Interne Kontrollsysteme und Risikomanagement mit ADONIS

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1 Interne Kontrollsysteme und Risikomanagement mit ADONIS Konzepte, Services und Beratungsleistungen ADONIS - make processes work

2 DAS SAGEN UNSERE KUNDEN»ADONIS und das ADONIS Prozessportal stellen einen wesentlichen Erfolgsfaktor bei der Implementierung unseres IKS dar«harald Fürlinger, IKS-Manager, voestalpine group-it GmbH»Die visuelle Einbindung der Kontrollen und Risiken in den Geschäftsalltag ist eine der vielen Stärken von ADONIS«Andreas Pletscher, Head Processes and Organisation, Schroders & Co Bank AG»Der Funktionsumfang und die langjährige gute Zusammenarbeit mit der BOC ließen die Wahl auf ADONIS fallen» Barbara Steiger, Risk Managerin, Österreichische Beamtenversicherung»Das Zusammenspiel des internen Kontrollsystems und des Geschäftsprozessmanagements in ADONIS stellt für uns einen entscheidenden Mehrwert dar. Das ADONIS Prozessportal unterstützt dabei unseren IKS-Ansatz optimal» Wolfgang Redl, OpRisk- und Prozessmanager, Raiffeisenlandesbank Tirol.

3 INHALTSVERZEICHNIS INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis 1 WARUM RISIKOMANAGEMENT UND IKS? RISIKOMANAGEMENT UND IKS MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL Der ADONIS Rich-Client Das ADONIS Prozessportal Risikomanagement und IKS Module im ADONIS Prozessportal RISIKOMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL Involvierte Rollen Unterstützte Anwendungsfälle Identifikation, Definition und Zuweisung von Risiken Laufende Bewertung und Freigabe von Risiken KONTROLLMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL Involvierte Rollen Unterstütze Anwendungsfälle Definition von Kontrollen Bewertung von Kontrollen Durchführung von Kontrollen MAßNAHMENMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL Involvierte Rollen Unterstützte Anwendungsfälle Definition von Maßnahmen Maßnahmencontrolling AUSBLICK: MYVIEWS

4 01 WARUM RISIKOMANAGEMENT UND IKS? 1 Warum Risikomanagement und IKS? Integration von Risikomanagement, IKS und Geschäftsprozessmanagement die Vorteile Risikomanagement in Unternehmen ist kein neues Thema und dennoch ist in diesem Umfeld ein starker Wandel eingetreten. Der Fokus liegt nicht mehr nur auf den finanziellen Risiken, sondern hat sich kontinuierlich weiterer Unternehmensrisiken, wie den operationellen Risiken, angenommen. Mit dem Einsatz von Geschäftsprozessmanagement bieten sich für das Risikomanagement, das sich aus Erkennung, Analyse, Bewertung, Überwachung und Kontrolle von Risiken zusammensetzt, diverse Möglichkeiten, Risiken nachhaltig zu begegnen. So kann das Risikomanagement selbst als Geschäftsprozess verstanden oder das Geschäftsprozessmanagement als Maßnahme zur Verringerung und Vermeidung von Risiken eingesetzt werden. Die Basis dieser Integration von Risikomanagement und Geschäftsprozessmanagement bildet das interne Kontrollsystem (IKS), welches das wesentliche Bindeglied dieser beiden Managementbereiche darstellt. Das IKS ist auf Seiten des Geschäftsprozessmanagements ein Erfolgsfaktor, der die Effektivität und Effizienz der Geschäftsprozesse positiv beeinflusst, in dem die operationellen Gefahren/Risiken vermindert oder sogar vermieden werden können. Diese Gefahren/Risiken stellen ihrerseits wiederum einen wesentlichen Bestandteil des unternehmensweiten Risikoportfolios dar, das im Managementbereich des unternehmensweiten Risikomanagements liegt. Aus diesen Zusammenhängen heraus lässt sich das Argument ableiten, dass das IKS einen wesentlichen Erfolgsfaktor des Geschäftsprozessmanagements wie auch des Risikomanagements darstellt, in beiden Bereichen eine wichtige Rolle spielt und folgende Zielsetzungen unterstützt: Nachhaltige Steigerung der Unternehmensexistenz Steigerung von Effektivität und Effizienz der operativen Geschäftstätigkeit Gewährleistung von Vollständigkeit und Korrektheit der Finanzberichterstattung Erfüllung gesetzlicher Vorgaben oder Normvorgaben (z.b. Solvency II, Basel II und III, URÄG 2008, MaRisk, BilMog, KonTrag, EN 15224, ISAE 3402, ISO 27000, u.v.m.) Umsetzung von Risikomanagement-Rahmenwerken (z.b. COSO II, ONR 49000, ISO 31000) 2 2

