Internationaler Bund Personalbericht der IB-Gruppe

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1 Internationaler Bund Personalbericht der IB-Gruppe 2014 Mit Menschen für Menschen

2 Dieser Personalbericht bezieht sich auf die IB-Gruppe: Internationaler Bund (IB) Freier Träger der Jugend-, Sozial- und Bildungsarbeit e.v. Internationaler Bund IB Mitte ggmbh für Bildung und soziale Dienste (IB Mitte ggmbh) Internationaler Bund IB West ggmbh für Bildung und soziale Dienste (IB West ggmbh) IB Beteiligungs- und Verwaltungs-GmbH IB-Gesellschaft für interdisziplinäre Studien mbh (IB-GIS mbh) IB Versicherungs-Vermittlungs GmbH (IB VV GmbH) Fachschule für Gesundheitsfachberufe Bad Salzungen ggmbh Hochschule der Wirtschaft für Management GmbH (HdWM) Hotel Friedberger Warte GmbH MAH Medizinische Akademie Hamburg GmbH Medizinische Akademie IB Medau GmbH Berichtszeitraum ist das Geschäftsjahr 2014.

3 Mit Menschen für Menschen Personalbericht der IB-Gruppe 2014

4 Inhalt 5 Personalarbeit in der IB-Gruppe 2014: Neustrukturierung und Reorganisation 8 Tarifpolitik in der IB-Gruppe 10 Zusammenarbeit mit dem Konzernbetriebsrat 11 Zusammenarbeit mit den Betriebsräten 12 Personalentwicklung: Mit Freude und Augenmaß 14 Fortbildung in der IB-Gruppe 18 Karriereentwicklung 20 Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse in LOGA/HCM 24 Personalbetreuung 26 Aus der Arbeit der Rechtsabteilung 2

5 Editorial Mit Menschen für Menschen ist das Motto der Personalarbeit beim Internationalen Bund. Die Umstrukturierung des Internationalen Bundes hat für alle Beteiligten große Herausforderungen mit sich gebracht. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Personalabteilungen der Organisationseinheiten und im zentralen Personalressort haben viel geleistet. Sie haben die Mitarbeiter/-innen bei der bisherigen Umstrukturierung und den Betriebsübergängen begleitet und unterstützt. Zahlreiche Probleme konnten gelöst und neue Chancen aufgezeigt werden. Dafür an dieser Stelle ein herzliches Dankeschön. Die Personalarbeit im IB mit acht gemeinnützigen Organisationseinheiten und den gewerblichen GmbHs wird sich verändern. Für alle gemeinnützigen Organisationseinheiten wird es vergleichbare Standards in der Personalarbeit geben. Führung, Karriereentwicklung, Mitarbeiterfortbildung, Personalbetreuung und Rechtsberatung werden in allen Organisationseinheiten nach vergleichbaren Regeln arbeiten und ein vergleichbares Qualitätsniveau erreichen. Im Sinne der gesteuerten Dezentralität werden viele Prozesse näher zu den Mitarbeitern/-innen in die dezentralen Organisationseinheiten verlagert, im zentralen Personalressort erfolgt die Steuerung der strategischen Aufgaben und der Konzernaufgaben. Unser wichtigstes Ziel ist es, unseren Mitarbeitern/-innen gute Arbeitsbedingungen zu schaffen, damit sie mit Selbstverantwortung erfolgreich sein können. Wir wollen sie an den IB binden und für ordentliche tarifl iche Rahmenbedingungen sorgen sowie Arbeitsbedingungen schaffen, die für alle, auch für neue Mitarbeiter/-innen, attraktiv sind. Der IB steht für eine Unternehmenskultur der Wertschätzung, des Respekts und der Beteiligung auf allen Ebenen. Das gilt für die Zusammenarbeit untereinander ebenso wie für die Zusammenarbeit mit den Betriebsräten und mit unseren Partnern. Wir stehen für den internationalen Gedanken der Diversity, d.h., wir leben die Vielfalt in unserem Unternehmen, nicht nur im Hinblick auf unsere Arbeit, sondern auch hinsichtlich unserer Beschäftigten. Es wird unsere dauerhafte Aufgabe sein, diesen Zielen immer und an allen Stellen im IB zur Wirkung zu verhelfen. Lesen Sie in diesem Personalbericht, an welchen Themen wir im letzten Jahr gearbeitet haben und wie weit wir schon gekommen sind. Es gibt noch genug zu tun machen wir uns gemeinsam auf den Weg. Herzlichen Dank an alle, die an diesem Bericht mitgewirkt haben, und herzlichen Dank an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die uns trotz aller Veränderungen treu geblieben sind und die Menschen, die wir in unserer Arbeit betreuen und begleiten, gestärkt haben. Unser Dank gilt selbstverständlich auch unseren Betriebsräten/-innen, die zusammen mit dem Vorstand/Gesellschafter und den Geschäftsführungen zum Wohl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und des Betriebs tätig sind. Ihr Stefan Guffart Mitglied des Vorstandes Rainer Scholl Geschäftsführer Personal und Recht 3

6 FK Führungskräfte MA Mitarbeiter/-innen VZ Umgerechnet in Vollzeitstellen bezogen auf die Anzahl der Mitarbeiter/-innen Weitere Töchter Weitere Tochtergesellschaften und Mehrheitsbeteiligungen 4

7 Personalarbeit in der IB-Gruppe Anpassung, Entwicklung und Wandel bestimmen unsere Geschäftsfelder. Unsere Mitarbeiter/-innen stellen sich in ihrer Arbeit täglich den vielfältigen aktuellen Herausforderungen. Dafür Sorge zu tragen, dass sie dies können und auch den Aufgaben von morgen gerecht werden, ist die kontinuierliche Aufgabe des Personalmanagements. In vielen Unternehmen immer noch hinsichtlich ihrer Bedeutung unterschätzt, hat sich in der IB-Gruppe die Personalarbeit längst zu einer Kernaufgabe entwickelt, die sich dadurch definiert, dass sie das Vorankommen der IB-Gruppe unterstützen und fördern kann. Mit diesem Selbstverständnis sind wir als strategischer Partner des Vorstandes/ Gesellschafters und der Geschäftsführungen sowohl Veränderungsmanager und administrativer Experte als auch Anwalt unserer Beschäftigten. Dabei beziehen wir uns noch mehr als bisher auf die Strategie der IB-Gruppe und stärken die Leistungsfähigkeit des Personalmanagements im operativen Geschäft unserer Organisationseinheiten. Unsere strategische und systemische Arbeit setzen wir in folgenden Handlungsfeldern um: Das Personalmanagement im IB unterstützt die Entwicklung und Umsetzung der Ziele der IB- Gruppe und der einzelnen Geschäftsführungen, indem es die dafür notwendigen organisatorischen, tariflichen und personalpolitischen Voraussetzungen schafft und die personellen Ressourcen bereitstellt. Es verbessert kontinuierlich die Effektivität und Effizienz der Strukturen und Personalprozesse und setzt diese, aktuell im Bereich der Personaladministration, mit LOGA im Rahmen der Dezentralisierung effektiv um. Das Personalmanagement bindet die Führungskräfte aktiv in seine Aufgaben und Projekte ein und unterstützt und fördert die Führungsqualität und -kultur. Gemeinsam mit den Führungskräften ist es für die Bereitstellung der erforderlichen quantitativen und qualitativen Kompetenzen verantwortlich Mitarbeiter/ -innen Mitarbeiter/-innen in den Unternehmen der IB-Gruppe Zum Jahresende 2014 waren in der IB-Gruppe Mitarbeiter/-innen (MA) tätig. Dies entspricht 7.975,5 Vollzeitstellen (VZ). IB e.v MA (58,6 %), 4.678,3 VZ IB Mitte ggmbh MA (20,0 %), 1.702,5 VZ IB West ggmbh MA (15,5 %), 1.178,3 VZ IB-GIS mbh 441 MA (4,4 %), 310,6 VZ Weitere Töchter 140 MA (1,4 %), 105,8 VZ 5

