Prozessordnung Unterschriftsvollmachten

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1 Prozessordnung Unterschriftsvollmachten Gliederung: 0 Grundlagen Zielstellung Geltungsbereich Vorbemerkungen und Wirkung einer Unterschriftsvollmacht Unterschriften zur Außenvertretung Unterschriften im Innenverhältnis - betriebsinterner Schriftwechsel Unterschriften und Mindestangaben in s Führen von Rundstempeln Schlussbestimmungen... 8 Anlagen: 1 Allgemeine Systematik Umfang der Bevollmächtigten 2 Unterschriftsvollmacht für bsw-leiter Beispiel 3 Terminologie zu Tätigkeitsbezeichnungen im bsw 4 Beispiele zu Unterschriften und Mindestangaben in s Diese Ordnung umfasst 8 Seiten Text und 5 Seiten Anlagen. Prozessordnung Unterschriftsvollmachten /

2 0 Grundlagen Zur Vereinfachung wurde darauf verzichtet, bei Personen- oder Funktionsbezeichnungen zusätzlich auch die weibliche oder männliche Form mit anzugeben. Selbstverständlich sind immer beide Geschlechter gemeint. 1 Zielstellung Ziel der vorliegenden Unterschriftsordnung ist, die grundsätzlichen Unterschriftsbefugnisse im Innenverhältnis (für betriebsinternen Schriftwechsel) sowie im Außenverhältnis (Außenvertretung des bsw gegenüber Dritten) der - Geschäftsleitung - bsw-leiter/regionalleiter und Schulleiter Ersatzschulen - bsw-regionalkoordinatoren - bsw-referenten - und weiterer Unterschriftsberechtigter in Übereinstimmung mit den arbeitsvertraglichen Regelungen zu fixieren und hinsichtlich der zu verwendenden Terminologie festzulegen. Daraus abgeleitet soll Rechtssicherheit bei den beteiligten Personen entstehen und die Ordnungsmäßigkeit und Qualität von Arbeitsabläufen gesichert werden. Individuell erteilte Vollmachten (z.b. für ein einzelnes Rechtsgeschäft) sind möglich. 2 Geltungsbereich Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft e. V. - e. V. Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft ggmbh - ggmbh bsw Beratung, Service & Weiterbildung GmbH - GmbH Die nachfolgend dargestellte Systematik der Vollmachten orientiert sich an der gegenwärtig vorhandenen Aufbau- und Ablauforganisation der einzelnen Firmen. Führen strukturelle Veränderungen in den Organisationen gleichzeitig zu veränderten Aufgabengebieten und Tätigkeitsbezeichnungen von Mitarbeitern, sind die zu erteilenden Vollmachten für diese Mitarbeiter in die jeweilige Vollmachtsebene einzuordnen und neu auszufassen. 3 Vorbemerkungen und Wirkung einer Unterschriftsvollmacht Mit Inkrafttreten dieser Unterschriftsordnung werden zusätzlich die formellen Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und weiterer gesetzlicher Bestimmungen zur rechtsverbindlichen Zeichnung von Bevollmächtigten mit umgesetzt. Das HGB unterscheidet drei Stufen der Vertretung, die sich neben dem Umfang der Bevollmächtigungen selbst ( 48 HGB ff.) zusätzlich in den formellen Anforderungen der Unterschriftsleistung im Außenverhältnis widerspiegeln: 1. Stufe: Geschäftsführer zeichnen rechtsverbindlich durch ihre Unterschrift. Geschäftsführer sind im Handels- oder Vereinsregister eingetragen. Prozessordnung Unterschriftsvollmachten /

3 2. Stufe: Prokuristen zeichnen rechtsverbindlich zusätzlich zur Unterschrift mit dem Zusatz ppa. (per procura 51 HGB) vor dem Namenszug. Prokuristen sind im Handels- und Vereinsregister eingetragen. 