Chapter Learning Goals

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1 Chapter Learning Goals Understand the term project management Organize teams Specify project management plans Define and retire risks Estimate costs very early in the life cycle Write a Software Project Management Plan Create high level projects schedules Martin Jud NDS-I SWE I 1 Adapted from Software Engineering: An Object-Oriented Perspective by Eric J. Braude (Wiley 2001), with permission. Plans are nothing Planning is everything Dwight D. Eisenhower Martin Jud NDS-I SWE I 2

2 Proj.Mgmt Variables 1. The total cost of the project, e.g., increase expenditures 2. The capabilities of the product, e.g., subtract from a list of features 3. The quality of the product, e.g., increase the mean time between failure 4. The date on which the job is completed. e.g., reduce the schedule by 20% e.g., postpone project's completion date one month Martin Jud NDS-I SWE I 3 Adapted from Software Engineering: An Object-Oriented Perspective by Eric J. Braude (Wiley 2001), with permission. Tätigkeits- und Wissensbereiche des PM 1. Zeitmanagement: Setzen und Überwachen des Zeitrahmens einbinden aller beteiligten Zielgruppen über den Projektplan als Kommunikationsmedium. 2. Kostenmanagement: Budgetierung und Kosten-Controlling. 3. Ressourcenmanagement: Zuordnung der Ressourcen nach Fähigkeiten und verfügbaren Kapazitäten auf die Projektaufgaben, aber auch die Teamentwicklung. 4. Risikomanagement: Risikoanalysen, präventive Massnahmen und Notfallkonzepte 5. Kommunikationsmanagement: Nimmt häufig bis zu 50% der Projektmanagementarbeit ein und schliesst alle Beteiligten und Betroffenen ein. 6. Scope & Change Management: Abgrenzung des Projektrahmens (Inhalts- und Umfangsmanagement) Einbezug notwendiger Änderungen, die im Projektverlauf deutlich werden 7. Beschaffungsmanagement: Integration und Zusammenarbeit mit Partnern und Lieferanten. 8. Qualitätsmanagement: Dokumentation von Prozess und Produkt, sowie ein geeignetes Massnahmenmanagement Martin Jud NDS-I SWE I 4 Angepasst auf Basis einer Liste des Project Management Institute

3 Project Variables Bull s Eye Target: 100% Actual: 100% capability Target : 4 defects/kloc Actual: 1 defect/kloc cost this project defect density Target : $70K Actual: $90K duration Target : 30 wks Actual: 20 wks Martin Jud NDS-I SWE I 5 Proj.Mgmt Road Map 1. Understand project content, scope, & time frame 2. Identify development process (methods, tools, languages, documentation and support) -- section 4 3. Determine organizational structure (organizational elements involved) -- section 3 4. Identify managerial process (responsibilities of the participants) -- see section 3 of case study 1 5. Develop schedule (times at which the work portions are to be performed) -- see section 6 6. Develop staffing plan -- see section 3.5 of case study 1 7. Begin risk management -- section 4 8. Identify documents to be produced -- see SQAP Begin process itself -- described in chapters 3-10 Martin Jud NDS-I SWE I 6 Adapted from Software Engineering: An Object-Oriented Perspective by Eric J. Braude (Wiley 2001), with permission.

4 Code of Ethics professionelles Verhalten Software engineers shall commit themselves to making the analysis, specification, design, development, testing and maintenance of software a beneficial and respected profession. In accordance with their commitment to the health, safety and welfare of the public, software engineers shall adhere to the following Eight Principles: 1. PUBLIC - Software engineers shall act consistently with the public interest. 2. CLIENT AND EMPLOYER - Software engineers shall act in a manner that is in the best interests of their client and employer, consistent with the public interest. 3. PRODUCT - Software engineers shall ensure that their products and related modifications meet the highest professional standards possible. 4. JUDGMENT - Software engineers shall maintain integrity and independence in their professional judgment. 5. MANAGEMENT - Software engineering managers and leaders shall subscribe to and promote an ethical approach to the management of software development and maintenance. 6. PROFESSION - Software engineers shall advance the integrity and reputation of the profession consistent with the public interest. 7. COLLEAGUES - Software engineers shall be fair to and supportive of their colleagues. 8. SELF - Software engineers shall participate in lifelong learning regarding the practice of their profession and shall promote an ethical approach to the practice of the profession. Martin Jud NDS-I SWE I 7 Plan and Execute Meetings 1. Distribute start time, end time, and agenda with times - list important items first 2. Ensure strawman items prepared 3. Start on time 4. Have someone record action items 5. Have someone track time & prompt members 6. Get agreement on the agenda and timing 7. Watch timing throughout, and end on time - allow exceptions for important discussion - stop excessive discussion 8. Keep discussion on the subject 9. action items & decision summary. Martin Jud NDS-I SWE I 8 Adapted from Software Engineering: An Object-Oriented Perspective by Eric J. Braude (Wiley 2001), with permission.

