IBN ProAktiv. Auflagen- und Inbetriebnahmemanagement für komplexe Infrastrukturprojekte

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1 IBN ProAktiv Auflagen- und Inbetriebnahmemanagement für komplexe Infrastrukturprojekte projektbegleitend strukturiert automatisiert termingerecht VV BAU bzw. VV BAU-STE-konform zur Inbetriebnahme-Dokumentation

2 q4pm Unser Name q4pm steht für quattron for project management. q4pm ist ein Unternehmen der quattron group und ist spezialisiert auf das Projektmanagement moderner Eisenbahn- Infrastrukturen. Auf dem Fundament langjähriger Projektmanagement-Erfahrung und hoher Beratungsexpertise begleiten wir unsere nationalen wie internationalen Kunden durch alle Phasen ihres Infrastrukur-Projekts. Hohe Projektqualität geringerer Aufwand Große Infrastrukturprojekte sind meist begleitet von immensen Dokumentationsanforderungen. Lange Projektlaufzeiten, umfangreiche Auflagen und Forderungen (z. B. aus Plangenehmigungsverfahren, Baurecht, Planprüfungen, Baufreigaben, Abnahmen, etc.), häufig wechselnde Projektteams und unpräzise Dokumentation zur Inbetriebnahme (IBN) oder Teilinbetriebnahme führen zu Intransparenz und Unvollständigkeit der zu erfüllenden Auflagen und Dokumentationen. Dies hat häufig zeitkritische, aufwändige und kostenintensive Nacharbeiten vor der IBN und teilweise sogar ihre Verschiebung zur Folge. q4pm bietet mit IBN.ProAktiv einen projektbegleitenden, IT-gestützten Lösungsansatz: ausgerichtet auf die spätere IBN werden Auflagen, Forderungen und Dokumente strukturiert nach den IBN-relevanten Vorgaben (zumeist technische Anlagen) gesteuert. Mit IBN.ProAktiv von q4pm werden die Verwaltungsvorschriften Bau strukturiert nachgehalten und die Inbetriebnahmedokumentation automatisiert generiert. Durch den proaktiven Einsatz dieser Methodik entsteht insgesamt eine höhere Projektqualität bei geringerem Aufwand, eine Erhöhung der Transparenz sowie ein gesteigertes Vertrauen bei relevanten Aufsichtsbehörden (z. B. EBA), die ebenfalls kontinuierlich Überblick über den Projektverlauf erhalten. IBN ProAktiv IBN.ProAktiv ist eine komplexe, IT-gestützte Methodik mit dem Ziel, sämtliche Daten rund um den Antrag auf Inbetriebnahme-Genehmigung strukturiert zu erfassen und auszugeben. Mit dem Software-Tool können erforderliche Unterlagen (Auflistungen) für die IBN-Dokumentation weitestgehend automatisch erstellt werden. Durch den transparenten Überblick zum jeweils aktuellen Projekt- und Dokumentationsfortschritt können rechtzeitig geeignete Maßnahmen eingeleitet werden, um die Bereitstellung der Unterlagen inhaltlich als auch terminlich sicherzustellen. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung für das Erstellen des Antrages auf Nutzung (VV BAU) bzw. einer Inbetriebnahmeanzeige (VV BAU-STE) durch den Inbetriebnahmeverantwortlichen. Der zusätzliche Support durch q4pm ermöglicht eine kontinuierliche Betreuung des Projektes und der Mitarbeiter inklusive einer modernen Projektsteuerung.