3. Stufe: Handlungsbevollmächtigte zeichnen rechtsverbindlich zusätzlich zur Unterschrift mit dem Zusatz i. V. (in Vollmacht 57 HGB) vor dem Namenszug. Der Empfänger einer Willenserklärung des Vertreters kann sich bei o. g. formellen Zeichnungen auf die vorhandene Vertretungsvollmacht und die damit eintretende Rechtsverbindlichkeit berufen. Der Vertretene kann den Umfang einer Vollmacht im Innenverhältnis durch eine Vollmachtsurkunde beschränken. Der Vertreter darf dann auch nur im Rahmen der ihm erteilten Vollmachtsurkunde (des Vertretenen) tätig werden. Wer ohne Vertretungsvollmacht für den Vertretenen Erklärungen im Außenverhältnis abgibt und dabei nicht auf seine nur beschränkte bzw. nicht bestehende Vertretungsmacht hinweist, macht sich im Innenverhältnis, neben arbeitsrechtlichen Konsequenzen, ggf. schadenersatzpflichtig. Allgemein gilt nach BGB: Handelt eine Person als Vertreter ohne Vollmacht, so entstehen Haftungsansprüche des Dritten gegenüber dem Vertreter ( 179 BGB). Diese Ansprüche können z. B. auf Erfüllung des einzelnen Rechtsgeschäfts lauten. Auch Schadensersatzansprüche wegen Nichterfüllung sind möglich. Der scheinbar Vertretene (der die Vollmacht eben nicht erteilt hat) ist bei diesen Anspruchsgrundlagen i. d. R. außen vor. Abzugrenzen vom Sachverhalt der Vertretung ist die im Auftrag überbrachte Willenserklärung eines Dritten durch bzw. über einen Boten. Eine Unterschriftsleistung mit dem Zusatz i. A. (im Auftrag) wird im allgemeinen Rechtsverkehr einerseits als Handeln eines Boten angesehen, andererseits wird diese Form der Zeichnung aber auch als Bevollmächtigung verwendet. 4 Unterschriften zur Außenvertretung 4.1 Unterschriften der Geschäftsleitung Entsprechend ihrer Berufung besitzen die Geschäftsführer (GF) Alleinvertretungs- oder Gemeinschaftsvertretungsvollmacht. Die Mitglieder der Geschäftsleitung (MGL) zeichnen gemäß ihrer Bevollmächtigung als Prokurist oder Handlungsbevollmächtigter für die im Abschnitt 2 Geltungsbereich genannten Firmen. Der Umfang der Bevollmächtigung wird arbeitsvertraglich mittels Vollmachtsurkunde begrenzt und erfolgt in Analogie des in der Anlage 1 aufgeführten rechtsgeschäftlichen Handlungsrahmens. Prokuristen zeichnen gemeinschaftlich (Vier-Augen-Prinzip) mit einer weiteren bevollmächtigten Person gemäß den Abschnitten mit dem Zusatz ppa.. Handlungsbevollmächtigte zeichnen entsprechend, jedoch mit dem Zusatz i. V.. Bei Gemeinschaftsvertretung zeichnen beide im Schriftbild auf gleicher Höhe. Jeweils links zeichnet der in der Hierarchie Übergeordnete. Geschäftsführer und die Mitglieder der Geschäftsleitung zeichnen auf dem nach dem Corporate Design Handbuch festgelegten Briefbogen in Geschäftsbriefen wie folgt: Prozessordnung Unterschriftsvollmachten /

4 Beispiel 1 Geschäftsführer Beispiel 2 Geschäftsführer ppa. Mitglied der Geschäftsleitung Beispiel 3 ppa. i. A. Mitglied der Geschäftsleitung Sachbearbeiterin Vereinfachungsregel: Sind Unterschriften außerhalb von Geschäftsbriefen (z. B. in Angeboten, Verträgen oder sonstigen Schriftstücken) zu leisten, gelten die zuvor genannten Grundsätze entsprechend. Erleichternd kann jedoch außerhalb von Geschäftsbriefen im Unterschriftsblock auf die Angabe des Namens und der Funktion, ggf. des Bildungszentrums (siehe weiter unten) verzichtet werden, soweit im Formularwesen des bsw nichts anderes bestimmt ist. Diese Vereinfachung gilt gleichermaßen für alle anderen Unterschriftsbevollmächtigten der nachfolgenden Abschnitte 4.2 bis 4.5 mit. Die formellen Zusätze (ppa., i. V., i. A.) erfolgen dann handschriftlich. 4.2 Unterschriften der bsw-leiter/regionalleiter und Schulleiter Ersatzschulen bsw-leiter/regionalleiter und Schulleiter Ersatzschulen erhalten Handlungsvollmacht und zeichnen mit dem Zusatz i. V. gemeinschaftlich mit einer Person aus der Geschäftsleitung (GF/MGL), einem bsw-regionalkoordinator oder einer weiteren unterschriftsbevollmächtigten Person nach Abschnitt 4.5. Der Umfang der Bevollmächtigung der bsw-leiter/regionalleiter und Schulleiter Ersatzschulen wird arbeitsvertraglich mittels Vollmachtsurkunde (vgl. Anlage 2) begrenzt und erfolgt in Analogie des in der Anlage 1 aufgeführten rechtsgeschäftlichen Handlungsrahmens. Im Schriftbild zeichnen beide auf gleicher Höhe. Jeweils links zeichnet der in der Hierarchie Übergeordnete. Die Zeichnung erfolgt in Geschäftsbriefen auf dem nach dem Corporate Design Handbuch festgelegten Briefbogen wie folgt (siehe auch Vereinfachungsregel in Abschnitt 4.1): Beispiel 1 i. V. i. A. Regionalleiter Westsachsen Regionalkoordinator Bildungszentrum Plauen Prozessordnung Unterschriftsvollmachten /

