EDI als automatisierter elektronischer

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1 EDI or Die Ist EDI aus der Cloud die Rettung? Seit mehr als 30 Jahren gehört Electronic Data Interchange (EDI) zum Alltag großer Konzerne. Das Verfahren ist eine wichtige Säule für die moderne Just-In-Time Logistik und den elektronischen Geschäftsdatenaustausch. Der Trend geht derzeit dahin, die EDI-Kommunikation an einen Dienstleister auszulagern (EDI aus der Cloud), statt die Lösung selbst zu betreiben. Christian Otten Christian Otten ist seit 2006 für die Comarch AG tätig und seit November 2008 als Projektmanager verantwortlich für die Umsetzung von EDI-Projekten sowie die EDI- Produktentwicklung in der DACH- Region. EDI als automatisierter elektronischer Geschäftsdatenaustausch ersetzt die Kommunikation zwischen Handelspartnern per Fax, Post oder Telefon. Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden so direkt zwischen den ERP-Systemen der Geschäftspartner ausgetauscht. Dies spart Übertragungs- und Bearbeitungskosten und senkt die Fehlerquote, da die Vorgänge nicht mehr manuell bearbeitet werden müssen. Zudem lassen sich logistische Prozesse frühzeitig planen und koordinieren, mithin die betriebsinternen Kapazitäten optimal auslasten. Bislang kamen EDI-Systeme für den Austausch von Geschäftsdaten vor allem in beschaffungsintensiven Branchen, etwa in der Automobilindustrie oder im Handel, zum Einsatz. Der Grund: Die bisher übliche Inhouse-Installation ist komplex, aufwendig, ressourcenfressend und entsprechend kostspielig. Momentan ist ein Trend von selbst betriebenen Inhouse-Lösungen hin zum Outsourcing von EDI zu beobachten. Dies ist erheblich günstiger und EDI wird somit auch für kleinere Unternehmen interessanter. Für die Geschäftspartner großer Handelsketten ist EDI in den meisten europäischen Ländern beinahe ein Muss. Im Handel gilt der Ansatz EDI or Die : Wer kein EDI einsetzt, hat keine Chance. In neueren Märkten, beispielsweise in den Nachfolgestaaten der Sowjetunion, hingegen tasten sich Unternehmen bislang noch zögerlich an das Thema heran. Doch auch sie werden EDI nicht ignorieren können, zu offensichtlich ist der Nutzen beim automatisierten Austausch von Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheinen oder Lagerberichten. Im internationalen Umfeld kann EDI weitere Stärken ausspielen. Schließlich erfolgt die Ausgabe von Informationen im ERP-System des Geschäftspartners bereits in der gewünschten Sprache, Format und Währung. Außerdem ist bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen der logistische Aufwand enorm, müssen doch beispielsweise bei grenzüberschreitenden Lieferungen mit Zollverfahren noch mehr Dokumente verwaltet und ausgetauscht werden, als im nationalen Geschäft. 1

2 Wer profitiert von EDI? Angesichts der komplexen Abläufe im internationalen und nationalen Handelsverkehr und den Vorteilen, die EDI hier zu bieten hat, drängen immer mehr Handelsketten ihre Lieferanten, auf EDI-Technologien zu setzen. So nehmen manche Handelsketten Zulieferer nur in ihren Lieferantenpool auf, wenn diese Bestellungen auf elektronischem Weg empfangen können. Ein anderes Motivationsmittel, um auf elektronische Lieferbeziehungen umzustellen, sind Strafgelder für per Papier versandte Rechnungen oder Lieferscheine. Wenngleich die wenigsten Unternehmen bislang aktiv messen, wie viel sie tatsächlich einsparen, so lässt sich doch Eines sagen: Wird lediglich die Technik, nicht aber der Prozess berücksichtigt, fällt die Kostenreduktion insgesamt erheblich geringer aus. Das bedeutet: