Kleine Projektmanagementfibel Inhalt

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1 Kleine fibel Inhalt 1 Einführung Was ist ein Projekt? Was ist Projekt- Management? Einführung Organisation: 3 2 Projektstart Was ist die Zieldefinition eines Projektes? Wieso sollte ein Projektziel definiert sein? Wie soll eine Zielformulierung aussehen? Was gehört alles zu einem Projektziel? Was ist die Projektorganisation? Projektorganisation, Linienorganisation Was ist eine Projektrahmenorganisation? Was ist die Projektdokumentation/Projektakte? Wieso ist es sinnvoll, eine Projektdokumentation/Projektakte anzulegen? Was ist ein Projekt-Kick-off? Was sind die Ziele des Projekt-Kick-off? Wie sollte ein Projekt-Kick-Off ablaufen? Was sollte man bei einem Projekt-Kick-Off vermeiden? 9 3 Projektplanung und -steuerung Warum sollte eine Projektplanung durchgeführt werden? Wie gehe ich vor, um ein Projekt zu planen? Planung mit Microsoft Project Bessere Kontrolle über die Projektplanung Was ist ein Projektstrukturplan? Was sind Arbeitspakete und wozu dienen sie? Was sind Meilensteine? Wie werden Meilensteine definiert? Wie gehe ich bei der Aufwandsschätzung vor? Was sind die häufigsten Fehler bei der Aufwandsschätzung? Welche Verfahren unterstützen mich bei der Aufwandsschätzung? Was ist Ablaufplanung und wozu dient sie? Welche Anordnungsbeziehungen gibt es? Wie werden kritischer Pfad und Puffer ermittelt? Welchen Zusammenhang haben Balken- und Netzplan? Wozu dient die Planung der Projekt-Kosten? Wie komme ich zu einer fundierten Projekt-Kostenplanung? Kostenarten, Bedeutung Wozu dient eine Risikoanalyse? Wie finde ich Projektrisiken heraus? Wie lassen sich Projektrisiken bewerten? Was ist Projektsteuerung und wozu dient sie? Wie gehe ich bei der Projektsteuerung vor? Welche Rolle spielt der Fertigstellungsgrad? Wozu sollte ich die Ist-Daten analysieren? Soll-/Ist-Vergleich Meilenstein-Trend-Analyse Welche Steuerungsmaßnahmen sind grundsätzlich möglich? 27 1

2 3.2.7 Wie lassen sich Steuerungsmaßnahmen beurteilen? Wie könnte ein Projekt-Statusbericht aussehen? 28 4 Was ist der Projektabschluss? 28 5 Glossar 28 2

3 1 Einführung Die -Fibel von MoveYourMind 1 ist ein Leitfaden zur methodischen Abwicklung von Projekten. Dazu sind die grundlegenden Methoden und Techniken des s in leicht verständlicher Form beschrieben sowie teilweise durch Graphiken und Schaubilder visualisiert. Der Aufbau der PM-Fibel orientiert sich am Ablauf eines Projektes: Projektstart Projektplanung Projektdurchführung/ -steuerung Projektabschluss 1.1 Was ist ein Projekt? Einführung Ein Projekt ist ein Vorhaben, auf das folgende Kriterien zutreffen: eindeutige Zielvorgabe zeitliche, finanzielle, personelle Begrenzungen Einmaligkeit, keine Routinetätigkeit hohe Komplexität (Indikatoren dafür sind: Gesamtaufwand, Anzahl an beteiligten Fachbereichen, Risiko) Natürlich kann es durchaus sinnvoll sein, auch auf andere Vorhaben - Methoden anzuwenden. Zu bedenken ist aber, dass die Kosten für immer in einem gesunden Verhältnis zu den Kosten des eigentlichen Vorhabens stehen sollten! 1.2 Was ist Projekt- Management? Einführung ist eine Führungskonzeption, die dazu dient, komplexe Vorhaben zielorientiert und effizient abzuwickeln. Dies kann nur dann funktionieren, wenn die drei wesentlichen Erfolgsfaktoren des s als Gesamtheit betrachtet und ausreichend berücksichtigt werden: Organisation: Wie organisiere ich mein Projekt? Wie integriere ich meine Projektorganisation in mein Unternehmensumfeld? 1 MoveYourMind Frauenstraße München Tel: 089 / Fax: 089 /

4 Mensch: Welche (neuen) Anforderungen kommen auf die Menschen im Projektgeschehen zu? Welches Verhalten fördert die Arbeit im Projekt? Methoden: Welche Methoden und Techniken helfen mir bei der Planung und Steuerung von Projekten? Welche Software unterstützt mich dabei in welcher Form? Nur wenn es Ihnen gelingt, Mensch, Methoden und Organisation in ein gesundes Verhältnis zu bringen, werden Ihre Projekte erfolgreich sein! Dabei wirkt die menschliche Komponente einerseits für sich selbst, andererseits belebt sie auch Organisation und Methoden - und ist deswegen besonders wichtig! 2 Projektstart Welche Mindestvoraussetzungen benötige ich, um ein neues Projekt mit Aussicht auf Erfolg starten zu können? Ein richtig definiertes Projektziel (siehe Kapitel Zieldefinition). Einen eindeutig festgelegten Auftraggeber bzw. Ansprechpartner für den Projektleiter bei fachlichen und organisatorischen Problemen. Definierte Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung für alle am Projekt beteiligten Stellen (dies sind mindestens Auftraggeber, Projektleiter, Projektteammitglieder, in der Regel auch noch Linienvorgesetzte (Gruppenleiter), Entscheidungsgremium, Qualitätssicherungs- Beauftragte usw.) (siehe Kapitel Projektorganisation). Die einzelnen Teammitglieder müssen sich der Konsequenzen ihrer Rolle (also bspw. veränderter Entscheidungsspielraum gegenüber der Linienfunktion) bewußt sein. Die "richtigen" Projektteammitglieder in Bezug auf: - Know-how (Welche Anforderungen stellt das Projekt an die Mitarbeiter in fachlicher Hinsicht?) - Motivation - Verfügbarkeit (Kann der Mitarbeiter auch wirklich zum vereinbarten Prozentsatz freigestellt werden? Wer übernimmt seine bisherigen Aufgaben? Kann er nach Ende des Projektes wieder in sein ursprüngliches Arbeitsgebiet zurück?) Welche Maßnahmen könnten mir darüber hinaus beim Start eines Projektes helfen? Durchführung eines Projekt-Kick-Offs (siehe Kapitel Projekt-Kick-Off). Übersicht über alle Aufgaben, die die einzelnen Teammitglieder während des Projektes permanent wahrnehmen (Protokollführung etc). Anlegen einer Projektakte (siehe Kapitel Projektdokumentation). Anlegen eines Projekttagebuchs. Einrichten eines Projektbüros (Sitzungszimmer des Projektteams, Ausstattung Pinnwand, Flip, Overhead, PC-Netz mit PM-Software-Zugang, Projektwand, an der alle wichtigen Mitteilungen für das Team hängen sowie der aktuelle Projektplan). Unterstützung durch eine PM-Software (siehe Kapitel Planung mit Microsoft Project). 2.1 Was ist die Zieldefinition eines Projektes? Die Zieldefinition eines Projektes ist ein klar vorgegebener Punkt, an dem das Projekt zu Ende ist. Das bedeutet, dass ein sauberer Projektabschluss nur unter der Voraussetzung eines richtig definierten Projektziels durchgeführt werden kann. Die Zieldefinition ist in der Regel das Ergebnis eines Abstimmungsprozesses zwischen dem Auftraggeber und dem (künftigen) Projektleiter. 4

