TIKOS Leitfaden. Annahmestellen

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1 TIKOS Leitfaden Annahmestellen Copyright 2015, Alle Rechte vorbehalten

2 Inhalt 1. Allgemeine Hinweise zur Benutzung von TIKOS Voreinstellungen Provisionsgruppen anlegen Provisionssatz definieren Neue Parameter-Auftragsart anlegen Auftragsart dem Kunden zuweisen Einzelteile in der Ausgangskontrolle in ein bestimmtes Regal sortieren Einstellungen im Kundenstamm der Annahmestelle Einstellungen im Vertrag Aufträge erfassen und verwalten Aufträge korrigieren Eingangs/Bestellfreigabe Suchen nach Wäschezeichen Ausgangskontrolle - Auftrag Ausgangskontrolle - Einzelteile Belege drucken Rechnung drucken Abholbelege drucken Seite: 2 von 20

3 1. Allgemeine Hinweise zur Benutzung von TIKOS TIKOS ist in verschiedene Programmmodule aufgeteilt. Diese können im Wesentlichen aus der jeweiligen Dienstleistungsart abgeleitet werden. Jedes Modul ist einzeln oder in Kombination mit anderen Modulen funktional. Welche Module bei Ihnen eingesetzt werden können, hängt davon ab, welche Module Sie erworben haben. Dieser Leitfaden beinhaltet die Dokumentation zum Modul für Privatwäsche und Annahmestellen. Hiermit können die Privatwäscheaufträge von Annahmestellen oder Filialen einfach verwaltet werden. Dabei kann für jede Annahmestelle eine Provisionsabrechnung erstellt werden. 2. Voreinstellungen Vorab müssen einige Einstellungen getroffen werden Provisionsgruppen anlegen Unter Parameter Artikel Provisionsgruppen können Sie Provisionsgruppen erfassen, z.b. Wäscherei, Chemische Reinigung, Fremdleistungen etc.. Es können 5 Provisionsgruppen im Programm verwaltet werden. Die Provisionssätze der einzelnen Provisionsgruppen, werden beim Kunden (siehe Stammdaten > Kundenoptionen > Rechnungsarten > Provisionen) zugeordnet. Dem Artikel kann im Artikelstamm (siehe Stammdaten > Artikelstamm > Detail) eine Provisionsgruppe zugeordnet werden. Maximal 5 Provisionsgruppen können erfasst werden. Bei der Neuanlage einer Provisionsgruppe muss diese eindeutig sein und kann nicht doppelt in der Datenbank vorkommen. Erfassen Sie auf der Detail-Seite die Bezeichnung der Provisionsgruppe, z.b. Wäscherei, Chemische Reinigung, Fremdleistung, etc.. Die Bezeichnung wird in Auswahlfeldern angezeigt. Unter "Konto" erfassen Sie das in Ihrer Finanzbuchhaltung für Provisionen vorgesehene Konto, welches für die Buchungsübernahme in die Finanzbuchhaltung herangezogen wird. Vorausgesetzt, das Modul Buchhaltungsschnittstelle ist im Einsatz. Seite: 3 von 20

4 Bitte stimmen Sie den Wert mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Finanzbuchhaltung ab Provisionssatz definieren Um Annahmestellen für unterschiedliche Dienstleistungen unterschiedliche Provisionssätze zu vergeben, öffnen Sie den Dialog Stammdaten Kundenoptionen Rechnungsarten Provisionen: Im Programm können bis zu fünf Provisionsgruppen verwaltet werden (im obigen Beispiel werden 3 Provisionsgruppen im Dialog dargestellt). Für jeden Kunden und jede Provisionsgruppe kann ein unterschiedlicher Provisionssatz vergeben werden. Durch die beim Artikel hinterlegte Provisionsgruppe (siehe Stammdaten > Artikelstamm, Provisionsgruppe) können die Beträge auf der Provisionsabrechnung entsprechend nach Gruppen aufsummiert werden: Seite: 4 von 20

5 2.3. Neue Parameter-Auftragsart anlegen Eine Auftragsart wie z.b. "Eingang Privatwäsche" (d.h. passend zu den Artikelarten) muss vorhanden sein. Im zugehörigen Parameter Auftragsarten unter Stammdaten Parameter Kunden Auftragsart muss die Option "Auftragsnummer" aktiviert werden und die gewünschte Stellenanzahl angegeben werden. Seite: 5 von 20

