Risikomanagement in KMU-Unternehmen

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1 Risikomanagement in KMU-Unternehmen Checkliste 1 Risikoanalyse 1.1 Strategische Risiken Beteiligungen (Beteiligungspolitik, Ziele) Produkte (Auswahl der Produkte, Alter der Produkte, Nutzen der Produkte, Wettbewerbsprodukte) Investitionen (Kapital-, Sach- und Personalinvestitionen, Fehlentscheidungen, falsche Einschätzungen) Standort (Standortfaktoren, falsche Bewertung der Faktoren) Informationsmanagement (techn. Entwicklung, nicht ausgereifte Produkte, falsche Auswahl der Partner, Kundendienst, Lebensdauer der Produkte) Länderrisiken (Investitionen in Krisengebieten, politische Entwicklung, Fehleinschätzung des Marktes und der Kaufkraft) 1.2 Operative Risiken Produkte (Wettbewerb, Qualität, Akzeptanz, Substitutionsmöglichkeit) Fertigung (Verfahren, techn. Entwicklung, Wirtschaftlichkeit der Verfahren, Ausfälle) Produktivität (Mensch- Maschine, Grad der Automation, Kombination der Produktionsfaktoren) Kapazität (Engpässe, Überkapazitäten) Kunden (Abhängigkeiten von Großkunden, Kundenstrukturen, Zufriedenheit) Lieferanten (Abhängigkeiten von Lieferanten, Lieferantenstrukturen, Zufriedenheit) Lagerhaltung (Höhe der Bestände, Kapitalbindung, Alter der Bestände, Verluste) Logistik (Transportrisiken) Warenzeichen / Patente (Auslaufen der Patente) Gewährleistung / Haftungsrisiko (Imageschaden, Kosten) Markt (Marktanteile, Kaufverhalten, Kundenstruktur) Investitionen / Ersatzbeschaffungen (Fehlinvestitionen, unterlassene Investitionen) 1.3 Finanzielle Risiken Liquidität (Insolvenz) Wechselkurs (Auslandsgeschäfte) Zinsänderung (Erhöhung der Leitzinsen!) Wertpapierkursrisiken (Börsenspekulationen) Kreditlinien (Überschreiten der Kreditlinien, Überziehungszinsen, neue Kreditverhandlungen) 1.4 Regulatorische Risiken Umweltschutz (Nichtbeachtung von Umweltschutzauflagen bei Boden, Wasser und Luft, Straßen, Betriebsstilllegungen, Kosten) Naturschutz (Auflagen, Verbote, Rekultivierungen, geschützte Flächen) Arbeitsrecht (Gesetzliche Maßnahme zum Schutz der Mitarbeiter, Änderung im Tarifrecht, Kündigungsschutz) Arbeitsschutz (z. B. Chemikaliengesetz, Strahlenschutzverordnung) Notwendige Maßnahmen und Auflagen sind meist mit Kosten verbunden, die einen mittelständischen Betrieb in Finanzschwierigkeiten bringen können

2 1.5 Personalrisiken Management Nachfolgeregelung (oft in Familienbetrieben) Qualifikation (Kosten für Personalsuche und Einarbeitung, Fehlentscheidungen bei mangelnden Fachkenntnissen) Integrität (dolose Handlungen, Diebstahl, Verkauf von Betriebsgeheimnissen, Spekulationen mit Firmengeldern) Fluktuation (Know How geht verloren, Ersatz, Einarbeitungskosten) Ausfallzeiten (Krankheit, Unfall, Mutterschutz, Urlaub) Qualität (Ausschuss, Haftung für Mängel) Auslastung / Personalabbau 1.6 Datenverarbeitung Systeme (Zerstörung, Ersatz, Aufrechterhaltung der wichtigsten Funktionen) Datenschutz bei den Systemen (Verschlüsselung, Passwortschutz, Funktionstrennung) Verfügbarkeit (Hardware, Software, Daten) Missbrauch (Autorisierung, Zugriffsberechtigung) Kundendienst und Betreuung Weiterentwicklung von Software Weiterentwicklung der Hardware Sicherung von Produktion und Lieferbereitschaft Umstellung von Arbeitsabläufen auf Handbetrieb? 