W a r e n - & K o s t e n r e c h n u n g e n D e u t s c h l a n d

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1 EDI-Richtlinien W a r e n - & K o s t e n r e c h n u n g e n D e u t s c h l a n d INVOIC - EANCOM 02, D.01B INVOIC - EANCOM 97, D.96A Richtlinien für elektronischen Datenaustausch im Rechnungsverkehr mit Gesellschaften der METRO GROUP in Deutschland UNA:+.? 'UNB+UNOC: : : : :AA++++EANCOM+1'UNH INVOIC :D:01B:UN:EAN010'BGM 'DTM+137: :102'DTM +35: :102'FTX+AAK++ST3++DE'RFF+DQ: 'DTM+171: :102'RFF+XA:DE 'NAD+SU ::9'RFF Ohmstraße 1 GLN Kehl Postanschrift: Kehl Dokument: EDI-RICHTLINIEN-DE docx Telefon: +49 (0) Stand: Juli

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Rechtliche Rahmenbedingungen Elektronische Rechnungsformate Strukturierte Formate Unstrukturierte Formate (e-invoice) Übersicht Akzeptierte EDI-Formate Anwendungsbereich Teilnahme-Voraussetzungen Operativ Rechtlich Wege zu EDI EDI - Classic Web-EDI MEC METRO GROUP EDI Center Stufen der EDI-Realisierung Status Vorbereitung Status Test Status Produktion Datenübermittlung Stammdaten Kunden-Stammdaten Artikel-Stammdaten Belegarten im EDI-Rechnungsverkehr Belege von Lieferanten an METRO GROUP-Gesellschaften Rechnungen (Ware) Sonderfall: Leergut/Retouren Sonderfall: Pay per Scan METRO C&C / Real Gutschriften (= selbstausgestellte Rechnungen) Korrekturbelege Sonderfall: Wertgutschriften/Wertrechnungen Kostenrechnungen (Ersatzteile, Reparaturen, Services etc.) EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 2 / 46

3 10.2 Belege von METRO GROUP-Gesellschaften an Lieferanten Rechnungen Konsignationsgutschriften Kaufhof Korrekturbelege EDI-Verfahren im Rechnungsverkehr Reklamation zur EDI-Rechnungseinreichung Reklamationen zu abgerechneten Belegen Abgelehnte, nicht abgerechnete Belege Rechnungsregulierung Wichtige Besonderheiten METRO Cash & Carry (METRO Großhandel) Real (METRO Einzelhandel) MLG (Läger) Galeria Kaufhof (Warenhäuser) Dinea (Gastronomie) METRO Properties MAM EDI-Systembausteine Nachrichtenarten Verwendung von Nachrichtengruppen Kann/Muss-Angaben bei Segmenten/Datenelementen Datenfelddefinitionen Erläuterung einzelner Punkte in EANCOM-INVOIC Identifizierung Lieferant/Rechnungssteller Identifizierung Käufer/Rechnungsempfänger Identifizierung des Leistungserbringers Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze pro Beleg Rabattdarstellung (Zu-/Abschläge) Zu-/Abschläge auf Belegebene Zu-/Abschläge auf Artikelebene Darstellung und Berechnung von Artikelpositionen Stückartikel Gebindeeinheiten Displays/Sortimentseinheiten (Mischkarton) Elektronische Rechnungsliste Identifizierung unterschiedlicher Rechnungstypen Hinweis auf im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen Reverse-Charge-Verfahren EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 3 / 46

4 16.11 Innergemeinschaftliche Lieferungen Kennzeichnung von Korrekturbelegen EDI-Prüfprotokoll Protokoll-Inhalt Fehlergrade und Ablehnungsstufen Vorgehensweise im Fehlerfall Ablehnung einer Übertragungsdatei Physische Dateieinheit Logische Dateieinheit Ablehnung einzelner Belege Ihr nächster Schritt Anhang Ansprechpartner EDI Invoice Ihr EDI-Fahrplan: Vom Papier zu EDI Die Testphase - Übersicht Struktur und Aufbau der EDI-Datei Datenübermittlung an MGP X.400 Telebox EDIINT/AS Übersicht: Belegarten Belege von Lieferanten an METRO-Gesellschaften Belege von METRO-Gesellschaften an Lieferanten Verwendete Datenfelder im EDI-Rechnungsverkehr EDI-Vereinbarung INVOIC Informationen zu EDI Internet-Adressen zu EDI Begriffserläuterungen Fragebogen MGP zu EDI EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 4 / 46

5 1 Einführung Dieses Dokument beschreibt die Anforderungen für den elektronischen Datenaustausch im Rechnungsverkehr mit MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH, im folgenden MGP genannt, für alle Gesellschaften der METRO GROUP die MGP mit der EDV-mäßigen Erfassung und Archivierung ihrer Lieferantenrechnungen beauftragt haben. Es soll dem Industriepartner eine Hilfestellung bei der Einführung des elektronischen Datenaustausches nach EANCOM-Regelungen sein. Auf allgemeine Erklärungen und Definitionen zu EDIFACT oder eine Auflistung der Vorteile des elektronischen Datenaustausches wird an dieser Stelle verzichtet; diese Informationen können aus allen spezifischen Fachzeitschriften und Handbüchern zu EDI entnommen werden. Begriffserläuterungen für Nicht-Fachleute, sind im Anhang zu finden. Die vorliegende Dokumentation ist auch als Ergänzung zu den EDI-Dokumentationen von GS1 Germany in Zusammenarbeit mit dem EDI-Anwenderkreis Handel (EDI-AK-Handel) zu sehen und soll dem Lieferanten weitergehende, auch METRO-spezifische Informationen geben. Bitte beachten Sie auch unsere Dokumente EDI-Beispiele mit ausgewählten Geschäftsvorfällen aus der Rechnungsabwicklung und deren Umsetzung in das EDI-Format. 2 Rechtliche Rahmenbedingungen Das in dieser Richtlinie beschriebene EDI-Verfahren bei METRO MGP basiert auf 14 Absatz 3, Punkt 2 des deutschen Umsatzsteuergesetzes (UStG). D. h. die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit der Daten und die Lesbarkeit werden durch das EDI-Verfahren in Verbindung mit einer EDI-Vereinbarung INVOIC und weiteren innerbetrieblichen Kontrollverfahren bei METRO MGP sichergestellt. Verfahren mit elektronischer Signatur nach 14 Absatz 3, Punkt1, UStG werden von METRO MGP nicht akzeptiert. 3 Elektronische Rechnungsformate Elektronische Rechnungen können generell in strukturierter oder unstrukturierter Form ausgetauscht werden (siehe Übersicht 3.3). Die Begriffsdefinitionen EDI, e-invoice, etc. sind leider nicht einheitlich. Ebenso gibt es unterschiedliche Merkmale und Kriterien nach denen man elektronische Rechnungsformate einordnen und gruppieren kann. 3.1 Strukturierte Formate Bekanntes Verfahren für Rechnungsdatenaustausch mit strukturierten Daten ist das hier beschriebene EDI-Verfahren nach EDIFACT/EANCOM-Standard. Von strukturiertem Datenaustausch sprechen wir auch, wenn die Rechnungsdaten in Formaten wie XML, EXCEL, CSV oder auch SAP-Idoc, etc. ausgetauscht werden, ggf. kann hierbei zusätzlich zu den Rechnungsdaten noch ein Rechnungsimage im PDF-Format mitgeliefert werden; in diesem Fall spricht man dann auch von einer Hybrid -Rechnung. Diese Formate sind jedoch aktuell keine Standards im Sinne der EU-Richtlinie, so wie bspw. EDIFACT/EANCOM. Es handelt sich hierbei immer um bilaterale Formate die einer vorherigen Abstimmung zwischen den Partnern bedürfen. Dies ist auch der Grund dafür, dass diese Formate seitens MGP derzeit nicht als Alternativen zum EDI-Verfahren EDIFACT/EANCOM angeboten werden. Bestrebungen, das XML-Format zukünftig ebenfalls als allgemeingültigen Standard (analog EDIFACT/EANCOM) für elektronischen Rechnungsdatenaustausch zu etablieren sind bereits im Gange: Siehe hierzu bspw. den ZUGFeRD-Standard von FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) unter EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 5 / 46

6 3.2 Unstrukturierte Formate (e-invoice) Rechnungsdatenaustausch mit unstrukturierten Daten kann man allgemein unter dem Begriff e- Invoice subsummieren. Beispiel hierfür sind Rechnungen im PDF-Format. 3.3 Übersicht 3.4 Akzeptierte EDI-Formate Für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch mit MGP können die Lieferanten aktuell folgende EDI-Standards verwenden: - EDIFACT-Subset EANCOM 02 (D.01B), Nachrichtenart INVOIC - EDIFACT-Subset EANCOM 97 (D.96A), Nachrichtenart INVOIC Dieser Leitfaden bezieht sich auf den Rechnungsdatenaustausch nach den von der GS1 Germany empfohlenen EDIFACT-Subsets für Rechnungsverkehr EANCOM 02 (D.01B) INVOIC und EANCOM 97 (D.96A) INVOIC. Neue Lieferanten sollten gleich mit EANCOM 02 beginnen. Andere EDIFACT-Subsets oder -Versionen werden von MGP nicht unterstützt. Die Zulässigkeit von Nachrichtentypen, die verwendbaren Segmente, Datenelementgruppen und Datenelemente und deren Format/Inhalt sind in den jeweiligen Dokumentationen definiert. Die Datenlayouts für EANCOM 97 (D.96A) - INVOIC und EANCOM 02 (D.01B) - INVOIC wurden im Rahmen des Anwenderkreises Handel mit allen dort vertretenen Handelspartnern, einschließlich der GS1 Germany abgestimmt und als gemeinsame, verbindliche Basis für den EDI- Rechnungsverkehr in der Konsumgüterindustrie verabschiedet. Diese allgemeinen Anwenderrichtlinien können über die GS1 Germany bezogen werden (Internetadresse im Anhang). Alle für METRO relevanten Datenfelder finden Sie auch im Anhang in Tabellenform aufgelistet. EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 6 / 46

7 4 Anwendungsbereich Die EDI-Richtlinien INVOIC gelten für alle Bereiche der METRO GROUP, deren Rechnungsdateneingang (Waren oder Kostenrechnungen) über MGP erfolgt (siehe Kapitel Wichtige Besonderheiten ). Für die Art und Weise der Abwicklung von Geschäftsvorfällen und damit einher gehend die Verwendung/Nichtverwendung einzelner Segmente/Datenelemente und deren Inhalt zeichnet jede Gesellschaft (= Ihr Kunde) selbst verantwortlich. Einschränkungen und Besonderheiten bei einzelnen Gesellschaften oder zu bestimmten Rechnungsarten werden in diesem Dokument explizit genannt und sind entsprechend zu beachten. Hinweis Kostenrechnungen: Unter den Begriff Kostenrechnungen fallen neben den Kostenrechnungen i. e. S. (Eigenverbrauch) bspw. auch Rechnungen für Strom, Wasser, Gas, Leasing, Gebäudereinigung, Entsorgung, Reparaturen, Service, Ersatzteile, etc. Im Folgenden sind jeweils diese Rechnungstypen gemeint, wenn von Kostenrechnungen die Rede ist. Der Austausch von EDI-Kostenrechnungen ist aktuell noch für jede Gesellschaft bilateral zu vereinbaren und kann demzufolge auch je Gesellschaft zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen. Da diese Rechnungstypen je nach Gesellschaft organisatorisch und buchhalterisch unterschiedlich behandelt werden, ist eine genaue Identifizierung und Kennzeichnung des Rechnungstyps Grundvoraussetzung für einen funktionierenden elektronischen Datenaustausch. Der genaue Rechnungstyp ergibt sich aus dem jeweiligen Kundenauftrag der Gesellschaft. Denken Sie bitte daran, dass die Nichtbeachtung dieser EDI-Richtlinien zu Problemen bei der Verarbeitung Ihrer Daten führen kann. In Folge kann dies unter Umständen auch Ursache für Zahlungsverzögerungen sein. 5 Teilnahme-Voraussetzungen 5.1 Operativ Um am elektronischen Rechnungsdatenaustausch mit MGP teilnehmen zu können, muss ein Lieferant bei der betreffenden METRO-Gesellschaft gelistet sein und eine gültige (MGP-) Lieferantennummer besitzen. Der elektronische Datenaustausch (EDI INVOIC und e-invoice PDF) basiert grundsätzlich auf den globalen Nummernsystemen GLN (Globale Lokationsnummer) und GTIN (Global Trade Item Number) zur Identifizierung der teilnehmenden Partner (Lieferant, Rechnungsempfänger, Warenempfänger/Lieferanschrift, etc.) bzw. der abgerechneten Artikel und Leistungen. Genauere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel 9ff. dieses Dokuments. 5.2 Rechtlich Zur rechtlichen Absicherung des EDI-Verfahrens schließt METRO MGP (im Auftrag der METRO GROUP-Gesellschaften) mit seinen Partnern eine EDI-Vereinbarung INVOIC ab, in der die wesentlichen Aspekte der Datenaustauschbeziehung definiert und geregelt sind. Die EDI- Vereinbarung INVOIC basiert auf der EDI-Mustervereinbarung von GS1 Germany bzw. der von der EU empfohlenen europäischen Mustervereinbarung. Ein Muster der EDI-Vereinbarung INVOIC senden wir Ihnen auf Anfrage gerne zu: Die Einreichung von EDI-Rechnungen ohne gültige EDI-Vereinbarung INVOIC ist nicht möglich. Lieferanten ohne eine gültige EDI-Vereinbarung INVOIC müssen ihre Rechnungen unter Beachtung der entsprechenden Organisationsrichtlinien in Papierform oder als PDF-Rechnung einreichen. Für die elektronische Belegeinreichung im EDI-Format sind ebenfalls die "Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung der METRO GROUP" zu beachten (siehe Internet: EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 7 / 46

