezeichnung die Daten gespeichert sind. Dazu zählen nicht: Ermittlungen Prüfungsakten Sicherheitsakten Personalplanungen Prozessakten Zeugnisentwürfe Vorüberlegungen zu Stellenbesetzungen Personalnummer Geburtsdatum Konfession katholisch Krankenkasse AOK KK-Nr Bank Datenbank Konto Gehalt 3098,00 EUR Vorname Nachname Max Mustermann Eingestellt am Anzahl Kinder 2 SozVersNr. G BLZ Einführung in den Datenschutz Seite 10

11 Personalaktenführung Personalaktenführung Einführung in den Datenschutz Seite 11

12 Personalaktenführung Transparenz Benachrichtigung, Anhörung, Einsichtsrecht, Auskunft Richtigkeit/Aktenwahrheit Gegendarstellung, Korrektur, Entfernung, Löschung Zulässigkeit/Zweckbindung Benachrichtigung, Anhörung, Einsichtsrecht, Auskunft Vertraulichkeit Zugriffs- und Übermittlungsverbot, organisatorische Abschottung Einführung in den Datenschutz Seite 12

13 Personalaktenführung Transparenz Benachrichtigung, Anhörung, Einsichtsrecht, Auskunft Die Einsichtnahme und inhaltliche Korrektur der Personalakte durch den Betroffenen gehört zu den grundlegenden Datenschutzrechten im Beschäftigungsverhältnis. Sie dient der Gefahrenbegegnung des Betroffenen vor unzutreffenden oder unzulässigen Unterlagen (Nachteilsvorbeugung). Sie leistet Beitrag zur Richtigkeit der gesammelten Daten. Sie ermöglicht die Kenntnisnahme der Inhalte. Einführung in den Datenschutz Seite 13

14 Personalaktenführung Richtigkeit/Aktenwahrheit Gegendarstellung, Korrektur, Entfernung, Löschung Die Personalakte muss ein zutreffendes Bild des Beschäftigten zeigen. Keine Aufnahme unzulässiger und damit rechtswidriger Daten. Einführung in den Datenschutz Seite 14

15 Personalaktenführung Zulässigkeit/Zweckbindung Benachrichtigung, Anhörung, Einsichtsrecht, Auskunft Die Datenerhebung ist immer zulässig, soweit sie rechtmäßig ist. Wahrung des Persönlichkeitsschutzes Schutz vor Diskriminierung Wahrung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit Hinsichtlich der Frage, welche Daten genutzt werden dürfen, ist auf die Grundsätze, die in der Rechtsprechung zum Fragerecht des Arbeitgebers bzw. zur Offenbarungspflicht des Arbeitnehmers entwickelt worden sind, zurückzugreifen. Einführung in den Datenschutz Seite 15

16 Personalaktenführung Vertraulichkeit Zugriffs- und Übermittlungsverbot, organisatorische Abschottung Der Zugriff auf Personalakten darf nur für solche Beschäftigte und auf solche Daten eröffnet werden, soweit dies im Rahmen der Personalverwaltung erforderlich ist. Trennung besonders sensibler Daten (z.b. Angaben über Abmahnungen) von anderen Daten und Vorgängen. Einführung in den Datenschutz Seite 16

17 Praxis Praxis in Ihrem Büro Einführung in den Datenschutz Seite 17

18 Praxis Datum Ort Datenherkunft Organisation Betroffene Anz. Betroffene Kurzbeschreibung Nürnberg Bundesagentur für Arbeit Behörde Bewerber Unzählige Einladung zum Missbrauch: Arbeitsamt macht Bewerberdaten Dritten ohne Kontrolle zugänglich Nürnberg Bundesagentur für Arbeit Behörde Bewerber Tausende Berliner Firma stellt Stellenangebote beim Arbeitsamt ein, um an die Daten der Bewerber zu kommen Leipzig Stadt Leipzig Öffentliche Verwaltung Bewerber als Kulturbürgermeister 48 Kandidatenliste für das Amt des Kulturbürgermeisters offen im Netz Frankfurt am Main Pricewaterhouse Coopers Unternehmen Bewerber bei PwC Bewerberdatenbank von PricewaterhouseCoopers geknackt Mainz Exklusiv- Marketing Unternehmen Bewerber und Mitarbeiter von Exklusiv-Marketing mehrere Hundert Zwei 750 Liter-Container voller persönlicher Daten in Mainz entdeckt Einführung in den Datenschutz Seite 18

