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1 Word 2010 Fortgeschrittene Silvie Charif Leseprobe Wings Software Developments Tel Chaltenbodenstrasse 4 b CH Schindellegi

2 Version Autorin 2010 A Silvie Charif Art. Nr SG SL gebunden lose, 4-fach gelocht Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Copyright Wings Software Developments, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Software Developments urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Software Developments nicht erlaubt.

3 Word 2010 Fortgeschrittene Inhalt Inhaltsverzeichnis Einführung Erläuterungen zum Lehrmittel 1 Text gestalten und bearbeiten Verschiedene Texteffekte Übung: Texte gestalten Autokorrektur Suchen und Ersetzen Schnellbausteine Kopieren und Einfügen Hyperlinks Übung: AutoKorrektur und Schnellbausteine Repetitionsfragen Absatzformatierungen Absätze schattieren und umranden Gegliederte Absatznummerierungen Absatz- und Zeilenabstände Abstände Manuelle Zeilenumbrüche Absatzkontrolle anwenden Zeilennummerierung Übung: Absatzformatierung 25 Vorbereitungen Grundeinstellungen in Word Auswahl von Einstellungen und deren Auswirkungen Seitenlayout einrichten Sprache und Silbentrennung Übung: Word vorbereiten und Dokument einstellen 34 Formatvorlagen Arten von Formatvorlagen Integrierte Formatvorlagen Formatvorlagen zuweisen Abhängigkeiten von Formatvorlagen Formatvorlagen ändern Überschriften nummerieren Formatvorlagen erstellen Formatvorlagen prüfen Schnellformatvorlagen-Satz in Word speichern Formatvorlagen sortieren Formatvorlagen verwalten Formatvorlagen importieren/exportieren Übung: Formatvorlagen 48

4 Inhalt Word 2010 Fortgeschrittene Designs Designs zuweisen Eigene Designs Übung: Designs 52 6 Drucken 53 Objekte Felder Tabellen Tabellen einrichten Sortieren Kalkulationen Tabellenvorlagen Tabellen konvertieren Übung: Drucken, Felder und Tabellen Grafiken Textfelder Zeichnen Seitenhintergrund Übung: Grafiken, Textfelder und Zeichnungen Diagramme SmartArts Formeln Beschriftungen Übung: Objekte und Beschriftungen 80 Verweise Fuss- und Endnoten Textmarken Querverweis Index/Stichwortverzeichnis Literaturverzeichnis Übung: Verweise 90 Abschnitte Abschnittswechsel Übung: Abschnitte Spalten Verzeichnisse Übung: Spalten und Verzeichnisse Dokumentvorlagen 101

5 Word 2010 Fortgeschrittene Inhalt 13 Gemeinsames Bearbeiten Kommentare Änderungen verfolgen Dokumente vergleichen Dokumente zusammenführen und vergleichen Dokumente kombinieren Übung: Wordvorlagen und Teamarbeit Dokumente zusammenführen Einzelne Dokumente zusammenführen Zentraldokumente Erstellen Zentraldokument bearbeiten Kapitel ordnen Übung: Dokumente zusammenführen Sicherheit Dokument durch ein Kennwort schützen Verdeckte Informationen in Dokumenten Formulare Ein Formular erstellen und bearbeiten Spezielle Steuerelemente Übungen: Sicherheit und Formulare Sendungen Serienbrief erstellen Andere Adressquellen nutzen Seriendrucke bearbeiten Elektronischer Versand Etiketten Übung: Sendungen Repetitionsfragen Makros (VBA) Definition Vorbereitungen Makro aufzeichnen Sicherheit Makros bearbeiten Schnellzugriff auf Makros Übung: Makros 142 Anhang Übungen 143 Index

