Blue Ant 10.3 Effektive Unterstützung für das PMO

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1 Mit freundlicher Genehmigung des Pragmatisch und einfach zu bedienen Blue Ant 10.3 Effektive Unterstützung für das PMO von Dr. Mey Mark Meyer proventis GmbH Abb. 1: Das Projektcockpit informiert über die wichtigsten Eckdaten des Projekts. Welche Anzeigen im Cockpit erscheinen, kann der Anwender frei konfigurieren. Die Multiprojektmanagement-Software Blue Ant ist seit 2001 auf dem Markt. Das Programm, dessen Schwerpunkt ursprünglich auf der Planung und Steuerung von Dienstleistungsprojekten lag, hat sich in den vergangenen Jahren mehr und mehr auch zum Werkzeug für das PMO entwickelt. Hier punktet die Software mit entsprechenden Funktionen, wie Statusberichten und Multiprojekt-Dashboards sowie vielen Möglichkeiten zur Ressourcenplanung. Referenzen wie z. B. die Ober finanzdirektion Niedersachsen, die Städtischen Werke Magdeburg und die Terex Material Handling & Port Solutions GmbH unterstreichen die Eignung für diesen Einsatzbereich. Neben der Projektplanung und -steuerung, erstellt Blue Ant auch Angebote und hilft bei der Projekt abrechnung. Die Software kann außerdem zahlreiche Randprozesse des Projektmanagements abbilden z. B. Urlaubsanträge verwalten oder Dienstreiseanträge inklusive späterer Abrechnung mit dem Kunden abwickeln. Dieses Funktionsspektrum kommt vor allem Projektdienstleistern entgegen. Hier zählt Blue Ant u. a. die Porsche Informatik GmbH, die Intershop Communications AG und die Roland Rechtsschutz-Versicherungs-AG zu den Referenzkunden. Das Unternehmen wurde 2001 als Softwareund Beratungshaus in Berlin gegründet und beschäftigt zur Zeit 40 Mitarbeiter. Die Kernkompetenz liegt in der ständigen Weiterentwicklung der webbasierten Multiprojektmanagement-Software Blue Ant, deren Schwerpunkte auf Ressourcen- und Kostenplanung sowie auf dem Multiprojektmanagement liegen. Begleitend zur Einführung von Blue Ant beraten proventis und seine Partner-Unternehmen die Kunden bei der Erarbeitung von Projektmanagement-Werkzeugen und -Methoden. Blue Ant ist inzwischen bei rund 400 Unternehmen im Einsatz. Laut Hersteller sind Projekte mit bis zu Vorgängen von Blue Ant gut handhabbar. Die Anzahl der Benutzer der derzeit größten aktiven Anwendung liegt bei etwa 900.

2 Agil oder klassisch einfach zu bedienen einfach mit der Maus verschieben. Eine solche Terminplanung mit der Maus sollte jedoch mit Bedacht durchgeführt werden, da Blue Ant bei jeder Änderung konsequent alle Termine und Ressourcenbedarfe für das Projekt neu errechnet. Freie Planung für agile Projekte Abb. 2: Im agilen Planungsmodus können die Struktur und die Termine der Projektaufgaben frei mit der Maus arrangiert werden. Blue Ant ist modular aufgebaut, wobei die Projektmanagementfunktionen im Zentrum stehen, während die übrigen Module der Software darum herum gruppiert sind. Ein Klick auf den Abschnitt»Projekte«in der Navigationsleiste am linken Browser-Rand bringt die Planungsund Steuerungsfunktionen zu Tage. Im»Steckbrief«finden sich alle Eckdaten des Projekts und das Cockpit liefert die wichtigsten Informationen, wie den aktuellen Projektstatus, die aktuellen Kosteninformationen und den Verlauf des Fertigstellungsgrads (Abb. 1). Welche Anzeigen im Cockpit erscheinen, kann der Anwender frei konfigurieren, indem er die einzelnen Informationsfenster einfach mit der Maus anordnet, ausblendet oder sich neue Fenster auf den Schirm ruft. Die Bedienung der Software geht erfreulich leicht von der Hand. Die typischen Standardfunktionen der Projektplanung erschließen sich intuitiv. Dazu tragen die klare, aufgabenbezogene Gliederung der Navigationsleiste sowie das zurückhaltende Design bei. Seit Version 10.3 ist der klassische Balkenplan (Gantt) nochmals interaktiver geworden. Ein Rechtsklick auf einen Balken ermöglicht es, Vorgänge und Abhängigkeiten zu bearbeiten und Ressourcen hinzuzufügen. Wer möchte, kann auch Vorgangstermine Agile Projekte profitieren deutlich von den interaktiven Möglichkeiten im Terminplan. Wird ein Projekt nicht klassisch, sondern agil geplant, setzt Blue Ant dabei nicht auf Scrum, sondern verwendet eine eigene agile Methodik. Diese unterscheidet sich vom klassischen Vorgehen vor allem dadurch, dass keinerlei Abhängigkeiten zwischen den Projektaktivitäten bestehen. Die Projektstruktur spiegelt auf der ersten Ebene den Bearbeitungszustand wider (beispielsweise»offen«,»in Arbeit«,»Im Test«und»Abgeschlossen«). Die einzelnen Arbeitspakete werden dann mit der Maus in dieser Struktur angeordnet klassisch würde man sagen: sie werden zu Teilvorgängen. Der Umsetzungszeitpunkt wird geplant, indem die Vorgangsbalken horizontal verschoben und auf diese Weise einer oder mehreren Planungsperioden zugeordnet werden (Abb. 2). Auch eine tabellarische Planung ist möglich. Innerhalb der Planungsperiode kann das Team entscheiden, wer welche Arbeitspakete umsetzt und einfach den voraussichtlichen Aufwand 2