19 Praxis Datum Ort Datenherkunft Organisation Betroffene Berlin DB Sicherheit Unternehmen Mitarbeiter Anz. Betroffene Dortmund Kik Unternehmen Mitarbeiter Unzählige Dortmund Kik Unternehmen Mitarbeiter Hannover AWD Unternehmen Mitarbeiter Hamburg Deutsche Bahn Unternehmen Mitarbeiter Tausende Kurzbeschreibung Illegale Listen mit Krankendaten von Mitarbeitern geführt und weitergegeben Discounter Kik holt Informationen über die Verschuldung seiner Mitarbeiter ein Textildiscounter Kik spioniert Mitarbeiter und Bewerber über deren Bonität aus Finanzdienstleister AWD gibt weiteres Datenleck bekannt: Interne Abrechnungen im Internet veröffentlicht Deutsche Bahn späht Tausende Mitarbeiter aus Witten Amt für Gebäudemanage ment Behörde Mitarbeiter 160 Stadt Witten sammelt Krankendaten seiner Mitarbeiter Deutschland Stadtverwaltung Behörde Mitarbeiter der Stadtverwaltungen, Sonstige Unzählige Datenpanne in deutschen Kommunen: Software-Probleme machen vertrauliche Daten für jedermann online einsehbar Köln Taschen GmbH Unternehmen Mitarbeiter und Kunden Unzählige Buchhändler stellt Live-Bilder aus all seinen Filialen ins Internet Deutschland Mitarbeiter von Burger King Unternehmen Mitarbeiter von Burger King Unzählige Burger King überwacht Mitarbeiter Einführung in den Datenschutz Seite 19

20 Praxis Personalbereich Betroffene Mehr als nur der/die ArbeitnehmerIn BewerberInnendaten Ablauf, Rücksendung, Speicherung Konzernverbund Weitergabe von Beschäftigten Arbeitnehmerdatenschutz Entwurf eines Gesetzes zur Regelung des Beschäftigtendatenschutzes Einführung in den Datenschutz Seite 20

21 Personalaktenführung Beschäftigte Mehr als nur der/die ArbeitnehmerIn ArbeitnehmerInnen, zu ihrer Berufsbildung Beschäftigte, TeilnehmerInnen an Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben sowie an Abklärungen der beruflichen Eignung oder Arbeitserprobung (Rehabilitandinnen und Rehabilitanden), in anerkannten Werkstätten für behinderte Menschen Beschäftigte, nach dem Jugendfreiwilligendienstegesetz Beschäftigte, Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind; zu diesen gehören auch die in Heimarbeit Beschäftigten und die ihnen Gleichgestellten, BewerberInnen für ein Beschäftigungsverhältnis sowie Personen, deren Beschäftigungsverhältnis beendet ist, BeamtInnen, RichterInnen des Bundes, Soldatinnen und Soldaten sowie Zivildienstleistende. Einführung in den Datenschutz Seite 21

22 Personalaktenführung BewerberInnendaten Ablauf, Rücksendung, Speicherung Gestalten Sie korrekte BewerberInnen-Einwilligungen Zweckbindung beachten! Konzernverteilung ist ohne Einwilligung nicht machbar Löschen Sie die Daten nach Ende des Bewerbungsverfahrens BewerberInnendaten ausschliesslich verschlüsselt übermitteln Denken Sie an das AGG Einführung in den Datenschutz Seite 22

23 Personalaktenführung Konzernverbund Weitergabe von Beschäftigten Sondererlaubnistatbestände für die Übermittlung personenbezogener Daten im Konzern sind weder in den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) noch in den spezialgesetzlichen Regelungen des Datenschutzrechtes enthalten. Die Anwendungsfälle, in denen Konzernziele mit den Anforderungen des Datenschutzes in Übereinstimmung gebracht werden müssen, sind zahlreich: Datenübermittlungen können z.b. Mitarbeiterdaten betreffen Netzwerkdaten können bei der gemeinsamen Inanspruchnahme eines Rechenzentrums anfallen und zu den beteiligten Unternehmen fließen. Schon bei der Einrichtung eines konzernweiten Namens-, Telefon- und E- Mail-Verzeichnisses gilt es, die datenschutzrechtliche Zulässigkeit der Datenflüsse im Einzelfall zu prüfen; nicht im Konzern, sondern zwischen den rechtlich selbstständigen Konzernunternehmen. Einführung in den Datenschutz Seite 23

24 Personalaktenführung Arbeitnehmerdatenschutz Entwurf eines Gesetzes zur Regelung des Beschäftigtendatenschutzes Neben dem neuen 32 BDSG bestehen verschiedene bereichsspezifische Vorschriften, die (auch) das informationelle Selbstbestimmungsrecht der Beschäftigten regeln. Das BMI hat Anfang April ein Eckpunktepapier zur geplanten Gesetzgebung im Bereich des Arbeitnehmerdatenschutzes veröffentlicht. Es werden praxisgerechte Regelungen für Beschäftigte und Arbeitgeber geschaffen, die klarstellen, dass nur solche Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden dürfen, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind. Mit den Neuregelungen werden Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz zudem wirksam vor Bespitzelungen geschützt und gleichzeitig den Arbeitgebern verlässliche Grundlagen für die Durchsetzung von Compliance-Anforderungen und den Kampf gegen Korruption an die Hand gegeben. Einführung in den Datenschutz Seite 24

25 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie Fragen?

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