FRAGEN UND ANTWORTEN

Transkript

1 FRAGEN UND ANTWORTEN Frage 1: Wie kann ich Testbelege löschen? S. 2 Frage 2: Wenn ich die Daten zurücksetze, werden auch meine Kundendaten gelöscht? S. 2 Frage 3: Muss ich das Datenerfassungsprotokoll aktivieren und wann? S. 2 Frage 4: Kann ich Rechnungen und Belege auch wieder stornieren? S. 2 Frage 5: Bleibt die kostenlose Registrierkasse kostenlos? S. 2 Frage 6: Welches Endgerät muss ich verwenden? S. 2 Frage 7: Welche Internetverbindung brauche ich? S. 2 Frage 8: Welchen Drucker/Bondrucker kann ich verwenden? S. 3 Frage 9: Warum ist es sinnvoll die hauseigene offisybox zu verwenden? S. 3 Frage 10: Ist auch eine Differenzbesteuerung möglich? S. 3 Frage 11: Kann ich Gutscheine aus dem System erstellen? S. 3 Frage 12: Muss ich auch Rechnungen, die überwiesen werden, eingeben? S. 3 Frage 13: Müssen die Kundendaten auf den Beleg/die Rechnung? S. 3 Frage 14: Was ist der Unterschied zwischen Beleg und Rechnung im System? S. 3 Frage 15: Gibt es eine Gebrauchsanleitung für das System oder eine Einschulung? S. 3 Frage 16: Was kontrollieren Finanzbeamte? S. 4 Frage 17: Ab wann muss ich Belege aus dem System drucken? S. 4 Frage 18: Ist eine Quickrechnungsfunktion, wenn es schnell gehen muss, geplant? S. 4 Frage 19: Können auch Sammelrechnungen mit genauer Datumsangabe erstellt werden? S. 4 Frage 20: Können auch Firmenrechnungen erstellt werden? S. 4 Frage 21: Was ist der Vorteil, wenn ich das offisy Paket dazubuche? S. 4 Frage 22: Warum bietet offisy die Registrierkasse kostenlos an? S. 4 Frage 23: Entspricht die Registrierkasse den gesetzlichen Erfordernissen? S. 4 Frage 24: Ab wann müssen Belege zertifiziert/signiert werden? S. 4 Frage 25: Was muss ich im Finanzonline eingeben? S. 5 Frage 26: Wie bekomme ich den Finanzamtsbonus? S. 5 Frage 27: Kann ich eine Registrierkasse für mehrere Standorte/Sparten verwenden? S. 5 Frage 28: Kann ich einen Barbeleg auch über einen A4-Drucker ausdrucken? S. 5 Frage 29: Kann ich eine zu überweisende Rechnung über einen Bondrucker drucken? S. 5 Frage 30: Kann ich Rechnungen auf A5 ausdrucken bzw. gesammelt drucken? S. 5 Frage 31: Kann ich meine Kundendaten in das System importieren? S. 5 Frage 32: Haben Sie Empfehlungen für andere Registrierkassenanbieter? S. 5 Frage 33: Kann ich im System den Steuersatz 13% einstellen? S. 5 Frage 34: Ist das Vorbereiten von Rechnungen/Belegen möglich? S. 6 Frage 35: Ist eine Erweiterung zu einem Warenwirtschaftssystem geplant? S. 6 Frage 36: Wie kann ich meine Daten sichern? S. 6 Frage 37: Wie sicher ist das System? S. 6 1