8 Im vergangenen Jahr sind wir gemeinsam einen großen Schritt im Zukunftsprojekt II vorangekommen. Auch in der Tarifpolitik sind Bewegung und Fortschritt erkennbar; neue Tarifabschlüsse konnten für unsere Beschäftigten vereinbart werden. Denn die Qualifikation und das Engagement unserer Mitarbeiter/-innen bewirken ganz wesentlich den Erfolg der IB-Gruppe. Neustrukturierung und Reorganisation Die im Rahmen des ZP II geplante Umstrukturierung der Organisationseinheiten und die damit zusammenhängenden Betriebsübergänge nach 613 a BGB haben die Personalarbeit in der IB-Gruppe im zurückliegenden Jahr geprägt. Aufgabe des Personalressorts war es, diesen Prozess fachlich, organisatorisch und juristisch zu unterstützen und zu begleiten. Die Organisationseinheiten der IB-Gruppe nach der erfolgreichen Reorganisation im gemeinnützigen Bereich sind die ggmbhs IB Berlin-Brandenburg, IB Mitte, IB West und IB-GIS mbh sowie im IB e.v. der IB Baden, der IB Nord und der IB Süd. Hinzukommen wird zum 1. Januar 2016 die neu gegründete IB Südwest ggmbh. Mit dieser Reorganisation war es zwingend erforderlich, auch die personalwirtschaftlichen Prozesse neu zu strukturieren und die Aufbau- und Ablauforganisation der geänderten Unternehmensstruktur anzupassen. Dafür wurden alle Qualitätsmanagementprozesse im Personalressort überarbeitet und neue Verfahrensanweisungen samt mitgeltenden Unterlagen erstellt. Außerdem wurde damit begonnen, die Personal- und Sozialstandards in der IB-Gruppe sowie die Aufgaben der Personalleitungen neu zu definieren. Mit der künftig noch engeren inhaltlichen Verzahnung des zentralen Personalressorts mit dem Personalmanagement vor Ort werden sich die Arbeitsschwerpunkte unserer Personalleiter/-innen entsprechend verändern. Damit sie sich auf strategische und personalpolitische Fragen konzentrieren können, wird die administrative Personalarbeit in den jeweiligen dezentralen Verwaltungszentren gebündelt. Die Neustrukturierung der personalwirtschaftlichen Prozesse schließt alle Abteilungen des Personalressorts ein, die jeweils Teilaufgaben an die dezentralen Einheiten übergeben. Die künftigen Aufgabenschwerpunkte des Ressorts umfassen: Vorbereitung und Durchführung der Tarifverhandlungen für die IB-Gruppe Gespräche und Verhandlungen mit dem Konzernbetriebsrat 6

9 Evaluation und Controlling der gruppenweiten Personal- und Sozialstandards Zentrale Angebote der Mitarbeiterfortbildung, Führungskräfte- und Karriereentwicklung LOGA-Betreuung der Entgeltabrechnung Kollektivrechtliche arbeitsgerichtliche Verfahren etc. Durch diese Neuaufstellung des Ressorts und die Ansiedlung von Aufgaben vor Ort werden die Personalprozesse effizienter und kostengünstiger werden, und die Zahl der Mitarbeiter/-innen im Personalressort der ZGF wird bis Ende 2017 um etwa ein Drittel abnehmen. Mit diesem Veränderungsprozess, der bis zu seinem Abschluss noch einige Zeit in Anspruch nehmen wird, leistet das Ressort einen erheblichen Beitrag für die neue Innenfinanzierung der Zentralen Geschäftsführung. In den Gesamtprozess sind die zuständigen Betriebsratsgremien eingebunden, mit denen die notwendigen mitbestimmungsrechtlichen Rahmenbedingungen besprochen und vereinbart werden. Am Ende unserer Bemühungen wird sich die Personalarbeit mit ihren Aufbau- und Ablaufprozessen an der neuen Organisationsstruktur der IB-Gruppe ausgerichtet haben. Darüber werden wir Sie im nächsten Personalbericht informieren. Mitarbeiter/-innen in den Bundesländern Schleswig-Holstein 55 MA (0,6 %) Hamburg 285 MA (2,9 %) Bremen 11 MA (0,1 %) Niedersachsen 165 MA (1,7 %) Nordrhein-Westfalen MA (14,3 %) Hessen MA (13,7%) Mecklenburg-Vorpommern 792 MA (8,0 %) Berlin 513 MA (5,2 %) Brandenburg 471 MA (4,7 %) Sachsen-Anhalt 626 MA (6,3%) Sachsen 799 MA (8,1 %) Thüringen 424 MA (4,3 %) Rheinland-Pfalz 657 MA (6,6 %) Saarland 44 MA (0,4 %) Baden-Württemberg MA (18,3 %) Bayern 481 MA (4,8 %) 7

10 Tarifpolitik in der IB-Gruppe Die Tarifpolitik im vergangenen Jahr war geprägt von dem Bestreben, die ausgesetzten Tarifverhandlungen wieder aufzunehmen. Die Gespräche über die zukünftige Tarifstruktur und die Reihenfolge der Themen in den Verhandlungen hatten sich Ende 2013 festgefahren. Beide Seiten hatten die Gespräche unterbrochen, um in den jeweiligen Gremien über die weitere Entwicklung zu beraten. Dabei besteht für den IB nach wie vor die Bereitschaft, mit den Gewerkschaften für alle gemeinnützigen Tochtergesellschaften Tarifverträge abzuschließen. Deshalb hatten wir den Gewerkschaften ver.di und GEW vorgeschlagen, über einen konzernweiten Manteltarifvertrag, einen Tarifvertrag über die Tätigkeitsmerkmale und über eine einheitliche Entgeltstruktur zu verhandeln. Die Entgelttabellen für unsere Organisationseinheiten müssen jedoch regional und geschäftsfeldbezogen mit den jeweiligen Geschäftsführungen vereinbart und abgeschlossen werden und sich an den unterschiedlichen Rahmenbedingungen vor Ort orientieren. Nur dadurch können die jeweiligen Wettbewerbsund Vertragsbedingungen in den Regionen und Arbeitsfeldern ausreichend Berücksichtigung finden. Auch muss der neue Mindestlohn für die Arbeitsmarktdienstleistungen nach SGB II und III in den neuen Entgelttabellen berücksichtigt werden. Auf der Grundlage dieser Überlegungen haben Vorstand und Geschäftsführungen unter Beteiligung von Vorstandsmitgliedern seit Jahresbeginn 2014 mehrere Gespräche mit Vertretern/-innen der beiden Gewerkschaften geführt. Im Ergebnis konnten wir am 5. Dezember eine gemeinsame Erklärung unterzeichnen, in der sich die Tarifvertragsparteien bereit erklären, bis spätestens März 2015 Verhandlungen mit dem Ziel aufzunehmen, konzernweite Tarifregelungen für alle Beschäftigten der IB-Gruppe mit Ausnahme der gewerblichen Töchter abzuschließen. Im Januar 2015 verständigten sich die Tarifvertragsparteien auf eine Prozessvereinbarung zur Neugestaltung des Tarifrechtes in der IB-Gruppe. Dabei wird, soweit vertretbar, angestrebt, möglichst viele Regelungen konzernweit zu vereinbaren und ein weitgehend einheitliches Tarifrecht zu schaffen. Für diese Prozessvereinbarung wurde am 9. Februar 2015 ein gemeinsamer Text gefunden und eine Reihe von Verhandlungsterminen festgelegt. Damit können wir Mitarbeiter/-innen: Entwicklung Erneut konnte die IB-Gruppe einen Anstieg der Mitarbeiterzahl 212 Personen (2,2 %) gegenüber dem Vorjahr verzeichnen. * Die IB West ggmbh wurde im August 2013 gegründet. Daher gibt es für die Vorjahre keine Zahlenwerte IB-Gruppe +2,2% Mitarbeiter/ -innen IB e.v. IB Mitte ggmbh IB West ggmbh* IB-GIS mbh Weitere Töchter