8 6 Wege zu EDI Die METRO GROUP ist bestrebt EDI konsequent voranzutreiben und einen möglichst großen Anteil am Belegvolumen elektronisch mittels strukturierter EDI-Daten abzuwickeln. Lieferanten haben aktuell zwei Möglichkeiten, wie Sie mit uns per EDI kommunizieren können: EDI-Classic oder Web-EDI. Jeder Lieferant kann sich, seinen eigenen Bedürfnissen entsprechend, für einen EDI-Weg entscheiden. Diese EDI-Richtlinien gelten grundsätzlich für beide EDI-Wege; schwerpunktmäßig wird hier jedoch der klassische EDI-Weg beschrieben. Für Web-EDI-Lösungen sehen Sie sich bitte die entsprechenden (Online-) Dokumentationen der jeweiligen Anbieter an. 6.1 EDI - Classic Bei dieser klassischen Form des elektronischen Datenaustausches betreibt der Lieferant einen eigenen EDI-Konverter oder beauftragt einen externen EDI-Dienstleister, um seine Rechnungsdaten elektronisch im EANCOM-Format an MGP zu übermitteln. 6.2 Web-EDI Lieferanten die keinen eigenen EDI-Konverter betreiben wollen, haben die Möglichkeit Internetbasierte EDI-Anwendungen von EDI-Dienstleistern zu nutzen und auf diesem Weg Rechnungsdaten (auch Bestelldaten, Lieferavise, etc.) per Internet zu übermitteln. Die Rechnungseingabe kann entweder durch manuelle Belegerfassung in einem vorgegebenen Web-Formular erfolgen oder durch Bereitstellung einer vorgegeben WebEDI-Schnittstellendatei aus dem Inhouse-System des Lieferanten und Anbindung dieser Datei ans Internet (Upload). In beiden Fällen werden die Rechnungsdaten des Lieferanten vom WebEDI-System nach EANCOM konvertiert und über eine Kommunikationsverbindung (X.400) an MGP zur Verarbeitung gesendet. Die Web-Formulare der EDI-Dienstleister sind i. d. R. mit der GS1 Germany und anderen Handelspartnern aus dem EDI-Anwenderkreis Handel inhaltlich abgestimmt und nach vordefinierten Rechnungstypen unterschieden. Im Vergleich zu EDI-Classic können bei WebEDI hinsichtlich Verfügbarkeit und Länge einzelner Datenfelder Einschränkungen bestehen. Dadurch ist Web-EDI insbesondere für Kostenrechnungen nur beschränkt einsetzbar und muss im Einzelfall geprüft werden. Wichtig: Bei Kostenrechnungen müssen die WebEDI-Lösungen der EDI-Dienstleister in der Lage sein, das Segment BGM_1000 mit den entsprechenden Rechnungstypen füllen zu können. Informationen zu WebEDI erhalten Sie direkt von den EDI-Dienstleistern, nicht von MGP MEC METRO GROUP EDI Center MEC ist eine Web-EDI-Lösung der METRO GROUP (Bereitstellung erfolgt durch den Dienstleister COMARCH). Auf diesem EDI-Weg können Sie ausschließlich mit Gesellschaften der METRO GROUP EDI- Daten austauschen. Die Anwendungsrichtlinien für MEC können je METRO-Gesellschaft unterschiedlich sein. Die über MEC an MGP versendeten EDI-Dateien werden über das METRO-Lieferantenportal METRO-Link zum Herunterladen (Download) bereitgestellt, damit der Lieferant diese Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen archivieren kann. Nähere Informationen zu MEC finden Sie im Internet unter oder über Ihre Ansprechpartner in den METRO-Vertriebslinien. EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 8 / 46

9 7 Stufen der EDI-Realisierung Die Umstellung auf elektronischen Datenaustausch erfolgt in mehreren Stufen. MGP klassifiziert die Lieferanten hierfür in drei Kategorien: Vorbereitung, Test und Produktion (papierlos). 7.1 Status Vorbereitung Unter Vorbereitung laufen alle Lieferanten, mit denen schon eine Kontaktaufnahme, ggf. Vorgespräche oder sonstiger Informationsaustausch zum Thema EDI stattgefunden haben, aber noch keine EDI-Testdaten bei MGP eingegangen sind. In der Vorbereitungsphase werden u. a. die verantwortlichen Ansprechpartner für EDI und Stammdatenpflege definiert, noch offene Fragen aus unseren EDI-Richtlinien oder EDI-Beispielen geklärt, ggf. Besonderheiten in der Rechnungsstellung besprochen und ein möglichst konkreter Fahrplan für die Einführung von EDI bis zur Umstellung auf Produktionsbetrieb gemeinsam festgelegt. 7.2 Status Test Sobald der Lieferant eine erste EDI-Testdatei an MGP gesendet hat, zählt er zur Kategorie Test. Mit dem ersten Test wird Ihnen seitens MGP auch ein EDI-Projektleiter zugeteilt, der Sie durch die gesamte Testphase und auch später im EDI-Produktionsbetrieb betreuen wird. Die eingereichten Testdaten sollten immer den Originaldaten aus dem aktuellen Produktionsbetrieb entstammen und keine Spieldaten sein. Testdateien müssen mit dem Testkennzeichen gekennzeichnet sein. Achtung: Parallel zur EDI-Testphase reichen Sie bitte Ihre Original-Papierbelege weiterhin, wie gewohnt bei den bekannten Stellen ein (Warenrechnungen grundsätzlich bei MGP, Kostenrechnungen je nach Vereinbarung mit der betreffenden Gesellschaft), damit der noch bestehende Produktionsbetrieb in Papierform nicht gestört oder beeinträchtigt wird. In der Testphase ist es besonders wichtig am Ball zu bleiben. Der Lieferant erhält von MGP zu jeder eingereichten Testdatei einen qualifizierten Testbericht. Im Gegenzug erwarten wir, dass die gemeldeten Fehler zeitnah korrigiert werden und danach unaufgefordert eine neue Testdatei gesendet wird. Hinweis: Nutzen Sie vor dem ersten Testlauf den kostenlosen EDI-Checker von GS1 Germany, um Ihre EDI-Daten einem Syntaxcheck zu unterziehen und dadurch grobe Fehler möglichst schon im Vorfeld zu vermeiden: 7.3 Status Produktion Ziel ist die Realisierung des papierlosen EDI-Produktionsbetriebes; erst dann können für alle Partner Rationalisierungseffekte genutzt werden. Für eine Umstellung auf Produktion EDI müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: a) Es dürfen keine formalen Fehler mehr vorhanden sein und die EDI-Daten müssen die wesentlichen Inhalte der Original-Papierrechnung wiedergeben. b) Zwischen Leistungserbringer (Lieferant) und Leistungsempfänger (Gesellschaften der METRO GROUP (vertreten durch MGP), muss eine von beiden EDI-Partnern unterzeichnete EDI-Vereinbarung INVOIC vorliegen (siehe Muster-EDI-Vereinbarung unter Die Umstellung auf Produktionsbetrieb erfolgt nach erfolgreichem Testverlauf und Abschluss der EDI-Vereinbarung INVOIC zu einem fest vereinbarten Rechnungsdatum. Ab diesem Rechnungsdatum dürfen keine Papierbelege mehr eingereicht werden; MGP erhält dann nur noch die EDI-Daten. Ältere Rechnungen die vor diesem Umstellungsdatum ausgestellt wurden, müssen generell in Papierform nachgereicht werden. Spätere Änderungen oder Ergänzungen auf Lieferantenseite, die einen Einfluss auf die Verarbeitung bei MGP oder die Beleginformationen haben, sind grundsätzlich vorher mit MGP abzustimmen und durch einen Testlauf bei MGP abzusichern. EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 9 / 46

10 8 Datenübermittlung Die Datenübermittlung kann nur per DFÜ erfolgen. Bei EDI-Classic und externen Web-EDI-Systemen sind die EDI-Daten entweder an die von MGP vorgegebene X.400-Mailbox-Adresse zu senden oder, falls Sie die Daten via EDIINT/AS2 übermitteln, an die dafür abgestimmte Adresse. Bei Nutzung des METRO-eigenen Web-EDI-Systems MEC erhalten wir die EDI-Daten direkt über das zentrale EDI Data Hub der METRO GROUP. Einzelheiten zur DFÜ sind unbedingt vorher mit MGP abzustimmen (siehe Hinweise zur Datenübermittlung im Anhang). Nutzen Sie die Möglichkeit ihres X.400- oder AS2-Systems zur Anforderung einer automatischen Empfangsbestätigung (X.400-Delivery-Report oder AS2-MDN). Bitte beachten Sie, dass die versendeten EDI-Übertragungsdateien sowohl vom Leistungserbringer (Lieferant) als auch vom Leistungsempfänger (Gesellschaften der METRO GROUP), bzw. deren beauftragten Dritten, gemäß den gesetzlichen Vorschriften (mind. 10 Jahre) zu archivieren sind. Bei Nutzung des METRO-eigenen Web-EDI-Systems MEC werden Ihnen die versendeten EDI-Daten über das METRO-Lieferantenportal METRO-Link zum Herunterladen bereitgestellt. 9 Stammdaten Der Stammdatenpflege kommt beim elektronischen Datenaustausch ein sehr hoher Stellenwert zu. Maßgebende Identifikations-Kriterien sind die GLN = Global Location Number (ehemals ILN) der am elektronischen Datenaustausch beteiligten Partner, insbesondere die GLN der Rechnungsund Lieferanschriften, und die GTIN = Global Trade Item Number (ehemals EAN) zur Identifizierung der gehandelten und fakturierten Waren oder Dienstleistungen. Die GLN (hier: des Lieferanten/Rechnungsstellers) wird zentral von der GS1 Germany vergeben und muss dort beantragt werden. Bei einer GLN unterscheidet man zwischen Typ-1 und Typ-2. Achtung: Mit der GLN/Typ-1 können keine eigenverantwortlich vergebene GLN und keine GTIN gebildet werden; dies ist nur mit einer GLN vom Typ-2 möglich. Nähere Einzelheiten hierzu erfahren Sie von der GS1 Germany als der zuständigen verwaltenden Organisation, bzw. aus deren Veröffentlichungen (siehe GLN vom Typ-1 werden von der GS1 Germany als komplette 13-stellige Nummer fix vergeben. Unterschiedliche GLN vom Typ-1 haben dabei die gleiche 7-stellige Stammnummer, da diese aus einem von der GS1 Germany vorgegebenen Nummernkreis gebildet wird, die Stellen 8 12 werden von der GS1 Germany als laufende Nummer individuell vergeben: nnnnn P GLN Typ-1, d. h. 7-stellige Stammnummer der GS1 Germany + 5-stellige fixe Nr. + Prüfziffer Die Darstellung einer GLN vom Typ-2 bzw. einer daraus gebildeten eigenverantwortlich vergebenen GLN hat folgendes Format: P GLN Typ-2, d. h. 7- stellige Stammnummer + 5 Nullen + Prüfziffer bzw nnnnn P GLN Typ-2, d. h. 7- stellige Stammnummer + 5- stellige Markt-/Filialnummer + Prüfziffer Sofern der Lieferant seine GLN zur Identifizierung weiterer Unternehmensteile oder zur Bildung von GTIN verwenden will, empfehlen wir eine GLN vom Typ-2 zu beantragen. Hinweis: Von der GS1 Germany werden auch GLN vom Typ-2 mit 8-stelliger oder 9-stelliger Stammnummer ( P / P) vergeben. Die Möglichkeiten zur Bildung von eigenverantwortlich vergebenen GLN und GTIN reduzieren sich entsprechend von EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 10 / 46

11 bei 7-stelliger Stammnummer auf bei 8-stelliger Stammnummer bzw bei 9-stelliger Stammnummer. 9.1 Kunden-Stammdaten Fehlerhafte Stammdaten sind beim elektronischen Datenaustausch der häufigste Grund für Belegablehnungen! Für die Pflege seiner Stammdaten ist jeder Lieferant selbst verantwortlich. Für den Kunden-Stammdatenabgleich steht auf unserer Internetseite ein GLN-Verzeichnis der jeweils aktuellen Rechnungs- und Lieferanschriften ("RALA") im EXCEL-Format zum Download zur Verfügung. Die GLN-Daten können auch über > Standorte abgerufen werden. Die Lieferanschriften beziehen sich i. d. R. jedoch nur auf Standorte für Warenlieferungen. Für EDI-Kostenrechnungen steht deshalb zusätzlich ein separates GLN-Verzeichnis zur Verfügung. Über Stammdaten-Änderungen wird der Lieferant regelmäßig durch MGP oder die Gesellschaften der METRO GROUP informiert. Bitte teilen Sie uns hierfür unbedingt einen Ansprechpartner und eine fest definierte, möglichst personenunabhängige -Adresse mit! GLN-Auskünfte zu Rechnungs- oder Lieferanschriften erteilt auch unser GLN-Hotline-Service (Telefon-Durchwahl -121). Achtung: Durch gesellschaftsrechtliche Strukturveränderungen in der METRO GROUP können sich für einzelne Märkte und Filialen oder für ganze Gesellschaften gravierende Änderungen in der Rechnungsabwicklung ergeben. Maßgebend dafür, ob und wie ein Markt, eine Filiale oder eine ganze Gesellschaft in der Rechnungsabwicklung von solchen Veränderungen betroffen sind, ist die Änderungsmitteilung der MGP. Solange ein Markt/Filiale im GLN- Verzeichnis der MGP aufgeführt ist, kann dieser auch über MGP abgerechnet werden. Lieferanten die ihre Bestellungen elektronisch per ORDERS erhalten, müssen beachten, dass sich die in der Bestellung per ORDERS übermittelten GLN der Rechnungs- und Lieferanschriften bis zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung INVOIC unter Umständen geändert haben können. Auch in diesem Fall gelten ausschließlich die bei MGP aktuell geführten GLN; alte/falsche GLN können u. U. nicht mehr verarbeitet werden und führen zur Belegablehnung. Diese abgelehnten Belege müssen dann in korrigierter Form erneut per EDI eingereicht werden. Wir empfehlen deshalb jedem Lieferanten, die Daten aus ORDERS nicht einfach ungeprüft zu übernehmen, sondern vor der Rechnungserstellung nochmals mit den eigenen, internen Stammdaten abzugleichen. Der Rechnungsempfänger leitet sich grundsätzlich immer aus dem Waren-/Leistungsempfänger ab. Nur in Ausnahmefällen, wenn bspw. ein Lager von mehreren Vertriebsschienen genutzt wird, ohne dass dafür separate Warenempfänger-GLN vorhanden wären, ist zusätzlich der Käufer zu berücksichtigen, um daraus den richtigen Rechnungsempfänger abzuleiten. Bestimmte Datenelemente in der EDI-Datei sind mit der GLN der MGP zu füllen: - GLN-Übertragungsdatei-Empfänger (UNB-DE 0010) - GLN-Nachrichtengruppen-Empfänger (UNG-DE 0044) (sofern Segmentgruppe genutzt wird) - GLN-Rechnungslisten-Empfänger (NAD-DE 3039, wenn DE 3035 = CPE) (sofern eine elektronische Rechnungsliste gesendet wird) Dabei ist beim Datenaustausch für die METRO GROUP immer die GLN zu verwenden. Alle Rechnungs- und Lieferanschriften werden eindeutig durch ihre GLN identifiziert; zusätzliche Identifikationsmerkmale wie Name, Straße, Plz, Ort, etc. dürfen in diesem Fall nicht angegeben werden (d.h. keine Datenelemente 3036 ff. im NAD-Segment des Waren-/Leistungsempfängers). GLN sind im elektronischen Datenaustausch immer 13-stellig, d. h. inklusive Prüfziffer anzugeben. 9.2 Artikel-Stammdaten Die GTIN ist unabdingbare Voraussetzung für den elektronischen Datenaustausch mit MGP. Die Vergabe der GTIN erfolgt eigenverantwortlich durch den Lieferanten. Für jeden Artikel bzw. jede Leistung ist pro Listenpreis und Rabattgruppe jeweils eine eigene GTIN zu vergeben (d. h. pro EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 11 / 46

