Elektronische Rechnungsstellung LEITFADEN FÜR KLEINE UND MITTLERE UNTERNEHMEN IN DER EU

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1 Elektronische Rechnungsstellung LEITFADEN FÜR KLEINE UND MITTLERE UNTERNEHMEN IN DER EU

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3 November 2009 Dieser Leitfaden ist ein sehr nützliches Instrument, das die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in den KMU sicher fördern wird. Gleichzeitig zeigt er, und das ist vielleicht noch wichtiger, dass wir nur dann die Früchte eines einheitlichen EU-weiten Rechtsrahmens werden ernten können, wenn die geltenden EU-Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung so geändert und vereinfacht werden, wie es die Europäische Kommission vorgeschlagen hat." Gerhard Huemer, Direktor für Wirtschafts- und Steuerpolitik, UEAPME (Europäische Union des Handwerks und der Klein- und Mittelbetriebe)

4 DAS EUROPEAN E-BUSINESS LAB BIBLIOGRAPHISCHE ANGABEN Das European e-business Lab (EBL) ist eine branchenübergreifende Initiative, die von erfolgreichen Organisationen mit dem Ziel gegründet wurde, sich über Best Practices im Bereich des e-business, deren Einführung, Standardisierung und Innovationen auszutauschen und sie zu verbessern. Es ist eine Abteilung der European Business Lab Association. Das Labor liefert eine Plattform für ein offenes, von den Benutzern ausgehendes Innovations-Ökosystem, das sich mit der Weiterentwicklung elektronischer Geschäftsprozesse beschäftigt. Autoren Herausgeber Buchdesign Grafik Carmen Ciciriello Mairi Hayworth European Business Lab MAP Gallery Giulia Tonelli DANK Die Autoren möchten den Sponsoren und Organisationen, die als Partner des European e-business Lab an dieser Broschüre mitgewirkt haben, danken: Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ) AUSTRIAPRO Konsortium CBI (Customer to Business Interaction) SEPA International UEAPME (Europäische Union des Handwerks und der Klein- und Mittelbetriebe) Wir möchten außerdem dem Enterprise Europe Network der Europäischen Kommission für seinen wertvollen Beitrag danken. Die Autoren möchten außerdem folgende Personen, die zur Erstellung dieses Leitfadens beigetragen haben, dankend erwähnen: Costas Andropoulos Antonio Conte David Ellard Risto Suominen Aigars Jaundalders Danny Gaethofs Pieter Breyne Kai Haberzettl Thomas Wilson Mike Beral Dulce Lopes Julian Inza 1. Auflage 2009 Alle Rechte vorbehalten. European Business Lab. Webseite: Via Carlo Troya 38, Andria (BA) Italien AUSTRIAPRO ist der österreichische Sponsor des vorliegenden Leitfadens AUSTRIAPRO Verein zur Förderung der elektronischen Datenübermittlung - in Kooperation mit der Wirtschaftskammer Österreich HAFTUNGSAUSSCHLUSS Diese Broschüre dient nur als allgemeiner Leitfaden zur Information. Sie stellt keine Fachberatung dar. Sie sollten ohne vorherige, auf Sie zugeschnittene Fachberatung nicht auf Basis d e r i n d i e s e r B r o s c h ü r e e n t h a l t e n e n Informationen handeln. Es wird keinerlei Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der in dieser Broschüre enthaltenen Informationen und den gesetzlich zulässigen Rahmen gegeben. Das European Business Lab, seine Mitglieder, Mitarbeiter und Handlungsbevollmächtigen übernehmen keinerlei Haftung und schließen jede Verantwortung für Folgen aus, die Ihnen oder jemand anderem entstehen, der auf Grundlage der in dieser Broschüre enthaltenen Informationen handelt oder eine Entscheidung trifft oder auf dieser Grundlage von einer Handlung absieht.