11 davon ausgehen, dass die Tarifverhandlungen im IB zum Abschluss eines neuen Manteltarifvertrages, eines Tarifvertrages über die Tätigkeitsmerkmale und über eine neue Entgeltstruktur sowie zu unterschiedlichen Entgelten für die einzelnen Tochtergesellschaften im Interesse unserer Mitarbeiter/-innen wieder fortgesetzt werden können. Tarifverhandlungen im Zweckverband Im Berichtszeitraum sind neben dem IB e.v. und der IB Mitte ggmbh auch die IB Berlin-Brandenburg ggmbh, die IB West ggmbh und die IB-GIS mbh dem Arbeitgeberverband BBB (Bundesverband der Träger beruflicher Bildung e.v.) beigetreten. Im Januar 2014 wurden in Paderborn die Verhandlungen mit den Gewerkschaften zum Abschluss eines Branchentarifvertrages für die Beschäftigten in der Weiterbildung aufgenommen. Zunächst wurden die wechselseitigen Positionen zu verschiedenen Themen eines neuen Manteltarifvertrags und über die Grundlage für eine sogenannte Sozialpartnerrichtlinie für die Weiterbildung ausgetauscht. Nach weiteren Verhandlungen im Mai in Fulda erklärten die Verhandlungs- und die Tarifkommission der Gewerkschaften im Juli in Göttingen, die Tarifverhandlungen über den Branchentarifvertrag vorerst auszusetzen, bis ein aus ihrer Sicht verhandlungsfähiges neues Angebot der Arbeitgeberseite unterbreitet werde. Der Vorstand der Zweckgemeinschaft entschied daraufhin im September, aus Termingründen zunächst über die Verlängerung des Mindestlohntarifvertrages für die pädagogischen Mitarbeiter/-innen in der Weiterbildung, die überwiegend SGB-II-/SGB-III-Maßnahmen durchführen, zu verhandeln, weil der aktuelle Vertrag zum 31. Dezember 2015 ausläuft. In der Verhandlungsrunde im Dezember 2014 forderten die Gewerkschaften eine einheitliche Stundenvergütung von 16,10 für die Tarifgebiete West und Ost und ein Urlaubsgeld für alle Beschäftigten in Höhe von 50 % eines Monatsentgeltes. Überraschend schnell konnte dann am 27. Januar eine Einigung über einen neuen Mindestlohn erzielt werden: Er beträgt für das Tarifgebiet West ab ,00 und ab ,60. Für das Tarifgebiet Ost beläuft sich der Mindestlohn ab auf 13,50 und ab auf ebenfalls 14,60. Damit wurde ein weiteres tarifpolitisches Ziel des IB zur Verbesserung der materiellen Rahmenbedingungen für die Beschäftigten in den Arbeitsmarktdienstleistungen erreicht. Befristungen Frauen In % Männer In % Personen In % IB e.v , , ,3 IB Mitte ggmbh , , ,0 IB West ggmbh , , ,8 IB-GIS mbh , , ,9 FS Bad Salzungen HdWM Mannheim 8 50,0 5 38, ,8 Med. Akademie Hamburg 4 33, ,8 Med. Akademie Medau 6 50, ,0 IB VV GmbH HFW GmbH 30 78, , ,7 IB-Gruppe , , ,7 72,3 % unbefristete Arbeitsverträge 9

12 Zusammenarbeit mit dem Konzernbetriebsrat In der Folge der turnusgemäßen Neuwahl der Betriebsratsgremien im Frühjahr 2014 mussten sich im vergangenen Jahr die Betriebsräte in der IB-Gruppe neu konstituieren, sodass die Zusammenarbeit zunächst nicht so intensiv fortgesetzt werden konnte wie in den Vorjahren. Gleichwohl wurde die Umsetzung des Zukunftsprojektes II durch intensive Gespräche und vier Planungsgespräche begleitet und der Konzernbetriebsrat (KBR) auch in die Evaluation der Phase 1 des Zukunftsprojektes eingebunden. Im Berichtszeitraum wurden vier Vereinbarungen für die IB-Gruppe abgeschlossen: Die Konzernbetriebsvereinbarung (KBV) zum Qualitätsmanagement nach den Methoden von EFQM wurde durch drei neue Anlagen Personalfragebögen und Erfassen von Daten durch technische Einrichtungen ergänzt. Des Weiteren konnte eine bis 30. September 2016 befristete KBV zur konzernweiten Anwendung von bestehenden Gesamtbetriebsvereinbarungen für die Dauer des Zukunftsprojektes II vereinbart werden. Der KBV Anwendung und Nutzung von Remote Control Diensten wurden zwei neue Anlagen hinzugefügt und durch zwei Übergangsvereinbarungen der Einsatz der neuen Softwares Alfresco und GoToMeeting für die Testphase ermöglicht. Im vergangenen Jahr wurden Gespräche bzw. Verhandlungen zu den Themen befristete Arbeitsverträge, Teilzeitarbeit sowie Ausstiegsregelungen für Mitarbeiter/-innen über 60 Jahre aufgenommen. Zusätzlich hat der IB den KBR zur Aufnahme von Verhandlungen zum Abschluss einer neuen KBV zur einheitlichen Durchführung der Jahresgespräche in allen Organisationseinheiten aufgefordert, da sich die Durchführung dieses wichtigen Führungsinstrumentes stärker an der neuen Aufbauorganisation innerhalb des IB orientieren soll. 10 Nationalitäten (nach Häufigkeit) Frauen und Männer aus allen Kontinenten, verschiedenster Kulturen und Religionen sowie unterschiedlichster Lebensentwürfe begegnen sich in der IB-Gruppe arbeiteten 534 ausländische Beschäftigte in der IB-Gruppe mit. In den vergangenen zehn Jahren hat sich ihre Zahl (2005: 185 Personen) mehr als verdoppelt, ebenso die Anzahl der Nationalitäten (2005: 33, 2014: 75). Diese Vielfalt bereichert unser Miteinander und die pädagogische Arbeit zum Nutzen der Teilnehmer/-innen, Klienten/-innen und Kunden/-innen. Frauen Männer Gesamt Italien Türkei Polen Ukraine Russische Föderation Kroatien Bosnien-Herzegowina Slowakei Spanien Österreich Griechenland Niederlande Rumänien Weißrussland (Belarus) Andere Gesamt