5 Das Projektziel besteht häufig aus dem eigentlichen "Kernziel" und einer detaillierten inhaltlichen Ergänzung (z.b. Pflichtenheft, Fachkonzept, Leistungsbeschreibung) Wieso sollte ein Projektziel definiert sein? Damit der Projektleiter eine gesicherte Planungs- und Aktionsgrundlage besitzt. Die Zieldefinition ist Ausgangspunkt für den Aufbau der gesamten Projektplanung("Wer nicht weiß, wohin er will, wird mit Sicherheit woanders landen!"). Damit der Auftraggeber des Projektes weiß, was er bekommt. Zur Fixierung des Projektendes, um Mißverständnisse beim Projektabschluss zu vermeiden Wie soll eine Zielformulierung aussehen? Folgende Attribute sollten Sie einem richtig formulierten Projektziel zuordnen können: erreichbar vollständig widerspruchsfrei nicht interpretierbar prüfbar lösungsneutral dokumentiert zwischen Auftraggeber und Projektleiter abgestimmt und von beiden akzeptiert Folgende Tips helfen dabei, das Projektziel richtig zu formulieren: Versetzen Sie sich bei der Formulierung oder Überprüfung eines Projektziels in die Rolle des Gegenparts (also Projektleiter oder Auftraggeber). Versuchen Sie, in seinen Worten zu sprechen, sich in seine Lage zu versetzen. Versuchen Sie außerdem, sich gedanklich an das Ende des Projektes zu versetzen und die Situation zu beschreiben, so wie sie dann sein sollte! Dies hilft dabei, konkretere Formulierungen zu finden und das Projektziel klarer zu beschreiben. Wichtig ist, einen möglichst klar definierten Punkt für das Ende des Projektes zu finden und zu beschreiben Was gehört alles zu einem Projektziel? Ein Projektziel kann aus folgenden Komponenten bestehen: Inhaltliche Beschreibung (Leistungsziel) Vorgabe-Termin für die Erreichung des inhaltlichen Projektziels (Zeitziel) Projektbudget (Kostenziel) In der Regel hängen die beiden Parameter Termin und Kosten (Budget) von der inhaltlichen Ausgestaltung des Projektziels ab. Aus diesem Grund gibt es durchaus auch Projekte, in denen im ersten Schritt nur das inhaltliche Projektziel definiert wird. Erst nach einer sog. Voruntersuchung, einer ersten Grobplanung des Projektes (die Methoden entsprechen den im Kapitel Projektplanung beschriebenen, jedoch auf einer weniger detaillierten (Ebene) werden Termine und Kosten errechnet und zwischen Projektleiter und Auftraggeber vereinbart. Als Faustregel gilt: Termine und Kosten gehören dann zum Projektziel, wenn das inhaltliche Ziel für den Auftraggeber bei Kosten- und Terminüberschreitung weitgehend wertlos wird. (z.b: Vorbereitung einer Messepräsentation) 5

6 2.2 Was ist die Projektorganisation? Projekte erfordern aufgrund ihrer Komplexität häufig das Zusammenwirken verschiedener Abteilungen eines Unternehmens. Um die Projektabwicklung trotzdem effizient gestalten zu können, wird für jedes Projekt eine eigene Projektorganisation aufgebaut, die nur für die Dauer eines Projektes existiert - im Gegensatz zur "normalen" Linienorganisation eines Unternehmens. Es gibt folgende grundsätzliche Unterschiede zwischen Projektorganisation und Linienorganisation Projektorganisation, Linienorganisation Projektorganisation vs. Linienorganisation temporär - wird aufgelöst, wenn das Projekt beendet ist permanent - unterliegt normalerweise keinen oder nur relativ seltenen Änderungen orientiert sich an dem zu erreichenden Ziel (Projektziel) orientiert sich an den zu erledigenden Aufgaben eines Unternehmens (z.b. Marketing, Personal, Konstruktion, Fertigung) Ist in der Regel interdisziplinär besetzt Vereinigt in der Regel je Organisationseinheit Spezialisten einer Fachrichtung Die Projektorganisation besteht im Kern aus Auftraggeber, Projektleiter und Projektteam. Um den Auftraggeber zu entlasten, werden häufig noch ein oder mehrere zusätzliche Entscheidungsgremien eingerichtet, wie z.b. Lenkungsausschuß, Steuerungskreis oder Abstimminstanz. Außerdem können andere Rollen wie z.b. Qualitätssicherung oder Konfigurationsmanagement die Projektorganisation noch ergänzen. Die Projektorganisation muß in einem firmenspezifischen PM- Konzept definiert und jeweils zu Beginn eines Projektes um die darin konkreten fachlichen Aufgaben erweitert werden Was ist eine Projektrahmenorganisation? Die Projektorganisation wird durch Rollenbeschreibungen definiert, in denen die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung aller Projektbeteiligten möglichst eindeutig festgelegt sind. Damit werden insbesondere organisatorische Konflikte (z.b. zwischen Projekt- und Linienorganisation) zwischen den Beteiligten vermieden. Aus diesem Grund müssen die Rollen bereits vor dem eigentlichen Projektstart klar beschrieben sein - möglichst in Form einer firmenweiten Regelung, die für alle Projekte verbindlich vorgeschrieben wird, der sog. Projektrahmenorganisation Was ist die Projektdokumentation/Projektakte? Die Projektdokumentation besteht aus allen wichtigen Texten, Zeichnungen und sonstigen Dokumenten, die dabei helfen, den Projektverlauf nachzuvollziehen. Ziel ist es, den Prozeß zum 6

