Meisterplan unterstützt das Management dabei, schneller Entscheidungen zu treffen

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1 ANWENDERBERICHT Meisterplan unterstützt das Management dabei, schneller Entscheidungen zu treffen Iris Seiffert, PMO, TUIfly

2 AUF EINEN BLICK Bewährtes verbessern: Ideale Planung mit Meisterplan HERAUSFORDERUNG TUIfly.com zählt zu den bekanntesten Online-Reisemarken in Deutschland und Europa. Auf dem Buchungsportal TUIfly.com finden Kunden ein großes Angebot an günstigen Flügen, Hotels, Pauschalreisen, Mietwagen, Reiseversicherungen und vielem mehr. Um die zahlreichen Anforderungen an das Portal technisch und im Sinne der Unternehmensziele effektiv umzusetzen, plant und steuert ein Projektmanagement-Team über das Portfoliomanagement alle Projekte und Ressourcen, die hierfür notwendig sind. LÖSUNG Der Flight Only & Consolidator Unternehmensbereich der TUI, der TUIfly.com managt, entschied sich nach einer längeren Evaluationsphase im Sommer 2014 für den Einsatz von Meisterplan. Anders als mit bisherigen Projektmanagement-Lösungen ist das Project Management Office mit Meisterplan in der Lage, die Machbarkeit des Portfolios bereits bei der Planung realistisch zu bewerten. NUTZEN Mögliche Plan-Alternativen in Form verschiedener Szenarien können direkt im Entscheidungsgremium in Echtzeit simuliert und abgestimmt werden. Engpässe oder Auswirkungen für das gesamte Management auf einen Blick sichtbar. Für Iris Seiffert, Senior Manager PMO Flight Only & Consolidator ist klar: Meisterplan hat unser Bewusstsein für Ressourcenanforderungen und -verfügbarkeit geschärft. DIe Lösung unterstützt uns wesentlich dabei, die Machbarkeit unseres Projektportfolios realistisch zu bewerten und zu managen. UNTERNEHMEN Branche: Touristik 1928 gegründet 30 Mio Kunden PROJEKTDATEN Hohe Volatilität in der Projekt- und Ressourcenplanung Hohe Anforderungen an Szenarios und Entscheidungsunterstützung Integration unterschiedlichster Projektdatenquellen Lizenz-Modell: On Premise 02

3 HERAUSFORDERUNG Ein gesundes Projektportfolio erstellen nahtlos integriert Ein Buchungsportal wie TUIfly.com ist ein digitales Produkt, das ständige Weiterentwicklung, Optimierungen und echte Innovationen erfordert. Dazu kommen die technischen Anforderungen der Schnittstellen zu den globalen Reservierungssystemen oder die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben auf Bundes- oder EU-Ebene. Für TUIfly.com ist daher ein perfekt abgestimmtes und geplantes Projektportfoliomanagement (im Folgenden kurz: PPM) eine unternehmenskritische Anwendung: Im Idealfall ist das Projektportfolio so zusammengestellt, dass die Projekte mit höchster Relevanz für die Unternehmensziele auch die höchste Priorität erhalten. Die verfügbaren Ressourcen sind optimal auf alle Projekte verteilt, die Auswirkungen eventueller Änderungen sind allen Entscheidungsträgern transparent und bekannt. MEISTERPLAN ERGÄNZT DEN BISHERIGEN PORTFOLIOPLANUNGSPROZESS IDEAL Die Projekte bei TUIfly.com sind typischerweise Projekte aus den Bereichen Web-Entwicklung (Usability, neue Web-Funktionalitäten wie Web Check-In), Direkt-Anbindung von Fluglinien (Lufthansa, Turkish Airlines), Marketingprojekte (Einführung eines ganzheitlichen CRM-Systems), Reorganisationsprojekte (Zusammenführung von Unternehmensbereichen) oder spezielle Produktenwicklungsprojekte (Ancillary Services). Hier löst Meisterplan die bisherige Excelbasierte Lösung zur Erstellung eines Portfolio-Szenarios ab bzw. ergänzt die im Haus genutzte MS Project 2010 Serverversion. Iris Seiffert, die bei TUIfly.com das Projekt- und Portfoliomanagement steuert, hat sich diese Entscheidung reiflich überlegt. Im nachfolgenden Interview erläutert sie ihre Beweggründe und Erwartungen an das neue PPM-Tool: FRAU SEIFFERT, WELCHEN ANLASS GAB ES, EIN PRO- DUKT WIE MEISTERPLAN IN IHRER ORGANISATION EIN- SETZEN ZU WOLLEN? 2011 hat sich der Bereich Flight Only & Consolidator für die Professionalisierung des Projektmanagements entschieden und etablierte das erste dauerhafte PMO als dezentrale Organisationseinheit bei der TUI Deutschland GmbH. Als erster Schritt stand damals die Standardisierung des operativen Vorgehens bei der Projektabwicklung im Fokus. Die Entwicklung und Einführung eines Projektmanagementleitfadens (nach GPM/IPMA) sowie der Kompetenzaufbau innerhalb des Bereichs waren das Fundament, um im Jahr 2012 die Pfeiler für ein strategisches Portfolio- und Ressourcenmanagement zu setzen. Ein Projektboard mit Vertretern aus dem Management Flight Only & Consolidator hat fortan über die Planung und Umsetzung von Projekten gemeinsam entschieden. Dies passiert entlang 03