13 Zusammenarbeit mit den Betriebsräten Nach den Neuwahlen haben sich im zurückliegenden Jahr alle Betriebsratsgremien neu konstituiert. Neben dem Konzernbetriebsrat bestehen Gesamtbetriebsratsgremien in der IB Mitte ggmbh, in der IB West ggmbh und im IB e.v., in den Verbünden und Tochtergesellschaften arbeiten insgesamt 23 Betriebsratsgremien. Im IB e.v. wurde im Verbund Rheinland-Pfalz/ Saarland eine Betriebsvereinbarung (BV) für eine Terminalserver-Anwendung abgeschlossen, im Verbund Nord drei Regelungsabreden zur Handhabung der Teilzeit, ein Sozialplan für die Verbünde Berlin und Brandenburg und für die Zweigstelle Berlin der IB Mitte ggmbh sowie zwei weitere Regelungsabreden im Verbund Württemberg für Lehrkräfte an Real- und beruflichen Schulen. In den Tochtergesellschaften wurden folgende kollektivrechtliche Regelungen getroffen: in der IB Mitte ggmbh eine BV zur Lage der Arbeitszeit für die Niederlassung Nord, eine BV zu Arbeitszeiten bei mehrtägigen Freizeitmaßnahmen für die Niederlassung West und eine BV über die Bildung von Betriebsräten nach 3 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz für die Durchführung der Betriebsratswahlen Für die IB West ggmbh wurden Betriebsvereinbarungen zur Gewährung von Zulagen sowie zur Regelung der Arbeitszeiten und zu Arbeitszeiten bei mehrtägigen Freizeitmaßnahmen der Beruflichen Bildung, beide für die Niederlassung NRW-Nord, vereinbart. 75 Nationalitäten arbeiten in der IB-Gruppe 11

14 Personalentwicklung: Mit Freude und Augenmaß Im zurückliegenden Jahr konnten wir wieder an verschiedenen Stellen des Zukunftsprojekts II mit anpacken und behilflich sein. Die Dialogforen in der frühen Phase einer Umstrukturierung sind wichtige Veranstaltungen zur Orientierung und Zusammenführung von Organisationseinheiten. Hierbei hat es sich als hilfreich erwiesen, an konkreten Aufgabenstellungen zu arbeiten, um so miteinander die Vorwärtsbewegung zu erleben. Mit einem maßgeschneiderten Seminar konnten wir die Geschäftsführungen zusätzlich in der Zeit der Umstrukturierung unterstützen. Veränderungen professionell zu steuern, ist eine Kunst. Deshalb bieten wir in diesem Jahr ganz gezielt Angebote zum Thema Veränderung auch für Regional- und Betriebsleitungen an. Mit Mitarbeitern/-innen aus verschiedenen Regionen, Gesellschaften und in unterschiedlichen Funktionen haben wir am Profil des IB als attraktiver Arbeitgeber weitergearbeitet. Das Pilotprojekt Kinderbetreuungszuschuss im Verbund Bayern verlief erfolgreich. Die Feriencamps für Kinder unserer Beschäftigten mit finanzieller Unterstützung durch den IB sind mittlerweile ein fester Bestandteil unseres Angebots. Wir freuen uns sehr darüber, dass bisher schon etwa 120 Kinder tolle Erlebnisse in den Feriencamps hatten. Die Zusammenarbeit mit corporate benefits, eine weitere Ausgestaltung der Rabattangebote für IB- Mitarbeiter/-innen, klappt sehr gut. Aktuell nutzen ca Beschäftigte diese Plattform. Um die persönliche Mobilität aus gesundheitlichen Gründen und Umweltaspekten zu fördern, wird es im laufenden Jahr mit Unterstützung des IB die Möglichkeit geben, günstig Fahrräder (JobRad) zu leasen. Mitarbeiter/-innen: Lebensalter IB-Gruppe IB e.v. IB Mitte ggmbh IB West ggmbh IB-GIS mbh Bis 24 J. Bis 29 J. Bis 34 J. Bis 39 J. Bis 44 J. Bis 49 J. Bis 54 J. Bis 59 J. Ab 60 J.

15 Ziel unserer Angebote ist es, Mitarbeiter/-innen, die den IB voranbringen wollen und können, an die IB-Gruppe zu binden. Um bereits bei der Besetzung von offenen Stellen professionelles Vorgehen zu unterstützen, haben wir neben einem Trainingsangebot einen digitalen Bewerbungsgesprächsleitfaden entwickelt, der durch seinen modularen Aufbau situativ genutzt werden kann. Mit präzisen Karriereentwicklungsangeboten und zielführenden Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen tragen wir dazu bei, dass die Gleichzeitigkeit von strukturellen Anpassungen, Weiterentwicklung von Arbeitsbereichen und Aufbau neuer Geschäftsfelder gelingt, die IB-Gruppe erfolgreich ist und wir für qualifizierte Fachkräfte als Arbeitgeber attraktiv bleiben. Wir freuen uns darauf, unsere Mitarbeiter/ -innen auch in diesem Jahr wieder bei ihrer persönlichen und beruflichen Zielerreichung zu unterstützen. Wir begeistern uns für Sie! Über 25 Jahre 21 bis 25 Jahre 16 bis 20 Jahre 11 bis 15 Jahre 6 bis 10 Jahre Mitarbeiter/-innen: Beschäftigungsdauer 5,8 % 9,2 % 9,2 % 8,2 % 18,4 % 5,2 % 12,1 % 7,1 % 8,8 % 19,6 % 6,4 % 4,7 % 6,6 % 6,8 % 21,0 % 1,8 % 2,3 % 5,7 % 9,8 % 17,9 % 1 bis 5 Jahre 31,8 % 30,5 % 32,6 % 44,2 % Bis 1 Jahr 17,4 % 16,6 % 21,9 % 18,4 % IB e.v. IB Mitte ggmbh IB West ggmbh IB-GIS mbh 13

16 Fortbildung in der IB-Gruppe Der Erfolg des IB hängt maßgeblich vom Wirken seiner Mitarbeiter/-innen ab. Vor dem Hintergrund der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Geschäftsfelder und der Herausforderungen sich verändernder Arbeitsbedingungen ist es für unsere Beschäftigten wichtig, im Alltagsgeschäft Freiräume zu schaffen, damit sie sich die notwendige fachliche und persönliche Kompetenz aneignen können, um trotz der Veränderungen in ihren Arbeitsgebieten souverän zu bleiben. Eine bedarfsgerechte Weiterentwicklung der fachlichen und persönlichen Kompetenzen der Mitarbeiter/-innen wird im IB großgeschrieben. Im Jahresgespräch werden die individuellen Fortbildungsbedarfe besprochen und vereinbart; für betrieblich notwendige Fortbildungen übernimmt der IB die Kosten und stellt die Beschäftigten von der Arbeit frei. Unsere Top Five Anmeldungen Systemisch und personzentriert 71 arbeiten und beraten Konfliktmanagement 56 Konflikte erkennen, benennen, lösen Selbstwirksamkeit entwickeln 48 Empowerment für Jugendliche Philipp sucht sein ICH Eine Einführung in 45 Inhalte und Methoden der Traumapädagogik Arbeitsorganisation und 40 Zeitmanagement Zentrale, dezentrale und externe Mitarbeiterfortbildung in bewährtem Mix Die bedarfsorientierte Ausrichtung unseres Fortbildungsangebots trug auch im Jahr 2014 dazu bei, die strategische Ausrichtung der IB-Gruppe und die von Vertragspartnern gestellten Anforderungen optimal zu unterstützen und neue Themen aufzunehmen. Die zentralen Seminare bieten die Möglichkeit, kollegialen Austausch und Vernetzung über die eigenen Einrichtungsgrenzen hinweg zu erleben, ein Mehrwert, der über das in der Fortbildung vermittelte Fachwissen hinausgeht. Insgesamt 53 zentrale Seminare wurden angeboten, wobei es neben fachbezogenen Seminaren für die Arbeit mit Kindern und Jugendlichen oder für die Berufliche 14