5 Vorwort zur Auflage in Österreich Das Thema elektronische Rechnungsstellung ist heiß : Ende 2009 bezeichnen mehr als 60 Prozent der Unternehmen das Thema elektronische Rechnung als sehr wichtig oder wichtig für ihr Unternehmen. Dies ist auch verständlich, lassen sich doch damit die Kosten des Rechnungslaufes um bis zu 80 Prozent verringern. Bereits ¾ der österreichischen Unternehmen haben Rechnungen in elektronischer Form bekommen. Dabei sind derzeit elektronische Rechnungen im PDF-Format mit mehr als 90 Prozent am weitesten verbreitet. Die Thematik der elektronischen Rechnung wird sich in den nächsten Jahren umfassend weiterentwickeln und ein wichtiger Bestandteil der betrieblichen Überlegungen werden. Themen wie die Etablierung eines EU-weiten IT- Standards sowie die Vereinfachung der rechtlichen Rahmenbedingungen vor allem innerhalb Europas sind zentrale Diskussionspunkte. Für die anwendenden Unternehmen ist dieser Umstellungsprozess am ehesten mit der Einführung des elektronischen Zahlungsverkehrs zu vergleichen. Diese Umstellung wurde von einigen Unternehmen Mitte der 70er Jahre begonnen. Die Durchdringung war rund 15 Jahre später auch bei den kleinsten Unternehmen abgeschlossen. Angesichts der raschen Verbreitung des Internets wird sich diese Zeit bei der elektronischen Rechnung auf 5-10 Jahre verkürzen und sie wird in den nächsten Jahren aus dem betrieblichen Alltag nicht mehr wegzudenken sein. Daher ist es entscheidend sich umfassend und rechtzeitig damit auseinanderzusetzen. Dieses Buch will der Managementebene in kleinen und mittleren Unternehmen dabei helfen, diese Veränderungsprozesse in ihrem Sinn zu gestalten und das nötige Wissen dazu geben, gemeinsam mit ihren Dienstleistern optimale individuelle Lösungen zu finden. Wichtig dabei ist, elektronische Rechnungsstellung als Prozessthema für die Chefebene zu sehen und es nicht als ein weiteres IT-Projekt abzutun. In Ergänzung zum vorliegenden eher für die Managementebene gedachten Buch, hat die WKÖ bereits die zweite Auflage des E-Rechnungshandbuchs für die praktische Anwendung wie z.b. Signaturprüfung herausgegeben. Gemeinsam mit kostenlosen Softwarelösungen finden Sie alle Hilfestellungen unter Viel Erfolg bei der Umsetzung! Gerhard Laga AUSTRIAPRO/Arbeitskreisleiter E-Billing Leiter WKÖ E-Center AUSTRIAPRO: Der in der Wirtschaftskammer Österreich angesiedelte Verein AUSTRIAPRO hat gegenwärtig etwa 90 Mitglieder (Unternehmen verschiedener Branchen und Größen, Forschungseinrichtungen, öffentliche Einrichtungen etc.) und stellt die zentrale Informationsschnittstelle zum Thema E-Business sowie standardisiertes XML für den elektronischen Geschäftsverkehr in verschiedenen Wirtschaftsgebieten in Österreich dar. Den österreichischen KMU wird ein vielseitiges Serviceangebot zuteil: mit Informationskampagnen, Fachkonferenzen, Seminaren und Workshops bietet der Verein einen effektiven und für kleine Betriebe leistbaren Einstieg in die Welt der elektronischen Handelsbeziehungen an. Gestützt auf das Know-How der Mitglieder und auf einen großen Experten-Pool, engagiert sich AUSTRIAPRO in Pilot- und Demonstrationsprojekten zur Awarenessbildung von E-Business Standards auf nationaler und internationaler Ebene. Ergänzend werden internationale Kontakte aufgebaut und an österreichische Firmen, die an europaweiten Kooperationen interessiert sind, vermittelt. AUSTRIAPRO unterstützt durch aktuelle Information auf der Homepage des Vereins sowie durch Informationsveranstaltungen die Teilnahme heimischer KMU an E-Business Pilotprojekten. Die Bereitschaft seitens des Vereins - gestützt auf seine Experten und Arbeitskreise die Koordination und das Management von Best Practice- und Demonstrationsprojekten zu übernehmen, trägt zur erfolgreichen Verbreitung internationaler E- Business Standards in Österreich bei (siehe Teil 5 - Standards). Nähere Information: und