12 lieferanteninterner Artikel-/Leistungsnummer eine GTIN). Sollte die GLN/Typ-2 des Lieferanten nicht ausreichen, um für alle Artikel eine eindeutige GTIN bilden zu können, muss der Lieferant ggf. weitere GLN vom Typ-2 bei GS1 Germany beantragen. Grundsätzlich dürfen nur GTIN fakturiert werden, die mit ihren Kunden abgestimmt und dort auch gelistet sind. Die Artikel-Listung erfolgt direkt in Absprache mit den einzelnen METRO- Gesellschaften. Nutzen Sie in Absprache mit Ihren Kunden zur Abstimmung und zum Austausch der Artikeldaten die EANCOM-Nachrichtenart PRICAT bzw. den SINFOS-Stammdatenpool. MGP selbst erhält keine Artikel-Stammdaten, außer bestimmten, für die Rechnungsschreibung relevanten und notwendigen Artikel-Grunddaten, die jedoch alle innerhalb der Nachrichtenart INVOIC dargestellt werden können. Für Lieferanten aus dem klassischen Frischwarenbereich (gemeint ist Obst und Gemüse, nicht Fleisch, Wurst und Geflügel) besteht die Möglichkeit, die Besonderheiten in diesem Geschäft durch spezielle Segmente und Datenelemente ebenfalls vollständig in EDI abzubilden. Auf die betreffenden Segmente und Datenelemente wird im Positionsteil der Anwendungsempfehlung von GS1 Germany besonders hingewiesen. GTIN sind im elektronischen Datenaustausch immer 13-stellig, d. h. inklusive Prüfziffer anzugeben; DUN-14 (GTIN-14) entsprechend 14-stellig, Kurz-GTIN 8-stellig. Von der GS1 Germany definierte Hilfs-GTIN dürfen im EDI-Standard EANCOM nicht mehr verwendet werden. Ausnahme: Lieferanten die nur eine GLN vom Typ 1 haben und somit keine eigenen GTIN vergeben können, dürfen diese Hilfs-GTIN weiter verwenden. Hat ein Lieferant aufgrund der besonderen Art der abzurechnenden Leistungen (bspw. im Kostenrechnungsbereich) keine sinnvolle Möglichkeit, diese Leistungen eindeutig mittels GTIN zu kennzeichnen, können nach bilateraler Vereinbarung für diese Leistungen ggf. auch vom Lieferanten zu vergebende Pseudo-GTIN verwendet werden. Zur weiteren Identifizierung der Leistung können zusätzlich noch eine lieferanteninterne Artikelnummer und eine Kundenartikelnummer verwendet werden. 10 Belegarten im EDI-Rechnungsverkehr Die Bedingungen für die Lieferantenabrechnung, d. h. welche Belegarten für welche METRO- Gesellschaft zu erstellen und zulässig sind, wurden i. d. R. zwischen Lieferant und METRO- Gesellschaft bereits abgestimmt. Falls hier noch Unklarheiten bestehen, sollten diese schnellstmöglich mit den METRO-Gesellschaften geklärt werden. Es können grundsätzlich die EDI-Belegarten Rechnung, Gutschrift (= selbstausgestellte Rechnung), Wertrechnung, Wertgutschrift und Korrekturbelege elektronisch mit MGP ausgetauscht werden. Kostenrechnungen, darunter fallen i. d. R. auch Ersatzteilrechnungen, Reparaturrechnungen, Servicerechnungen und sonstige Dienstleistungsrechnungen, dürfen nur in Abstimmung mit MGP und nach ausdrücklicher, vorheriger Genehmigung durch die METRO-Gesellschaft per EDI eingereicht werden und sind dann in jedem Fall besonders zu kennzeichnen (siehe 16.8). Aus dem Kundenauftrag/der Bestellung ist zu erkennen, ob es sich um Rechnungen für normale Ware, für Ersatzteile, für Reparaturen, für Service oder für sonstige Dienstleistungen und Kosten handelt. Für Gesellschaften mit denen Kostenrechnungen nicht elektronisch ausgetauscht werden, sind diese weiterhin in Papierform direkt an die vereinbarte Stelle (Leistungsempfänger, Rechnungsempfänger oder MGP) zu senden. Für die korrekte Identifizierung, Prüfung und Buchung der Belege wurden in den EDI- Anwendungsrichtlinien EANCOM INVOIC der GS1 Germany folgende neue Segmente/Datenelemente aufgenommen: EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 12 / 46

13 Kennzeichnung des Leistungserbringers: FTX+ABN+1+BA:LEI:246' BA := Belegaussteller (=abrechnender Unternehmer) ist der Leistungserbringer < neu! FTX+ABN+1+BE:LEI:246' BE := Belegempfänger (=Rechnungsadressat) ist der Leistungserbringer < neu! Bei einer Rechnung ist der Leistungserbringer immer der Belegaussteller, bei einer selbstausgestellten Rechnung (=Gutschrift, Gutschriftsverfahren) ist der Leistungserbringer immer der Belegempfänger. Bei Korrekturbelegen (Entgeltminderung der ursprünglichen Rechnung/Gutschrift) kann sowohl der Belegempfänger als auch der Belegaussteller Leistungserbringer sein, je nachdem, wer den Korrekturbeleg erstellt und wer der Leistungserbringer des Ursprungsbeleges war. Bei Anwendung des Gutschriftsverfahrens muss der Leistungserbringer immer angegeben werden. Achtung: Die Angabe des Leistungserbringers ist gemäß EDI INVOIC Anwendungsrichtlinien von GS1 Germany eine Pflichtangabe auf allen Belegen! Kennzeichnung von Pfand-Artikeln (Leergut): IMD+C++NRC::9' NRC := Einwegpfand (Warenumschließung) IMD+C++RC::9' RC := Mehrwegpfand (Warenumschließung) IMD+C++THM::246' THM :=Transporthilfsmittel < neu! Kennzeichnung von Korrekturbelegen (Kaufmännische Gutschriften) FTX+ABO++KOR::246++DE' KOR := KORREKTURBELEG < neu! Korrekturbelege (Alternativbezeichnungen: Rechnungskorrektur, Storno, Teilstorno, Mitteilung über Entgeltminderung, kaufmännische Gutschrift, etc.) müssen immer mit diesem Textschlüssel gekennzeichnet werden. Zudem sollte der Korrekturbeleg einen Hinweis auf den zu korrigierenden Ursprungsbeleg enthalten: RFF+DM: ' Ursprungsbelegnummer DTM+171: :102' Ursprungsbelegdatum Hinweis: Wir empfehlen, alle Angaben grundsätzlich immer mitzuliefern, sofern diese in Abhängigkeit vom Geschäftsvorfall nicht sowieso schon Pflichtangaben sind Belege von Lieferanten an METRO GROUP-Gesellschaften Rechnungen (Ware) Es ist nur die Einzelbelegabrechnung zulässig, d. h. pro Lieferschein (Lieferung/Leistung) ist eine Rechnung zu erstellen. Sammelrechnungen (artikelbezogen oder kundenbezogen) sind nicht zulässig. Die Referenz zum Liefer-/Leistungsschein muss über die Liefer-/Leistungsscheinnummer und das Liefer-/Leistungsdatum (ggf. Abrechnungszeitraum) erfolgen. Dabei müssen die Liefer- /Leistungsscheinnummer und das Liefer-/Leistungsdatum auf dem Liefer-/Leistungsschein und in der EDI-Rechnung identisch sein! Wird bei der Auftragserteilung/Bestellung eine Auftragsnummer (= Kunden-Bestellnummer) mitgeteilt, muss diese auch in der EDI-Rechnung zusätzlich angegeben werden. In allen Rechnungen sollte grundsätzlich der Leistungserbringer (FTX+ABN+1+BA:LEI:246', wobei BA=Belegaussteller/abrechnender Unternehmer) angegeben werden. Achtung: Das Rechnungsdatum darf zeitlich nicht vor dem Datum der Lieferung liegen - d. h. Vor-Fakturierung ist nicht erlaubt! Innerhalb der Belege sollten die Artikelpositionen nach lieferanteninterner Artikelnummer aufsteigend bzw. in gleicher Reihenfolge wie auf der Bestellung sortiert sein Sonderfall: Leergut/Retouren Transportbehältnisse werden in zwei Kategorien unterteilt: Warenumschließungen (Einweg oder Mehrweg) EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 13 / 46

14 Transporthilfsmittel (THM) Unter Warenumschließungen versteht man alle Behältnisse, die für den Transport der Ware notwendig sind (z. B. Flaschen, Getränkekästen, Umhüllungen, etc.). Diese teilen das Schicksal der Hauptleistung, insbesondere hinsichtlich des anzuwendenden Umsatzsteuersatzes. Transporthilfsmittel (THM) dagegen dienen in erster Linie der Vereinfachung des Warentransportes, der Lagerung und der Warenpräsentation. Darunter fallen zum Beispiel Getränke-Paletten, Fleischkästen/-satten, Kunststoffpaletten, Euro-Paletten, Rollcontainer, Gitterbehälter (Open Grates) etc. In der Regel sind diese THM nur in der Unternehmerkette im Umlauf und werden nicht an Endverbraucher geliefert. Die Hingabe von THM gegen Pfandgeld ist eine eigenständige Lieferung die dem umsatzsteuerlichen Regelsatz (aktuell 19%, Ausnahmen ggf. bei Durchschnittssatzbesteuerung nach 24 UStG) unterliegt. Die Rückgabe von THM gegen Rückzahlung ist ebenfalls mit dem Regelsteuersatz als Rücknahme, gleich Entgeltminderung, abzurechnen und zu buchen. Für warenumschließendes Leergut kann entweder eine separate Leergutrechnung erstellt werden oder das warenumschließende Leergut wird zusammen mit der Ware in einer Rechnung fakturiert. Pfandartikel, die Transporthilfsmittel (THM) darstellen, sind in der Regel nicht Bestandteil der Bestellung und sollten deshalb in einer separaten Rechnung, in der nur die THM enthalten sind, abgerechnet werden. Werden Ware und Leergut zusammen in einer Rechnung fakturiert, sind diese immer en bloc darzustellen (zuerst alle Warenartikel, danach alle Leergut-/Pfandartikel). Bei allen Leergutartikeln ist immer das entsprechende Leergutkennzeichen anzugeben; zusätzlich sollte auch immer der Leistungserbringer (FTX+ABN+1+BA:LEI:246', wobei BA=Belegaussteller/abrechnender Unternehmer) mitgeliefert werden. Achtung: Leergutrücknahmen (Retouren) dürfen nicht innerhalb einer Rechnung zusammen mit der ausgelieferten Ware verrechnet werden (dies gilt generell auch für Warenrücknahmen) Sonderfall: Pay per Scan METRO C&C / Real Die Gesellschaften Real und METRO Cash&Carry haben mit verschiedenen Lieferanten das Abrechnungsverfahren Pay per Scan vereinbart. Hierbei erfolgt die Rechnungsstellung durch den Lieferanten anhand der von Real bzw. METRO Cash&Carry übermittelten Abverkaufsdaten (SLSRPT). Dieses Kooperationsgeschäft kann parallel zum normalen Warengeschäft vereinbart sein und sich auf einzelne Artikelgruppen und Märkte beschränken. Für die EDI-Rechnungsstellung sind einige Besonderheiten zu beachten: Die Lieferscheinnummer beginnt immer mit 1, die Retourennummer beginnt immer mit 2 bei täglicher Rechnungsstellung muss die Lieferschein- oder Retourennummer ab Stelle 2 immer mit dem Rechnungsdatum identisch sein (Format 1JJJJMMTT bzw. 2JJJJMMTT) bei zweimaliger Rechnungsstellung pro Monat muss die Lieferschein- oder Retourennummer ab Stelle 2 entweder immer der 1. des Monats sein (1JJJJMM01 bzw. 2JJJJMM01) für die Abrechnung des Monats oder immer der 15. (1JJJJMM15 bzw. 2JJJJMM15) für die Abrechnung 15. bis Monatsende. Bitte sprechen Sie uns rechtzeitig an, wenn Sie dieses Verfahren mit Real oder METRO Cash&Carry praktizieren Gutschriften (= selbstausgestellte Rechnungen) Ist der Belegaussteller/abrechnende Unternehmer nicht gleichzeitig der Leistungserbringer, handelt es sich steuerrechtlich um eine Gutschrift (=selbstausgestellte Rechnung). Steuerliche Gutschriften dürfen nicht für alle Gesellschaften der METRO GROUP übermittelt werden; nur wenn dies ausdrücklich mit der METRO-Gesellschaft so vereinbart ist und nicht gleichzeitig eine Rechnung/Belastung durch Ihren Kunden erstellt wird. Es ist nur die Einzelbelegabrechnung zulässig, d. h. pro Lieferschein (Lieferung/Leistung) ist eine Gutschrift zu erstellen. Sammelgutschriften (artikelbezogen oder kundenbezogen) sind nicht zulässig. EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 14 / 46