Allein eine technische Anbindung zum Austausch elektronischer Dokumente reicht nicht aus, um eine effektive Verbesserung der Automatisierung zu erlangen. Es gilt, die internen Organisationsstrukturen ebenfalls an die Prozesse anzupassen. Wie stark hier die Verflechtungen sind, zeigt sich in den konkreten Umsetzungsprojekten: So sind bei der Einführung von EDI 70 bis 80 Prozent des Aufwands organisatorischen Fragestellungen zuzurechnen, lediglich zehn bis 20 Prozent fallen für technische Aufgabenstellungen an. Um einen optimalen Nutzen zu erzielen, genügt es also nicht, Lieferanten zu einer technischen Anbindung zu überreden mit welchen Mitteln auch immer. Bei diesem Ansatz verschenken beide Partner das Potenzial, das in der Umstellung und Optimierung der Prozesse auf elektronische Austauschverfahren liegt. Es gilt, den Partner zu überzeugen! Wichtig ist, dass Lieferanten den Nutzen einer EDI-Anbindung für ihr eigenes Unternehmen erkennen. Zum einen sparen sie eklatant Kosten bei der Kommunikation mit ihren Kunden und bei der Auftragsbearbeitung, zum anderen sinkt die Fehlerwahrscheinlichkeit, wenn beispielsweise Bestellungen nicht mehr von Hand bearbeitet werden. PDF-Signatur Papier Fax (S)FTP SAP ECM Services EDI aus der Cloud AS2 MS Navision EDI 1:1 Comarch ERP Lieferantenportal WEB KUNDE https Bei EDI aus der Cloud wird die EDI-Kommunikation an einen Dienstleister ausgelagert, statt die Lösung selbst zu betreiben. 2

3 EDI aus der Cloud versus Inhouse-Lösung Ein großer Posten auf der Ausgabenseite von modernen Unternehmen ist die IT-Infrastruktur. Sie wächst historisch aufgrund von Expansion, mit sich ändernden länderbezogenen rechtlichen Gegebenheiten und nicht zu vergessen mit den Anforderungen von Handelspartnern. Das hat zur Folge, dass auch mittelständische eine große IT-Mannschaft einsetzen müssen, um ihre IT-Infrastruktur das Herz eines Unternehmens zu verwalten. Dafür sprechen Beispiele wie das des niederländischen Unternehmens Bolsius, das von einer Inhouse- auf eine Outsourcing- Lösung umgesattelt hat (siehe Kasten S. 5). Der Kerzenspezialist hatte erheblichen Anpassungsaufwand beim geschäftlichen Dokumentenaustausch. Mit dem Einsatz der EDI-Plattform von Comarch werden alle Dokumente Bestellungen, Rechnungen, Lieferavise etc. im Comarch-Rechenzentrum ausgetauscht, das als zentrales Clearing Center fungiert. Für Lieferanten verschärft sich die Situation noch einmal, da sie förmlich gezwungen werden, die unterschiedlichen Anforderungen der Handelsketten zu erfüllen. Verschiedene EDI-Portale und die eigene IT-Infrastruktur zu konsolidieren, ist mit hohen technischen Anforderungen verbunden deshalb schrecken viele Unternehmen vor dem Einsatz von EDI zurück. So entschied sich beispielsweise der IT-Anbieter COMARCH aufgrund dieses Befunds bereits vor über 15 Jahren dafür, EDI nicht nur als traditionelles Inhouse-System, sondern auch als Dienstleistung anzubieten: EDI aus der Cloud (EDI as a Service - EDI aas). Das Angebot sollte genau wie Telefonie, Strom oder Internet einfach zu beziehen und zu nutzen sein. Kosten und Komplexität bei der EDI-Einführung reduzieren sich dabei erheblich, da Investitionen in Hardware, Infrastruktur und Personalkosten für die EDI- Betreuung gänzlich entfallen. Kosten Beim Outsourcing von EDI übernimmt der Dienstleister die Partnerrekrutierung, das Projektmanagement, die Anbindung der Partner inklusive Mapping, Monitoring, Helpdesk-Dienste und den Support. Je nach Modell fallen die laufenden Kosten abhängig von der Anzahl der ausgetauschten Dokumente, der angebundenen