EDI. Elektronischer Geschäftsdatenaustausch zwischen Handel und Industrie mit modernen Kommunikations- und Prozess-Standards. (Global Standards One)

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1 Elektronischer Geschäftsdatenaustausch zwischen Handel und Industrie mit modernen Kommunikations- und Prozess-Standards (Global Standards One) F.G. Canisius Blatt 1

2 Elektronischer Geschäftsdatenaustausch zwischen Handel und Industrie mit modernen Kommunikations- und Prozess-Standards Damit der Elektronische Geschäftsdatenaustausch zwischen den Geschäftspartnern auch funktioniert, ist es natürlich zwingend notwendig, dass die ausgetauschten Daten normiert und in bestimmten Standards dargestellt werden. Für die Erstellung und Überwachung, natürlich auch Aktualisierung ist in Deutschland die GS1 Germany, steht für Global Standards One, zuständig Natürlich habe ich mir hier auch einige Charts und Informationshintergründe ausgeliehen, die ich Ihnen gerne erläutern werde. Ich möchte nicht das Rad zweimal erfinden, also habe mich hier bedient. Ich glaube, es gibt damit keine Probleme mit GS F.G. Canisius Blatt 2

3 Elektronischer Geschäftsdatenaustausch zwischen Handel und Industrie mit modernen Kommunikations- und Prozess-Standards GS1 Germany (Details) Unterstützung aller Branchen bei Einsatz/Nutzung von Kommunikations-Standards zur Verbesserung der Geschäftsabläufe (GTIN/Barcode-Grundlage) Förderung neuer Technologien zur Identifikation (RFID/EPC) und zu mehr Kundenorientierung (ECR) GS1 Germany (Global Standards One) mit Sitz in Köln ist die zweitgrößte Länderorganisation von 100 GS1- Länderorganisationen Paritätische Gesellschaften sind der Markenverband und die EHI Retail Institute F.G. Canisius Blatt 3

4 Ein klassisches Beispiel für elektronischen Geschäftsdatenaustausch zwischen Handel und Industrie (Textil) F.G. Canisius Blatt 4

5 Elektronischer Geschäftsdatenaustausch zwischen Handel und Industrie mit modernen Kommunikations- und Prozess-Standards Zu meinen nachfolgenden Ausführungen musste ich mich mindestens in den aufgeführten Beispielen für einen Industriezweig entscheiden. Die Entscheidung ist mir nicht schwer gefallen, da ich aus der Textilbranche komme und ich glaube, dort auch die Vielfalt der unterschiedlichen Nachrichten und Möglichkeiten dieses doch häufig recht trockene Thema interessant werden lassen. Also nachfolgend ein klassisches Beispiel für elektronischen Geschäftsdatenaustausch zwischen Handel und Industrie F.G. Canisius Blatt 5

6 F.G. Canisius Blatt 6

7 Elektronischer Geschäftsdatenaustausch zwischen Handel und Industrie mit modernen Kommunikations- und Prozess-Standards Hier sehen Sie eine globale Übersicht der unterschiedlichen elektronischen Daten. Wir nennen sie zukünftig immer Nachrichten. Auf welchen Wegen sie transportiert werden und welche Nachrichten die beiden Partner generieren und empfangen. Hier beschränken wir uns natürlich nur auf die wichtigsten Nachrichten, welche wir dann auch detailliert betrachten werden. Um dem Handelspartner die Möglichkeit zu geben eine Bestellung, sprich Orders, senden zu können, muss der Industriepartner diesem natürlich seinen elektronischen Katalog und Preisliste, Sie sehen es dort unter dem Begriff PRICAT, zur Verfügung stellen. Der Handelspartner generiert dann in der Regel eine Bestellung, dieses sehen Sie unter ORDERS, und stellt sie dem Industriepartner zu. Dieser liefert dann die Bestellung aus und sendet dem Handelspartner eine Lieferavis oder Lieferschein, dieses ist der Begriff DESADV. Wenn gewünscht oder erforderlich sendet der Handelspartner dem Lieferanten den Wareneingang, wir nennen das RECADV F.G. Canisius Blatt 7

