Vortrag beim 98. Deutschen Bibliothekartag,

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1 Datentausch über EDIFACT mit Aleph500 an der UB Mannheim - ein Erfahrungsbericht Vortrag beim 98. Deutschen Bibliothekartag, Dr. Annette Klein Universitätsbibliothek Mannheim

2 Übersicht Wie funktioniert es? Warum überhaupt EDI? Bestellungen: Alles kein Problem! Rechnungen: Mit ein wenig Geduld Meldungen: Es könnte so schön sein! Der Rest: Mahnungen, Stornierungen Fazit und Ausblick

3 Wie funktioniert es? Bibliothek Lieferant Lokalsystem Verzeichnis Verzeichnis EDV-System Bestellungen Mahnungen Stornierungen xml > edi EDI-out ftp EDI-in Bestellungen Mahnungen Stornierungen Rechnungen Meldungen xml < edi EDI-in ftp EDI-out Rechnungen Meldungen Unique Identifier: Bestellnummer

4 Weil das Prinzip sinnvoll ist Weil es schon zur Verfügung steht Standardmäßig implementiert in Aleph Erprobt bei wichtigen Lieferanten Warum überhaupt EDI? Mit ausführlicher und frei zugänglicher Dokumentation Weil es zur Standardisierung und Effizienz der Geschäftsgänge in der Bibliothek und beim Lieferanten beiträgt

5 Bestellungen: Alles kein Problem! Umstellung auf Bestellung per EDI unmittelbar nach der Einführung von Aleph als Lokalsystem Realisiert mit drei großen Auslandslieferanten Vorarbeiten: Konfiguration im Lieferantendatensatz Editieren von Konfigurationsdateien auf Unix-Ebene Was ist passiert? Wenige Konfigurations- und tech. Probleme in der Anlaufphase Abschied von einigen Gewohnheiten Selten technische Probleme im Betrieb Vorteile: weniger Aufwand für Lieferanten

6 Rechnungen: Ablauf Lieferant EDI Lieferung Wöch. Einspielung Prüfung Buchung/Zahlung Int. Verw./Auswert.

7 Rechnungen Realisiert mit zwei großen Auslandslieferanten Was ist passiert? Verschiedene Dialekte und Versionen des Rechnungsformats, daher erhöhter Kommunikationsaufwand in der Implementierungsphase Geringfügige Anpassung des Geschäftsgangs notwendig Selten: Verzögerte oder fehlende Datenlieferung oder einspielung Vorteile: Fehlerquelle manuelle Eingabe eliminiert Einheitliche Struktur der Daten Evtl. mehr Information ohne mehr Aufwand Zeitersparnis (?)

8 Meldungen: Es könnte so schön sein! Was wird übermittelt? Status der Bestellung beim Lieferanten Verfügbarkeit Beispiel: LIN+1+24' Order line accepted with a change DTM+44: :102' Expected 20 November 1997 FTX+LIN++NP:8B:28' Not yet published RFF+LI: ' Referenz: Bestellnummer LIN+2+2' FTX+LIN++OP:8B:28' RFF+LI: ' Order line cancelled Out of print Referenz: Bestellnummer Erwartung: automatische Befüllung der relevanten Datenfelder in Aleph

9 Meldungen Was ist passiert? Mangelhafte Unterstützung der Meldungsbearbeitung im Lokalsystem: Einträge und Änderungen in Bestelldaten müssen weiterhin manuell erfolgen Handhabung der Bearbeitungsoberfläche ist sehr problematisch Zum Teil überflüssige oder falsch kodierte Meldungen Vorteile? Derzeit nur schnelle Navigation zur Bestellung Aber: enormes Potential zur Effizienzsteigerung bei besserer Unterstützung durch das Lokalsystem!

10 Der Rest: Stornierungen, Mahnungen Stornierungen funktionierten von selbst Mahnungen: Ziel: vollautomatisiertes Verfahren mit wöchentlichem Versand aller anstehenden Mahnungen (EDI und Mail). Was ist passiert? Technisch: gar nichts. Einzige Einschränkung: Über EDI kann kein individueller Mahnungstext mehr übermittelt werden. Inhaltlich: schon jetzt ein voller Erfolg!

11 Fazit und Ausblick Bestellungen, Mahnungen, Stornierungen und Rechnungen für Monographien sind mit einem kompetenten Partner relativ leicht realisierbar Bei den Lieferanten-Meldungen besteht dringender Entwicklungsbedarf für das Lokalsystem Aleph 500 Nächstes Projekt der UB Mannheim: Zeitschriften- Heftreklamationen und Rechnungen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Tel. 0621/

12 Lieferantendatensatz

13 UNA:+.?' UNB+UNOC: : : : INVOIC' UNH+LEHMANNS0028+INVOIC:D:96A:UN:EAN008' BGM ' DTM+137: :102' DTM+131: :102' NAD+BY ::9' NAD+SU ::9' RFF+VA:DE ' PAT+1++5:3:D:0' CUX+2:EUR:4' LIN :EN' PIA :IB' QTY+47:1' RFF+LI: ' TAX+7+VAT+++::: 7.00+S' ALC+A++++DI' PCD+3:13.00' PRI+AAB:63.64' MOA+52:8.27' MOA+124:3.62' MOA+203:51.75' UNS+S' CNT+2:1' MOA+79:51.75' MOA+129:51.75' MOA+122:51.75' MOA+176:3.62' MOA+86:55.37' MOA+9:55.37' TAX+7+VAT+++::: 7.00S' MOA+125:51.75' MOA+124:3.62' UNT+32+LEHMANNS0028' UNZ ' EDI-Rechnungsdaten Kopf : Identifikation Sender und Empfänger EDI-Version Rechnungsnummer Rechnungsdatum Währung Einzelposten : Bestellnummer Grundbetrag Rabatte Mehrwertsteuer Allgemeine Rechnung : Summe Einzelposten (Grundbetrag) Gesamtbetrag Mehrwertsteuer Fuß Dokumentation EDI-Invoice:

14 EDI-Rechnung nach Wandlung in XML <?xml version="1.0"?> <message> <vendor-code>starkmann0003</vendor-code> <vendor-code-type>92 assigned by library</vendor-code-type> <sub-library-code> </sub-library-code> <sub-library-code-type>14 EAN-13 number</sub-library-code-type> [...] <invoice> <vendor-message-number>starkmann0036</vendor-message-number> <credit-debit>d</credit-debit> <invoice-number> </invoice-number> [...] <item> <line-number>1</line-number> <product-id-type>isbn</product-id-type> <product-id> </product-id> <invoiced-quantity>1</invoiced-quantity> <amount-type>line amount including discount and charges excluding tax</amount-type> <amount>33.4</amount> <discount-amount>4.56</discount-amount> <price-description>unit price excluding tax discounts and charges</price-description> <price>37.96</price> <order-number> </order-number> <amount-type>tax amount payable on line item</amount-type> <amount>2.34</amount> <discount-or-charge>discount</discount-or-charge> <d-or-c-description>discount</d-or-c-description> <discount-percentage>12</discount-percentage> <total-line-amount> </total-line-amount> </item> [ ]

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