Anwenderdokumentation für das WebEDI-Portal von SEEBURGER (Lieferantensicht)

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1 Anwenderdokumentation für das WebEDI-Portal von SEEBURGER (Lieferantensicht) Version 2.2, Stand Copyright (c) 2015 SEEBURGER AG (http://www.seeburger.com). All rights reserved. Für ggf. in dieser Dokumentation genannte (eingetragene oder angemeldete) Warenzeichen gelten die Urheberschutzrechte der jeweiligen Inhaber. Seite: 1 / 34

2 1. Allgemeines Systemvoraussetzungen Was Sie für den Zugriff benötigen Browsereinstellungen für korrekte Arbeitsweise am System Drucken und Speichern mit dem Acrobat Reader von Adobe WebEDI Zugriff auf das Portal und Ihr Lieferantenpostfach Grundfunktionen WebEDI Farbliche Kennzeichnung und ihre Bedeutung Buttons und ihre Funktionen Filtern und Sortieren ToDo-Liste Globale Suche Bestellungen Import und Ausdruck von Bestellungen Bestellungen / Übersicht Liste der Bestellungen Termine: Lieferung erstellen und Pickliste Bestellkopf Bestellpositionen Bestellbestätigung erstellen Bestellbestätigungskopf Bestellbestätigungspositionen Bestellbestätigungen - ungesendet Bestellbestätigung - gesendet Lieferschein erstellen Lieferscheinkopf Lieferscheinpositionen Verpackung Lieferscheine - ungesendet Lieferscheine - gesendet Wareneingangsmeldung Import und Ausdruck von Wareneingangsmeldungen Wareneingangsmeldungen / Übersicht Wareneingangsmeldung Kopf Wareneingangsmeldung Positionen Rechnung erstellen Rechnungskopf Rechnungspositionen Rechnungsfuß Rechnungen - ungesendet Rechnungen gesendet Sammelrechnungen...24 Seite: 2 / 34

3 3.20. Reports Eingang neuer Reports Reports Übersichtsmaske Archiv Funktionen im Archiv Archiv Bestellungen Archiv Bestellbestätigungen Archiv Lieferscheine Archiv Wareneingangsmeldungen Archiv Rechnungen Archiv Gutschriften Archiv Rechnungslisten Dateien Bestellungen herunterladen Hochladen Konfiguration Profil konfigurieren / Kennwort ändern Postfach Glossar Seite: 3 / 34

4 1. Allgemeines Durch das WebEDI-Portal werden die Benutzer in die Lage versetzt den Geschäftsprozess Einzelbestellung über das Internet komplett abzuwickeln. Das WebEDI-Portal von SEEBURGER ist marktplatzfähig, d.h. beliebig viele Lieferanten können den kompletten Bestellprozess mit beliebig vielen Händlern/Kunden abwickeln. Abhängig von seiner Rolle (Händler/Kunde oder Lieferant) sieht der Benutzer unterschiedliche Menüpunkte. Der Inhalt dieses Handbuchs bezieht sich auf die Lieferantensicht. Wir verweisen an dieser Stelle auf das Dokument Anwenderdokumentation für das WebEDI-Portal von SEEBURGER (Kundensicht), welches die Anwendung aus Sicht des Kunden beschreibt. Neben dem Empfang, der Speicherung und dem Drucken von (Einzel-)Bestellungen, können alle Folgebelege erfasst, gedruckt und per DFÜ an den/die Kunden gesendet werden. So sind Lieferanten zukünftig auch ohne eigenes EDI-System oder EDI-fähigem ERP-System voll und ganz EDI-fähig. 2. Systemvoraussetzungen 2.1. Was Sie für den Zugriff benötigen Nachfolgend finden Sie die Voraussetzungen, die gegeben sein müssen, um mit dem System zu arbeiten. Sie benötigen: Einen handelsüblichen PC, wobei optimaler weise Grafikkarte und Bildschirm eine Bildschirmauflösung von mindestens 1024*768 unterstützen sollten. Einen Internetanschluss (je schneller desto besser). Einen Internetbrowser. Das System ist optimiert auf den Internet-Explorer, Version >= 6.0. Deshalb wird dieser Browser auch empfohlen. Zum Ausdruck der Dokumente benötigen Sie: Einen Drucker. Empfohlen wird ein Laser oder Tintenstrahldrucker mit einer Auflösung von mind. 300dpi. Den Acrobat Reader von Adobe: Dieser muss auf Ihrem Rechner installiert sein. Es wird empfohlen mit der aktuellen Version zu arbeiten, sie sollten jedoch mind. Version 5.0 installiert haben. Dieses Programm können Sie kostenlos von der Homepage der Firma Adobe herunterladen (http://www.adobe.com) und anschließend installieren Browsereinstellungen für korrekte Arbeitsweise am System Um sicherzustellen, dass die Anwendung korrekt arbeitet, müssen Sie Java-Script in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers aktivieren. Nehmen sie folgende Einstellungen im Browser vor: o Aktivieren Sie Javascript (Active Scripting) o Deaktivieren Sie den Popupblocker Seite: 4 / 34

5 2.3. Drucken und Speichern mit dem Acrobat Reader von Adobe Alle Belege innerhalb des Systems werden mit dem Acrobat Reader erzeugt. Wann immer Sie den Button Drucken oder Importieren betätigen öffnet sich ein Acrobat - Fenster, in dem der Beleg in Druckformat angezeigt wird. Abb.: Ausdruck mit Adobe Um den Beleg zu drucken oder lokal im PDF-Format zu speichern benutzen Sie die Standardfunktionalitäten des Acrobat Readers (siehe Abb.: Ausdruck mit Adobe / 1 und 3). Sollten Sie eine Version mit der Möglichkeit von Parametereinstellungen installiert haben, so achten Sie bitte darauf, dass im Bereich Copies and Adjustments bzw. Kopien und Anpassungen die Parameter 1 und 3 gesetzt sind (siehe Abb.: Ausdruck mit Adobe / 2): Parameter 1 = Shrink oversized pages to page size bzw. Große Seiten auf Seitengröße verkleinern - Dieser Parameter sorgt dafür, dass die Formulare auf die Einstellungen der Ränder Ihres Druckertreibers angepasst werden. Parameter 3 = Auto-rotate and center pages bzw. Seiten automatisch drehen und zentrieren - Dieser Parameter sorgt u.a. dafür, dass Sie die Formulare nicht manuell auf Quer- oder Hochformat umschalten müssen. Um die Einstellungen zu übernehmen, drücken Sie den Button OK (siehe Abb. Ausdruck mit Adobe / 3). Erst nach Installation des Acrobat Readers von Adobe sind Sie in der Lage Ihre Eingangsnachrichten sowie die von Ihnen erstellten Folgebelege zu drucken! Wird Ihnen ein Druck (PDF-Datei) nur zum Download angeboten, müssen Sie den Acrobat-Reader installieren! Seite: 5 / 34