1.7 Politische Risiken Wechsel der Regierung (neue Gesetze, Änderung von Gesetzen) Politischer Stillstand (große Koalition, Reformstau) Änderung im Wirtschaftssystem (Verstaatlichung von Wirtschaftszweigen, mehr Einfluss des Staates auf die Wirtschaft) Verlagerungen im Verhältnis Gewerkschaften zu Arbeitgeber (Machtmissbrauch, Blockadepolitik, Erpressung) Zusammenschlüsse von Staaten (z. B. Europäische Union, Wegfall von Schutzzöllen, Änderung der Subventionspolitik) Weltpolitische Veränderungen (Blockbildungen, Krieg der Kulturen, Krieg der Religionen, Terrorismus) Versprechungen werden nicht eingehalten (Wahlversprechungen werden nicht eingehalten z. B. Senkung der Arbeitslosigkeit) Höhere Belastungen der Unternehmen (höhere Steuern, Streichung von Subventionen und Steuervergünstigungen) 2 Risiken begegnen (Risiken richtig einschätzen, transparent machen, steuerbar machen, kalkulierbar machen, Identifikation der Risiken Vermeiden durch Nicht handeln entspricht nicht dem Grundsatz des Unternehmens) Risiken begegnen durch: Risikovermeidung (keine Geschäftstätigkeit mehr!) Risikostreuung (z. B. Kundenstruktur, Produktpalette) Risikobegrenzung (z. B. Bonitätsprüfung, straffes Mahnwesen)

3 Risikoabwälzung (verschiedene Versicherungen wie z. B. Warenkreditversicherungen, Betriebsunterbrechung, Haftpflicht, Feuerversicherung, Lagerhaltung auf Lieferanten verschieben) Risikoakzeptanz (mit Risiko leben) Risiken begegnen durch betriebsinterne Maßnahmen: Organisatorische Maßnahmen Systematische Kontrollen Einrichten eines internen Kontrollsystems 2.1 Organisatorische Maßnahmen Regelungen zur Gewährleistung der Funktionstrennung in sensiblen Bereichen (z. B. Beschaffen Bezahlen; Auftragseingang Fakturieren Geldeingang; keine Einzelbankvollmachten), Vier-Augen-Prinzip Organisatorische Sicherheitsmaßnahmen in der Informationstechnik (z. B. Berechtigungen, Regelungen fürs Programmieren, Verfahrensdokumentation, Datensicherung, Datenschutz, Katastrophenplan, Zugangskontrollen) Sicherungsmaßnahmen durch Arbeitsanweisungen für beispielsweise: Geldverkehr, Belegfluss, Aufbau- und Ablauforganisation, Investitionen, Qualitätsprüfung, Beschaffung, usw. (Geschäftsordnungen, Stellenbeschreibungen, Organisationspläne) 2.2 Systematische Kontrollen Aufbau einer Kostenarten Kostenstellen Kostenträgerrechnung Aufbau eines konsequenten Controlling (Plankostenrechnung, Kalkulationen, Investitionskontrollen) Laufende Soll Ist- Vergleiche für Absatz, Umsatz, Kosten, Ergebnis (Einführen einer Budgetrechnung) Richtlinie zur laufenden Kontenabstimmung (Kontenfunktion laut GOBS) Abstimmung Ausgangsrechnungen mit Versandunterlagen (zumindest in regelmäßigen Stichproben) Systematische Bestandsvergleiche (unterjährige Bestandsprüfungen) Unterstützung der manuellen Kontrollen durch automatische Kontrolle und Plausibilitätsprüfungen 2.3 Errichten eines internen Kontrollsystems IKS Aufbau von systematischen Kontrollen Vier-Augen-Prinzip bei allen wichtigen Prozessen Berechtigungen und Entscheidungsbefugnisse eng und selektiv vergeben, wenn aus wirtschaftlichen Gründen das Vier-Augen-Prinzip und ein Berechtigungssystem nicht eingehalten werden können Einhalten der GOBS, die auch ein funktionierendes IKS verlangen Wichtige Abläufe in Richtlinien festlegen (Beschaffung, Zahlungsverkehr, Rabatte, Debitorenpflege) Wenn eine Revision vorhanden ist, Mitverantwortung für das Einhalten des IKS