15 Die Referenz zum Liefer-/Leistungsschein muss über die Liefer-/Leistungsscheinnummer und das Liefer-/Leistungsdatum (ggf. Abrechnungszeitraum) erfolgen. Dabei müssen die Liefer- /Leistungsscheinnummer und das Liefer-/Leistungsdatum auf dem Liefer-/Leistungsschein und in der EDI-Gutschrift identisch sein! Bei Gutschriften die aus Waren- oder THM-Rückverkäufen entstehen, ist zusätzlich die Warenrücknahmenummer des vom Kunden ausgehändigten Waren-/Leergutrücknahmescheins anzugeben. In allen Gutschriften ist immer die Angabe des Leistungserbringers erforderlich (FTX+ABN+1+BE:LEI:246', wobei BE=Belegempfänger/Rechnungsadressat); THM-Leergutartikel sind entsprechend zu kennzeichnen (IMD+C++THM::246') Korrekturbelege In der Regel geht es hierbei um die klassischen (kaufmännischen) Gutschriften der Lieferanten zur Korrektur von Preis-Mengendifferenzen oder Rücknahmen von warenumschließendem Leergut oder THM; dabei geht es um eine Entgeltminderung zu einer Ursprungsrechnung des Lieferanten. Sofern mit der METRO-Gesellschaft vereinbart wurde, dass die Abrechnung dieser Geschäftsvorfälle durch den Lieferanten erfolgt, sind folgende zusätzliche Angaben in diesem EDI- Korrekturbeleg erforderlich: Angabe des Leistungserbringers (FTX+ABN+1+BA:LEI:246') Kennzeichnung für Korrekturbeleg (FTX+ABO++KOR::246++DE') Verweis auf den zu korrigierenden Ursprungsbeleg (RFF+DM: ') Leergutkennzeichen für den zu korrigierenden Pfandartikel (IMD+C++THM::246', IMD+C++RC::9' oder IMD+C++NRC::9') Bezieht sich der Korrekturbeleg bspw. auf eine Rechnung der METRO-Gesellschaft (bspw. für sonstige Leistungen) und wurde vereinbart, dass die Korrekturabrechnung durch den Lieferanten erfolgt (in der Praxis ein eher unwahrscheinlicher Fall), sind folgende zusätzliche Angaben in diesem EDI-Korrekturbeleg erforderlich: Angabe des Leistungserbringers (FTX+ABN+1+BE:LEI:246') Kennzeichnung für Korrekturbeleg (FTX+ABO++KOR::246++DE') Verweis auf den zu korrigierenden Ursprungsbeleg (RFF+DM: ') Leergutkennzeichen für den zu korrigierenden Pfandartikel (IMD+C++THM::246') Korrekturbelege dürfen nicht für alle Gesellschaften der METRO GROUP übermittelt werden (siehe 13ff.); nur wenn dies ausdrücklich mit der METRO-Gesellschaft so vereinbart ist und nicht gleichzeitig ein Ausgleich über Belastungsanzeigen durch Ihren Kunden erfolgt. Als zusätzliche Referenz muss die Rechnungsnummer des Ursprungsbelegs angegeben werden, auf die sich der Korrekturbeleg bezieht; das Feld Liefer-/Leistungsscheinnummer muss mit der Ursprungs-Liefer-/Leistungsscheinnummer gefüllt werden oder die Belegnummer des Korrekturbelegs im Feld Liefer-/Leistungsscheinnummer wiederholt werden (nur sofern kein Bezug zu einem Ursprungsbeleg besteht). Bei Korrekturbelegen, die aus Warenrücknahmen entstehen, ist zusätzlich die Warenrücknahmenummer des vom Kunden ausgehändigten Warenrücknahmescheins anzugeben. Für den Regelfall, dass Ihr Kunde den Korrekturbeleg (Belastungsanzeige) erstellt, sehen Sie bitte die Bildung von internen Korrekturbelegen vor; interne Korrekturbelege dürfen nicht in der EDI- Datei enthalten sein Sonderfall: Wertgutschriften/Wertrechnungen Wertrechnungen und Wertgutschriften sind ggf. wie Rechnungen, Gutschriften oder Korrekturbelege zu behandeln. Es ist darauf zu achten, dass auch hier für jede Position eine (ggf. Pseudo-) GTIN verwendet wird. Als zusätzliche Referenz muss die Belegnummer der Wertrechnung/-gutschrift im Feld Liefer- /Leistungsscheinnummer wiederholt werden, sofern nicht die ursprüngliche Liefer- /Leistungsscheinnummer eingegeben werden kann bzw. keine vorhanden ist. EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 15 / 46

16 Wertgutschriften dürfen nicht für alle Gesellschaften in elektronischer Form übermittelt werden, sondern sind nach Absprache mit den METRO-Gesellschaften ggf. weiterhin in Papierform direkt an die vereinbarte Stelle (je nach Gesellschaft, Leistungsempfänger oder Rechnungsempfänger) zu senden Kostenrechnungen (Ersatzteile, Reparaturen, Services etc.) Diese Belegarten werden je METRO-Gesellschaft und Lieferant unterschiedlich behandelt und werden derzeit in der Regel noch in Papierform entweder direkt an den jeweiligen Leistungsempfänger oder an eine vom Leistungsempfänger hierfür definierte Poststelle gesendet. Sofern nach vorheriger bilateraler Absprache mit MGP und der jeweiligen METRO-Gesellschaft die Einreichung per EDI zulässig ist, sind solche Belege besonders zu kennzeichnen (BGM_1000, siehe 16.7). Bei Kostenrechnungen müssen ggf. weitere, bilateral mit den Gesellschaften vereinbarte Informationen (Vertragsnummer, Kostenstelle, Zählerstände, Bestellpositionsnummer, etc.) angegeben werden; ansonsten gelten für die Dateneinreichung im Wesentlichen die gleichen Anforderungen und Regeln wie bei normalen Warenrechnungen. Bitte informieren Sie uns spätestens mit Beginn der Testphase, falls solche Rechnungsarten bei ihnen vorkommen (ersichtlich aus dem Kundenauftrag). Für Kostenrechnungen hat der EDI-AK-Handel eine separate Anwendungsempfehlung erarbeitet; diese bezieht sich bereits auf die EANCOM-Release 2002/D.01B. Siehe hierzu oder Link über Belege von METRO GROUP-Gesellschaften an Lieferanten Rechnungen Dies sind Rechnungen für Geschäftsvorfälle, bei denen die METRO-Gesellschaft gleichzeitig Belegaussteller/abrechnender Unternehmer und Leistungserbringer ist. In der Regel geht es dabei um sonstige Leistungen (bspw. Vergütung für Vernichtung von Transportverpackungen) oder Saisonware an den Lieferanten (d. h. keine Entgeltminderungen). Sofern es sich um Rücklieferungen von Ware oder Leergut handelt, können diese Rechnungen der METRO-Gesellschaften ebenfalls per EDI (nur Classic-EDI, kein WebEDI) übermittelt werden. Bitte sprechen Sie uns bei Interesse hierzu an. Die Anwendungsrichtlinien (gemäß GS1 Germany/EDI-AK-Handel) für diese EDI-Retouren stehen auf unseren Internetseiten zum Download zur Verfügung. Leistungserbringer und Leergut sind in diesen Belegen ebenfalls entsprechend gekennzeichnet. Für diese EDI-Retouren ist eine separate EDI-Vereinbarung INVOIC erforderlich, da sich Leistungserbringer und Leistungsempfänger entsprechend umkehren Konsignationsgutschriften Kaufhof Die Gesellschaft Galeria Kaufhof hat mit verschiedenen Lieferanten das Konsignationsabrechnungsverfahren vereinbart. Hierbei erfolgt die Rechnungsstellung nicht wie gewohnt durch den Lieferanten (= Leistungserbringer) an Kaufhof, vielmehr erfolgt die Abrechnung auf Basis von Abverkaufsdaten durch Gutschriftserstellung (= selbstausgestellte Rechnung) seitens Kaufhof (= Leistungsempfänger) an den Lieferanten. Dieses Gutschriftsverfahren kann ebenfalls per EDI (nur Classic-EDI, kein WebEDI) abgewickelt werden. Der Lieferant erhält in diesem Fall die Gutschriften von Kaufhof über MGP per EDI INVOIC. Bitte sprechen Sie uns bei Interesse hierzu an, falls Sie mit Kaufhof dieses Abrechnungsverfahren praktizieren. Die Anwendungsrichtlinien (gemäß GS1 Germany/EDI-AK- Handel) für EDI-Konsignationsabrechnung stehen auf unseren Internetseiten zum Download zur Verfügung. Leistungserbringer und Leergut sind in diesen Belegen ebenfalls entsprechend gekennzeichnet. Für das EDI-Gutschriftsverfahren ist eine separate EDI-Vereinbarung INVOIC erforderlich, da sich die Verantwortlichkeiten von Datenabsender und Datenempfänger entsprechend umkehren. EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 16 / 46

17 Korrekturbelege In der Regel geht es hierbei um die klassischen Belastungsanzeigen/Rückbelastungsanzeigen des Handels aus Preis-Mengendifferenzen oder Rücknahmen von warenumschließendem Leergut oder THM (Alternativbezeichnungen: Rechnungskorrektur, Storno, Teilstorno, Mitteilung über Entgeltminderung, kaufmännische Gutschrift, etc.). Steuerrechtlich handelt es sich hierbei um eine Entgeltminderung zu einer Ursprungsrechnung des Lieferanten, zu einer Rechnung der METRO- Gesellschaft oder zu einer selbstausgestellten Rechnung der METRO-Gesellschaft (bspw. Konsignationsgutschrift Kaufhof). Korrekturbelege aufgrund von Preis-/Mengendifferenzen können aktuell nur in Papierform bzw. als PDF-Dokument zur Verfügung gestellt werden. Hingegen können Korrekturbelege für Rücklieferungen von warenumschließendem Leergut oder THM ebenfalls per EDI (nur Classic- EDI, kein WebEDI) übermittelt werden. Bitte sprechen Sie uns bei Interesse hierzu an. Die Anwendungsrichtlinien (gemäß GS1 Germany/EDI-AK-Handel) für EDI-Retouren stehen auf unseren Internetseiten zum Download zur Verfügung. Diese Belege sind entsprechend als Korrekturbeleg gekennzeichnet und enthalten des Weiteren den Hinweis auf den Leistungserbringer und das entsprechende Leergutkennzeichen bei Leergutartikeln. Erstellt die METRO-Gesellschaft Korrektur- oder Retourenbelege, werden diese automatisch mit den nächsten eingehenden Rechnungsbelegen bzw. offenen Posten verrechnet. Bitte erstellen Sie in diesem Fall nur interne Korrekturbelege. Ihre internen Korrekturbelege dürfen nicht in der EDI- Datei enthalten sein. Achtung: Je nach Reklamationsfall und Qualität der Artikelstammdaten können die METRO- Gesellschaften u. U. nur Summen-Korrekturbelege erstellen, d. h. keine artikelgenauen Korrekturbelege! Bei Leergut können generell keine artikelgenauen Korrekturbelege erstellt werden. Grundsätzlich sollten Sie sich über die Abwicklung von Reklamationen direkt bei jeder METRO- Gesellschaft informieren und sich an die u. U. unterschiedlichen Verfahrensweisen der einzelnen METRO-Gesellschaften halten. 11 EDI-Verfahren im Rechnungsverkehr Auch für die elektronische Belegeinreichung sind die "Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung der Gesellschaften der METRO GROUP" zu beachten (siehe Internet: und ggf. darüber hinaus bestehende Sondervereinbarungen mit den METRO-Gesellschaften für Kostenrechnungen. Voraussetzung für die elektronische Rechnungseinreichung ist, dass zwischen Leistungserbringer (Lieferant) und Leistungsempfänger (Gesellschaften der METRO GROUP) eine von beiden EDI- Partnern unterzeichnete EDI-Vereinbarung INVOIC besteht, in der das EDI-Verfahren beschrieben ist, welches die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit der Daten und die Lesbarkeit gewährleistet. Wir haben alle erforderlichen Vorkehrungen getroffen, damit der EDI-Rechnungsverkehr mit der METRO GROUP ohne elektronische Signatur durchgeführt werden kann. MGP benötigt ausschließlich die EDI-Datei, in der die EDI-Rechnungsbelege elektronisch enthalten sind. Bei Mehrfachlistung kann zukünftig pro Verrechnungsabkommen des Lieferanten mit METRO (= MGP-Lieferanten-Nr.) eine separate Übertragungsdatei erstellt werden. In dieser Übertragungsdatei müssen jedoch alle Rechnungen der betreffenden Abrechnungsperiode enthalten sein. Es ist nicht zulässig, dass generell pro Rechnung eine separate EDI-Datei erstellt und versendet wird! Die Einreichung von EDI-Rechnungen ohne gültige EDI-Vereinbarung INVOIC ist nicht möglich. Lieferanten ohne eine gültige EDI-Vereinbarung INVOIC müssen ihre Rechnungen, unter Beachtung der Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung der METRO GROUP, in Papierform einreichen. EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 17 / 46