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7 Vorwort des European e-business Lab Das European e-business Lab (EBL) ist eine Initiative, die von erfolgreichen Organisationen mit dem Ziel ins Leben gerufen wurde, sich über Best Practices im Bereich des e-business, deren Einführung, Standardisierung und Innovationen auszutauschen und diese zu verbessern. Wir überwachen und erfassen Unternehmensanforderungen, um das aktuelle Ökosystem elektronischer Geschäftsprozesse zu verbessern, und arbeiten eng mit den europäischen Institutionen, dem öffentlichen Sektor und Lösungs- und Diensteanbietern zusammen, um sicherzustellen, dass die Anforderungen der KMU berücksichtigt werden. Wir freuen uns, Ihnen den ersten Leitfaden des European e-business Lab vorstellen zu dürfen: den Leitfaden für kleinere und mittlere Unternehmen zur europäischen elektronischen Rechnungsstellung (e-invoicing). AUSTRIAPRO hat die deutsche Version dieses Leitfadens gesponsert und veröffentlicht ihn in Kooperation mit der Wirtschaftskammer Österreich und als Kooperationspartner des European e-business Lab im deutschsprachigen Raum. Für unseren ersten Leitfaden zum Thema e-business haben wir entschieden, einen zunehmenden Trend zu behandeln, der sich in den nächsten Jahren auf alle Unternehmen in Europa auswirken wird. Dieser Trend ist die Automatisierung der Rechnungsstellung und läuft unter dem Begriff elektronische Rechnungsstellung e- Invoicing. In dieser Broschüre verwenden wir beide Ausdrücke. Ziel dieses Leitfadens ist, kleinen und mittleren Unternehmen (und allen Organisationen) neutrale Informationen und Einblicke in die verschiedenen Aspekte der elektronischen Rechnungsstellung und eine praktische Anleitung für den Einstieg zu liefern. Dieser Leitfaden verbindet geschäftliche, technische, praktische, rechtliche Informationen, damit interessierte KMU eigenständig über die beste weitere Vorgehensweise für ihr Unternehmen entscheiden können. Carmen Ciciriello & Mairi Hayworth European e-business Lab (EBL) AUTORINNEN: CARMEN CICIRIELLO Carmen Ciciriello gehört den Expertengruppen der Europäischen Kommission (EK) für die elektronische Rechnungsstellung und für den Zahlungsverkehrsmarkt an. Sie erfasst und bewertet Geschäftsanforderungen und trägt Fachstellungnahmen zu Unternehmensanforderungen im Bereich der Gesetzgebung und Technologie für e-business bei. Als Vorstandsvorsitzende von SEPA International Ltd. unterstützt Carmen Ciciriello die Sicht eines integrierten und wettbewerbsfähigen europäischen e- Business-Ökosystems und vertritt die Anforderungen und Belange der Unternehmen gegenüber den Entscheidungsträgern und Regulierungsbehörden. Carmen Ciciriello ist die Vorsitzende des European e-business Lab. MAIRI HAYWORTH Mairi Hayworth ist ein Gründungsmitglied des European e-business Lab; davor gehörte sie zehn Jahre lang dem European e- Commerce Standards Board an. In ihrer 25-jährigen Karriere hat sie vorrangig Transaktionszentren in einem multinationalen, grenzübergreifenden Kontext geleitet. Sie war die treibende Kraft hinter verschiedenen E-Business-Lösungen, globalen Standards und der Harmonisierung der Gesetzgebung zur elektronischen Rechnungsstellung. Mairi Hayworth hat hohe Führungspositionen im operativen Geschäft und in den Bereichen Finanzen und Informationstechnologien bekleidet.

8 Inhaltsverzeichnis ÜBER DIESEN LEITFADEN TEIL EINS: EINFÜHRUNG IN DAS E-INVOICING Kapitel 1 - Elektronische Rechnungslegung Einführung in die elektronische Rechungsstellung und ihre Vorteile... 1 Elektronisches Rechnungsverhalten und Anforderungen der KMU... 2 Wichtige e-invoicing-initiativen in Europa... 3 Kapitel 2 - Auswirkungen der elektronischen Rechnungsstellung Auswirkungen auf das Unternehmen... 4 Auswirkungen auf Prozesse... 5 Auswirkungen auf die Technologie... 5 Kapitel 3 - Modelle für die Einführung von e-invoicing Die Entwicklung der Elektronischen Rechnungsstellung... 7 E-Invoicing Modelle... 7 TEIL ZWEI: DER EINSTIEG Kapitel 1 - Checkliste für das e-invoicing Festlegung des Umfangs Bewertung der Umsetzbarkeit Wahl der e-invoicing-plattform Umsetzung Ihrer Lösung Kapitel 2 - Elektronische Signaturen Einführung Technologien für elektronische Signaturen Einfache, Fortgeschrittene und Qualifizierte Signaturen Kapitel 3 - Neue Technologien i

9 Intelligente PDF-Dokumente Massgeschneiderte Tabellenvorlagen Andere Technologien TEIL DREI: BEST PRACTICES Kapitel 1 - Best Practices für die elektronische Rechnungsstellung Kontrolle der Rechnungsdaten Empfohlene Best Practices Kapitel 2 - Best Practices für die elektronische Archivierung Pflichten des Lieferanten und des Empfängers Kapitel 3 - Wechsel der Technologie TEIL VIER: EINHALTUNG DER RECHTSVORSCHRIFTEN Einführung Rechtliche Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in Europa EU-Länder mit zwingender elektronischer Rechnungsstellung für den öffentlichen Sektor Rechtliche Bestimmungen zur elektronischen Archivierung in Europa Grenzübergreifende elektronische Rechnungsstellung und Archivierung Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und Archivierung in der EU Vorschlag für einen vereinfachten und harmonisierten Rechtsrahmen TEIL FÜNF: STANDARDS ANHANG 1 Technische Standards Standards für die elektronische Rechnungsstellung Vorteile der Nutzung von Standards Gemeinsame globale und regionale Standards Branchenspezifische Standards Neue Standards Konvergenz der Standards Nachrichtenarten Datenübertragungsmethoden Rechnungsinhalt für Mehrwertsteuerzwecke ii