5 02 RISIKOMANAGEMENT UND IKS MIT ADONIS UND DEM RISIKOMANAGEMENT ADONIS PROZESSPORTAL UND IKS MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL 2 Risikomanagement und IKS mit ADONIS und dem ADONIS Prozessportal Von der Dokumentation bis hin zum operativen Betrieb 02 Die Unterstützung des Risikomanagements wie auch des internen Kontrollsystems erfolgt durch den integrierten Ansatz des ADONIS Rich-Client und des ADONIS Prozessportals. Durch diese Kombination wird sowohl dem zentralen Owner des Risikomanagements bzw. des IKS eine umfangreiche Toolsuite zur Verfügung gestellt, um detaillierte Analysen bzw. Berichte zu erstellen. Gleichzeitig ermöglicht das Prozessportal die dezentrale Einbindung von Risikoverantwortlichen, Kontrollverantwortlichen und Maßnahmenverantwortlichen. 2.1 Der ADONIS Rich-Client Einfach und intuitiv in der Handhabung und zugleich umfassend in seiner Funktionalität. ADONIS unterstützt beim Design und der Dokumentation der Prozesslandschaft, der Identifikation und Dokumentation von Risiken und Kontrollen sowie der Verwaltung von Verbesserungsmaßnahmen. ADONIS wird im Einzelplatz- oder Mehrbenutzer-Client-Server-Betrieb genutzt. Die Datenhaltung erfolgt in einer relationalen Datenbank, wobei externe Daten unter Zugriff auf diverse Schnittstellen eingelesen werden können. Durch die datenbankgestützte Speicherung der Modelle stellt ADONIS hervorragende Mechanismen zur Analyse und Optimierung dieser bereit. 2.2 Das ADONIS Prozessportal Das ADONIS Prozessportal (APP) bietet eine rollenspezifische Benutzeroberfläche, welche den Mitarbeitern genau jene Inhalte und Funktionen bereitstellt, die sie für ihre Aufgabenbereiche benötigen. Damit können die Komplexität reduziert und spezielle, zielgruppenorientierte Funktionalitäten angeboten werden. Mittels eines Online-Zugriffs auf die ADONIS Datenbank stehen alle Funktionalitäten direkt über das Internet zur Verfügung. Den Benutzern wird mittels eines Webbrowsers der Zugriff auf die bestehenden ADONIS Modelle, mitsamt allen eingepflegten Informationen, ermöglicht. Ferner können die Benutzer entsprechend ihrer Berechtigungen Inhalte von Modellen online bearbeiten. Um den Einsatz des ADONIS Prozessportals auch ohne intensiven Schulungsaufwand zu ermöglichen, wurde die Benutzeroberfläche bewusst einfach und intuitiv gestaltet. Das ADONIS Prozessportal (Webzugriff) ergänzt den ADONIS Standard Rich-Client (lokale PC-Installation) in idealer Weise und liefert somit umfassende Unterstützung für den gesamten Lebenszyklus von Geschäftsprozessen sowie eine operative Unterstützung des internen Kontrollsystems. 3