18 12 Reklamation zur EDI-Rechnungseinreichung 12.1 Reklamationen zu abgerechneten Belegen Unberechtigt eingereichte Belege müssen, nach Rücksprache mit MGP und den betroffenen METRO-Gesellschaften, mit der nächsten Einreichung per Korrekturbeleg ausgeglichen werden. Bei fehlerhaften Belegen erstellt i. d. R. die METRO-Gesellschaft den Korrekturbeleg oder es ist ein Korrekturbeleg vom Lieferanten zu erstellen (s. o.). Beim gleichen Kunden können auch beide Verfahren zum Tragen kommen, je nachdem, ob es sich um Mengen- oder Preisdifferenzen handelt. Achtung: Bitte klären Sie direkt mit Ihrem Kunden, wie bei fehlerhaften Belegen zu verfahren ist. Bei Korrekturbelegen durch den Kunden ist darauf zu achten, dass Ihre internen Korrekturbelege nicht in die EDI-Datei mit eingestellt werden Abgelehnte, nicht abgerechnete Belege Abgelehnte, nicht abgerechnete Belege müssen intern storniert und nach Korrektur mit einer der nächsten Datenübermittlungen d. h. ebenfalls wieder elektronisch! - neu eingereicht werden. Dabei kann der Lieferant im Vorfeld bestimmen (schriftliche Anforderung bei MGP), wie er bei Belegablehnungen verfahren will: Ablehnung und Neueinreichung nur der jeweils abgelehnten Einheit, oder Ablehnung und Neueinreichung einer übergeordneten Einheit. Theoretisch mögliche Einheiten sind: Einzelbeleg Rechnungslisteneinheit logische Datei Übertragungsdatei. So kann beispielsweise die Ablehnung einer kompletten Übertragungsdatei gewünscht/veranlasst werden, auch wenn nur ein einzelner Rechnungsbeleg fehlerhaft ist. Die Vorgehensweise im Fehlerfall ist unten detailliert beschrieben. Hinweis: Lieferanten die das EDI-Verfahren mit uns praktizieren, dürfen grundsätzlich keine Papierrechnungen mehr mit Rechnungsdatum nach dem Umstellungsdatum auf EDI- Produktionsbetrieb einreichen. Papierrechnungen auch wenn sie über die METRO- Gesellschaften eingereicht werden senden wir unbearbeitet zurück mit der Bitte, diese ausschließlich per EDI einzureichen. Ausnahmen hiervon sind nur im Einzelfall nach vorheriger bilateraler Absprache mit MGP und einer schriftlichen Begründung möglich. Dabei sind die Richtlinien für die Einreichung von Papier-Rechnungen unbedingt zu beachten. 13 Rechnungsregulierung Die eingereichten und abgerechneten Belege werden zentral von MGP aufbereitet und nach Rechnungsprüfung durch die Gesellschaften entweder direkt zur Zahlung veranlasst, oder falls der Lieferant an der Zentralregulierung teilnimmt - an die METRO International AG C.V. Amsterdam NL, Branch Baar (MIAG) in die Schweiz übermittelt. Dort wird dann die Lieferantenregulierung durchgeführt und die Zahlung an die Lieferanten veranlasst. Der Regulierungsbrief (Zahlungsavis) kann von MIAG auch in elektronischer Form (EDI- Nachrichtenart REMADV oder CSV-Format) zur Verfügung gestellt werden. Weitere Informationen zu REMADV erhalten Sie direkt bei der MIAG. Die Kontaktinformationen zu dem Customer Care Center finden Sie im Anhang. EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 18 / 46

19 14 Wichtige Besonderheiten Hinweis: Die folgenden Besonderheiten beziehen sich hauptsächlich auf die Geschäftsprozesse und bedeuten keine Abweichungen zur EDI-Anwendungsempfehlung von GS1 Germany/EDI-AK-Handel! Beachten Sie, dass die Nicht-Einhaltung dieser Bedingungen u. U. zu Belegablehnungen führen kann. Generell gilt für alle Gesellschaften der METRO GROUP: (1) EDI-Dateien sind jeweils mit einer eindeutigen Datenaustauschreferenznummer (UNB_0020) einzureichen. (2) Falls Sie für mehrere METRO-Gesellschaften Rechnungsdaten an MGP senden, sollten Sie die Daten für alle Gesellschaften in einer Übertragungsdatei zusammenfassen. Das generelle Erstellen einer Übertragungsdatei pro Rechnung ist nicht zulässig. (3) Pro Auftrag/Lieferschein ist eine Rechnung zu erstellen (Sammelrechnungen sind nicht zulässig; Ausnahme THM: hier ist auch bei nur einer Lieferung eine getrennte Rechnung für Ware und THM zu erstellen). (4) Für Rechnungs- und Lieferanschrift sind ausschließlich die GLN anzugeben. Da für jede Lieferanschrift eine GLN inkl. Marktnummer vergeben ist, dürfen im NAD-Segment für den Warenempfänger die Datenelemente NAD_3036ff. nicht verwendet werden. (5) Die Angabe einer Liefer-/Leistungsscheinnummer ist zwingend vorgeschrieben. Die Liefer- /Leistungsscheinnummer auf dem Liefer-/Leistungsschein und in den EDI-Daten müssen übereinstimmen (gleiche Länge, gleicher Inhalt).Sollte tatsächlich keine Liefer-/Leistungsscheinnummer vorhanden sein, ist in diesem Feld (RFF+DQ) die Rechnungsnummer zu wiederholen. (6) Die Angabe eines Liefer-/Leistungsdatums (ggf. Abrechnungszeitraum) ist zwingend vorgeschrieben (DTM_2005=35), auch wenn dieses gleich dem Rechnungs- oder Leistungsscheindatum ist. (7) Die Auftragsnummer (Kunden-Bestellnummer) ist Pflichtfeld und muss auf jedem Beleg enthalten sein. (8) Kostenrechnungen, Ersatzteilrechnungen, Reparaturrechnungen und Servicerechnungen sind besonders zu kennzeichnen (BGM_1000) und dürfen nicht ohne vorherige Abstimmung gesendet werden; die genaue Rechnungsart ergibt sich aus dem Kundenauftrag. (9) Innerhalb eines Beleges dürfen bis zu drei unterschiedliche Steuersätze vorkommen. (10) Die in der Rechnung fakturierten Artikel-Einheiten müssen den GTIN-Einheiten der Bestellung entsprechen. (11) Zu-/Abschläge sind grundsätzlich je Artikelposition darzustellen (Artikelrabatt), außer es handelt sich tatsächlich um einen Zu-/Abschlag auf Belegebene (z. B. Fracht, Verpackung, Versicherung oder Skonto sofort). (12) Liefer-/Leistungsschein und Rechnung müssen identisch sein; darüber hinaus sollten die Artikelpositionen und deren Reihenfolge mit denen der Bestellung übereinstimmen. (13) Sofern bei Rechnungsdifferenzen die Erstellung von Korrekturbelegen durch den Kunden vereinbart wurde, dürfen nicht zusätzlich Korrekturbelege des Lieferanten als Gegenanzeige gesendet werden. (14) Bei Rechnungen mit Leergut ist in den Leergutartikeln zu beachten: Leergut-Kennzeichnung erfolgt mit IMD_7077 = C und IMD_7009 = RC (Mehrweg), NRC (Einweg) bzw. THM (Transporthilfsmittel). (15) Nicht-berechnete Pfandartikel (z. B. Euro-Paletten) dürfen auf der Rechnung nicht erscheinen, da diese nicht Bestandteil der Bestellung sind und auch beim Wareneingang nicht erfasst werden. (16) Testdaten sind in UNB_0035 mit dem Testkennzeichen zu versehen. (17) Mautgebühren für Lkw dürfen nicht ohne vorherige Absprache mit den betreffenden METRO- Gesellschaften berechnet werden. Ggf. werden diese Rechnungen bei Eingang abgelehnt oder mit Gegenbelastung storniert! (18) Hinweise auf Entgeltminderungen müssen in Form eines Textschlüssels übermittelt werden. Die Verwendung von Freitext ist nicht zulässig (siehe 16.9). EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 19 / 46

20 14.1 METRO Cash & Carry (METRO Großhandel) Hierzu gehören die METRO-SB-Großmärkte, die Läger und die Großmärkte von C & C Schaper. Für den elektronischen Datenaustausch gelten weitere einschränkende Bedingungen: (1) Für METRO Großhandel dürfen keine Korrekturbelege von Lieferanten erstellt werden, außer ihr Unternehmen hat dies ausdrücklich mit METRO Großhandel bilateral vereinbart. (2) Retouren dürfen bei METRO Großhandel nicht innerhalb einer Rechnung verrechnet werden (d. h. Minus-Positionen innerhalb einer Rechnung sind nicht zulässig); Retourenabrechnung erfolgt mittels Rechnung (ggf. bei THM bis ) oder Korrekturbeleg durch METRO Großhandel) (3) Die Angabe einer Lieferscheinnummer ist zwingend vorgeschrieben; dabei darf die Lieferscheinnummer auf dem Original-Papierlieferschein und datentechnisch maximal 9-stellig sein! Die LS-Nr. auf dem Lieferschein und auf der EDI-Rechnung müssen übereinstimmen (gleiche Länge, gleicher Inhalt). (4) Auf Artikelpositionsebene muss der Wert in Feld QTY_6060 (Menge) immer größer Null sein; der Artikel-Nettobetrag (in Feld MOA_5004 bei MOA_5025 = 203 ) darf nicht negativ sein (s. Punkt 2). (5) Es dürfen keine Hilfs-GTIN verwendet werden (6) Die ALC-Gruppen für Fracht, Verpackung und Versicherung (ALC_DE 7161 = PC / IN / FC ) dürfen bei Warenrechnungen nicht benutzt werden. (7) Wertlastschriften für Dienstleistungen etc. dürfen i. d. R. nicht per EDI eingereicht werden, sondern müssen in Papierform direkt an den Leistungsempfänger geschickt werden; außer Sie haben hierfür mit MGP ausdrücklich das EDI-Kostenrechnungsverfahren für METRO Großhandel vereinbart. (8) Null-Rechnungen sind nicht erwünscht Real (METRO Einzelhandel) Hierzu gehören die SB-Warenhäuser und Läger von Real, sowie bei Kostenrechnungen zusätzliche Verwaltungsstandorte von Real. (1) Retouren dürfen bei Real nicht innerhalb einer Rechnung verrechnet werden (d. h. Minus-Positionen innerhalb einer Rechnung sind nicht zulässig); Retourenabrechnung erfolgt mittels Rechnung (ggf. bei THM bis ) oder Korrekturbeleg durch Real oder mittels separatem Korrekturbeleg oder separater Gutschrift (ggf. bei THM bis ) durch den Lieferanten (je nach Vereinbarung). (2) Die ALC-Gruppen für Fracht, Verpackung und Versicherung (ALC_DE 7161 = PC / IN / FC ) dürfen bei Warenrechnungen nicht benutzt werden. (3) Bei Kostenrechnungen muss im Belegkopf (Datenelement RFF_1154=ON) die 10-stellige Bestellnummer von Real übermittelt werden. (4) Bei Kostenrechnungen muss im Positionsteil (RFF_1154=ON) der Rechnung die 15-stellige Bestellpositionsnummer (10-stellige Bestellnummer wie im Belegkopf der Rechnung + 5-stellige Positionsnummer in 10er Schritten; letztgenannte Nummer muss zwingend der originären Bestellposition entsprechen) übermittelt werden. Dies gilt nur für diejenigen Lieferanten, mit denen dies vereinbart ist. (5) Auf Artikelpositionsebene muss der Wert in Feld QTY_6060 (Menge) immer größer Null sein; der Artikel-Nettobetrag (in Feld MOA_5004 bei MOA_5025 = 203 ) darf nicht negativ sein (s. Punkt 1). Für den elektronischen Datenaustausch gibt es keine weiteren Einschränkungen MLG (Läger) Bitte beachten Sie hierzu den Übergang der Bestandseigentümerschaft von der METRO LOGISTICS GERMANY GmbH auf die jeweiligen Vertriebslinien (METRO C&C Deutschland zum , Real SB-Warenhaus zum ). EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 20 / 46

21 14.4 Galeria Kaufhof (Warenhäuser) Hierzu gehören die Kauf- und Warenhausfilialen von Kaufhof Warenhaus und Sportarena soweit sie im GLN-Verzeichnis aufgeführt sind. Für den elektronischen Datenaustausch gelten dabei weitere einschränkende Bedingungen: (1) Monatliche oder quartalsmäßige Boni-/WKZ-Abrechnungen dürfen nicht über den elektronischen Datenaustausch abgewickelt werden. (2) Kommissionswaren-Rechnungen dürfen nicht über den elektronischen Datenaustausch abgewickelt werden. Diese Belege sind wie bisher in Papierform direkt an Kaufhof zu senden. (3) Kosten-/Dienstleistungsrechnungen sind unter Angabe der AWIN-Kennzeichnung in Papierform an die bekannte zentrale Adresse zu senden. (4) Reparaturrechnungen, Ersatzteilrechnungen und Servicerechnungen dürfen mit entsprechender Kennung per EDI eingereicht werden. (5) Zu weiteren Belegen die manuell in Papierform einzureichen sind beachten Sie bitte die Rechnungslegungsvorschriften der METRO GROUP (siehe MGP-Homepage Dinea (Gastronomie) Hierzu gehören die Gastronomiebetriebe der Dinea Gastronomie GmbH. (Belege für Büffeteria sind, wie bisher, direkt in Papierform bei den jeweiligen Betriebsstätten einzureichen). Dinea hat die MGP beauftragt, die Rechnungserfassung für bestimmte, von Dinea ausgewählte Lieferanten durchzuführen. Für den elektronischen Datenaustausch gelten dabei sinngemäß die gleichen Bedingungen wie für Kaufhof. Für Lieferanten die hierfür noch nicht ausgewählt wurden, läuft der Rechnungsverkehr weiterhin wie bisher direkt über Dinea in Papierform METRO Properties Die METRO Properties Energy Management GmbH ist eine Dienstleistungsgesellschaft der METRO GROUP. Für METRO Properties dürfen aktuell nur Kostenrechnungen von Energielieferanten (Strom-/Gas-Rechnungen) per EDI eingereicht werden MAM Die MAM METRO GROUP Asset Management GmbH ist eine Dienstleistungsgesellschaft der METRO GROUP. Für MAM können Kostenrechnungen für Gebäudereinigung, Entsorgung oder Wartung per EDI eingereicht werden. EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 21 / 46

