E-Invoicing eine neue Chance für den Mittelstand

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1 E-Invoicing eine neue Chance für den Mittelstand Teil A: Elektronische Rechnungen gesetzliche Anforderungen und technische Umsetzung Teil B: Projektvorgehen zur Einführung von EDI am Beispiel der elektronischen Ausgangsrechnung Bremen, 12. Juli 2012 Gerd Malert Holger Torske

2 E-Invoicing eine neue Chance für den Mittelstand Teil A: Elektronische Rechnungen gesetzliche Anforderungen und technische Umsetzung 2

3 Kurzvorstellung der Referenten Name Position Gerd Malert Bereichsleiter IT-Audit FIDES Treuhand GmbH & Co. KG Kurzvita Diplom-Ingenieur Elektrotechnik (FH) Diplom-Wirtschaftsingenieur (FH) Certified Information Systems Auditor (CISA) seit 2001 Seit 1997 tätig im Bereich IT-Audit und IT-Consulting Eintritt FIDES 2004 T M F Tätigkeitsschwerpunkte Prüfungen von IT-Systemen und Prozessen Prüfung/Qualitätssicherung und Zertifizierung von IT-Systemen Leitung und Durchführung von Beratungsprojekten im SAP-Umfeld Prüfung von Risikomanagementsystemen Revisions- und Beratungsprojekte zum Aufbau und zur Übernahme und Durchführung Interner (IT-) Revisionen Ausgewählte Branchen Industrie und Handel Logistik Werften Unternehmen der Öffentlichen Hand Finanzdienstleister und Versicherungen Gesundheitswesen

4 Agenda Teil A: Elektronische Rechnungen gesetzliche Anforderungen und technische Umsetzung 1. Änderung des 14 UStG - Ausgangssituation 2. Änderung des 14 UStG - Bedeutung in der Praxis 3. Aufbewahrungsfristen - Gesetzliche und normative Anforderungen 4. Definition revisionssicheres Archivierungsverfahren 5. Bedeutung in der Praxis Teil B: Projektvorgehen zur Einführung von EDI am Beispiel der elektronischen Ausgangsrechnung 1. Überblick 2. Standards und Prozesse 3. Wirtschaftlichkeit und Nutzen am Beispiel der Ausgangsrechnung 4. Projektaufbau und Anwendung 4

5 Änderung des 14 UStG - Ausgangssituation Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung durch Neufassung des 14 UStG im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 Papier- und elektronische Rechnungen sind ab dem 1. Juli 2011 umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln Freiheit in der Wahl des technischen Formats und des technischen Übertragungsweges Zustimmung des Rechnungsempfängers Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen gewährleistet werden Notwendigkeit eines beliebigen innerbetrieblichen Kontrollverfahrens inkl. Prüfpfad Eine Konkretisierung des 14 UStG durch das Bundesministerium der Finanzen liegt jetzt aktuell als BMF-Schreiben mit Stand 02. Juli 2012 vor. 5

6 Agenda Teil A: Elektronische Rechnungen gesetzliche Anforderungen und technische Umsetzung 1. Änderung des 14 UStG - Ausgangssituation 2. Änderung des 14 UStG - Bedeutung in der Praxis 3. Aufbewahrungsfristen - Gesetzliche und normative Anforderungen 4. Definition revisionssicheres Archivierungsverfahren 5. Bedeutung in der Praxis Teil B: Projektvorgehen zur Einführung von EDI am Beispiel der elektronischen Ausgangsrechnung 1. Überblick 2. Standards und Prozesse 3. Wirtschaftlichkeit und Nutzen am Beispiel der Ausgangsrechnung 4. Projektaufbau und Anwendung 6

7 Änderung des 14 UStG - Bedeutung in der Praxis (1) Technische Formen und Formate für die elektronische Rechnungsstellung Analog: 1. Papier 2. Standard-Fax an Standard-Fax 3. Computer-Fax/Fax-Server an Standard-Fax Digital: 1. qualifizierte elektronische Signatur 2. EDI-Verfahren 3. sonstige elektronische Übermittlung /D Computer-Fax/Fax-Server an Computer-Fax/Fax-Server Web-Download NEU NEU Datenträger (USB-Stick, CD, ) NEU NEU NEU Zulässige Formate: Bild- und Textformate (bspw. TIF, TXT, DOC, XLS, XML, PDF) Im Hinblick auf die Archivierungsanforderungen bietet sich insbesondere das PDF/A-Format an. 7