5 Beispiel 2 i. V. i. A. Schulleiter Ersatzschulen Sachbearbeiterin Bildungszentrum SGW Reichenbach Bildungszentrum SGW Reichenbach 4.3 Unterschriften der bsw-regionalkoordinatoren bsw-regionalkoordinatoren erhalten Vollmacht und zeichnen mit dem Zusatz i. A. gemeinschaftlich mit einer Person aus der Geschäftsleitung (GF/MGL), einem bsw-leiter/ Regionalleiter oder einer weiteren bevollmächtigten Person (siehe Abschnitt 4.5). Der Umfang der Bevollmächtigung der bsw-regionalkoordinatoren wird arbeitsvertraglich mittels Vollmachtsurkunde begrenzt und erfolgt in Analogie des in der Anlage 1 aufgeführten rechtsgeschäftlichen Handlungsrahmens. Im Schriftbild zeichnen beide auf gleicher Höhe. Jeweils links zeichnet der in der Hierarchie Übergeordnete. Die Zeichnung erfolgt in Geschäftsbriefen auf dem nach dem Corporate Design Handbuch festgelegten Briefbogen wie folgt (siehe auch Vereinfachungsregel in Abschnitt 4.1): Beispiel i. A. i. A. Regionalkoordinator Sachbearbeiterin Bildungszentrum Plauen Bildungszentrum Plauen 4.4 Unterschriften bsw-referenten und Koordinatorin WP/GP Die Referenten für Öffentlichkeitsarbeit, Personalwesen, Qualitätsmanagement/Arbeitssicherheit und die Koordinatorin für wirtschafts- und gesellschaftspolitische Bildungsarbeit (Schule/Wirtschaft) zeichnen für ihren Verantwortungsbereich gemeinschaftlich mit einer Person der Geschäftsleitung (GF/MGL) mit dem Zusatz i. A.. Die Referenten zeichnen in Geschäftsbriefen jeweils rechts auf den Briefbögen der Geschäftsleitungen für die im Geltungsbereich dieser Ordnung genannten Firmen wie folgt (siehe auch Vereinfachungsregel in Abschnitt 4.1): Beispiel 1 Geschäftsführer i. A. Sicherheitsingenieur Beispiel 2 ppa. i. A. Mitglied der Geschäftsleitung Personalreferent Die Koordinatorin für wirtschafts- und gesellschaftspolitische Bildungsarbeit zeichnet in Geschäftsbriefen jeweils rechts auf dem Briefbogen Schule/Wirtschaft wie folgt (siehe auch Vereinfachungsregel in Abschnitt 4.1): Prozessordnung Unterschriftsvollmachten /

6 Beispiel 3 Geschäftsführer i. A. Koordinatorin für wirtschafts- und gesellschaftspolitische Bildungsarbeit Ausschließlich im Personalwesen gilt für den aufgabenbezogenen Schriftwechsel mit Sozialversicherungsträgern, Krankenkassen, Agenturen und sonstigen Institutionen sowie Bewerbern nachfolgend dargestellte zusätzliche Unterschriftskombination: Beispiel 4 i. A. i. A. Personalreferent Sachbearbeiterin Personalwesen 4.5 Unterschriften weiterer Unterschriftsberechtigter Zur vollständigen Gewährleistung des Vier-Augen-Prinzips und zur Verbesserung der Arbeitsfähigkeit gibt es weitere Unterschriftsberechtigte. Weitere Unterschriftsbevollmächtigte erhalten eine arbeitsvertragliche Unterschriftsvollmacht zur gemeinschaftlichen Zeichnung mit einer bevollmächtigten Person gemäß den Abschnitten 4.1 bis 4.3. Der Vollmachtsinhaber ist nur berechtigt, eine sogenannte zweite Unterschrift zu leisten. Dem Vollmachtsinhaber kommt in diesem Sinne keine eigene Zuständigkeit zu. Vielmehr leitet sich diese nur von demjenigen ab, der die zweite Unterschrift erbittet. Weitere Unterschriftsbevollmächtigte sind in der Regel Bildungskoordinatoren, Sekretärinnen und Sachbearbeiterinnen mit Finanzverantwortung sowie alle sonstigen Mitarbeiter der Geschäftsstelle/des Dienstleistungscenters (vgl. Anlage 3 Terminologie zu Tätigkeitsbezeichnungen