10 ANHANG 2 Befragung von KMU zur Elektronischen Rechnungsstellung BIBLIOGRAPHIE GLOSSAR iii

11 Über diesen Leitfaden TEIL EINS: EINFÜHRUNG IN DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG Teil 1 enthält eine Einführung in die elektronische Rechnungsstellung und ihre Auswirkungen auf das Unternehmen, Prozesse und Technologien. Er bietet einen Überblick über die verschiedenen Grade der Prozessautomatisierung und -integration von manuell, über semi- bis hin zur vollautomatisierten Lösung. Die Folgen für den Käufer (Empfänger der elektronischen Rechnung) und den Lieferanten (Sender der elektronischen Rechnung) werden in jedem Szenario analysiert. TEIL ZWEI: DER EINSTIEG Teil 2 bietet praktische Empfehlungen für den Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung. Eine detaillierte Checkliste definiert die typischen Phasen und Entscheidungen eines Projekts zur Umsetzung einer durchgängigen, voll automatisierten e-invoicing-lösung einschließlich der kritischen Aspekte. Dieser Teil umfasst außerdem am Ende eine Einführung in elektronische Signaturen und die neuesten Technologien.. TEIL DREI: BEST PRACTICES Teil 3 beschreibt detailliert vorbildliche Verfahren (die sog. Best Practices ), die auf europäischer und internationaler Ebene von Experten und Anwendern der elektronischen Rechnungsstellung zusammengetragen wurden, um kleinen und mittleren Unternehmen bestmögliche Empfehlungen zu geben. TEIL VIER: EINHALTUNG DER RECHTSVORSCHRIFTEN Teil 4 untersucht die rechtlichen Anforderungen, um bei der elektronischen Rechnungsstellung das Mehrwertsteuerrecht in der EU und ihren Mitgliedsstaaten einzuhalten. Dieser Teil bietet eine praktische Erläuterung der Anforderungen und erklärt, wie kleine und mittlere Unternehmen bei Anwendung der verfügbaren Optionen die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen. Der letzte Teil beschreibt den aktuellen Vorschlag der Europäischen Kommission zur Harmonisierung und Vereinfachung des bestehenden Rechtsrahmens für die elektronische Rechnungsstellung und wie dieser den Unternehmen nutzen würde. TEIL FÜNF: STANDARDS Teil 5 beschäftigt sich mit den Rechnungsdatenstandards, Nachrichten und Übertragungstechnologien. ANHANG 1 Inhalt einer Rechnung für Mehrwertsteuerzwecke ANHANG 2 Ergebnisse der Umfrage unter KMU zur elektronischen Rechnungsstellung, die 2008 unter Mitgliedern der Expertengruppe der Europäischen Kommission für das e-invoicing durchgeführt wurde. REFERENZEN GLOSSAR iv

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13 Teil Eins Einführung in das e-invoicing

