Kurzanleitung bezüglich erforderlicher Rechnungsdaten

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1 Hinweise RECHNUNGEN FÜR BESTELLUNGEN Lieferantenname Der Lieferantenname muss der Bestellung an -Bezeichnung auf anderen Bestellungen von Colgate/Hill s entsprechen. Wenn sich Ihr in der Bestellung angegebener Lieferantenname oder Ihre Adresse geändert haben, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Colgate/Hill s-beschaffungseinkäufer oder Anforderer in Verbindung, um den Lieferanten-Änderungsprozess zu starten. Lieferantenadresse Lieferanten- -Adresse Umsatzsteuer- Identifikationsnummer des Lieferanten Überweisungsadresse und Bankverbindung Die Lieferantenadresse muss der Bestellung an -Adresse auf anderen Bestellungen von Colgate/Hill s entsprechen. Wenn eine Rechnung von einer Sparte ausgestellt wird, verwenden Sie bitte die Spartenadresse. Wenn sich Ihr in der Bestellung angegebener Lieferantenname oder Ihre Adresse geändert haben, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Colgate/Hill s-beschaffungseinkäufer oder Anforderer in Verbindung, um den Lieferanten-Änderungsprozess zu starten. Bei dieser Information handelt es sich nicht um eine Pflichtangabe. Jedoch wird es uns die Angabe der -Adresse ermöglichen, uns mit Ihnen in die Rechnungsverarbeitung betreffenden Angelegenheiten in Verbindung zu setzen. Colgate/Hill s wird nur Zahlungen an die Überweisungsadresse oder die Bankverbindung vornehmen, die in unserem Lieferantenstammsatz enthalten sind. Wenn Änderungen der Bankverbindung erforderlich sind, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Colgate/Hill s-beschaffungseinkäufer oder Anforderer in Verbindung, um den Lieferanten-Änderungsprozess zu starten. HINWEIS: Die auf per Tungsten übermittelten Rechnungen angegebene Überweisungsadresse oder die Bankverbindung begründet keine Änderungsanforderung an Colgate/Hill s.

2 Rechtliche Einheit von Colgate/Hill s Sie müssen die entsprechende rechtliche Einheit von Colgate/Hill s (Tungsten-Käuferaccount) auswählen, wenn Sie eine Rechnung übermitteln: Vgl. Anhang I am Ende dieses Dokuments zum Zwecke der Zuordnung der rechtlichen Einheiten von Colgate/Hill s in Europa zur entsprechenden Nummer des Tungsten-Käuferaccounts.

3 RECHNUNGEN FÜR BESTELLUNGEN Die Lieferadresse muss mit der Information in der Bestellung übereinstimmen. Hinweise Straßenname, Stadt, Bundesland, Postleitzahl und Staat. Für Webformular-Lieferanten sehen wir die Lieferadresse aus unserer Bestellung als Standardeinstellung vor. Sie müssen den entsprechenden Staat und das Bundesland auswählen. Rechnungsnummer Colgate/Hill s kann nur eine referenzierte Bestellung pro Rechnung verarbeiten. Wenn Sie eine Rechnungsstellung für mehrere Bestellungen vornehmen, muss eine gesonderte Rechnung mit einer unikalen Rechnungsnummer für jede Bestellung übermittelt werden. Rechnungsdatum Die Ein zukünftiges Rechnungsnummer Rechnungsdatum / der Betreff ist nicht zulässig. darf nicht mehr als 16 Bestellung Bestellnummer-Format: Schriftzeichen umfassen. (2-stelliges Präfix 45 oder 75 plus 8 Ziffern) Colgate/Hill s akzeptiert nur die Bezugnahme auf eine Bestellung in jeder Rechnung. Rechnungen, die sich auf mehrere Bestellungen beziehen, werden zurückgewiesen. Sie werden eine - Benachrichtigung von Tungsten erhalten, die über die Änderungen informiert, die notwendig sein werden, um Ihre Rechnungen erfolgreich an Colgate/Hill s übermitteln zu können. Nummer(n) der Einzelpositionen der Bestellung Beschreibung und Produktcode der Güter oder Leistungen (muss mit Einzelpositionen in Bestellung übereinstimmen) Bei jeder Einzelposition, die Colgate/Hill s in Rechnung gestellt wird, muss auf eine Einzelposition aus der Bestellung Bezug genommen werden. Sofern diese Angabe nicht erfolgt, wird Tungsten nach der Vorgabe von Colgate/Hill s folgende Datenübersetzung vornehmen: o Rechnungen für Bestellungen mit einer einzelnen Position werden der Einzelposition in der Bestellung zugeordnet. o Bei Rechnungen mit mehreren Bestellpositionen wird Tungsten versuchen, die Colgate/Hill s Materialnummer ( M ) auf Ihrer Rechnung einer einzelnen Bestellposition zuzuordnen. o Wenn eine M-Nummer auf mehrere Bestellpositionen zutrifft, werden solche Rechnungen zurückgewiesen. Sie werden eine -Benachrichtigung von Tungsten erhalten, die über die fehlende Angabe informiert, die notwendig ist, um Ihre Rechnungen erfolgreich an Colgate/Hill s übermitteln zu können.

