ELO Kundenreferenz. Weniger ist mehr: ECM on demand bei den dänischen Landwirten. Dansk Farmer IT. Online med det vigtige. Mehr Zeit fürs liebe Vieh

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1 ELO Kundenreferenz Dansk Farmer IT Online med det vigtige Mehr Zeit fürs liebe Vieh Weniger ist mehr: ECM on demand bei den dänischen Landwirten Wenig Zeit hinter dem Schreibtisch, mehr Zeit für Felder und Vieh: Das hat die Dansk Farmer IT mit ELOenterprise für Ihre Farmer umgesetzt. Die landwirtschaftlichen Betriebe nutzen ELO als Software-as-a-Service-Lösung mehrere Farmer teilen sich einen Server. Dokumente und Daten liegen zentral im elektronischen Archiv und sind im schnellen Zugriff. Die Farmer profitieren von einer hohen Zeitersparnis bei der täglichen Verwaltung, die der Pflege der Farmen zu Gute kommt. Der simple client entspricht genau unseren Vorstellungen, da er äußerst benutzerfreundlich ist. Wir wollen mit der neuen Arbeitsweise Zeit sparen, was uns bereits jetzt gelingt. Wir müssen Papierdokumente nur noch einmal in die Hand nehmen dann liegen sie in der Akte. Nis K. Skau, dänischer Landwirt und Gründer der Netzwerkplattform IKT Agro In Dänemark wird mittlerweile der Löwenanteil aller Rechnungen und Kontoauszüge elektronisch zugestellt. Der Postversand würde mit bis zu 2,50 Euro zu Buche schlagen und ist somit unwirtschaftlich. Um Medienbrüche zu vermeiden und die Produktivität zu steigern, macht es Sinn, die auf digitalem Wege eingegangenen Dokumente auch elektronisch aufzubewahren. Für die dänischen Farmer bedeutet das, dass sie ihre Betriebe bzw. Administration fit für das digitale Zeitalter machen müssen. Auf die Belange der Landwirte spezialisiert ist die Dansk Farmer IT (DFIT). Das IT-Dienstleistungsunternehmen wurde im Januar 2009 gegründet.

2 ie Lösung ein praktischer Mehrwert Unabhängig von Ort und Zeit Shortcuts Land: Branche: Ziel ist, Daten in einer einzigen browserbasierten Plattform zu verwalten und alle Dokumente in einem elektronischen Archiv zu bündeln. Nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch externe Dienstleister wie Buchhalter sollten auf die Daten zugreifen können. Lösung Alle Papierdokumente werden in ELO eingescannt. Die digital eingehenden Belege und Dokumente werden direkt in der elektronischen Akte archiviert. Mit dem Einsatz von Barcodes werden Dokumente eindeutig zugeordnet. Der simple client bildet genau die Anforderungen der Bauern ab. Nutzen Dänemark Landwirtschaft Die Herausforderung Die Suche ist intelligent und schnell, Rückfragen lassen sich innerhalb kürzester Zeit klären. Ausdrucke sind nicht mehr nötig - das spart Zeit und Tinte. Auf deren Know-how setzt beispielsweise Nis K. Skau, dänischer Landwirt und Gründer der Netzwerkplattform IKT Agro (Informations- & Kommunikationstechnologie für Landwirte). Er versteht sich als Netzwerker, nicht zuletzt um seine eigenen vier Landwirtschaftsbetriebe so fortschrittlich wie möglich zu führen. Es ist meine Vision, möglichst viele Arbeitsschritte zu automatisieren, um so wenig Zeit wie möglich mit Verwaltung und Finanzwesen zu verbringen, erklärt Skau. So entstand die Idee, ein Enterprise-Content-Management (ECM) einzusetzen. Da die landwirtschaftlichen Betriebe in der Regel jedoch keine eigenen Server haben, kam nur eine Lösung in Frage, die als Software-as-a-Service (SaaS) zu beziehen ist und bei der sich mehrere Farmer einen Server teilen. Da nicht alle Bauern Computerexperten und naturgemäß auch keine Schreibtischtäter sind, eignet sich dieser Service perfekt. So müssen sie sich weder um Installation noch um die erforderliche Wartung bzw. Datensicherung kümmern. Außerdem erspart der Dienst über das Internet den Bauern den Erwerb einer teuren Lizenz. Stattdessen verteilen sich die Ausgaben über die Nutzungsdauer hinweg. Die Anwender können on-demand per Browser auf die Anwendung zugreifen, unabhängig von Ort und Zeit. Gefragt war nun die Dansk Farmer IT, ein geeignetes DMS zu empfehlen. Elementar waren eine einfache Handhabung und die Möglichkeit, die Oberfläche genau auf die Bedürfnisse der Landwirte zuzuschneiden. Aufgrund der bewährten Zusammenarbeit und positiver Erfahrungen in anderen Projekten fiel die Wahl auf ELO Nordic und deren ECM.

