Sourcing-Governance Retained Organisation itsmf-live! Böblingen Jörg Hild, 27. Mai 2011

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1 Sourcing-Governance Retained Organisation Böblingen Jörg Hild, 27.

2 Agenda 1 Ausgangslage: typischer Zustand vieler Sourcingbeziehungen 2 Retained Orgnisation: Mittler zwischen Demand IT und Supply IT 3 Aufgabenspektrum der Retained Organisation 4 Sourcingstrategie bildet den Rahmen für die Governance 5 Outsourcing betrifft alle Mitarbeiter 6 Aktives Change Management unterstützt den Veränderungsprozess 2

3 Typischer Zustand vieler Sourcingbeziehungen Bauchgefühle bestimmen die Gemengelage: Früher war alles besser! Der Kunde fühlt sich übervorteilt. Mitarbeiter, die das Sourcingvorhaben begleitet haben, sind nicht mehr an Bord. Schatten-IT wird aufgebaut. Reporting ist zu umfangreich und trotzdem nicht aussagekräftig. Gremien werden von Vertretern der Vertreter wahrgenommen. Der Kunde verfügt nicht mehr über Detailkenntnisse bzw. das erforderliche technische Know-How. Der Dienstleister wird nicht geführt. Der Kunde geht davon aus, dass der Dienstleister sich selbst managed. 3

4 Fachbereiche Lieferanten (intern/extern) Die Retained Organisation vermittelt zwischen Demand IT und Supply IT Fachbereiche/Anwender IT Lieferant Governance der IT IT-Bedarf Entscheidung IT-Projekte Steuerungsmodell Rückmeldung (an Fachbereiche) Rückmeldung (ans Management) Betrieb 4

5 Wesentliche Aufgaben der Retained Organisation Die Steuerung der Demand IT und die entsprechende Ausrichtung der Supply IT sind wesentliche Aufgaben der Retained Organisation. Vorher Nachher Strukturierung und Standardisierung der Nachfrage optimale Unterstützung der Business-Anforderungen 5

6 Aufgabenspektrum der Retained Organisation Business relationship Vendor Service Service level Change Programme office Service standards & policies Quality, security & compliance Compliance Quality Risk Security Service administration Finance HRM Resource Procurement 6

7 Die Sourcing-Strategie bildet den Rahmen für die Governance-Strukturen Warum? Was? Wo? Wer? Kosten Rechenzentrum Onshore Captive/Shared Service Qualität Netz Nearshore Joint Venture Flexibilität Desktop Service Offshore Extern Verfügbarkeit Applikation Adaptiv Adaptiv Eine klare Zieldefinition macht den Erfolg eines Sourcingvorhabens erst messbar und damit überprüfbar! 7

8 gering gering gering gering taktisch hoch hoch hoch hoch strategisch Die Charakteristik der Sourcingbeziehung hat Einfluss auf die Retained Organisation Enabler Vermittler zwischen Provider und Fachbereich Kommunikationsskills Commodity-Services Outtasking Architekturskills: Standardisierung der IT-Bausteine Einkaufsskills Orchestrierung der verschiedenen Provider (int./ext.) Einkaufsskills 8

9 Outsourcing erfordert eine neues Selbstverständnis aller Beteiligten Verbleibende IT- Mitarbeiter (Retained Organisation) Mitarbeiter, die zum Provider wechseln Anwender Insbesondere die Mitarbeiter der Retained Organisation müssen gezielt ausgewählt und auf ihre neue Rolle vorbereitet werden. 9

10 Veränderungen für die Anwender der IT Kollege Kunde Nachfrager Auftraggeber Konsumieren Hey-Joe-Modus Kostenintransparenz Change Beauftragen Prozesseinhaltung (Lösung, Bestellung,..) Kostentransparenz maximale Forderungen kostensensitive Anforderungen 10

11 Veränderung für die Mitarbeiter, die zum Dienstleister wechseln Kollege Dienstleister Teil des Unternehmens Teil der Lieferkette Best Effort SLA-Einhaltung Hey-Joe-Modus Change Prozesseinhaltung Ist-Kostenumlage intern geschützt marktkonforme Bepreisung Behauptung im Markt individuelle Leistung Leistung der Prozesskette 11

12 Veränderung für die Mitarbeiter, die in der Retained Organization verbleiben Kollege operativ sein: selber machen fragmentierte Teilprozesse Technologie-orientiert Ist-Kostenumlage Lieferant gegenüber Fachseite Status-Quo verwalten reaktiv sein Change Einkäufer und Verkäufer Managen: Umsetzung sicherstellen Servicesicht Service-orientiert Handel Berater der Fachseite Veränderung managen pro-aktiv sein 12

13 Typische Motivationskurve während eines Outsourcingprojektes People Change Management People Change Management unterstützt den Veränderungsprozess Widerstand Commitment Veränderungsprozess unterstützt durch Change Management Versuchen Veränderungsprozess ohne explizites Change Management Schock Hilflosigkeit Neu-Orientierung Akzeptanz Tal der Tränen Wesentliche Komponenten des Change Managements sind: Information, Kommunikation, persönliche Gespräche, Training, Coaching Zeit 13

14 Zusammenfassung Die Retained Organisation vermittelt zwischen Demand IT und Supply IT. Die Retained Organisation muss an die Sourcing-Strategie angepasst sein. Mitarbeiter müssen durch geeignetes Change Management in ihre neue Rolle begleitet werden. 14

15 Vielen Dank! Jörg Hild Partner IT-Sourcing Advisory Telefon: PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Alle Rechte vorbehalten. In diesem Dokument bezieht sich auf die PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt am Main, die eine Mitgliedsgesellschaft der PricewaterhouseCoopers International Limited (IL) ist. Jede der Mitgliedsgesellschaften der IL ist eine rechtlich und wirtschaftlich selbständige Gesellschaft.

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