4 3. Aufbau von Frühwarnindikatoren (Anzeichen für das Auftauchen von möglichen Risiken und Problemen) Zu einem Frühwarnsystem gehören: Festlegung der Beobachtungsbereiche (Ermitteln von Bereichen zur Erkennung von latenten Risiken) Bestimmung der Frühwarnindikatoren je Bereich Festlegung von Sollwerten und Toleranzgrenzen für einzelne Indikatoren (Wann muss eine Reaktion erfolgen?) Festlegung von Aufgaben der Informationserstellung: Aufnahme und Prüfung der Warnsignale Verarbeitungsprozesse festlegen Weiterleitung der Informationen Entwicklung von Maßnahmen zur Gegensteuerung bei erkannter Fehlentwicklung (Welche Maßnahmen sind zu ergreifen? Wer muss die Maßnahmen umsetzen?) 3.1 Beobachtungsbereiche Gesamtwirtschaft Soziales Politik Technologische Entwicklung Ökologie Beschaffung Produktion Absatz/Markt Finanzen 3.2 Zuordnung von Frühwarnindikatoren zu Beobachtungsbereichen Beobachtungsbereich Frühwarnindikatoren Gesamtwirtschaft Zinsen, Wechselkurse, Industrielle Netto-Produktion- Lohnentwicklung, Außenhandel, Geldvolumen, Inflationsrate, Konjunkturindizes, Wirtschaftswachstum Soziales Bevölkerungsstruktur, Wachstum der Bevölkerung, Arbeitslosenzahl, Lohnkosten, Bildungsfähigkeit, Ausländeranteil, Zuwanderungspolitik, Arbeitszeit, Mindestlöhne Politik Politische Parteien Gesetzesvorbereitungen, Stabilität eines Systems, Verkehrspolitik, Steuerpolitik, Haushaltspolitik, Energiepolitik, Sozialpolitik, Wirtschaftspolitik Technologische Entwicklung Innovation, Neue Produkte, Änderungstendenzen, neue Rohstoffe, neue Energien, Recycling, Produktion und neue Verfahrenstechnologie Ökologie Umweltverträglichkeit von Produkten, Einsatzstoffen und Produktionsverfahren, Umweltschutz, Abfallentsorgung Beschaffung Beschaffungspreise, Konditionen, Angebotsvolumen, Qualitätsniveau, Termintreue, Konzentration (Wettbewerb), Energiemarkt

5 Produktion Teilevielfalt, Auslastung, Lagerbestände, Ausschussanteil, Kapazitäten, Qualifikation des Personals Absatz/Markt Auftragseingang, Auftragsbestand, Kaufverhalten der Kunden, Preispolitik, Programmpool, Anzahl, Reklamationen, Image der eigenen Produkte. Image der Konkurrenzprodukte, Wettbewerb, Marktanteil Finanzen Hochrechnungen für kalk. Ergebnisse, bilanzielle Ergebnisse, Cash Flow, Liquidität 4. Abwägen, vermeiden und bewusstes Eingehen von Risiken ohne Gefährdung des Unternehmens; dargestellt an einigen wichtigen Beispielen Bereiche: Markt und Produkte Investitionen Produktion Logistik Finanzierung Informationstechnologie Rechtliche Vorschriften Management Risiko in einem Unternehmen ist dadurch gekennzeichnet, dass bei Wettbewerbsbedingungen konkurrierende Unternehmen mit ihren Leistungen gleiche Zielgruppen bei den Abnehmern ansprechen. Der Eigentümer Unternehmer geht Risiken bewusster ein. Fehleinschätzungen haben unmittelbaren Einfluss auf die Vermögenssituation des Eigentümer- Unternehmers. Der angestellte Manager geht kein persönliches finanzielles Risiko ein; er ist in der Regel durch Richtlinien, Verträge usw. gegenüber seinen Aufsichtsorganen abgesichert. 4.1 Markt und Produkte Markt als Indikator (Festlegen von Sollwerten und Toleranzen) Der Wettbewerb am Markt ist ein typisches Risiko für das Unternehmen (bei Monopolen und Oligopolen wenig oder kein Wettbewerb) Die Marktleistung des Unternehmens wird durch den Marktanteil gezeigt (Gradmesser) Wachstum des eigenen Unternehmens, um mit der Entwicklung des Gesamtmarktes Schritt zu halten. Stillstand ist Rückgang (Der Markt wächst mein Anteil bleibt aber gleich!) Rückläufiges Absatzvolumen bedeutet sinken des Marktanteils Produkte als Indikator (Festlegen von Sollwerten und Toleranzen) Neue Produkte bringen Unruhe in den Markt (Wettbewerb). Verharren bei altbewährten Produkten kann den Verlust von Marktanteilen an innovative Konkurrenten bedeuten.