7 Erreichen des Projektziels zu dokumentieren. Dazu dient in erster Linie die Projektakte, in der diese Dokumente abgelegt werden. Davon zu unterscheiden ist die Produktdokumentation, die das Ergebnis des Projekts (z.b. das Gerät, das entwickelt werden soll oder das EDV-System, das programmiert werden soll) dokumentiert. Typische Dokumente in einer Projektakte sind: Projektauftrag Projektorganisation inkl. Telefon-Nummern Projektpläne Änderungsanträge Statusberichte Planänderungen Abschlussbericht Software-Produkte, wie z. B. Microsoft Project 2 bieten vielfältige Möglichkeiten, den Projektverlauf zu dokumentieren. Sie können mit vor- und benutzerdefinierten Ansichten oder für den Ausdruck skalierbaren Berichten jede Situation im Verlauf Ihres Projektes aussagekräftig für Ihre Projektdokumentation sichern. Als eine konsequente Erweiterung von Microsoft Office integriert sich Microsoft Project in das Journal von Microsoft Outlook und unterstützt darüber hinaus die Verwaltung von Projektplanungsdateien gemeinsam mit Dokumenten und Präsentationen in Microsoft Office Sammelmappen, was die Projektdokumentation wesentlich erleichtert Wieso ist es sinnvoll, eine Projektdokumentation/Projektakte anzulegen? Die Projektakte stellt sicher, dass jederzeit ein aktueller Stand der Projektplanung und des Projektauftrages inkl. Änderungsaufträgen existiert. In ihr finden sich zentral alle wichtigen Informationen zum Projekt. Ferner dient die Projektakte als wichtiges Hilfsmittel bei der Erstellung des Abschlussberichtes und der Erfahrungssicherung. Wie kann eine Projektdokumentation/Projektakte aufgebaut sein? Folgendes Inhaltsverzeichnis ist für den Aufbau einer Projektakte sinnvoll: Projektauftrag, Informationen aus Vorstudien, Wirtschaftlichkeitsberechnung, etc. Projektorganisation inkl. Telefon-Nummern und Abteilungs-Bezeichnungen projektspezifische Vereinbarungen wie bspw. Spielregeln, zu verwendende SW-Tools, Dokumentationsstandards, usw. erste freigegebene Projektplanung (=Erstplanung) (Projektstrukturplan, Meilensteinplan, Aufwandsschätzung, Terminpläne, Kostenplanung, etc.) letzte freigegebene Projektplanung aktuelle interne Projektplanung, Meilensteinberichte, Statusberichte Sitzungsprotokolle Abschlussbericht Telefon-Liste Natürlich kann eine Projektakte durchaus auch rein elektronisch (z.b. im Intra- oder Internet) mit einer entsprechenden Verzeichnisstruktur geführt werden. Wichtig ist jedoch in jedem Falle eine Regelung, wer für die Pflege verantwortlich ist und wo der jeweils gültige Stand zu finden ist. 2 Microsoft Corporation 7

8 Zur Projektdokumentation können mit Microsoft Project Projektdaten direkt im HTML-Format bzw. als GIF-Bilder gespeichert und im Intra- oder Internet publiziert werden. 2.3 Was ist ein Projekt-Kick-off? Ein Projekt-Kick-Off ist die erste offizielle Sitzung des Projektteams, nachdem der Projektauftrag erteilt wurde. Sie dient noch nicht dazu, inhaltlich am Projekt zu arbeiten, sondern soll Gelegenheit für die Teammitglieder geben, sich über das Projektziel zu informieren und sich gegenseitig kennenzulernen Was sind die Ziele des Projekt-Kick-off? Der Projekt-Kick-Off soll verschiedenen Zielen dienen: Vorstellung der einzelnen Teammitglieder. Um später auch die direkte Kommunikation im Projektteam sicherzustellen, muß jedem Teammitglied klar sein, wer welche Erfahrungen und Know-how-Schwerpunkte besitzt. Dies ist insbesondere auch wichtig für Themen, die nicht im unmittelbaren Zusammenhang mit dem eigentlichen Projekt-Thema stehen, da häufig Wissen aus anderen, angrenzenden Bereichen nützlich für die Lösung von Problemen ist. Außerdem ist dies der geeignete Zeitpunkt, um die Erwartungen, Hoffnungen und Wünsche der Teammitglieder abzufragen und gegebenenfalls zu korrigieren. Klärung der Rollen der einzelnen Teammitglieder. Für jedes Teammitglied gibt es bereits zum Beginn eines Projektes eine oder mehrere ihm zugedachte Rollen (fachlich und/oder organisatorisch) (siehe Kapitel Projektorganisation). Diese sollten während des Projekt-Kick-Offs angesprochen und eventuell korrigiert/ergänzt werden. Herstellen eines gemeinsamen Informationsstandes für alle Projektbeteiligten. Da im Vorfeld bis zu einem offiziellen Projektauftrag meist schon Gerüchte über das neue Projekt entstehen, sollten die Teammitglieder ganz zu Anfang insbesondere über das genaue Projektziel sowie die sonstigen Rahmenbedingungen informiert werden. Falls möglich, ist es natürlich sinnvoll, das Ziel noch einmal zur Diskussion zu stellen und so auch die Teammitglieder am Prozeß der Zielfindung zu beteiligen. Festlegen von Spielregeln für die Teamarbeit. Die Zusammenarbeit im Projektteam kann mit der Vereinbarung von Spielregeln konfliktfreier gestaltet werden. Sie sollten von allen Teammitgliedern gemeinsam erarbeitet werden, damit von Beginn an eine hohe Akzeptanz vorhanden ist. Folgende Themenbereiche können in die Spielregeln mit einbezogen werden: Organisation (Protokoll, Raumreservierung, Beschlussfindung, Moderation, etc.) Kommunikation innerhalb des Teams und mit der Umgebung Verhaltenskodex (Vorbereitung von Sitzungen, Pünktlichkeit, maximale Redezeit, etc.) Sanktionen bei Nichteinhalten der Spielregeln ("Mannschaftskasse",...) Wie sollte ein Projekt-Kick-Off ablaufen? Folgender Ablauf für einen Projekt-Kick-Off hat sich als sinnvoll erwiesen: Der Projektleiter eröffnet die Sitzung. Er stellt kurz sich selbst vor und informiert dabei auch über seine relevanten Erfahrungen aus der Vergangenheit. 8

