GDI-EDI 3.0. Handbuch. Version Junior und Standard Roger Schäfer. Seite 1

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1 GDI-EDI 3.0 Handbuch Version Junior und Standard Roger Schäfer Seite 1

2 Inhalt Inhaltsverzeichnis Der Leistungsumfang von GDI-EDI Belegimport: (nur Standard)...3 Belegexport:(Junior und Standard)...3 automatischer versand der erzeugten Daten (nur Standard)...3 automatischer FTP Up- und Download von Daten (nur Standard)...3 Installation...4 Installations-Voraussetzungen...4 GDI Business-Line...4 Voraussetzungen für EDI:...4 Implementation...5 Neue Tabellen, Felder und Indizes...5 Weitere Installationsschritte...6 Bedienung...7 Stammdaten warten...7 Kundenstammdaten...7 Artikelstammdaten...7 EDI-Verarbeitung...8 Import (nur Standard)...8 Export (Junior und Standard)...9 Rechnung...10 Lieferschein...11 Auftrag...12 Verwaltung (nur Standard)...13 Menü "Mail-Versand...13 Menü "FTP-Versand (nur Standard)...14 Anhang...15 Seite 2

3 Der Leistungsumfang von GDI-EDI 3.0 Folgende EDI-Schnittstellen sind im Business-Line-EDI-Modul im Moment realisiert: Belegimport: (nur Standard) EDIFACT-Nachrichtenname Business-Line-Belegart ORDERS (purchase order) E-BE (Auftragseingang) DESADV (despatch advise) E-LI (Lieferavis/-schein) INVOIC (invoice) E-RE (Rechnung) Dabei ist der Ablauf folgender: 1. Abruf der EDIFACT-Datei vom Kunden 2. Konvertieren der Datei ins Inhouse-Format der Business-Line 3. Bereitstellen der Datei im vorgegebenen Pfad der Business-Line 4. Einlesen der Datei in die Business-Line Belegexport:(Junior und Standard) EDIFACT-Nachrichtenname Business-Line-Belegart ORDRSP (order response) V-AU (Auftragsbestätigung) DESADV (despatch advise) V-LI (Lieferavis/-schein) INVOIC (invoice) V-RE (Rechnung) Dabei ist der Ablauf folgender: 1. Ausgabe der Beleg-(Daten) aus der Business-Line (Erzeugung Inhouse-Format) 2. Übergabe der Datei an den EDIFACT-Konverter (oder Senden an Clearing-Center) 3. Konvertieren der Datei ins EDIFACT-Format (kundenspezifisch!) 4. Übermitteln der EDIFACT-Datei an den Kunden automatischer versand der erzeugten Daten (nur Standard) Die erzeugten Daten können automatisch per an den Dienstleister versendet werden. automatischer FTP Up- und Download von Daten (nur Standard) Die erzeugten Daten können automatisch auf einen FTP Server gestellt werden. Ebenso können Daten vom FTP-Server geholt werden. Seite 3

4 Installation Bei GDI-EDI 3.x handelt es sich nicht um ein B-Line-Modul im eigentlichen Sinne, sondern um eine Anpassung, die einige Eingriffe in den Standard erfordert. Diese sollten immer von einem GDI Fachhändler vorgenommen werden. Im Lieferumfang enthalten sind folgende Dateien: EDI_Standard_3.MSK EDI_Anbindung_3.pdf EDI_DEF.SCH EDI_FEHL.SCH EDI_ILN.SCH EDI_IMP.SCH (Bildschirmmaske für die Bearbeitung) (Handbuch) (Satzbeschreibung für den EDI Export) (Satzbeschreibung für fehlerhafte Daten) (Ihre ILN wird hier eingetragen) (Satzbeschreibung für den EDI Import) Installations-Voraussetzungen GDI Business-Line GDI-Business-Line Junior oder Standard, Version 2.0 oder größer min. 1 Bildschirmmaskenaufruf Voraussetzungen für EDI: EDI-System oder Anbindung an Clearing-Center (Dienstleister) Seite 4