6 Ist die Option "Auftragsnummer" aktiv, kann beim Erfassen eines Auftrags (siehe Auftragsbearbeitung > Aufträge verwalten > Auftrag) eine Auftragsnummer mit zum Auftrag eingegeben werden (z.b. bei Annahmestellen die Nummer des Auftragsblocks). Das Kontrollfeld "Automatische Vergabe" kann nur aktiviert werden, wenn das Kontrollfeld "Auftragsnummer" aktiv ist. Dann wird die Auftragsnummer beim Erfassen des nächsten Auftrags (siehe Auftragsbearbeitung > Aufträge verwalten > Auftrag) automatisch vom Programm vergeben und hoch gezählt. Aktivieren Sie das Kontrollfeld "Wäschezeichen", um beim Erfassen eines Auftrages ein Wäschezeichen mit zum Auftrag zu erfassen. Im Feld "Format" können nur dann Eingaben getätigt werden, wenn das Feld "Wäschezeichen" aktiviert wurde. Hier legen Sie das Format Ihres Wäschezeichens fest. Ein Ausrufezeichen steht hierbei für einen Großbuchstaben und das Zeichen # steht als Platzhalter für eine Ziffer. Soll z.b. AB 123 erfasst werden, müssen Sie als Format!! ### eingeben. Ist das Kontrollfeld "Wäschezeichen" aktiv, kann beim Erfassen eines Auftrags eine "Bandfarbe" ausgewählt werden, vorausgesetzt die Option wurde hier aktiviert und es sind Farben und Farbgruppen angelegt. Des Weiteren kann die Option "Hochsetzen" aktiviert werden. Automatisch wird dabei das Wäschezeichen beim Erfassen des nächsten Auftrags hoch gesetzt. Hinweis: Im Kundenstamm kann für den Kunden ein festes Wäschezeichen hinterlegt werden, wenn immer das gleiche Wäschezeichen für den Kunden verwendet werden soll Auftragsart dem Kunden zuweisen Weisen Sie nun die soeben angelegte Auftragsart über Stammdaten Kundenoptionen Auftragsarten Ihrem Kunden zu: Seite: 6 von 20

7 Aktivieren Sie außerdem die gewünschte "Dienstleistungsart" "Annahmestelle". Es wird dann nur diese Dienstleistungsart verwendet Einzelteile in der Ausgangskontrolle in ein bestimmtes Regal sortieren Um die Einzelteile in der Ausganskontrolle in ein bestimmtes Regal zu sortieren, müssen Sie unter Parameter Sonstige Regale zuerst ein neues Regal vom Regaltyp "Privatwäsche" erstellen. Hier können alle Regale angelegt werden, für die eine automatische Verwaltung über TIKOS erfolgen soll. Ob an bestimmten Arbeitsplätzen auch nur bestimmte Regale verwendet werden, steuern Sie über die Arbeitsplatzeinstellungen (siehe Parameter > Arbeitsplätze > Detail > Regalsteuerung, Regalnummer) Einstellungen im Kundenstamm der Annahmestelle Der Kunde (d.h. die Annahmestelle) muss im Menü Stammdaten Kunden Detail, Seite 3 auch die Dienstleistungsart "Annahmestelle" erhalten (siehe): Seite: 7 von 20

8 Auf der Detailseite 2 kann für den Kunden ein festes Wäschezeichen hinterlegt werden, falls immer das gleiche Wäschezeichen für den Kunden verwendet werden soll. Dieses Wäschezeichen wird dann bei der Auftragserfassung verwendet. Wenn für diesen Kunden Bruttopreise berechnet werden sollen, kann auf dieser Detailseite 2 die Option "Preise inklusive Umsatzsteuer" aktiviert werden Einstellungen im Vertrag Über Stammdaten Kundenoptionen Verträge Annahmestellen hinterlegen Sie im Vertrag die Einstellungen für den Auftragsnummern-Bereich, die Eingangserfassung und die Einstellungen für den Sammellieferschein. Tragen Sie den gewünschten Nummernbereich für die Auftragserfassung im Bereich "Einstellungen" in den Feldern "Von Auftragsnummer" und "Bis Auftragsnummer" ein. Aktivieren Sie die Option "Eingangserfassung", damit für den Kunden Wareneingänge erfasst werden können. Seite: 8 von 20