6 3. WebEDI 3.1. Zugriff auf das Portal und Ihr Lieferantenpostfach 1. Auf das WebEDI-Portal gelangen Sie, in dem Sie in der Adresszeile Ihres Browsers die entsprechende Internetadresse eingeben und anschließend die Returntaste betätigen. 2. In die Applikation selbst bzw. Ihr Lieferantenpostfach gelangen Sie, indem Sie Ihre Benutzerdaten (Benutzername und Kennwort) in die dafür vorgesehenen Felder auf der Anmeldeseite eintragen und den Anmelden Button betätigen. Bei erfolgreicher Authentifizierung werden Sie zur Startseite der Anwendung weitergeleitet Grundfunktionen WebEDI Nachfolgend ein Überblick über die zur Verfügung stehenden Eckfunktionen, die gleichzeitig den Menüaufbau widerspiegeln: In der Startmaske: Bestellungen importieren / drucken Gutschriften importieren / drucken Sammelrechnungslisten importieren / drucken Aus dem Navigationsmenü heraus: ToDo-Liste Übersicht In diesem Menüpunkt erhalten Sie einen Überblick über alle Dokumente, für die noch Nachfolgedokumente erzeugt werden müssen. Suche Dokumentensuche Hier haben Sie die Möglichkeit nach bestimmten Dokumenten zu suchen. Bestellung Übersicht Termine In diesem Menüpunkt können Sie importierte Bestellungen ausdrucken, im Detail anzeigen und die Erstellung von Nachfolgedokumenten (z.b. Bestellbestätigungen, Lieferscheine) starten. Dieser Menüpunkt zeigt eine Übersicht der offenen Liefertermine. Aus diesen offenen Lieferterminen können sowohl ein Lieferavis, als auch eine Pickliste erstellt werden. Standardmäßig werden alle offenen Liefertermine innerhalb der nächsten 10 Tage angezeigt. Dieser Zeitraum kann allerdings erhöht werden. Seite: 6 / 34

7 Bestellbest. Ungesendet Gesendet Lieferschein Anlegen Ungesendet Gesendet Wareneingangsmeldung Übersicht Rechnung Ungesendet Gesendet In diesem Menüpunkt können Sie gespeicherte bzw. noch nicht gesendete Bestellbestätigungen drucken, löschen, bearbeiten und per EDI versenden. In diesem Menüpunkt können Sie gesendete Bestellbestätigungen ausdrucken und anzeigen sowie Nachfolgedokumente (z.b. Lieferavis) erstellen. Erstellen von Blanko-Lieferscheinen (Lieferscheine ohne Vorgängerdokument) In diesem Menüpunkt können Sie gespeicherte bzw. noch nicht gesendete Lieferscheine drucken, löschen, bearbeiten und per EDI versenden. In diesem Menüpunkt können Sie gesendete, noch nicht berechnete Lieferscheine ausdrucken und anzeigen sowie Nachfolgedokumente erstellen. In diesem Menüpunkt können Sie importierte Wareneingangsmeldungen ausdrucken, im Detail anzeigen und die Erstellung von Nachfolgedokumenten (z.b. Rechnungen) starten. In diesem Menüpunkt können Sie gespeicherte bzw. noch nicht gesendete Rechnungen drucken, löschen, bearbeiten und per EDI versenden. In diesem Menüpunkt werden per EDI gesendete Rechnungen gelistet, die noch keiner Rechnungsliste zugeordnet wurden. Hier können Sie die Rechnungen im Detail anzeigen, ausdrucken oder Rechnungslisten erstellen. Gutschriften Übersicht In diesem Menüpunkt können Sie importierte Gutschriften ausdrucken oder im Detail anzeigen. Reports Archiv Hier werden die empfangenen Sales- und Inventory - Reports gelistet. Sie können die einzelnen Reports anzeigen, ausdrucken, oder als XML bzw. Excel-Vorlage lokal speichern (Download). Für jede Belegart gibt es ein Archiv in dem Sie Ihre komplett belieferten Bestellungen, Ihre gesendeten Bestellbestätigungen und Lieferscheine bis zu 40 Tagen nochmals drucken oder im Detail anzeigen können. Seite: 7 / 34

8 Dateien Bestellungen Herunterladen Durch Klick auf Bestellungen herunterladen können Sie alle Bestellungen, die importiert aber weder bearbeitet noch heruntergeladen wurden, in einem lokalen Verzeichnis speichern. Bitte beachten Sie, dass der Download in unterschiedlichen Formaten möglich ist und das Format in Ihrem Profil eingestellt werden kann. Beachten Sie des Weiteren, dass mit Start der Funktion die Bestellungen sofort als heruntergeladen markiert sind und dadurch zukünftig nicht mehr über den Pauschaldownload bearbeitet werden können. Nachträgliches herunterladen ist dann nur noch über den selektiven Download möglich. Hochladen In diesem Menüpunkt können Sie lokal gespeicherte Dateien, mit Lieferavisen oder Rechnungen in die Applikation laden. Nach erfolgreichem Upload werden die hochgeladenen Dateien in dem Menü Lieferavise ungesendet bzw. Rechnungen ungesendet abgespeichert. Bitte beachten Sie, dass für eine Übertragung an den Handelspartner, die Belege anschließend in den genannten Menüpunkten noch zu Senden sind Farbliche Kennzeichnung und ihre Bedeutung Zur übersichtlichen Bearbeitung finden Sie folgende farbliche Markierungen und Statusanzeigen in den Übersichtsmasken der Anwendung: Status Erledigt Nachfolgedokument erstellt Neu Gelesen Gesendet Ungesendet Eine Bestellposition ist voll beliefert Eine Bestellposition ist teilbeliefert Status Historie Datei Download Dateianhang herunterladen Link zum Dateianhang Archiviert Ersetzt (Archiv) Gelöscht (Archiv) Das angezeigte Lieferdatum liegt in der Vergangenheit oder Gegenwart Das angezeigte Lieferdatum liegt in der Zukunft < 11 Tage Das angezeigte Lieferdatum liegt in der Zukunft > 10 Tage Seite: 8 / 34

9 3.4. Buttons und ihre Funktionen Nachfolgend werden alle verfügbaren Buttons und ihre Funktion beschrieben. Welche davon bei den einzelnen Prozessschritten generell verfügbar sind entnehmen Sie bitte den weiteren Kapiteln 3.8 bis 3.21 Bearbeiten Berechnen Dateianhang herunterladen Details Download Drucken Das nachträgliche Bearbeiten eines Dokumentes erfolgt durch Kennzeichnen des gewünschten Datensatzes in der Checkbox und anschließendem Klick auf den Button Bearbeiten. Sie werden auf die Kopfebene des zu erstellenden Dokumentes weitergeleitet, der mit den Daten dem vorausgehenden Beleg vorgefüllt ist. Es können ausschließlich ungesendete Dokumente bearbeitet werden. Die Berechnen-Funktion bezieht sich auf den Dokumententyp Rechnung. Durch den Button Berechnen wird nach einer Änderung der neu berechnete Rechnungsbetrag angezeigt. Der Dateianhang, der mit einer Bestellung mitgesendet worden ist, kann durch die Auswahl des entsprechenden Datensatzes in der Checkbox am linken Rand jeder Zeile und anschließendem Mausklick auf den Button Dateianhang herunterladen heruntergeladen werden. Der Download kann alternativ auch direkt durch das Anklicken des Dateianhangssymbols angestoßen werden. In der Übersicht jedes einzelnen Dokumenttyps, können Sie durch Kennzeichnung des gewünschten Datensatzes in der Checkbox am linken Rand jeder Zeile und anschließendem Mausklick auf den Button Details die Details der ausgewählten Bestellung ansehen. Alternativ gelangen Sie in die Detailsicht durch einen Mausklick auf den entsprechenden Datensatz. Die Detailsicht ist in die zwei Bereiche Kopf- und Positionsebene unterteilt. Zwischen den Bereichen können Sie mit Hilfe der Registerkarten (links oben) navigieren. Der Download einer oder mehrerer Dokumente erfolgt durch Kennzeichnen der gewünschten Datensätze (eine oder mehrere möglich) in der Checkbox am linken Rand jeder Zeile. Nach anschließendem Mausklick auf den Button Download wird die Datei lokal auf Ihrem PC gespeichert. Dazu öffnet sich die Standarddownload-Dialogbox des verwendeten Browsers. Sie haben die Möglichkeit den Dateinamen zu ändern und den Speicherort für die Datei auszuwählen. Generell wird immer eine Datei gespeichert, auch wenn Sie mehrere Bestellungen zum Download selektiert haben. Das Format der Datei richtet sich nach den Einstellungen die in ihrem Profil vorgenommen wurden (siehe Kapitel Konfiguration). Der Ausdruck von Dokumenten erfolgt durch Kennzeichnen der gewünschten Datensätze in der Checkbox am linken Rand jeder Zeile und anschließendem Mausklick auf den Button Drucken. Die ausgewählten Datensätze werden in einem PDF-Dokument untereinander aufgelistet. Das PDF-Dokument wird in einem separaten Browserfenster angezeigt. An dieser Stelle kann über die Menüfunktionen des Acrobat Reader das Dokument gedruckt oder lokal gespeichert werden. Seite: 9 / 34