22 15 EDI-Systembausteine Jede EDI-Nachricht besteht aus den Systembausteinen Syntax, Nachrichtenarten, Segmente, Datenelementgruppen/Datenelemente, Codes und Qualifiern. Die grobe Struktur einer EDI- Nachricht ist im Anhang skizziert. Da die EDIFACT-Regeln in internationalen Gremien entwickelt und auch für den multinationalen elektronischen Datenaustausch konzipiert sind, können spezifische, im deutschsprachigen Raum übliche und etablierte Geschäftsvorfälle und Abwicklungsmodalitäten oftmals nicht eins-zu-eins in der EDIFACT- Sprache abgebildet werden. In solchen Fällen (z.b. mehrere unterschiedliche Steuersätze in einer Rechnung) mag einem die Darstellungsform teilweise etwas schwierig erscheinen; dies war aber unumgänglich, um einen Sachverhalt korrekt abbilden zu können, ohne dabei die EDIFACT-Regeln zu verletzen. Da die Entwicklung der EDI-Vorgaben in Zusammenarbeit und Abstimmung mit der GS1 Germany erfolgte, ist die Einhaltung des EANCOM-Standards in allen Fällen gewährleistet Nachrichtenarten Für den elektronischen Datenaustausch im Rechnungsverkehr erhält MGP ausschließlich die Nachrichtenart INVOIC. Für alle anderen Nachrichtenarten zeichnen die einzelnen METRO- Gesellschaften oder die MIAG (REMADV) selbst verantwortlich (Ansprechpartner im Anhang) Verwendung von Nachrichtengruppen Nachrichtengruppen (UNG-UNE) dienen dazu, mehrere logische Dateien (= Mandanten) innerhalb einer Übertragungsdatei (UNB-UNZ) einzustellen (Beispielsweise bei Dienstleistungsrechenzentren auf Lieferantenseite). Eine Übertragungsdatei besteht dann aus mehreren Nachrichtengruppen mit der jeweils gleichen Nachrichtenart INVOIC. Falls Ihre Unternehmensgruppe aus mehreren Teilfirmen/Divisionen mit jeweils unterschiedlicher Lieferanten-GLN besteht, müssen Sie pro Lieferanten-GLN eine UNG-UNE-Gruppe bilden, um diese logischen Einheiten zu einer physischen Übertragungsdatei zusammenzufassen. Alternativ kann auch pro Lieferanten-GLN oder pro logischer Datei eine separate physische Übertragungsdatei gebildet werden. Bei nur einer logischen Datei kann auf die UNG-/UNE- Segmente verzichtet werden. Generell empfehlen wir, auf die Bildung von logischen Dateieinheiten (UNG-UNE-Gruppen) zu verzichten und stattdessen separate physische Übertragungsdateien ohne UNG-UNE- Gruppen zu bilden! 15.3 Kann/Muss-Angaben bei Segmenten/Datenelementen Die Verwendung/Nicht-Verwendung von Segmenten/Datenelementen ist im Anhang beschrieben. Von METRO GROUP nicht verwendete Segmente/Datenelemente werden überlesen und können auch ganz weggelassen werden. Die Wiederholhäufigkeit der einzelnen Segmentgruppen und Segmente ergibt sich i. d. R. aus dem Kontext des Datenlayouts. In einem Einzelbeleg dürfen bis maximal unterschiedliche Artikel fakturiert werden Datenfelddefinitionen Im Wesentlichen wurden die Standard-Feldlängen von EANCOM übernommen. Abweichungen davon sind unbedingt einzuhalten. Ebenso müssen im EANCOM-Standard als alphanumerisch ausgewiesene Felder bei METRO GROUP teilweise trotzdem mit numerischen Inhalten angeliefert werden. Eine Übersicht der Kann/Muss-Angaben und METRO-spezifische Felddefinitionen sind aus der Datenfeldübersicht im Anhang ersichtlich. EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 22 / 46

23 16 Erläuterung einzelner Punkte in EANCOM-INVOIC 16.1 Identifizierung Lieferant/Rechnungssteller Da der Schlüssel SU in Datenelement 3035 des NAD-Segmentes in jeder Rechnung zwingend vorkommen muss, wird nur dieser Schlüssel zur Identifikation des Lieferanten/Rechnungsstellers verwendet (Schlüssel II wird nicht zusätzlich verwendet) Identifizierung Käufer/Rechnungsempfänger Auch der Schlüssel BY in DE 3035 des NAD-Segmentes muss in jeder Rechnung zwingend vorkommen und wird zur Identifikation des Käufers/Rechnungsempfängers verwendet. Ein NAD- Segment mit Schlüssel DE 3035 = IV muss nur dann zusätzlich verwendet werden, wenn Käufer und Rechnungsempfänger nicht identisch sind. Wir empfehlen, auch wenn Käufer und Rechnungsempfänger identisch sind, immer beide Segmente mitzuliefern (und ggf. mit der GLN des Rechnungsempfängers zu füllen) Identifizierung des Leistungserbringers Für die korrekte Identifizierung, Prüfung und Buchung der Belege ist, je nach Geschäftsvorfall, die Angabe des Leistungserbringers in den EDI-Belegen erforderlich: FTX+ABN+1+BA:LEI:246' BA := Belegaussteller (=abrechnender Unternehmer) ist der Leistungserbringer (definiert in Segment NAD+SU) FTX+ABN+1+BE:LEI:246' BE := Belegempfänger (=Rechnungsadressat) ist der Leistungserbringer (definiert in Segment NAD+IV bzw. NAD+BY) Bei einer Rechnung ist der Leistungserbringer immer der Belegaussteller, bei einer selbstausgestellten Rechnung (=Gutschrift, Gutschriftsverfahren) ist der Leistungserbringer immer der Belegempfänger. Bei Korrekturbelegen (Entgeltminderung der ursprünglichen Rechnung/Gutschrift) kann sowohl der Belegempfänger als auch der Belegaussteller Leistungserbringer sein, je nach dem wer den Korrekturbeleg erstellt und wer der Leistungserbringer des Ursprungsbeleges war. Bei Anwendung des Gutschriftsverfahrens muss der Leistungserbringer bei allen EDI-Belegen immer angegeben werden! Der Leistungserbringer muss ab spätestens bei allen EDI-Belegen immer angeben werden! 16.4 Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze pro Beleg In einer Rechnung oder Gutschrift können grundsätzlich Waren oder Dienstleistungen mit bis zu drei unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen fakturiert werden (aktuell 0, 7 und 19 Prozent). Bestimmte Segmente/Segmentgruppen müssen in diesem Fall pro Mehrwertsteuersatz wiederholt werden, damit die betreffende Information nach Mehrwertsteuersätzen getrennt angeliefert werden kann. Für alle MwSt-Angaben innerhalb eines Beleges ist bei EANCOM 02 (D.01B) oder EANCOM 97 (D.96A) zunächst der in der SG6-TAX-Gruppe angegebene MwSt-Satz als Fehlwert maßgebend. Bei Belegen mit mehreren MwSt-Sätzen wird dieser Fehlwert dann durch zusätzliche Angabe eines TAX-Segmentes an betreffender Stelle überschrieben: D. h. bei den ALC-Gruppen für Zu- /Abschläge ist pro MwSt-Satz eine ALC-Gruppe inkl. ALC-TAX-Segment zu bilden, um zu den Zu- /Abschlagsbeträgen den jeweils zugehörigen Steuersatz zu identifizieren; auf Positionsebene wird ein TAX-Segment gebildet, um einem Artikel den entsprechenden MwSt-Satz zuzuordnen; im Summenteil müssen statt eines einfachen MOA-Segmentes zusätzlich die TAX-MOA- Segmentgruppen verwendet werden, um die Beträge nach MwSt-Satz getrennt darstellen zu können. EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 23 / 46

24 16.5 Rabattdarstellung (Zu-/Abschläge) Alle Zu-/Abschläge sind jeweils mit einer ALC-Gruppe pro MwSt-Satz darzustellen. Aufgrund o. g. Mehrwertsteuerproblematik sind Zu-/Abschläge auf Belegebene immer im Beleg-Kopfteil darzustellen, da die ALC-Gruppen im Summenteil keine MwSt-Angaben zulassen. Für Zu-/Abschläge gibt es in einer EANCOM-Nachricht auf mehreren Ebenen Datenelemente die einen Einfluss auf die Vorzeichensteuerung haben. Die Vorzeichensteuerung erfolgt zuerst immer auf der obersten Ebene, d.h. über den BGM-Schlüssel 1001 = 380 bzw Im zweiten Schritt wird das Datenelement ALC_5463 für die Vorzeichensteuerung ausgewertet (A = Abschlag = - ; C = Zuschlag = + ). Grundsätzlich werden bei der Rabattdarstellung in den ALC-Segmenten die gleichen Schlüsselinhalte verwendet, egal ob es sich um eine Rechnung oder eine Gutschrift handelt! Die Beträge für den Artikelrabatt-Gesamtbetrag und den Gesamtbetrag der Zu-/Abschläge auf Belegebene (jeweils mit Schlüssel MOA_5025 = 131 ) sind immer vorzeichengerecht einzustellen; d. h. ggf. mit Minuszeichen direkt vor dem Betragswert in MOA_5004. Siehe hierzu auch die Beispiele in unserem Dokument EDI-Beispiele.... Hinweis: Es wird empfohlen die Preisvereinbarung mit den METRO-Gesellschaften auf Netto- Nettobasis zu treffen, um somit bei der Rechnungsstellung auf Zu- und Abschläge komplett verzichten zu können! Zu-/Abschläge auf Belegebene sollten gänzlich vermieden oder, sofern möglich, auf Artikelebene umgerechnet und dort berechnet werden Zu-/Abschläge auf Belegebene Bei Zu-/Abschlägen auf Belegebene ist zu unterscheiden zwischen normalen Belegrabatten auf der einen Seite und zwischen Zu-/Abschlägen für Skonto sofort, Fracht, Verpackung und Versicherung. Jeder normale Belegrabatt ist in einer ALC-Gruppe zu erläutern (als Euro-Betrag in ALC-MOA- Segment mit MOA_5025 = 8 und zusätzlich als Prozentrabatt in ALC-PCD-Segment mit PCD_5245 = 3, sofern mit den METRO-Gesellschaften als Prozentrabatt vereinbart). Zu-/Abschläge müssen immer in der Reihenfolge ihres Abzugs dargestellt werden. Die um einen in Abzug gebrachten Rabatt verminderte Rabattbasis bildet i. d. R. jeweils die Basis für den nächsten Rabatt (gemäß dem zwischen Lieferant und DEN METRO-GESELLSCHAFTEN vereinbarten Konditionsschema). Die explizite Vorgabe einer Rabattbasis zu einem Rabatt ist ebenfalls möglich und wird empfohlen. Skonto sofort ist nur dann einzustellen, wenn dies tatsächlich so vereinbart wurde (normalerweise wird Skonto erst als nachträgliche Kondition automatisch bei der Regulierung zum Abzug gebracht). Fracht, Verpackung und Versicherung dürfen nicht bei jeder Gesellschaft eingestellt werden. Siehe hierzu die Anmerkungen zu den einzelnen Gesellschaften (oben, Kapitel 14ff.). Der Gesamtbetrag aller Zu- und Abschläge (d. h. normale Belegrabatte, Skonto sofort, Fracht, Verpackung und Versicherung) ist im Summenteil ggf. pro MwSt-Satz anzugeben (MOA / TAX- MOA mit Schlüssel DE 5025 = 131 ) Zu-/Abschläge auf Artikelebene Für Artikelrabatte gilt sinngemäß das gleiche wie für normale Belegrabatte. Die Erläuterung der einzelnen Zu-/Abschläge erfolgt in den ALC-Segmentgruppen. Der Gesamtbetrag aller Zu- und Abschläge auf Positionsebene (Artikelrabatt-Gesamtbetrag) ist in MOA mit Schlüssel DE 5025 = 131 anzugeben. Besondere Aufmerksamkeit ist geboten, wenn innerhalb einer Rechnung zusätzlich Gutschriftspositionen fakturiert werden (Achtung: dies ist nicht bei allen Gesellschaften erlaubt!). Bei der Rabattdarstellung ändert sich in diesem Fall der Schlüsselwert für Zu- oder Abschlag, das Vorzeichen der Menge und das Vorzeichen des Artikel-Nettobetrages. EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 24 / 46