3 Abb. 3: Aufgaben können Projektmeilensteinen zugeordnet und in Checklisten zusammengefasst werden. Das ermöglicht z. B. das Erstellen fortlaufender Projektprotokolle. einer konkreten Person zuweisen. Dabei hilft die Ressourcenreservierung auf Projektebene, die im Abschnitt»Übersicht im PMO«(S. 5) beschrieben ist. Innerhalb dieser können Mitarbeiter zunächst mit einer vorgegebenen Kapazität einem Projekt zugewiesen werden, ohne bereits festlegen zu müssen, welche Aufgaben sie bearbeiten. Die agile Planungsmethodik in Blue Ant bietet nicht die Möglichkeiten, die etwa eine Spezialsoftware mit Task Boards bietet sie eignet sich deshalb vorwiegend zur Planung von User Stories, deren Teilaufgaben dann in einem agilen Werkzeug wie JIRA bearbeitet werden. Als pragmatische Lösung, die zwischen netzwerk gerechneten Terminplänen und reinem Aufgabenmanagement positioniert ist, ist sie für Projekte von überschaubarem Umfang sehr interessant. Von Besprechungsprotokollen bis zu Gate-Prüfungen: Checklisten Das Aufgabenmanagement von Blue Ant dient dazu, kleinere Aufgaben zu steuern, die sich nicht im Projektplan wiederfinden sollen. Diese Aufgaben, beispielsweise offene Punkte aus einer Projektbesprechung einschließlich der Verantwortlichkeiten und Fristen, kann Blue Ant sowohl einzelnen Projektaktivitäten als auch Checklisten zuordnen. Mit dieser Doppelzuordnung lässt sich im Projekt allerhand Nützliches anstellen (Abb. 3). Weist man die Aufgaben beispielsweise einem Meilenstein zu, zeigt Blue Ant auf Wunsch direkt im Projektplan an, wie viele Aufgaben mit einem Meilenstein verbunden sind und welche davon bereits erledigt wurden. Wenn man diese Aufgaben gleich in Projektvorlagen integriert, sind einfache Gate-Checklisten möglich. Falls das Projekt dann doch einmal nicht hundertprozentig nach Plan laufen sollte und sich z. B. beim Jour-Fixe noch eine weitere Aufgabe ergibt, ist diese rasch dem zugehörigen Meilenstein zugewiesen. Wer sich gleichzeitig eine Checkliste erstellt, die auch alle anderen Aufgaben aus dem Jour-Fixe enthält, bekommt nebenbei noch eine Offene-Punkte-Liste, die von Besprechung zu Besprechung wieder hervorgeholt werden kann. Blick über den Tellerrand: Umfassende Projektunterstützung Blue Ant versteht sich als Rundum-Lösung für projektorientierte Unternehmen und Organisationen. Wo sich alles um Projekte dreht, da erwarten Mitarbeiter häufig, dass eine zentrale Lösung nahezu alles abdeckt, was mit Projekten in Verbindung steht. Blue Ant bietet eine Reihe verschiedener nützlicher Zusatzfunktionen, welche die Verwaltung und Übersicht über die Projektlandschaft vereinfachen. 3