9 Der Projektleiter stellt kurz das inhaltliche Projektziel vor. Jedes Teammitglied stellt sich selbst kurz vor und schildert seine Erfahrungen, die es möglicherweise auch aus früheren ähnlichen Projekten einbringen kann. Außerdem kann jeder Teilnehmer seine Wünsche und Befürchtungen äußern, die zunächst kommentarlos aufgenommen werden. Der Projektleiter informiert über weitere Details zum Projektauftrag und geht dabei auch auf die Wünsche und Vorschläge der Teammitglieder ein. Dazu gehört auch die Information über Aufgaben und Befugnisse von Instanzen und Gremien aus der Projektorganisation(Entscheidungsgremien, Auftraggeber, etc.). Gemeinsam werden die Spielregeln für die künftige Zusammenarbeit im Team festgelegt. Die weitere Vorgehensweise wird vereinbart (nächster Termin, Tagesordnungspunkte etc.) Die Sitzung dauert maximal 2 Stunden Was sollte man bei einem Projekt-Kick-Off vermeiden? Vom Projektleiter diktierte Spielregeln für die Zusammenarbeit im Projektteam. Inhaltliche Diskussionen über die Vorgehensweise im Projekt. Dazu sollte ein eigener Planungs-Workshop stattfinden. Projektleiter, die sich selbst stark in den Vordergrund stellen und nicht auf die Wünsche und Fragen der Teammitglieder eingehen. 3 Projektplanung und -steuerung 3.1 Warum sollte eine Projektplanung durchgeführt werden? Erst nachdem man ein Projekt geplant hat, bekommt man einen Überblick, welche Schritte sinnvollerweise als nächste zu tun sind. Die Projektplanung gibt also Sicherheit, das richtige zur richtigen Zeit zu tun. Eine fundierte und realistische Projektplanung ist ferner die Basis für eine funktionierende Projektsteuerung. Sie wird wie eine Landkarte verwendet, die es erlaubt, das Abweichen vom 9

10 richtigen Weg möglichst frühzeitig festzustellen - nicht erst, wenn man sich hoffnungslos verfahren hat. Außerdem motiviert das Erreichen von Zwischenzielen den weiteren Weg bis zum Erreichen des Projektziels anzugehen. Oft merkt man erst dann, wenn man geplante Punkte als "erledigt" abhaken kann, dass eigentlich doch schon sehr viel realisiert wurde Wie gehe ich vor, um ein Projekt zu planen? Der Aufbau einer kompletten Projektplanung erfolgt in 7 Schritten: Projektstrukturierung: Was ist alles zu tun? Meilensteine setzen: Welches sind wichtige Ereignisse im Projektverlauf? Aufwandsschätzung: Wieviel Aufwand ist zur Erbringung von Arbeitsergebnissen notwendig? Ablaufplanung: In welcher Reihenfolge müssen die Arbeitspakete abgearbeitet werden? Ressourcenplanung: Sind die Ressourcen ohne Überlastung eingeplant? Kostenplanung: Wieviel Kosten verursachen die einzelnenarbeitspakete Planoptimierung: Stimmt der bis dahin geplante Projektablauf mit den Wünschen meines Auftraggebers überein? Risikoanalyse: Was könnte mein Projekt gefährden und welche Maßnahmen kann ich dagegen treffen? PM-Software leistet gute Dienste... bei der Verwaltung von umfangreichen Datenmengen beim Arbeiten mit Standardplänen bei der Berechnung, Änderung und Pflege von Netzplänen bei der Optimierung von Projektplänen z.b. nach Ressourcen bei der Analyse von Ist-Daten im Projektcontrolling bei der Simulation der Auswirkung von Steuerungsmaßnahmen bei der Erfahrungssicherung von wichtigen Projektdaten bei der Zieldefinition von Projekten PM-Software unterstützt nicht... beim Aufbau einer Projektorganisation bei der Projektstrukturierung - außer im Handling der Daten bei der Aufwandsschätzung der einzelne Arbeitspakete bei der Definition von Anordnungsbeziehungen bei der Durchführung von Teamsitzungen beim gesamten "menschlichen Faktor" des s Microsoft Project unterstützt Sie in allen Phasen der Durchführung Ihrer Projekte. Einen Einblick in die Leistungsfähigkeit der Projektplanung mit Microsoft Project vermittelt Ihnen das Kapitel Planung mit Microsoft Project Planung mit Microsoft Project Microsoft Project ist das fünfte Windows-basierte Release einer Software, die sich zu einem der beliebtesten -Systeme weltweit entwickelt hat. Sie ist das Ergebnis einer enormen Forschungs- und Entwicklungsanstrengung, die sich an den Anforderungen verschiedenster Anwendergruppen orientiert hat, und bietet wichtige neue Funktionen und Erweiterungen, die für alle interessant sind, die im Bereich Planung tätig sind: 10