25 16.6 Darstellung und Berechnung von Artikelpositionen Bei der Artikeldarstellung werden grundsätzlich drei Varianten unterschieden: Stückartikel, Gebindeeinheit (sortenrein) oder Display-/Sortimentseinheit (Mischkarton/Mischpalette). Siehe hierzu auch die Beispiele in unserer separaten Dokumentation EDI-Beispiele.... Grundsatz: Die Berechnung der Artikel muss analog der Bestellung erfolgen! (wobei die bestellte Einheit bei unterschiedlichen METRO-Gesellschaften unterschiedlich sein kann!) Stückartikel Stückartikel werden in einer LIN-Hauptposition dargestellt und fakturiert. Die fakturierte GTIN- Einheit ist mit der Endverbrauchereinheit identisch Gebindeeinheiten Die Fakturierung erfolgt in diesem Fall immer auf Gebindeebene (z. B. Karton) in einer LIN- Hauptposition. Zusätzlich werden in einer LIN-Unterposition die GTIN der Verbrauchereinheit, die Anzahl Verbrauchereinheiten in der fakturierten Gebindeeinheit (QTY+59...) und die Identifikation des im Gebinde enthaltenen Artikels als Verbrauchereinheit (IMD+C++CU...) angegeben. Die Darstellung des Zusammenhangs zwischen Verbrauchereinheit und fakturierter Einheit ist bei Gebindeeinheiten bspw. für die Stückpreiserrechnung relevant Displays/Sortimentseinheiten (Mischkarton) Bei Display-/Sortimentseinheiten wird die Einheit selbst als LIN-Hauptposition dargestellt, direkt anschließend werden die Display-Einzelartikel in einer Art Stückliste als LIN-Unterpositionen dargestellt. Die Kennzeichnung einer Display-/Sortimentseinheit erfolgt durch ein IMD-Segment in der LIN-Hauptposition mit IMD_7077= C und IMD_7009 = SG. Für die Berechnung gilt grundsätzlich, dass die Display-/Sortimentseinheit selbst zu fakturieren ist und die darin enthaltenen Display-Einzelartikel ohne Berechnung aufzulisten sind (dies ist die generell von METRO GROUP geforderte Darstellungsweise analog der Bestelleinheit!). Nur falls die Display-/Sortiments-Einzelartikel unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen unterliegen müssen die jeweiligen Display-/Sortiments-Einzelartikel fakturiert werden und die Display- /Sortimentseinheit selbst bleibt unbewertet. Der jeweils nicht fakturierte Teil wird ohne Preis (PRI-Segment) und ohne Artikelnettobetrag (MOA- Segment) aber mit Angabe der Menge (QTY-Segment) dargestellt. Die Mengenangabe zu den Display-/Sortiments-Einzelartikeln in der LIN-Unterposition bezieht sich immer auf die Gesamtmenge aller Display-/Sortiments-Einzelartikel über alle Display-/Sortimentseinheiten! Siehe hierzu auch die Beispiele in unserer separaten Dokumentation EDI-Beispiele.... Display-/Sortiments-Einzelartikel sollten immer die Verbrauchereinheit darstellen und nicht in Form einer weiteren Zwischengröße/Umverpackung definiert sein, insbesondere wenn auf dieser Ebene fakturiert wird. (Die Darstellung des Zusammenhangs zwischen Verbrauchereinheit und fakturierter Einheit ist bei Displays/Sortimentseinheiten nicht relevant (keine Stückpreiserrechnung), so dass im Vergleich zur Gebindeeinheit keine weitere Unterposition für das Segment QTY erforderlich ist) Elektronische Rechnungsliste Durch den Wegfall der Papier-Sammelabrechnungsliste im Jahr 2009 sollten auch die elektronische Rechnungsliste (BGM+393) sowie die Referenz auf eine Sammelabrechnungsliste in den betreffenden EDI-Einzelrechnungen (Segment RFF+ABO und zugehöriges DTM-Segment) entfallen, müssen aber nicht! Falls der elektronische Rechnungslistensummenbeleg (BGM+393) weiterhin verwendet wird, wird MGP diese Information ohne weitere Prüfung überlesen. Die Referenz auf eine Sammelabrechnungsliste in den betreffenden EDI-Einzelrechnungen (RFF+ABO) wird von MGP inhaltlich nicht mehr geprüft. Bei Weiterverwendung der elektronischen Rechnungsliste bitten wir folgende Hinweise zu beachten: EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 25 / 46

26 Die EDI-Belegart Rechnungsliste wird in Datenelement BGM_1001 mit Schlüssel 393 identifiziert. Die elektronische Rechnungsliste enthält keinen Positionsteil mit Auflistung der Einzelbelege, sondern nur Kopf- und Summenteil. Da die zu einer Rechnungslisteneinheit gehörenden Rechnungen, Gutschriften oder Korrekturbelege immer über die Rechnungslistennummer und das Rechnungslistendatum zugeordnet werden, müssen diese eindeutig und fortlaufend sein. Rechnungsliste und zugehörige Einzelbelege müssen immer in der gleichen Übertragungsdatei kommen (Empfehlung: zuerst alle Einzelbelege, danach die zugehörige Rechnungsliste - Ausnahmen siehe oben); bei mehreren logischen Dateien kommen sie zusammen innerhalb der gleichen UNG-UNE-Gruppe. Bei Rechnungslisten die nur aus Gutschriften und/oder Korrekturbelegen zugunsten der Gesellschaften der METRO GROUP bestehen, ändert sich das Vorzeichen in den Betragsangaben im Summenteil auf Minus; ebenso kann sich bei Rechnungslisten die aus Rechnungen, Gutschriften und Korrekturbelegen bestehen das Vorzeichen umdrehen, wenn die Endbeträge der kreditorischen Belege die Endbeträge der debitorischen Belege in der Summe übersteigen. Im Summenteil der Rechnungsliste sind die Beträge sowohl über alle MwSt-Sätze (MOA- Segmentgruppe) als auch pro MwSt-Satz getrennt (TAX-MOA-Segmentgruppen) anzuliefern, sofern in einer Rechnungsliste Belege mit unterschiedlichen MwSt-Sätzen enthalten sind. Bei nur einem MwSt-Satz reicht es, die Beträge in den MOA-Segmentgruppen anzugeben. Die Anzahl Rechnungslisteneinheiten ist bei MGP pro Übertragungsdatei auf 99 begrenzt, eine Rechnungslisteneinheit darf maximal 9999 Einzelbelege umfassen Identifizierung unterschiedlicher Rechnungstypen Wie oben erwähnt, dürfen Kosten-, Service-, Reparatur- und Ersatzteilrechnungen nur nach bilateraler Absprache per EDI über MGP eingereicht werden. Bitte informieren Sie uns, falls diese Rechnungstypen im Rechnungsverkehr mit der METRO GROUP bei Ihnen vorkommen. Diese Rechnungen sind zur Unterscheidung von normalen Warenrechnungen im Beleg-Kopfteil in Segment BGM_1000 explizit zu kennzeichnen: KOSTENRECHNUNG REPARATURRECHNUNG ERSATZTEILRECHNUNG SERVICERECHNUNG In der Regel ist aus dem Kundenauftrag/Bestellung zu erkennen, ob es sich um Rechnungen für normale Ware, für Ersatzteile, für Reparaturen, für Service oder für sonstige Dienstleistungen und Kosten handelt. Frischwarenrechnungen aus dem Obst- und Gemüsebereich können ebenfalls in Segment BGM_1000 mit FRISCHWARENRECHNUNG gekennzeichnet werden. Bei normalen Warenrechnungen bleibt das Segment BGM_1000 leer (Fehlwert) Hinweis auf im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen Hinweise auf im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen gemäß BMF-Schreiben vom , müssen für die METRO GROUP in Form eines Textschlüssels übermittelt werden. Die Verwendung von Freitext ist nicht zulässig. Die Übermittlung eines Freitextes kann maschinell nicht mit Sicherheit daraufhin überprüft werden, ob der Inhalt den gesetzlichen Anforderungen genügt oder nicht; dies kann nur durch die Verwendung eines vereinbarten Textschlüssels sichergestellt werden. GS1 Germany/EDI-AK-Handel haben diesem Umstand Rechnung getragen und zu diesem Zweck folgende Textschlüssel verabschiedet: ST1 = Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- und Bonusvereinbarungen ST2 = Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen. ST3 = Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen. EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 26 / 46

27 Die Übermittlung des Textschlüssels erfolgt wie bisher im FTX-Segment, wobei im Datenelement FTX_4451 der Qualifier AAK zu verwenden ist und in Datenelement FTX_4441 einer der Schlüssel ST1, ST2 oder ST3 übermittelt wird. Beispiel: FTX+AAK++ST3++DE' Wenn ein Schlüssel übermittelt wird, darf die gleiche Information nicht zusätzlich als Klartext gesendet werden! Reverse-Charge-Verfahren Das Reverse-Charge-Verfahren nach 13b UStG bezeichnet die Verlagerung der Umsatzsteuerschuld vom leistenden Unternehmer auf den Leistungsempfänger. Der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer und hat gleichzeitig den Vorsteueranspruch, sofern er vorsteuerabzugsberechtigt ist. Das Reverse-Charge-Verfahren gilt für bestimmte, im Inland steuerpflichtige Umsätze, wie bspw. Elektroschrott, Altmetalle, Mobilfunkgeräte, Tablet-Computer, Spielekonsolen, integrierte Schaltkreise, etc. Details hierzu finden sich im Umsatzsteuergesetz bzw. im Umsatzsteuer- Anwendungserlass (siehe auch BMF-Schreiben vom und ). Bezüglich des Schwellenwertes von haben die Gesellschaften der METRO GROUP mit den betreffenden Lieferanten i. d. R. die Anwendung der Vereinfachungsregel vereinbart. Da eine Rechnung gleichzeitig Artikelpositionen enthalten kann die dem Reverse-Charge- Verfahren unterliegen und solche die diesem Verfahren nicht unterliegen, sind für die Rechnungsstellung folgende Punkte besonders zu beachten: Im Kopfteil der Rechnung muss ein Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren erfolgen. Hierzu ist der folgende Textschlüssel zu verwenden: FTX+REG++LES++DE ; wobei der Schlüssel LES = "Die Rechnung enthält Positionen, die dem Reverse Charge-Verfahren unterliegen." bedeutet. Das TAX-Segment enthält im Falle von Reverse Charge in DE 5278 den maßgeblichen Steuersatz "0" (Null) und das DE 5305 dieses TAX-Segmentes wird im Falle von Reverse Charge mit dem Schlüssel "AE" = Verlagerung der Umsatzsteuerschuld (VAT Reverse Charge) gefüllt: TAX+7+VAT+++:::0+AE Im Summenteil werden kumulierte Werte in SG50 wie gehabt dargestellt. Wenn neben Mehrwertsteuer auch die Reverse Charge Versteuerung zum Tragen kommt, müssen SG 52 gebildet werden. In SG52 müssen je Besteuerungsart angegeben werden: - Summe der Positionswerte MOA+79 - Steuerpflichtiger Betrag MOA Steuerbetrag MOA+124 (im Falle Reverse Charge = "0"). Sind in einer Rechnung gleichzeitig Positionen mit Reverse-Charge und Positionen mit steuerbefreiten Umsätzen enthalten, ist sowohl eine SG52-Gruppe mit DE 5278 = 0 und DE 5305 = AE zu bilden als auch eine weitere SG52-Gruppe mit DE 5278 = 0 und DE 5305 = E Innergemeinschaftliche Lieferungen Rechnungen für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen müssen wie folgt gekennzeichnet sein: FTX+REG++IGL++DE' Zusätzlich darf die UStId-Nr des Lieferanten keine deutsche UStId-Nr sein, die (deutsche) UStId-Nr des Rechnungsempfängers muss angegeben werden und der Mehrwertsteuerbetrag muss gleich Null sein Kennzeichnung von Korrekturbelegen Für die korrekte Identifizierung, Prüfung und Buchung der Belege muss der Hinweis Korrekturbeleg durch ein zusätzliches FTX-Segment bei allen EDI-Belegen explizit angegeben werden: EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 27 / 46

28 FTX+ABO++KOR::246++DE' KOR := Korrekturbeleg Korrekturbelege (Alternativbezeichnungen: Rechnungskorrektur, Storno, Teilstorno, Mitteilung über Entgeltminderung, kaufmännische Gutschrift, etc.) müssen immer mit diesem Textschlüssel gekennzeichnet werden. Zudem muss der Korrekturbeleg einen Hinweis auf den zu korrigierenden Ursprungsbeleg enthalten: RFF+DM: ' Ursprungsbelegnummer DTM+171: :102' Ursprungsbelegdatum 17 EDI-Prüfprotokoll MGP erstellt für jede Übertragungsdatei, Test und Produktion, ein EDI-Prüfprotokoll, sofern die Daten maschinell verarbeitet werden konnten. Sofern wegen schwerwiegender Fehler kein EDI-Prüfprotokoll erstellt werden kann, erfolgt die Benachrichtigung telefonisch oder per Protokoll-Inhalt Das Protokoll enthält u. a. folgende Informationen: + Verarbeitungsart (Produktion/Test), Verarbeitungsdatum und Protokoll-Nr. + Statistische Daten zur EDI-Datei GLN-Datenabsender, EDI-Standard, Datenaustauschreferenz-Nr., Archiv-Nr., Erstellungsdatum, etc. + Detaillierte Liste der abgelehnten Einheiten mit Fehlerhinweisen Einzelbeleg, logische Datei, physische Datei 17.2 Fehlergrade und Ablehnungsstufen MGP unterscheidet im Fehlerfalle unterschiedliche Fehlergrade und Ablehnungsstufen. Analog dem Dateiaufbau unterscheiden wir die Einheiten: - physische Dateieinheit (UNB - UNZ) - logische Dateieinheit (UNG - UNE) - Einzelbeleg (BGM_1001 = 380 oder 381) Ein Fehler bezieht sich immer auf eine dieser Einheiten. Der Lieferant hat die Möglichkeit, für den Fehlerfall generell eine höhere Ablehnungsstufe ( Wunsch-Severity ) zu wählen. In diesem Fall wird nicht nur die jeweils fehlerhafte Einheit abgelehnt, sondern immer die gewünschte höhere Einheit mit allen Einzelbelegen die zu dieser höheren Einheit gehören. Ohne Angabe einer Wunsch-Severity wird nur die jeweils fehlerhafte Einheit abgelehnt; alle anderen Einheiten würden sofern vorhanden und fehlerfrei normal verarbeitet werden Wählt der Lieferant beispielsweise die Wunsch-Severity physische Datei, würde bei einer Einzelbelegablehnung nicht nur die fehlerhafte Einzelrechnung, sondern die komplette Übertragungsdatei abgelehnt werden. Eine vom Normalfall abweichende Wunsch-Severity muss vom Lieferanten bei MGP schriftlich beantragt (und ggf. wieder widerrufen) werden. Zur Vorgehensweise bei Belegablehnungen siehe Kapitel 16ff. Da im Produktionsbetrieb i. d. R. von einer fehlerfreien Verarbeitung ausgegangen werden kann, erfolgt im Normalfall, d. h. bei korrekter Einreichung und Verarbeitung keine Benachrichtigung des Lieferanten. Auf besonderen Wunsch versenden wir jedoch auch im OK-Fall eine Verarbeitungsbestätigung per . EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 28 / 46