10 Kopieren Die Kopieren-Funktion bezieht sich auf den Dokumententyp Lieferschein. Dieser wird durch Kennzeichnen des gewünschten Datensatzes in der Checkbox und anschließendem Klick auf den Button Kopieren kopiert. Die Mengen und evtl. auch die Positionen des zu kopierenden Lieferscheins werden in den neuen Lieferschein übernommen. Wichtig: Die Kopie eines Lieferscheins ist immer ein Blank- Lieferschein, d.h. evtl. vorhandene Beziehungen zu Vorgängerdokumenten werden nicht übernommen! Löschen Durch Klicken auf den Button Löschen kann das markierte Dokument gelöscht werden. Sie werden sicherheitshalber gefragt, ob Sie das Dokument wirklich löschen wollen. Bei Bestätigung wird das Dokument ins Archiv verschoben. Mengen und Positionen werden in dem entsprechenden Vorgängerdokument wieder als offen ausgewiesen. Falls bereits Folgedokumente zu dem Dokument vorhanden sind kann dieses nicht gelöscht werden. Bereits gesendete Dokumente können ebenfalls nicht gelöscht werden. Speichern Durch Speichern wird ein Dokument gespeichert. In dem entsprechenden Vorgängerbeleg, werden die Positionsmengen als bestätigt/beliefert gekennzeichnet. Senden Durch Senden wird ein Dokument gespeichert zusätzlich aber sofort per EDI an Ihren Kunden übertragen. In dem entsprechenden Vorgängerbeleg, werden die Positionsmengen als bestätigt/beliefert gekennzeichnet. Zugehörige Dokumente Bestellbestätigung Lieferschein Wechsel in eine Übersichtsmaske in der alle bereits vorhandenen Dokumenttypen zu dem selektierten Dokument in einer Baumstruktur angezeigt werden. Die Maske liefert einen Überblick über alle Bestellungen, Bestellbestätigungen und Lieferscheine, welche dem von Ihnen ausgewählten Dokument zugeordnet sind. Durch Klick auf die, durch einen Link hervorgehobene Dokumentnummer eins Folgedokuments wird dieses Dokument zum zentral betrachteten Dokument. Aus der Maske heraus können Sie durch Klick auf die Lupe in die Detailanzeige des jeweiligen Dokuments wechseln. Die Maske zur Erstellung einer Bestellbestätigung wird aufgerufen (siehe Kapitel Bestellbestätigung erstellen ) Die Maske zur Erstellung eines Lieferscheins wird aufgerufen (siehe Kapitel Lieferschein erstellen ) Seite: 10 / 34

11 3.5. Filtern und Sortieren Sie können Auflistungen von Dokumenten (z.b. Bestellungen, Lieferavise, usw.) nach verschiedenen Auswahlkriterien (z.b. Kunde, Bestellnummer, Bestelldatum und Lieferdatum etc.) durch eingeben des jeweiligen Suchkriteriums und anschließendes Klicken auf den Button Los! Filtern. Über jeder Spalte befindet sich ein Eingabefeld um entsprechende Filterkriterien eingeben zu können. Mit Ausnahme der Datumsfelder ist hier die Verwendung der Platzhalter * und? möglich. Bei Datumsfeldern hingegen ist die exakte Eingabe des Datums zwingend erforderlich. Allerdings kann hier durch ein, dem Datum vorangestelltes, > bzw. < die Filterung auf alle Daten größer bzw. kleiner als das angegebene Datum verallgemeinert werden. Die Sortierung nach einer bestimmten Spalte erfolgt durch Klick auf die jeder Spalte zugeordneten Pfeile. Abb. Filtern und Sortieren 3.6. ToDo-Liste Die ToDo-Liste (auch Arbeitsliste genannt) zeigt alle Dokumente, für die noch Nachfolgedokumente erzeugt werden müssen, d.h. für die der vorgeschriebene/konfigurierte Dokumentenworkflow noch nicht abgeschlossen ist Globale Suche In der globalen Suche können Sie nach der Eingabe eines Suchausdrucks über alle oder einen bestimmten Dokumenttyp suchen. Der Suchausdruck ist auf 20 Zeichen begrenzt und kann sowohl nummerische als auch alphanumerische Werte enthalten. Seite: 11 / 34

12 3.8. Bestellungen Import und Ausdruck von Bestellungen Auf der Startseite wird Ihnen mitgeteilt ob neue Bestellungen in Ihrem Postfach vorhanden sind. Ist dies der Fall, sollten Sie diese mit dem angezeigten Button importieren. Abhängig von der Definition Ihres Handelspartners werden Bestellungen automatisch im PDF Format angezeigt. An dieser Stelle auch später noch in der Dokumentenübersicht haben Sie die Möglichkeit die Bestellung anzusehen, auszudrucken und abzuspeichern. Anschließend können die Bestellungen über den Menüpunkt Bestellungen / Übersicht weiter bearbeitet werden. Die Anzeige im Menüpunkt Bestellungen / Übersicht erfolgt erst nach dem Import. Achtung: Beim Import können auch bestehende Bestellungen ersetzt werden. Dabei werden die offenen Bestellmengen mit den ggf. bereits gelieferten Mengen abgeglichen und die offenen Mengen aktualisiert. Bereits archivierte Bestellungen können nicht mehr importiert werden es erfolgt ein entsprechender Hinweis (in diesem Falle nehmen Sie bitte Rücksprache mit dem Ansprechpartner bei Ihrem Kunden auf). Wird durch die Neuberechnung der offenen Mengen festgestellt, dass die bereits gelieferten Mengen >= der neuen Bestellmengen sind (Bestellmengen wurden durch Kunde reduziert), so wird die Bestellung automatisch archiviert. In diesem Fall erhalten Sie einen Warnhinweis Bestellungen / Übersicht Liste der Bestellungen In der angezeigten Liste wird für jede importierte Bestellung, die noch nicht komplett beliefert wurde, eine Zeile ausgegeben. Neben Kunde, Bestellnummer, Bestellart und Bestelldatum wird auch das erste, offene Lieferdatum einer Bestellung angezeigt. Eine Beschreibung der farblichen Kennzeichnung sowie der Statusangaben finden Sie in Kapitel 3.3 Eine Bestellung wird so lange angezeigt, bis alle darin enthaltenen Positionen komplett beliefert sind oder die Bestellung manuell gelöscht/archiviert wurde. Funktionen in Bestellungen / Übersicht: Im Menü Bestellungen / Übersicht finden Sie folgende Funktionen: Download Dateianhang herunterladen Seite: 12 / 34

