Risikomanagement in ERP Projekten. Ein Konzept am Beispiel der BMW Group.

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1 Risikomanagement in ERP Projekten. Ein Konzept am Beispiel der BMW Group.

2 Seite 2 Agenda. 1. Begriffliche Grundlagen. 2. Entwicklungsziel. 3. Grundlegende Prämissen. 4. Konzept zum Risikomanagement in ERP Projekten. 5. Zusammenfassung. 6. Ausblick und Diskussion.

3 Seite 3 Agenda. 1. Begriffliche Grundlagen. 2. Entwicklungsziel. 3. Grundlegende Prämissen. 4. Konzept zum Risikomanagement in ERP Projekten. 5. Zusammenfassung. 6. Ausblick und Diskussion.

4 Seite 4 Begriffliche Grundlagen. Risiko und Risikomanagement. Ein Risiko ist ein zukünftiges Ereignis, das mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintreten kann und dessen Auswirkungen negative Folgen für zuvor definierte Zielsetzungen haben. Risikomanagement ist ein unterstützendes Instrument, das allen Unternehmensbereichen die systematische Identifikation, Bewertung und Behandlung von Risiken ermöglicht. Risikoidentifizierung Unterstützung durch Managementtechniken Erhebungstechniken Analysetechniken Kreativitätstechniken Prognosetechniken Risikobewertung Bestimmung der Eintrittswahrscheinlichkeit subjektiv oder objektiv qualitativ oder quantitativ Risikobehandlung Reaktion Akzeptanz Absicherung Unterstützung durch Workshops Unterstützung durch induktive und deduktive Methoden Proaktive Absicherung Risikovermeidung Risikominderung Reaktive Absicherung Risikoüberwälzung Risikoteilung / -diversifikation

5 Ad-Hoc Identifikation Entscheidung über Relevanz irrelevant information an Mitarbeiter Risiko wird identifiziert Überprüfung der Identifikationsart RRB Geplante Identifikation relevant information an Mitarbeiter Bearbeitung notwendig Erneute Bewertung; Zuordnung Risikogruppe Bewertung abgeschlossen Benennung eines Bearbeiters Bearbeitung ist eingeleitet Bearbeiter definiert RRB RRB Mitarbeiter werden abgelehnt offen Bewertung der waren erfolgreich Bewertung des Restrisikos archiviert werden akzeptiert tracking RRB waren nicht erfolgreich RRB Legende Ereignis Funktion Ressource BMW Group Seite 5 Begriffliche Grundlagen. Risikomanagement in Unternehmen. Einsatzgebiet Art des Risikomanagements Unternehmen (z. B. einzelne Bereiche, Tochtergesellschaften) Unternehmensweites RM (Gegenstände: z. B. nationale Gesetzgebungen, strategische- & bestandsgefährdende Risiken) Geschäftsfeld (z. B. Fahrzeuge, Motorräder, Finanzdienstleistungen) Geschäftsfeldbezogenes RM (Gegenstände: z. B. produktbezogene- & branchenspezifische Risiken) Projekte (z. B. Entwicklungs-, Forschungs- & Organisationsprojekte) Projektbezogenes RM (Gegenstände: z. B. technische- & projektbezogene Risiken) Operative Einheiten (z. B. Systeme, Prozesse, Aufbau- & Ablauforganisation) = wechselseitige Beeinflussung Operationales RM (Gegenstände: z. B. Sicherheits-, Währungs- & Beschaffungsrisiken)

6 Seite 6 Agenda. 1. Begriffliche Grundlagen. 2. Entwicklungsziel. 3. Grundlegende Prämissen. 4. Konzept zum Risikomanagement in ERP Projekten. 5. Zusammenfassung. 6. Ausblick und Diskussion.

7 Seite 7 Entwicklungsziel. Konzeptanforderungen. Anforderung 1: Anforderung 2: Anforderung 3: Anforderung 4: Einbindung aller Projekthierarchien, organisatorischer Schnittstellen und externer Partner. Integration in Projektarbeit und -management sowie Betrachtung aller relevanten Risiken für ERP Projekte. Befähigung zur kontinuierlichen Verbesserung. Anpassbarkeit auf die Bedürfnisse des ERP Projektes. Validierung der Erkenntnisse bei / mit:

8 Seite 8 Agenda. 1. Begriffliche Grundlagen. 2. Entwicklungsziel. 3. Grundlegende Prämissen. 4. Konzept zum Risikomanagement in ERP Projekten. 5. Zusammenfassung. 6. Ausblick und Diskussion.