14 EINFÜHRUNG IN DAS E-INVOICING Teil Eins: Einführung in das e-invoicing KAPITEL 1 - ELEKTRONISCHE RECHNUNGSLEGUNG 1. EINFÜHRUNG IN DIE ELEKTRONISCHE RECHUNGSSTELLUNG UND IHRE VORTEILE Die elektronische Rechnungsstellung (e-invoicing) bezeichnet den automatisierten Prozess der Erstellung, des Versands, Empfangs und der Bearbeitung von Rechnungsdaten auf elektronischem Wege. In den letzten zwanzig Jahren haben Großunternehmen ihr Rechnungswesen automatisiert, um die Einsparungen und Effizienzsteigerungen für sich zu nutzen, die e-invoicing bietet. Seit 2005 haben die Regierungen einiger europäischer Staaten (z.b. Dänemark, Spanien, Italien, Schweden etc.) begonnen, die elektronische Rechnungsstellung an den öffentlichen Sektor zwingend vorzuschreiben. In diesen Ländern müssen alle Unternehmen und Bürger, die Waren und Dienstleistungen an den öffentlichen Sektor liefern, ihre Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form einreichen. Die Einsparungen, die in Europa durch die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung erzielt werden könnten, werden auf 238 Milliarden geschätzt (kumuliert über einen Zeitraum von sechs Jahren) 1. Während die Kosten für eine Rechnung in Papierform zwischen 1,13 und 1,65 liegen, würden die Kosten für eine elektronische Rechnung nur 0,28 bis 0,47 betragen, eine Kostensenkung von 70% bis 75% 2. Der europäische Verband European Association of Corporate Treasurers gelangt zu ähnlichen Ergebnissen und schätzt, dass Unternehmen durch die automatisierte Bearbeitung von Rechnungsdaten und dem wegfallenden Papier- und Bearbeitungsaufwand bis zu 80% ihrer derzeitigen Kosten einsparen könnten. Dennoch erstellen die meisten kleinen und mittleren Unternehmen 3 in Europa ihre Rechnungen noch immer in Papierform, stecken sie in Umschläge, frankieren diese und senden sie per Post oder Kurierdienst an ihre Kunden. Die Kunden müssen beim Eingang der Rechnungen überprüfen, ob die darin enthaltenen Angaben korrekt sind und die Daten manuell in ihr System eingeben, bevor die Zahlung freigegeben werden kann. Dieses gesamte Verfahren kann vollautomatisiert ohne manuellen Eingriff ablaufen: Die in der Rechnung enthaltenen Daten können durch den Computer des Lieferanten automatisch angelegt und an den Kunden versandt werden, dessen Computer automatisch die Richtigkeit der Informationen überprüft und die Zahlung freigibt. Dies verringert die Zeit und Kosten für die Erstellung, den Versand, den Eingang, die Überprüfung, Freigabe und Zahlung einer Rechnung beträchtlich. Ein wichtiger Vorteil der elektronischen Rechnungsstellung für KMU ist neben der höheren Effizienz und Kostensenkung die Möglichkeit (oder der Wettbewerbsvorteil), Zugang zu einem größeren Markt potenzieller Kunden und Lieferanten zu haben, vor allem Großunternehmen, die es vorzuziehen, mit e-fähigen Geschäftspartnern zu arbeiten. Jede Chance, angesichts des derzeitigen Wirtschaftsklimas Geschäftschancen zu verbessern und auszubauen, ist äußerst wertvoll und lohnenswert. Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht es KMU, in Bezug auf Aufträge, Kunden oder Zulieferer zu expandieren, ohne im gleichen Umfang in Mitarbeiter investieren zu müssen, die wiederkehrende Verwaltungsaufgaben ausführen, für die sich die Prozessautomatisierung am besten eignet. Die Mitarbeiter, die derzeit damit beschäftigt sind, Daten manuell in das System des Unternehmens einzupflegen, Umschläge zu 1 CapGemini, SEPA: potential benefits at stake. Januar Aberdeen Group, Electronic Invoicing Solution Selection Report: Leading an Accounts Payable Extreme Make Over. Dezember Gemäß Artikel 2 des Anhangs der Empfehlung 2003/361/EG setzt sich die Größenklasse der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) aus Unternehmen zusammen, die weniger als 250 Personen beschäftigen und die entweder einen Jahresumsatz von höchstens 50 Mio. EUR erzielen oder deren Jahresbilanzsumme sich auf höchstens 43 Mio. EUR beläuft. 1

15 EINFÜHRUNG IN DAS E-INVOICING öffnen und zu verschließen und Papierdokumente zu archivieren, können ihre Zeit auf Aufgaben mit größerer Wertschöpfung verwenden, wie die Pflege von Kundenbeziehungen. Die elektronische Rechnungsstellung entwickelt sich zunehmend zum bevorzugten Mittel für den Austausch von Rechnungsdaten. Kleine und mittlere Unternehmen müssen sich auf diese natürliche Marktentwicklung einstellen. 2. ELEKTRONISCHES RECHNUNGSVERHALTEN UND ANFORDERUNGEN DER KMU 2008 führte PricewaterhouseCoopers Erhebungen durch, um das Verhalten, die wahrgenommenen Vorteile, Hindernisse und potenziell beschleunigende Faktoren für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung zu ermitteln (siehe ANHANG 2). Die Ergebnisse können wie folgt zusammengefasst werden: Die große Mehrheit der KMU versendet elektronische Rechnungen derzeit oder plant ihren Versand: Als PDF Direkt aus ihrem Buchhaltungsprogramm an ihre Kunden. 58,9% 35,5% Die Hauptvorteile elektronischer Rechnungen sehen die KMU in: Kostensenkungen Höherer Effizienz Schnelleren Zahlungen 75% 79,3% 37,8% Die Kernprobleme elektronischer Rechnungen für die KMU sind: Bereitschaft für/kompatibilität mit internen Informatiksystemen Rechtsunsicherheit Kundenbereitschaft/-kompatibilität Komplexität 30,25% 33,1% 22,4% 22,8% Die wichtigsten Faktoren, die die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung beschleunigen, sind: 1. Kostenfreie Software für die Erstellung, Übertragung und den Versand elektronischer Rechnungen 2. Begleitmaterial (Lösungsdokumentation, Benutzerhandbücher, Dokumentation der rechtlichen Situation, Beispieldateien, häufig gestellte Fragen (FAQ)) 3. Gewissheit, dass die Lösung der Mehrwertsteuergesetzgebung entspricht Inwiefern die Einsparungen und Effizienzsteigerungen, die durch die elektronische Rechnungsstellung in Europa möglich sind, realisiert werden können, hängt von der Einführung durch die KMU ab. Ihre derzeitigen Praktiken und Anforderungen sollten als Grundlage für jede erfolgreiche Wirtschaftspolitik und verwandte Initiativen dienen. 2

