MGP METRO Group Account Processing GmbH

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1 METRO/MAKRO C&C REAL MEDIA MARKT SATURN GALERIA KAUFHOF MGP METRO Group Account Processing GmbH Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung PRAKTIKER Deutschland GmbH Stand: Die MGP Metro Group Account Processing GmbH wurde durch die Praktiker Deutschland GmbH mit der Rechnungserfassung, Rechnungsarchivierung und Aufbereitung der Zentralregulierung beauftragt. Durch die permanente Weiterentwicklung der Prozesse im Bereich der Rechnungsabwicklung ist es uns gelungen, die Kosten für alle Beteiligten deutlich zu senken. Über ein zentrales Rechnungsarchiv werden die Rechnungen den Gesellschaften digital/online zur Verfügung gestellt. Ziel ist es, zukünftig alle Vorgänge im Bereich der Rechnungsabwicklung digital bereitzustellen. Daher wird das EDI-Verfahren für den papierlosen elektronischen Datenaustausch im Rechnungsverkehr konsequent genutzt und forciert. Die von MGP bereitgestellten Daten und das digitale Archiv ermöglichen den Vertriebslinien einen weitgehend automatisierten Rechnungsprüfungsprozess. Um zukünftig eine schnelle und fehlerfreie Bearbeitung Ihrer Rechnungen zu ermöglichen, bitten wir ausdrücklich um Beachtung der Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung. Die Richtlinien gelten für alle Unternehmen, die in beigefügter Liste aufgeführt sind. Rechnungen für diese Gesellschaften sind einzureichen bei: MGP Metro Group Account Processing GmbH, Kehl Die Gesellschaften der Praktiker Deutschland GmbH werden weiterhin, auch nach ihrem Börsengang und der Übernahme Max Bahr über MGP abgewickelt. 1. Rechnungseinreichung per EDI Um alle Vorteile voll nutzen zu können, legen wir großen Wert darauf, die Rechnungsabwicklung mit Ihnen im papierlosen elektronischen Datenaustauschverfahren durchzuführen. Metro MGP bietet Ihnen hierfür unterschiedliche EDI-Verfahren an: EDI-Classic EANCOM 97 (D.96A), EANCOM2002 (D.01B ab ) mit eigenem EDI-Konverter oder die Internetlösung (WebEDI) MEC. Informationen dazu finden Sie im Internet unter und Bei Fragen zu den EDI-Verfahren bzw. zur Abstimmung von Testdaten setzen Sie sich bitte direkt mit unserer EDI-Abteilung in Kehl, Tel. +49 (0) oder in Verbindung. Wir bitten Sie, schnellstmöglich eine dieser elektronischen Möglichkeiten zur Rechnungsabwicklung zu nutzen.