17 Ausgaben für Maßnahmen der Personalentwicklung in der IB-Gruppe Bildung einige geschäftsfeldübergreifende Themen, z.b. Inklusion: Eine Aufgabe für uns alle oder Sexualisierte Gewalt in pädagogischen Institutionen, gab. An den Seminaren zur Persönlichen Kompetenz, zur Politischen Bildung und zur Öffentlichkeitsarbeit konnten Mitarbeiter/-innen aus allen Geschäftsfeldern teilnehmen. Themen, für die in einer Organisationseinheit ein hoher Bedarf besteht oder die für einzelne Einrichtungen wichtig sind, finden dezentral direkt in den Verbünden und Gesellschaften statt und werden von den Personalleitungen vor Ort organisiert wurden 287 dezentrale Seminare angeboten. Dazu gehören auch die Einführungstage für neue Mitarbeiter/-innen, an denen neue Kolleginnen und Kollegen die wichtigsten Informationen über die IB-Gruppe und ihren Verbund bzw. ihre Gesellschaft erhalten. IB e.v Ausgaben aus zentralen , ,- Mitteln Ausgaben der Verbünde Seminarkosten , ,- Reisekosten , ,- Gesamtausgaben , ,- Einnahmen aus Tochter , ,- gesellschaften und von externen Teilnehmern/-innen Gesamtausgaben , ,- Ausgaben je Mitarbeiter/-in 158,89 172,23 IB e.v. Tochtergesellschaften Ausgaben der Tochter- Seminarkosten , ,- gesellschaften Reisekosten , ,- Gesamtausgaben der , ,- Tochtergesellschaften Ausgaben je Mitarbeiter/-in 48,30 43,72 Töchter Ausgaben je Mitarbeiter/-in 126,05 119,24 IB-Gruppe Fortbildungsbedarf, dem nicht durch zentrale oder dezentrale Seminare entsprochen werden kann, konnte auch im zurückliegenden Jahr erfolgreich durch den Besuch von externen Seminaren abgedeckt werden. Insgesamt Seminare externer Anbieter wurden besucht. 15

18 Führungskräftefortbildung Im Bereich der Führungskräftefortbildung wurden 50 interne Seminare durchgeführt, davon 39 durch die zentrale Personalentwicklung und elf dezentral in den Organisationseinheiten, an denen 611 Führungskräfte teilnahmen. Hinzu kamen 50 Teilnahmen an Fortbildungen externer Anbieter. Diese große Zahl verdeutlicht nicht nur den hohen Stellenwert von Fortbildung im IB, sondern belegt auch das besondere Engagement der Führungskräfte, die trotz der enormen Belastung durch das Tagesgeschäft und der zusätzlichen Einbindung in Projekte im Rahmen der Umstrukturierungen an Fortbildungen teilgenommen haben. Ein Schwerpunkt der Führungskräftefortbildung waren Seminare, die aufgrund von aktuellem Bedarf angeboten wurden. Nachdem im Rahmen der Führungskonferenz entschieden worden war, das Instrument der Portfolioanalyse im IB verbindlich einzuführen, nahmen an den entsprechenden zentralen Seminaren über 50 Führungskräfte teil. Zunächst wurden die QM-Prozesseigner/-innen in der Zentralen Geschäftsführung geschult. Nach einer Einführung in die Portfolioanalyse im Rahmen der erweiterten Führungskonferenz wurden zwei zentrale Schulungen für die Führungskräfte in den Verbünden und Gesellschaften durchgeführt; weitere Führungskräfte wurden darüber hinaus dezentral geschult. Aktuelle Initativen Für die Personalleiter/-innen der IB-Gruppe wurde ein zweiteiliger Workshop angeboten, in dem die Anforderungen an eine Personalleitung während der Strukturveränderungen sowie deren Rolle in den neuen Organisationseinheiten behandelt und diskutiert wurden. Es wurde ein gemeinsames Papier erarbeitet und ein weiterer Austausch vereinbart. Auch in einem Workshop für Geschäftsführer/-innen standen die Umstrukturierungen im Fokus, der Umgang mit Veränderungen wurde unter Berücksichtigung neuer neurowissenschaftlicher Erkenntnisse behandelt. Beide Workshops wurden von den Teilnehmern/-innen als sehr hilfreich beurteilt, um mit den anstehenden Veränderungen besser umgehen zu können, wozu neben dem theoretischen Input auch die Möglichkeit beitrug, sich miteinander auszutauschen. Die Initiative der Personalentwicklung, die Vertriebsmitarbeiter/-innen im IB fortzubilden und den Erfahrungsaustausch zu fördern, wurde fortgeführt. Neben einem Workshop für langjährige Vertriebs- Behinderte Mitarbeiter/-innen Ausgleichsabgabe 447 (4,7%) 333 (4,9%) 88 (4,7%) 471 (5,0%) 351 (5,3%) 92 (4,9%) 481 (5,0%) 365 (5,3%) 85 (4,5%) 481 (4,8%) 327 (5,6%) 74 (3,7%) IB-Gruppe IB e.v. IB Mitte ggmbh IB e.v. 0,00 IB Mitte ggmbh ,47 IB West ggmbh 3.220,00 IB-GIS mbh ,00 Weitere Töchter 1.380,00 IB-Gruppe ,47 69 (4,5%) IB West ggmbh* 7 (2,2%) 8 (2,1%) 6 (1,5%) 10 (2,3%) IB-GIS mbh * Die IB West ggmbh wurde im August 2013 gegründet. Daher gibt es für die Vorjahre keine Zahlenwerte

19 Fortbildung in der IB-Gruppe beauftragte fand im November eine Basis-Schulung für Vertriebsneulinge statt, an die sich direkt ein gemeinsames Training zum Thema Professionelles Verhandeln mit den Vertriebsprofis anschloss. Gut vorbereitete und professionell geführte Bewerbungsgespräche können für die Entscheidung von Bewerbern/-innen, für den IB arbeiten zu wollen, maßgeblich sein. Um Führungskräfte fit zu machen für ein gutes Bewerbungsgespräch, wurde das Seminar Bewerbungsgespräche zielorientiert führen konzipiert und durchgeführt. Nach wie vor besteht großer Bedarf an Schulungen zum Jahresgespräch im IB wurden insgesamt acht entsprechende Veranstaltungen durchgeführt. Erfolgreich weitergeführt wurde ebenfalls die Seminarreihe Basiswissen Führung. Insgesamt fanden 15 Module für die Zielgruppen Nachwuchsführungskräfte, Führungskräfte und Mitarbeiter/-innen mit Teilaufgaben von Führung statt. Dass sich das neue Konzept bewährt, zeigt sich auch daran, dass ein Wechsel zwischen den Modulen für Führungskräfte und denen für Nachwuchsführungskräfte möglich geworden ist, weil die Sachinhalte einander angepasst wurden. * Teilnahme an Mitarbeiter- Führungskräfte- Gesamt fortbildung fortbildung (in %)* (in %) (in %) Baden 92,2 8,3 100,5 Bayern 71,0 10,8 81,8 Berlin 81,2 9,3 90,5 Brandenburg 88,7 9,8 98,5 Hessen 75,4 7,5 82,9 IB-Behindertenhilfe 94,8 12,3 107,1 Nord 89,5 6,6 96,1 Rheinland-Pfalz/Saarland 50,5 8,6 59,1 Württemberg 69,6 5,9 75,5 Zentrale Geschäftsführung 43,6 23,1 66,7 IB e.v. gesamt 78,9 8,7 87,6 IB Mitte ggmbh 40,7 2,0 42,7 IB West ggmbh 15,2 2,5 17,7 IB-GIS mbh 41,4 18,6 60,0 Töchter gesamt 30,7 3,9 34,6 IB-Gruppe gesamt 58,8 6,7 65,5 Teilnahmequoten von über 100 % können sich rechnerisch ergeben, wenn Mitarbeiter/-innen mehr als eine Fortbildung besucht haben und dadurch die Summe der Teilnahmen die Zahl der Beschäftigten übersteigt ehrenamtliche Mitarbeiter/ -innen Ehrenamtliche Frauen Männer Gesamt IB e.v IB Mitte ggmbh IB West ggmbh IB-GIS mbh IB-Gruppe