8 Änderung des 14 UStG - Bedeutung in der Praxis (2) Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung Formfreie Zustimmung des Rechnungsempfängers: stillschweigend durch konkludentes Handeln Rahmenvereinbarung (bspw. AGB) individuelle, schriftliche Vereinbarung Letztgenannte Form ist empfehlenswert und sollte mindestens folgende Regelungen enthalten: Form der Übermittlung und Format der Rechnung Definition der Datenqualität Verfahren bei Fehlübertragungen 8

9 Änderung des 14 UStG - Bedeutung in der Praxis (3) Unabhängig von der Form der Rechnungsstellung (analog/digital) müssen gewährleistet werden: Echtheit Unversehrtheit Lesbarkeit Echtheit der Herkunft (Authentizität des Rechnungsstellers) Unversehrtheit des Inhalts (Integrität der Rechnung durch unverfälschte Übertragung und Archivierung) Lesbarkeit der Rechnung (Unverzügliche Vorlage der Rechnung während der Aufbewahrungsfrist. Lesbarkeit, wenn für menschliches Auge lesbar) 9

10 Änderung des 14 UStG - Bedeutung in der Praxis (4) Innerbetriebliches Kontrollverfahren inkl. Prüfpfad Freie Wahl der technischen und/oder organisatorischen Verfahren zur Sicherstellung der Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung Prüfpfad muss einen nachvollziehbaren Zusammenhang zwischen Rechnung und Leistung sicherstellen Richtiger Leistender/Zahlungsempfänger (bspw. Stammdatenabgleich bzgl. Adresse, Bankverbindung, USt-ID) Richtige Leistung (bspw. Abgleich mit Bestellung, Auftrag, Lieferschein) Richtiger Rechnungsbetrag (bspw. Abgleich mit Bestellkonditionen und Lieferschein hinsichtlich Art, Menge und Preis) Richtige Pflichtangaben gem. 14, 14a UStG (bspw. Rechnungs-/ Leistungsdatum, Rechnungsnummer, Entgelt, Steuersatz) Bedeutet im klassischen Sinne: Rechnungsprüfungsprozess 10

11 Änderung des 14 UStG - Bedeutung in der Praxis (5) 14, 14b UStG - Lesbarkeit und Archivierung als mögliches Hindernis? für menschliches Auge lesbar z.b. PDF-Rechnung z.b. EDI-Rechnung (ggf. Konvertierung erforderlich) Archivierung: Sicherstellung Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit für die Dauer der Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig Verweis auf Anforderungen AO, GoBS, GDPdU Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht schließt Vorsteuerabzug zwar nicht per se aus, jedoch Feststellungslast auf Seiten des Unternehmens (Risiko der Schätzung bzw. der Nichtanerkennung) sowie Ordnungswidrigkeit nach 26a UStG 11

12 Agenda Teil A: Elektronische Rechnungen gesetzliche Anforderungen und technische Umsetzung 1. Änderung des 14 UStG - Ausgangssituation 2. Änderung des 14 UStG - Bedeutung in der Praxis 3. Aufbewahrungsfristen - Gesetzliche und normative Anforderungen 4. Definition revisionssicheres Archivierungsverfahren 5. Bedeutung in der Praxis Teil B: Projektvorgehen zur Einführung von EDI am Beispiel der elektronischen Ausgangsrechnung 1. Überblick 2. Standards und Prozesse 3. Wirtschaftlichkeit und Nutzen am Beispiel der Ausgangsrechnung 4. Projektaufbau und Anwendung 12