6 02 RISIKOMANAGEMENT UND IKS MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL 2.3 Risikomanagement und IKS Module im ADONIS Prozessportal Aufgrund der Vielzahl von involvierten Rollen im Risikomanagement- und IKS-Szenario ist die Anforderung einer einfachen rollenbasierten Darstellung relevanter Inhalte essenziell. Dieser Forderung wird durch die Einbindung zusätzlicher Funktionsmodule in das ADONIS Prozessportal nachgekommen, um für die unterschiedlichen Rollen, wie Risikomanager, Kontrolldurchführender oder Maßnahmenverantwortlicher, die relevanten und benötigen Inhalte leicht verständlich aufgebaut darzustellen. Abbildung 1 Rollenbasierter Zugang zum ADONIS Prozessportal Das Modul Risikomanagement stellt das spezifische Risikoportfolio des eingeloggten Benutzers dar. Je nach Task besteht mit diesem Modul die Möglichkeit, Risiken zu bewerten, eine vorangegangene Bewertung freizugeben oder eskalierte Risikobewertungen zu managen. Das Modul Kontrollenmanagement bietet eine benutzerspezifische Darstellung aller Kontrollen, die den eingeloggten Benutzer betreffen. Dabei kann es sich um eine Kontrolldurchführung genauso wie um eine Bewertung der Kontrolle, deren Freigabe oder um die Behandlung der Eskalation von ausständigen Kontrollen, handeln. Das Modul Maßnahmenmanagement erlaubt die Einsicht von Maßnahmen, an welchen der eingeloggte Benutzer beteiligt ist, für welche er verantwortlich ist oder als Auftraggeber fungiert. Dem Projektverantwortlichen wird die Statusrückmeldung zur Umsetzung der zu verantwortenden Maßnahmen ermöglicht. Des Weiteren erlaubt dieses Modul die Dokumentation von erreichten Zielen durch die gesetzten Maßnahmen und dient im Zuge der Maßnahmenumsetzung auch als Projektkommunikationsmedium. 4 4

7 03 RISIKOMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL RISIKOMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL 3 Risikomanagement mit ADONIS und dem ADONIS Prozessportal Realistische Einschätzung und kontinuierliche Bewertung von Risiken 03 Die Funktionen für das Management der operationellen Risiken in ADONIS und dem ADONIS Prozessportal unterstützen den Risikomanagementprozess bei der Identifikation der Risiken und deren Bewertung bis hin zur laufenden Evaluierung des Risikoportfolios. 3.1 Involvierte Rollen Folgende Rollen sind im Management des Risikoportfolios der operationellen Risiken, insbesondere des damit verbundenen Bewertungsworkflows, involviert und finden in der ADONIS Umgebung eine ideale Umsetzung: Risikomanager Verantwortlich für die Definition der Stammdaten der Risiken und für die Gesamtheit des Risikokatalogs Tätigkeiten umfassen die Strukturierung und Wartung des Modellbestands sowie das Anlegen und Löschen definierter Risiken und deren Erstbewertung Risikobewerter Verpflichtung zur periodischen Bewertung eines Risikos Tätigkeit umfasst die periodische Einschätzung der Bewegungsdaten eines Risikos Einsatzbereich umfasst die der Rollenausprägung zugewiesenen Risiken, beispielsweise gruppiert nach Business Unit oder Thematik Risikofreigeber Verantwortet die initiale Prüfung des Risikos (Stammdaten), das Beauftragen von Anpassungen, sowie dessen Freigabe Periodische Bewertungen eines Risikos sind durch diese Rolle zu prüfen und freizugeben Einsatzbereich umschließt eine definierte Menge von Risiken, beispielsweise gruppiert nach Thematik oder Business Unit Risikosupervisor Zuständige Eskalationsinstanz im Falle einer ausstehenden oder mangelhaften Bewertung durch den zuständigen Risikobewerter Tätigkeit umfasst die Eskalationsabhandlung einer überfälligen Risikobewertung Einsatzbereich umfasst die der Rollenausprägung zugewiesenen Risiken, beispielsweise gruppiert nach Business Unit oder Thematik 5

8 03 RISIKOMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL Risikoviewer Trägt keinerlei Verantwortung für ein Risiko Betrachtet ausgewählte Risiken sowie deren Status Einsatzbereich umfasst einen definierten Pool an Risiken 3.2 Unterstützte Anwendungsfälle Die Funktionen von ADONIS und dem Modul Risikomanagement des ADONIS Prozessportals ermöglichen die vollumfängliche, technische Realisierung der nachfolgend dargestellten Use Cases: System Anwendungsfall Identifikation, Definition und Zuweisung von Risiken Erheben der Risiken anhand einzelner Aktivitäten, Prozesse oder definierter Business Units und Anlegen der Risiken in klar strukturierten und gegliederten Risikopools Definition der Stammdaten sowie Erstbewertung der erhobenen Risiken. Jedes Risiko ist separat zu betrachten und einzuschätzen Bewertung von Risiken Periodische Bewertung des Risikos. Die einzelnen Bewertungen eines Risikos werden historisiert Freigabe von Risiken Freigabe des Risikos sowie dessen Bewertung. Jede Bewertung ist separat zu kontrollieren und freizugeben Eskalationsabhandlung überfälliger Risikobewertungen Sofern eine Bewertung nicht durchgeführt wurde ist die Kontrollinstanz zu informieren, die weitere Schritte einleitet Betrachtung von Risiken Betrachten der Risiken innerhalb der Web-Umgebung Identifikation, Definition und Zuweisung von Risiken Die Definition und Dokumentation von Risiken erfolgt im ADONIS Rich-Client. Die einzelnen Risiken können basierend auf Prozessen oder Aktivitäten, in denen sie auftreten und beeinflussbar sind, sowie auf Basis von Geschäftsprozessen, Business Units oder Einsatzszenarien (alleinstehend) identifiziert und in (hierarchisierten) Risikokatalogen dokumentiert werden. Behandlung aktivitätsbezogener Risiken Hierunter versteht man die Ermittlung der Risiken basierend auf einzelnen Prozessaktivitäten, wobei jede Aktivitätsausprägung einzeln und gesondert betreffend möglicher Risiken untersucht werden kann. Die Bewertung dieser Risiken erfolgt anhand der Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung. 6 6