im bsw). Weitere Unterschriftsbevollmächtigte zeichnen in Geschäftsbriefen jeweils rechts auf dem nach dem Coporate Design Handbuch festgelegten Briefbogen mit dem Zusatz i. A. wie folgt: Beispiel i. A. i. A. Regionalkoordinator Sachbearbeiterin Bildungszentrum Plauen Bildungszentrum Plauen 5 Unterschriften im Innenverhältnis - betriebsinterner Schriftwechsel Für betriebsinternen Schriftwechsel (z. B. Aufträge, Arbeitsanweisungen oder sonstige Informationen an Mitarbeiter) sind die handschriftlichen Zusätze (ppa., i. V., i. A.) nicht erforderlich. Gleiches gilt für Unterschriftenkürzel bzw. Signum. Für viele innerbetriebliche Vorgänge (z. B. Investitionsantrag, Reisekostenabrechnungen) ergibt sich die Unterschriftserfordernis aus den weiteren innerbetrieblich festgelegten Regelungen (Finanzordnung, Reisekostenordnung, QM-Auswertungs- oder Beurteilungsbögen) mit dem zugehörigen Formularwesen. Prozessordnung Unterschriftsvollmachten /

7 Für betriebsinternen Schriftwechsel gilt die gemeinschaftliche Unterschriftsleistung (Vier- Augen-Prinzip) nicht, mit einer Ausnahme: Für zahlungswirksamen innerbetrieblichen Schriftwechsel (z. B. Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe oder bei sonstiger innerbetrieblicher Leistungsverrechnung) gilt das Vier-Augen-Prinzip uneingeschränkt. 6 Unterschriften und Mindestangaben in s Grundsätzlich gilt bis auf Weiteres die Festlegung, dass rechtsverbindliche Erklärungen sowie Angebote oder sonstige Geschäftsbriefe nur auf einem gültigen Briefbogen des jeweiligen Unternehmens an Dritte übergeben werden. In jeder ausgehenden ist unterhalb der Unterschriftsleiste ein sichtbarer Hinweis zur Rechtsverbindlichkeit mit den gesellschaftsrechtlichen Zusätzen gemäß Anlage 4 anzuhängen. Damit keine Widersprüche hinsichtlich der Rechtsverbindlichkeit der Erklärungen beim Empfänger entstehen, entfällt die Angabe i. V. oder i. A. für Bevollmächtigte im Namenszug vollständig. Alle Mitarbeiter mit eigener zeichnen in s mit Einzelsignatur des Schreibenden wie folgt: Beispiel 1 Max Mustermann Regionalkoordinator Bildungszentrum Musterstadt (Bezeichnung gemäß Arbeitsvertrag) Beispiel 2 Max Mustermann Sozialpädagoge Bildungszentrum Musterstadt (Bezeichnung gemäß Arbeitsvertrag) Beispiel 3 Max Mustermann Projektmitarbeiter Bildungszentrum Musterstadt (Bezeichnung gemäß Arbeitsvertrag) Die Angabe der Tätigkeitsbezeichnung erfolgt entsprechend den arbeitsvertraglichen Vereinbarungen in Anwendung der Terminologie zu Tätigkeitsbezeichnungen im bsw. Die Einrichtung des in einer vorgeschriebenen Standardanhangs gemäß Anlage 4 erfolgt in Abstimmung mit der EDV-Abteilung des Dienstleistungscenters. 7 Führen von Rundstempeln Ersatzschulen: Für Zertifikate, Urkunden, Bestätigungen etc. werden in den Ersatzschulen zusätzlich Rundstempel manuell verwendet. Die Verwendung bzw. der Einsatz von Rundstempeln wird arbeitsvertraglich mit der jeweiligen Unterschriftsvollmacht und in Einklang mit dem gültigen Corporate Design des bsw geregelt. Prozessordnung Unterschriftsvollmachten /

8 bsw-leistungsstellen: Die Verwendung von Rundstempeln in den bsw-leistungsstellen ist für Zertifikate und Urkunden gemäß dem gültigen Corporate Design Handbuch bereits in den Druckvorlagen mit vorgesehen. Soweit weitere Rundstempel zum manuellen Einsatz kommen, wird die Verwendung bzw. der Einsatz arbeitsvertraglich mit der jeweiligen Unterschriftsvollmacht und in Einklang mit dem gültigen Corporate Design des bsw festgelegt. 8 Schlussbestimmungen 8.1 Inkrafttreten/Außerkrafttreten Diese Änderungsfassung tritt mit Wirkung ab 1. November 2007 in Kraft. Die Unterschriftsordnung in der Änderungsfassung vom 1. Januar 2005 tritt außer Kraft. 8.2 Aktualisierung Für Änderungen und die jährliche Aktualisierung sind die Geschäftsleitungen der im Geltungsbereich unter Abschnitt 2 genannten Firmen verantwortlich. 8.3 Intranet Die Unterschriftsordnung wird im bsw-intranet eingestellt und damit den Verantwortlichen verfügbar gemacht. Heiko Prötzsch Geschäftsführer Jörg Lehmann Mitglied der Geschäftsleitung Prozessordnung Unterschriftsvollmachten /