3 Leistungen auf einen Blick Bestandsaufnahme Kundenprojekt, Einführen der Steuerungssoftware inkl. kundenspezifischer Anpassungen sowie Initialmigration aller Bestandsdaten Kontinuierliche Beratung des Kunden in Methode und Software-Anwendung inkl. Schulung von Mitarbeitern Erfassen und Controllen von Auflagen aus Plangenehmigungen, Planprüfungen, Baufreigaben, Bauabnahmen u. a. Controlling der Aufgaben und Unterstützung der Entscheidungsfindung für das Management Statusanzeige über den Stand der Abarbeitung von Forderungen Zuordnung der Technischen Anlagen zu Bauvoranzeigen, Planprüfberichten, Baufreigaben, Baubeginnanzeigen, Anzeigen von Abnahmeprüfungen, Abnahmeprüfungen und Anzeigen der Nutzung bzw. Inbetriebnahmeanzeigen Erinnerung bei Fälligkeit von Anträgen und Anzeigen zur Einhaltung von Fristen (Sicherung des Bauablaufs durch rechtzeitige Genehmigung durch das EBA) Termingerechte und lückenlose Dokumentation für IBN-Dokumentation und IBN-Dossier IBN ProAktiv IT-Tool Input Definieren von Rollen für das Erstellen von Anzeigen und Anträgen Technische Anlagen (in Betrieb zu nehmende Anlagen) Daten z. B. zu Bauvoranzeigen, Planprüfberichten, Baufreigaben, Baubeginnanzeigen, Anzeigen von Abnahmeprüfungen, Abnahmeprüfungen und Anzeigen der Nutzung bzw. Inbetriebnahmeanzeigen Zugehörige Dokumente Aktion Erstellen von Anzeigen und Anträgen Anzeigen von Fälligkeiten Controlling von Umfang und Qualität der Datenerfassung Erinnern an fehlende Dokumente Ergebnis Monitoring (zwischenzeitlich) zu Ergebnissen des Controllings Erforderliche Auflistungen für IBN-Dokumentation bzw. IBN-Dossier BAUVORSCHRIFT VV BAU

4 Aufbau des IBN ProAktiv IT-Systems Installation Die Daten werden in einer SQL-Datenbank auf einem zentralen Server abgelegt. Die Anwendung selbst ist eine veröffentlichte Applikation, welche über Internet-Browser von jedem beliebigen PC (Terminal) gestartet werden kann. Die Anwendung wird dabei auf dem zentralen Server ausgeführt. Voraussetzung ist lediglich die Installation einer Browsererweiterung (Cytrix-Client). Diese Terminal-Server-Lösung gestattet somit auch den Zugriff der Bauüberwacher, deren Lokalität bzw. EDV-Ausstattung (fehlender BKU-Zugang) eine Anwendung behindert. Strukturen Als Komponenten werden Planrecht, Bauvoranzeigen, EG-Prüfberichte, Planprüfberichte, Baufreigaben, Baubeginnanzeigen, Anzeigen einer Abnahmeprüfung, Abnahmeprüfungen, Inspektionen und letztlich Anzeigen der Nutzung bzw. Inbetriebnahmeanzeigen erfasst. Diesen werden definierte Technische Anlagen (in Betrieb zu nehmende Anlagen wie Gleise, Weichen, Elektroenergieanlagen 50 Hz, Signalanlagen, Tk-Anlagen, Oberleitungsanlagen) zugeordnet. Hierbei ermöglicht die Zuordnung zu Gewerken eine spätere Einordnung in Teilsysteme der Verwaltungsvorschriften (VV BAU, VV BAU-STE, VV IST). Das Erfassen der Komponenten erlaubt eine flexible Kombination der Daten für Berichterstattung und Inbetriebnahmedokumentation. Die Zuordnung von Clustern zu Projekten und diese zu Projektgruppen ermöglicht der Projektleitung ein konstantes Monitoring. Verantwortlichkeiten Die Zugriffsrechte auf die Daten ergeben sich aus den durch die Projektleitung festgelegten Verantwortlichkeiten; sie sind auf Cluster-Ebene definiert. Datenerhebung Die Daten werden entsprechend der Rollendefinition erfasst. Bei aktuellen Projekten muss eine Datenerhebung umgehend und verlässlich erfolgen. Bei der Datenerhebung ist größte Sorgfalt erforderlich, sachliche Zusammenhänge sind plausibel darzustellen. Controlling Die Sicherung der Daten hinsichtlich Vollständigkeit und Qualität wird durch ein ständiges Controlling im System gewährleistet: Steuerung der Eingabe und Plausibilitätsprüfung bei der Datenerhebung durch Funktionalitäten des Programms (permanent). Systemseitige Prüfung von fehlenden und fehlerhaften Einträgen bzw. strukturellen Zuordnungen (Kontroll-Berichte). Stichprobenartige Prüfungen auf Vollständigkeit und sachliche Richtigkeit (alle Beteiligten). Prüfkonzept Erfolgreicher Abschluss der Prüfungen von IBN.ProAktiv nach einem festgelegten Prüfkonzept ist Voraussetzung für die Abnahme der Gesamtleistung der BÜ. Die Prüfung erfolgt als strukturelle Auswertung und als stichprobenartige inhaltliche Prüfung innerhalb des Systems. Fehlende Dateien werden systemseitig ausgewiesen