9 03 RISIKOMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL RISIKOMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL Behandlung prozessbezogener Risiken Hierbei werden Risiken für den Gesamtumfang eines Prozesses identifiziert und bewertet. Die Analyse basiert auf den Inputs, den Outputs sowie der Prozessdurchführung. Risiken, die nicht ursächlich innerhalb des Prozesses auftreten oder entstehen, sind davon üblicherweise nicht betroffen. 03 Abbildung 2 Risikozuordnung in Geschäftsprozessen Behandlung alleinstehender Risiken Hierbei werden Risiken analysiert, die eine bestimmte Business Unit betreffen und des Weiteren keiner spezifischen Aktivität bzw. keinem Prozess zuordenbar sind. Somit stellen diese Risiken Gefahren dar, die das Geschäfts- bzw. Tätigkeitsfeld der Business Unit unmittelbar tangieren Laufende Bewertung und Freigabe von Risiken Die periodische Bewertung von Risiken nach deren Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung erfolgt im Modul Risikomanagement des ADONIS Prozessportals durch ein Vier-Augen-Prinzip, wobei die bewertende Rolle und die freigebende Rolle pro Risiko definiert werden kann. Gemäß diesem Prinzip verläuft der Bewertungsprozess des Risikos wie folgt: 7

10 03 RISIKOMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL Abbildung 3 Workflow Risikobewertung" Das Intervall für die regelmäßige Bewertung des Risikos kann pro Risiko von täglich bis jährlich (mit individuellem Datum) festgelegt werden. Sobald ein Risiko zur Bewertung ansteht, bekommt der zuständige Bewerter eine , in welcher er zur Bewertung seiner Risiken im ADONIS Prozessportal aufgefordert wird. Nach Abschluss der Bewertung wird das Risiko dem Freigeber weitergeleitet, der ebenfalls eine E- Mail-Benachrichtigung für die Freigabe bekommt. Die Bewertung sowie die Freigabe der Bewertung erfolgen im Modul Risikomanagement des ADONIS Prozessportals. Über das Modul Risikomanagement werden dem eingeloggten Benutzer jene Risiken in tabellarischer Form angeboten, mit denen er über eine Rolle (siehe 3.1) in Verbindung steht. Dies ist zeitgleich jene Umgebung, wo Bewertung und Freigabe des Risikos gemäß dem oben beschriebenen Workflow stattfinden. Abbildung 4 - APP Risikoübersicht 8 8

11 03 RISIKOMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL RISIKOMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL In den Spalten befinden sich die beschreibenden Attribute wie z.b. Name des Risikos, Status der Bewertung, Aktionen etc. Sofern eine Bewertung ansteht, ändert sich gemäß dem Workflow der Status des Risikos zur Bewertung und es wird dem Benutzer ermöglicht, über den nachfolgend dargestellten Dialog das Risiko zu bewerten: Abbildung 5 Dialog zur Risikobewertung Mithilfe der Dropdownmenüs für Wahrscheinlichkeit und Auswirkung wird die einzelne Risikoeinschätzung festgelegt. In den Textfeldern werden Kommentare und Dokumentation festgehalten

