Eingangsrechnungen und e-invoice

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1 Eingangsrechnungen und e-invoice Verarbeitung von Papierbelegen und elektronischen Rechnungen mit SAP AFI-Vertrieb (Fr. Henkies) mit Erfahrungsbericht Paulinenpflege Winnenden (Hr. Abbrecht) BeB-Fachtag Informationsverarbeitung am

2 Bessere Lösung Besser Direkt AFI-Lösungen für Beschaffung und Rechnungsprüfung Zahlungsausgang Bedarf Bedarfsanforderung Freigabe-Workflow Lieferanten- Kommunikation Einkaufsbestellung Rechnungsprüfung Freigabe-Workflow Rechnungseingang Waren/Dienstleistung Auftragsbestätigung

3 DirectInvoiceControl Modulare Systemarchitektur für flexible Rechnungsprüfung Scan Extraktion Validierung EDI Elektronische Formate + PDF Mobile Devices Supplier Portal

4 DirectInvoiceControl Die Lösung (I): Vorstrecke Dokumentendigitalisierung und Datenausleseverfahren Scan: Rechnungsdigitalisierung mit marktführendem Scan-Client Frühe Archivierung: Sichere Aufbewahrung in jedem SAP -ArchiveLinkzertifizierten Archivsystem verhindert Dokumentverluste Datenextraktion: Freiform-OCR für automatische Dokumentlesung und Plausibilisierung erkannter Daten gegen SAP -Stammdaten Validierung: (Optionale) Sichtprüfung und -ergänzung erkannter Daten mit dem Dokumentenbild Datenabgleich: Automatische Bearbeiterfindung, Bestellungszuordnung, Sachkonten-Vorschläge in SAP

5 DirectInvoiceControl Die Lösung (II): Rechnungsbearbeitung Vollständige Transparenz und Prozesskontrolle im SAP -ERP-System Monitor: Das zentrale Rechnungseingangsbuch schafft Transparenz Center: Die einheitliche Bearbeitung aller Rechnungsarten in einer SAP - Anwendung (MM/FI-Belege, mit oder ohne Bestellbezug) Workflow: Freigabeprozesse auf Basis des automatische SAP Business Workflows mit grafischer Modellierung SupplierCOM: Einfache Kommunikation mit Lieferanten per Formschreiben-Erstellung zur Rechnungsklärung/-beanstandung in SAP

6 DirectInvoiceControl Die Lösung (III): Prozess-Umfeld Zusatzmodule erleichtern häufige Aufgaben in der Rechnungsbearbeitung Webportal: Teilnahme an Freigabeprozessen für Nicht-SAP -Benutzer mit umfangreichen Bearbeitungsfunktionen per Webbrowser Mobile: Mobile Rechnungsfreigabe per Smartphone Elektronische Rechnungen: Integration und einheitliche Bearbeitung elektronischer Rechnungsformate (EDI, Digitale Signatur, etc.) SupplierPortal: Webportal für Lieferanten zur Selbstbeauskunftung über den Status jeweils gestellter Rechnungen Optimizer: Rasche Analyse und schnelle Optimierung von Stammdaten im Umfeld der Rechnungsbearbeitung

7 DirectInvoiceControl Die Lösung (IV): Prozess-Umfeld Werkzeuge zur Integration begleitender Dokumente: Clevere Tools 4 SAP DirectScan: Scannen von Dokumenten direkt in SAP DirectMail: Anhängen von s direkt in SAP DirectOffice: Anhängen diverser Office-Dateien in SAP DirectList: Mehr Übersicht zu Dateianhängen in SAP DirectFinder: Clevere Akten direkt und einfach in SAP Alle Cleveren Tools 4 SAP sind einfach, preiswert und unabhängig vom eingesetzten Archivsystem (SAP -ArchiveLink-Schnittstelle) und unabhängig von DirectInvoiceControl

8 Erfahrungsbericht Paulinenpflege Winnenden Einführung eines digitalen Rechnungseingangsworkflow, Erfahrungsbericht aus Anwendersicht von Herrn Andreas Abbrecht, Paulinenpflege Winnenden e. V. DirectInvoiceControl produktiv im Einsatz seit Oktober 2012 für die papierlose Verarbeitung von ca Eingangsrechnungen p.a. Zentraler Posteingang in Winnenden und Scannen in einer Werkstatt der Paulinenpflege als Service-Dienstleistung 180 Rechnungsfreigeber sind über das DirectInvoiceControl-Webportal in den Workflow eingebunden, da viele Rechnungen ohne Bestellbezug Vernichtung der Papierbelege erfolgt ca. 6 Wochen nach dem Scannen Archivierung der Rechnungsdokument über SAPERION-ECM

9 Erfahrungsbericht Paulinenpflege Winnenden Projektanlass: Steigendes Rechnungsvolumen bei gleichbleibendem Personalschlüssel von 1,5 Mitarbeiter im Rechnungswesen Beschleunigung der Rechnungsprüfungs-Prozesse, die durch dezentrale Standorte und lange Postwege sehr lange dauerten Projekterfolg: Mehr Transparenz durch zentrales Rechnungseingangsbuch in SAP Beschleunigte Rechnungsprüfungsprozesse spart Arbeitszeit bei allen Prozess-Beteiligten ein Mehr Qualität und Sicherheit durch Vereinheitlichung von Prozessen, Freigabe-Betragsgrenzen u.v.m.