5 Implementation Neue Tabellen, Felder und Indizes Folgende Einträge sind in der GDILine.dbs an den entsprechenden Stellen zu machen: [Tabellen] EDI_FEHL=2 EDI_EXP=2 [Kunden.Felder] ILN=GDI_CHAR20 EDI_CPE=GDI_CHAR20 EDI_AU=GDI_Short EDI_LI=GDI_Short EDI_RE=GDI_Short [Kunden.Indizes] KU_ILN=ILN [ARTIKEL.Indizes] AR_EAN=EANCODE [Beleg.Felder] AU=GDI_Short LI=GDI_Short RE=GDI_Short [EDI_EXP.Felder] ILN_EIGEN=GDI_CHAR20 KUNDENNR=GDI_LONG SUCHNAME=GDI_CHAR20 NAME1=GDI_CHAR30 ILN_CPE=GDI_CHAR20 ILN_EMPF=GDI_CHAR20 ILN_WAREN=GDI_CHAR20 BELEGNR=GDI_LONG BELEGDATUM=GDI_DATE BELEGART=GDI_CHAR2 BELEGTYP=GDI_CHAR1 KZ_EXPORT=GDI_CHAR1 KZ_DRUCK=GDI_CHAR1 KZ_RE=GDI_SHORT KZ_LI=GDI_SHORT KZ_AU=GDI_SHORT RE=GDI_SHORT LI=GDI_SHORT AU=GDI_SHORT [EDI_EXP.Indizes] BE_NR=BELEGNR,Belegart [EDI_Fehl] iln=gdi_char20 ean=gdi_char20 menge=gdi_short NA_DATUM=GDI_DATE NA_NR=GDI_CHAR15 KUNDENNR=GDI_CHAR30 POS_ID=GDI_SHORT Seite 5

6 Weitere Installationsschritte Legen Sie folgende Ordner im Mandantenverzeichnis an: Edi Export Import Kopieren Sie folgende Dateien in das Maskenverzeichnis der GDI-Warenwirtschaft: EDI_Standard_3.MSK Kopieren Sie folgende Dateien in des Verzeichnis <mandantenpfad>\edi : EDI_DEF.SCH EDI_FEHL.SCH EDI_ILN.SCH Kopieren Sie folgende Dateien in des Verzeichnis <mandantenpfad>\import : EDI_IMP.SCH Erstellen Sie nun einen neuen Menüeintrag über den Menüdesigner. Legen Sie anschließend alle benötigten Zusatzfelder an und geben Sie in den Nummernkreisen der GDI die unten gezeigten Felder an. (Nummernkreise --> Stammdaten --> Kunden -->Zusatzfelder) Bei den COMBO Feldern geben Sie min. die Vorgabewerte 0, 1 und 2 ein. Seite 6

7 Bedienung Stammdaten warten Kundenstammdaten Unter Stammdaten Kunden gibt es nun vier neue Zusatzfelder. Die ersten drei Felder betreffen nur das Senden (Exportieren) von Belegen. Es ist je Kunde festzulegen, welcher Beleg per EDI gesendet werden soll. Dabei bedeutet Testbetrieb, daß neben EDI noch mit Papier gearbeitet werden soll. Beim Echtbetrieb hingegen wird durch die EDI-Export-Verarbeitung das Kennzeichen gedruckt gesetzt. D.h. es wird davon ausgegangen, das papierlos gearbeitet wird. Das Feld ILN (Partnercode) ist in jedem Falle auszufüllen, auch wenn nur Aufträge importiert (empfangen) werden. Existiert eine Lieferadresse (gleichgültig, ob direkt als Lieferadresse oder über die Zuordnung Hauptadresse ), so ist die zugehörige Liefer-ILN im Feld ILN der entsprechenden Lieferadresse zu hinterlegen. Existiert ein zentraler Rechnungsempfänger bzw. Zentralregulierer (Kontor), so ist die zugehörige Zentral-ILN im Feld ILN der zugehörigen Referenzadresse einzutragen. Artikelstammdaten Falls mit EAN-Nummern gearbeitet werden soll (was üblich ist), sind diese im Feld EAN einzutragen. Seite 7