12 04 KONTROLLMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL 4 Kontrollmanagement mit ADONIS und dem ADONIS Prozessportal Laufende Bewertung und Durchführung von Kontrollen Das interne Kontrollsystem mit seinen Kontrollen in den Arbeitsabläufen, der Aufbauorganisation, der IT usw. stellt ein wesentliches Element in der Begegnung von operationellen Risiken dar. Natürlich muss dieses System auch dem Anspruch der Effizienz genügen, welcher mithilfe der ADONIS Suite erfüllt werden kann. 4.1 Involvierte Rollen Folgende Rollen sind im Management des internen Kontrollsystems und den Workflows der verschiedenen Kontrollen involviert und werden optimal durch ADONIS unterstützt: Kontrollmanager Verantwortlich für die Definition der Stammdaten der Kontrollen und für die Gesamtheit des Kontrollkatalogs Tätigkeiten umfassen die Strukturierung und Wartung des Modellbestands sowie das Anlegen und Löschen definierter Kontrollen sowie deren Erstbewertung Kontrollbewerter Verpflichtung zur periodischen Bewertung und Historisierung einer Kontrolle Tätigkeiten umfasst die Einschätzung der Eignung der Kontrolle mittels der Attribute Design Effektivität sowie Operative Effektivität Kontrollfreigabe Verantwortet die Überprüfung der hinterlegten Stammdaten sowie das Beauftragen etwaiger Anpassungen Periodische Bewertungen einer Kontrolle sind durch diese Rolle zu prüfen und freizugeben Kontrollverantwortlicher Verpflichtung zur laufenden Durchführung einer Kontrolle Tätigkeit umfasst die periodische Durchführung einer Kontrolle sowie die Dokumentation der Ausführung und deren Ergebnisse Kontrollrevisor Evaluierung bzw. Prüfung der vorangegangenen Kontrolldurchführung Ändern der Durchführungsinformationen Kontrollsupervisor Zuständige Eskalationsinstanz im Falle einer ausstehenden oder mangelhaften Bewertung durch den zuständigen Kontrollbewerter bzw. einer ausstehenden Durchführung der Kontrolle 10 10

13 04 KONTROLLMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL KONTROLLMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL 04 Kontrollviewer Trägt keinerlei Verantwortung für eine Kontrolle Betrachten ausgewählter Kontrollen, deren Status sowie deren letzte Ausführung 4.2 Unterstütze Anwendungsfälle Die Funktionen von ADONIS und dem Modul Kontrollenmanagement des ADONIS Prozessportals ermöglichen die vollumfängliche, technische Realisierung der nachfolgend dargestellten Use Cases: System Anwendungsfall Identifikation, Definition und Zuweisung von Kontrollen Erheben der Kontrollen anhand einzelner Risiken oder definierter Business Units und Anlegen der Kontrollen in klar strukturierten und gegliederten Kontrollenpools Definition der Stammdaten sowie Erstbewertung der erhobenen Kontrollen. Jede Kontrolle ist separat zu betrachten und einzuschätzen Bewertung von Kontrollen Periodische Bewertung der Kontrolle. Die einzelnen Bewertungen einer Kontrolle werden historisiert Freigabe von Kontrollen Freigabe der Kontrolle sowie deren Bewertung. Jede Bewertung ist separat zu kontrollieren und freizugeben Kontrolldurchführung Durchführung und Dokumentation der Kontrolle. Jede Kontrolldurchführung ist zu historisieren Eskalationsabhandlung überfälliger Kontrollbewertungen und Kontrolldurchführungen Sofern eine Kontrolle nicht zeitgerecht bewertet oder durchgeführt und dokumentiert wird, erfolgt eine Eskalation an eine Kontrollinstanz, die weitere Schritte einleitet. Dieser obliegt es, manuell die weiteren Schritte zu definieren Betrachtung von Kontrollen Betrachten der Kontrollen innerhalb der Web-Umgebung Definition von Kontrollen Jenen Risiken, deren Wert gemessen am Risikoappetit des Unternehmens zu hoch ist, sind Kontrollen gegenüberzustellen. Die Definition der Kontrolle erfolgt dabei basierend auf einem Risiko. Einem Risiko können eine oder mehrere spezifisch ausgeprägte Kontrollen zugeordnet werden. Kontrollen können aber auch alleinstehend angelegt werden, beispielsweise Kontrollen, die definierte Business Units betreffen. Die Dokumentation von Kontrollen erfolgt im ADONIS Rich-Client