Partner oder auch dienstleistungsabhängig an. Ausgaben für eigenes Personal oder neue Hard- und Software und die damit verbundenen Folgekosten entstehen nicht, wie das bei der Inhouse-Variante der Fall ist. Unter dieser Prämisse ist Outsourcing generell die günstigere Variante. Zudem erkennen Unternehmen über die Service-Verträge genau, was sie zu bezahlen haben und das schon im Voraus. Somit können sie besser kalkulieren und verfügen über mehr Transparenz im EDI-System. Die Entscheidung, welche Bereitstellungsform Lieferant und Handelskette für EDI wählen Cloud-Computing oder eine Inhouse-Lösung hängt im Wesentlichen von Faktoren wie der Unternehmensstruktur und der Einbindung der Geschäftspartner ab. Wenn die Verlagerung der Infrastruktur an einen externen Dienstleister generell möglich ist, bietet die Cloud-Variante jedoch viele Vorteile gegenüber dem selbst-gehosteten Dienst. Das sind vor allem die technische Machbarkeit sowie die Projekterfahrung des Dienstleisters. Unterschiedlichen EDI-Standards genügen Durch die schon genannten unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Handelsketten an Kommunikationskanäle, Formate, Standards und Prozesse entsteht besonders bei Lieferanten mit einer Inhouse-EDI-Lösung ein immenser Aufwand, um die verschiedenen Schnittstellen zu verwalten und zu pflegen. Erschwerend kommt hinzu, dass es für EDI verschiedene länder- und branchenspezifische Standards gibt. Sie sind hinsichtlich ihrer Struktur oder der eingesetzten Dokumententypen 3

4 nicht zwingend kompatibel zueinander. Bei der Integration seiner weltweiten Handelspartner muss daher jedes Unternehmen darauf achten, genau diese unterschiedlichen Standards zu integrieren. Verschiedene Anforderungen und Standards in eine einheitliche EDI-Infrastruktur zu integrieren, übernimmt bei einem EDI-Angebot aus der Cloud der Outsourcing-Partner. Das kann sich somit auf seine Kernkompetenzen konzentrieren, ohne sich in großem Umfang mit IT-Anforderungen beschäftigen zu müssen. Ein weiterer Pluspunkt: EDI aas bietet bessere Möglichkeiten, den Datenaustausch zu überwachen, da ein externer Dienstleister in der Regel über bewährte Support-Systeme und Eskalationsszenarien verfügt. Darüber hinaus sorgen hier Service Level Agreements und zuverlässige Help-Desk-Strukturen für zusätzliche Stabilität. wirken sich Fachwissen und Kompetenz des Outsourcing-Partners aus. Zudem kann ein externen Anbieter die Skepsis neuer Partner überwinden: Der Dienstleister verfügt über das Knowhow, um Vorteile und Nutzen des elektronischen Datenaustausches mit EDI zu erklären und Mitarbeiter des neuen Partners eventuell zu schulen. Insgesamt verkürzt sich damit die Projektzeit im Vergleich zu Inhouse-Lösungen erheblich. Auswahl eines EDI-Anbieters mit einer Inhouse-EDI-Lösung haben in der Regel eine große eigene IT-Abteilung, die die Infrastruktur unterhält. Daraus sind teilweise Ausgründungen entstanden; diese Unternehmen bieten ihre Dienste und ihr Know-how als externen Service auch anderen Unternehmen an. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, sich zu refinanzieren. Wegen des Fokus auf EDI und aufgrund ihrer Branchenkompetenz sind diese Anbieter willkommene Partner für ein EDI-as-a-Service-Projekt. Projekterfahrung inklusive Neben dem technischen Know-how bringt ein externer Application Service Provider umfangreiche Projekterfahrung mit und kann auf zahlreiche Referenzen zurückgreifen. Da er schon unterschiedlichste technische Anforderungen bei einer Vielzahl von Kunden realisiert hat, verfügt er über mehr Erfahrung als