8 Dieser sendet dann dem Handelspartner die Rechnung, also INVOIC und, wenn gewünscht oder erforderlich, sendet der Handelspartner dann über den Weg Bank dem Lieferanten das Zahlungsavis, wir nennen es REMADV. Dieses beinhaltet natürlich einen Zahlungsauftrag an die Bank und von der Bank eine Gutschrift an den Lieferanten, alles natürlich auf elektronischem Weg. Es gibt auch für den Transport noch einige Nachrichten, die Sie unter den Punkten oben links und oben rechts sehen können: 3 als Transportauftrag, 5 als Transportstatus und 6 als Ankunftsmeldung. Dieses Meldungen sind wichtig für die Transportunternehmen, wir werden darauf aber in den nächsten Darstellungen nicht im Detail eingehen F.G. Canisius Blatt 8

9 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung WWS-Funktionen F.G. Canisius Blatt 9

10 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung WWS-Funktionen WWS, also Warenwirtschaftssystem-Funktionen. Ich habe Ihnen die wichtigsten Funktionen unter den Rubriken Lieferanten, Kunden und Andere Geschäftsvorfälle dargestellt. Also, beim Lieferanten decken die Warenwirtschaftssysteme die Bestellabwicklung, die Lieferung, Wareneingangskontrolle, Retourenabwicklung usw. ab. Auf der Kunden-Seite: Kundenaufträge, Rechnungen, never out of stock, also Bestände, offene Posten-Verwaltung und Angebote. Weitere Geschäftsvorfälle, die über die Warenwirtschaftssysteme abgewickelt werden, sind Bestandsumlagerungen, Preisänderungen, Bestandsverwaltung, Lagerkorrekturen, Inventurabwicklungen usw. Natürlich ist es notwendig, dass an diesen Warenwirtschaftssystemen Kassensysteme angeschlossen sind, die direkt am POS, also am Point of Sale, stehen F.G. Canisius Blatt 10

11 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung WWS-Funktionen Meist mit Scannern versehen, welche über die Warenwirtschaftssysteme die Preise aufgrund von Strichcodeauszeichnungen ermitteln. Eine weitere, wichtige Aufgabe der Warenwirtschaftssysteme ist natürlich die Beschaffung, also die Auftragsvergabe, Anlieferungskontrolle, Rechnungskontrolle usw. Für dieses Kontrollen und Bestandsführungen ist die Auszeichnung der Ware mit einem Strichcode und das Interpretieren des Strichcodes, also die damalige EAN, heute die GTIN, zwingende Voraussetzung F.G. Canisius Blatt 11

12 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung WWS und Kassenvernetzung F.G. Canisius Blatt 12

13 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Anwicklung GTIN/EAN (Internationale Artikelnummer) = Gemeinsamer Schlüssel für Kunde und Lieferant F.G. Canisius Blatt 13

14 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung GTIN/EAN Jede Artikelposition eines Lieferanten wird mit standartisierter Verschlüsselungssystematik eindeutig gekennzeichnet (Strichcodierung). Die Strichcodes kommen Ihnen bekannt vor, die Ziffern nicht. Die Ziffern werden auch in der Regel nicht ausgedruckt oder höchstens klein unter dem Strichcode. Sie werden aber nicht von den Scannern gelesen. Dieser Strichcode ist der gemeinsame Schlüssel für das Warenwirtschaftssystem des Lieferanten und des Kunden F.G. Canisius Blatt 14

15 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung EDIFACT (Elektronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ist ein branchenübergreifender internationaler Standard für das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr. EANCOM (EAN + Communication) ist ein Subset des EDIFACT Standards, der weltweit in der Konsumgüterindustrie Verwendung findet F.G. Canisius Blatt 15

16 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung In diesem Kapitel möchte ich Ihnen gerne die Begrifflichkeiten EDIFACT und EANCOM erklären und an Einsatz-Beispielen erläutern. Beginnen wir mit EDIFACT, also Elektronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Wie der Name schon sagt, ist EDIFACT ein branchenübergreifender internationaler Standard im elektronischen Datenaustausch. Der 2. Begriff EANCOM, abgeleitet noch aus dem alten Begriff European Article Number und der zweite Teil aus dem Begriff Communication. EANCOM ist also ein Subset des EDIFACT-Standards, welcher in der Konsumgüterindustrie Verwendung findet F.G. Canisius Blatt 16

17 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung EDIFACT Aufbau F.G. Canisius Blatt 17