9 3. Aufträge erfassen und verwalten Um einen Eingang bzw. Auftrag zu erfassen, öffnen Sie über das Hauptmenü den entsprechenden Dialog über Auftragsbearbeitung Aufträge verwalten. Tragen Sie die "Kundennummer" ein, für die der Auftrag geschrieben werden soll. Anschließend werden rechts im Dialogfeld die Kundendaten, d.h. die Anschrift und der Liefertag automatisch ausgefüllt. Optional kann eine Abteilung gewählt werden. Die Auftragsart und das Eingangsdatum müssen zudem ausgewählt werden. Hinweis: Die nachfolgende Darstellung der Optionen hängt von den Einstellungen unter Parameter Kunden Auftragsarten ab. Tragen Sie die entsprechende Nummer, das Wäschezeichen und die Bandfarbe für den Auftrag ein. Falls Sie ein festes Wäschezeichen im Kundenstamm auf der Detailseite 2 für diesen Kunden hinterlegt haben, erscheint hier automatisch das feste Wäschezeichen. Ist die Option "Eingabemaske" für einen Artikel im Sortiment des Kunden aktiviert (siehe Stammdaten >Kundenoptionen > Sortiment, Detail), erscheint dieser Artikel in dieser Maske und es müssen nur noch die Mengen erfasst werden. Andernfalls muss ein Artikel über die Eingabe der Artikelnummer bzw. über die Funktionstasten F3 und F5 aufgerufen werden. Über die Funktionstaste F3 oder die entsprechende Schaltfläche "F3 Sortiment" wird eine Auswahl des Kundensortiments geöffnet und der gewünschte Artikel kann per Doppelklick hinzugefügt werden. Über die Funktionstaste F5 oder die entsprechende Schaltfläche "F5 Auswahl" wird die Auswahl des Artikelstammes geöffnet und der gewünschte Artikel kann per Doppelklick hinzugefügt werden. Geben Sie anschließend die Menge an. Seite: 9 von 20

10 Achtung: Die Auswahl eines Artikels ist nur möglich, wenn die Option "Nur Kundenartikel" unter Parameter Kunden Auftragsart nicht gesetzt wird. Ist die Option gesetzt, so können für diesen Kunden und für diese Auftragsart nur Artikel aus seinem Sortiment erfasst werden. Um die Liste der Positionen übersichtlicher zu gestalten, kann ein beliebiger Text über die Funktionstaste F7 oder die entsprechende Schaltfläche "F7 Text" eingegeben werden. Dieser Text erscheint später auf dem entsprechend hinterlegten Auftragsbeleg. Mit OK schließen Sie die Anlage des Auftrages ab. Um die Erfassung von Wareneingängen zu beschleunigen, kann das externe Programm TUNES verwendet werden. TUNES ermöglicht ein schnelles und unkompliziertes Erfassen von Wäscheposten am Wareneingang mittels Touchscreen-Monitor: Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Leitfaden zum TUNES-Programm. Seite: 10 von 20

11 3.1. Aufträge korrigieren Um einen Auftrag zu korrigieren, öffnen Sie über das Hauptmenü Auftragsbearbeitung Aufträge verwalten den entsprechenden Dialog und wechseln Sie im Dialog in die Registerkarte Korrektur. Tragen Sie die "Kundennummer" ein, für die der Auftrag korrigiert werden soll. Mittels der Enter- oder TAB-Taste wird der Dialog Auswahl Aufträge automatisch geöffnet. In diesem Dialog werden alle vorhandenen Aufträge inkl. Auftragspositionen aufgelistet. Durch Aktivieren der Option "Wareneingänge und Bestellungen einblenden" können zusätzlich die Eingänge und Bestellungen eingeblendet werden. Über einen Doppelklick auf den gewünschten Auftrag oder durch Klicken auf Übernehmen wird der Dialog geschlossen und Sie gelangen wieder in die Registerkarte Korrektur. Die Auftragspositionen können entsprechend geändert werden, d.h. die Stückzahl angepasst, die Bezeichnung geändert oder mit der Entf-Taste die ausgewählte Zeile gelöscht werden. Mit OK schließen Sie die Korrektur des Auftrages ab. Seite: 11 von 20