6 Ständige Prüfung der eigenen Produktpalette und suchen nach Substituionsprodukten und/oder Verbesserung der vorhandenen Produkte (Innovation). Neue Produkte bedeuten in der Regel auch neue, zusätzliche Investitionen finanzielle Risiken. Beobachtung der direkten Konkurrenten. Beobachtung des einzelnen Produktes. Die Triebkräfte des Wettbewerbs zeigt Porter im Spannungsfeld von: Potenzielle neue Konkurrenten Verhandlungsstärke der Lieferanten Verhandlungsstärke der Abnehmer Bedrohung durch Substitutionsprodukte 4.2 Investitionen Unterteilung der Investitionen in: Neuinvestitionen Erhaltungsinvestitionen Sachinvestitionen Personalinvestitionen Finanzinvestitionen Neuinvestitionen: Bei Ersatz von Wirtschaftsgütern kein großes Risiko, da in der Regel durch Abschreibungen die Finanzmittel angesammelt sein sollten. Neue Sachanlagen bedeuten ein Risiko, da hier meist ein Zusammenhang zu neuen Produkten besteht. Erhaltungsinvestitionen: In der Regel Großreparaturen zur Sicherung der Produktionsbereitschaft geringes Risiko. Personalinvestitionen: In der Regel ein größeres Risiko, da Änderungen nur längerfristig möglich sind (z. B. Kündigungsschutz). Finanzinvestitionen: Z. B. Kauf von Wertpapieren bedeutet ein hohes Risiko; Kauf einer Beteiligung Risiko analog Markt; Beteiligung unter 50 % Risiko beim Verkauf der Finanzanlage. Risiken bei Investitionen: Fehlinvestitionen Unterlassene Investitionen Finanzierung der Investitionen 4.3 Produktion (Sollwerte und Toleranz festlegen) Einteilung der Produktionsrisiken: Produktionsfaktoren (Engpässe, Überkapazitäten, Qualität) Produktionsprozesse (Wirtschaftlichkeit, Reparaturen, Stand der Technik) Umweltgefährdung (Luft, Wasser, Lärm, Recycling, schonen der Ressourcen)

7 Einteilung der Risiken aus Sicht der Versicherungen: Sachbezogene Risiken: Zerstörung, Beschädigung, Katastrophen, Diebstahl von Anlagen und Vorräten (Absicherung durch Feuerversicherung, Elektronikversicherung, Einbruch- und Diebstahlversicherung, Glasversicherung). Personenbezogene Risiken: Verfügbarkeit, Qualifikation, Integrität (Unfallversicherung, Haftpflichtversicherung, Vertrauensschadensversicherung). Unterbrechungsrisiken: Produktionsausfälle verbunden mit Einnahmeausfällen (Betriebsunterbrechungsversicherung) Haftungsrisiken: Schäden aus Produktion und Produkten (Haftpflichtversicherung, Produkthaftpflichtversicherung) Wichtige Produktionsrisiken: Beständerisiko: Hohe Bestände, Schwund, Techn. Fortschritt, Kosten Güterminderung Anlagerisiko: Verlust des Anlagevermögens durch Katastrophen, Abschreibungsfalsche Nutzungsdauer, Reparaturkosten, unwirtschaftliche Anlagen Fertigungsrisiko: zentrales Produktionsrisiko; (Mehrkosten durch Ausschuss, Nacharbeit, Material-, Arbeits- und Konstruktionsfehler) teure Verfahren, zuviel Handarbeit Gewährleistungsrisiko: Kosten für Beseitigung von Fehlern, Ersatzlieferungen, Imageverlust Entwicklungsrisiko: Kosten für misslungene Forschungsarbeit; Kosten