4 eines verbindlichen Prozesses, der den Rahmen vorgibt: von der Projektideenfindung über die Bewertung und Priorisierung sowie die Freigabe und Kontrolle der einzelnen Projekte. Rasch wurden jedoch die Schwachstellen im Prozess deutlich. Ein sich schnell veränderndes digitales Umfeld ergänzt durch (topdown) U-Boot-Projekte torpedierten den Prozess und machten häufige Anpassungen erforderlich. Diese verursachten einen immensen Aufwand. Die Frage Was bedeutet die Aufnahme eines weiteren Projekts in das Portfolio für die Ressourcenauslastung und Timeline der Projekte? war mit den Daten aus MS Project Server 2010 und unseren Excel-basierte Lösungen nur bedingt und mit großem Zeitaufwand zu beantworten. So entstand der Wunsch nach einem Tool, das in der Lage ist, die veränderten Anforderungen schnell und unkompliziert im Portfolio abzubilden und die direkten Auswirkungen auf die Portfolioplanung erkennbar zu machen. Nach einer längeren Evaluationsphase haben wir uns im Sommer 2014 schlussendlich für Meisterplan entschieden. WELCHE ZIELE VERFOLGEN SIE MIT DEM EIN- SATZ VON MEISTERPLAN BEI TUIFLY.COM? Die drei wichtigsten Ziele sind für uns: Schnellere Prozesse, Automatisierung und optimale Auslastung von Schlüssel- bzw. Engpassressourcen. Die beiden erstgenannten Ziele konnten wir bereits erreichen, indem Meisterplan die Entscheidungsprozesse des Managements im Rahmen der Portfolioplanung und -anpassung unterstützt und beschleunigt. Ein hohes Maß an Transparenz sowohl über die Projektlandschaft als auch über die Ressourcensituation war bereits vorher geschaffen. Die häufig auftretenden Veränderungen bedeuteten bisher, dass wir viel Zeit für Anpassungen investieren mussten. Zudem waren die Auswirkungen auf die Ressourcenauslast und den Projektfahrplan nur umständlich, mit viel manuellem Aufwand abbildbar. Das hat sich mit Meisterplan komplett geändert. Das Ziel optimale Auslastung von Schlüssel- bzw. Engpassressourcen bezieht sich auf eine unserer besonderen Rahmenbedingungen: Das Vorhandensein zahlreicher Spezialisten und damit Kopfmonopolen begrenzt die Einplanung von Projekten im Bereich Flight Only & Consolidator stark. Diese Schlüsselressourcen waren bislang schnell verplant oder auch überplant. Ein optimaler Einsatz der Schlüsselressourcen über alle Projekte hinweg ist daher ein ebenso wesentliches Ziel, das wir mit Meisterplan verfolgen. SIE NUTZEN MEISTERPLAN NUN SEIT EINIGEN MONATEN. WELCHE KONKRETEN ERGEBNISSE KONNTEN SIE SCHON ERREICHEN? Wir nutzen Meisterplan überwiegend zur Portfolio- Szenarienbildung, Kapazitätsplanung und zur Projekt- 04