13 Aufbewahrungsfristen - Gesetzliche und normative Anforderungen (1) Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen Die ordnungsmäßige Aufbewahrung von Handelsbriefen und Belegen obliegt der Geschäftsführung als Teil der kaufmännischen Sorgfaltspflichten; mögliche Alternativen: Aufbewahrung in Papierform (Achtung: Berücksichtigung 147 AO, GDPdU) Archivierung auf unveränderbaren, digitalen Datenträgern, wie bspw. in einem elektronischen Dokumenten-Management-System (DMS) ( 238 (2) HGB, 239 HGB i.v.m. GoB/GoBS) Für beide Formen der Archivierung gilt: Aufbewahrung von Handelsbriefen einschließlich geschäftlicher s sowie deren geschäftsrelevanter Anhänge für 6 Jahre ( 257 (4) 1. HS HGB) Aufbewahrung von Handelsbüchern, Bilanzen, Belegen, Rechnungen (papierhafte und elektronische Rechnungen) für 10 Jahre ( 257 (4) 2. HS HGB) Für handels-/steuerrechtlich nicht relevante Dokumente/ s bestehen keine Aufbewahrungspflichten gemäß der genannten Vorschriften 13

14 Aufbewahrungsfristen - Gesetzliche und normative Anforderungen (2) 257 HGB - Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen (analog 147 AO) (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren: [ ] (3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten 1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, 2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. [ ] (4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. 14

15 Aufbewahrungsfristen - Gesetzliche und normative Anforderungen (3) 147 AO - Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen [ ] (6) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. 15

16 Aufbewahrungsfristen - Gesetzliche und normative Anforderungen (4) Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Aus der Umsetzung einer elektronischen Archivierungslösung ergeben sich zudem Konkretisierungen der Vorschriften zum Datenzugriff (gemäß 147 AO i.v.m. den GDPdU) Originär elektronisch entstandene Daten müssen in maschinell auswertbarer Form aufbewahrt werden Gewährleistung des Datenzugriffs für den Betriebsprüfer durch Bereitstellung eines Systemzugangs (Z1) Datenauswertung nach Weisung des Betriebsprüfers (Z2) Bereitstellung auf Datenträgern (Z3) Hinweis: Nutzung des DMS im Rahmen der Betriebsprüfung zulässig, auch wenn die Originalbelege in Papierform vorliegen und diese nicht originär elektronisch mit einem Datenverarbeitungssystem (hier: Eingangsrechnungen) erstellt worden sind (vgl. Urteil des FG Münster, 6 K 357/10 AO vom ) 16

17 Agenda Teil A: Elektronische Rechnungen gesetzliche Anforderungen und technische Umsetzung 1. Änderung des 14 UStG - Ausgangssituation 2. Änderung des 14 UStG - Bedeutung in der Praxis 3. Aufbewahrungsfristen - Gesetzliche und normative Anforderungen 4. Definition revisionssicheres Archivierungsverfahren 5. Bedeutung in der Praxis Teil B: Projektvorgehen zur Einführung von EDI am Beispiel der elektronischen Ausgangsrechnung 1. Überblick 2. Standards und Prozesse 3. Wirtschaftlichkeit und Nutzen am Beispiel der Ausgangsrechnung 4. Projektaufbau und Anwendung 17

18 Definition revisionssicheres Archivierungsverfahren Ein Archivsystem kann i.d.r. die gesetzlichen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen nicht eigenständig erfüllen. Es bedarf ergänzender technischer und organisatorischer Maßnahmen. In der Gesamtheit kann von einem revisionssicheren Archivierungsverfahren gesprochen werden, wenn die folgenden Ordnungsmäßigkeits- und Sicherheitsanforderungen erfüllt werden: Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Verbindlichkeit, Autorisierung und Authentizität Die adäquate Ausgestaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen obliegt dem Buchführungspflichtigen. 18

19 Agenda Teil A: Elektronische Rechnungen gesetzliche Anforderungen und technische Umsetzung 1. Änderung des 14 UStG - Ausgangssituation 2. Änderung des 14 UStG - Bedeutung in der Praxis 3. Aufbewahrungsfristen - Gesetzliche und normative Anforderungen 4. Definition revisionssicheres Archivierungsverfahren 5. Bedeutung in der Praxis Teil B: Projektvorgehen zur Einführung von EDI am Beispiel der elektronischen Ausgangsrechnung 1. Überblick 2. Standards und Prozesse 3. Wirtschaftlichkeit und Nutzen am Beispiel der Ausgangsrechnung 4. Projektaufbau und Anwendung 19