2 Frage 1: Wie kann ich Testbelege aus dem System wieder löschen? Im Menüpunkt EINSTELLUNGEN Kassenmodul finden Sie einen Button Daten zurücksetzen. Nach Aktivierung werden die Testbelege und -rechnungen aus Ihrem Account gelöscht. Danach vergewissern Sie sich bitte, dass Sie das Datenerfassungsprotokoll aktiviert haben, bevor Sie richtige Rechnungen/Belege über das System erstellen. Frage 2: Wenn ich die Daten zurücksetze, werden auch meine Kundendaten gelöscht? Nein. Ihre Kundendaten bleiben erhalten nur Ihre testweise, erstellten Belege und Rechnungen werden gelöscht. Frage 3: Muss ich das Datenerfassungsprotokoll aktivieren und wann? Sie müssen das Datenerfassungsprotokoll spätestens beim tatsächlichen Einsatz der Registrierkasse in Ihrem Unternehmen aktivieren (Menüpunkt EINSTELLUNGEN Kassenmodul). Sollten Sie es zuvor (bei den Tests) aktiviert haben, deaktivieren Sie es und aktivieren Sie es wieder, wenn Sie die Kasse in Betrieb nehmen. Bitte vergessen Sie nicht im selben Menüpunkt Ihre Testrechnungen und belege gesamt zu löschen. Frage 4: Kann ich Rechnungen und Belege auch wieder stornieren? Ja, Sie können bereits jetzt im Menüpunkt JOURNALING einzelne Rechnungen stornieren mit Grundangabe (um den Überblick zu bewahren bzw. die Stornierung gegenüber der Finanz zu rechtfertigen). Ab Jänner können Sie im selben Menüpunkt auch Belege mit Grundangabe stornieren. Frage 5: Bleibt die kostenlose Registrierkasse kostenlos? Ja. Die jetzigen Funktionen der kostenlosen Registrierkasse bleiben kostenlos unabhängig von der Größe des Unternehmens. Spezielle Funktionen für bestimmte Branchen sind zukünftig mit einem monatlichen Kostenbeitrag zu vergüten, wenn diese benötigt werden. Der Support bleibt ebenfalls kostenlos. Die Telefonhotline ist mit 2016 kostenpflichtig. Ab 2017 werden die Kosten der Belegsignierung (über Drittanbieter; wir sind noch in Verhandlungen) den Nutzern weiterverrechnet oder direkt über einen Drittanbieter verrechnet. Diese Kosten entstehen auch bei jeder anderen Registrierkasse. Es werden jedoch niemals Update-Kosten des Systems verrechnet. Frage 6: Welche Endgeräte muss ich verwenden? Das System ist browserbasiert und kann mit jedem Endgerät, egal welches Herstellers oder mit welchem Betriebssystem, verwendet werden. Wir empfehlen: PC, Laptop oder Tablet. Für Smartphones werden wir 2016/2017 eine eigene, abgespeckte App entwickeln. Als Browser empfehlen wir Firefox. Die kostenlose Registrierkasse kann aber auch mit jedem anderen Browser verwendet werden. Frage 7: Welche Internetverbindung brauche ich? Das ist unterschiedlich je nachdem wie viele Belege oder Rechnungen Sie am Tag erstellen. Ein durchschnittlicher Kleinstunternehmer kommt unserer Erfahrung nach mit einem 2GB Internet aus. Sollte das nicht ausreichen, können Sie das Datenvolumen bei Ihren Anbieter erhöhen. 2

3 Frage 8: Welchen Drucker/Bondrucker kann ich verwenden? Unsere Empfehlung sind W-Lan fähige Drucker und Bondrucker oder unsere offisybox. Speziell bei Tablets kann kein Drucker angeschlossen werden, auch handelsübliche Bondrucker sind oft schwierig zu installieren. Deshalb haben wir eine eigene Drucklösung entwickelt. Am besten einfach selbst austesten, ob Ihr Drucker funktioniert. Frage 9: Warum ist es sinnvoll die hauseigene offisybox für den Belegdruck zu verwenden? Die offisybox auf auf Raspberry Pi Basis ist ein einfach zu bedienender Thermodrucker. Speziell bei Tablets ist das Ausdrucken oft problematisch. Unsere offisybox verbindet sich, anders als handelsübliche Bondrucker, nicht mit Ihrem Tablet, sondern druckt den Beleg direkt über unseren Server aus. Sicheres, einfaches und schnelles Drucken über den Browser mit Tablet, PC oder Laptop. Zusätzlich kann der Finanzamtsbonus (200 Euro) geltend gemacht werden. Produktinfos und Bestellung unter: Frage 10: Ist auch eine Differenzbesteuerung möglich? Wir arbeiten 2016 an einer Lösung, dass auch Differenzbesteuerungen mit unserem System abgebildet werden können. Frage 11: Kann ich Gutscheine aus dem System erstellen? Das Gutscheinmodul wird im Jahr 2016 aktiviert und befindet sich noch in der Testphase. Frage 12: Muss ich auch Rechnungen, die überwiesen werden, eingeben? Müssen Sie nicht, können Sie aber. Die kostenlose Registrierkasse kann auch als Fakturaprogramm, nicht nur für Barbelege, sondern auch für Überweisungsrechnungen kostenlos verwendet werden. So behalten Sie den Überblick über alle verrechneten und offenen Forderungen bzw. Ihre Unternehmensumsätze. Frage 13: Müssen die Kundendaten auf den Beleg/auf die Rechnung? Bei einer Rechnung (Überweisung) müssen Sie die Kundendaten angeben (Ausnahmeregelungen für Gesundheitsberufe). Auf einen Barbeleg können Sie die Kundendaten angeben, wenn es sich um keine Laufkundschaft oder einen Patienten (Patientenschutz) handelt. Frage 14: Was ist der Unterschied zwischen Beleg und Rechnung im System? Eine Rechnung in unserem System ist eine Rechnung, die ausgestellt und erst zu einem späteren Zeitpunkt vom Kunden überwiesen wird. Ein Beleg ist ein Barbeleg, der sofort nach Ausstellung bar, mit Paypal, mit Gutscheinen/Geldmünzen oder via Bankomat beglichen wird. Frage 15: Gibt es eine Gebrauchsanleitung für das System oder eine Einschulung? Ja, im System selbst finden Sie auf der Startseite und auf der linken Menüleiste eine Gebrauchsanweisung. Sollten Sie dennoch unsicher sein, erklären wir Ihnen und Ihrem Team das System gerne persönlich. Entweder in unserem Linzer Büro oder bei Ihnen vor Ort. Für die Schulung (unbeschränkte Personenanzahl) verrechnen wir für den Aufwand 150,00 netto + etwaiges Kilometergeld (ausgehend von der jeweiligen Landeshauptstadt). Gerne bieten wir Ihnen auch Einschulungen via Skype an. 3