5 LÖSUNG Geänderte Rahmenbedingen, Vorgaben und neue Entwicklungen im digitalen Umfeld erfordern schnelle Reaktionen. Mit Meisterplan lassen sich diese Plan-Anpassungen schnell abbilden. budgetierung. Auch die Transparenz bezüglich der Wirkung unseres Portfolios auf die Business Goals ist für uns von großer Bedeutung. Wie bereits erwähnt, ist unser Plan-Portfolio nicht lange von Bestand. Geänderte Rahmenbedingen, Vorgaben und neue Entwicklungen im digitalen Umfeld erfordern unmittelbare Reaktionen. Mit Meisterplan lassen sich diese Plan-Anpassungen schnell abbilden. Das Tool bietet damit den notwendigen Support für das Management, um rasch Entscheidungen treffen zu können. Ein Punkt ist dabei von besonderem Nutzen für das Management: Die Möglichkeit, die Auswirkungen von Neuaufnahmen im Portfolio direkt abbilden zu können. Dies kann und wird argumentativ gegenüber den übergeordneten Hierarchiestufen bzw. Auftraggebern genutzt. D.h. das reine Bauchgefühl, dass Ressourcen möglicherweise nicht ausreichen, um Anforderungen umsetzen zu können, kann nun fast auf Knopfdruck mit Meisterplan eindrucksvoll visualisiert unterstützt werden. Das hat schon zu einigem Umdenken im Top-Management geführt. Mit dem Ergebnis, dass die strategische Relevanz nochmal diskutiert und bereits eingeplante Projekte dann gegebenenfalls unter die Cut-Off-Linie gewandert sind, wenn die strategische Wichtigkeit geringer eingeschätzt wird. WELCHE GRÜNDE WAREN FÜR DIE AUSWAHL VON MEISTERPLAN AUSSCHLAGGEBEND? Meisterplan hat uns vor allem durch folgende Leistungsmerkmale überzeugt: 1. Simulationsfähigkeit, 2. unkomplizierte Datenübernahme aus MS Project und Excel, 3. Schnelligkeit (Hinzufügen von Projekten und Ressourcen), 4. webbasiertes Tool, keine weitere Anschaffungen erforderlich sowie 5. Software as a Service, gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis. EIN GESUNDES PROJEKTPORTFOLIO ERSTEL- LEN NAHTLOS IN DEN BEWÄHRTEN PROZESS INTEGRIERT Dem verständlichen Wunsch des Unternehmens, den bewährten fünfstufigen Planungsprozess im Portfoliomanagement beizubehalten, konnten die itdesign- Experten entsprechen. Denn Meisterplan setzt immer auf der bestehenden Systemlandschaft auf. Ganz gleich, ob schon ein PPM-System oder Excel im Einsatz sind, die Daten können mit Hilfe von zahlreichen Schnittstellen direkt nach Meisterplan übernommen werden. Und genau mit dieser Datenübernahme löst Meisterplan ein ganz spezifisches Managementproblem, nicht nur bei der TUIfly.com: Zum ersten Mal kommen Daten unterschiedlichster Qualität, Tiefe und Aussagekraft in einem Tool zusammen. Alle notwendigen Daten werden in Meisterplan gebündelt und können bei Bedarf problemlos ergänzt werden. Mit Meisterplan existiert jetzt eine gemeinsame Sicht auf das Projektportfolio für alle Planungsverantwortlichen und zwar schon vor der Entscheidung für ein bestimmtes Portfolio. Iris Seiffert ist überzeugt: Wir sind heute schnell in der Lage, eindeutige Aussagen über Ressourcenbedarf und -angebot auf Managementebene zu treffen. Alles, was vorher mit einer umfangreichen Excel-Datei mühsam interpretiert werden musste, liegt heute klar und deutlich grafisch aufbereitet in unseren Entscheidungsgremien vor. Dinge wie Umschichtungen von Ressourcen, Phasenverschiebungen, Budget-Änderungen oder die Machbarkeit neuer Projekte all das können die involvierten Verantwortlichen heute gemeinsam und in Echtzeit in 05