20 Bedeutung in der Praxis (1) Eingang, Vorbereitung, Scannen Papierrechnung 1 8 Exemplarische Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen am Beispiel frühes Archivieren 1. Vollständigkeit Eingang elektronische Rechnung 1 8 Kontrolle auf Vollständigkeit und Richtigkeit Weiterleitung zur Erfassung Buchungsinformationen 8 2. Richtigkeit/Verbindlichkeit: 3. Vertraulichkeit, Autorisierung 4. Authentizität 5. Zeitgerechtheit Rechnungsprüfung Buchungsfreigabe 3 8 Erfassen Buchungsinformationen Unveränderlichkeit/Integrität 7. Verfügbarkeit 8. Nachvollziehbarkeit 9. Unversehrtheit/Echtheit Verknüpfung ERP-Ordnungskriterium und Dokumenten-ID im ERP-System Kontrolle der Ablage Archiv- 7 Verknüpfung auf Server und Vollständigkeit Indexbildung 8 und Richtigkeit Vernichtung der Originaldokumente 8 Freigabe der Originaldokumente zur Vernichtung 8 20

21 Bedeutung in der Praxis (2) Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen am Beispiel frühes Archivieren (1) 1. Vollständigkeit: Lückenlose Erfassung aller rechnungslegungsrelevanten Dokumente und erforderlichen Informationen (bspw. zentraler Posteingang, Rechnungseingangsbuch, Prüfung der Pflichtangaben in Rechnungen gemäß 14 UStG) 2. Richtigkeit/Verbindlichkeit: Inhaltliche, ggf. bildliche Übereinstimmung mit dem Original (bspw. Sichtprüfung der Lesbarkeit nach dem Scannen) 3. Vertraulichkeit, Autorisierung: Schutz vor unberechtigter Kenntnisnahme und Sicherstellung, dass nur berechtigte Personen Aufgaben im Archivierungsverfahren wahrnehmen können (bspw. physische und logische Zugriffsschutzmaßnamen, Berechtigungskonzept) 4. Authentizität: Sicherstellung einer eindeutigen Verbindung zwischen Original, digitalisiertem Abbild und dem zugehörigen Geschäftsvorfall (bspw. automatisierte Zuordnung Buchung zu Dokumenten- Image, Barcode) 5. Zeitgerechtheit: Zeitnahe Überführung der Dokumente in das Archivsystem und die endgültige Übertragung auf das Archivmedium sowie zeitnahe Wiederauffindbarkeit (bspw. organisatorisch durch frühes Archivieren, technisch durch automatisierte Indexierung und Speicherung auf WORM- Medium/CAS-Speichersystem (Content Addressed Storage)) 21

22 Bedeutung in der Praxis (3) Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen am Beispiel frühes Archivieren (2) 6. Unveränderlichkeit/Integrität: Schutz vor Manipulation/Veränderung und eindeutige Indexierung (bspw. physische und logische Zugriffsschutzmaßnahmen, automatisierte Indexierung und Speicherung auf unveränderbarem Speichermedium) 7. Verfügbarkeit: Schutz vor Verlust und Sicherstellung der jederzeitigen Lesbarkeit während der Aufbewahrungsdauer (bspw. vor dem Hintergrund des technologischen Wandels) (bspw. Backup-/ Recovery-Maßnahmen, physische/logische Zugriffsschutzmaßnahmen, Nutzung eindeutiger Identifikationsmerkmale/Suchkriterien, Nutzung von offenen Standard-Bildformaten) 8. Nachvollziehbarkeit: Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle und des bei der Archivierung zum Einsatz kommenden Verfahrens (bspw. technische und organisatorische Prozessbeschreibung (Verfahrensdokumentation)) 9. Unversehrtheit/Echtheit: Authentizität des Rechnungsstellers, Integrität der Rechnung durch unverfälschte Übertragung 22

23 Diskussion/Fragen??????? 23

24 Kaffeepause 24

25 E-Invoicing eine neue Chance für den Mittelstand Teil B: Projektvorgehen zur Einführung von EDI am Beispiel der elektronischen Ausgangsrechnung 25