18 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung Steigen wir hier tiefer in den Aufbau von EDIFACT ein. In diesem Schaubild sehen sie rechts einen Auszug, in diesem Beispiel aus einer Rechnung im Papierformat, dort steht über der jeweiligen Information deren Inhalt, in diesem Falle das Rechnungsdatum. Links sehen Sie die elektronischen Daten, welche die gleichen Informationen beinhalten. In diesem Beispiel bedeutet der Begriff DTM, dass nachfolgend das Rechnungsdatum aufgeführt wird F.G. Canisius Blatt 18

19 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung EDIFACT F.G. Canisius Blatt 19

20 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung Hier haben wir diese Informationszeile einmal unterteilt. Wie Sie sehen, beginnt der Datensatz mit dem Segmentbezeichner DTM. Die + oder : -Zeichen sind Trennzeichen, um die nachfolgenden Daten voneinander zu trennen und zum Schluss gibt es dieses Hochkomma, welches das Ende des Segments kennzeichnet F.G. Canisius Blatt 20

21 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung EDIFACT F.G. Canisius Blatt 21

22 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung Der Begriff 137 ist in diesem Falle ein Qualifier der aussagt, dass es ein Dokumentendatum ist und der Begriff 102 sagt aus, wie das vorhergehende Datum formatiert ist. In diesem Falle bedeutet 2008 das Jahr, 11 der Monat und 11 der Tag. Hier kann man natürlich unterschiedliche Formate verwenden, muss aber dann natürlich darauf achten, dass die Inhalte den Formaten auch entsprechen F.G. Canisius Blatt 22

23 Geschäftdatenaustausch zwischen Handel und Industrie (Textil) Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung EDIFACT/EANCOM Autoindustrie ODETTE Handel u. Administration EANCOM EDITEX EDITEX PRICAT SUBSETS Stammdaten Aufträge Rechnungen ORDERS INVOIC KDNR KDNR AUFTR AUFTR ELEMENTE FARBE FARBE MENGE Kunden-Nr. Auftrags-Nr. Farb-Nr. Menge F.G. Canisius Blatt 23

24 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung Jetzt möchte ich Ihnen gerne das in unseren nachfolgenden Beispielen verwendete Subset EANCOM erläutern. Auf diesem Schaubild sehen Sie links den Begriff ODETTE in der Mitte EANCOM und rechts EDITEX. Der Begriff oder Subset ODETTE wird in der Automobilindustrie genutzt und beinhaltet viele Begrifflichkeiten für den Geschäftsdatenaustausch speziell für diese Branche. Rechts sehen Sie EDITEX, dieser Subset beinhaltet viele Begrifflichkeiten für Textilproduzenten, nicht unbedingt für die Textilhändler. In der Mitte sehen Sie den Subset EANCOM für Handel, Administration und Industrie F.G. Canisius Blatt 24

25 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung Unter diesen Subsets sehen Sie dann die jeweiligen Nachrichten, also Begrifflichkeiten der einzelnen Unternehmensbereiche, wie beispielsweise Stammdatenaufträge und Rechnungen. In unserem Beispiel beschäftigen wir uns jetzt weitergehend (Sie sehen das an der gelben Unterlegung) mit Aufträgen, also der Nachricht ORDERS. Diese Nachricht ORDERS beinhaltet beispielsweise wieder die einzelnen Elemente, wie Kundennummer, Auftragsnummer, Farbe, Menge usw. Das ist der Aufbau von EANCOM F.G. Canisius Blatt 25

26 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung EDIFACT/EANCOM F.G. Canisius Blatt 26

27 Grundbegriffe und deren Funktion für EDI-Abwicklung Der Aufbau ist besonders interessant für die Konverter. Sie werden fragen, was sind Konverter? Konverter sind Programme, also Software, welche aus diesen genormten Begriffen, die in jedem Unternehmen unterschiedlichen Begrifflichkeiten für ganz bestimmte Informationen konvertieren, also umwandeln. Das heißt zusammengefasst, EANCOM ist eine branchenspezifische Sammlung von Begrifflichkeiten, die durch ihre Normung (denken Sie an den vorhergehenden Segmentbezeichner DTM für Rechnungsdatum) eindeutige Informationen darstellen kann, welche mit Hilfe der Konverter jedes IT-System versteht F.G. Canisius Blatt 27