20 Karriereentwicklung Gesellschaftliche, arbeitsfeldspezifische und organisationsbezogene Herausforderungen, aus denen besondere Anforderungen an die IB-Mitarbeitenden erwachsen, gibt es viele. Um diese zu bewältigen, bedarf es kompetenter, engagierter Menschen vor Ort, die sich den Aufgaben stellen und Umsetzungsmöglichkeiten erarbeiten. Sie in diesem Prozess zu unterstützen, ihre Qualifikation und berufliche Entwicklung zu fördern, gehört zur Arbeit der Personalentwicklung. Die Angebote der Karriereentwicklung erstreckten sich dementsprechend im zurückliegenden Jahr von der aufgabenorientierten Anforderungsanalyse über Förder- und Entwicklungsmaßnahmen und deren Umsetzung bis zur Mitwirkung bei der Besetzung von Führungsstellen. 69 Mitarbeiter/-innen nutzten die Möglichkeit, an einem Förder- bzw. Potenzial-Assessment-Center teilzunehmen, um ihre Führungskompetenzen auszuloten. Die potenziellen Nachwuchsführungskräfte erarbeiteten sich in Feedback- und Fördergesprächen mithilfe einer diagnostisch validen Fremdeinschätzung konkrete, auf die jeweilige Person und Situation zugeschnittene Entwicklungsmaßnahmen. Bei allen Vereinbarungen sind neben der Personalentwicklung die jeweiligen Vorgesetzten und Personalleitungen eingebunden. Berufliche Weiterentwicklung mit Perspektiven und klaren Karrierezielen bindet qualifizierte Menschen an das Unternehmen, indem Schritt für Schritt Verantwortung für die Mitgestaltung der Organisationseinheit entwickelt und übernommen werden kann. In diesem Zusammenhang wurde auch das Angebot des Einzelcoachings in Anspruch genommen. Zur Unterstützung von Veränderungsprozessen und Neuorientierung konnten Beschäftigte in individuellen Coachingprozessen von der zentralen Personalentwicklung (PE) begleitet werden; weitere Prozesse wurden in den Geschäftsführungen vor Ort ermöglicht. Anforderungsspezifische Verfahren zur Besetzung von Führungsstellen wie das Auswahl- Honorarkräfteeinsatz Angegeben ist die Anzahl der Honorarverträge im Jahresverlauf. Die Zahlen in Klammern weisen die Umrechnung auf Vollzeitstellen in % aus, bezogen auf die Anzahl der Mitarbeiter/-innen. Vollzeitumrechnung Honorarkräfteeinsatz Vollzeitstellen Mitarbeiter/-innen 778,40 (9,0 %) 7.839,48 431,38 (4,7 %) 135,66 (5,0 %) 73,99 (4,7 %) 123,20 (25,8 %) 354, , , ,16 IB-Gruppe IB e.v. IB Mitte ggmbh IB West ggmbh IB-GIS mbh 18

21 Karrierevorbereitende und -unterstützende Verfahren Assessment-Center, das Auswahl-Meeting und das Management-Audit führten in Kooperation mit den operativen Einheiten zur Besetzung von zehn Führungsstellen. Die Modulreihen Basiswissen Führung wurden genutzt, um fundierte Führungskompetenzen aufzubauen, sich auf die neue Rolle vorzubereiten und individuelle Karriereziele zu bearbeiten. Die Möglichkeit organisationsübergreifend-vernetzten Arbeitens wurde dabei als sehr hilfreich wahrgenommen. Eine lebendige Plattform ist auch immer das Jahrestreffen von Führungs- und Nachwuchsführungskräften in der Netzwerkstatt stand das Thema Wachsen in Veränderungsprozessen auf der Agenda. Neben einer anregenden Diskussion mit dem Vorstandsvorsitzenden und fachlichem Austausch wurden Best-Practice-Beispiele zur Führungs- und Unternehmenskultur zusammengetragen. Veranstaltungen Frauen Männer Auswahl-ACs Auswahl-Meetings Coaching-Prozesse Förder-ACs und Fördergespräche Fördermodule Nachwuchs-FK Management-Audits Netzwerkstatt Nachwuchs-FK Potenzial-ACs und Fördergespräche Gesamt Das Engagement und die Rückmeldungen belegen die hohe Akzeptanz und Wichtigkeit unserer Förderinstrumente für die Teilnehmenden. 622 Mitarbeiter/-innen konnten im vergangenen Jahr ein Dienstjubiläum begehen. Dienstjubiläen 10 Jahre 15 Jahre 20 Jahre 25 Jahre 30 Jahre 35 Jahre 40 Jahre IB e.v IB Mitte ggmbh IB West ggmbh IB-GIS mbh Andere Töchter IB-Gruppe

22 Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse in LOGA/HCM Einen großen Schritt vorangekommen ist im zurückliegenden Jahr das Projekt Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse in LOGA/HCM, das 2013 mit dem Ziel gestartet war, die Abläufe im Personalbereich effizienter zu gestalten. Wenn Personalvorgänge an der Stelle in das Personalmanagementsystem LOGA eingegeben werden, an der sie vor Ort auftreten, werden Post- und Verwaltungswege und Doppelarbeiten reduziert und Parallelsysteme überflüssig. Mit HCM (Human-Capital-Management), dem Web-Portal von LOGA, steht uns das geeignete Mittel zur Verfügung: Unterschiedliche Personengruppen können je nach Aufgabe und Zuständigkeit individuell beschränkte Bereiche der großen Datenbasis der LOGA-Datenbank einsehen und Eingaben tätigen. Über funktional definierte Workflows werden Abläufe und Prozesse optimiert, indem sie statt über den Papierweg gleich elektronisch bearbeitet werden. Die Projektfortschritte Die enge Zusammenarbeit mit den Pilotverbünden Baden, Nord und Württemberg hat ganz wesentlich zum Vorankommen und zur Weiterentwicklung des Projektes beigetragen. Nachdem bereits Ende 2013 der Stellenplan, die Grundlage für die Nutzung von HCM, in den Pilotverbünden angelegt worden war, konnten im Mai 2014 die dezentralen Personalsachbearbeiter/-innen für die Eingabe von Neueinstellungen in HCM geschult werden. Unterstützt durch die Fachberatung der Kolleginnen aus der zentralen Personalbetreuung und mit Geduld für die eine oder andere noch unbekannte Tücke des HCM-Portals, konnten rasch Erfolge erzielt und technische Probleme behoben werden, sodass im Herbst 2014 alle Leistungen der Unterstützungskasse Zahnersatz 89 Fälle, ,18 Unterstützung Unerwartete Notlage, Härtefälle: als Zuschuss oder Darlehen bewilligte Unterstützung 2 Fälle, 2.526,17 Unterstützung Unterstützungsleistungen Brillen, Augengläser 2 Fälle, 86,41 Unterstützung Krankheit, Pflegekosten 45 Fälle, 3.905,18 Unterstützung Naturheilverfahren 12 Fälle, 2.139,83 Unterstützung Todesfall 6 Fälle, 4.601,64 Unterstützung Freiwillige soziale Leistung 2 Fälle, 1.415,97 Unterstützung 20