10 Bessere Lösung Besser Direkt Weitere AFI-Referenzen Eine Auswahl aus dem Gesundheitswesen

11 Prozessbeispiele Papier Bild-Datei Daten Server Scannen File System EDI-Datenformat

12 Rechtliche Grundlagen seit 1. Juli 2011 Geänderte EU-Richtlinie zur Rechnungsstellung vom Gleichstellung von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen Keine erhöhten Anforderungen an Papier- oder elektronische Rechnung Elektronische Signatur / EDI-Verfahren kein zwingender Bestandteil mehr bei elektronischer Rechnungsstellung, aber weiterhin möglich Innerbetriebliches Kontrollverfahren, das die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit sicher stellt Umsetzung der EU-MwStSysRL in nationales Recht zum 1. Juli 2011: BMF-Schreiben Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung Umsetzung EU-weit bis spätestens

13 Welche Regeln müssen beachtet werden? Vorsteuerabzugsberechtigung durch Besitz der Rechnung und Vollständigkeit/Richtigkeit nach 14 UStG Herkunft der Rechnung Unversehrtheit des Inhalts Sachliche Richtigkeit der Rechnung Rechnung, Buchung und Zahlung müssen sich aufeinander beziehen El. Rechnungsübermittlung erfordert die Zustimmung des Empfängers Revisionssichere Archivierung der Rechnung Vorgaben seitens GoBS und GDPdU (Verfahrensbeschreibung) Lesbarkeit der Rechnung

14 Welche Regeln müssen beachtet werden? Lesbarkeit Die Rechnung muss in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein. Eher gemeint: menschenlesbar darzustellen Mögliche Darstellungsformen Papier Geeigneter Viewer Strukturierte Daten Darstellung von Inhalten Darstellung der Pflichtfelder Darstellung in Listenform

15 Welche Regeln müssen beachtet werden? Rechnungen [ Papier Digital ] Integrität Unversehrtheit des Inhalts (Keine Veränderung der Daten) Authentizität Echtheit der Herkunft (Eindeutige Identifizierung des Rg.-Ausstellers) Innerbetriebliches Kontrollverfahren Papier Digital Ist aufzubewahren

16 Welche Regeln müssen beachtet werden? Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt KERNFRAGE: Entspricht die Rechnung der erbrachten Leistung? Richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger? Prüfpfad: Antwort: Prüfung auf Authentizität und Integrität Geschäftsbriefe, Verträge, Bestellung, Lieferschein, Form obliegt dem Unternehmen selbst DIRECTINVOICECONTROL bietet die Möglichkeit das innerbetriebliche Kontrollverfahren lückenlos abzubilden.

17 Welche Regeln müssen beachtet werden? Aufbewahrung/Archivierung Aufbewahrungsfrist 10 Jahre für Papier- und elektronische Rechnung Papier kann digitalisiert werden (GoBs) Elektronische Rechnung im originiären Format (GdPdU) Alleiniger Papierausdruck der elektronischen Rechnung nicht zulässig Sicherstellung von Echtheit, Unversehrbarkeit und Lesbarkeit

18 1. Rechnungsbeleg als Papier 1. Sortierung, Stapeltrennung und Scannen der Papierbelege erzeugt eine Bilddatei (PDF/TIF) Extraktion Validierung Rechnungsprüfung in SAP Archiv 2. Auslesen der Rechnungsdaten 3. Optische Validierung der erkannten Rechnungsdaten sichert hohe Datenqualität 4. Prüfung und Verarbeitung der Rechnungsdaten im Rechnungsprüfungsprozess in SAP (Workflow, Buchung, Zahlung) 5. Archivierung der Bilddatei

19 2. Rechnungsbeleg als Bild-Datei File 1. Automatische Abholung der Rechnungsbelege aus -account oder File System (Bilddatei liegt als PDF/TIF vor) Extraktion Validierung Rechnungsprüfung in SAP Archiv 2. Auslesen der Rechnungsdaten 3. Optische Validierung der erkannten Rechnungsdaten sichert hohe Datenqualität 4. Prüfung und Verarbeitung der Rechnungsdaten im Rechnungsprüfungsprozess in SAP (Workflow, Buchung, Zahlung) 5. Archivierung der Bilddatei