13 Drucken Details Löschen Zugeh. Dokumente Termine: Lieferung erstellen und Pickliste Im Menüpunkt Bestellungen/Termine werden alle offenen Liefertermine aus der Vergangenheit sowie die der nächsten 10 Tage aufgelistet. Somit haben Sie einen Überblick welche Bestellungen in der nächsten Zeit zu beliefern sind. In der angezeigten Liste wird für jede Bestellung und jeden Liefertermin eine Zeile angezeigt. Sie können die Anzeige nach Kunde, Bestellnummer, Bestelldatum und Lieferdatum filtern. Zusätzlich ist es durch die Pfeile hinter den Überschriften möglich, nach den einzelnen Spalten aufsteigend oder absteigend zu sortieren. Auch aus dieser Ansicht heraus haben Sie die Möglichkeit Lieferscheine zu erstellen. Hierfür markieren Sie die entsprechende Bestellung mit Hilfe der Checkbox und klicken anschließend auf den Button Lieferschein. Es wird eine neue Maske aufgerufen. Diese wird unter dem Kapitel 0 erläutert. Die Pickliste ist eine Detailansicht. Hinter jeder Zeile, die Sie in der Terminübersicht angezeigt bekommen, können mehrere Bestell- bzw. Lieferpositionen (Artikel) stecken. Markieren Sie den gewünschten Datensatz mit der Checkbox und klicken Sie anschließend auf den Button Picklist. Es öffnet sich ein neues Browserfenster mit einem PDF-Druck, in dem die in der Bestellung enthaltenen Positionen aufgelistet werden Bestellkopf Hier befinden sich mehrere Tabellen, die u.a. folgende Informationen enthalten können: - Bestelldaten (z.b. Bestellnummer, Bestelldatum, Lieferdatum, Abholdatum, Umsatzsteuersatz, Währung und Nummer der Werbeaktion) - Lieferantenadresse - Käuferadresse - Rechnungsempfängeradresse - Lieferanschrift - Endempfängeradresse - Bestelltext Durch einfaches Klicken auf die Pfeile im Kopf der einzelnen Tabellen können die Details ausgeblendet oder wieder eingeblendet werden Bestellpositionen Je Bestellposition wird eine Zeile angezeigt, die je nach Kunde unterschiedlich ausgeprägt sein kann. In jedem Fall werden Ihnen die zu liefernden Mengen und die notwendigen Artikelnummern /-bezeichnungen angezeigt. Im Falle, dass mehr Positionen in der Bestellung enthalten sind wie Zeilen pro Bildschirmanzeige aufgelistet werden können, wird Ihnen eine Blätterfunktion im unteren Seitenbereich angezeigt. Durch einfachen Klick auf die Pfeile oder Seitenzahlen können Sie auf die gewünschte Seite blättern. Seite: 13 / 34

14 Zusätzlich werden Ihnen die offenen Liefermengen in der Spalte Offen angezeigt. In dieser Spalte werden die Bestellmengen um zuvor avisierte Teilbelieferungen, bzw. Teilbestätigungen reduziert angezeigt. So haben Sie immer eine Übersicht welche Liefermengen einer Bestellung noch offen sind. Ist eine Position bzw. ein Liefertermin komplett beliefert/bestätigt, wird dies durch einen grünen Haken in der letzten Spalte symbolisiert. Abb.: Bestellpositionen Bearbeitungsmöglichkeiten in Bestellpositionen: Drucken Bestellbestätigung Lieferschein Rechnung Zugeh. Dokumente Seite: 14 / 34

15 3.9. Bestellbestätigung erstellen Das Erstellen einer Bestellbestätigung erfolgt generell aus dem Menüpunkt Bestellungen / Übersicht oder aus der Detailmaske Bestellpositionen. Durch Auswahl einer Bestellung (setzen des Hakens in der Checkbox) und Klick auf den Button Bestellbestätigung wechseln Sie in die Maske Bestellbestätigungskopf der Anwendung. Diese ist mit den Bestelldaten bereits vorgefüllt. Die Detail-Anzeige ist in die zwei Bereiche Bestellbestätigungskopf und Bestellbestätigungspositionen unterteilt. Zwischen den Bereichen können Sie mit Hilfe der Registerkarten (links oben) navigieren Bestellbestätigungskopf Hier befinden sich mehrere Tabellen, die u.a. folgende Informationen enthalten können: - Bestellbestätigungsdaten (Bestellbest.-Nr., Lieferdatum, Bestellnummer,...) - Lieferantenadresse - Käuferadresse - Rechnungsempfängeradresse - Lieferanschrift - Endempfängeradresse Die farbig hinterlegten Eingabefelder sind Pflichtfelder und müssen daher gefüllt werden! Bestellbestätigungspositionen Sie sehen hier alle Bestellbestätigungspositionen untereinander aufgelistet. Eine Bestellbestätigung kann mehrere Positionen enthalten. Abb.: Ansicht Bestellbestätigungspositionen In diesem Beispiel werden mehrere Positionen angezeigt. Das Feld Menge ist mit der aktuell offenen Liefermenge vorgefüllt. In dieses Feld tragen Sie bitte die bestätigte Menge ein. Werden auf der Bestellbestätigung Positionen gelistet die Sie nicht beliefern wollen, so können Sie diese, durch entfernen des Hakens in der Checkbox oder Eintrag der Liefermenge 0, aus der Bestellbestätigung herausnehmen. Seite: 15 / 34

16 Bearbeitungsmöglichkeiten in Bestellbestätigungspositionen: Drucken Speichern Senden Durch den Button Senden bestätigen Sie die Bestellung per EDI bei Ihrem Kunden! Eine nachträgliche Änderung des Beleges ist nicht mehr möglich. Die farbig hinterlegten Eingabefelder sind Pflichtfelder und müssen daher gefüllt werden! Bestellbestätigungen ungesendet Um bereits erfasste Bestellbestätigungen nachträglich zu bearbeiten oder zu drucken, wechseln Sie zum Menüpunkt Bestellbestätigungen / ungesendet. In der angezeigten Liste wird für jede erfasste und noch nicht per EDI übertragene Bestellbestätigung eine Zeile angezeigt. Bearbeitungsmöglichkeiten: Drucken Senden Durch den Button Senden bestätigen Sie die Bestellung per EDI bei Ihrem Kunden! Eine nachträgliche Änderung des Beleges ist nicht mehr möglich. Bearbeiten Löschen Zugeh. Dokumente Bestellbestätigung - gesendet In dem Untermenü Bestellbestätigung - gesendet werden Ihnen alle per EDI gesendeten und noch nicht belieferten Bestellbestätigungen zur Belieferung angezeigt. Bearbeitungsmöglichkeiten: Drucken Details Zugeh. Dokumente Seite: 16 / 34