16 EINFÜHRUNG IN DAS E-INVOICING 3. WICHTIGE E-INVOICING-INITIATIVEN IN EUROPA Immer mehr europäische Regierungen haben es sich zum Ziel gesetzt, die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung zu fördern. Um den Verwaltungsaufwand für die Unternehmen zu verringern, vereinfachen und harmonisieren die Regierungen der EU-Mitgliedsstaaten (z.b. Niederlande) den nationalen Rechtsrahmen und beseitigen die bestehenden Rechtshemmnisse. Ein einheitlicher Rechtsrahmen und die Einführung eines gemeinsamen globalen Standards sind zwei Vorbedingungen, um die möglichen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung ausschöpfen zu können. Eine wichtige Maßnahme, die die Regierungen der EU-Mitgliedsstaaten ergreifen könnten, ist die Förderung eines globalen, nicht proprietären Standards, der den Anforderungen der Gruppen entspricht, die derzeit nationale und branchenspezifische Standards verwenden. Als größter Abnehmer in der europäischen Wirtschaft könnte der öffentliche Sektor der Konvergenz hin zu einem gemeinsamen Standard großen Auftrieb geben und gleichzeitig die Kosten und Komplexität der Datenumwandlung innerhalb des gesamten e-invoicing-ökosystems verringern (siehe Teil 5 zu weiteren Informationen über Standards). Manche EU-Mitgliedsstaaten, vor allem diejenigen, in denen die elektronische Rechnungsstellung für den öffentlichen Sektor zwingend ist, bieten einfache Tools für die Benutzer im Bereich Business-to-Government an. Die dänische Bundesagentur für Informationstechnik & Telekommunikation hat einen offenen Rahmen NemHandel für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente 4 in einer sicheren und zuverlässigen Umgebung eingeführt. Die Regierungen der EU-Mitgliedsstaaten beteiligen sich außerdem an der groß angelegten Initiative PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online, paneuropäisches öffentliches Auftragswesen online), die es jedem Unternehmen in der EU und insbesondere KMU ermöglichen soll, während des gesamten Beschaffungsprozesses mit jeder europäischen Regierungsinstitution elektronisch zu kommunizieren. Die Initiative PEPPOL beschäftigt sich auch mit dem Austausch elektronischer Rechnungsdokumente zwischen allen relevanten Akteuren. 5 Gleichzeitig führt die Europäische Kommission ein Pilotprojekt zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung und Beauftragung (e-prior) mit einer Reihe von Lieferanten durch. Hauptziel dieses Projekts ist, reale Erfahrungen mit der elektronischen Rechnungsstellung zu sammeln und die daraus gezogenen Lektionen mit den Mitgliedsstaaten und anderen interessierten Parteien auszutauschen. 6 Die andere Seite des Kreislaufs von der Beauftragung bis zur Bezahlung ist die Zahlung. SEPA (Single Euro Payments Area) ist eine Initiative der Europäischen Union zur Schaffung eines einheitlichen europäischen Zahlungsmarkts, innerhalb dessen elektronische Zahlungen einfach, sicher, kosteneffektiv und effizient erfolgen können. SEPA wird es den Bürgern, Unternehmen, Regierungsbehörden und anderen, unabhängig davon, wo sie sich in Europa befinden, ermöglichen, mithilfe zweier Instrumente (SEPA-Überweisung und SEPA- Lastschriftverfahren) Zahlungen in Euro zu tätigen und zu erhalten und in jedem Land Kredit- und Guthabenkarten mit standardisierten Grundkonditionen, -rechten- und -pflichten zu nutzen. Der Bankensektor lieferte im Januar 2008 das erste paneuropäische Zahlungsinstrument, die SEPA-Überweisung, und im November 2009 folgte das SEPA-Lastschriftverfahren. Die nationalen Zahlungsinstrumente werden nach und nach eingestellt und durch SEPA-Instrumente ersetzt. Die elektronische Rechnungsstellung gilt als einer der wichtigsten Mehrwertdienste, die Banken im Rahmen ihres SEPA-Angebots für ihre Kunden bereithalten können. Einige Banken bieten bereits Dienstleistungen im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung an, wie den automatisierten Abgleich der Rechnungs- und Zahlungsdaten, die automatisierte Finanzierung der elektronischen Rechnungsstellung 7 und andere Finanzdienstleistungen. 4 Weitere Informationen finden Sie unter: 5 Weitere Informationen finden Sie unter: 6 Weitere Informationen finden Sie unter: 7 Der Standard ISO für einen Rechnungsfinanzierungsantrag-Dienst wurde 2007 vom Konsortium CBI (vormals ACBI) in das ISO20022-Verzeichnis (www.iso20022.org) aufgenommen. 3