8 EDI-Verarbeitung Import (nur Standard) Die Inhousedatei mit den Kundenaufträgen EDI_IMP.TXT muss vom EDI-System in den Pfad <Mandantenpfad>\Import gestellt werden. Anschließend wird die EDI-Maske aufgerufen: Menü "Import" Button Belege Einlesen anklicken Aus der Inhouse-Datei EDIIMP.TXT wird nun die (um den Liefertermin erweiterte) Import Tabelle gefüllt. Dabei werden aus EAN und ILN die Artikel- bzw. Kundennummern ermittelt. Nach Beendigung des Programms wird die Importdatei EDIIMP.TXT als IMP<lfd-nr>.SIK gesichert Anschließend können die Belege in den Untermemüs (Rechnung, Lieferschein und Auftrag) eingesehen und auf Wunsch übernommen werden. Seite 8

9 Export (Junior und Standard) Auch für den Export wird die EDI-Maske aufgerufen: Menü "EDI Button Belege aus GDI holen Alle Belege, die folgenden Kriterien entsprechen, werden nun für die Verarbeitung vorbereitet, d.h. in die Tabelle "EDI_EXPORT" eingelesen und sortiert nach Belegart - angezeigt: a) Kunde hat entsprechendes Kennzeichen in den Stammdaten b) Beleg wurde bisher noch nicht exportiert (EDI-Kennzeichen) Seite 9

10 Rechnung Hier sehen Sie die Rechnungen, die für einen Export an Ihren Dienstleister vorgeschlagen werden. Eine Nachbearbeitung ist jetzt noch möglich. Sie können über STRG + ENF einzelne Datensätze auf Wunsch löschen. Diese werden dann bei der nächsten Übertragung wieder mit vorgeschlagen. Seite 10

11 Lieferschein Hier sehen Sie die Lieferscheine, die für einen Export an Ihren Dienstleister vorgeschlagen werden. Eine Nachbearbeitung ist jetzt noch möglich. Sie können über STRG + ENF einzelne Datensätze auf Wunsch löschen. Diese werden dann bei der nächsten Übertragung wieder mit vorgeschlagen. Seite 11

12 Auftrag Hier sehen Sie die Aufträge, die für einen Export an Ihren Dienstleister vorgeschlagen werden. Eine Nachbearbeitung ist jetzt noch möglich. Sie können über STRG + ENF einzelne Datensätze auf Wunsch löschen. Diese werden dann bei der nächsten Übertragung wieder mit vorgeschlagen. Durch kennzeichnen der gewünschten Belegarten, entscheiden Sie welche Daten an Ihren Dienstleister übermittelt werden sollen. (Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen). Für die ausgewählte Belegart werden anschießend die Daten erzeugt. Button EDI Datei erzeugen Nach Klick auf den Button wird die Tabelle abgearbeitet. Die EDI-Inhouse-Dateien werden im Pfad <Mandantenpfad>\Export" abgelegt. Je Belegart und Kunde wird eine Datei mit dem Namen <Belegart>Kundenummer>.TXT erzeugt. Belege mit fehlenden EAN werden übersprungen und ein kurzer Hinweis auf dem Bildschirm angezeigt. Die fehlerhaften Artikel werden in einer Auswertungstabelle "EDI_FEHL" gespeichert und können angezeigt werden. Im ungünstigsten Fall (alle Datensätze fehlerhaft) wird eine leere Exportdatei erstellt. Seite 12

13 Verwaltung (nur Standard) Menü "Mail-Versand Hier werden die Einstellungen für den Versand aller erzeugten Daten an Ihren Dienstleister eingestellt. Seite 13

14 Menü "FTP-Versand (nur Standard) Hier werden die Einstellungen für den FTP Up- oder Download aller erzeugten Daten an Ihren Dienstleister eingestellt. Seite 14

15 Anhang Hinweise / Preise Preise Juniorversion 400,00 Euro Installation und Einrichtung (Pauschal) 250,00 Euro Optional Hotlinevertrag Juniorversion 4,00 Euro im Monat Pflegevertrag Juniorversion 4,00 Euro im Monat Standardversion 600,00 Euro Installation und Einrichtung (Pauschal) 350,00 Euro Optional Hotlinevertrag Standardversion 6,00 Euro im Monat Pflegevertrag Standardversion 6,00 Euro im Monat Seite 15

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