2 2. Einreichung von Papierrechnungen Sollten Sie nicht sofort auf eine papierlose Einreichung umstellen können, gelten folgende Richtlinien, die Sie bitte im Interesse einer reibungslosen Rechnungsabwicklung unbedingt beachten sollten Rechnungseinreichung: Originalrechnungen Bitte reichen Sie nur Originalrechnungen (ohne Durchschlag / Kopie), ausgestellt in Euro, unverzüglich nach erfolgter Lieferung bei MGP ein. Mehrseitige Rechnungen Bei mehrseitigen Rechnungen stellen Sie bitte sicher, dass die Seiten voneinander getrennt und nicht geheftet sind. Die Seiten sind nach Seitenzahl aufsteigend zu sortieren. Folgende Angaben sind auf den Folgeseiten erforderlich: Ihr Firmenname Rechnungsnummer Seitennummer Vorfaktura Druckqualität Vorfakturierte Rechnungen (Rechnungsdatum liegt vor dem Lieferdatum) werden nicht akzeptiert. Die Rechnungen werden gescannt und den Vertriebslinien digital/online zur Verfügung gestellt. Weiterhin erfolgt eine automatische Extraktion der Rechnungsdaten. Daher ist eine gute Druckqualität unabdinglich um Fehler und Reklamationsaufwand zu vermeiden. Dunkel oder farblich hinterlegte Felder sind auf den Rechnungsformularen möglichst zu vermeiden. Doppelseitiger Druck Doppelseitig bedruckte Belege können nicht verarbeitet werden Rechnungsinhalte: Rechnungsaussteller (1) GLN Ihrer Firma (1) Ihre Lieferantennummer (2) USt-ID bzw. Steuernummer des Rechnungsausstellers (11) Rechnungsnummer (5) Komplette Firmierung und Anschrift Ihrer Firma Angabe Ihrer 13-stelligen GLN Angabe Ihrer Praktiker-Lieferantennummer inkl. Prüfziffer (6-stellig) Ihre USt-ID bzw. Steuernummer. Sie muss immer auf der Vorderseite der Rechnung angegeben sein. Eindeutig bezeichnete Rechnungsnummer unter der Bezeichnung Rechnungsnummer, Belegnummer. Bitte beachten Sie in diesem Falle, dass die auf dem Beleg angegebene Rechnungsnummer bei Schriftverkehr (Mahnungen etc.) immer vollständig angegeben werden muss. Rechnungsdatum (5) Eindeutig bezeichnetes Rechnungsdatum unter der Bezeichnung Rechnungsdatum, Belegdatum.

3 2.2. Rechnungsinhalte (Fortsetzung): Rechnungsanschrift (3) Liefer-/Leistungsempfänger (4) GLN des Liefer- /Leistungsempfängers (4) Lieferscheinnummer (6) Liefer-/Leistungsdatum (7) Komplette Firmierung des Rechnungsempfängers z. B. Praktiker Deutschland GmbH Komplette Adresse (Straße, PLZ, Ort) der Rechnungsanschrift. Angabe der Adresse des Liefer-/Leistungsempfängers Die Adresse muss vollständig sein (Straße, PLZ, Ort). Angabe der 13-stelligen GLN des Liefer-/Leistungsempfängers Die aktuellen GLN finden Sie unter Angabe der Lieferscheinnummer unter eindeutiger Bezeichnung z. B. Lieferschein-Nr., LS-Nr.. Angabe des Zeitpunktes der Lieferung oder Leistung unter eindeutiger Bezeichnung z. B. Lieferdatum, Lieferzeitraum. Auftragsnummer (12) Angabe der Praktiker-Auftragsnummer unter eindeutiger Bezeichnung z. B. Auftragsnummer, Ordernummer. Artikel-GTIN-Nummer (8) Pfand/Leergut (15) Fracht/Verpackung (13) Nettobetrag (9) MwSt-Satz (9) MwSt-Betrag (9) Bruttobetrag (10) Hinweis auf Konditionsvereinbarung (14) Angabe GTIN bei den Rechnungspositionen. Der Gesamtwert des Leergut/Pfand pro MwSt-Satz ist getrennt vom Warenwert aufzuführen Der Gesamtwert der Fracht/Verpackung pro MwSt-Satz ist getrennt vom Warenwert aufzuführen Gesamtnettobetrag pro MwSt-Satz (excl. MwSt): MwSt-Satz in Prozent Gesamt-MwSt-Betrag pro MwSt-Satz Gesamtbruttoendbetrag der Rechnung incl. MwSt. Aufgrund der Vielzahl der Hinweistexte möchten wir darum bitten den durch das Bundesfinanzministerium vorgegebenen Text Es bestehen Bonus- oder Rabattvereinbarungen zu verwenden. Die entsprechenden Filial- oder Marktdaten entnehmen Sie bitte unserer aktuellen Rechnungs- und Lieferanschriftenliste. Die aktuellen Marktdaten finden Sie im Internet unter 3. Differenzbearbeitung/Belastungsanzeigen Werden bei der Rechnungsprüfung von Praktiker Rechnungsdifferenzen festgestellt, so werden diese in Form von Belastungsanzeigen (Abzug für den Lieferanten) bzw. Rückzahlungsanzeigen (Gutschrift für den Lieferanten) bei der Rechnungsregulierung berücksichtigt.