6 Word 2010 Fortgeschrittene 1 1 Einführung 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Dieses Lehrmittel eignet sich als Lehrgang, indem Sie es vom Anfang bis zum Ende fortlaufend durcharbeiten. Sie können es dank dem Index am Dokumentende auch als Nachschlagewerk benützen. Fortgeschrittenere Anwender/innen können auch bestimmte Übungen aufschlagen und bei Umsetzproblemen fehlende Lernziele gemäss den Kapitelverweisen nachschlagen. Symbole im Lehrmittel Repetition Begriffe Tipps, Hinweise Vertiefende Informationen Repetitionsfragen dienen zur Festigung von wichtigen Begriffen und zur Lernzielkontrolle. Sie können damit Ihren Wissensstand testen und allfällige Lücken ausmerzen. Wichtige Begriffe und Erläuterungen, die in der Computerpraxis und in Zusammenhang mit der Anwendung auftauchen. Versuchen Sie, sich diese einzuprägen. Beachten Sie die Tipps. Die erlangten Erkenntnisse verhelfen Ihnen zu einem effizienten Arbeitsstil. Hintergrundinformationen, die Ihnen zu erweiterten Kenntnissen in der Anwendung verhelfen. Nach der Behandlung neuer Lernziele erscheint ein Verweis auf geeignete Übungen, die sich in einem Anhang befinden. So können Sie Ihre theoretischen Kenntnisse direkt praktisch umsetzen. Verweise zu den Voraussetzungen erleichtern Ihnen das Nachschlagen nach Bedarf. Fallweise finden Sie Übungen mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad zum gleichen Thema vor. Spielen Sie möglichst viele Übungen durch. Sie lernen damit, das erworbene Wissen auf neue Situationen zu übertragen. Darstellung von Tasten/Kombinationen und Befehlen Spezielle Tasten Tastenkombinationen Befehle Kontextmenü-Befehle <Tab>, <Shift>, <Ctrl>, <Return> <Ctrl>+C, <Alt>+<F9> Start, Absatz, Schattierung Tabulator, Umschalten, Steuerung, Eingabe Beispiel: Bei gedrückter Taste <Ctrl> wird zusätzlich C gedrückt. Befehlsfolge: Register, Gruppe, Befehl

7 Word 2010 Fortgeschrittene Abhängigkeiten von Formatvorlagen Beim Erstellen und Verwalten von Formatvorlagen können Abhängigkeiten erstellt werden. Die meisten Formatvorlagen basieren auf der Vorlage «Standard». Nehmen Sie Änderungen an dieser vor, hat dies unter Umständen Auswirkungen auf alle folgenden Formatvorlagen. Überschrift 1 Schriftgrösse Überschrift 3 Fliesstext_Einzug Erstzeileneinzug Überschrift 2 Schrift fett Fliesstext_mit Absatzabstände nach dem Absatz wie Zeilenabstand Fliesstext_ohne Absatzausrichtung Blocksatz Standard Schriftart, Grösse, Zeilenabstand Muss nun die Standardschriftgrösse geändert werden, brauchen Sie die Anpassung lediglich in der Formatvorlage «Standard» vornehmen. Die Änderung wirkt sich auf alle abhängigen Formatvorlagen aus, ausser auf solchen, in welchen eine eigene Schriftgrösse definiert wurde. 4.5 Formatvorlagen ändern Ändern und aktualisieren Sie können Formatvorlagen ändern, indem Sie bereits formatierten Text markieren und die Formatvorlage aktualisieren oder die Einstellungen in Dialogfeldern vornehmen. 1. Markieren Sie den Absatz oder Text. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste innerhalb des Textes und wählen Sie Formatvorlagen, «Vorlagenname» aktualisieren, um der Auswahl anzupassen.

8 40 Word 2010 Fortgeschrittene Oder mit Rechtsklick auf den Formatovorlagennamen im Schnellformatvorlagen-Katalog mit «Vorlagenname» aktualisieren, um der Auswahl anzupassen. Oder verwenden Sie das Kombinationsfeld hinter dem Formatvorlagennamen der Formatvorlagenliste. Oder klicken Sie im Dialogfenster Formatvorlagen übernehmen auf Erneut übernehmen. Ändern über Dialogfenster Vereinzelte Änderungen können nur über ein Dialogfenster erfolgen. Dazu gehören die Abhängigkeiten von Formatvorlagen oder das Zuweisen von Tastenkombinationen für den Schnellzugriff auf Formatvorlagen. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Schnellformatvorlagen-Katalog oder der Formatvorlagen-Liste auf die zu ändernde Formatvorlage. Wählen Sie Ändern. Im Dialogfenster Formatvorlage übernehmen verwenden Sie die Schaltfläche Ändern. 2. Bestätigen Sie die Änderungen mit OK. Notizen