4 Frage 16: Was kontrolliert der Finanzbeamte? Die Finanz kontrolliert das Datenerfassungsprotokoll. Im Menüpunkt EINSTELLUNGEN Export können Sie das Datenerfassungsprotokoll als CSV Datei exportieren und mit Excel öffnen und abspeichern. So können sie es dem Finanzbeamten auch übergeben (USB). Frage 17: Ab wann muss ich Belege aus dem System drucken? Die Belegerteilungspflicht tritt mit in Kraft. Ab dem 2. Quartal 2016 müssen Sie die Barbelege über eine Registrierkasse ausstellen direkt aus dem System und manipulationsfrei. Bis dahin können Sie die Belege auch mittels Paragon aushändigen. Frage 18: Ist eine Quickrechnungsfunktion, wenn es schnell gehen muss, geplant? Ja, wir arbeiten bereits an einer Quickfunktion, damit Unternehmen mit hoher Kundenfrequenz noch schneller Belege ausdrucken können. Die geplante Fertigstellung erfolgt im 1. Quartal Frage 19: Können auch Sammelrechnungen erstellt werden mit genauer Datumsangabe? Sie können bereits jetzt Sammelrechnungen mit mehreren Leistungen erstellen. Die genaue Datumsangabe je Leistung ist ab Jänner 2016 möglich. Bis dahin können Sie die genauen Daten als Rechnungsnotiz hinzufügen oder den Leistungszeitraum eingeben. Frage 20: Können auch Firmenrechnungen erstellt werden? Ja, das Erstellen einer Firmenrechnung ist möglich. Diese Funktion wird im Jänner 2016 noch verbessert. Frage 21: Was ist der Vorteil, wenn ich das offisy Basispaket zur kostenlosen Registrierkasse dazubuche? Die Firma offisy gmbh unterstützt Sie nicht nur bei der Rechnungs- bzw. Belegerstellung. Mit der kostenpflichtigen offisy Software ( können Kunden Termine bei Ihnen online buchen, Sie selbst haben eine übersichtliche Terminverwaltung, eine umfassende Kunden- /Patientenverwaltung und können Rechnungen mittels Knopfdruck nach einem Termin erstellen. Ein Erinnerungsservice für Kunden mit automatisierten Erinnerungs-SMS vor dem Termin und eine Mitarbeiterverwaltung macht offisy zu Ihrem persönlichen, virtuellen Assistenten für Ihr Unternehmen schon ab 19,00 netto pro Monat! Bei Interesse können Sie unser Komplettsystem mit vollem Funktionsumfang ein Monat kostenlos testen (das Testabo wird NICHT automatisch verlängert!). Frage 22: Warum bietet offisy die Registrierkasse kostenlos an? Wir haben die Registrierkasse aus unserem offisy System herausgelöst, um vor allem Kleinstunternehmer, die sich keine teuren Systeme aus dem Cashflow leisten können, bei der Registrierkassenpflicht zu unterstützen. Einige verwenden auch unser offisy Komplettsystem das freut uns sehr, ist aber keine Verpflichtung für die Nutzung der kostenlosen Registrierkasse. Frage 23: Entspricht die Registrierkasse den gesetzlichen Erfordernissen? Ja! Unsere Registrierkassenlösung entspricht den gesetzlichen Erfordernissen mit 2016 und wird im Laufe des Jahres auf die zusätzlichen Erfordernisse 2017 adaptiert. Frage 24: Ab wann müssen Belege zertifiziert werden? Ab ist die Belegsignierung vorgeschrieben und über unser System möglich. 4