für Fehlkonstruktionen Laufende Entwicklung ist notwendig wegen laufender technischer und wirtschaftlicher Veränderungen. Das mit der Entwicklung verbundene Finanzrisiko muss unter wirtschaftlichen Aspekten kalkuliert werden. Keine Entwicklung wäre falsch, da Innovation fehlt. Entwicklung ohne Zielrichtung wird in der Regel sehr teuer. Umweltrisiko: Gesetzliche Regelungen sind teilweise mit zusätzlichen Investitionen verbunden; Strafen bei Nichteinhaltung von Vorschriften; Umweltschonende Produktion kann mit höheren Kosten verbunden sein: Imageverlust bei den Produkten. 4.4 Logistik (Sollwerte und Toleranzen festlegen) Als Logistik bezeichnet man die Kette Lieferant Produktion Kunde Funktionsbereiche: Materialwirtschaft Fertigungslogistik Distribution Materialwirtschaft Fertigungslogistik Distribution Lieferant Beschaffungs- Prod.- Zwischen- Prod.- Fertig- Auslief. Kunde lager Stufe lager Stufe waren- Lager lager Materialwirtschaft: Risiken aus der Beziehung zu Lieferanten: Lieferkapazität (Angebots- und Nachfragemarkt)

8 Preisentwicklung wirtschaftliche Lage des Lieferanten (Bonität) Abnahmeverpflichtung (Nichterfüllung des Vertrages) Lagerfunktion des Lieferanten ( Just in time ) Bestechung, Vorteilsnahme (Verbindung Lieferant Mitarbeiter) Transportrisiko Lieferung frei Haus Besteller trägt das Transportrisiko Termingerechte Lieferung Lagerrisiko Hohe Bestände (Kapitalbindung Zinsen) Zerstörung, Schwund, Diebstahl Überalterung (Verfalldatum, Qualitätsminderung) Lieferengpässe Engpässe in der Produktion Zur Optimierung der Lagerfunktion gibt es verschiedene Kennziffern und Rechenmodelle (Lagerumschlagsrechnungen, Reichweitenberechnung, Höchst- und Mindestbestände). Fertigungslogistik: Innerbetriebliche Transporte (Ausfall von Transportgeräten) Zwischenlager zu den einzelnen Fertigungsstufen (Kapitalbindung, schwarze Bestände) Lieferung Just-in-time ( Was, wenn es hier Probleme gibt? ) Distributionslogistik Nicht rechtzeitige Auslieferung (Regress!) Beschädigung der Ware auf dem Transport Am Ende der Logistikkette können als Risiken Zahlungsausfälle, Nacharbeiten, Ersatzlieferungen, Gutschriften und Währungsverluste stehen. 4.5 Finanzierung (Sollwerte und Toleranzen festlegen) Das Finanzierungsrisiko in einem Unternehmen besteht in der Regel darin, dass man den Zahlungsverpflichtungen nicht mehr termingerecht nachkommen und notwenige Investitionen nicht mehr tätigen kann. Ziele Sicherung der Zahlungsfähigkeit (Vermeidung von Insolvenz) Minimierung der Finanzierungskosten Wahrung der finanziellen Unabhängigkeit Laufender Geldbedarf aus Eigenkapital Investitionen: Mischung aus Eigenkapital und Fremdkapital Banken sind bei der Vergabe von Krediten an mittelständische Unternehmen kritischer als Kapitalgesellschaften gegenüber. Im so genannten Basel II-Abkommen wurden Rahmenbedingungen für die Vergabe von Krediten geschaffen. Zur Beurteilung der Bonität eines Kunden wurden Ratingverfahren entwickelt.