23 Führungskräfte (Auswahl): Männer, Frauen Frauen Männer Gesamt IB e.v. Vorstand Geschäftsführer/-innen Verbundgeschäftsführer/-innen Einrichtungs-/Programm geschäftsführer/-innen Kaufmännische Leiter/-innen Abteilungsleiter/-innen Personalleiter/-innen Referenten/-innen IB Mitte ggmbh Geschäftsführer/-innen Prokuristen/-innen Zweigstellen-/Betriebsleiter/-innen Einrichtungs-/Programm geschäftsführer/-innen Personalleiter/-innen IB West ggmbh Geschäftsführer/-innen Zweigstellen-/Betriebsleiter/-innen Kaufmännische Leiter/-innen Personalleiter/-innen IB-GIS mbh Geschäftsführer/-innen Prokuristen/-innen Niederlassungsleiter/-innen Abteilungsleiter/-innen Programmgeschäftsführer/-innen Kaufmännische Leiter/-innen Personalleiter/-innen Weitere Töchter Geschäftsführer/-innen IB-Gruppe * * Sieben Führungskräfte (zwei Frauen und fünf Männer) haben in Personalunion mehrere Führungspositionen wahrgenommen. Daher beträgt die Gesamtzahl der Führungspersonen tatsächlich lediglich 166. Förderung der Altersvorsorge Direktversicherung Mitarbeiter/-innen Kosten IB e.v ,98 IB Mitte ggmbh ,10 IB West ggmbh ,54 IB-GIS mbh ,23 Weitere Töchter ,77 IB-Gruppe ,62 Pensionskasse Mitarbeiter/-innen Kosten IB e.v IB Mitte ggmbh IB West ggmbh IB-GIS mbh Weitere Töchter IB-Gruppe

24 weiteren Eingaben dezentralisiert werden konnten. In mehrtägigen Inhouse-Schulungen durch Kolleginnen der zentralen Personalbetreuung wurden anhand der aktuell in den Personalbereichen vorliegenden Personalvorgänge die sachlichen Abläufe und die Bearbeitung der nötigen Eingaben bei Wiedereinstellungen und Änderungen in den Vertrags- und Bewegungsdaten, bei Schwerbehinderung, Fehlzeiten und Bescheinigungen vermittelt. Um die Sachbearbeiter/-innen vor Ort gerade zu Beginn gut zu unterstützen, ihnen Feedback über die vorgenommenen Eingaben zu geben und Fehler zu vermeiden, wurden bis Januar 2015 alle dezentralen Eingaben durch die zentrale Personalbetreuung geprüft. Danach werden die Prüfroutine und die Wiedervorlage dezentralisiert, sodass der gesamte Personalvorgang von der Eingabe bis zur Kontrolle in einer Hand liegt. Selbstverständlich bleibt die zentrale Personalbetreuung auch weiterhin Ansprechpartner für alle Fragen, unterstützt bei Unklarheiten und ist für die Optimierung der Systeme und Prozesse zuständig. Personalaustritte, die Abrechnungen kleinerer Gesellschaften wie die der IB Versicherungs-Vermittlungs GmbH, der Hotel Friedberger Warte GmbH sowie der Zentralen Geschäftsführung selbst, aber auch Spezialthemen wie z.b. Pfändungen verbleiben in der Zuständigkeit der zentralen Personalbetreuung. Im Projektverlauf zeigte sich, dass die dezentralen Personalsachbearbeiter/-innen zunächst selbst sehr sicher im Umgang mit dem HCM-Portal und den zu pflegenden Daten werden müssen, bevor eine Ausdehnung der Zugänge auf die Führungskräfte erfolgt. Durch die Erfahrungen mit den Pilotverbünden konnten der weitere Projektfahrplan, der unter Berücksichtigung der Umstrukturierungen im Rahmen des Zukunftsprojektes II erstellt wurde, und der Personalbedarf für die nachfolgenden Organisationseinheiten systematisch definiert werden: Zeitschiene Projektschritte Projektfahrplan Projektauftakt, Terminvereinbarungen Schulung Stellenplan Einrichten des Stellenplans Monat Phase II: Einführung in die HCM-Nutzung für dezentrale Personalabteilungen Dezentralisierung des Prozesses Neueinstellung Monat Phase III: Dezentralisierung weiterer personalwirtschaftlicher Prozesse: Änderungen in den Vertrags- und Bewegungsdaten, bei Schwerbehinderung; Fehlzeiten und Bescheinigungen Monat Phase I: 8. Monat Phase IV: Dezentralisierung der Prüfroutine 8./9. Monat Phase V: Einführung HCM-Nutzung für Vorgesetzte Einbindung in Prozesse durch Workflows 22

25 Projekt-Rollout nach der Pilotphase IB Mitte ggmbh IB Süd (Hinzunahme der Region Bayern) Zentrale Geschäftsführung IB West ggmbh IB Berlin-Brandenburg ggmbh IB-GIS mbh IB Südwest ggmbh /1* 2015/2* 2015/3* 2015/4* 2016 Rollout * Die Ziffern 1 bis 4 stehen für die vier Quartale. Ausblick Diesem Musterablauf entsprechend werden in Anlehnung an die zeitlichen Schritte des Zukunftsprojektes II weitere Organisationseinheiten in das Projekt einbezogen. Der Projektstart erfolgt in enger Abstimmung mit den Geschäftsführern/-innen und Personalleitungen. Da das Projekt die für die Übergangsphase benötigten Ressourcen der dezentralen Personalabteilungen nicht zusätzlich strapazieren soll, beginnt es erst drei Monate nach der Geschäftsaufnahme der neuen Organisationseinheiten; die Projektdauer beträgt etwa ein Jahr. Projektziel für 2015/2016 ist, in allen Organisationseinheiten der IB-Gruppe den Umsetzungsstand der Pilotverbünde zu erreichen. Zusätzlich sollen in Zusammenarbeit mit den Organisationseinheiten weitere Workflows zur Einbindung der Vorgesetzten in einzelne Prozesse definiert werden, um zusätzliche Optimierungen zu erreichen steht darüber hinaus die Einführung einer elektronischen Personalakte an, die die durch HCM gewonnenen Effekte noch verstärken und parallele Systeme abbauen wird. Mit dem HCM-Portal ergeben sich für die Personalprozesse in der IB-Gruppe neue, zukunftsfähige Möglichkeiten. Die Durchführung von Systemeingaben an deren Entstehungsort, die Einbindung der Vorgesetzten und die Nutzung einer gemeinsamen Datenbasis optimieren die Verfahren und sind gleichzeitig Wegbereiter eines effektiven Personalmanagements von morgen. 23