5 Frage 25: Was muss ich im Finanzonline eingeben? Den Initialwert der Registrierkasse bei Inbetriebnahme. Eine genaue Checkliste zu diesem erhalten Sie in den nächsten Wochen per . Frage 26: Wie bekomme ich den Finanzamtsbonus? Der Finanzamtsbonus von 200,00 netto kann nur mit einer Rechnung zur Registrierkasse oder eines Teils der Registrierkasse (wie die offisybox) geltend gemacht werden. Der Bonus ist mittels mittels Formular E 108 C zu beantragen/einzureichen. Frage 27: Kann ich eine Registrierkasse für mehrere Standorte/Unternehmenssparten verwenden? Sie können die kostenlose Registrierkasse für mehrere Standorte oder Unternehmenssparten verwenden. Dafür müssen Sie nur unterschiedliche Rechnungs- und Belegvorlagen im System erstellen. Je nachdem auf welchen Standort/auf welche Unternehmenssparte die Rechnungen/der Beleg ausgestellt werden soll, können Sie die jeweilige Vorlage bei der Rechnungserstellung auswählen. Frage 28: Kann ich einen Barbeleg auch über einen A4 Drucker drucken? Ja, das ist möglich. Sie können in den Vorlagen das gewünschte Format angeben. Sie können auch mehrere Vorlage unterschiedlicher Formate erstellen. Frage 29: Kann ich eine zu überweisende Rechnung über einen Bondrucker drucken? Das ist grundsätzlich möglich. Wir empfehlen für Überweisungen allerdings A5- oder A4- Ausdrucke. Frage 30: Kann ich Rechnungen auf A5 ausdrucken bzw. gesammelt ausdrucken? Ja, Sie können Rechnungen oder Belege auch auf A5 ausdrucken. Mit Jänner 2016 ist es auch möglich, Rechnungen gesammelt zu drucken (großes Druck-PDF). Frage 31: Kann ich meine Kundendaten in das System importieren? Wenn Sie Kundendaten in das System importieren möchten, brauchen wir von Ihnen eine Excel- Datei. Wir senden Ihnen die entsprechende Vorlage auf Anfrage zu und importieren die Kundendaten in Ihrer persönlichen Datenbank. Für den Zeitaufwand stellen wir pauschal 150,00 netto in Rechnung. Frage 32: Ich bin ein größerer Betrieb oder habe komplexere Abläufe, als Ihre kostenlose Kasse darstellen kann. Haben Sie Empfehlungen für eine kostengünstige Alternative? Sollte unsere Lösung für Sie nicht passend sein, können wir Ihnen gerne kostengünstige und getestete Anbieter, speziell für Handel und Gastronomie, empfehlen. Bitte senden Sie uns ein E- Mail und Sie erhalten von uns zusätzlich noch einen Gutschein unserer Kooperationspartner, damit Sie das System noch günstiger beziehen können. Frage 33: Mit 2016 gilt für manche Waren ein Steuersatz von 13%. Kann ich diesen im System bereits jetzt eingeben? Ja, der Steuersatz 13% wurde dem System hinzugefügt und kann ausgewählt werden. 5

6 Frage 34: Ist das Vorbereiten von Barbelegen/Rechnungen und der spätere Ausdruck möglich? Zurzeit noch nicht über mehrere Tage. Wir arbeiten gerade an einer Lösung mit unseren Experten, um den Manipulationsschutz unserer Registrierkassenlösung zu gewährleisten. Frage 35: Ist eine Erweiterung zu einem Warenwirtschaftssystem geplant? Wir sammeln zurzeit Anfragen über zusätzlich, benötigte Funktionen verschiedener Branchen. Sollten Sie Interesse an einem kompletten Warenwirtschaftssystem haben, bitten wir Sie uns ein zu senden. Frage 36: Wie kann ich meine Daten sichern? Die Daten sind in unserer sicheren Cloud-Lösung gesichert (mit Backups). Belege und Rechnungen können Sie jederzeit erneut ausdrucken. Sie können das Datenerfassungsprotokoll jederzeit unter EINSTELLUNGEN exportieren. An weiteren Exportmöglichkeiten (Umsatzstatistiken und später auch noch weitere Daten) arbeiten wir gerade. Frage 37: Wie sicher ist das System? Unser System verwendet die selben Verschlüsselungsmechanismen wie E-Banking Systeme. Ihre Daten sind auf einem österreichischen Server mit 24h-Zugangskontrolle und vielen weiteren Schutzmechanismen sicher und nach österreichischem Datenschutzgesetz gespeichert. Frage 38: Wie wird die Testversion zur Vollversion? Wenn Sie das System voll nutzen möchten, löschen Sie Ihre Testbelege unter EINSTELLUNGEN Kassenmodul und aktivieren Sie im selben Menüpunkt das Datenerfassungsprotokoll. Wir nehmen laufend Verbesserungen am System vor so wird die anfängliche Testversion zur Vollversion. Ein erneutes Registrieren ist nicht nötig. 6