17 3.12. Lieferschein erstellen Es gibt zwei Möglichkeiten Lieferscheine zu erstellen: 1. Der Lieferschein wird auf Basis eines Vorgängerdokuments (Bestellung oder Bestellbestätigung) erstellt. 2. Der Lieferschein wird ohne direkten Bezug zu einem Vorgängerdokument erstellt (Blanko-Lieferscheinen) Im ersten Fall ist der Lieferscheinkopf mit den Daten des Vorgängerdokuments bereits vorgefüllt. Im Falle eines Blanko-Lieferscheins sind bis auf die Lieferantenadresse alle Felder leer. Die Detail-Anzeige ist in die zwei Bereiche Lieferscheinkopf und Lieferscheinpositionen unterteilt. Zwischen den Bereichen können Sie mit Hilfe der Registerkarten (links oben) navigieren Lieferscheinkopf Hier befinden sich mehrere Tabellen, die u.a. folgende Informationen enthalten können: - Lieferscheindaten (Lieferscheinnummer, Lieferdatum, Bestellnummer, Frachtführer,...) - Lieferantenadresse - Käuferadresse - Rechnungsempfängeradresse - Lieferanschrift - Endempfängeradresse Die farbig hinterlegten Eingabefelder sind Pflichtfelder und müssen daher gefüllt werden! Im Falle eines Blanko-Lieferscheins muss über die entsprechende Auswahlliste der Empfänger des Lieferscheins ausgewählt werden. Nach Auswahl des Empfängers werden die entsprechenden Adressdaten der Kundenadresse automatisch ergänzt Lieferscheinpositionen Sie sehen hier alle Lieferpositionen untereinander aufgelistet. Ein Lieferschein kann mehrere Positionen enthalten. Seite: 17 / 34

18 Abb.: Ansicht Lieferscheinpositionen In diesem Beispiel werden mehrere Positionen angezeigt. Das Feld best. Menge ist mit der geforderten Liefermenge aus der Bestellung gefüllt. Das Feld Menge ist mit der aktuell offenen Liefermenge vorgefüllt. In dieses Feld tragen Sie bitte die tatsächlich gelieferte Menge ein. Werden auf dem Lieferschein Positionen gelistet die Sie nicht beliefern wollen, so können Sie diese, durch entfernen des Hakens in der Checkbox oder Eintrag der Liefermenge 0, aus dem Lieferschein herausnehmen. Abhängig von Benutzerrechten und Systemkonfiguration, können durch Füllen der entsprechenden Felder weitere Position zu dem Lieferschein hinzugefügt werden. Bearbeitungsmöglichkeiten in Lieferscheinpositionen: Speichern Drucken Senden (wenn Verpackung nicht erforderlich ist) Zugeh. Dokumente Durch den Button Senden melden Sie die Lieferung per EDI bei Ihrem Kunden! Eine nachträgliche Änderung des Beleges ist nicht mehr möglich Die farbig hinterlegten Eingabefelder sind Pflichtfelder und müssen daher gefüllt werden! Verpackung Die Positionen des Lieferscheins können verpackt werden. Die Anwendung unterstützt die automatische Generierung von NVE/SSCC Nummern und den Druck entsprechender Transportetiketten mit EAN128 Barcode. Abb.: Verpackung von Lieferscheinpositionen Die Maske bietet zunächst einen Überblick über sämtliche im Lieferavis enthaltenen Positionen (Artikel nebst Menge). Um den Aufwand des Verpackens möglichst gering zu halten, verpackt die Applikation zunächst jede Position automatisch auf ein eigenes Gebinde (artikelrein). Die 18-stellige Nummer der Versandeinheit (NVE) kann durch die Anwendung automatisch generiert werden sofern die entsprechende Einstellung im Benutzerprofil vorgenommen wurde (siehe hierzu 4.2). Durch Klicken auf einen der beiden Buttons Speichern oder Senden bestätigen Sie die Eingabe. Seite: 18 / 34

19 Bearbeitungsmöglichkeiten in Lieferscheinpositionen: Drucken Etikettendruck (öffnet das Barcode Label als PDF, danach kann es gedruckt werden) Speichern Senden (wenn Verpackung nicht erforderlich ist) Alles löschen (setzt alle Änderungen zurück) Generate SSCC numbers (automaische Generierung der NVE-Nummer) Zugeh. Dokumente Durch den Button Senden melden Sie die Lieferung per EDI bei Ihrem Kunden! Eine nachträgliche Änderung des Beleges ist nicht mehr möglich Lieferscheine ungesendet Um bereits erfasste Lieferscheine nachträglich zu bearbeiten oder zu drucken, wechseln Sie zum Menüpunkt Lieferscheine / ungesendet. In der angezeigten Liste wird für jeden erfassten und noch nicht per EDI übertragenen Lieferschein eine Zeile angezeigt. Bearbeitungsmöglichkeiten: Drucken Senden Durch den Button Senden melden Sie die Lieferung per EDI bei Ihrem Kunden! Eine nachträgliche Änderung des Beleges ist nicht mehr möglich Bearbeiten Löschen Kopieren Die Kopie eines Lieferscheins ist immer ein Blank-Lieferschein, d.h. evtl. vorhandenen Beziehungen zu Vorgängerdokumenten werden nicht übernommen. Zugeh. Dokumente Lieferscheine - gesendet In dem Untermenü Lieferscheine - gesendet werden Ihnen alle per EDI gesendeten, unberechneten Lieferscheine zur Fakturierung angezeigt. Bearbeitungsmöglichkeiten: Drucken Details Kopieren Die Kopie eines Lieferscheins ist immer ein Blank-Lieferschein, d.h. evtl. vorhandenen Beziehungen zu Vorgängerdokumenten werden nicht übernommen. Seite: 19 / 34

20 Rechnung Zugeh. Dokumente Wareneingangsmeldung Import und Ausdruck von Wareneingangsmeldungen Auf der Startseite wird Ihnen mitgeteilt ob neue Wareneingangsmeldungen in Ihrem Postfach vorhanden sind. Ist dies der Fall, sollten Sie diese mit dem angezeigten Button importieren. Abhängig von der Definition Ihres Handelspartners werden die Wareneingangsmeldungen automatisch im PDF Format angezeigt. An dieser Stelle auch später noch in der Dokumentenübersicht haben Sie die Möglichkeit die Wareneingangsmeldung anzusehen, auszudrucken und abzuspeichern. Anschließend können die Wareneingangsmeldungen über den Menüpunkt Wareneingangsmeldungen / Übersicht weiter bearbeitet werden. Die Anzeige im Menüpunkt Wareneingangsmeldung / Übersicht erfolgt erst nach dem Import. Bereits archivierte Wareneingangsmeldungen können nicht mehr importiert werden es erfolgt ein entsprechender Hinweis (in diesem Falle nehmen Sie bitte Rücksprache mit dem Ansprechpartner bei Ihrem Kunden auf) Wareneingangsmeldungen / Übersicht In der angezeigten Liste wird für jede importierte Wareneingangsmeldung, die noch nicht komplett fakturiert wurde, eine Zeile ausgegeben. Es werden Kunde, Wareneingangsmeldung-Nr., Lieferscheinnummer, Liefertermin, Bestellnummer und Bestelldatum angezeigt. Eine Beschreibung der farblichen Kennzeichnung sowie der Statusangaben finden Sie in Kapitel 3.3. Eine Wareneingangsmeldung wird so lange angezeigt, bis alle darin enthaltenen Positionen komplett fakturiert sind oder die Wareneingangsmeldung manuell gelöscht/archiviert wurde. Funktionen in Wareneingangsmeldungen / Übersicht: Im Menü Wareneingangsmeldungen / Übersicht finden Sie folgende Funktionen: Download Drucken Details Rechnung Zugeh. Dokumente Wareneingangsmeldung Kopf Hier befinden sich mehrere Tabellen, die u.a. folgende Informationen enthalten können: Seite: 20 / 34