9 Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft QM-Dok ; Anlage 1 gemäß Punkt 4 Allgemeine Systematik Umfang der Bevollmächtigten Prozessordnung Unterschriftsvollmachten /

10 Geschäftsführer und Mitglieder der Geschäftsleitung bsw-leiter/regionalleiter/ Schulleiter bsw-koordinatoren Weitere Unterschriftsbevollmächtigte bsw-referenten Prozessordnung Unterschriftsvollmachten / ppa. / i.v. i.v. i.a. i.a. i.a. Geltungsbereich/Einschränkungen I. Arbeitgeberfunktion in dringenden Fällen RV - - ZU ZU ZU nur Mitarbeiter Personalwesen II. Angebote/Anträge an a) Agenturen (ARGEN, opt. LK) auf Basis von Werk- oder Dienstleistungsverträgen (auch aus Ausschreibungen) RV RVb 20 T ZU ZU ZU je Einzelvorgang/je Angebot als Gesamtumfang der Leistung b) sonstige Dritte auf Basis von Werk- oder Dienstleistungsverträgen (inkl. Ausschreibungen) RV RVb 20 T ZU ZU ZU je Einzelvorgang/je Angebot als Gesamtumfang der Leistung c) Beantragung von Förderleistungen, ohne Anträge Projektförderungen an Ministerien, SAB, EU siehe II. e) RV RVb 20 T ZU ZU ZU je Einzelvorgang/je Angebot als Gesamtumfang der Leistung d) Teilnehmerverträge mit Privatpersonen (natürlichen Personen) RV RVb 20 T RVb 3 T ZU - e) Beantragung von Zuwendungen für Projektförderungen an Ministerien, SAB, EU und Consultingunternehmen RV III. Verträge a) mit Auftraggebern aus II.a)+b) auf Basis von Werk- oder Dienstleistungsverträgen inkl. Nachträge RV RVb 20 T ZU ZU ZU je Einzelvorgang/je Vertrag als Gesamtumfang der Leistung b) in Form einer BGB-Gesellschaft (bei Bieter-/Arbeitsgemeinschaften) oder Konsortialverträge inkl. Nachträge RV je Einzelvorgang/je Vertrag als Gesamtumfang der Leistung IV. Rechtsverbindlicher Schriftwechsel im Rahmen der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit a) bestehender Werk- oder Dienstleistungsverträge mit Auftraggebern aus II.a)+b) RV RV RV ZU ZU b) rechtskräftiger Bescheide für Projektzuwendungen aus II.c) (Fördergeschäft) RV c) zur Übergabe von Rechnungen, Unterlagen, Nachweisen und allgemeinen Informationen an Auftraggeber aus II.a)+b) RV RV RV ZU ZU d) zur Übergabe von Unterlagen, Nachweisen und allgemeinen Informationen an Unterauftragnehmer RV RV RV ZU ZU e) zur Übergabe von Informationen und Werbeaktionen an bestehende/ggf. künftige Geschäftspartner RV RV RV ZU ZU f) Bestätigungen/Erklärungen in Berichten/Protokollen bei dezentralen Überprüfungen durch Institutionen RV RV RV ZU ZU V. Verträge mit Auftragnehmern a) als freie Mitarbeiter (Referentenverträge) RV RVb 2 T RVb 1 T ZU - je Einzelvorgang/je Vertrag als Gesamtumfang der Leistung b) als Unternehmen auf Basis eines Werk- oder Dienstvertrages soweit nicht öffentlich ausgeschreiben werden muss RV RVb 5 T RVb 2,5 T ZU - je Einzelvorgang/je Vertrag als Gesamtumfang der Leistung c) als Unternehmen auf Basis eines Weiterleitungsvertrages über Fördermittel RV VI. Lieferantenaufträge a) im Rahmen der laufenden Geschäftstätigkeit zur Büroorganisation RV RVb 2 T RV 1 T ZU ZU je Einzelvorgang/je Vertrag als Gesamtumfang der Leistung b) im Rahmen von Maßnahmen der Werbung, Öffentlichkeitsarbeit RV RVb 1 T RV 0,5 T ZU ZU je Einzelvorgang/je Vertrag als Gesamtumfang der Leistung c) im Rahmen der laufenden Geschäftstätigkeit zur Auftragsabwicklung RV RVb 3 T RVb 1,5 T ZU - je Einzelvorgang/je Vertrag als Gesamtumfang der Leistung d) für Investitionsgüter nach Bestätigung durch Geschäftsleitung ohne Mietereinbauten