17 EINFÜHRUNG IN DAS E-INVOICING KAPITEL 2 - AUSWIRKUNGEN DER ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSSTELLUNG 1. AUSWIRKUNGEN AUF DAS UNTERNEHMEN 1.1. AUSWIRKUNGEN AUF DIE ORGANISATION Ein kleines oder mittleres Unternehmen, das sein Rechnungsverfahren automatisiert, kann sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz sichern und wird von Geschäftspartnern (Lieferanten/ Kunden), die bereits den Großteil ihrer Geschäfte elektronisch abwickeln, bevorzugt werden. Durch die Automatisierung ihres Rechnungswesens können Unternehmen die Mitarbeiter in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung bei wiederkehrenden Aufgaben mit geringem Mehrwert, wie der manuellen Eingabe von Rechnungsdaten in interne Systeme und den manuellen Abgleich, entlasten und sich stärker auf den Kundendienst und die Prozessoptimierung konzentrieren und so die interne Kommunikation mit anderen Abteilungen verbessern. Die höhere Qualität der Arbeit für die Beschäftigten führt zu höherer Produktivität und größerer Flexibilität in der Reaktion auf Marktkräfte. Die Konzentration auf Aufgaben mit höherem Mehrwert und die Automatisierung repetitiver, fehlerträchtiger Prozesse gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihr Geschäft auszubauen, ohne mehr Mitarbeiter in direktem Verhältnis zur Zunahme der Geschäftstätigkeit für die Dateneingabe einstellen zu müssen. Mehrere Fallstudien 8 zeigen die Vorteile, die sich in Abhängigkeit von verschiedenen Faktoren (Wirtschaftssektor, Grad der Prozessautomatisierung, Anzahl der Transaktionen, administrative Komplexität, Datenformat etc.), in Form von Einsparungen in Höhe von 1 bis 3 Prozentpunkten des Unternehmensumsatzes ergeben können. Die Umwandlung der Geschäftsunterlagen in elektronische Daten reduziert die Verwendung von Papier und das Transportaufkommen, womit sich wiederum die Umweltfolgen der Geschäftstätigkeit verringern AUSWIRKUNGEN AUF DIE GESCHÄFTSPARTNER Kunden und Lieferanten, die mit einem KMU arbeiten, das die Rechnungsstellung automatisiert hat, profitieren von der Effizienz, die variable Preismodelle ermöglichen. Dies kann in Abhängigkeit der erzielten Vorteile variieren. Rabatte und Nachlässe sind als Anreiz nicht ungewöhnlich. Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung können KMU allen Geschäftspartnern in der gesamten Lieferkette (Abnehmer, Zulieferer, Vertriebshändler, Wiederverkäufer, Finanzinstitutionen etc.) Vorteile bieten und einen Wandel der Unternehmenskultur bewirken und stärker auf Kooperation ausgerichtete Modelle fördern, die abteilungsübergreifende Bemühungen erfordern (Logistik, Verwaltung, Vertrieb, Finanzen, Rechtsabteilung etc.), was wiederum die Beziehung mit den Geschäftspartnern ausbaut und verbessert. Erste Zahlen aus Frankreich 9 über den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen (Business-to-Business) lassen auf potenzielle Zuwächse in der Größenordnung von 40 Milliarden EUR schließen, von denen nur knapp mehr als 1 Milliarde EUR auf die 50 größten Konzerne entfällt, was die Bedeutung der KMU zeigt. 8 Politecnico Mailand, Electronic invoicing as a keystone in the collaboration between companies, banks and PA, Bericht 2008, und Joint collaboration: a powerful driver for electronic invoicing in Italy, Bericht Arthur D. Little for Juni 2001, übersetzt aus Le Livre Blanc de la Facture Electronique, EBG (Electronic Business Group) - Deskom, September