9 Word 2010 Fortgeschrittene Name: Name der aktuellen Formatvorlage. Durch Eingabe eines neuen Namens ändern Sie die Beschriftung. Die neue Bezeichnung wird, getrennt durch ein Komma, zu der ursprünglichen ergänzt Formatvorlage basiert auf: Bildet die Ausgangslage der Formatvorlage. Wird die Basisformatvorlage geändert, kann dies Auswirkungen auf die aktuelle haben. Formatvorlage für folgenden Absatz: Beim Beginnen eines neuen Absatzes durch die <Return>-Taste wird die eingestellte Formatvorlage angewendet. Formatierungen: In diesem Bereich lassen sich die wichtigsten Formatierungseinstellungen vornehmen. Zur Liste der Schnellformatvorlage hinzufügen speichert die Vorlage im Schnellformatvorlagen-Katalog. Automatisch aktualisieren bewirkt, dass bei Änderungen der Formatierung die aktuelle Formatvorlage automatisch aktualisiert wird (nicht zu empfehlen). Format: Weitere Formatierungsbefehle Formatvorlagen können nur in diesem Dokument oder als Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente

10 42 Word 2010 Fortgeschrittene gespeichert werden. Die erste Option speichert die Formatvorlage im aktuellen Dokument. Die zweite Option speichert die Formatvorlage in die Dokumentvorlage und ist für alle neuen Dokumente basierend auf dieser Vorlage verfügbar. Umbenennen 1. Sie können mit Rechtsklick auf die Formatvorlage im Schnellformatvorlagen-Katalog den Befehl Umbenennen wählen. 2. Geben Sie den neuen Namen en und bestätigen Sie mit OK. Löschen Wählen Sie im Kombinationsfeld der Formatvorlage innerhalb der Formatvorlagen-Liste den Befehl Formatvorlage- «Namen» löschen > Der Befehl Aus Schnellformat-Katalog entfernen im Schnellformat-Katalog entfernt die Formatvorlage lediglich aus dem Katalog Überschriften nummerieren Um Kapitel zu nummerieren, verwenden Sie Vorlagen, welche bereits den Formatvorlagen Überschriften zugewiesen sind. Benutzen Sie keine anderen Methoden, da Word ziemlich «eigenwillig» reagieren kann.

11 Word 2010 Fortgeschrittene 43 Nummerierung zuweisen 1. Positionieren Sie den Cursor in einen Absatz mit einer Überschrift. 2. Klicken Sie auf Liste mit mehreren Ebenen. 3. Wählen Sie aus der Listenbibliothek eine Vorlage für Überschrift 4. Sie können auch neue erstellen mit Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren 4.6 Formatvorlagen erstellen Methoden Mit formatiertem Text Sie können Formatvorlagen mit bereits formatiertem Text oder über Dialogfelder erstellen. 1. Formatieren Sie den Absatz und/oder die Zeichen. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Text und wählen Sie Formatvorlagen, Auswahl als neue Schnellformatvorlage speichern 3. Vergeben Sie im Textfeld Name einen neuen Namen.

12 46 Word 2010 Fortgeschrittene Formatvorlagen prüfen Nachdem Sie die Formatvorlagen eingerichtet haben, sollten Sie diese prüfen. Formatvorlagen drucken Wählen Sie Datei, Formatvorlagen. Drucken und unter Einstellungen, Schnellformatvorlagen-Satz in Word speichern Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie die erstellten Formatvorlagen häufig verwenden werden, können Sie diese auch im Schnellformatvorlagen-Katalog als neuen Satz speichern. Dieser Satz steht Ihnen in Word in Zukunft zur Verfügung. Schnellformatvorlagensatz speichern 1. Wählen Sie Formatvorlagen ändern, Formatvorlagensatz, Als Schnellformatvorlagen-Satz speichern. 2. Geben Sie den Dateinamen ein und speichern Sie. Ändern Sie nicht den vorgegebenen Speicherort. Dieser ist in der Regel C:\Users\Ihr Benutzername\ AppData\Roaming\Microsoft\QuickStyles.