RV RVb 10 T RVb 5 T ZU - je Investitionsobjekt/je Bestellung e) Inbetrieb- und Abnahmeprotokolle von Investitionsgütern RV RV RV ZU ZU je Investitionsobjekt/je Bestellung f) Bestätigungen zum Erhalt von Waren auf Lieferscheinen VII. Vermietung/Anmietung//Leasing a) Vermietung Immobilien und Mobilien - bsw als Vermieter RV b) Anmietung von Flächen/Immobilien - bsw als Mieter RV RVb 6 T RVb 3 T ZU - je Einzelvorgang/Jahr u. Laufzeitbefristung < 1 Jahr c) Anmietung/Leasing von Mobilien - bsw als Mieter RV RVb 3 T RVb 1,5 T ZU - je Einzelvorgang/Jahr mit Laufzeit befristet < 1 Jahr VIII. sonstige Dauerschuldverhältnisse a) Versicherungsverträge und rechtsverbindlicher Schriftwechsel bei Schäden RV b) Dienstleistungsverträge im Rahmen der Objektverantwortung die nicht zentral durch Geschäftsleitung veranlasst werden RV RVb 6 T RVb 3 T ZU - je Einzelvorgang/Jahr c) für Reparaturen im Rahmen der Objektverantwortung RV RVb 2 T RVb 1 T ZU - je Reparaturauftrag IX. Zahlungsverkehr - intern und extern a) Zahlungsverkehr über Bankkonten im Rahmen der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit - extern RV - - ZU - nur Mitarbeiter Finanz- und Lohnbuchhaltung b) Reisekostenabrechnungen - intern - - c) sachliche Prüfung zur Zahlungsveranlassung von Eingangsrechnungen von Dritten - intern B 10 T B 5 T - - je Eingangsrechnung d) preisliche Prüfung zur Zahlungsveranlassung von Eingangsrechnungen von Dritten und Reisekostenabrechnungen - intern je Eingangsrechnung e) Bargeldauszahlung von einem Girokonto mit Scheckeinreichung - intern B 2 T B 2 T B 2 T - je Scheckeinreichung f) Führung Kassenbuch und Kassenauszahlungen - intern - g) Prüfung Kassenbuch - intern - X. Interner Schriftwechsel und Aufträge im jeweiligen Verantwortungsbereich a) Aufträge an Mitarbeiter im Verantwortungsbereich (inkl. Inlanddienstreisen) - b) Aushänge, Einladungen, sonstige Informationen, Bestätigungen und Beratungsprotokolle - c) Nachweisführungen zu Unterweisungen - d) Eingangsbestätigungen zu Schriftverkehr e) Eigenbelege gemäß gültiger Unterschriftsregelungen im Formular Legende: RV Rechtsverbindliche Zeichnung RVb Rechtsverbindliche Zeichnung bis ZU Zweite Unterschriftsleistung T 1000 inkl. USt. ppa. per procura i.v. in Vollmacht i.a. im Auftrag AG Auftraggeber AN Auftragnehmer B Beschränkung... betriebsinterne Zeichnung QM-Dok ; Anlage 1 gemäß Punkt 4

11 Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft QM-Dok ; Anlage 2 gemäß Punkt 4.2 Unterschriftsvollmacht für bsw-leiter Beispiel Vollmacht für bsw-leiter Auf Grundlage der Eintragung als Geschäftsführer in das Handelsregister beim Amtsgericht Dresden, der Arbeitsordnung Nr. 2 Unterschriftsordnung, der 54 ff. Handelsgesetzbuch erteile ich hiermit Handlungsvollmacht für Herrn/Frau. in seiner/ihrer Funktion als für das/den.. im. I. Die Vollmacht ist begrenzt durch eine allgemeine Wertgrenze im Einzelfall von ,00 Euro, soweit nicht im Einzelnen etwas anderes geregelt ist, und erstreckt sich auf die nachfolgend abschließend aufgeführten Rechtsgeschäfte und Rechtshandlungen im Rahmen einer gemeinschaftlichen, schriftlichen Erklärung (Vier-Augen-Prinzip) mit einer weiteren unterschriftsberechtigten Person (Geschäftsführer, Mitglied der Geschäftsleitung, Regionalkoordinator, sog. weiterer Unterschriftbevollmächtigter): 1. Abgabe von Angeboten, Abschluss von Verträgen und Nachträgen, soweit es sich dabei um Werk- oder Dienstleistungsverträge handelt und das bsw insoweit Auftragnehmer ist; dies gilt auch im Rahmen von öffentlichen/beschränkten Ausschreibungen, 2. Beantragung von Förderleistungen; ausgenommen Anträge auf Zuwendungen für Projektförderungen an die Ministerien, SAB, EU und die diesen zugehörigen Projektgesellschaften, 3. Abgabe von Angeboten, Abschluss