18 EINFÜHRUNG IN DAS E-INVOICING 2. AUSWIRKUNGEN AUF PROZESSE An einem e-invoicing-projekt können Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen beteiligt sein (z.b. Finanzen, Verwaltung, Einkauf, Steuern, Rechtsabteilung, IT und Vertrieb) und es bietet eine ausgezeichnete Gelegenheit, interne Prozesse auf Grundlage des Inputs der verschiedenen Funktionen zu überdenken. Dies kann zu innovativen Ideen und neuen Einsichten für die Verbesserung, Optimierung und Rationalisierung von Prozessen führen. Selbst in Kleinstunternehmen, wo diese Funktionen von weniger Mitarbeitern ausgeführt werden, können die Vorteile der Prozessautomatisierung trotzdem ähnliche Ergebnisse bringen. Abhängig von verschiedenen Faktoren (Verwaltungskomplexität, Anzahl von Transaktionen, Art und Anzahl der Geschäftspartner und Grad der bereits erzielten Integration) können die Auswirkungen auf die Prozesse wie folgt zusammengefasst werden: Kostensenkung und Optimierung durch verminderte manuelle Dateneingabe und damit einhergehend geringere Fehlermarge, weniger fehlende Rechnungen, weniger Raumbedarf für die Archivierung und wegfall von Portokosten Höhere Effizienz durch die Nutzung strukturierter Daten 10 für die interne Systemintegration und den automatisierten Abgleich von Geschäftsdaten, höhere Datengenauigkeit und Bearbeitungsgeschwindigkeit, leichtere Beilegung von Streitigkeiten und Bereinigung von Diskrepanzen Verringertes operatives Risiko durch die automatisierten Abgleichs- und Freigabeverfahren, die Überprüfungen der Rechnungsdaten umfassen sowie einen Abgleich der Rechnungsdaten mit den Bestellungen und/oder Wareneingangsscheinen des Unternehmens und eine Überprüfung, ob die berechneten Güter/Dienstleistungen bestellt und geliefert wurden. Der automatisierte Abgleich reduziert das Risiko betrügerischer Rechnungen und doppelter Zahlungen beträchtlich Der Abgleich kann noch weiter verbessert werden, indem die in den elektronischen Rechnungen angegebene Bankverbindung anhand derjenigen geprüft wird, die das Unternehmen bereits in seinen Stammdaten hinterlegt hat. Dies stellt sicher, dass ein Unternehmen (und seine Mitarbeiter) niemals die in seinem internen System hinterlegten Bankdaten ändern, nur weil eine elektronische Rechnung mit anderen Daten eingeht. Dies ist eine wichtige Maßnahme, um das Unternehmen vor Betrug zu schützen (siehe Wie elektronische Rechnungen das Betrugsrisiko mindern helfen, Teil 4 des Leitfadens) Das Umlaufvermögen erhöht sich durch die geringere Anzahl von Tagen, bis ein Unternehmen nach einem Verkauf die Einnahmen verbuchen kann (Außenstandstage = DSO). Entscheidungen über die Bargelddisposition und Kundenkredite können durch die Datenverarbeitung in Echt- oder Fast-Echtzeit verbessert werden, was zu erhöhter Transparenz und Prozesskontrolle führt. Streitigkeiten über Rechnungen werden aufgrund der höheren Datenqualität vermindert, was wiederum zu weniger DSO führt. 3. AUSWIRKUNGEN AUF DIE TECHNOLOGIE Die Gesamtauswirkungen auf die Technologie variieren in Abhängigkeit von folgenden Faktoren: Art der Lösung: interne oder externe Entwicklung der Lösung? Größe der Lösung: Lässt sie einen oder mehrere Geschäftspartner zu? Umfang der Lösung: Unterstützt sie nur einen oder mehrere Rechnungsstandards und nur eine oder mehrere Arten von Geschäftsunterlagen? Grad der Integration: semi- oder voll automatisierte Bearbeitung? Es ist üblich, dass ein Unternehmen zunächst mit einer einfachen Lösung beginnt, um elektronische Rechnungen mit einem Geschäftspartner auszutauschen und dann beschließt, e-invoicing mit möglichst vielen Geschäftspartnern umzusetzen. Ein weiteres gängiges Szenario ist die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung mit nur einem Partner, dem dann die Umsetzung elektronischer Bestellungen (e-orders), Zahlungen (e-payments), Überweisungen (e-remittances) etc. folgt, bis alle Transaktionsaustausche (Nachrichtentypen) mit diesem bestimmten Partner voll automatisiert wurden. 10 Siehe Glossar 5

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