9 Seite 9 Grundlegende Prämissen. Ursachenbezogene Risikogruppierung.

10 Seite 10 Grundlegende Prämissen. Kennzahl für Bewertung und Vergleich. Eingangsgrößen Wertebereich der Eingangsgrößen Risikoindex Wertebereich der Risikoindizes Eintrittswahrscheinlichkeit (E) 1 bis 5 0,8 = sehr geringes Risiko Auswirkungen auf das Projekt (A) Effektivität verfügbarer Mittel & Ressourcen (F) 1 bis 5 1 bis 5 (E*A*F)*100/125 bis 100 = sehr großes Risiko Eintrittswahrscheinlichkeit. 1 = unwahrscheinlich 2 = gering 3 = mittel 4 = ist bei ähnlichen Projekten eingetreten 5 = sehr wahrscheinlich Auswirkungen auf das Projekt. 1 = kleine oder keine Auswirkung 2 = geringe Auswirkungen 3 = erkennbare Auswirkungen 4 = Auswirkungen sind kaum akzeptabel 5 = Auswirkungen sind katastrophal Effektivität verfügbarer Mittel und Ressourcen. 1 = Verfügbare Mittel & Ressourcen reichen zum Umgang mit dem Risiko aus 2 = vernünftige Zuversicht über Mittel und Ressourcen 3 = Ressourcen bzw. Mittel reichen teilweise nicht 4 = Ressourcen bzw. Mittel unausreichend 5 = keine Ressourcen bzw. Mittel vorhanden Beteiligung einer ausreichend großen Anzahl an Stakeholdern und Experten am Risikomanagement.

11 Seite 11 Agenda. 1. Begriffliche Grundlagen. 2. Entwicklungsziel. 3. Grundlegende Prämissen. 4. Konzept zum Risikomanagement in ERP Projekten. 5. Zusammenfassung. 6. Ausblick und Diskussion.

12 Seite 12 Konzept zum Risikomanagement in ERP Projekten. Integration der verschiedenen Sichten. Sicht 1: Organisation und Rollen Führt durch Sicht 2: Risikomanagement Prozesse unterstützt Sicht 4: Tool Kit Unternehmensleitung IT-Abteilung Vertrieb Organisation Projektleiter Wirkt auf Unternehmensleitung Projektleiter Konstruktion Produktion Vertrieb Sicht 3: Kontinuierliche Verbesserung Unternehmensleitung Konstruktion Produktion Vertrieb Projektleiter A Projektleiter B Finanzperspektive Prozessperspektive Unternehmensstrategie Lernperspektive Kundenperspektive Schwerpunkt des Vortrags

13 Seite 13 Konzept zum Risikomanagement in ERP Projekten. Sicht 1: Organisation und Rollen. Mögliche Projektorganisation Übergreifende Rollen Unternehmensleitung IT-Abteilung Vertrieb Organisation Projektleiter PMO Rolle PMO koordiniert Aktivitäten pflegt Applikation identifiziert Risiken Lenkungsausschüsse Unternehmensleitung Projektleiter Konstruktion Produktion Vertrieb Unternehmensleitung Konstruktion Produktion Vertrieb Erweitertes Projektteam Projektteam Projektleiter Teilprojektleiter Projektmitarbeiter & externe Partner Rolle bewertende Instanz identifiziert Risiken bewertet Risiken verantwortet kann Risiken einsehen Rolle Projektmitglied identifiziert Risiken kann Risiken einsehen Projektleiter A Projektleiter B = Zeitweise eingebundene Mitarbeiter, Spezialisten & Stakeholder

14 Seite 14 Konzept zum Risikomanagement in ERP Projekten. Sicht 2: Risikomanagement Prozesse. Risiko-Identifikations- Workshop Risikoidentifikation Ad-Hoc Identifikation (während der Arbeit) Zentrales Informationsobjekt Risiko ist erkannt Eingabe des Risikos in die Applikation Projektmitglied Risiko ist eingegeben Auswählen der bewertenden Instanz Projektmitglied AD-Hoc Identifikation abgeschlossen Legende Ereignis Funktion Rolle

15 Seite 15 Konzept zum Risikomanagement in ERP Projekten. Sicht 2: Risikomanagement Prozesse. Risiko- Identifikation ist geplant Teil 1 ist beendet Risiko- Identifizierungsprozess Einladung der Teilnehmer zu Teil 1 PMO Überprüfung der Risiken PMO Teilnehmer sind eingetroffen Risiko- Identifikations- Karte Stille Risiko- Identifikation Risiken sind identifiziert Präsentation Im Plenum Instanzen Instanzen Projektmitglied Projektmitglied Keine mehrfachen Nennungen vorhanden Mehrfache Nennungen vorhanden Zusammenfassung der Risiken Risken sind aggregiert Einladung der Teilnehmer zu Teil 2 PMO PMO Risiken sind vorgestellt Teil 2 beginnt Entscheidung über zusätlichen Durchgang PMO Bewertung der Zusammengefaßten Risiken Instanzen Zusätzlicher Durchgang wurde beschlossen Zusätzlicher Durchgang wurde abgelehnt Legende Ereignis Funktion Beendigung des Workshops PMO Risiko ist identifiziert Rolle Informationsobjekt