13 Word 2010 Fortgeschrittene Formatvorlagen sortieren Formatvorlagen sortieren 1. Klicken Sie auf der Formatvorlagen-Liste unten rechts auf Optionen. 2. Ändern Sie die Einstellung bei Sortierung für die Liste auswählen auf Alphabetisch. 4.8 Formatvorlagen verwalten Mit der Verwaltung können Sie bestimmen, welche Formatvorlagen angezeigt werden sollen. Beispielsweise, wenn integrierte Formatvorlagen nicht angezeigt werden. Formatvorlagen einblenden Blenden Sie die Formatvorlagen-Liste mit Start, Formatvorlagen ein und öffnen Sie die Verwaltung mit der Schaltfläche Formatvorlagen verwalten Aktivieren Sie das Register Empfehlen. Legen Sie die Sortierreihenfolge fest. Wählen Sie die einzublendenden Formatvorlagen. Klicken Sie auf Anzeigen.

14 48 Word 2010 Fortgeschrittene 4.9 Formatvorlagen importieren/exportieren Sie können Formatvorlagen in andere Dokumente übernehmen, um zu erreichen, dass diese einheitlich gestaltet sind. Importieren 1. Verwenden Sie folgende Methode, um nur die Formatvorlage zu importieren. 2. Klicken Sie auf Organisieren in Entwicklertools, Vorlagen, Dokumentvorlage Klicken Sie unterhalb der rechten Liste auf Datei schliessen. Die Schaltfläche zeigt jetzt Datei öffnen. Klicken Sie darauf und öffnen Sie das Dokument oder die Dokumentvorlage mit den benötigten Formatvorlagen. Achten Sie auf die richtige Einstellung des Dateityps. In der Liste links sind die Formatvorlagen des aktuellen Dokuments aufgeführt und rechts diejenigen, die importiert werden können. Markieren Sie in der rechten Liste die Formatvorlagen und klicken Sie auf Kopieren. s 4.10 Übung: Formatvorlagen > Lernziele: Sie gestalten Text mit Formatvorlagen. Sie arbeiten mit bestehenden Formatvorlagen, passen diese Ihren Anforderungen an und erstellen eigene. Übungen finden Sie im Übungsanhang unter A - 5 ab Seite 151.

15 Word 2010 Fortgeschrittene Übungen A A - 9 Objekte und Beschriftungen Voraussetzungen Diagramme SmartArts Formeln Beschriftungen Übung 1: Diagramme > Sie fügen Diagramme ein, die mit Excel erstellt wurden. Schwierigkeitsgrad: leicht > Sie fügen zwei Diagramme aus der Datei ch_diagramme in das Dokument Schweiz_02 ein. Beide Dateien müssen geöffnet sein. > Ordnen Sie beide Dateien nebeneinander an (Rechtsklick auf Taskleiste). > Fügen Sie im Kapitel Klima das Klimadiagramm Zürich über die Zwischenablage ein. > Fügen Sie es erneut als Bild ein. > Ändern Sie die Niederschlagsangaben im Januar auf 100 (blaues Feld). > Beachten Sie die Änderungen in Word. > Löschen Sie das erste Diagramm. > Fügen Sie noch das Diagramm mit dem Klima von Locarno als Excel-Diagramm- Objekt ein. > Doppelklicken Sie auf das Diagramm, um Änderungen vorzunehmen. > Schliessen Sie die Excelarbeitsmappe mit den Diagrammen, ohne zu speichern. Übung 2: Neues Diagramm > Sie erstellen ein neues Diagramm mit bestehenden Zahlen. Schwierigkeitsgrad: schwierig > Suchen Sie im Dokument 02_Schweiz nach dem Text Neues Diagramm. > Kopieren Sie die Daten der Tabelle. > Fügen Sie unterhalb der Tabelle ein neues Diagramm ein und formatieren Sie es gemäss Muster. > Löschen Sie die Datentabelle aus dem Dokument oder formatieren Sie sie, damit sie zu den anderen Tabellen passt.

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