4 Reisekosten vom Antrag bis zur Fakturierung Reisekostenabrechnungen haben es erstaunlicherweise immer noch nicht in den ansonsten recht umfangreichen ICB-Katalog der IPMA geschafft. Trotzdem ist es sinnvoll, sie in einer Projektmanagementsoftware abzubilden. Insbesondere dann, wenn in kleinen und mittelgroßen Organisationen keine entsprechende Software vorhanden ist, Reisen aber oft projektbezogen erfolgen und womöglich auch mit Auftraggebern abzurechnen sind. Blue Ant ermöglicht es Projektmitarbeitern neben den Projektaufwänden auch Reisekos ten zu erfassen. Mit Version 10.2 kamen Reise kostenanträge Projektstatusberichte Neben den operativen Funktionen, die den Projektbeteiligten die Arbeit erleichtern und die angrenzenden Abrechnungsprozesse unter stützen, entwickelte sich Blue Ant in den vergangenen Jahren mehr und mehr zu einer Software, die die Standardisierung im Projektmanagement unterstützt eine typische Aufgabe des Project Management Office (PMO). Dabei hilft Blue Ant, das gesamte Projektportfolio im Blick zu behalten. Statusberichte bieten dem PMO eine hervorragende Möglichkeit, projektübergreifend vergleichbare Informationen zu erhalten, die nicht nur einfach an einem Stichtag in der Abb. 4: Statusberichte stellen automatisch Zahlen aus dem laufenden Projekt zusammen. Der Verfasser kann diese mit eigenen Kommentaren ergänzen. hinzu. Sie beschleunigen die Reisekostenabrechnung, sofern diese im Rahmen des genehmigten Antrags bleibt. Mit der Funktion der Reisekostenanträge können Reise buchungen bequem durch Dritte vorgenommen werden. Dazu gibt der Reisende in spe die Eckdaten an, die Assistenz kann daraufhin die erforderlichen Buchungen vornehmen und die Kosten direkt erfassen. Nach Abschluss der Reise sind nur noch Spesen und Auslagen zu ergänzen. Ob und wie die Reise gegebenenfalls mit einem Projektkunden abgerechnet wird, lässt sich ebenfalls festlegen. Sowohl die Abrechnung der Ist-Kosten als auch Pauschalen für die komplette Reise oder Einzel aspekte, etwa Übernachtungskosten, sind möglich. Datenbank gesammelt wurden, sondern bewusste Aussagen der Projektleitung sind. Für Statusberichte wird in Blue Ant je Projekt oder Projektart das Berichtsintervall vorgegeben. Wenn es dann Zeit für den Bericht wird, befüllt Blue Ant das Berichtsformular automatisch mit allen bereits bekannten Zahlen und Fakten. Die Projekt leitung ergänzt ihre eigene Einschätzung, beispielsweise in Form einer Gesamt-Ampel oder eines kurzen Kommentars zur Terminsituation und den jüngsten Entwicklungen im Projekt (Abb. 4). Anschließend wird der Bericht per Mausklick abgegeben. 4

5 Welche Informationen der Statusbericht enthalten soll, lässt sich in Blue Ant konfigurieren, da sich die Vorgaben von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Die Daten archiviert die Software automatisch, sodass später auch die Entwicklung der Werte über die Projektlaufzeit hinweg verfolgt werden kann. Falls gewünscht, erstellt das Programm bei der Berichtsabgabe automatisch zusätzliche Auswertungen als PDF und speichert diese für den späteren Zugriff ab. Für das PMO ist jederzeit einsehbar, welche fälligen Statusberichte noch ausstehen. So können die entsprechenden Berichte erneut (falls erforderlich mit etwas Nachdruck) angefragt werden. Wo das nicht hilft, kann Blue Ant die Berichte nach einer Karenzzeit auch von Blue Ant anpassen. Neue Datenfelder, beispielsweise für zusätzliche Angaben im Projektstatusbericht oder eine spezielle Klassifizierung der Projekte können PMO-Mitarbeiter auch ohne spezielle Datenbankkenntnisse erstellen. Die Datenfelder lassen sich dabei abhängig vom Projekt status oder dem Projekttyp gestalten. Auf diese Weise kann der Projektantrag für ein internes Klein projekt anders aussehen als für ein umfangreiches Organisationsprojekt im Kundenauftrag. Übersicht im PMO Im Project Management Office geht es üblicherweise nicht darum, die Projektplanung im Detail nachzuvollziehen oder gar zu beeinflussen. Für Abb. 5: Ändert das PMO die Projekttermine, können die Projektleiter entscheiden, wie sie diese neuen Vorgaben in der konkreten Projektplanung berücksichtigen. automatisch erstellen freilich ohne die ergänzenden Kommentare der Projektleitung. Rückenwind für Standards im Multiprojektmanagement Viele Funktionen von Blue Ant erleichtern es, Standards im Unternehmen einzuführen und zu etablieren. Neben den Statusberichten und Checklisten gehören dazu auch die Kennzahlen. Einige sind bereits ab Werk an Bord, weitere lassen sich durch das PMO definieren. Damit Projektanträge, Statusberichte und andere Projekt standards auch zum Unternehmen passend umgesetzt werden können, lässt sich das Datenmodell eine grobe Planung der Multiprojekt-Situation lassen sich alle Projekte in einer Termin-Übersicht anzeigen (Abb. 5). Von hier aus kann der PMO-Mitarbeiter noch nicht begonnene Projekte verschieben und bereits laufende Projekte verlängern. Die neuen Termine gelten dann als Vorgabe für die Projektplaner. Diese müssen die detaillierte Projektplanung den neuen Vorgabewerten anpassen. So können Alternativen für das Portfolio durchgespielt werden, ohne dass automatische Verschiebungen die Planung unzulässig vereinfachen. Schließlich ist eine genauere Planung erforderlich, wenn ein Projekt verschoben oder unterbrochen werden soll. 5