von Verträgen nebst Nachträgen, soweit es sich dabei um Werk- oder Dienstleistungsverträge handelt und das bsw insoweit Auftraggeber ist, mit einer allgemeinen Wertgrenze von 5.000,00 Euro, soweit nicht gemäß eventueller Zuwendungsbestimmungen die Leistungen ausgeschrieben werden müssen; dies gilt nicht, soweit im Folgenden abweichende Regelungen für besondere Fallgruppen getroffen sind, 4. Abschluss von sogenannten Teilnehmerverträgen, 5. Abschluss von Verträgen betreffs Investitionsgüter - ohne Mietereinbauten in Mietobjekten - nach Bestätigung durch die Geschäftsleitung und soweit es sich um dezentrale Beschaffung handelt, begrenzt auf ,00 EUR, 6. Abschluss von Miet-/Pachtverträgen für Immobilien begrenzt auf 6.000,00 Euro/Jahr Mietzahlung (inkl. Betriebskostenvorauszahlung) und eine Laufzeitbefristung kleiner einem Jahr ohne Verlängerungsoption, 7. Abschluss von Miet-/Pachtverträgen für Mobilien begrenzt auf 3.000,00 Euro/Jahr Mietzahlung (inkl. Nebenkosten) und eine Laufzeitbefristung kleiner einem Jahr ohne Verlängerungsoption ohne Verlängerungsoption, 8. Abschluss von Dienstleistungsverträgen im Rahmen der Objektverantwortung, die nicht zentral durch die Geschäftsleitung veranlasst werden, begrenzt auf 6.000,00 Euro/Jahr, 9. Abschluss von Reparaturaufträgen im Rahmen der Objektverantwortung, auch für Reparaturen an Mietereinbauten, begrenzt auf 2.000,00 Euro je Reparaturauftrag, 10. Abschluss von Verträgen mit freien Mitarbeitern, begrenzt auf 2.000,00 Euro je Vertrag, 11. Abschluss von Verträgen im Rahmen der laufenden Geschäftstätigkeit die folgenden Maßnahmen betreffend: Prozessordnung Unterschriftsvollmachten /

12 QM-Dok ; Anlage 2 gemäß Punkt 4.2 a) die Lieferung von Waren zum Zwecke der Abwicklung bestehender Aufträge für Auftraggeber, begrenzt auf 3.000,00 Euro je Einzelfall, b) Büroorganisation bis zu einer Wertgrenze von 2.000,00 Euro je Einzelfall, c) Werbung und Öffentlichkeitsarbeit, soweit die Maßnahmen im Einzelfall eine Grenze von 1.000,00 Euro nicht überschreiten, 12. sachliche oder preisliche Prüfung zur Zahlungsveranlassung von Eingangsrechnungen, begrenzt auf ,00 EUR je Rechnung, 13. Bargeldauszahlung von einem Geschäftskonto mit Scheckeinreichung begrenzt auf 2.000,00 je Barscheck und Führung/Prüfung von Kassenbüchern 14. Abgabe von Erklärungen in Berichten/Protokollen bei dezentralen Überprüfungen durch Institutionen (z. B: Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaften), 15. Inbetriebnahme und Erstellung bzw. Gegenzeichnung von Abnahmeprotokollen für Investitionsgüter sowie 16. Führen von Schriftverkehr, soweit er mit Maßnahmen verbunden ist, zu deren Vornahme aufgrund der vorstehenden Regelungen eine Berechtigung besteht. II. Abweichend von Ziffer I gilt für die nachfolgenden Rechtshandlungen und Willenserklärungen nicht das Vier-Augen-Prinzip: 1. Führen von internem Schriftwechsel und Erteilung von internen Aufträgen im jeweiligen Verantwortungsbereich (inkl. Inlandsdienstreiseaufträge), 2. Aushänge, Einladungen, sonstige Informationen und Beratungsprotokolle, 3. Nachweisführungen zu Betriebsanweisungen und Belehrungen, 4. Erstellung von Eingangsbestätigungen zu Schriftverkehr, 5. Abgabe von Bestätigungen zum Erhalt von Waren auf Lieferscheinen und 6. Zeichnung von Eigenbelegen gemäß gültigem Formularwesen des bsw. III. IV. Grundsätzlich ist der Vollmachtsinhaber nicht befugt, solche Rechtsgeschäfte abzuschließen, die dem Geschäftsführer oder der Geschäftsleitung vorbehalten sind und in dem jeweils geltenden Informationspapier der Geschäftsleitung über die zentral veranlassten Verträge enthalten sind. Im Übrigen ist der Vollmachtsinhaber abweichend von den vorhergehenden Regelungen zur Vornahme sämtlicher Rechtshandlungen und Rechtsgeschäfte, die