6 Abbildung: Interaktive Portfolio- und Ressourcenplanung mit Meisterplan DIE ENTSCHEIDER KÖNNEN SO DIREKT GEMEINSAM PORTFOLIO-LÖSUNGEN ERARBEITEN. den Meetings durchspielen und sofort entscheiden! Für ein stimmiges Projektportfoliomanagement ist ein optimales Ressourcenmanagement zwingend notwendig. Das PMO TUIfly.com ist mit dem Einsatz von Meisterplan in der Lage, die Verteilung der Ressourcen auf Abteilungs-, Rollen- oder Mitarbeiterebene inklusive der jeweiligen Kapazitäten und der geplanten Auslastung zu erkennen. Iris Seiffert zu ihrer Vorgehensweise bei der Basisplanung des Projektportfolios: Früher kamen die Engpässe immer erst nach der Entscheidung für ein bestimmtes Portfolio ans Licht. Heute sehe ich das schon vorher und kann meinen Kollegen im Entscheidungsgremium ein entsprechend optimiertes Szenario als Alternative vorstellen. Das spart uns eine Menge Zeit, Diskussionen und letztlich Geld und Ressourcen. INTELLIGENTE UNTERSTÜTZUNG FÜR DAS PPM VON TUIFLY.COM: ZUSAMMENARBEIT IN ECHT- ZEIT MIT DEM NEUEN MEISTERPLAN-TOOL Eine der größten Schwierigkeiten lag bei TUIfly.com bisher in den versteckten Abhängigkeiten, die über eine Portfolioplanung in Excel nicht sichtbar waren. Mit Meisterplan kommen diese ans Tageslicht. In den entscheidenden Abstimmungen auf Managementebene können die verantwortlichen Führungskräfte verschiedene Planungsvarianten in Echtzeit simulieren: Sie erfahren, wie sie beispielsweise Engpässe durch Umschichtungen von Ressourcen auflösen oder welche Auswirkungen eine Budgetänderung auf die hinterlegten Geschäftsziele hat. Die Entscheider können so direkt gemeinsam Portfolio-Lösungen erarbeiten. Nach Beschlussfassung kann der Steuerungskreis das gewählte Szenario sehr einfach in bestehende Reporting-Strukturen überführen oder mit Hilfe des integrierten Meisterplan-Reports kommunizieren. Diese neue Form der Kollaboration bringt für TUIfly.com wesentliche Vorteile: Bei jedem Planungsschritt werden Kapazitäten, sämtliche Allokationen, Finanzdaten und die hinterlegten Geschäftsziele berücksichtigt. Das führt insgesamt zu einer besseren Projektperformance und zu nachhaltiger Auslastung. 06

7 Früher kamen die Engpässe immer erst nach der Entscheidung für ein bestimmtes Portfolio ans Licht. Heute sehe ich das schon vorher und kann meinen Kollegen im Entscheidungsgremium ein entsprechend optimiertes Szenario als Alternative vorstellen. Das spart uns eine Menge Zeit, Diskussionen und letztlich Geld und Ressourcen. 07

8 Iris Seifert, Senior Manager PMO Flight Only & Consolidator, ist seit 1997 in verschiedenen Positionen bei der TUI Deutschland GmbH angestellt und hat 2011 das Project Management Office TUIfly.com aufgebaut. Frau Seiffert ist GPM zertifiziert (Level D) und steuert neben dem Projektportfolio von TUIfly.com die Projektwelt von TUI4U, einer hundertprozentigen Tochter der TUI Deutschland GmbH mit Sitz in Bremen. ÜBER TUI DEUTSCHLAND GMBH Die TUI Deutschland GmbH ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der TUI Group, des weltweit führenden Touristikkonzerns mit Sitz in Hannover. Neben der Kernmarke TUI gehören zahlreiche andere bekannte Reiseveranstalter und Marken wie 1-2-FLY, airtours und L tur, die bekannte Ferienfluggesellschaft TUIfly sowie Spezialisten wie Gebeco und Berge & Meer zur deutschen TUI Unternehmensgruppe. Damit deckt TUI die gesamte Bandbreite an Reisen von Premium über individuell bis günstig ab. Unter dem Dach der TUI Group werden neben den Veranstaltern zusätzlich Reisebüros und führende Online-Portale, sechs Airlines mit mehr als 130 Flugzeugen, über 300 Hotels, zwölf Kreuzfahrtschiffe sowie Zielgebietsagenturen in allen wesentlichen Urlaubsländern rund um den Globus gebündelt. Die zum Konzern gehörenden Unternehmen sind in 180 Ländern vertreten und betreuen zusammen über 30 Millionen Kunden. Die Aktie der TUI Group ist im FTSE Leitindex der britischen Wertpapierbörse und im deutschen Freiverkehr an der Frankfurter Börse gelistet. ÜBER MEISTERPLAN Meisterplan ist eine Software für interaktives Projektportfoliomanagement. Die Software befähigt das Management, komplexe Abhängigkeiten und Restriktionen zu verstehen. Die Entscheidungsqualität beim Priorisieren, Budgetieren und Planen der Ressourcen wird durch den Einsatz von Meisterplan wesentlich verbessert. ÜBER ITDESIGN Mehr als 15 Jahre Erfahrung im Projekt- und Portfoliomanagement stecken in Meisterplan. Hergestellt wird die Software von der itdesign GmbH. Langfristige und direkte Beziehungen zu zufriedenen Kunden belegen die Leistungsfähigkeit des Unternehmens. i Weitere Informationen erhalten Sie auf Bildnachweise: TUI Deutschland GmbH, itdesign GmbH Sind Sie bereit für mehr Transparenz im PPM? Rufen Sie uns an unter oder testen Sie Meisterplan 30 Tage kostenlos auf meisterplan.com. Meisterplan Ein Produkt der itdesign GmbH Karlstraße Tübingen Tel.: Fax:

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