11 3.1.3 Bessere Kontrolle über die Projektplanung Microsoft Project verfügt über ein vollständig überarbeitetes Planungsmodul, das alle Funktionen bereitstellt, die von Projektmanagern am häufigsten gewünscht wurden und zur Modellierung der "Wirklichkeit" eingesetzt werden können. Da Microsoft Project außerdem schon lange als leicht erlernbare -Software bekannt ist, wurden diese Funktionen so umgesetzt, dass sie bei Bedarf für alle Anwender auf Anhieb nutzbar sind. Effizientere Kommunikation im Projektteam, damit alle informiert und einbezogen werden. Der Projekterfolg hängt von der effizienten Weitergabe von Projektinformationen innerhalb und außerhalb des Projektteams ab. Microsoft Project bietet neue leistungsfähige und flexible Funktionen, die die Zusammenarbeit und Kommunikation im Projekt erleichtern. Microsoft Project als konsequente Erweiterung von Microsoft Office Da viele Projektleiter noch nie zuvor ein -Werkzeug eingesetzt haben, muß ein solches unbedingt leicht erlernbar und bedienungsfreundlich sein und den übrigen Desktop- Programmen gleichen, die tagtäglich verwendet werden. Das Entwicklungsteam von Microsoft Project hat beträchtlichen Aufwand darauf verwendet, die Einheitlichkeit und Integration mit anderen Microsoft Office 97-Anwendungen zu verbessern und auszubauen. Leistungsfähige Werkzeuge zum Erstellen maßgeschneiderter Planungslösungen Da jede Organisation Planungen anders durchführt, sollte -Software flexibel, erweiterbar und anpassbar sein, damit sie den Anforderungen der verschiedensten Unternehmen gerecht wird. Bei der Entwicklung von Microsoft Project wurde viel Zeit investiert, um den Unternehmen sowohl die Integration der Projektdaten in andere unternehmensweite Systeme als auch die Anpassung und Erweiterung von Microsoft Project entsprechend der jeweiligen Planungsbedürfnisse zu ermöglichen. Strategien für den Einstieg in die Projektplanung mit Microsoft Project Wenn Sie mit dem bzw. mit Software für das noch nicht vertraut sind, finden Sie in der Kurzübersicht wertvolle Hinweise zum Planen und Verwalten von Projekten in Microsoft Project. Das Microsoft Project Tutorium ist ein Schulungsprogramm, bei dem die Benutzer grundlegende Informationen über die Arbeit mit Microsoft Project erhalten. Es informiert über die Dateneingabe, über die Darstellung der Daten, Formatierung und darüber, wie Microsoft Project die Zeitplanung für Vorgänge in einem Projekt durchführt. Als Einstiegshilfe steht Ihnen auch der Microsoft Project Wegweiser zur Verfügung, der Sie wie auf einer Landkarte durch die einzelnen Phasen des s geleitet. Er bietet eine schrittweise Anleitung für das Einrichten und Verwalten eines Projekts von Projektanfang bis Projektende. Der Wegweiser zeigt Hintergrundinformationen zum sowie Tips zur Arbeit mit Microsoft Project an und kann jederzeit von jedem Hilfethema aus aufgerufen werden. Wenn Sie startbereit sind, können Sie ein neues Projekt mit Hilfe von Schrittanweisungen erstellen, die Ihnen die Lernprogramme im Abschnitt Direkter Einstieg: Erstellen eines Projektes vorgeben. 11

12 3.1.4 Was ist ein Projektstrukturplan? Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine (in der Regel graphische) Übersicht, die alle zum Erreichen des Projektziels notwendigen Aktivitäten enthält. Der PSP wird von allen Mitgliedern des Projektteams gemeinsam erarbeitet. Neben den einzelnen Aktivitäten (man spricht oft auch von "Vorgängen") enthält er auch die Namen der Verantwortlichen für deren Durchführung Was sind Arbeitspakete und wozu dienen sie? Als Arbeitspakete (AP) bezeichnet man die unterste Ebene im Projektstrukturplan. Diese ist dann erreicht, wenn einem Arbeitspaket genau ein Verantwortlicher zugeordnet werden kann. Dieser sorgt für die Einhaltung der zugesagten Termine und Kosten und die Erbringung der vereinbarten Ergebnisse. Jedes Arbeitspaket ist eine klar abgegrenzte und in sich geschlossene Einheit. Die Arbeitspakete bilden die Basis für die weitere Projektplanung. In Microsoft Project wird für Arbeitspakete die Bezeichnung "Vorgänge" verwendet. Wie wird ein Arbeitspaket beschrieben? Zur näheren inhaltlichen Beschreibung eines Arbeitspaketes (die meist recht kurze Bezeichnung des Arbeitspaketes im Projektstrukturplan reicht nicht aus!) müssen mindestens folgende Informationen vorhanden sein: Kurzbezeichnung AP-Nr. AP-Verantwortlicher Ziel/Ergebnisse des Arbeitspakets Voraussetzungen zur Erbringung der Ergebnisse optional: Aufgabenbeschreibung (Welche Aufgaben sind durchzuführen?) Unterschriftsfelder für Projektleiter und AP-Verantwortlichen (Die Unterschrift von Projektleiter und AP-Verantwortlichem ist nicht unbedingt erforderlich. Sie betont jedoch den Vertragscharakter der AP-Beschreibung und ist insbesondere in der Matrix- Projektorganisation wichtig). 12

13 Bei der Festlegung der zu erbringenden Ergebnisse eines Arbeitspakets sind die Grundsätze der Zieldefinition (siehe Kapitel Zieldefinition) zu beachten! Für die inhaltliche Beschreibung eines Vorgangs bietet Microsoft Project u.a. die Kommentierung aller Vorgänge durch Vorgangsnotizen, auf die durch Indikatoren in der Vorgangsliste hingewiesen wird: Neben diesen inhaltlich-beschreibenden Informationen werden natürlich im weiteren Verlauf der Projektplanung zu jedem Arbeitspaket auch Termine, Kosten und Aufwände ermittelt. Auch dafür stellt Microsoft Project vordefinierte und benutzerdefinierbare Vorgangsfelder bereit Was sind Meilensteine? Meilensteine sind wichtige Ereignisse im Projektverlauf und markieren den Abschluss von wichtigen Projektschritten. Sie ergeben sich aus der Projektstruktur, d.h. aus einer Zergliederung des Projektziels in Teilziele (diese können produkt- oder prozessorientiert sein - siehe auch Projektstrukturierung). Wozu dienen Meilensteine? Meilensteine sind Punkte, an denen eine Entscheidung über den weiteren Projektfortgang gefällt werden kann. So werden z.b. besonders wichtige Meilensteine als Gateway oder Review bezeichnet, bei deren Erreichen eine sog. Review-Sitzung durchgeführt wird. Hierbei wird zunächst geprüft, ob die für diesen Meilenstein festgelegten Ergebnisse vorhanden sind. Außerdem wird eine Entscheidung gefällt, ob das Projekt wie geplant weitergeführt, abgebrochen oder in Teilen wiederholt wird. Ein Meilenstein ist immer ein Ereignis (Ergebnisse sind vorhanden, Entscheidung ist gefällt), von dem sich eindeutig feststellen lässt, ob es eingetreten ist oder nicht. Deshalb kann darauf eine 13