4 RECHNUNGEN FÜR BESTELLUNGEN Die Menge der in Rechnung gestellten Artikel muss in Bezug auf die Nummer der Bestellposition jeweils in der Rechnung angegeben werden. Die Währung der Rechnungsstellung muss mit der Währung der Bestellung übereinstimmen. Stückpreis/Kosten Die Maßeinheit muss mit der Maßeinheit der Bestellung übereinstimmen. Eingangsfrachtkosten müssen ggf. ausdrücklich als Einzelposition in der Rechnung angegeben werden. Steuerbetrag, falls vorhanden Hinweise Wenn sich die Rechnung auf eine Bestellung mit 75er- Bestellnummer bezieht, bei der die Maßeinheit eine Währung ist, tragen Sie bitte den Wert der in Rechnung gestellten Leistungen in das Mengenfeld ein und geben sie als Stückpreis eine 1 an. Bitte beachten Sie die folgenden Richtlinien bezüglich der Bestellposition-Nummern: o Bestellungen mit 45er-Bestellnummer: Die Bestellpositionen sind ein Vielfaches von 10 (z. B. 10, 20, 30 etc.) o Bestellungen mit 75er-Bestellnummer: Die Bestellpositionen sind sequentiell (z. B. 1, 2, 3, 4 etc.) Wenn sich die Rechnung auf eine Bestellung mit 75er- Bestellnummer bezieht, bei der die Maßeinheit eine Währung ist, sollte der Stückpreis immer 1 sein. Wenn sich die Rechnung auf eine Bestellung von Leistungen mit 75er-Bestellnummer bezieht (Bestellungen, bei denen die Maßeinheit eine Währung ist), sollten Sie als Maßeinheit die Währung der Bestellung verwenden. Wenn die Frachtkosten nicht im Preis der erworbenen Güter enthalten sind, wird die Colgate/Hill s-bestellung eine einzigartige Bestellposition für alle Frachtkosten enthalten. Bitte verwenden Sie diese Bestellposition-Nummer, um Colgate/Hill s Frachtkosten in Rechnung zu stellen. Wenn die Bestellung keine Einzelposition für die Fracht enthält, setzen Sie sich bitte mit dem Colgate/Hill s-anforderer in Verbindung, damit die Bestellung geändert wird und Sie problemlos Rechnungen übermitteln können. Alle Frachtkosten, die in Ihrer Rechnung als "Sonderposition" aufgeführt sind, müssen vom Anforderer bestätigt werden.

5 Preis-/Mengenrabatte Kurzanleitung bezüglich erforderlicher Preis-/Mengenrabatte sollten nur auf der Ebene der Bestellposition ausgewiesen werden. Wenn ein Rabatt auf der Kopfebene der Rechnung ausgewiesen wird, werden Sie von Tungsten eine Benachrichtigung über die Zurückweisung mit der Aufforderung erhalten, den Rabatt auf der Ebene der Bestellposition auszuweisen. Netto- und Gesamtrechnungsbetrag

6 Hinweise RECHNUNGEN FÜR BESTELLUNGEN Entsprechende Lieferscheinnummer Angaben zum Lieferschein und Lieferdatum sollten in der Rechnung und Lieferdatum nur auf der Ebene der Bestellpositionen erfolgen. Die Beifügung von Anlagen zu Ihrer Zusätzliche Anlagen als Belege für die in Rechnung gestellten Rechnung ist möglich. Beträge können Ihrer Rechnung beigefügt werden. Tungsten sieht folgende Beschränkungen für solche Anlagen vor: o Maximale Anzahl der Anlagen: fünf (5) o Maximale Größe: 12 MB Integrierte Lieferanten beachten hinsichtlich der Beifügung von Anlagen bitte das Tungsten Schulungsvideo. GUTSCHRIFTEN Zusätzlich zu den auf einer Rechnung erforderlichen Angaben o müssen Gutschriften gesondert ausgestellt und ausdrücklich als Gutschrift gekennzeichnet werden. o müssen Gutschriften Bezug nehmen auf: die Original-Bestellung die Original-Rechnungsnummer