29 Im Fehlerfalle erhält der Lieferant das Prüfprotokoll derzeit per Post oder ; bei kompletten Dateiablehnungen wird der Lieferant unverzüglich telefonisch oder per informiert. Das EDI-Prüfprotokoll ist gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu archivieren (mind. 10 Jahre). Bitte nennen Sie uns einen festen Ansprechpartner (Name, Telefon, ) der die Fehlerprotokolle erhalten und im Fehlerfall informiert werden soll. Generell sollten Sie eine möglichst personenunabhängige -Adresse für den EDI-Rechnungsverkehr einrichten. 18 Vorgehensweise im Fehlerfall 18.1 Ablehnung einer Übertragungsdatei Physische Dateieinheit Für den Fall, dass eine physische Datei abgelehnt wurde, ist diese zu korrigieren und danach neu einzureichen. Dabei bitte beachten: 1. Die MGP ist vorher unbedingt per darüber zu informieren. 2. Die Datei ist mit neuer Datenaustauschreferenz-Nr. einzureichen Logische Dateieinheit Für den Fall, dass eine physische Datei mehrere logische Dateien enthält, ist im Falle der Ablehnung einer logischen Datei, lediglich diese (bzw. die darin enthaltenen Rechnungen) zu korrigieren und danach neu einzureichen. Dabei bitte beachten: 1. Die MGP ist vorher unbedingt per darüber zu informieren. 2. Die logische Datei ist in Datenform neu einzureichen (als separate, neue physische Datei oder innerhalb einer anderen physischen Datei) Ablehnung einzelner Belege Übertragung der korrigierten Belege mit einem ihrer nächsten Rechnungsläufe, d. h. innerhalb einer neuen Übertragungsdatei. Achtung: Nachdem MGP den Lieferanten über Belegablehnungen informiert hat, liegt die Korrektur und Neueinreichung abgelehnter Belege ausschließlich in der Eigenverantwortung des Lieferanten! Abgelehnte Belege dürfen nicht in Papierform nachgereicht werden. Es dürfen ausschließlich die zuvor abgelehnten Belege neu eingereicht werden; bitte die Doppeleinreichung von korrekten, nicht als fehlerhaft reklamierten Belegen unbedingt vermeiden! In allen Zweifelsfragen setzen Sie sich bitte mit MGP per in Verbindung, um die Vorgehensweise abzustimmen. EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 29 / 46

30 19 Ihr nächster Schritt Bitte senden Sie uns den beigefügten Fragebogen ausgefüllt (Terminplanung!) zurück! Wenn Sie zum Thema EDI mit MGP noch weitere oder ausführlichere Informationen und individuelle Unterstützung wünschen, bieten wir Ihnen an, Sie in einem gemeinsamen Workshop umfassend zum Thema EDI/INVOIC zu informieren und zu beraten; darüber hinaus betreuen wir Sie während der Testphase intensiv und bereiten gemeinsam mit Ihnen die Umstellung auf EDI- Produktionsbetrieb vor. Generell gilt: Sollte sich der Testbeginn oder die Testphase bei Ihnen um mehr als 2 Wochen verzögern, bitten wir unaufgefordert um kurze schriftliche Mitteilung der Gründe hierfür und um Angabe eines aktualisierten Terminplanes. Bevor Sie uns zum ersten Mal eine Testdatei senden, bitten wir um kurze Benachrichtigung per E- mail Informieren Sie sich auf unserer Internetseite: Dort finden Sie immer die aktuellsten Informationen und Neuigkeiten der MGP, speziell zum Thema INVOIC. Weitere Informationen zum Thema EDI in der METRO GROUP finden Sie im METRO GROUP Lieferantenportal: Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH Abteilung EDI Invoice EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 30 / 46

31 20 Anhang 20.1 Ansprechpartner EDI Invoice Abteilung EDI Invoice MGP Telefon Fax Hauptabteilungsleitung Herr Wittmann +49 (0) EDI Invoice Rollout/Projektmanagement Herr Abeldt Herr Cammisar Herr Kaya Herr Neugebauer Frau Schulze Herr Unger EDI Invoice Produktionsbetrieb Frau Steurer Gruppenleitung Frau Michaelis EDI Frau Richter EDI EDI-Invoice Hotline MGP GLN-Hotline MGP Weitere EDI-Ansprechpartner in der METRO GROUP: Firma/Name Durchwahl Zuständigkeit MEC MEC-Hotline EDI Team METRO C&C ORDERS, DESADV, SLSRPT, etc. EDI Team Real / Nonfood +49 (0) ORDERS, DESADV, SLSRPT, etc. EDI Team Real / Food +49 (0) ORDERS, DESADV, SLSRPT, etc. EDI Team Kaufhof +49 (0) ORDERS, DESADV, SLSRPT, etc. EDI Team MLG ORDERS, DESADV, SLSRPT, etc. METRO International AG (MIAG C.V. Diemen NL), Baar/Schweiz Customer Care Center Zahlungsavise, REMADV Weitere Ansprechpartner finden Sie im Lieferanten-Portal der METRO GROUP: EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 31 / 46

32 20.2 Ihr EDI-Fahrplan: Vom Papier zu EDI Papier-Rechnungsverkehr Papier-Einzelbelege Manuelle Belegerfassung Informationsbeschaffung zu EDI EDI-Unterlagen der MGP (www.metro-mgp.com), EDI-Datenlayouts/ -Dokumente der METRO GROUP (www.metro-link.de), Broschüren und Dokumente der GS1 Germany (www.gs1-germany.de) Informations- u. Beratungsgespräche mit EDI-Fachleuten (EDI-Dienstleister, MGP, etc.) Entscheidung für einen EDI-Weg 1. EDI Classic (eigener EDI-Konverter oder Outsourcing-Partner für EDI) 2. Web-EDI (bspw. MEC METRO GROUP EDI Center) Terminplanung bis zur Einführung EDI-Produktionsbetrieb Informationsbeschaffung, Konverterauswahl, Programmierung, Mapping Stammdatenabgleich, Beginn/Dauer der Testphase, Umstellungstermin auf Produktionsbetrieb Verantwortliche Ansprechpartner definieren Organisation, Stammdaten, Testbetrieb, ggf. externer EDI-Dienstleister Überprüfen/Anpassen der Inhouse-Faktura-Schnittstelle Normierte Datenfelder für Schlüsselinformationen (statt in Textfeldern) Vollständigkeit der für EDI erforderlichen Muss-Datenfelder Stammdatenabgleich GLN der Rechnungs- und Lieferanschriften aller Vertriebslinien der METRO GROUP GTIN-Artikelstammdaten EDI-Testphase Syntaktische, formale und inhaltliche Tests EDI-Vereinbarung INVOIC EDI-Produktionsbetrieb (papierlos) EDI-Rechnungsdaten Elektronische Datenverarbeitung EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 32 / 46

33 20.3 Die Testphase - Übersicht 1. MGP EDI-RICHTLINIEN INVOIC Die MGP EDI-Richtlinien INVOIC sind Grundlage für die EDI-Test- und spätere EDI-Produktionsphase mit MGP. 2. ANKÜNDIGUNG DER 1. TESTDATEI Bitte nehmen Sie vor dem ersten Dateiversand mit unserem EDI-Team in Kehl Kontakt auf und teilen Sie uns den ersten Übertragungstermin und Ihre zuständigen Ansprechpartner mit. Es ist jeweils nur eine Testdatei zu senden. Bitte senden Sie zwischen dem Versand der jeweiligen Testdatei und dem Empfang des schriftlichen Testergebnisses keine weiteren Daten! 3. AKTUELLE RECHNUNGSDATEN KEINE SPIELDATEN Von Beginn an sind ausschließlich aktuelle Rechnungsdaten als Testdaten zu verwenden. Die parallel dazu weiterlaufende Rechnungseinreichung in Papierform bleibt hiervon unberührt. 4. ALLE GESELLSCHAFTEN DER METRO GROUP SIND GEGENSTAND DER TESTPHASE Alle Gesellschaften der METRO GROUP, für die MGP derzeit die Rechnungserfassung durchführt, sind, soweit Geschäftsbeziehungen bestehen, von Beginn an Gegenstand der Testphase. Derzeit werden über MGP abgewickelt: METRO Cash & Carry, C & C Schaper, Real, MLG, Kaufhof, Dinea, METRO Properties, MAM. 5. FEHLERBEHANDLUNG ORGANISIERT VON ANFANG AN Berücksichtigen Sie bereits in der Testphase die für die spätere Produktionsphase geltenden Fehler- und Ablehnungsgrade gemäß der Erläuterung in den MGP EDI-Richtlinien und organisieren Sie rechtzeitig die entsprechende Vorgehensweise bei der Fehlerbehandlung. 6. EDI-VEREINBARUNG INVOIC NACH ERFOLGREICHEM ABSCHLUSSTEST Die EDI-Vereinbarung INVOIC über die Aufnahme der produktiven EDI-Beziehung kann nur auf der Grundlage vollständig fehlerfreier Testdaten erfolgen. Im Rahmen eines Abschlusstests, der unter Produktionsbedingungen erfolgt, wird nach erfolgreichem Verlauf die Testphase durch den betreuenden Projektleiter abgeschlossen. EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 33 / 46

34 20.4 Struktur und Aufbau der EDI-Datei Empfehlung MGP: UNG-UNE-Segmentgruppen nicht verwenden, stattdessen ggf. mehrere separate Übertragungsdateien erzeugen! EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 34 / 46

35 20.5 Datenübermittlung an MGP X.400 Telebox Übermittlung von EDI-Rechnungsdaten per X.400 an MGP (1) Die Übertragung der EDI-Dateien muss an folgende X.400-Adresse (Telebox-400) der MGP erfolgen: C = DE (Land) A = viat (Administration) S = MGR (Nachname) O = METRO-MGR (Organisation) (2) Die Übertragungsdatei muss als Anhang versendet werden. (3) Erfolgt die Übertragung der EDI-Datei vom IBM-Netz an die X-400-Adresse der MGP, sind folgende Attribut-Angaben notwendig: X.400 account ID = X400, X.400 user ID = U Content type (EDIFACT) = P2, Preferred body part type = IA5 Description (subject) = EDI-xxx (für xxx den Lieferantennamen einsetzen, s.o.) (4) Die Daten müssen im ASCII-Code angeliefert werden. (5) Datenempfänger-GLN (UNB-DE 0010) für Rechnungsdaten der METRO GROUP ist (6) Die Daten können auch in komprimierter Form gesendet werden. Wir empfehlen dies insbesondere für Lieferanten die selbst eine Telebox-400-IPM der Telekom nutzen. In diesem Fall ist ausschließlich das Komprimierungsprogramm GZIP *) zu verwenden. Hierbei sollte die Datei vor der Komprimierung einen eindeutigen, unverwechselbaren, möglichst lieferantenbezogenen Dateinamen besitzen (Empfehlung MGP: Lieferanten-Kurzname als Prefix und laufende Nummer als Suffix, bspw. Musterlieferant.123 ). Bei der Komprimierung selbst muss die Option -N verwendet werden, andere Optionen dürfen nicht verwendet werden. (7) Partner die die Telebox-400-Software der TELEKOM benutzen müssen in folgendem Befehl einen Dateinamen statt eines Kommas vergeben: << ATTACH_FILE PFAD$, dateiname >> (8) Testdaten müssen zusätzlich das Test-Kennzeichen 1 in UNB-DE 0035 beinhalten. (9) Es dürfen nur die EDI-Daten an MGP gesendet werden; (10) Nutzen Sie die Möglichkeit ihres X.400-Systems zur Anforderung einer automatischen Empfangsbestätigung (X.400-Delivery-Report). MGP versendet generell keine Empfangsbestätigungen! *) Bezugsquelle GZIP: (Unix-Version) (weitere Versionen) EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 35 / 46

36 EDIINT/AS2 Übermittlung von EDI-Rechnungsdaten per EDIINT/AS2 Die Übermittlung von EDI-Rechnungsdaten per EDIINT/AS2 erfolgt nicht direkt an MGP, sondern an den zentralen Data Hub der METRO GROUP; von dort werden die Daten dann per Standleitung direkt an MGP nach Kehl weitergeleitet. Die Datenübermittlung per EDIINT/AS2 ist an bestimmte Voraussetzungen gebunden. Bitte füllen Sie bei Interesse hierzu den Fragebogen zu EDIINT/AS2 aus und senden Sie diesen bitte direkt an die -Adresse Den Fragebogen können Sie unter derselben -Adresse bei MGP anfordern. Erstinfos zu diesem Thema finden sie auf der Internetseite des EDI-Anwenderkreis Handel (www.edi-ak-handel.de). Der EDI Anwenderkreis Handel hat die für diese Technik notwendigen Parameter untereinander abgestimmt, um den Teilnehmern den Einsatz dieser Technik zu erleichtern. Für die EDI-Daten selbst gelten ansonsten die gleichen Regeln wie bei X.400-Übermittlung: (1) Die Daten müssen im ASCII-Code angeliefert werden. (2) Datenempfänger-GLN (UNB-DE 0010) für Rechnungsdaten der METRO GROUP ist (3) Testdaten müssen zusätzlich das Test-Kennzeichen 1 in UNB-DE 0035 beinhalten. (4) Es dürfen nur die EDI-Daten an den zentralen Data Hub gesendet werden. (5) Nutzen Sie die Möglichkeit ihres AS2-Systems zur Anforderung einer automatischen Empfangsbestätigung (AS2-MDN). MGP versendet generell keine Empfangsbestätigungen! Anmerkung: Die Einrichtung von AS2-Verbindungen ist sehr aufwendig und zeitintensiv. U. U. ist mit Bearbeitungszeiten von mehreren Monaten zu rechnen. MGP empfiehlt von daher die Datenübermittlung per X.400-Anbindung zu nutzen! EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 36 / 46

37 20.6 Übersicht: Belegarten 20.7 Belege von Lieferanten an METRO-Gesellschaften BA:= Belegaussteller ist i.d.r. der im NAD+SU definierte abrechnende Unternehmer BE:= Belegempfänger ist i.d.r. der im NAD+IV oder NAD+BY definierte Rechnungsadressat 20.8 Belege von METRO-Gesellschaften an Lieferanten BA:= Belegaussteller ist i.d.r. der im NAD+II definierte abrechnende Unternehmer BE:= Belegempfänger ist i.d.r. der im NAD+IV oder NAD+BY definierte Rechnungsadressat EDI-RICHTLINIEN-DE docx (C) METRO MGP Seite 37 / 46

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