21 - Wareneingangsmeldungsdaten (Wareneingangsmeldungsnummer, Lieferscheinnummer, Bestelldatum, Lieferdatum, ) - Lieferantenadresse - Käuferadresse - Rechnungsempfängeradresse - Lieferanschrift - Endempfängeradresse - Bestelltext Durch einfaches Klicken auf die Pfeile im Kopf der einzelnen Tabellen können die Details ausgeblendet oder wieder eingeblendet werden Wareneingangsmeldung Positionen Je Position wird eine Zeile angezeigt die je nach Kunde unterschiedlich ausgeprägt sein kann. In jedem Fall werden Ihnen die bestätigten Mengen und die notwendigen Artikelnummern /- bezeichnungen angezeigt. Im Falle dass mehr Positionen in der Wareneingangsmeldung enthalten sind wie Zeilen pro Bildschirmanzeige aufgelistet werden können, wird Ihnen eine Blätterfunktion im unteren Seitenbereich angezeigt. Durch einfachen Klick auf die Pfeile oder Seitenzahlen können Sie auf die gewünschte Seite blättern. Zusätzlich werden Ihnen die offenen Fakturamengen in der Spalte Offen angezeigt. In dieser Spalte werden die Mengen um zuvor avisierte Teilfakturierungen reduziert angezeigt. So haben Sie immer eine Übersicht welche Mengen einer Wareneingangsmeldung noch offen sind. Ist eine Position komplett fakturiert, wird dies durch einen grünen Haken in der letzten Spalte symbolisiert. Abb.: Positionen Wareneingangsmeldung Bearbeitungsmöglichkeiten in Wareneingansmeldungspositionen: Drucken Rechnung Zugeh. Dokumente Seite: 21 / 34

22 3.16. Rechnung erstellen Die Detail-Anzeige der Rechnung ist in die drei Bereiche Rechnungskopf, Rechnungspositionen und Rechnungsfuß unterteilt. Zwischen den Bereichen können Sie mit Hilfe der Registerkarten (links oben) navigieren. Die jeweiligen Masken sind mit den Daten aus dem Vorgängerdokument vorgefüllt Rechnungskopf Hier befinden sich mehrere Tabellen, die u.a. folgende Informationen enthalten können: - Rechnungsdaten (Rechnungs-Nr, Rechnungsdatum, Lieferavisnummer,...) - Lieferantenadresse - Käuferadresse - Rechnungsempfängeradresse - Lieferanschrift - Endempfängeradresse Die farbig hinterlegten Eingabefelder sind Pflichtfelder und müssen daher gefüllt werden! Um nicht bei jeder Rechnung die Steuernummer eingeben zu müssen, kann diese in Ihrem Benutzerprofil hinterlegt werden (Menüpunkt Konfiguration / Postfach) Rechnungspositionen Angezeigt werden alle Positionen des zugrunde liegenden Vorgängerdokuments (z.b. Lieferschein) mit einer Liefermenge > 0: Abb.: Ansicht Rechnungsposition Die Spalte Menge enthält die Liefermenge aus dem Vorgängerdokument. Die Spalte berechnete Menge wird zunächst ebenfalls mit der Liefermenge aus dem Vorgängerdokument gefüllt. Bitte tragen Sie hier die tatsächlich in Rechnung zu stellende Menge ein. Die farbig hinterlegten Eingabefelder sind Pflichtfelder und müssen daher gefüllt werden! Bearbeitungsmöglichkeiten in Rechnungspositionen: Seite: 22 / 34

23 Drucken Berechnen Speichern Senden Durch den Button Senden übertragen Sie die Rechnung per EDI bei an Ihren Kunden! Eine nachträgliche Änderung des Beleges ist nicht mehr möglich Rechnungsfuß Bearbeitungsmöglichkeiten im Rechnungsfuß: Drucken Berechnen Speichern Senden Durch den Button Senden übertragen Sie die Rechnung per EDI bei an Ihren Kunden! Eine nachträgliche Änderung des Beleges ist nicht mehr möglich Rechnungen - ungesendet In diesem Menü werden alle gespeicherten Rechnungen angezeigt die noch nicht per EDI übertragen wurden. Bearbeitungsmöglichkeiten: Drucken Senden Durch den Button Senden übertragen Sie die Rechnung per EDI bei an Ihren Kunden! Eine nachträgliche Änderung des Beleges ist nicht mehr möglich Bearbeiten Löschen Zugeh. Dokumente Seite: 23 / 34

24 3.18. Rechnungen gesendet Im Menüpunkt Rechnungen - gesendet werden alle Rechnungen aufgelistet, die bereits per EDI gesendet wurden, die aber noch keiner Rechnungsliste zugeordnet sind. Bearbeitungsmöglichkeiten: Drucken Details Zugeh. Dokumente Sammelrechnungen Werden in der Übersicht der gesendeten Rechnungen der Kunde sowie das Rechnungsdatum ausgewählt, kann aus den dadurch selektierten Rechnungen eine Sammelrechnung erstellt werden. Auf der Sammelrechnung sind Sender und Empfänger, sowie alle zu diesem Datum fälligen Positionen. Abb. Sammelrechnung Seite: 24 / 34

25 3.20. Reports Über diesen Menüpunkt können Sie die Nachrichtenarten Sales Report und Inventory Report anzeigen, ausdrucken oder lokal speichern Eingang neuer Reports Werden Ihnen vom Kunden neue Reports zugesendet und in Ihr Postfach gestellt, so erhalten Sie eine mit entsprechendem Hinweis (vorausgesetzt die - Benachrichtigung unter Menüpunkt Profil konfigurieren ist gesetzt und eine korrekte Mailadresse ist eingetragen). Wie viele neue bzw. ungelesene Reports sie in Ihrem Postfach haben, können Sie der Arbeitsliste auf der Startseite entnehmen (Eintrag Reports neu ganz unten) Reports Übersichtsmaske Durch die Auswahl des Menüpunkts Reports werden Ihnen alle empfangenen Reports angezeigt, die noch nicht archiviert sind. Abb. Reports-Übersicht Jede Zeile steht für jeweils eine Reportnummer. Um welchen Reporttyp (Sales oder Inventory) es sich handelt, können Sie an der Spalte Report Typ erkennen: SLSRPT INVRPT steht für Sales Report bzw. Abverkaufszahlen steht für Inventory Report bzw. Lagerbewegungen Die Grundfunktionen wie Anzeige sortieren / filtern, Dateistatus, etc., sind analog zu allen Übersichtsmasken im System. Bearbeitungsmöglichkeiten: Download Löschen Details Seite: 25 / 34