5 Optimal Interaction Effectiveness per developer Approximate optimal range Developer communicates regularly with eleven people. Communication time outweighs benefits of interaction Developer communicates regularly with no one. No communication time lost, but developer is too isolated and has no help. 3 7 Number of people with whom developer must frequently interact = engineer Martin Jud NDS-I SWE I 9 Adapted from Software Engineering: An Object-Oriented Perspective by Eric J. Braude (Wiley 2001), with permission. Martin Jud NDS-I SWE I 10

6 The Magical Number 7 George A. Miller Harvard University Within one-dimensional continua, e.g., loudness of sound, brightness of color, humans can reliably distinguish, recognize or name no more than seven plus or minus two values. More and finer distinctions cause confusion, unreliability and rapidly increase transmission errors. This amounts to an information processing limit for absolute judgements by humans of about 3 bits. Martin Jud NDS-I SWE I 11 Organisationsentwicklung (OE) Kommunikation + Vertrauen = Motivation Grundvoraussetzungen für das Gelingen der OE sind die Transparenz aller Prozesse und die Möglichkeit der Aufarbeitung der Ergebnisse. Zusammen mit dem nötige Vertrauen wird so die Motivation gestärkt und die Selbstorganisation gefördert. Betroffene zu Beteiligten machen OE geht davon aus, dass Mitarbeitende grundsätzlich ein Interesse daran haben, sich an Veränderungsprozessen zu beteiligen und diese mitzugestalten. Alle Mitglieder einer Organisation werden von Anfang an mit in die Überlegungen einbezogen Personen in leitender Position arbeiten mit ihrer Sachkompetenz (nicht in ihrer hierarchischen Funktion) mit. Martin Jud NDS-I SWE I 12

7 Options for the Structure April Smith Manager Ian Corliss Team member Lyle Herbert Marketing Fred Mordell Development Quinn Parker QA Gil Warner Team facilitator Nel Tremont Team member Eric Adams Software engineer Fran Sarris Software engineer Hal Kelly Software engineer Vern Krupp Technical specialist Fran Smith Team member Martin Jud NDS-I SWE I 13 Menschenbild Theorie X Negatives Menschenbild Annahmen: angeborene Abneigung gegen Arbeit auf Sicherheit bedacht vermeidet Verantwortung und Engagement Führungsprinzip Anleitung und Kontrolle Theorie Y Positives Menschenbild Annahmen: setzt sich für Ziele ein, freiwillig bereit sich zu engagieren übernimmt Verantwortung Führungsprinzip Schaffung solcher Bedingungen, dass die MitarbeiterInnen ihre eigenen Ziele und Bedürfnisse leben können Persönliche Fähigkeiten entwickeln Leute, die von der Möglichkeit ausgeschlossen sind, bei ihrer Arbeit die Bedürfnisse zu befriedigen, die in ihnen war sind, verhalten sich genau so, wie wir es wohl voraussagen möchten: in Trägheit, Passivität, Verantwortungsscheu; sie sträuben sich gegen Veränderungen, sind anfällig für Demagogen und stellen geradezu absurde Ansprüche nach ökonomischen Vorteilen". (McGregor). Martin Jud NDS-I SWE I 14

8 Roles & Personal Growth Projekt Projektleiter Teilprojektleiter Technik Engineering Fellow Senior Engineer F+E-Engineer Gruppenleiter Senior Sound Engineer Engineering Fellow Applikation Abteilungsleiter Hauptabteilungsleiter Führung Martin Jud NDS-I SWE I 15 Organize a Team 1. Select team leader: responsibilities: ensure all project aspects active fill all gaps 3. Designate leader roles & document responsibilities team leader: proposes and maintains SPMP configuration management leader:... SCMP quality assurance leader:... SQAP, STP requirements management leader:... SRS design leader:... SDD implementation leader:... code base 2. Leaders responsibilities: propose a strawman artifact (e.g. SRS, design) seek team enhancement & acceptance ensure designated artifact maintained & observed maintain corresponding metrics if applicable 4. Designate a backup for each leader Martin Jud NDS-I SWE I 16