3 ELOenterprise verfügt über einen Java-Client, der als plattformunabhängiges Frontend die ideale Basis für die Anforderungen der Dänen ist und sich durch eine anwenderfreundliche Oberfläche auszeichnet. Keine SaaS-Lösung von der Stange Im November 2009 fiel der Startschuss für das Projekt. Auf Basis der definierten Parameter entstand in enger Kooperation zwischen Nis Skau, der Dansk Farmer IT und ELO Nordic die SaaS-Lösung. Sie ist Teil des FARMVIEW -Konzepts. Mit Hilfe von FARM- VIEW lassen sich Ställe, Silos und die Wasserversorgung per Mobiltelefon überwachen. Fällt beispielsweise ein Generator aus, so wird dies angezeigt. Ziel ist, die Daten all dieser Anwendungen mittelfristig in einer einzigen browserbasierten Plattform zu verwalten, damit sich die Anwender nicht in eine Vielzahl von Applikationen einloggen müssen. Die Einbeziehung des Gülletanks und der Energieversorgung ist in Vorbereitung. Zunächst ging es darum, alle Dokumente und Daten in einem elektronischen Archiv zu bündeln. Nicht nur Skaus Mitarbeiter selbst, sondern auch externe Dienstleister sollten auf die Daten zugreifen können. So zum Beispiel die Buchhalterin, welche die Belege kontiert und die monatliche Umsatzsteuererklärung erstellt. Schon Ende 2009 war die Testphase erfolgreich abgeschlossen, Anfang Januar war die Lösung produktiv. Die Landwirte verwalten und archivieren die digital eingehenden Belege und Dokumente direkt in der elektronischen Akte. Ausdrucke sind damit obsolet. Das spart Zeit und Tinte. Gehen beispielsweise Rechnungen für Ersatzteile als PDF-Datei in Outlook ein, so wandern diese per Mausklick in die ELO-Akte. Dort werden sie dem entsprechenden Hof bzw. Projekt zugeordnet und nach Begleichung mit dem entsprechenden Zahlungsvermerk versehen. Auf dem Postweg eingehende Belege werden eingescannt und ebenfalls der Akte zugewiesen.

4 Komfort und Sicherheit aus einem Guss Die Bauern nutzen bereits andere Programme als Dienst über das Internet, wie zum Beispiel die Datenbank für Viehhaltung. Die damit einhergehende Arbeitsweise war ihnen daher schon vertraut. Komfortabel für sie ist, dass sie sich nicht um Installation und Upgrades kümmern müssen bzw. um die Integration in ihre IT- Landschaft. Sehr hilfreich im Alltag ist, dass das ELO-System für ein tägliches Backup sorgt, so dass keine Datenverluste drohen. Außerdem reduziert der simple client, der auf die für die Bauern erforderlichen Funktionen abgespeckt wurde, die Komplexität auf ein Minimum, erklärt Bent Okholm, CEO bei ELO Nordic. Die Lösung ist nun seit acht Monaten im Einsatz. Eine erste Evaluierung ergab, dass die Anwender mit der Lösung sehr zufrieden sind. Der simple client entspricht genau unseren Vorstellungen, da er äußerst benutzerfreundlich ist. Wir wollen mit der neuen Arbeitsweise Zeit sparen, was uns bereits jetzt gelingt. Wir müssen Papierdokumente nur noch einmal in die Hand nehmen dann liegen sie in der Akte, berichtet Super-User Skau. Die Suche ist intelligent und schnell, ebenso das Antwortverhalten des externen Servers. Dies war im Übrigen eine Grundvoraussetzung. Denn keiner der Anwender hätte das System akzeptiert, wäre es nicht mindestens so reaktionsschnell wie das NetBank-System. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass es bisher noch keinerlei Ausfallzeiten gab.

5 ie Lösung ein praktischer Mehrwert Mehr Zeit dank weniger Administration Weniger unproduktive Tätigkeiten mehr Transparenz Die Akte liegt auf einem externen Server, auf den auch die Buchhalterin von ihrem (externen) Arbeitsplatz aus direkten Zugriff hat. Der Vorteil: Der Landwirt muss die Belege nicht mehr außer Haus geben und kann sie auch während der Bearbeitung durch die Buchhalterin einsehen. Die intelligente Suchfunktion bringt ihm die gewünschten Dokumente per Mausklick auf den Bildschirm. Lange Suchzeiten gehören der Vergangenheit an. Nis Skau muss keine vollständigen Begriffe eingeben, sondern es reichen jeweils die Anfangsbuchstaben. Das System zeigt ihm dann analog zu Google eine Trefferliste an. Skau zufolge will auch die Buchhalterin die neue Arbeitsweise nicht mehr missen. Sie wird per Mail informiert, sobald die Belege des Vormonats im System sind. Diese versieht sie dann mit einem Barcode, so dass sie eindeutig zugeordnet werden können. Gibt es Rückfragen von ihrer Seite, so lassen sich diese nun innerhalb kürzester Zeit klären. Dabei bedient sich Skau oftmals auch der Haftnotiz-Funktion für kurze Anmerkungen.

6 Online med det vigtige Ausblick Die Suche ist intelligent und schnell, ebenso das Antwortverhalten des externen Servers. Dies war im Übrigen eine Grundvoraussetzung [ ]. Nis K. Skau, dänischer Landwirt und Gründer der Netzwerkplattform IKT Agro Kollisionen mit den Ergänzungen eines Mitarbeiters kommen nicht vor. Hierfür sorgt der integrierte Check-in/Check-out-Mechanismus, der die zeitgleiche Bearbeitung von Dokumenten verhindert. Die Versionsverwaltung zeigt die jeweiligen Datenstände an. Dies ist zum Beispiel wichtig, wenn Strategiepläne oder Excel-Tabellen für die Bank erstellt bzw. bearbeitet werden. Insgesamt wünscht sich Nis Skau noch mehr Automatisierung. Er spart zwar jetzt schon Zeit im Vergleich zur konventionellen Dokumentenbearbeitung. Doch eine noch engere Interaktion zwischen ELO, dem eingesetzten ERP-System O90 online sowie dem Bankensystem wäre ideal. Am liebsten wäre ihm eine Art intelligentes Scannen, das schlussendlich auch gleich die Zahlung von Rechnungen initiiert. Aber dies ist nicht nur aus Budgetgründen Zukunftsmusik. Doch die Vision mehr Zeit dank weniger Administration wird sukzessive Wirklichkeit.

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