26 Abb. Report Detail-Ansicht Seite: 26 / 34

27 3.21. Archiv Funktionen im Archiv. Der Archivierungszeitraum der Belege beträgt derzeit 40 Tage. Für alle archivierten Belegarten stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: Download Details Drucken Zugeh. Dokumente Die Funktionsweise ist identisch mit dem jeweiligen Untermenü der aktuell zu bearbeitenden Belege also wie oben beschrieben Archiv Bestellungen Die Maske liefert einen Überblick über Ihre erledigten, archivierten, ersetzten oder gelöschten Bestellungen. Die als erledigt gekennzeichneten Bestellungen unterscheiden sich von den als archiviert gekennzeichneten Bestellungen dadurch, dass die zugehörigen Nachfolgedokumente (z.b. Lieferscheine) zwar sämtlich erstellt, jedoch noch nicht alle gesendet wurden, bisher also lediglich als Entwurf existieren. Durch Löschen eines solchen Nachfolgedokumentes gelangt eine als erledigt gekennzeichnete Bestellung wieder zurück in den Bearbeitungszyklus und muss erneut (teil-)bestätigt bzw. (teil-)avisiert werden. Im Gegensatz dazu wurden bei denen als archiviert gekennzeichneten Bestellungen bereits alle Nachfolgedokumente gesendet, so dass der Status dieser Dokumente im Nachhinein nicht mehr verändert werden kann. Einmal als archiviert gekennzeichnete Bestellungen scheiden endgültig aus dem Bearbeitungszyklus aus und können aus der Datenbank gelöscht werden. Dies geschieht automatisch innerhalb eines Zeitraumes von 40 Tagen nachdem die Bestellung auf den Status archiviert gesetzt wurde. Die gleiche 40-Tagefrist gilt für Bestellungen mit dem Status ersetzt bzw. gelöscht. Den Status ersetzt erhält eine Bestellung dann, wenn beim Import einer neuen Bestellung eine bereits bestehende Bestellung durch die neue Bestellung ersetzt wurde. Dabei können nur solche Bestellungen ersetzt werden, welche zum Zeitpunkt ihrer Ersetzung noch nicht den Status archiviert erreicht haben. Den Status gelöscht erhält eine Bestellung sobald sie von Ihnen explizit gelöscht und damit aus dem Bearbeitungszyklus herausgenommen wurde. In der Anzeige überlagern sich die Symbole für ersetzt und gelöscht den anderen Status, so dass der ursprüngliche Status einer Bestellung auch nach deren Ersetzen bzw. Löschen noch ersichtlich ist. Wurde eine Bestellung mehrfach vom Kunden übertragen, so ist diese auch mehrfach in diesem Menü aufgelistet Archiv Bestellbestätigungen Die Maske liefert einen Überblick über Ihre erledigten, archivierten oder gelöschten Bestellbestätigungen. Die als erledigt gekennzeichneten Bestellbestätigungen unterscheiden sich von den als archiviert gekennzeichneten Bestellbestätigungen dadurch, dass die zugehörigen Nachfolgedokumente (z.b. Lieferscheine) zwar sämtlich erstellt, jedoch noch nicht alle gesendet wurden, bisher also lediglich als Entwurf existieren. Durch Löschen Seite: 27 / 34

28 eines solchen Nachfolgedokumentes gelangt eine als erledigt gekennzeichnete Bestellbestätigung wieder automatisch zurück in den Bearbeitungszyklus. Im Gegensatz dazu wurden bei den als archiviert gekennzeichneten Bestellbestätigungen bereits alle Nachfolgedokumente gesendet, so dass der Status dieser Dokumente im Nachhinein nicht mehr verändert werden kann. Einmal als archiviert gekennzeichnete Bestellbestätigungen scheiden endgültig aus dem Bearbeitungszyklus aus und können aus der Datenbank gelöscht werden. Dies geschieht automatisch innerhalb eines Zeitraumes von 40 Tagen nachdem die Bestellbestätigung auf den Status archiviert gesetzt wurde. Die gleiche 40-Tagefrist gilt für Bestellbestätigungen mit dem Status gelöscht. Den Status gelöscht erhält eine Bestellbestätigung sobald sie von Ihnen explizit gelöscht und damit aus dem Bearbeitungszyklus herausgenommen wird. In der Anzeige überlagert sich das Symbol für gelöscht den anderen Status, so dass der ursprüngliche Status der Bestellbestätigung auch nach deren Löschen noch ersichtlich ist Archiv Lieferscheine Die Maske liefert einen Überblick über Ihre erledigten, archivierten oder gelöschten Lieferscheine. Die als erledigt gekennzeichneten Lieferscheine unterscheiden sich von den als archiviert gekennzeichneten Lieferscheinen dadurch, dass die zugehörigen Nachfolgedokumente zwar sämtlich erstellt, jedoch noch nicht alle gesendet wurden, bisher also lediglich als Entwurf existieren. Durch Löschen eines solchen Nachfolgedokumentes gelangt ein als erledigt gekennzeichneter Lieferschein wieder automatisch zurück in den Bearbeitungszyklus und muss erneut fakturiert werden. Im Gegensatz dazu wurden bei den als archiviert gekennzeichneten Lieferscheinen bereits alle Nachfolgedokumente gesendet, so dass der Status dieser Dokumente im Nachhinein nicht mehr verändert werden kann. Einmal als archiviert gekennzeichnete Lieferscheine scheiden endgültig aus dem Bearbeitungszyklus aus und können aus der Datenbank gelöscht werden. Dies geschieht automatisch innerhalb eines Zeitraumes von 40 Tagen nachdem der Lieferschein auf den Status archiviert gesetzt wurde. Die gleiche 40-Tagefrist gilt für Lieferscheine mit dem Status gelöscht. Den Status gelöscht erhält ein Lieferschein sobald es von Ihnen explizit gelöscht und damit aus dem Bearbeitungszyklus herausgenommen wird. In der Anzeige überlagert sich das Symbol für gelöscht den anderen Status, so dass der ursprüngliche Status des Lieferscheins auch nach dessen Löschen noch ersichtlich ist Archiv Wareneingangsmeldungen Die Maske liefert einen Überblick über Ihre erledigten, archivierten oder gelöschten Wareneingangsmeldungen. Die als erledigt gekennzeichneten Wareneingangsmeldungen unterscheiden sich von den als archiviert gekennzeichneten Wareneingangsmeldungen dadurch, dass die zugehörigen Nachfolgedokumente (z.b. Rechnung) zwar sämtlich erstellt, jedoch noch nicht alle gesendet wurden, bisher also lediglich als Entwurf existieren. Durch Löschen eines solchen Nachfolgedokumentes gelangt eine als erledigt gekennzeichnete Wareneingangsmeldungen wieder zurück in den Bearbeitungszyklus und muss erneut (teil-) avisiert werden. Im Gegensatz dazu wurden bei den als archiviert gekennzeichneten Wareneingangsmeldungen bereits alle Nachfolgedokumente gesendet, so dass der Status dieser Dokumente im Nachhinein nicht mehr verändert werden kann. Einmal als archiviert gekennzeichnete Wareneingangsmeldungen scheiden endgültig aus dem Bearbeitungszyklus aus und können aus der Datenbank gelöscht werden. Dies geschieht automatisch innerhalb eines Zeitraumes von 40 Tagen nachdem die Wareneingangsmeldung auf den Status archiviert gesetzt wurde. Die gleiche 40-Tagefrist gilt für Wareneingangsmeldungen mit dem Status gelöscht. Den Status gelöscht erhält Seite: 28 / 34