16 Seite 16 Konzept zum Risikomanagement in ERP Projekten. Sicht 2: Risikomanagement Prozesse. Prozess zur Risikobewertung und -behandlung Risiko ist identifiziert Überprüfung der Identifikationsart Erneute Bewertung; Zuordnung Risikogruppe Instanz offen Bewertung abgeschlossen Bewertung der Instanz Ad-Hoc Identifikation Geplante Identifikation Benennung eines Bearbeiters Instanz wurden abgelehnt wurden akzeptiert Überprüfung der Zuständigkeit Instanz tracking Instanz Nicht Zuständig Entscheidung über Relevanz Zuständig Instanz relevant information an Projektmitglied Bearbeitung ist eingeleitet Bearbeiter definiert Projektmitglied waren erfolgreich waren nicht erfolgreich Bearbeitung notwendig Bewertung des Restrisikos Instanz Legende Ereignis irrelevant Funktion information an Projektmitglied archiviert Rolle

17 Seite 17 Konzept zum Risikomanagement in ERP Projekten. Sicht 2: Risikomanagement Prozesse. Prozess zur Wissenssicherung und -verteilung archiviert Abgleich mit Risikocheckliste PMO PMO; Instanz; Projektmitglieder Abgleich erfolgt Zugriff Austausch Review war nicht erfolgreich Legende Ereignis Funktion Rolle Neue Informationen vorhanden Review durchführen Review war erfolgreich Cecklisten freigeben Cecklisten sind verfügbar Information und Kommunikation Keine neuen Informationen vorhanden PMO Instanzen PMO Instanzen Projektmitglied Datenbank Projektrisiken Sozioökonomische Risiken Ressourcenrisiken Technische Risiken Geschäftsrisiken Irrelevante Risiken Wissen verteilen Zugriff und Erweiterung Vorgegebene Pflegetermine & Offizielle Reviews Risikochecklisten Communities of Practice Zugriff

18 Seite 18 Konzept zum Risikomanagement in ERP Projekten. Sicht 3: Kontinuierliche Verbesserung. Finanzperspektive Prozessperspektive Unternehmensstrategie Lernperspektive Balanced Scorecard Kundenperspektive Perspektive Ziel Erhebung von Kennzahlen Prozesse Effiziente Durchführung der Prozesse Prozessorientierte Reifegradmodelle Mitarbeiter Mitarbeiterzufriedenheit sicherstellen Fragebögen, welche die Akzeptanz getroffener Entscheidungen bewerten Finanzen Kostensenkung Bearbeitungszeiten von Risiken Kunden Kundenzufriedenheit sicherzustellen Fragebögen, welche die Zufriedenheit mit vorund nachgelagerten Partnern bewerten

19 Seite 19 Agenda. 1. Begriffliche Grundlagen. 2. Entwicklungsziel. 3. Grundlegende Prämissen. 4. Konzept zum Risikomanagement in ERP Projekten. 5. Zusammenfassung. 6. Ausblick und Diskussion.

20 Seite 20 Zusammenfassung. Erfüllung der Anforderungen.

21 Seite Begriffliche Grundlagen. 2. Entwicklungsziel. 3. Grundlegende Prämissen. 4. Konzept zum Risikomanagement in ERP Projekten. 5. Zusammenfassung. 6. Ausblick und Diskussion.

22 Seite 22 Ausblick und Diskussion. Nächste Schritte. Bewertungsmodell, das auf Basis einer Kosten- / Nutzenbetrachtung aufzeigt, ob die externe Vergabe von Teilen des Risikomanagements sinnvoll ist. Analyse des Beitrags zur kontinuierlichen Verbesserung der Projektarbeit. Technische Umsetzung des Risikoportfolios zur Visualisierung. Risk Index 100 (CM Risk) (Resource Risk) Beim Anklicken eines Risikos öffnen sich alle Risiken dieser Gruppe. 75 (Project Risk) (Project Risk) (Technical Risk) (Technical Risk) (Technical Risk) Critical Date January 2006 March 2006 June 2006 September 2006 December 2006 Risk Index Probability Impact Effect of Control Risk in work Risk is closed Requirements Printing Function

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