26 Kurzvorstellung der Referenten Name Position Holger Torske Senior Consultant FIDES IT Consultants GmbH Kurzvita DV-Kaufmann seit 1984 Leiter IT und Organisation im Fachgroßhandel über 30 Jahre Berufserfahrung, u.a. als IT-Leiter und Projektleiter für umfangreiche Integrationsprojekte Eintritt FIDES 2011 T M F Tätigkeitsschwerpunkte Softwareauswahlverfahren Ausgewählte Branchen Automotive Einführung von neuen Systemen Migration, Systemintegration Maschinenbau Schiffbau Chemische Industrie Logistik (Schifffahrt, Luftfracht, Spedition, Lager- und Materialwirtschaft)

27 Agenda Teil A: Elektronische Rechnungen gesetzliche Anforderungen und technische Umsetzung 1. Änderung des 14 UStG - Ausgangssituation 2. Änderung des 14 UStG - Bedeutung in der Praxis 3. Aufbewahrungsfristen - Gesetzliche und normative Anforderungen 4. Definition revisionssicheres Archivierungsverfahren 5. Bedeutung in der Praxis Teil B: Projektvorgehen zur Einführung von EDI am Beispiel der elektronischen Ausgangsrechnung 1. Überblick 2. Standards und Prozesse 3. Wirtschaftlichkeit und Nutzen am Beispiel der Ausgangsrechnung 4. Projektaufbau und Anwendung 27

28 Überblick (1) EDI kann definiert werden als der strukturierte elektronische Datenaustausch zwischen IT-Systemen verschiedener Unternehmen. Bereits häufig bei Unternehmen eigesetzte EDI-Verfahren sind bspw. ELSTER (Kommunikation mit der Steuerverwaltung), DTAUS (Bargeldloser Zahlungsverkehr), DTZVA (Auslandszahlungsverkehr), SEPA (Austausch mit Banken). Im unternehmerischen Kontext wird unter dem Begriff EDI hauptsächlich der elektronische Versand von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen verstanden. Das hauptsächliche Potential des Einsatzes von EDI wird gesehen in der Vermeidung von Fehlern durch die Automatisierung von Prozessen, der Geschwindigkeit der Übertragung sowie der Reduktion von Transportkosten. Wichtige Voraussetzung für den Einsatz von EDI ist eine gemeinsame Stammdatenbasis, z.b. Lieferantenartikelnummern (interne Systematik) GLN-Nummer, EAN-Nummer, UNSPSC (externe Systematik). 28

29 Überblick (2) Der Projekteinstieg in EDI kann über verschiedene Geschäftsprozesse erfolgen: Ihr Einkauf möchte ausgehende Bestellungen elektronisch abwickeln, um auf kurzfristige Änderungen der Auftragslage besser reagieren zu können. Der Aufwand und die Fehlerquote für eingehende Kundenaufträge sind zu hoch. Sie sollen künftig nicht mehr manuell erfasst werden. Das Lager möchte die Wareneingänge des Tages vorbereiten, bevor der Lkw eintrifft, um z.b. lange Standzeiten und viele Rücksendungen zu vermeiden. Die Lagerprozesskosten sollen insgesamt verringert werden. Eingangsrechnungen werden manuell verbucht. Dabei kommt es oft zu Fehlern bei der Kontierung oder Verzögerungen bei der Zahlungsfreigabe. Der Beleg ist bereits im Haus, aber Ihre Finanzbuchhaltung kennt ihn noch nicht. Manuelle Ausgangsrechnungen können einen unterschätzten Kostenfaktor darstellen. Ihr Vertrieb erhofft sich, durch elektronische Ausgangsrechnungen einerseits direkt Versandkosten einzusparen und andererseits Liquiditätseffekte dadurch zu erzielen, dass Ihr Kunde die Rechnung früher erhält und daher auch früher bezahlt. 29

30 Überblick (3) EDI Firma Kunde 30

31 Überblick (4) Konverter Lieferant A Kundenzuordnung Laufende Nummer Umsetzung auf Standard Konverter Konverter Lieferant B Firma Kunde Konverter Lieferant C 31

