BK 01. BK 01 Rechnungsdatenermittlung Automatisiert und standardisiert. Energie- und Entsorgungswirtschaft. für die

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1 BK 01 für die Energie- und Entsorgungswirtschaft BK 01 Rechnungsdatenermittlung Automatisiert und standardisiert Unsere Spezialisten beziehen selbst Strom und Wärme. Wir wissen also, was Kunden von Ihnen erwarten.

2 2 BK 01 Rechnungsdatenermittlung automatisiert und standardisiert Jährlich versenden Deutschlands Unternehmen mehrere Milliarden Rechnungen, zum überwiegenden Teil ausschließlich in Papierform. Dagegen stellt die elektronische Rechnung deutliche Kostenvorteile durch den Wegfall von Druck und Versand sowie durch die Minimierung von Fehlerquellen und durch Zeitersparnis in Aussicht hat das Statistische Bundesamt in Wiesbaden erhoben, ob sich die elektronische Rechnung in Deutschland durchzusetzen beginnt: 27 % der Unternehmen in Deutschland mit mehr als neun Beschäftigten haben 2011 einen ungenannten Anteil ihrer Rechnungen elektronisch versandt. 7 % der deutschen Unternehmen nutzten Übertragungsformate wie EDI oder XML, die es dem Empfänger ermöglichen, die erhaltenen Informationen in der eigenen Software bruchlos weiter zuverarbeiten. BK 01 Rechnungsdatenermittlung schließt die Lücke Anwender des IS-U-Systems von SAP können sich auf diesen Trend jetzt perfekt einstellen. Die automatisierte Erstellung einer Rechnung auf Papier beruht in SAP IS-U auf einem komplexen Prozess. Allerdings bot dieser bisher an keiner Stelle eine standardisierte, produkthafte Möglichkeit, die relevanten Daten gebündelt und in elektronischer Form abzuziehen, um sie Ihren Vertragskunden zu deren Nutzung als Datei zur Ver fügung zu stellen. Die BK 01 Rechnungsdatenermittlung ist das Produkt, das genau diese Voraussetzung schafft. Die Aareal Bank hat ihr prozessoptimierendes Zahlungsverkehrsverfahren BK 01 aufgrund einer exklusiven Kooperation mit SAP tief in die Funktionalitäten des Systems integriert. Eine erste Erweiterung der Anwendung folgte mit BK 01 immoconnect, das für einen automatisierten Zahlungsverkehr und Datenaustausch durch abgestimmte Prozesse mit Kunden der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft sorgt. Die rein technisch betrachtet vom eigentlichen Zahlungsverkehr unabhängige BK 01 Rechnungsdatenermittlung kommt jetzt hinzu und rundet BK01 in SAP for Utilities ab. Die Rechnungsdatenermittlung leistet die analytischen und komprimierenden Vorarbeiten für den späteren Versand einer elektronischen Rechnungsdatei strukturiert und ohne jeden Anpassungsaufwand in der Folge. Die wartungsfreie Standardanwendung kann für alle Verträge genutzt werden, die über Konten bei der Aareal Bank reguliert werden.

3 3 Energieunternehmen Wohnungsunternehmen SAP IS-U ERP-System BK01 Zahlungsmanagement BK01 immoconnect Aareal Bank ARS Aareon Rechnungsservice Einlesedatei Rechnungseingangsbuch BK01 Rechnungsdatenermittlung I-Doc Aareon Industrieunternehmen Folgesystem, z.b. EDI-Subsystem Rechnungsdatei ERP-System Alle Daten, die Ihr Kunde sich wünscht Die Rechnungsdatenermittlung liefert zu den entsprechenden Vertragskonten bzw. Geschäftspartnern alle relevanten Daten, die Sie mit den jeweiligen Empfängern abstimmen. Haben diese die erhaltenen Daten eingelesen, können Sie auf deren Basis Verbrauchskosten auswerten, geleistete Abschläge mit konkreten Abbuchungen vergleichen, Rechnungsbeträge gegen die kommenden Abbuchungen validieren, ein Liquiditätsmanagement anhand des neuen Abschlagsplans aufbauen und Verbrauchsdaten an Messdienste weitergeben und für das eigene Controlling einsetzen. Insgesamt legen Sie damit sowohl bei Ihren Kunden als auch aufseiten Ihrer eigenen Prozesse den Grundstein für eine komplett elektronische Rechnungstellung und eröffnen somit allen Be teiligten Potenziale für Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne. BK 01 schafft Durchblick in der Rechnungsdatenermittlung Rechnungsdaten zu ermitteln und zusammenzutragen, erfordert in aller Regel einen hohen Customising-Aufwand. Dass unterschiedliche Kunden unterschiedliche Datenspezifikationen erwarten, potenziert diesen individuellen Aufwand noch. Die BK01 Rechnungsdatenermittlung vereinfacht die Individualisierung der Datenrecherche; nicht etwa, indem sie einen festen Standard liefert, sondern indem sie eine flexible Struktur für die Datenermittlung bereitstellt. Im Rahmen dieser Struktur können Sie leichter als bisher Ihre kundenspezifischen Datensätze kon figurieren. Mehr noch: Die generierten Datensätze sind keine Black Box. Mussten Sie bisher blind darauf vertrauen, dass erzeugte Dateien alle Erwartungen erfüllten, erhalten Sie mit BK 01 ein umfassendes Monitoring zur Datenerzeugung und zu den konkreten Inhalten der zu versendenden Dateien. Sie haben also die Möglichkeit, die Richtigkeit der Daten noch vor dem Abschicken zu überprüfen. Das schafft Prozesssicherheit und Transparenz und erleichtert die Kommunikation mit Ihren Kunden.