12 3.2. Eingangs/Bestellfreigabe Damit Wareneingänge und Bestellungen als erledigt und nicht erledigt markiert werden können, muss in den Parametern Auftragsarten für den Auftrag (d.h. für den Eingang und Ausgang) auf der Seite Detail unter der Option "Erfassungsarten "ein Haken im Kontrollfeld "Lieferung fertig melden" bzw. "Freigabe erforderlich" gesetzt werden. Eingänge und Bestellungen sind erst im Ausgang sichtbar, wenn sie freigegeben wurden. Öffnen Sie hierzu den Dialog Eingangs- und Bestellfreigabe über das Hauptmenü unter Auftragsbearbeitung Eingangs- und Bestellfreigabe. Im oberen Teil des Dialoges werden alle vorhandenen und gesperrten Wareneingänge und Bestellungen aufgelistet. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, das vor der Kundennummer dargestellt wird, um den gewünschten Auftrag freizugeben. Die Schaltfläche Freigeben kann nun angeklickt werden, damit der Auftrag bzw. die Bestellung freigegeben wird. Seite: 12 von 20

13 3.3. Suchen nach Wäschezeichen Um nach einem Wäschezeichen zu suchen, wenn zum Beispiel der Kunde nicht bekannt ist, öffnen Sie über das Hauptmenü den entsprechenden Dialog über Auftragsbearbeitung Suchen nach Wäschezeichen. Geben Sie anschließend im Feld für das Wäschezeichen das gewünschte Wäschezeichen ein. Über die Funktionstaste F5 oder die Schaltfläche "F5 Auswahl" können Sie den Auftrag auch in der Auswahlliste suchen. Mittels der Enter- oder TAB-Taste wird der Dialog Auswahl Aufträge automatisch geöffnet und der Auftrag kann nun wie gewünscht gedruckt, gelöscht oder übernommen werden. Falls das Modul Dokumentenmanagement vorhanden ist, können zusätzlich noch Dokumente hinterlegt werden. Wird der Auftrag mit der Schaltfläche Übernehmen übernommen, so erscheint automatisch ein Dialog zur Korrektur des Auftrages: Seite: 13 von 20

14 3.4. Ausgangskontrolle - Auftrag Über die Ausgangskontrolle unter Auftragsbearbeitung Ausgangskontrolle kann ein Wareneingang nochmals kontrolliert werden, bevor der Warenausgang dann fertiggestellt wird. Fehlmengen können dabei korrigiert werden. Seite: 14 von 20

15 Um den entsprechenden Auftrag zu erstellen, tragen Sie entweder die "Kundennummer" und die entsprechende "Auftragsnummer" ein oder das "Wäschezeichen". Über die Funktionstaste F5 oder die entsprechende Schaltfläche "F5 Auswahl" kann eine Auswahl der verwendeten Wäschezeichen geöffnet und das gewünschte Wäschezeichen per Doppelklick hinzugefügt werden. Anschließend werden die zur Auftragsnummer bzw. zum Wäschezeichen zugehörigen Daten nach Betätigen der TAB-Taste automatisch ausgefüllt und können ggf. angepasst werden. Über die Funktionstaste F7 oder die entsprechende Schaltfläche "F7 Text" kann eine Auswahl der möglichen Texte für eine zusätzliche Information auf dem Beleg ausgewählt werden und der gewünschte Text kann per Doppelklick hinzugefügt werden (siehe Parameter > Sonstige > Auftragstexte). Über die Funktionstaste F10 oder die Schaltfläche "F10 Beleg" kann beispielsweise ein verlorener Beleg nachgedruckt werden. Anschließend wird der Auftrag ausgebucht. Über die Funktionstaste F9 oder die Schaltfläche "F9 Pakete" kann, falls z.b. Kleidung eingeschweißt werden soll, die Anzahl der gewünschten Pakete eingetragen werden. Danach wird automatisch pro Paket ein entsprechender Beleg ausgedruckt und der Auftrag ausgebucht. Nach Selektieren der -Schaltfläche "Übernehmen" wird der Auftrag fertiggestellt. Hinweis: Ein Beleg wird hierbei nicht erneut ausgedruckt. Falls ein bereits ausgebuchter Auftrag ausgewählt wurde, wird dies vom System gemeldet und kann entsprechend wieder storniert werden: 3.5. Ausgangskontrolle - Einzelteile Um die Einzelteilverfolgung von Privatwäsche und Annahmestellen zu verwenden, müssen Sie zunächst das Layout der Etiketten einem Supportmitarbeiter der SoCom Informationssysteme GmbH mitteilen. Dabei stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung: Kundennummer, Abteilungsnummer, Wäschezeichen und Identnummer. Sobald ein Layout hinterlegt ist, wird dies an die angebundene Wäschekennzeichnungsmaschine gesendet und jedes gepatchte Teil wird mit einer eindeutigen ID-Nummer versehen und gedruckt. Achtung: Dies ist momentan nur bei ausgewählten Wäschekennzeichnungsmaschinen möglich. Über die Auftragsbearbeitung unter Auftragsbearbeitung Ausgangskontrolle Einzelteile können Sie einen Ausgang schreiben. Scannen Sie hierfür die gewünschten Teile ein: Seite: 15 von 20