32 Agenda Teil A: Elektronische Rechnungen gesetzliche Anforderungen und technische Umsetzung 1. Änderung des 14 UStG - Ausgangssituation 2. Änderung des 14 UStG - Bedeutung in der Praxis 3. Aufbewahrungsfristen - Gesetzliche und normative Anforderungen 4. Definition revisionssicheres Archivierungsverfahren 5. Bedeutung in der Praxis Teil B: Projektvorgehen zur Einführung von EDI am Beispiel der elektronischen Ausgangsrechnung 1. Überblick 2. Standards und Prozesse 3. Wirtschaftlichkeit und Nutzen am Beispiel der Ausgangsrechnung 4. Projektaufbau und Anwendung 32

33 Standards und Prozesse (1) Ausgewählte Nachrichtenstandards ( die gemeinsame Sprache ): EDIFACT: branchenneutral, etabliert, Syntax und Semantik umfassend standardisiert, branchenspezifische Subsets, schwer lesbar, kompatibel XML: branchenneutral, flexibel, Syntax standardisiert, Semantik nicht, leichte optische Aufbereitung möglich, Versionen inkompatibel ASCII: z.b. genutzt von VDA (deutsche Automobilindustrie), veraltet (30 Jahre), hoher Verbreitungsgrad im Automobilbereich, starres Format, wenig Varianten Beispiel EDIFACT Beispiel ASCII Beispiel XML 33

34 Standards und Prozesse (2) Ausgewählte branchenspezifische Standards Name Branche Verbreitung Basis EANCOM Konsumgüterindustrie Internat. EDIFACT EDIFICE Elektroindustrie EU EDIFACT EDIFOR Speditionsbranche EU EDIFACT EDITEX Textilbranche D EDIFACT EDITEC Sanitärbranche D EDIFACT CEFIC Chemische Industrie EU EDIFACT ODETTE Automobilindustrie EU EDIFACT OAGIS Automobilindustrie USA XML opentrans neutral, Katalogdaten EU XML RosettaNet Elektroindustrie USA XML UBL branchenübergreifend USA XML GAEB (ICIS) Bauwesen D/Internat. XML SWIFT Bankenwesen Internat. XML VDA Automobilindustrie D ASCII HealthLevel7 Gesundheitswesen Internat. ASCII ANSI X.12 branchenübergreifend USA ähnlich EDIFACT TRADACOMS Handel GB ähnlich EDIFACT 34

35 Standards und Prozesse (3) Heterogenität der eingesetzten Standards Aus einer Reihe von Gründen gibt es keinen umfassenden Standard für alle Einsatzmöglichkeiten, sondern eine Vielzahl von Standards und Varianten: Parallelentwicklung voneinander unabhängiger Standards Einfache Variantenbildung aufgrund Flexibilität des zugrunde liegenden Nachrichtenstandards Abweichende Standards je nach Branchenorganisationen (teilweise auch nationale Unterschiede) IT-Systeme unterstützen nicht alle Anforderungen des Standards Oftmals erfolgt die Auswahl eines Standards jedoch aufgrund von Vorgaben externer Partner (Kunden, Lieferanten). 35

36 Standards und Prozesse (4) Nutzungsgrad von EDI in deutschen Unternehmen: Finanz- und Versicherungsdienstleistungen 40% Grundstücks- und Wohnungswesen 39% Handel, Instandhaltung, Reparatur von Kraftfahrzeugen 37% Durchschnitt alle Branchen 37% Verbandsstärke Die wichtigsten durch EDI unterstützten Prozesse: Versand von Zahlungsanweisungen an Kreditinstitute 79% Versand oder Empfang von Produktinformationen 61% Versand oder Erhalt von behördlichen Informationen 54% Versand oder Empfang von Frachtpapieren 34% Versand elektronischer Rechnungen <10% Standardisierung Quelle: Statistisches Bundesamt, Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien in Unternehmen 2011, Seite 25 36

37 Agenda Teil A: Elektronische Rechnungen gesetzliche Anforderungen und technische Umsetzung 1. Änderung des 14 UStG - Ausgangssituation 2. Änderung des 14 UStG - Bedeutung in der Praxis 3. Aufbewahrungsfristen - Gesetzliche und normative Anforderungen 4. Definition revisionssicheres Archivierungsverfahren 5. Bedeutung in der Praxis Teil B: Projektvorgehen zur Einführung von EDI am Beispiel der elektronischen Ausgangsrechnung 1. Überblick 2. Standards und Prozesse 3. Wirtschaftlichkeit und Nutzen am Beispiel der Ausgangsrechnung 4. Projektaufbau und Anwendung 37