7 NICHT BESTELLUNGEN BETREFFENDE RECHNUNGEN Der Name und die -Adresse des Anforderers müssen in allen nicht Bestellungen betreffenden Rechnungen angegeben werden. Hinweise Das ist besonders wichtig für alle abzugsfähigen Rechnungen, die keine Bestellungen betreffen. Nur gültige -Adressen werden akzeptiert. Rechtliche Einheit von Colgate/Hill s Sie müssen die entsprechende rechtliche Einheit von Colgate/Hill s (Tungsten-Käuferaccount) auswählen, wenn Sie eine Rechnung übermitteln. Vgl. Anhang I am Ende dieses Dokuments zum Zwecke der Zuordnung der rechtlichen Einheiten von Colgate/Hill s in Europa zur entsprechenden Nummer des Tungsten-Käuferaccounts. Lieferantenname und -adresse Umsatzsteuer- Identifikationsnummer des Lieferanten Überweisungsadresse und Bankverbindung Die Übereinstimmung mit dem Lieferantennamen in unserem Lieferantenstammsatz muss gegeben sein. Wenn sich Ihr Lieferantenname geändert hat, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Colgate/Hill s-beschaffungseinkäufer oder Anforderer in Verbindung, um den Lieferanten-Änderungsprozess zu starten. Colgate/Hill s wird nur Zahlungen an die Überweisungsadresse oder die Bankverbindung vornehmen, die in unserem Lieferantenstammsatz enthalten sind. Wenn Änderungen dieser Angaben erforderlich sind, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Colgate/Hill s-beschaffungseinkäufer oder Anforderer in Verbindung, um den Lieferanten-Änderungsprozess zu starten. Die auf einer per Tungsten übermittelten Rechnung angegebene Überweisungsadresse oder die Bankverbindung begründet keine Änderungsanforderung an Colgate/Hill s. Diese muss mit Hilfe des obigen Formulars vor der Übermittlung der Rechnung erfolgen. Rechnungsnummer Die Rechnungsnummer / der Betreff darf nicht mehr als 16 Schriftzeichen umfassen. Rechnungsdatum Ein zukünftiges Rechnungsdatum ist nicht zulässig. Beschreibung der Güter oder Leistungen Diese muss für alle Einzelpositionen der Rechnung erfolgen.

8 Die Menge der in Rechnung gestellten Artikel muss in Bezug auf jede Bestellposition in der Rechnung angegeben werden. Kurzanleitung bezüglich erforderlicher Wenn sich die Rechnung auf Leistungen bezieht, sollte der Wert der Leistungen im Mengenfeld angegeben werden und der Stückpreis immer "1 sein. Rechnungswährung Die Rechnungswährung muss der Lieferantenwährung in unserem Lieferantenstammsatz entsprechen. Bei Ausnahmen erfolgt eine Zurückweisung an den Lieferanten, um eine Korrektur vorzunehmen. Stückpreis/Kosten Bei Leistungen ohne Bestellung sollte der Stückpreis immer 1 sein und die Menge dem Wert der erbrachten Leistungen entsprechen. Die Maßeinheit muss mit der Maßeinheit der Bestellung übereinstimmen. Steuerbetrag, falls vorhanden Bei Leistungen ohne Bestellung geben Sie bitte als Maßeinheit jede ein.

9 NICHT BESTELLUNGEN BETREFFENDE RECHNUNGEN Hinweise Preis-/Mengenrabatte Preis-/Mengenrabatte sollten nur auf der Ebene einer Einzelposition in der Rechnung ausgewiesen werden. Wenn ein Rabatt auf der Kopfebene der Rechnung ausgewiesen wird, werden Sie von Tungsten eine Benachrichtigung über die Zurückweisung mit der Aufforderung erhalten, den Rabatt auf der Ebene der Einzelposition auszuweisen. Netto- und Gesamtrechnungsbetrag Die Beifügung von Anlagen zu Ihrer Rechnung ist möglich. GUTSCHRIFTEN Zusätzliche Anlagen als Belege für die in Rechnung gestellten Beträge können Ihrer Rechnung beigefügt werden. Tungsten sieht folgende Beschränkungen für solche Anlagen vor: o Maximale Anzahl der Anlagen: fünf (5) o Maximale Größe: 12 MB Integrierte Lieferanten beachten hinsichtlich der Beifügung von Anlagen bitte das Tungsten Schulungsvideo. Zusätzlich zu den auf einer Rechnung erforderlichen Angaben: o müssen Gutschriften gesondert ausgestellt und ausdrücklich als Gutschrift gekennzeichnet werden. o müssen Gutschriften sich auf die Original-Rechnungsnummer beziehen. Die oben genannten Angaben sind für Colgate/Hill s wichtig und notwendig, um Ihre Rechnung umgehend zu verarbeiten und fristgerecht zu bezahlen. Wenn diese maßgeblichen Informationen in Ihrer Rechnung fehlen, wird Tungsten nicht in der Lage sein, Ihre Rechnung für die Lieferung an Colgate/Hill s zu akzeptieren, sondern wird diese mit einer Angabe des Grundes zurückweisen.

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