16 Durch Drücken der Funktionstaste F7 können Sie das Fach wieder freigeben - dabei wird für diesen Posten ein Einzelbeleg ausgedruckt (siehe Stammdaten > Kundenoptionen > Auftragsarten > Belege). Der Scannvorgang kann mittels der ENTF-Taste wie gewohnt storniert werden. Über die Funktionstaste F8 bzw. über die Schaltfläche "F8 Status" erhalten Sie einen Status über die aktuellen Posten in der Privatwäsche: Seite: 16 von 20

17 Durch Drücken der F2-Funktiontaste oder der Schaltfläche "F2 Alle" in diesem Dialog werden alle Fächer markiert und über die Funktionstaste F3 bzw. der Schaltfläche "F3 Rücksetzen" wird die Markierung der Fächer wieder aufgehoben. Außerdem können in diesem Dialog über die Funktionstaste F6 bzw. der Schaltfläche "F6 Fach freigeben" einzelne Fächer freigegeben werden (z.b. wenn ein einzelner Posten bereits abgeschlossen ist und das Fach für einen weiteren Posten benötigt wird). Nachdem Sie das Fach geschlossen haben werden die der in der Auftragsart hinterlegten Belege (siehe Kundenoptionen > Auftragsarten > Belege) gedruckt und der Auftrag wird abgeschlossen Belege drucken Um einen Sammellieferschein für einen Kunden zu drucken, öffnen Sie den Dialog Belege drucken über Auftragsbearbeitung Belege drucken: Seite: 17 von 20

18 4. Rechnung drucken Um eine Provisionsrechnung für einen Kunden zu erstellen, öffnen Sie den Dialog über Rechnungswesen Rechnung drucken: Seite: 18 von 20

19 5. Abholbelege drucken Um DINA 5-Abholbelege mit Abrissschein für einen Kunden auszudrucken, öffnen Sie den Dialog Bestellscheine drucken über Auftragsbearbeitung Bestellscheine drucken: Für einen Abholbeleg wird im Normalfall kein Belegdatum ausgewählt. Wenn Sie die Belege jedoch mit einem Datum versehen wollen, muss das Kontrollfeld "Belegdatum" aktiviert werden. Im anderen Fall können Sie die Belege ohne Datum ausdrucken, um dieses evtl. von Hand einzutragen. Des Weiteren kann nach unterschiedlichen Auswahlkriterien, wie Kundennummer, Abteilung etc. eingegrenzt werden. Je mehr Angaben Sie hier eingeben, desto gezielter wird die Datenbank nach diesen Kriterien durchsucht. Hinweis: Sie haben die Möglichkeit, durch Betätigen der F5 Funktionstaste in Auswahlfeldern, z. B. Kundennummer oder Artikelnummer das Auswahlfenster zu öffnen und daraus einen Eintrag zu wählen. Ist im Bereich Auftragscheine rechts unten das Kontrollfeld "Auftragscheine" aktiviert, kann im Auswahlfeld "Formular" das gewünschte Formular für den Abholbeleg und im Feld "Duplikate" die gewünschte Anzahl an Duplikaten gewählt werden. Über die Kontrollfelder "Artikel zweispaltig" und "Preise andrucken" steuern Sie, wie die Artikelpositionen auf dem Formular angedruckt werden sollen. Um eine Auftragsnummer auf den Abholbeleg mit anzudrucken, aktivieren Sie die Option "Kundenspezifische Auftragsnummer". Hierzu wird die im Vertrag (siehe Stammdaten > Kundenoptionen > Verträge > Annahmestellen > Detail) eingetragene Auftragsnummer verwendet. Seite: 19 von 20

20 Ein Klick auf die Schaltfläche "Abbrechen" verwirft alle Eingaben. Ein Klick auf die Schalfläche "Starten" startet den Druckvorgang: Seite: 20 von 20

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