38 Wirtschaftlichkeit und Nutzen am Beispiel der Ausgangsrechnung (1) Typische Kostenfaktoren bei Einführung einer elektronischen Ausgangsrechnung Einmalig Basislizenz der Integrationslösung (abhängig von Größe und Leistungsumfang) Anpassung des ERP- oder WWS-Systems Entwicklung der Kundenschnittstelle (abhängig von Umfang und Grad der Standardisierung, muss oftmals prozess- und kundenspezifisch erfolgen) Organisatorischer Widerstand gegen Prozessveränderungen, Angst vor Kompetenzverlust Laufend Softwarepflege und Wartung (ca. 20% der Lizenz/Jahr) Personalaufwand für Wartung, Pflege und Betrieb Übertragungskosten (je nach Protokoll) Zusätzliche IT-Infrastruktur (Server, Leitungen) 38

39 Wirtschaftlichkeit und Nutzen am Beispiel der Ausgangsrechnung (2) Typischer Nutzen bei Einführung einer elektronischen Ausgangsrechnung Direkt Einsparen von Bearbeitungszeiten für Falzen, Kuvertieren und Frankieren Reduktion von Materialkosten (Papier, Umschläge, Drucker, Toner usw.) Keine Portokosten für den Versand Erhöhung der Liquidität durch Reduktion Transportzeit Prozessverbesserung durch Wegfall manueller Tätigkeiten (Fehlerverringerung, Vereinheitlichung) In geringerem Maße: Verringerung von Raum- und Raumnebenkosten, Wartung der technischen Anlagen Indirekt Aufbau von EDI-Kompetenz, z.b. Grundlage für weitere EDI-Prozesse und verbesserte Anbindung an B2B-Plattformen Stammdatenqualität (Artikel (Katalog) und Geschäftspartner) Sichern der Beziehung zum Geschäftspartner durch einfachere Datenverarbeitung, geringere Austauschbarkeit Neue Aufgabengebiete für Mitarbeiter aufgrund zeitlicher Entlastung 39

40 Agenda Teil A: Elektronische Rechnungen gesetzliche Anforderungen und technische Umsetzung 1. Änderung des 14 UStG - Ausgangssituation 2. Änderung des 14 UStG - Bedeutung in der Praxis 3. Aufbewahrungsfristen - Gesetzliche und normative Anforderungen 4. Definition revisionssicheres Archivierungsverfahren 5. Bedeutung in der Praxis Teil B: Projektvorgehen zur Einführung von EDI am Beispiel der elektronischen Ausgangsrechnung 1. Überblick 2. Standards und Prozesse 3. Wirtschaftlichkeit und Nutzen am Beispiel der Ausgangsrechnung 4. Projektaufbau und Anwendung 40

41 Projektaufbau und Anwendung (1) Typische Problemkreise in EDI-Projekten: Konsolidierung Stammdaten und ggf. kundenindividuelle Erweiterung Kommunikation mit EDI-Partner (Kunde/Lieferant) auf technischer Ebene bzw. durch EDV-Abteilung Kommunikation mit Dienstleister des EDI-Partners Unvollständige/fehlerhafte Beschreibung der vom EDI-Partner bereitgestellten Spezifikation Organisatorischer Widerstand gegen Automatisierung von Prozessen/Prozessnormierung, oftmals Überschätzung der Notwendigkeit von Individualisierung Misstrauen gegenüber nicht manuell gesteuerten Prozessen Fehlerkorrekturen müssen durch EDI-Spezialisten vorgenommen werden Verfahren im ERP-System nicht oder nur durch Anpassungen abbildbar Mangelnde Kenntnisse über eigene Prozesse, Möglichkeiten der IT-Systeme, Anforderungen an EDI 41

42 Projektaufbau und Anwendung (2) I. Ist-Analyse II. Fachkonzeption III. Analyse und Produktauswahl IV. Customizing und Test V. Implementierung Vorgehensweise Analyse der abzulösenden Ist-Prozesse Definition der prozessbeteiligten Mitarbeiter und Zuständigkeiten Definition des Projektsponsors Initialisierung des Projekts (Definition Projektteam, Projektauftrag, Budget etc.) Ergebnisse Grobe Darstellung sämtlicher in das EDI-Projekt einzubeziehender Kernprozesse Initialisiertes Projekt 42