26 Personalbetreuung Die Umsetzung des Zukunftsprojektes II (ZP II) hat die Arbeit der Abteilung Personalbetreuung im vergangenen Jahr stark geprägt. Hauptthema war die korrekte Umsetzung der Betriebsübergänge und der damit zusammenhängenden personellen Einzelmaßnahmen. Die Quantität der dabei zu bewältigenden Aufgaben hat die Abteilung vor große Herausforderungen gestellt, die von den Mitarbeitern/-innen mit großem Engagement bewältigt wurden. Die 2013 erfolgte Etablierung des LOGA-Kompetenzzentrums war ein voller Erfolg und hat sich bewährt. Neben den ursprünglichen Aufgaben dieses Bereiches (Monatsabschluss, Betreuung der Zahlungen für Honorarkräfte und Ehrenamtliche, Bereitstellung von Informationen für das Interne Kontrollsystem etc.) gewann die Betreuung der dezentralen User im Zuge des Projektes Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse immer mehr an Bedeutung. Die verantwortliche, hoch kompetente und intensive Mitarbeit im Projekt, das Erstellen von Handbüchern und Schulungsunterlagen, die Durchführung von Schulungen für die Pilotverbünde und die Übernahme von Controlling-Aufgaben veränderten die Arbeit dieser Mitarbeiterinnen in hohem Maße. Gegenüber den traditionellen Aufgaben der Abteilung kamen hier völlig neue, qualitative Aspekte zum Tragen. Im Jahr 2014 gelang es, die EFQM-Prozesslandkarte um die Abbildung der Personalprozesse zu komplettieren. In gemeinsamer Arbeit der Mitglieder des Teilprojektes Personalmanagement des ZP II konnten die Prozessbeschreibungen fertiggestellt werden; weitere Prozessbeschreibungen werden im laufenden Jahr dem Zentralen Steuerungsteam vorgelegt. Gleichfalls wurde unter Beteiligung von Verantwortlichen aus mehreren Verbünden und Gesellschaften der Prozess Arbeitssicherheit beschrieben und nach Diskussion im Zentralen Steuerungsteam vom Vorstand verabschiedet. Die Umsetzung des neuen Reisekostenrechts hat zur Folge, dass der IB seine internen Abläufe und Regelungen den veränderten gesetzlichen Bestimmungen anpassen muss. Deshalb haben sich Spezialisten/-innen aus dem Personal- und dem Finanzbereich zu- 24

27 sammengefunden, um über die notwendigen Änderungen bei der Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen zu beraten und geeignete Lösungen zu finden. Nach weiteren Vorbereitungsarbeiten, wie z.b. die Ergänzung der KBV LOGA und die Schulung des Moduls Reisekosten, wird die Umsetzung gruppenweit zum 1. Januar 2016 erfolgen. Gesundheitsquote* Die Gesundheitsquote hat in nahezu allen Einheiten der IB-Gruppe gegenüber dem Vorjahr abgenommen und ist um insgesamt 0,9 Prozentpunkte gesunken IB e.v. 95,3% 94,3% IB Mitte ggmbh 95,6% 93,9% IB West ggmbh** 95,8% IB-GIS mbh 97,5% 96,5% IB-Gruppe 95,4% 94,5% 94,5% Gesundheitsquote * ** Aus sachlichen Gründen sind hier die Mitarbeiterzahlen im Jahresverlauf angegeben. Die IB West ggmbh wurde im August 2013 gegründet. Daher gibt es für das Vorjahr keinen Zahlenwert. 25

28 Aus der Arbeit der Rechtsabteilung Im Mittelpunkt der Tätigkeit der Rechtsabteilung stand auch 2014 die juristische Begleitung der Umsetzung der Strukturveränderungen der IB-Gruppe im Rahmen des Zukunftsprojektes II. Wie in den vorangegangenen Phasen des Zukunftsprojektes war die Rechtsabteilung in die Vorbereitung von Entscheidungen des Vorstandes des IB e.v. und der Geschäftsführungen der Struktureinheiten der IB-Gruppe eingebunden, erstellte dazu notwendige Rechtsgutachten und Handlungsempfehlungen, insbesondere im Hinblick auf die gesellschafts- und vereinsrechtliche sowie die arbeits- und tarifrechtliche Umsetzung der Strukturveränderungen. Justiziare/-innen der Rechtsabteilung wirkten in verschiedenen Arbeitsgruppen mit. Einzelne Organisationseinheiten wurden bei der Sanierung von Betrieben, Betriebsteilen und Unternehmensbereichen unterstützt. Dazu gehörten Verhandlungen mit Arbeitnehmervertretungen (Sozialpläne) sowie in wenigen notwendigen Fällen das Führen von arbeitsrechtlichen Verfahren im Ergebnis von Sanierungsund Personalanpassungsmaßnahmen. Dabei ist es gelungen, durch umfassende Informationen zu den Betriebsübergängen nach den gesetzlichen Vorgaben Rechtssicherheit für Arbeitgeber, Arbeitnehmervertretungen und die betroffenen Mitarbeiter/-innen herzustellen und Konflikte weitgehend zu vermeiden. Insgesamt Beschäftigte in der IB-Gruppe waren im Rahmen des ZP II von den Betriebsübergängen zum bzw und betroffen. Die Schaffung der rechtlichen Rahmenbedingungen von der Vertragsgestaltung zur Betriebsübergabe und kontinuierlichen Fortsetzung der Vertragsbeziehungen mit den Partnern der Unternehmen der IB-Gruppe nach Trägerwechseln und die rechtliche Beratung der beteiligten Geschäftsführungen trugen dazu bei, dass die IB Mitte ggmbh ihr erstes Geschäftsjahr nach weitreichenden strukturellen Veränderungen erfolgreich bestanden hat und die Aufnahme der Geschäftstätigkeit der neu gegründeten IB Berlin-Brandenburg ggmbh ohne Reibungsverluste am 1. Januar 2015 erfolgen konnte. Fluktuation Mitarbeiter/ Eintritte* Austritte* Fluktuation** In % -innen* IB e.v ,8 IB Mitte ggmbh ,5 IB West ggmbh ,2 IB-GIS mbh ,3 IB-Gruppe ,6 5,6% Fluktuationsquote * Aus sachlichen Gründen sind hier die Mitarbeiterzahlen im Jahresverlauf angegeben. ** Die Mitarbeiterfluktuation beinhaltet die Eigenkündigung, Wechsel in den Ruhestand sowie Tod. 26

29 Die Rechtsabteilung wirkte aktiv an der Fortentwicklung der Tarifpositionen der IB-Gruppe entsprechend den aktuellen Entwicklungen mit und war an Gesprächen mit den Tarifpartnern beteiligt. Wie in den Vorjahren leistete die Rechtsabteilung ihren Beitrag zur Gewährleistung eines geordneten und möglichst verlustfreien Geschäftsbetriebes der Unternehmen der IB-Gruppe durch das Erstellen von Rechtsgutachten sowie die Vertretung in gerichtlichen Auseinandersetzungen in verschiedenen Rechtsgebieten, insbesondere im Arbeits-, Sozialund allgemeinen Zivilrecht. Im Berichtszeitraum fielen 74 erstinstanzliche Kündigungsschutzverfahren an, von denen 68 abgeschlossen werden konnten. Zu Fragen des Betriebsverfassungsrechts wurden 2014 zwischen Arbeitgeber und Betriebsräten 31 Beschlussverfahren geführt. Durch die gerichtliche Beitreibung von Forderungen trug die Rechtsabteilung zur Verbesserung der wirtschaftlichen Ergebnisse der IB-Gruppe bei. Im Rahmen der zentralen Bearbeitung des Mahn- und Vollstreckungswesens wurden im letzten Jahr 237 Verfahren neu eingeleitet, um Forderungen gegenüber Schuldnern/-innen der IB-Gruppe geltend zu machen. Stellenangebote: Interne Ausschreibung Zugriffe auf die Stellenangebote der IB-Gruppe