14 objektive Ermittlung und Darstellung des Projektstatus sowie ein fundiertes Berichtswesen aufbauen. Meilensteine können zu sog. Meilensteinplänen zusammengefasst werden. Diese geben einen schnellen Überblick über die wesentlichen Eckpunkte der Projektplanung und sind deshalb auch zur Information des Managements geeignet. Außerdem sind richtig definierte Meilensteine die Basis für ein interessantes Controlling- Instrument, die Meilenstein-Trend-Analyse (siehe Projektcontrolling). Für den Marathonläufer werden wichtige Kilometersteine farbig markiert, um ihn für die verbleibende Reststrecke neu zu motivieren. Dem selben Zweck dient auch das Definieren von Meilensteinen: Es motiviert, immer wieder "Zwischenspurts" einzulegen und nicht dem Frust des noch so weit entfernten nachzugeben. Mit Microsoft Project können Sie einen Vorgang als Meilenstein darstellen und im Balkenplan mit dem Balkenplan-Assistenten durch Formatierungen besonders grafisch hervorheben: Wie werden Meilensteine definiert? Zur Definition eines Meilensteins (MS) gehören: MS-Name MS-Verantwortlicher Termin für die Erbringung der MS-Ergebnisse festgelegte MS-Ergebnisse (z.b. Dokumente, Prototypen, Entscheidungen, etc.) Wie gehe ich bei der Aufwandsschätzung vor? Basis für die Aufwandsschätzung sind die Arbeitspakete (AP) aus dem Projektstrukturplan (siehe Projektstrukturierung). Jedes Arbeitspaket wird für sich alleine betrachtet. Folgende Vorgehensweise empfiehlt sich: Abschätzen der Arbeitsmenge (= Aufwand bzw. Arbeit, angegeben z.b. in Personentagen [Pt]oder -stunden [Ph]), die voraussichtlich notwendig sein wird, um das Ziel/Ergebnis des Arbeitspakets zu erreichen. Falls möglich, kann der hier geschätzte Aufwand bereits nach einzelnen Ressourcen aufgeteilt sein (also z.b. Maurer und Hilfsarbeiter). Da jede Schätzung einzig und allein auf Erfahrungen basiert, ist es zur Verbesserung der Aufwandsschätzung notwendig, Erfahrungssicherung zu betreiben. Die Methoden zur Unterstützung der Aufwandsschätzung zielen allesamt darauf, die Erfahrungssicherung zu systematisieren und möglichst transparent zu machen. Beim Abschätzen des Aufwands für ein Arbeitspaket sollte unbedingt der zuständige Mitarbeiter mit eingebunden sein - der Projektleiter alleine wird dies in der Regel nicht leisten können. Der Aufwand hängt vom Arbeitsinhalt eines APs ab! Abschätzen der maximalen Intensität, mit der eine Ressource diesen Aufwand erbringen kann (=Personal- bzw. Ressourceneinsatz, angegeben entweder in [%] oder z.b. [Ph/T]). Hier gibt es eine "natürliche" Obergrenze. Beispielsweise können nicht 4 Arbeiter gleichzeitig ein 1 x 1 Meter großes Loch graben oder 2 Programmierer an ein und demselben Modul arbeiten. 14

15 Urlaube, Schulungen oder sonstige geplante Abwesenheiten von Ressourcen werden in diesem Planungsstadium noch nicht berücksichtigt, dies erfolgt im Rahmen der Planoptimierung (siehe Kapitel Planoptimierung). Aus den beiden Größen Aufwand und (maximalem) Personaleinsatz lässt sich ableiten, welcher Zeitbedarf (=Dauer, angegeben in Tagen [t], Wochen [w] oder Stunden [h]) für die Durchführung eines Arbeitspaketes notwendig ist. Als einfachste Rechenformel wird hierfür angewendet: Dauer = Aufwand / Personaleinsatz Hat man im ersten Schritt die Aufwände bereits für die einzelnen Ressourcen getrennt geschätzt, ergibt sich je Ressource eine individuelle Bearbeitungsdauer. Die längste Bearbeitungsdauer ist identisch mit der Gesamtdauer des Arbeitspakets. Diese drei Schritte werden für jedes Arbeitspaket durchgeführt. Nach der Aufwandsschätzung können die geschätzten Aufwände in die software übernommen werden. Das neue Planungsmodul von Microsoft Project arbeitet mit der eben beschriebenen linearen Verteilung des Aufwandes (Arbeit) über die Dauer, d.h., die Standardgleichung von Microsoft Project zur Berechnung der Arbeit an einem Vorgang und seiner Dauer lautet Arbeit = Dauer * Einheiten. Je nach Planungsmethode kann bestimmt werden, welches der Elemente Arbeit, Dauer und Einheiten eine feste Größe sein soll und welche Elemente variabel sind. Microsoft Project unterstützt Planungen auf Grundlage der drei Vorgangsarten "feste Dauer", "feste Einheiten" und "feste Arbeit" und ermöglicht beispielsweise mit der neuen Ansicht "Vorgang: Einsatz" die Darstellung der Gesamt- und täglichen Arbeitszeit von Ressourcen an einem Vorgang auf einen Blick: Was sind die häufigsten Fehler bei der Aufwandsschätzung? Erfahrungsgemäß fallen Aufwandsschätzungen zu neuen Themen oder von Mitarbeitern, die nur selten bewusst Aufwände schätzen, eher zu niedrig denn zu hoch aus. Viele Mitarbeiter trennen Aufwand und Dauer nicht scharf. Der Aufwand hängt jedoch vom zu erbringenden Arbeitsinhalt ab, die Dauer kann dagegen durch mehr oder weniger intensives Arbeiten an einem AP beeinflusst werden. Eine bewusste und systematische Erfahrungssicherung, Grundvoraussetzung für eine fundierte Aufwandsschätzung, wird häufig aus Zeitmangel oder anderen Gründen nicht gemacht. Viele Angaben zum voraussichtlichen Aufwand werden unter dem Druck knapper Ressourcen und enger Terminpläne gemacht - und sind deswegen von vornherein unrealistisch. Die zuständigen Mitarbeiter werden nicht oder nur ungenügend bei der Aufwandsschätzung eingebunden. Dabei ist dies schon allein aus Motivationsgründen unerlässlich, vom Fachwissen ganz zu schweigen. 15