14 04 KONTROLLMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL Bewertung von Kontrollen Die Bewertung von Kontrollen wird analog zur Bewertung von Risiken durch ein Vier-Augen-Prinzip unterstützt, d.h. einer Bewertung folgt die Freigabe der Kontrollbewertung oder auch die Ablehnung dieser, was eine neuerliche Bewertung erforderlich macht. Die Bewertung einer Kontrolle erfolgt nach deren Design Effectiveness und Operating Effectiveness. Abbildung 6 Bewertung von Kontrollen Das Intervall für die regelmäßige Bewertung der Kontrollen kann pro Kontrolle von täglich bis jährlich (mit individuellem Datum) festgelegt werden. Sobald eine Kontrolle zur Bewertung ansteht bekommt der zuständige Bewerter eine , in welcher er zur Bewertung seiner Kontrollen aufgefordert wird. Nach Abschluss der Bewertung wird die Kontrolle dem Freigeber weitergeleitet, der ebenfalls eine - Benachrichtigung für die Freigabe erhält. Die Bewertung, wie auch die Freigabe der Bewertung, erfolgt im ADONIS Prozessportal Durchführung von Kontrollen Nach der initialen Definition und Bewertung der Kontrolle wird diese dem Kontrollverantwortlichen in periodischen Intervallen zur Durchführung vorgelegt. Die Durchführung kann durch den Kontrollverantwortlichen bestätigt oder abgelehnt werden. Welche Kontrollen der einzelne Mitarbeiter durchzuführen hat, sieht dieser im Modul Kontrollenmanagement des ADONIS Prozessportals, welches personenspezifisch jene Kontrollen ausweist, welche durch einen bestimmten Mitarbeiter zu behandeln sind. Sobald eine Kontrolle zur Durchführung ansteht bekommt der zuständige Kontrollverantwortliche eine , in welcher er zur Durchführung seiner Kontrollen aufgefordert wird. Die Dokumentation der Durchführung erfolgt im ADONIS Prozessportal. Erfolgt die Durchführung der Kontrolle nicht innerhalb des definierten Zeitraums (Toleranzfrist) wird eine automatische Eskalation ausgelöst und eine Information per an die Rolle des Supervisors versandt

15 04 KONTROLLMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL KONTROLLMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL 04 Abbildung 7 Ablauf der Kontrolldurchführung Über das Modul Kontrollenmanagement werden dem eingeloggten Benutzer jene Kontrollen in tabellarischer Form angeboten, mit denen er über eine Rolle in Verbindung steht. Dies ist zeitgleich jene Umgebung, in der Durchführung, Bewertung und Freigabe der Kontrolle gemäß den oben beschriebenen Workflows stattfinden. Abbildung 8 - APP Kontrollenübersicht In jeder Zeile wird eine Kontrolle dargestellt. In den Spalten befinden sich die beschreibenden Attribute wie z.b. Name der Kontrolle, Status der Durchführung bzw. der Bewertung, Aktionen etc. Sofern eine Durchführung oder Bewertung ansteht, ändert sich gemäß dem Workflow der Status der Kontrolle und es wird dem Benutzer ermöglicht über nachfolgend dargestellte Dialoge Kontrollen zu bewerten oder durchzuführen. 13

16 04 KONTROLLMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL Kontrollen bewerten Via Drop-Down-Menüs können die Bewertungen u.a. zu Design Effektivität, Operative Effektivität und Kontrolldokumentation festgehalten werden sowie in den Textfeldern Kontrolllücke und Kommentar (Bewertung) detailliert werden. Abbildung 9 Dialog zur Kontrollbewertung Kontrollen durchführen Der Durchführungsdialog ermöglicht dem Kontrollverantwortlichen neben textuellen Beschreibungen des Durchführungsergebnisses auch das Hochladen einer Datei als Beleg zur Kontrolldurchführung. Durch die Funktion der Kontrollrevision besteht die Möglichkeit, für eine definierte Rolle die hinterlegten Informationen für die Kontrolldurchführung nochmals zu sichten und ggf. zu kommentieren bzw. zu ändern

17 04 KONTROLLMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL KONTROLLMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL 04 Abbildung 10 Dialog zur Kontrolldurchführung 15