9 Da Zahlungsunfähigkeit häufig ein Grund für Insolvenz ist, kommt der Liquidität eine zentrale Bedeutung zu. 4.6 Informationstechnologie Unabhängig von Größe und Gesellschaftsform ist eine störungsfrei laufende Datenverarbeitung heute für ein Unternehmen lebenswichtig. Dabei nehmen mit der Weiterentwicklung mit der Informationstechnologie auch die Risiken zu (z. B. Integration, Internet, Intranet). Die Risiken betreffen: Hardware Geschäftsprozesse (Programme) Den Menschen Hardwarerisiken: - Feuer - Wasserschäden - Blitzschlag - Einbruch/Diebstahl - Ausfall der Anlage - Stromausfall - Zerstörung/Sabotage - Standort (z. B. Hochspannung, Flughafen) - Datenverlust - Datenzerstörung - Entscheidung für den falschen Partner - Kundendienst, Service - Technische Weiterentwicklung Risiken bei den Geschäftsprozessen: - Berechtigungen - Datensicherheit - Dokumentation - Internes Kontrollsystem - Datenschutz - Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOBS) - Programmpflege - Änderungsdienst - Weiterentwicklung - Wahl des falschen Partners - Wahl der falschen Programme Werden die genannten Sicherheiten / Berechtigungen / Grundsätze nicht eingehalten, kann dies beispielsweise zu Buchungsfehlern, zu falschen Geldbewegungen, zu Informationsmängeln, zu Datenverlusten u. ä. führen. Probleme mit Softwarelieferanten können viel Geld kosten. Verstöße gegen die GOBS kann zu Problemen mit der Finanzverwaltung führen (z. B. IKS, Datensicherheit, Dokumentation, Aufbewahrungsfristen). Risiko Mensch In der Sicherheitskette ist der Mensch das schwächste Glied. Hard- und Softwarerisiken sind mit den entsprechenden Maßnahmen und finanziellen Mitteln einzugrenzen, aber gegen

10 menschliche Risiken gibt es nur bedingt Möglichkeiten. Im wesentlichen beschränken sich mögliche Maßnahmen auf: - Konsequentes Berechtigungskonzept - Beschränkung des Zutrittes zu sensiblen Bereichen - Sehr sorgfältige Personalauswahl (loyale Mitarbeiter) 4.7 Rechtliche Vorschriften Umweltschutz / Naturschutz In der Regel mit hohen Kosten verbunden, Restriktionen bei Investitionsvorhaben. Strafen bei Verstößen gegen Vorschriften. Arbeitsrecht Tarifrecht, Arbeitszeitordnung, Mitbestimmungsrecht, Kündigungsschutz, Mutterschutz, Urlaubsregelungen, soziale Leistungen, Jugendarbeitsschutz, Schwerbehindertengesetz, Verbot- und Sonn- und Feiertagsarbeit. Arbeitsschutz Schutzkleidung, Lärmschutz, Strahlenschutz, Umgang mit gefährlichen Stoffen Die Regelungen zum Umweltschutz und die verschiedenen arbeitsrechtlichen Bestimmungen sind richtig und auch in unserer Gesellschaft, in einer sozialen Marktwirtschaft, notwendig, kosten aber in ihrer Auswirkung auf das einzelne Unternehmen Geld. Die Umsetzung dieser Bestimmungen belastet vor allem die mittelständische Wirtschaft teilweise mit erheblichen Kosten, die ein Finanzrisiko darstellen. 4.8 Management Es gibt sehr unterschiedliche Risiken bei der Führung eines Unternehmens. Im wesentlichen können Risiken ihre Ursachen haben in: der Person des Unternehmers dem Führungsstil der Organisation einer übertriebenen Expansion den Bereichen Absatz, Produktion, Personal einer falschen F&E Politik der Investitionspolitik dem Mangel an Eigenkapital einem fehlenden Planungs- und Kontrollsystem Neben diesen mehr operativen Risiken, kennen wir noch einige mehr strategische Risiken: Grundsätzlicher Umgang des Managements mit Risiken Führungskontinuität im Eigentümer-Unternehmen Nachfolgeregelung Fortbestand des Unternehmens Wahl der richtigen Gesellschaftsform zur Sicherung des Fortbestandes (z. B. Stiftung) Bei Fragen zu diesem Thema wenden Sie sich bitte an: IHK Ulm, Joachim Rupp, Tel / oder rupp@ulm.ihk.de.