6 Auszug aus der Software-Besprechung 15/2014 Im Ressourcenmanagement geht Blue Ant einen ähnlichen Weg. Neben der heute üblichen Einplanung von Ressourcen auf Projektaktivitäten, die von den Projektplanern durchgeführt wird, lassen sich Ressourcen auch allgemein für einen bestimmten Zeitraum reservieren. So ist es beispielsweise möglich, einen Mitarbeiter für zwei Monate mit zehn Tagen pro Monat in das Projekt zu entsenden. Aus der Multiprojekt- Sicht von PMO und Abteilungsleitung ist diese Planungsgenauigkeit häufig ausreichend. Die Projektplaner erhalten die Ressourcenreservierung quasi als Aufwandsbudget und können die Detail planung dem eigenen Bedarf entsprechend vornehmen, solange sie im Rahmen der gewährten Reservierung bleiben. Ressourcenanfragen vom Projekt bei den entsprechenden Teamleitern sind ebenso möglich wie der Austausch von Projektressourcen durch das PMO etwa im Zuge von Abstimmungsterminen mit den beteiligten Projektleitern und Führungskräften. Systemvoraussetzungen & Lizenzen Als webbasierte Software läuft Blue Ant auf allen Betriebssystemen, auf denen eine aktuelle Version der gängigen Browser z. B. Internet Explorer, Firefox, Chrome oder Safari zur Verfügung steht. Die Software ist als Cloud-Lösung verfügbar, kann aber auch auf dem unternehmenseigenen Server installiert werden. In diesem Fall wird dort der Apache Tomcat Server und eine Datenbank benötigt. Mögliche Datenbanken sind Microsoft SQL ab Version 2005, Oracle ab Version 9, PostgreSQL 9.2 und MAXDB. Die Anmeldedaten der Benutzer kann Blue Ant mit einem zentralen LDAP-Server abgleichen, wodurch auch Single-Sign-On möglich wird: Anwender legitimieren sich dann mit ihrem Login beim Rechnerstart automatisch auch für den Zugriff auf Blue Ant. Über Webservices lassen sich Schnittstellen zu anderen Systemen realisieren. Blue Ant ist in den Editionen»Standard«,»Enterprise«und»Cloud«erhältlich. Die Enterprise- Edition bietet gegenüber der Standard-Edition vor allem eine bessere Unterstützung von Schnittstellen zur vorhandenen Unternehmenssoftware. Die proventis GmbH bietet Blue Ant als Einstiegsmodell in der Cloud Edition ab Euro (zzgl. MwSt.) jährlich an, dabei betreibt proventis die erforderliche Hard- und Software und stellt dem Kunden einen Login zur Verfügung. Wer die Software kaufen und auf dem eigenen Server betreiben möchte, hat die Wahl zwischen der Standard- und der Enterprise-Edition. Die Lizenzkosten betragen ca. 300 bis 360 Euro (zzgl. MwSt.) pro Anwender. (Stand: Juni 2014) Fazit Mit der durchgängigen Projektabwicklung von der Angebotserstellung über die Projektdurchführung bis zur Abrechnung richtet sich Blue Ant an Unternehmen, die Projekte im Kundenauftrag oder auch als interne Dienstleistung durchführen. Hierfür bietet das Programm eine beachtliche Unterstützung, die auch Randprozesse wie die Reisekostenabrechnung und die Weiter berechnung der Reiseaufwendungen umfasst. In solchen Projektumgebungen dient Blue Ant als zentrales Rundum-Paket für das Projektmanagement, das die Projekt daten mit anderen Systemen wie etwa der Finanzbuchhaltung abgleicht. Blue Ant bietet viele nützliche Funktionen für die Multiprojekt-Koordination und ist damit auch für PMOs ein empfehlenswertes Werkzeug. Projektstatusberichte helfen, die wichtigsten Projektinformationen übersichtlich zusammenzufassen. Dank der Reservierung von Ressourcen auf Projektebene ist es möglich, das große Ganze bei der unternehmensweiten Ressourcenplanung im Blick zu behalten, ohne sich mit den Details der einzelnen Projekte beschäftigen zu müssen. Zur Akzeptanz im Alltag tragen nützliche Funktionen wie z. B. die Checklisten ebenso bei wie die leicht zu handhabende und übersichtlich gestaltete Bedienungsoberfläche. proventis GmbH Neue Grünstraße D Berlin Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0)

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