28 Die Geschäftsbereiche werden unterstützt (Nachrichten) 3. Transportauftrag (IFTMIN) Spedition 5. Transportstatus (IFTSTA) 6. Ankunftsmeldung (IFTMAN) Industrie 1. Preisliste / Katalog (PRICAT) 2. Bestellung (ORDERS) 4. Liefermeldung (DESADV) 7. Wareneingang (RECADV) 8. Rechnung (INVOIC) Handel 10. Gutschrift (CREMUL) Bank 9. Zahlungsauftrag (PAYMUL) F.G. Canisius Blatt 28

29 Die Geschäftsbereiche werden unterstützt (Nachrichten) F.G. Canisius Blatt 29

30 Voraussetzungen/Investitionen für EDI EDI verwendet erprobte und bestehende Techniken (Datenverarbeitung und Telekommunikation), die in vielen anderen Bereichen schon eingesetzt werden. EDI kann mit einem PC, einem Modem und einem Telefonanschluß/INTERNET-Zugang als technische Voraussetzung sowie einer EDI-Software betrieben werden (Minimalanforderung). Die Softwareausrüstung für EDI ist prinzipiell auf zwei Arten möglich. Entweder wird ein bestehendes Anwendungsprogramm (z.b. Bestellprogramm) auf dem vorhandenen Computer mit einer speziellen EDI-Software verbunden (Schnittstellenlösung) oder ein Anwendungsprogramm verfügt über eine EDI-Funktion (idr Austausch einer vorhandenen Anwendersoftware gegen eine neue Version mit EDI-Funktion) F.G. Canisius Blatt 30

31 Voraussetzungen/Investitionen für EDI Beginnen wir mit den technologischen Voraussetzungen, in diesem Falle der Hardware für das Betreiben von EDI. EDI, also elektronischer Geschäftsdatenaustausch, ist eine Kombination aus Datenverarbeitung und Telekommunikation. Diese Kombination finden wir sehr prägnant bei der Nutzung des Internets. Man benötigt einen PC, nichts besonderes, einen ganz normalen. Ein Modem, wie auch immer dieses geartet ist, das kommt auf die Anschlusstechnik im Unternehmen an. Weiterhin einen Telefonanschluss oder einen Internetzugang und zum Schluss natürlich die notwendige EDI-Software. Dieses ist die Minimalanforderung, natürlich sind hier nach oben keine Grenzen gesetzt F.G. Canisius Blatt 31

32 Voraussetzungen/Investitionen für EDI Welche Softwarevoraussetzungen sind für den elektronischen Geschäftsdatenaustausch notwendig. Hier gibt es prinzipiell zwei Arten: Entweder hat man ein spezielles EDI-Softwareprogramm, welches die Aufbereitung und den elektronischen Datenaustausch übernimmt und die zu übertragenden oder abzuholenden Informationen an das vorhandene ERP-System, also die eigentliche Geschäftsabwicklungsunterstützung im Hause, übergibt. Das ist die sogenannte Schnittstellenlösung. Die zweite Lösung ist die integrierte Lösung. Dieses bedeutet, dass die vorhandene Anwendersoftware, in diesem Falle ein ERP-System, schon die EDI-Funktion beinhaltet. In diesem Falle kann man auf die vorhergehend beschriebenen Schnittstellen verzichten, da diese Programme die gesamte Kommunikation intern abwickeln können F.G. Canisius Blatt 32

33 Voraussetzungen/Investitionen für EDI Bewertung der Voraussetzungen für die Einführung von EDI in Unternehmen Die EDI-Situation (EDI-Durchdringung) in Ihrer Branche Die Beziehungen Ihres Unternehmens mit den Geschäftspartnern Die organisatorische Situation Ihres Unternehmens Die EDV-Durchdringung in Ihrem Unternehmen Die vorhandenen EDI-Lösungen in der Branche Die finanziellen Überlegungen wie EDI-Software betrieben werden soll (Minimalanforderung) F.G. Canisius Blatt 33

34 Voraussetzungen/Investitionen für EDI INVESTITIONEN (Einführung auf einem PC) ungefähre Kosten( ) Anschaffung eines PC's (wenn nötig) Anschaffung eines DSL-Routers Anschaffung der EDI-Software Beitrittsgebühr für Mailbox Schulung/Personalausbildung (in der Regel eine Person), sowie Reisespesen EDI-Dokumentation (falls gefordert) Information von anderen Anwendern (Telefonanrufe oder Besuche) Beratungskosten oder sonstige Implementierungskosten Schnittstellenanpassungen an bestehende Anwendungen GESAMTE EINMAL-INVESTITION Tage/Person /2 Tag proanweder F.G. Canisius Blatt 34