ein einzelnes Unternehmen sie haben kann. Dadurch kann er neue Partner schneller und sicherer anbinden: sicher im Sinne von technisch belastbar und den Compliance-Anforderungen entsprechend. Ein externer Ansprechpartner sorgt auch dafür, dass neue Handelspartner reibungslos in die bestehenden Prozesse eingebunden werden. Dies geht sowohl, wenn Handelsketten ihre Lieferanten einbinden wollen, als auch im umgekehrten Fall. Hier Ein anderer Ansatz setzt bei der Auswahl eines externen Dienstleisters auf IT-Unternehmen, die ein möglichst breites Spektrum an IT-Lösungen anbieten. Besonders vorteilhaft ist das, wenn das Portfolio neben EDI-Dienstleistungen beispielsweise auch eigene Warenwirtschaftslösungen umfasst. Die Projektimplementierung wird einfacher und es entstehen weniger Fehlerquellen: Stammen ERP-System und EDI-Service von einem Anbieter, müssen projektabhängige Schritte, beispielsweise die Definition und Umsetzung der Verpackungseinheiten wie Displays, Gebinde, Identifikation der Artikel, nicht mehr doppelt geklärt und ausgeführt werden. Hier liegt ein enormes Einsparpotenzial, da sich die Projektzeit verkürzt. Zudem reduziert der Ein-Anbieter-Ansatz mögliche Fehlerquellen, die auf Missverständnissen zwischen verschiedenen Projektpartnern zurückgehen. Treten dennoch Fehler auf, übernimmt der EDI-Dienstleister die Lösung der Probleme. 4

5 Auswahlkriterien für einen externen EDI-Anbieter Datensicherheit ist ein besonders wichtiges Kriterium beim EDI- Outsourcing. Weil die eigenen Daten extern gehostet werden, sollten Unternehmen deshalb genau auf die Vertrauenswürdigkeit der in Frage kommenden Dienstleister achten. Ein wichtiges Kriterium sind dabei die Sicherheitsklassen für EDI-Datencenter, die Aufschluss über die Datenhaltung und verfügbarkeit, über die unterstützten Kommunikationskanäle sowie über Zertifizierungen des Prozessablaufes, etwa nach Global Standards One (GS1) geben. Auch Informationen über die Mitarbeiter, die auf die EDI-Daten Zugriff haben, können helfen, die Bedenken zu zerstreuen. Zudem verfügen EDI-Dienstleister über verschiedene Prozesszertifizierungen. Um die Service-Qualität zu garantieren, sollte ein nur auf EDI-Anbieter setzen, die bereits eine EDI-Infrastruktur haben und Referenzen, auch aus der eigenen Branche anfordern. Bis elektronische Daten produktiv ausgetauscht werden können, ist es oft ein langer Weg. Dabei darf EDI nicht als rein technisches Programm gesehen werden. Vielmehr geht es darum, Technik und Geschäftsprozesse sinnvoll zu integrieren. Unternehmen haben mit der Einführung von EDI die Chance, auch die Organisation ihres Geschäftsdatenaustauschs neu zu ordnen und zu optimieren. Die Pflege des EDI-Systems hört nicht mit dessen Implementierung auf. Vielmehr sollten Unternehmen ihren elektronischen Geschäftsdatenaustausch an die Geschäftsentwicklung laufend anpassen. Spätestens hier werden die Vorteile von EDI aas deutlich: Das notwendige Know-how im Unternehmen vorzuhalten, ist aufwändig und teuer. Daher bietet es sich an, die EDI-Infrastruktur weitestgehend an einen Dienstleister abzugeben. Bedenken, die eigenen Daten an eine externe Plattform zu geben, können mit den richtigen Auswahlkriterien zerstreut werden. Das hat auch den Vorteil, dass sich der Outsourcing-Partner um die zahlreichen rechtlichen und technischen Schwierigkeiten des elektronischen Datenaustauschs kümmert, die es im Umfeld von EDI trotz Standardisierung gibt. Insgesamt profitieren Unternehmen von EDI aus der Cloud in vielerlei Hinsicht, vor allem aber finanziell. EDI aus der Cloud in der