16 Auch verursacht Aufwand! Dieser wird jedoch häufig nicht in die Planung mit einbezogen. Analog verhält es sich mit Aufwänden für Qualitätssicherung Welche Verfahren unterstützen mich bei der Aufwandsschätzung? Zur Unterstützung der Aufwandsschätzung in verschiedenen Phasen der gibt es verschiedene Methoden (z.b. function point, COCOMO, Erfahrungsdatenbanken), bei denen ein gewisses Maß an Erfahrung bei ähnlichen Projekten als "Input" zur Verfügung gestellt werden muss, damit als "Output" eine Aussage über den voraussichtlichen Aufwand eines Projektes getroffen werden kann. Außerdem sind in der Regel bereits relativ detaillierte Informationen über das Projekt notwendig, damit diese Methoden angewendet werden können. Aus diesem Grund hat sich in der Praxis hauptsächlich die Expertenbefragung durchgesetzt. Dabei werden im wesentlichen ein oder auch mehrere Experten über den ihrer Meinung nach zu erwartenden Aufwand für das Projekt oder Arbeitspaket befragt Was ist Ablaufplanung und wozu dient sie? Die in der Projektstrukturierung definierten Arbeitspakete können nicht immer parallel und völlig unabhängig voneinander abgearbeitet werden. Viele Arbeitspakete weisen untereinander sachlich erforderliche, logische Abhängigkeiten auf (z.b.: erst muss der Rohbau stehen, bevor das Dach aufgesetzt werden kann). Diese müssen während der Projektplanung ermittelt und so dokumentiert werden, dass sie nachvollziehbar bleiben. Das hierfür geeignete Instrument ist der Netzplan. In ihm werden die Arbeitspakete (siehe Kapitel Arbeitspakete) mittels sog. Anordnungsbeziehungen in die aus sachlichen Gründen erforderliche Reihenfolge gebracht. Anmerkung: In der Begriffswelt der Netzplantechnik spricht man häufig von "Vorgängen" statt "Arbeitspaketen". Der Begriff wird aber meist gleichbedeutend mit Arbeitspaket verwendet. 16

17 Auch die -Software Microsoft Project arbeitet mit "Vorgängen". Aufgabe des Netzplans ist im Wesentlichen: transparent zu machen, welche Arbeitspakete für die Projektdauer bestimmend sind - der kritische Pfad. Dieser ist wichtig, da ausschließlich über kritische Vorgänge die Projektdauer beeinflußt werden kann - sowohl bei der Optimierung der Planung als auch bei der Projektsteuerung! eine einfache und effiziente Basis für Simulationen zu schaffen. Sind alle Abhängigkeiten richtig definiert, reicht die Änderung einer einzigen Arbeitspaketdauer oder eines Termins, um die Auswirkungen auf alle anderen Arbeitspakete des Projektes zu sehen. Wichtig: Die Arbeit mit Netzplänen ist nur dann sinnvoll, wenn eine Software bei der Berechnung zur Verfügung steht. Die manuelle Pflege eines Netzplans ist zu aufwendig. In Microsoft Project gibt es die Ansicht Netzplandiagramm (PERT), mit der Sie Einen Terminplan erstellen und abstimmen. Vorgänge miteinander verknüpfen, um die Abfolge der Vorgänge festzulegen, und Anfangsund Endtermine angeben. Abgeschlossene, in Bearbeitung befindliche und noch nicht angefangene Vorgänge grafisch darstellen. Vorgängen Personal und andere Ressourcen (z.b. Sachmittel) zuordnen Welche Anordnungsbeziehungen gibt es? Anordnungsbeziehungen (AOB) stellen die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen im Netzplan dar. Folgende Arten von Anordnungsbeziehungen gibt es: Bezeichnung nach DIN gebräuchliche Abkürzungen Bedeutung Normalfolge (NF) EA (Ende-Anfang) ES (Ende-Start) Der Start des Nachfolgers ist vom Ende des Vorgängers abhängig. Endfolge (EF) EE (Ende-Ende) Das Ende des Nachfolgers ist vom Ende des Vorgängers abhängig; die Startpunkte beider Vorgänge sind jedoch voneinander unabhängig. Anfangsfolge (AF) AA (Anfang-Anfang) SS (Start-Start) Der Start des Nachfolgers ist vom Start des Vorgängers abhängig; die Endpunkte der beiden Vorgänge sind jedoch voneinander unabhängig. Sprungfolge (SF) AE (Anfang-Ende) SE (Start-Ende) Das Ende des Nachfolgers ist vom Start des Vorgängers abhängig. 17

18 Zusätzlich kann jeder Anordnungsbeziehung ein sog. Zeitwert (in Microsoft Project "Zeitabstand") zugeordnet werden. Dieser bedeutet, dass die beiden durch die AOB verbundenen Arbeitspakete entweder um einen bestimmten Zeitraum auseinander liegen (positiver Zeitwert) oder überlappen (negativer Zeitwert). Besonders häufig werden positive Zeitwerte in Verbindung mit End- oder Anfangsfolgen verwendet Wie werden kritischer Pfad und Puffer ermittelt? Der kritische Pfad ist die Verbindung aller kritischen Arbeitspakete in einem Netzplan. Ein Arbeitspaket ist dann kritisch, wenn früheste und späteste Lage identisch sind. Die früheste Lage eines Arbeitspaketes wird während der Vorwärtsrechnung ermittelt. Dabei wird für jedes Arbeitspaket berechnet, wann es frühestens beginnen (abhängig von seinen Vorgängern) bzw. enden (frühester Beginn + Vorgangsdauer) kann. Anschließend erfolgt die Rückwärtsrechnung. Hier wird für jedes Arbeitspaket festgestellt, wann es spätestens enden muß, um seine Nachfolger nicht mehr zu verschieben. Zieht man davon die Dauer ab, erhält man den spätesten Startzeitpunkt. Spätester Start- und Endzeitpunkt zusammen werden die späteste Lage genannt. Arbeitspakete, die nicht auf dem kritischen Pfad liegen, bei denen also früheste und späteste Lage nicht identisch sind, haben einen Puffer. Microsoft Project bietet umfangreiche Möglichkeiten für eine automatische Verarbeitung kritischer Pfade und Puffer. Mit dem Balkenplan-Assistent können Ihre Diagramme so formatiert werden, dass kritische Pfade auf einen Blick sichtbar sind. Auch ab welcher Pufferzeit ein Pfad kritisch wird, können Sie frei definieren Welchen Zusammenhang haben Balken- und Netzplan? Der Balkenplan dient in erster Linie zur Visualisierung der Terminplanung. Die Terminplanung ergibt sich aus der Netzplanrechnung - das bedeutet, dass der Balkenplan vor allem die Ergebnisse aus der Netzplanrechnung in einer weniger abstrakten, leicht verständlichen Form darstellt. Netzplan vs. Balkenplan Dient vor allem zur Steuerung und Simulation der Projektplanung. Dient vor allem zur übersichtlichen Darstellung der Terminplanung. Eine Selektion oder Sortierung der enthaltenen Arbeitspakete ist nicht sinnvoll Die enthaltenen Arbeitspakete können einfach selektiert und sortiert werden. Zeigt in erster Linie die logischen Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen. Zeigt in erster Linie die zeitliche Lage von Arbeitspaketen. Ist für Präsentationen aufgrund seiner Ist auch für Präsentationen geeignet. Komplexität ungeeignet. Eine Mischform zwischen Balken- und Netzplan ist der sog. "vernetzte Balkenplan". In ihm werden neben der zeitlichen Lage der Arbeitspakete auch die Anordnungsbeziehungen dargestellt. Dies ist vor allem für kleinere oder wenig vernetzte Projekte ein guter Kompromiß. Allerdings wird der vernetzte Balkenplan bei manueller Erstellung und Verwaltung ab einer gewissen Größe auch sehr schnell unübersichtlich. 18