29 eine Wareneingangsmeldung sobald sie von Ihnen explizit gelöscht und damit aus dem Bearbeitungszyklus herausgenommen wurde. In der Anzeige überlagert das Symbol für gelöscht den anderen Status, so dass der ursprüngliche Status einer Wareneingangsmeldung auch nach deren Ersetzen bzw. Löschen noch ersichtlich ist Archiv Rechnungen Die Maske liefert einen Überblick über Ihre archivierten oder gelöschten Rechnungen. Eine Rechnung erhält den Status archiviert, sobald sie in einer Rechnungsliste berücksichtigt wurde. Einmal als archiviert gekennzeichnete Rechnungen scheiden endgültig aus dem Bearbeitungszyklus aus und können aus der Datenbank gelöscht werden. Dies geschieht automatisch innerhalb eines Zeitraumes von 40 Tagen nachdem die Rechnung auf den Status archiviert gesetzt wurde. Die gleiche 40-Tagefrist gilt für Rechnungen mit dem Status gelöscht. Den Status gelöscht erhält eine Rechnung sobald sie von Ihnen explizit gelöscht und damit aus dem Bearbeitungszyklus herausgenommen wurde. In der Anzeige überlagert sich das Symbol für gelöscht den anderen Status, so dass der ursprüngliche Status der Rechnung auch nach deren Löschen noch ersichtlich ist Archiv Gutschriften Die Maske liefert einen Überblick über Ihre archivierten Gutschriften. Eine Gutschrift erhält den Status archiviert, sobald sie importiert, bzw. gedruckt wurde. Einmal als archiviert gekennzeichnete Gutschriften scheiden endgültig aus dem Bearbeitungszyklus aus und können aus der Datenbank gelöscht werden. Dies geschieht automatisch innerhalb eines Zeitraumes von 40 Tagen nachdem die Gutschrift auf den Status archiviert gesetzt wurde Archiv Rechnungslisten Die Maske liefert einen Überblick über die von Ihnen erstellten Rechnungslisten. Da die Rechnungslisten das Ende des Bearbeitungszyklus darstellen, können sie jederzeit aus der Datenbank gelöscht werden. Dies geschieht automatisch innerhalb eines Zeitraumes von 40 Tagen nachdem die Rechnungsliste erstellt wurde. Seite: 29 / 34

30 3.22. Dateien Bestellungen herunterladen Dieser Menüpunkt dient dem pauschalen Download von Bestellungen. Beim Klick auf den Menüpunkt werden alle importierten und nicht belieferten Bestellungen (die noch nicht heruntergeladen wurden), in einer Datei im jeweiligen Downloadformat heruntergeladen. Die Einstellung des Downloadformats können Sie über die Benutzerkonfiguration (siehe Kapitel Konfiguration) anpassen Hochladen In dieser Maske haben Sie die Möglichkeit Lieferavise und Rechnungen in Ihr Postfach zu importieren. Bei Maskenaufruf werden Ihnen folgende Felder angezeigt: Handelspartner: Dokumententyp: Nachrichtenformat: Datei: Wählen Sie über die Dropdown-Liste Ihren Handelspartner aus, für den die Datei bestimmt ist. Über die Dropdown-Liste können Sie zwischen Lieferavis und Rechnung wählen. Es ist aufgrund der Auswahl nicht möglich eine Datei in das System zu importieren die Lieferscheine und Rechnungen enthält. Pro Datei kann nur ein Dokumententyp enthalten sein. Wählen Sie hier bitte das Format Ihrer Datei aus. Hier kann der Pfad und der Dateinamen einer lokal gespeicherten Datei eingegeben werden. Oder durch Klick auf den Durchsuchen - Button wird der Standard-Windows-Explorer aufgerufen. Hier können Sie nun nach der hochzuladenden Datei suchen. Bearbeitungsmöglichkeiten: Button Durchsuchen Es wird ein Fenster zur Auswahl einer lokal gespeicherten Datei per Mausklick geöffnet (Standard Windows-Funktionalität). Seite: 30 / 34

31 Button Start Es wird die lokal gespeicherte Datei auf den Web-Server übertragen. Lieferscheine werden unter Lieferscheine ungesendet gespeichert. Rechnungen werden unter Rechnungen ungesendet gespeichert. Prüfung: Es wird geprüft ob jeweils die Vorgängerbelege vorhanden sind und Dateisyntax den Schnittstellenbeschreibungen entsprechen. Ist dies nicht der Fall wird der Upload mit einer aussagekräftigen Fehlermeldung in Form einer Alertbox abgebrochen. Seite: 31 / 34

32 4. Konfiguration 4.1. Profil konfigurieren / Kennwort ändern Die Maske dient der Erfassung und Pflege der spezifischen Benutzerdaten. Die Registerkarte Allgemein zeigt die allgemeinen Benutzerdaten, wie Name, Vorname, , usw. Sie müssen mindestens die farbig hinterlegten Felder (Pflichtfelder) füllen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit einzustellen, ob Sie eine Mail-Benachrichtigung erhalten möchten, falls in Ihrem Postfach neue Bestellungen eingegangen sind. Diese Maske dient ebenfalls zur Änderung des aktuellen Kennwortes. Sie benötigen dieses Kennwort zur Anmeldung an der Anwendung. Um das Kennwort zu ändern müssen Sie zunächst Ihr aktuelles Kennwort in das Feld Altes Kennwort eingeben. In die Felder Kennwort und Kennwort wiederholen geben Sie anschließend Ihr neues Kennwort ein. Aus Sicherheitsgründen wird Ihnen das eingegebene Kennwort verschlüsselt als Stern (*) dargestellt. Achten Sie bei der Auswahl des Kennwortes auf Groß- und Kleinschreibung. Die Länge muss zwischen 3 und 50 Zeichen liegen. Die Verwendung von Sonderzeichen ist außerdem problemlos möglich. Die Wiederholung des Kennwortes dient zur Bestätigung der gemachten Eingabe. Abb.: Weitere Optionen im Benutzerprofil Auf der Registerkarte Weitere Optionen finden Sie zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten für die Anwendung. Über die Felder Datums- und Zeitformat können Sie einstellen, wie Datums- und Zeitangaben ausgegeben, bzw. validiert werden. Stellen Sie hier den Wert auto ein, werden Datums- und Zeitangaben immer abhängig von der aktuell eingestellten Sprache formatiert. Seite: 32 / 34

33 Weiterhin können Sie im Feld Download-Format Ihr gewünschtes Downloadformat global bestimmen. Jede Bestellung die Sie fortan aus dem System herunterladen wird in dem von Ihnen ausgewählten Format lokal gespeichert werden. Dies gilt sowohl für den Einzel- als auch für den generellen Download aller noch nicht bearbeiteten Bestellungen. Bearbeitungsmöglichkeiten: Button Speichern: Die aktuell angezeigten Daten, bzw. das neue Kennwort, werden gespeichert Postfach Die Einstellungen, die hier geändert werden können, betreffen das gesamte Postfach, d.h. sie sind für alle Benutzer Ihres Postfachs gleich. Je nachdem, welche Funktionsmerkmale Sie gebucht haben, werden hier unterschiedliche Datenblöcke angezeigt. Wenn für Sie beispielsweise die Option Verpackung von Lieferscheinen/Label-Druck aktiviert ist, wird hier der Datenblock NVE Einstellungen angezeigt, wenn Sie das Funktionsmerkmal EAN Generierung gebucht haben, wird hier auch der Block EAN Einstellungen angezeigt. Bearbeitungsmöglichkeiten: Button Speichern: Die aktuell angezeigten Daten werden validiert und gespeichert. Seite: 33 / 34

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