zuvor von der Geschäftsleitung schriftlich bestätigt wurden, ermächtigt. Alle genannten Beträge sind solche inklusive Umsatzsteuer. Sollten im Einzelfall Zweifel an der Zuständigkeit bestehen, so ist eine Klärung über die Geschäftsleitung einzuholen. Die Form der Zeichnung erfolgt auf gültigem Briefbogen gemäß Arbeitsordnung Nr. 2 Unterschriftsordnung. Diese Vollmacht ist nicht übertragbar und enthält nicht die Befugnis, über die aufgeführten Sachverhalte hinaus rechtsgeschäftliche Willenserklärungen für das Unternehmen abzugeben. Verstöße hiergegen können arbeitsrechtliche Konsequenzen und Schadensersatzforderungen zur Folge haben. Diese Vollmachtsurkunde ersetzt alle bislang durch den Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft e.v., die Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft ggmbh und die bsw Beratung, Service & Weiterbildung GmbH erteilten Vollmachten. Diese werden hiermit widerrufen. Dresden, Heiko Prötzsch Geschäftsführer Prozessordnung Unterschriftsvollmachten /

13 Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft QM-Dok ; Anlage 3 gemäß Punkt 6 Terminologie zu Tätigkeitsbezeichnungen im bsw Geschäftsführer Mitglied der Geschäftsleitung Schulleiter Ersatzschulen Fachlehrer Ausbildungsleiter Koordinatorin für wirtschafts- und gesellschaftspolitische Bildungsarbeit bsw-leiter/bsw-regionalleiter bsw-regionalkoordinatoren/leiter Dienstleistungszentren Projektleiter, Projektmitarbeiter Netzwerkmanager Bildungskoordinatoren Seminarleiter, Stützlehrer, Ausbilder, Sozialpädagogen Personalreferent Referent Öffentlichkeitsarbeit/Dokumentation/Information QM-Beauftragter / Sicherheitsingenieur IT/EDV-Systemadministratoren Sekretärin, Teamassistentin Sachbearbeiterin Finanzbuchhaltung Sachbearbeiterin Lohnbuchhaltung Sachbearbeiterin/Teamassistentin Bildungszentren Prozessordnung Unterschriftsvollmachten /

14 Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft QM-Dok ; Anlage 4 gemäß Punkt 6 Beispiele zu Unterschriften und Mindestangaben in s ggmbh - Beispiel Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann Regionalkoordinator Bildungszentrum Musterstadt Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft ggmbh Straße Hausnummer PLZ Ort Tel.: +49(0)Vorwahl Rufnummer Fax: +49(0)Vorwahl Rufnummer Mustermann@bsw-mail.de Internet: Sitz der Gesellschaft: Dresden HRB 24925, Amtsgericht Dresden, Geschäftsführer: Heiko Prötzsch Diese elektronische Nachricht enthält keine rechtsverbindliche Auskunft bzw. Aussage. Rechtsverbindliche Auskünfte bzw. Aussagen werden ausschließlich in Schriftform erteilt. Diese einschließlich ihrer Anlagen ist vertraulich und nur für den Adressaten bestimmt. Wenn Sie nicht der vorgesehene Empfänger sind, bitten wir Sie, diese mit Anlagen unverzüglich vollständig zu löschen und uns umgehend zu benachrichtigen. e. V. - Beispiel Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann Projektmitarbeiter Bildungszentrum SGW Reichenbach Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft e. V. Kirchplatz Reichenbach Tel.: +49(0) Fax: +49(0) Name@bsw-mail.de Internet: Sitz des Vereins: Dresden VR 981 Amtsgericht Dresden, Geschäftsführer: Heiko Prötzsch Vorsitzende des Vorstandes: Josi Blechschmidt, Stellv. Vorsitzende: Bertram Höfer, Christoph Löning, Dr. Andreas Winkler Diese elektronische Nachricht enthält keine rechtsverbindliche Auskunft bzw. Aussage. Rechtsverbindliche Auskünfte bzw. Aussagen werden ausschließlich in Schriftform erteilt. Diese einschließlich ihrer Anlagen ist vertraulich und nur für den Adressaten bestimmt. Wenn Sie nicht der vorgesehene Empfänger sind, bitten wir Sie, diese mit Anlagen unverzüglich vollständig zu löschen und uns umgehend zu benachrichtigen. Prozessordnung Unterschriftsvollmachten /