19 In Microsoft Project erfolgt die Ablaufplanung vorzugweise in der Ansicht "Balkendiagramm (GANTT)" mit einem vernetzten Balkenplandiagramm. Für die Vorgänge in der Vorgangsliste werden im Balkendiagramm entsprechend der angegebenen Vorgangsdauern automatisch verknüpfbare Vorgangsbalken angelegt. Die Reihenfolge der Vorgänge kann per Drag & Drop verändert werden. Durch Zusammenfassung mehrerer Teilvorgänge entstehen Sammelvorgänge. Anordnungsbeziehungen zwischen den einzelnen Vorgängen können sowohl in der Vorgangsliste als auch im Balkendiagramm definiert werden Wozu dient die Planung der Projekt-Kosten? In der Regel ist mit der offiziellen Erteilung eines Projektauftrages auch die Freigabe eines bestimmten Projektbudgets verbunden. Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, im Rahmen dieses Projektbudgets das vereinbarte Projektziel zu erreichen. Um die Höhe des Projektbudgets zu verifizieren, ist eine Abschätzung der voraussichtlichen Projekt-Kosten notwendig. Erst danach ist eine fundierte Aussage möglich, wieviel die Realisierung des Projektziels voraussichtlich kosten wird. Liegen die voraussichtlichen Projekt- Kosten über dem Projektbudget, muß der Projektleiter dies sofort mit dem Auftraggeber abstimmen. Wird eine entsprechende Budgetkorrektur abgelehnt, sollte dies auch von Auftraggeber-Seite sachlich zu begründen sein. Stimmen Kostenplanung und Projektbudget überein, so ist die Kostenplanung die Basis für eine kostenorientierte Projektsteuerung. Wichtig: Die Projekt-Kostenplanung beschäftigt sich ausschließlich mit den für die Abwicklung des Projekts anfallenden Kosten. Davon zu unterscheiden sind die Produktkosten, die z.b. für die spätere Herstellung oder Betreuung eines (im Rahmen des Projektes entwickelten) Produktes anfallen. Vor allem im Bereich der technischen Produktentwicklung gibt es hier eigene Methoden (z.b. target costing, Wertanalyse), um auch die Produktkosten im Rahmen der Projektrealisierung zu steuern Wie komme ich zu einer fundierten Projekt-Kostenplanung? Basis für die Projekt-Kostenplanung ist der Projektstrukturplan (siehe Kapitel Projektstrukturierung), der eine vollständige Aufstellung aller für die Erreichung des Projektziels notwendigen Arbeitspakete beinhaltet. Deshalb reicht es aus, wenn die Kosten für die Realisierung aller Arbeitspakete bekannt sind - die Summe ergibt die geplanten Projekt-Kosten. 19

20 Zur Planung der Arbeitspaket-Kosten wird in erster Linie die Kostenartenrechnung angewandt. Dazu kann auf die Kostenarten des betrieblichen Rechnungswesens zurückgegriffen werden. Falls dies zu detailliert oder aus anderen Gründen ungeeignet ist, empfehlen sich folgende Kostenarten: Kostenarten, Bedeutung Personalkosten Dazu gehören die bereits im Rahmen der Aufwandsschätzung geplanten Aufwände der einzelnen Ressourcen. Diese werden einfach mit dem entsprechenden Verrechnungssatz multipliziert, um die Personalkosten zu bekommen. Materialkosten Dies sind alle (Verbrauchs-)Materialien (z.b. Baumaterial, Rohstoffe für die Herstellung von Prototypen, Druck- und Papierkosten für die Erstellung eines Prospektes), die gekauft werden müssen, damit ein Arbeitspaket abgearbeitet werden kann. Gerätekosten Dies sind Kosten für die Anschaffung von Geräten (z.b. eine Baumaschine, Meßgeräte, ein neuer PC oder auch eine neue Software) zur Unterstützung des Projekts. Da diese Geräte in der Regel über das Projektende hinaus genutzt werden, ist es sinnvoll, die Anschaffungskosten nur anteilmäßig auf das Projektbudget anzurechnen. sonstige Kosten Dazu gehören Kosten, die in die obigen drei Kategorien nicht zuordenbar sind, wie beispielsweise Reisekosten, Aufwendungen für Geschenke o.ä. Diese vier Kostenarten sind dem Projekt direkt zuordenbar. Im Unternehmen anfallende Gemeinkosten wie bspw. Miete für Betriebsgebäude, Heizung, Strom, Raumpflege, etc. sind in der Regel bereits über den Verrechnungssatz des Personals mit abgedeckt und werden nicht gesondert auf Projekte umgelegt. Microsoft Project hilft Ihnen bei der Aufstellung und Berechnung von Budgets und bietet Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Überwachung Ihrer Projektkosten. Auf der Grundlage der festen Kosten oder der von Ihnen zugeteilten Ressourcenkosten berechnet Microsoft Project die Kosten jedes einzelnen Vorgangs sowie des gesamten Projekts. Informationen zu den allgemeinen Kosten eines Projekts finden Sie am einfachsten in der Kostentabelle (Ertragswertanalyse). Die neuen Ansichten "Ressource: Einsatz" und "Vorgang: Einsatz" enthalten detaillierte Informationen zu den Projektkosten in Abhängigkeit von der Dauer des Projekts. Projektmanager können ihre Kosten jetzt genauer überwachen, da Microsoft Project Kostenänderungen im Zeitverlauf modellieren kann Wozu dient eine Risikoanalyse? Aufgabe der Risikoanalyse ist es, Faktoren, die eine Gefahr für den Projekterfolg (die im Projektauftrag definierte Leistung in geplanter Zeit mit den geplanten Ressourcen im vorgegebenen Budget zu erbringen) darstellen, zu identifizieren, zu bewerten und entsprechende Gegenmaßnahmen vorzubereiten bzw. einzuleiten. Zu unterscheiden sind: projektimmanente Risiken (Projektrisiken) - Risiken, die sich aus der Projektabwicklung, also aus dem Prozeß heraus ergeben und 20

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