5 Ergebnisdarstellung Die Darstellung sehr komplexer Projekte ist gemäß der VV IST noch ohne Beispiel und wird weiterhin für jedes Projekt individuell mit dem EBA erörtert. Die ständig wachsende Zahl dokumentierter Fallbeispiele erleichtert die Entscheidungsfindung bei noch durchzuführenden Projekten. Favorisiert sind zurzeit in sich geschlossene Dokumentationen gemäß VV. Die Clusterstruktur entspricht weitestgehend und soweit als möglich der Bauakten-Struktur. Denn bei Bauprojekten mit Beteiligungen m ehrerer EBA-Außenstellen sind separate Antragsunterlagen zu erstellen. Die Bauakte berücksichtigt diese Anforderung nicht. Durch das strukturierte Erfassen der Daten ist für diese Vorgehensweise eine hohe Flexibilität gegeben. Alle zu einem Cluster gehörenden Dateien sind in genau einem Ordner auf dem Server abgelegt. Dies und das Erstellen von Schlagwort-Daten erleichtert die Übergabe der Daten in andere Dokumentenmanagement systeme wie z. B. DokSys. IBN ProAktiv in der Praxis IBN.ProAktiv strukturiert das Auflagenmanagement vom Beginn der Projektlaufzeit: Welche Auflagen liegen bei Projektbeginn vor, welche entstehen während des Projekts? Welche Dokumente werden für welche Behörden zu welchem Projektzeitpunkt benötigt? Welche Dokumente sind erstellt? Welche müssen wann erstellt werden? Wo sind sie abgelegt? Entscheidende Funktionalitäten vereinfachen die Inbetriebnahme-Dokumentation: IBN.ProAktiv arbeitet auf der Grundlage der Bauvorschrift VV BAU, VV BAU-STE und VV IST. Projektbegleitend kann mit IBN.ProAktiv die Inbetriebnahme-Dokumentation vorbereitet und erforderliche Auflistungen erstellt werden. Dateivorlagen garantieren bei der Erstellung von Anzeigen bzw. Anträgen eine hohe Qualität. Die Daten können wiederverwendet werden. Die Anzeige von Fälligkeiten unterstützt eine termingerechte Antragstellung. Das Programm legt Zuständigkeiten fest und definiert Zeitpläne. Rollen, die vom Gesetz her vorgegeben sind, bildet IBN.ProAktiv ab. Das Projektpersonal lässt sich den einzelnen Rollen zuordnen. IBN.ProAktiv gewährt kontinuierliche Transparenz über Qualität und Stand der Datenerfassung. Das Programm unterstützt das Eingeben der Daten, legt Datei namen und Ablageordner fest (Transparenz) und erstellt Inhaltsverzeichnisse von bereits gespeicherten bzw. noch fehlenden Dokumenten. Die Erledigung von Auflagen durch benannte Zuständige wird kontrolliert. Über IBN.ProAktiv lassen sich unterschiedliche Zugriffs rechte sowohl für Projektmitarbeiter als auch für Externe wie z. B. das EBA (Eisenbahnbundesamt) einrichten.

6 q4pm project management gmbh Schaumainkai 87 D Frankfurt/Main Germany Tel. +49 (0) Fax +49 (0) Mail: Web: q4pm ist ein Unternehmen der quattron group, spezialisiert auf Beratungs- und Managementleistungen für komplexe Infrastrukturprojekte.

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