9 Risk Management 1. Identification - try to continually identify risks 2. Retirement planning 3. Prioritization 4. Retirement or mitigation Martin Jud NDS-I SWE I 17 Risiken identifizieren systematische Identifikation aller auf das Projekt einwirkenden Risiken wie strategische, Markt-, finanzielle, rechtliche und technische Risiken Systematik zur Risikoidentifikation: der "Jäger und Sammler-Ansatz" alle Mitarbeiter befragen ist zeitaufwändig und man bekommt gerade aktuelle, nicht aber unbedingt die wichtigen Risiken. Projekte in gegebenen Unternehmen und bestimmten Umfeldsituationen weisen immer wieder ähnliche Risikoprofile auf. Risk Sources by Importance. Daher sollten die entsprechenden Risikofelder intensiver durchleuchtet werden. Bezug zu den Erfolgsfaktoren: Risikoidentifikation soll einen klaren strategischen Bezug haben und sich auf die zentraler Erfolgsfaktoren - wie beispielsweise die Kernkompetenzen konzentrieren. Einsatz von Fachexperten: Eine fundierte und objektive Risikoidentifikation erfordert möglicherweise den Einsatz von Fachleute die unabhängig vom zu identifizierenden Risikobereich sind aber das entsprechende Fach-Know-how haben. Martin Jud NDS-I SWE I 18 aus:

10 Risk Sources by Importance 1. Lack of top management commitment 2. Failure to gain user commitment 3. Misunderstanding of requirements 4. Inadequate user involvement 5. Failure to manage end-user expectations 6. Changing scope and/or objectives Martin Jud NDS-I SWE I 19 Keil, Cule, Lyytinen, Schmidt Risk Management Mindset Identification Retirement Project finish 2. Java skills not high enough. Project finish 2. Retirement by avoidance: Use C++ Risk 2 Risk 2 1. May not be possible to superimpose images adequately. Risk 1 Project start Risk 1 Project start 1. Retirement by conquest: Demonstrate image superimposition Martin Jud NDS-I SWE I 20

11 Risiken analysieren Einheitliche Risikobewertungseinheit zum Messen eines Risikos verwenden. Objektive Daten verwenden, subjektiven Daten ohne nachvollziehbare Herleitung oder Begründung sind für Dritte nicht prüfbar Sicher erwartete Entwicklungen stellen definitionsbedingt kein Risiko dar, sie sind in der und in der Projektplanung zu berücksichtigen. Risiken, die einmalig Schaden verursachen können und solche mit langanhaltenden Wirkungen unterscheiden. die Beschreibung von Risiken mittels Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit ist nicht immer geeignet. Absatzmengenrisiken können - mit unterschiedlicher Wahrscheinlichkeit - einen Umfang von 1, 2, 3% usw. haben und sind besser durch eine Normalverteilung zu beschreiben. Überschneidungen zwischen separat identifizierten Risiken vermeiden, sonst werden diese "doppelt gezählt". Kleinvieh macht auch Mist : Kleinschäden mit hoher Frequenz werden tendenziell im Vergleich zu seltenen katastrophenartigen Risiken vernachlässigt. Abhängigkeiten zwischen den Risiken Korrelationen und Wechselwirkungen zwischen den Risiken im Gesamtkontext bewerten. Martin Jud NDS-I SWE I 21 aus: Compute Risk Priorities Martin Jud NDS-I SWE I 22

12 Risiko Management Initial Project Risks Initial Project Scope Define scenarios to address highest risks Plan N Cost Schedule N Develop N Collect cost and quality metrics Revise Overall Project Plan Cost Schedule Scope/Content Revise Project Risks Reprioritize Assess N Risks Eliminated In jedem iterativen Durchgang werden die jeweils grössten Risiken durch gezielte Massnahmen adressiert und systematisch eliminiert Martin Jud NDS-I SWE I 23 Risko-Profil bei iterativer Entwicklung Inception Elaboration Waterfall Risk Construction Transition Preliminary Architect. Architect. Devel. Devel. Devel. Transition Transition Postdeployment Time Martin Jud NDS-I SWE I 24

13 Summary Project management: silver bullet? People aspects co-equal technical Specify SPMP Define and retire risks Estimate costs with several methods expect to revisit and refine use ranges at this stage Schedule project with appropriate detail Maintain a balance among cost, schedule, quality and functionality Martin Jud NDS-I SWE I 25 SPMP Table of Contents 1. Introduction 1.1 Project overview 1.2 Project deliverables 1.3 Evolution of the SPMP 1.4 Reference materials 1.5 Definitions and acronyms 2. Project organization 2.1 Process model 2.2 Organizational structure 2.3 Organizational boundaries and interfaces 2.4 Project responsibilities 3. Managerial process 3.1 Managerial objectives & priorities 3.2 Assumptions, dependencies & constraints 3.3 Risk management 3.4 Monitoring & controlling mechanisms 3.5 Staffing plan 4. Technical process 4.1 Methods, tools & techniques 4.2 Software documentation 4.3 Project support functions 5. Work packages, schedule & budget 5.1 Work packages 5.2 Dependencies 5.3 Resource requirements 5.4 Budget & resource allocation 5.5 Schedule Martin Jud NDS-I SWE I 26