35 Voraussetzungen/Investitionen für EDI Hier sehen Sie einen ganz groben Überblick, welche Investitionen, falls Sie auf der grünen Wiese anfangen, also noch kein IT-Equipment haben, notwendig sind, um die Voraussetzungen für das Betreiben des elektronischen Geschäftsdatenaustauschs zu schaffen. In der Regel werden Sie die meisten Hardware- Investitionen nicht tätigen müssen, da Sie über diese schon verfügen F.G. Canisius Blatt 35

36 Voraussetzungen/Investitionen für EDI Beginnen wir mit der Anschaffung eines PCs und eines DSL- Routers (wenn Sie auf dem Internet sind und über Internet den Datenaustausch abwickeln wollen, brauchen Sie das nicht mehr). Weitergehend natürlich mit der Anschaffung der entsprechenden EDI-Software und die Teilnahmegebühren für Mailboxen. Aufwand für Schulung und Personalausbildung, je nach Größe 1 2 Personen F.G. Canisius Blatt 36

37 Voraussetzungen/Investitionen für EDI EDI-Dokumentationen, falls notwendig. Aufwende für Kontakt und Kommunikation mit Ihren zukünftigen EDI- Partnern. Ggf. Beratungs- und Implementierungskosten und ganz wichtig, Schnittstellenanpassungen an bestehende Anwendungen, wenn keine ERP-Systeme, also Warenwirtschaftssysteme vorhanden sind, die integrierte EDI-Funktionen haben. Darüber detaillierte Informationen anschließend F.G. Canisius Blatt 37

38 Voraussetzungen/Investitionen für EDI Was benötigt mein Unternehmen, um EDI einzusetzen? Voraussetzung für den Datenaustausch mit EDIFACT ist die Auswahl der geeigneten Software für die Übersetzung, Ablaufsteuerung und Datenübertragung. Gebräuchlicher Name für solche Werkzeuge ist EDI- Konverter / EDI-Systeme. Falls Ihre Anwendung (Warenwirtschaftsystem) keine Schnittstellen hat, um Geschäftsdaten auszugeben bzw. einzulesen, die per EDI ausgetauscht werden sollen, muss eine entsprechende Funktionalität nachgerüstet werden. Heutzutage besitzen die meisten Systeme EDI-fähige Schnittstellen. Für die elektronische Übertragung zu Ihren Partnern müssen Sie eine Mailbox anmieten; hier haben sich die Telekom (X.400 Technologie), GXS (früher IBM/ATT) und die beiden kostengünstigen Dienste Deutsche Mailbox und egate der Fa. Pranke bewährt. Datenübertragungen über das Internet setzen sich vor allem aus Kostengründen immer mehr durch F.G. Canisius Blatt 38

39 Vorgehensweise bei der Umstellung auf EDI Ermittlung des EDI-Status Quo des Unternehmens Definieren der Schritte zur EDI-Fähigkeit Erstellen eines Aktivitäten- und Kostenplanes Planen und organisieren des EDI-Projektes Selektieren und Beschaffen des geeigneten EDI-Systems Konzipieren der Datei-Schnittstellen und des Workflow s Beauftragen der Mailbox für die Kommunikation Erstellung der Konvertertabellen (Regeln) Durchführung der Systeminstallation (HW, SW, Netze) Durchführung Integrationstests und Start des EDI-Betriebes Integration der Geschäftspartner (Mapping) F.G. Canisius Blatt 39

40 Vorgehensweise bei der Umstellung auf EDI Beispiel für die Ermittlung des EDI-Status Quo des Unternehmens Kann EDI redundante Schritte im Geschäftszyklus abschaffen? Kann es redundante Datenerfassungen abschaffen? Kann es den administrativen Aufwand reduzieren? Kann es den Bedarf an Lagerbestand reduzieren? Kann EDI die Beziehungen mit Handelspartnern verbessern? Kann es den Kundenservice verbessern, indem Ware schneller zugestellt wird? Kann EDI größere Geschäftsstrategien unterstützen, zum Beispiel die Just-in-Time-Produktion? F.G. Canisius Blatt 40