Praxis Der Kerzenhersteller Bolsius setzt seit 2011 auf EDI aus der Cloud von Comarch. Als Zulieferer der großen europäischen Handelsketten ist das über 900 Mitarbeiter starke Unternehmen mit Hauptsitz in niederländischen Kerkendijk auf reibungslose Kommunikation mit seinen Geschäftspartnern angewiesen. Dabei handelt es sich um eine Vielzahl von Partnern mit unterschiedlichen IT-Systemen sowie verschiedenen Standards und Formaten. In der Vergangenheit lief der geschäftliche Dokumentenaustausch bei Bolsius mit einer Inhouse- Lösung, die erheblichen Anpassungsaufwand verursachte. Problematisch war beispielsweise, dass die Handelsketten ihre Bestellungen auf Stückebene aufgeben, während Bolsius selbst im ERP-System mit größeren Einheiten wie Boxen oder Displays rechnet. Der nötige Abgleich war nur mir erheblichem Ressourceneinsatz möglich. Heute arbeitet Bolsius mit der innovativen EDI-Lösung von Comarch und konnte so den elektronischen Daten und Dokumentenaustausch mit seinen Partnern spürbar vereinfachen und beschleunigen. Der Austausch der Dokumente unter anderem Bestellungen, Rechnungen, Lieferavise erfolgt über Comarchs EDI-Plattform im eigenen Rechenzentrum, die als zentrales Clearing-Center fungiert. Dort werden diese Nachrichten in das vom jeweiligen Geschäftspartner gewünschte Format umgewandelt und an diesen über seinen bevorzugten Kommunikationskanal versandt. Neue Geschäftspartner lassen sich schnell und ohne zusätzlichen Aufwand für Bolsius anbinden. Die Implementierung von Inhouse-Konvertern entfällt. 5

6 Über Comarch Comarch ist ein weltweit tätiger Anbieter von IT-Lösungen für Geschäftsprozessoptimierung und Kundenbeziehungsmanagement mit Hauptsitz im polnischen Krakau und über Mitarbeitern in 18 Ländern. Das Angebotsportfolio umfasst Lösungen für die Branchen Telekommunikation, Banken und Versicherungen, Handel und Dienstleistungen sowie Business- Software für mittelständische Unternehmen (ERP, CRM, BI, EDI, DMS/ECM, IT-Services). IT-Infrastrukturlösungen, Hosting- und Outsourcing-Services ergänzen die Angebotspalette. Comarch ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit rund 280 Mitarbeitern an 15 Standorten präsent. Comarch EDI vereinfacht und beschleunigt den elektronischen Daten- und Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen. Mit Comarch EDI wird EDI as a Service angeboten (EDI aus der Cloud). Das ERP-System oder andere Business-Anwendungen versenden die erzeugten Ausgangsdaten vollautomatisch an das Comarch-Rechenzentrum, wo sie in das vom jeweiligen Geschäftspartner gewünschte Format umgesetzt und an diesen versandt werden. In mehr als 15 Jahren Erfahrung in der internationalen Projektrealisierung hat Comarch eines der größten internationalen EDI- Netzwerke mit mehr als Kunden aufgebaut. Dazu zählen u.a. namhafte Unternehmen wie Auchan, Carlsberg, Carrefour, Coca-Cola, Leroy Merlin, Metro, Real, Procter & Gamble, Sony und Tchibo. Kontakt Haben Sie Fragen zum Thema EDI aus der Cloud"? Wünschen Sie eine unverbindliche Beratung oder ein individuelles Angebot zu den Lösungen und Leistungen von Comarch? Wir stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung! Schreiben Sie eine an oder nutzen Sie unser Kontaktformular auf Gerne rufen wir Sie auch zurück. Im Bereich elektronischer Datenaustausch bietet Comarch die EDI-Lösung entweder als Dienstleistung (EDI aus der Cloud), als Inhouse Lösung (zur Verwaltung im Unternehmen) oder als Web-Lösung per Zugang über das Internet (WebEDI/ Lieferantenportal) an. 6

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