20 3. Elektronische Rechnungsdatei EDI-Datenformat 1. Automatische Abholung der elektronischen Rechnungsdatei aus -account oder File System oder e-invoice Dienstleister 2. EDI-Rechnungsdatenformate sind definiert z.b. als ELFE, ELMO, EDIFACT-Invoice etc. Rechnungsprüfung in SAP Archiv 3. Automatische Konvertierung, Prüfung, Kontierung und regelbasierte Verarbeitung der Daten im Rechnungsprüfungsprozess in SAP (optionale Bilddatei für Workflow bereitstellen) 4. Archivierung der Rechnungsdatei und der Bilddatei

21 Die Umsetzungsvariaten im Überblick Papier File EDI-Datenformat Bild-Datei Extraktion Rechnungsdaten Validierung Bild-Datei & Rechnungsdaten Rechnungsprüfung in SAP Optional: Bild-Datei erstellen Bild-Datei Archiv Rechnungsdatenformat & Bilddatei

22 Kosten-Nutzen-Bewertung der Varianten File Schnelle Projektumsetzung, geringer techn. Aufwand Lieferanten fordern zunehmend PDF per Reduzierte Scan-Arbeitszeit, aber keine Einsparung der Arbeitsschritte Datenextration, Validierung und Rechnungsprüfung/Kontierung EDI-Datenformat Initialer Aufwand, um Prozesse und EDI-Formate abzustimmen und technisch einzurichten (optional: Lookalike-Dokument erzeugen) Arbeitsschritte Datenextraktion, Validierung entfallen Hohe Automation bei der Rechnungsprüfung, automatische Kontierung und Buchung erreichbar

23 Elektronische Rechnung als Mehrwert Automatisierung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses Effiziente Weiterverarbeitung, schnellere Zahlungseingänge Kosteneinsparungspotenzial Abschaffung Papierarchiv Durchgängigkeit der Prozesse, d. h. keine Medienbrüche Umwelt

24 Bessere Lösung Besser Direkt Produktübersicht Purchase-to-Pay Prozess Order-to-Cash Prozess Clevere Tools 4 SAP

25 Bessere Lösung Besser Direkt Die bessere Lösung für Sie? Sprechen Sie mit uns! AFI - P. M. Belz Agentur für Informatik GmbH Julius-Hölder-Str. 39 D Stuttgart Tel: / AEB & AFI Beide Unternehmen sind Teil der Gruppe P.M. Belz und Spezialisten im Bereich effizienter und sicherer Steuerung von Wirtschaftsdaten und -nachrichten

26 Weitere Informationan: Definition e-invoicing E-Invoicing umfasst alle Bereiche der elektronischen Rechnungserstellung und des papierlosen Versandes der Rechnungsdaten unabhängig vom Format mittels , EDI oder Internet. E-Invoicing ist eine moderne, zuverlässige, sichere, rechtskonforme und papierlose Methode zum Austausch von Rechnungen für Güter, Dienstleistungen und andere Transaktionen.

27 Zu 14 UStG ( 31 bis 34 UStDV) in Kraft seit (1) Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers elektronisch zu übermitteln ( 14 Abs. 1 Satz 7 UStG). Die Zustimmung des Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung bedarf dabei keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Die Zustimmung kann z.b. in Form einer Rahmenvereinbarung (z.b. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) erklärt werden. Sie kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen. Quelle: 2013

28 Zu 14 UStG ( 31 bis 34 UStDV) in Kraft seit (2) Eine elektronische Rechnung im Sinne des 14 Abs. 1 Satz 8 UStG ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Der Rechnungsaussteller ist - vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers - frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt. Elektronische Rechnungen können z.b. per (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) oder D (vgl. D - Gesetz vom , BGBl. I S. 666), per Computer-Fax oder Faxserver, per Web-Download oder per EDI übermittelt werden. Eine von Standard-Telefax an Standard-Telefax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt als Papierrechnung. Quelle: 2013

29 Zu 14 UStG ( 31 bis 34 UStDV) in Kraft seit (3) Papier- und elektronische Rechnungen werden ordnungsgemäß übermittelt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind; sie sind auch inhaltlich ordnungsgemäß, wenn alle erforderlichen Angaben nach 14 Abs. 4 und 14a UStG enthalten sind. Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem UStG erforderlichen Angaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind. Quelle: 2013

30 Stellvertreterdokument - Lesbarkeit 14 UStG ( ) Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist; Rechnungsdaten, die per EDI- Nachrichten, XML-Nachrichten oder anderen strukturierten elektronischen Nachrichtenformen übermittelt werden, sind in ihrem Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung. Quelle: 2013

31 Weitere rechtliche Grundlagen Bitkom: Vereinfachte Regeln für die elektronische Rechnung Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) Abschnitt 14.4

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