4 4. Konditionskürzungen Bei der Rechnungsregulierung werden die jeweils vereinbarten Rechnungslistenabzüge (RLA) laut Konditionsvereinbarung mit der Praktiker Deutschland GmbH, (z. B. Skonto, Bonus, Werbung, Marketing usw.) in Abzug gebracht. Des Weiteren wird das im PIAG-Rahmenvertrag vereinbarte PIAG-Entgelt bei der Regulierung gekürzt. Alle gekürzten Konditionen werden im PIAG-Inkassoavis, für Sie nachvollziehbar, einzeln dargestellt. Bitte beachten Sie, dass diese Konditionen nicht auf Ihren Rechnungen aufgeführt werden, da dies zu Doppelkürzungen führen würde (dies gilt auch für Skonto). Sollten Sie zusätzlich zum Zahlungsziel für spezielle Aufträge eine Valuta gewähren, so ist diese gesondert aufzuführen. 5. Reklamationsbearbeitung Bei Fragen oder Reklamationen zu den verschiedenen Regulierungspunkten wenden Sie sich bitte an folgende Stellen: a. Reklamationen zu Warenrechnungen Anfragen zur Regulierung von Warenrechnungen sind schriftlich unter Angabe Ihrer Praktiker Lieferantennummer an MGP zu richten. Reichen Sie unter mehreren Praktiker-Lieferantennummern Rechnungen bei uns ein, so sind auch die Reklamationsschreiben/Mahnungen getrennt nach diesen Nummern zu erstellen. Rechnungsnummer, -datum, -betrag (inkl. MwSt) und Filiale/Betrieb müssen je gemahnter Position angegeben sein. Bitte versenden Sie mit den Mahnschreiben keine Rechnungskopien. Diese werden bei fehlender Originalrechnung von uns separat angefordert. Wir sind bestrebt Ihre Mahnungen schnellstmöglich zu bearbeiten. Aus diesem Grunde ist es wichtig, dass wir von Ihnen nur echte Mahnungen erhalten. Routinemäßig zugeschickte Kontoauszüge/OP- Listen, die den oben aufgeführten Anforderungen nicht entsprechen, können wir leider nicht bearbeiten. b. Reklamationen zu Belastungsanzeigen Da MGP zu den Inhalten von Belastungsanzeigen keine konkreten Informationen vorliegen, sind Rückfragen direkt an die zuständigen Rechnungsprüfungsstellen der Praktiker Deutschland GmbH zu richten. c. Reklamationen zu Konditionskürzungen Bei Unstimmigkeiten in der Kürzung von Konditionen laut Konditionsvereinbarung mit Praktiker Deutschland GmbH bzw. Max Bahr, wenden Sie sich bitte direkt an den zuständigen Einkäufer. Bei Fragen zum PIAG-Entgelt laut PIAG-Rahmenvertrag setzen Sie sich bitte direkt mit der Praktiker International AG (PIAG), Aspermontstr. 24, CH-7006 Chur in Verbindung. d. Reklamationen zu Kostenrechnungen Da die Erfassung und Archivierung von Kostenrechnungen nicht durch MGP erfolgt, sind auch die Mahnungen analog des Rechnungsversandes weiterhin direkt an die einzelnen Gesellschaften der Praktiker Deutschland GmbH zu richten. 6. Bezahlung der Rechnungen Alle bei Metro MGP verarbeiteten Daten werden an die PIAG weitergeleitet und von dort zum gewichteten Zahlungstermin bezahlt. Bei Fragen zu den Organisationsrichtlinien wenden Sie sich bitte an unser Lieferantenservice, Tel. +49 (0)

5 Bitte informieren Sie die zuständigen Stellen in Ihrem Hause über die Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung. Wir bedanken uns schon heute für die Beachtung der Richtlinien. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass es bei Nichtbeachtung der Organisationsrichtlinien zu Zahlungsverzögerungen kommen kann. MGP Metro Group Account Processing GmbH Geschäftsleitung Anlagen: Liste der betroffenen Gesellschaften Musterrechnungen mit erforderlichen Angaben Checkliste Stand