43 Projektaufbau und Anwendung (3) I. Ist-Analyse II. Fachkonzeption III. Analyse und Produktauswahl IV. Customizing und Test V. Implementierung Vorgehensweise Planung der zukünftigen Soll-Prozesse; pot. Berücksichtigung neuer Prozesse, z.b. elektronische Zahlungsavise, Fehlerüberwachung Planung Stammdatenmanagement Identifikation Nachrichtenboxen Konzeption und Erstellung Anwendungsfälle (Branchenstandards) zur systematischen Verprobung und Beurteilung der potenziell geeigneten EDI-Systeme bzw. Anbieter Definition quantitativer Projektziele (z.b. eingesparte Versandkosten, Zeiteinsparung, etc.) Planung des Projekts (zeitlich, Ressourcen etc.) Ergebnisse Fachkonzeption der einzuführenden EDI-Lösung Firmen-spezifische Anwendungsfälle Grobe Planung der Arbeitsschritte zur Umsetzung Darstellung des geplanten zeitlichen Ablaufs Definition Arbeitspakete und Verantwortlichkeiten der nächsten Phase 43

44 Projektaufbau und Anwendung (4) I. Ist-Analyse II. Fachkonzeption III. Analyse und Produktauswahl IV. Customizing und Test V. Implementierung Vorgehensweise Vorauswahl grundsätzlich geeigneter EDI-Lösungen Durchführung von Workshops mit den jeweiligen Systemanbietern Fachliche und wirtschaftliche Bewertung der Systeme Vertragsverhandlungen mit den Anbietern Ergebnisse Anbieter für das EDI ausgewählt Vertrag mit Anbieter ausgestaltet und unterschrieben Grobe Planung der nächsten Projektphasen zusammen mit dem ausgewählten Implementierungspartner Arbeitspakete und Verantwortlichkeiten der nächsten Phase 44

45 Projektaufbau und Anwendung (5) I. Ist-Analyse II. Fachkonzeption III. Analyse und Produktauswahl IV. Customizing und Test V. Implementierung Vorgehensweise Konzeption ggf. erforderlicher Anpassungen Ggf. Customizing des EDI-Systems (Schnittstellenentwicklung) Aufbau Kommunikation (Nachrichtenboxen) Durchführung des Stammdatenmanagements Anwendungs- und Schnittstellentests sowie Fehlerbehebung Schulungskonzeption (Entwicklung, Betrieb, Prozessänderungen) und Vorbereitung der Schulung Ergebnisse Technische Konzeption Systemaufbau/Customizing Erfolgreiche Integrations- und Schnittstellentests Qualitätsgesicherte Stammdaten Freigabe System für Produktivstart Schulungskonzeption 45

46 Projektaufbau und Anwendung (6) I. Ist-Analyse II. Fachkonzeption III. Analyse und Produktauswahl IV. Customizing und Test V. Implementierung Vorgehensweise Schulung der Endanwender Produktivsetzung des IT-Systems Ergebnisse Umsetzung der Feinkonzeption Implementierte EDI-Funktionalität Geschulte Mitarbeiter 46

47 Diskussion/Fragen??????? 47

48 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Gerd Malert T M F Holger Torske T M F Contrescarpe 94 Am Kaiserkai Bremen Hamburg

49 Anhang Teil A: Archivierung von elektronischen Rechnungsdaten Auszug UStG Auszug HGB Auszug AO Gründe für den Einsatz von DMS Rechtsfolgen Teil B: Projektvorgehen zur Einführung von EDI am Beispiel der elektronischen Ausgangsrechnung Ausblick auf weitere Prozesse 49

50 Anhang Auszug UStG 14 Ausstellung von Rechnungen (1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. (2) (3) Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch 1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 17. Juli 2009 (BGBl. I S. 2091) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung oder 2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom , S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. 14b Aufbewahrung von Rechnungen (1) Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des 14 Absatz 1 Satz 2 erfüllen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist; [ ] 50

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