4 4 Technische Komplexität einfach verarbeitet Die BK 01 Rechnungsdatenermittlung greift auf alle Datensätze zu, die im Rahmen der Jahresrechnung von Relevanz sein können. Auf die Abläufe, die in SAP IS-U zur Zusammenstellung der relevanten Daten führen, müssen Sie keinen Einfluss nehmen. Die Anwendung beschafft die Daten und prüft eigenständig deren Korrektheit, um sie schließlich als I-Doc- Datei bereit zustellen, ein Standard-Ausgabeformat im SAP- System. Wie andere in SAP erzeugten I-Doc-Dateien können Sie auch die Ergebnisdateien der BK 01 Rechnungsdatenermittlung zur weiteren Bearbeitung an Folgesysteme wie z.b. das EDI-Sub system übergeben. Dort können die Dateien an die konkrete Zielstruktur der Empfänger angepasst und somit direkt an Kundensysteme übergeben und in diesen verarbeitet werden. Die z.b. im EDI-Subsystem aufbereiteten Rechnungsdateien sind zusammen mit PDF- Abbildern der papierhaften Rechnungen zum automa tisierten Versand für alle gängigen Übertragungswege geeignet entweder über ein am Markt vorhandenes Verteilersystem oder auch direkt zu Ihrem Endkunden, falls Sie einen solchen Kommunikationsweg etabliert haben. Die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft ist auch die Stammklientel der Aareal Bank; die Überschneidung der Kunden beider Unternehmen beträgt rund 80 %. Das BK 01 Verfahren als Ganzes und nun durch die zusätzliche Möglichkeit der Kombination von BK 01 Rechnungsdatenermittlung und Aareon Rechnungsservice bietet so hervorragende Möglichkeiten, Prozesse umfassend zu verschlanken. Die BK 01 Verbrauchsdatenermittlung: Rechnungsdatenermittlung in der Minimalvariante Wie eine konzentrierte Form der BK01 Rechnungsdatenermittlung umfasst die Verbrauchsdatenermittlung jene Datensätze, die für die Nebenkostenplanung und das Energie-Controlling Ihrer Kunden relevant sind. Mit den elektronischen Informationen aus der Verbrauchsdatenermittlung sind z.b. Wohnungsunternehmen in der Lage, Wärmemessdiensten gezielt und fertig aufbereitet die notwendigen Daten ihrer Liegenschaften zu übermitteln. Mit dieser frei verwertbaren Datei schicken Sie Ihrem Kunden Transparenz und Planungssicherheit. Ein integriertes Konzernangebot der Aareal Bank: Rechnungsdaten ermitteln und versenden Besondere Vorteile ergeben sich aus den Angeboten des Aareal Bank Konzerns insbesondere in der Zusammenarbeit mit Wohnungs- und Immobilienunternehmen: Die BK 01 Rechnungsdatenermittlung harmoniert nämlich perfekt mit dem Aareon Rechnungsservice, einem Übermittlungsverfahren unserer Konzerntochter Aareon AG. Beide Anwendungen ergeben gemeinsam einen durchlaufenden, automatisierbaren Auslese-, Übergabeund Einleseprozess für Rechnungsdaten, da die Aareon in ihrer Kernkompetenz hochklassige wohnungswirtschaftliche ERP- Systeme entwickelt. Vor dem Hintergrund des vorhandenen Software-Know-hows konvertiert der Aareon Rechnungsservice Ihre Rechnungsdaten in optimale Datenströme, um sie zielgenau und automatisiert im Rechnungseingangsbuch Ihres wohnungswirtschaftlichen Vertragspartners zu verarbeiten. Da die Aareon AG das führende Systemhaus in der Branche und mit ihren Systemen seit Jahrzehnten am Markt etabliert ist, besteht ein hoher Abdeckungsgrad, von dem Sie mit der Anwendung profitieren können. Ergänzt um die Rechnungsdatenermittlung ermöglichen Ihnen die BK 01-Leistungen nun eine vollautomatische elektronische Prozesslandschaft für sämtliche zahlungsverkehrsrelevanten Arbeitsvorfälle.

5 5 10 Highlights der technischen Umsetzung der BK 01 Rechnungsdatenermittlung 01 Die BK 01 Rechnungsdatenermittlung arbeitet unabhängig von der Fakturierung Sie baut auf der bekannten Infrastruktur zur Netznutzungsrechnung auf, ist jedoch selbst von dieser unabhängig. Sie ist als Standardformat aufgebaut, das über die Customising-Einstellungen flexibel ausgestaltet werden kann. 04 Das Standardformat kann mittels Business Add-Ins leicht individuell erweitert werden Die BK 01 Rechnungsdatenermittlung lässt daher zu, je Empfänger ein individuelles Profil mit unterschiedlichen Rechnungsbestandteilen zu konfigurieren. Sie verfügt über Reporting-Möglichkeiten für die ermittelten Ergebnisse sowohl auf Rechnungs- als auch auf Vertragsebene. Sie ermöglicht die Prüfung der ermittelten Daten vor der Freigabe des Transfers zum Geschäftspartner. Die BK 01 Rechnungsdatenermittlung stellt die Rechnungsdaten in einem standardisierten EDIFACT-Format zur Abholung für Übermittlungsdienste bereit. Sie liefert zudem eine PDF-Datei der umsatzsteuerrelevanten Rechnungsbestandteile. Sie stellt für wohnungswirtschaftliche Geschäftspartner eine ERP-optimierte Datei zum Versand über den Aareon Rechnungsservice bereit.

6 Aareal Bank AG Integrated Payment Solutions Paulinenstraße Wiesbaden Telefon: Fax: BK 01 ist eine eingetragene Marke der Aareal Bank AG. 09/2014