6 Gesellschaften der Praktiker Deutschland GmbH, die über die Metro MGP abgewickelt werden Stand Baumärkte Praktiker Deutschland GmbH Praktiker Baumärkte GmbH Praktiker GmbH Praktiker 4. Baumärkte GmbH Praktiker Baumärkte GmbH extra Bau + Hobby Großhandel Max Bahr Holzhandlung GmbH & Co. KG Wandsbeker Zollstraße Hamburg Max der kleine Baumarkt GmbH Wandsbeker Zollstraße Hamburg Batiself S. A. B. P. 72 LU-3801 Schifflange

7 Musterrechnung Klaus Mustermann Musterstrasse Musterhausen GLN 43../. (1) Praktiker Deutschland GmbH (3) Rechnungs-Nr. XXXXX (5) GLN (3) Rechnungs-Datum ( 5) (3) Lieferschein-Nr. XXXXX ( 6) Lieferdatum (7) (3) Kunden-Auftragsnr. XXXXXXXXX (12) Prak.-Lief.Nr. XXXXX / X (2) Lieferanschrift: Praktiker, Munzinger Str. 6, Freiburg, GLN (4) Menge Artikel/GTIN-Nummer Einzelpreis Gesamtpreis 20 Artikelbezeichnung1 GTIN (8) 5,95 119,00 10 Artikelbezeichnung2 GTIN (8) 2,00 20,00 Warenwert (9) Pfand Leergut(15) Fracht Verp.(13) Gesamtnetto Betrag (9) MwSt Betrag (9) MwSt Prozent(9) Gesamtbrutto Betrag (10) 119,00 1,50 2,50 123,00 23,37 19,00 146,37 20,00 3,00 23,00 1,61 7,00 24,61 170,98 (10) Es bestehen Bonus- oder Rabattvereinbarungen (14) Bankverbindung: Volksbank Musterhausen, KTO , BLZ Steuernummer / Umsatzsteuer-Identifikationsnummer DE (11)

8 MUSTER DARSTELLUNG PFAND/LEERGUT /1 Prakt.-Nr.: Blatt 1 Lieferant Telefon Muster AG Pfandstrasse Köln Bitte bei Zahlung und Rückfragen angeben Beleg-Nummer Beleg-Datum Valuta/Fälligkeit Rechnungsanschrift GLN: Lieferanschrift GLN: Praktiker Deutschland GmbH Praktiker Auftrag Lieferdaten BKZ 7346 Munzinger Str. 6 Nr Lieferschein Nr Freiburg Datum Lieferdatum Artikel-Nr. Artikelbezeichnung GTIN GTIN-Menge Einzelpreis Abzüge MwSt Netto-Wert K Artikel KAS 10,00 19% 100, Artikel FL 5,00 19% 50, Artikel KIS 7,00 7% 700,00 Leergutabrechnung: Kasten 10 KAS 3,00 19% 30, Flaschen 10 FL 0,30 19% 3, Kisten 100 KIS 0,50 7% 50,00 Pfandwert excl. MwSt 33,00 19% Pfandwert excl. MwSt 50,00 7% Warenwert Netto-Betrag MWSt MWSt-% Endbetrag K 150,00 700,00 183,00 750,00 34,77 52,50 19% 7% 217,77 802,50 oder 1.020,27 Leergutabrechnung: Kasten 10 KAS 3,00 19% 30, Flaschen 10 FL 0,30 19% 3, Kisten 100 KIS 0,50 7% 50,00 Warenwert Pfand vor Aufschl. MwSt. Netto-Betrag MWSt MWSt-% Endbetrag K 150,00 700,00 33,00 50,00 183,00 750,00 34,77 52,50 19% 7% 217,77 802, ,27 Bitte beachten Sie, dass der Netto-Gesamtwert der Rechnung (incl. Pfand, Basis für MwSt) immer angegeben werden muss!!