18 05 MAßNAHMENMANAGEMENT MASSNAHMENMANAGEMENT MIT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL 5 Maßnahmenmanagement mit ADONIS und dem ADONIS Prozessportal Operative Verbesserungen in der Risikolandschaft Die Maßnahmen bzw. das Maßnahmenmanagement stellen die kontinuierliche Verbesserung des Managements der operationellen Risiken sowie des internen Kontrollsystems dar. Wird bei einem Risiko eine negative Tendenz bzw. eine Schwäche der verbundenen Kontrolle(n) erkannt, hilft das Maßnahmenmanagement diese Entwicklungen bzw. diese Schwächen auszubessern. Maßnahmen stellen temporär begrenzte Aktivitäten dar, die selbst wieder zu Kontrollen werden können. 5.1 Involvierte Rollen Folgende Rollen sind im Maßnahmenmanagement und dem Workflow der Maßnahmen involviert und finden mit ADONIS und dem Prozessportal eine optimale Unterstützung. Auftraggeber Gibt Auftrag zur Maßnahmenumsetzung Erteilt Budgetfreigabe (personell und finanziell) Verantwortlicher Verantwortlich für Erreichung der Maßnahmenziele im vorgegebenen Zeitbudget und Ressourcenrahmen Zuständig für die laufende Statusrückmeldung der Maßnahme Verantwortlich für die rechtzeitige Eskalation bei Projektkrisen Mitarbeiter Stellen das Projektteam der Maßnahme dar und können ggf. weiteren Subteams zugeordnet werden Zu informieren Jene Personen bzw. Rollen, die über den Fortschritt bzw. den Abschluss der Maßnahme informiert werden sollen (bspw. Prozessowner, Risikomanager, IKS-Verantwortlicher) 16 16

19 05 MAßNAHMENMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS MASSNAHMENMANAGEMENT PROZESSPORTAL MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL Unterstützte Anwendungsfälle Die Funktionen von ADONIS und dem Modul Maßnahmenmanagement des ADONIS Prozessportals ermöglichen die vollumfängliche, technische Realisierung der nachfolgend dargestellten Use Cases: System Anwendungsfall Definition von Maßnahmen Festlegung der Maßnahme inkl. deren Ziele und involvierten Rollen. Des Weiteren sind im Zuge der Planung der geplante Umsetzungszeitraum sowie die dafür zur Verfügung stehenden Ressourcen anzugeben Statusrückmeldung / Maßnahmencontrolling In periodischen Abständen wird der Status der Maßnahme inkl. Fertigstellungsgrad und Ist-Werten zu Zeiten, Kosten und Ressourcen rückgemeldet Eskalationsabhandlung überfälliger Statusrückmeldungen Sofern die periodische Statusrückmeldung nicht erfolgt, wird der Auftraggeber darüber informiert Betrachtung von Maßnahmen / Information Betrachten der Maßnahmen innerhalb der Web-Umgebung Die Mitarbeiter bzw. jene Rollen die über die Entwicklung der Maßnahme informiert werden sollen, erhalten über das ADONIS Prozessportal einen aktuellen Überblick der Maßnahme(n) Definition von Maßnahmen Die Maßnahmen werden im Rich-Client von ADONIS erstellt und können nach unterschiedlichen Gesichtspunkten in verschiedenen Modellen bzw. Modellgruppen gegliedert werden. Diese Gliederung in frei definierbare Maßnahmenkataloge ermöglicht im späteren Verlauf die effiziente Verwaltung des Maßnahmenportfolios und eine schnelle Zuordnung der Maßnahmen, beispielsweise zu Produkten, Prozessen etc. ADONIS bietet die Möglichkeit, Aufgaben und Maßnahmen zu erfassen und detailliert zu dokumentieren. Dabei werden die Festlegung von Verantwortlichen zur Maßnahmenabwicklung, die Planung von Fristen (Start- und Endtermine etc.) und die Planung von Ressourcen (auf Basis von Personentagen und Kosten) berücksichtigt Maßnahmencontrolling Das Modul Maßnahmenmanagement des ADONIS Prozessportals unterstützt die Anwender dabei, den Status von eingeleiteten Maßnahmen fortlaufend, in regelmäßigen Abständen zu überwachen und den Fortschritt der Umsetzung dieser zu bewerten. Nach der Freigabe werden die Maßnahmen der Umsetzung zugeführt. Sobald das laufende Controlling einer Maßnahme gemäß der Maßnahmendefinition ansteht, be- 17

20 05 MAßNAHMENMANAGEMENT MASSNAHMENMANAGEMENT MIT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL kommt der zuständige Maßnahmenverantwortliche eine , in welcher er zur Bewertung des aktuellen Status und der Umsetzung seiner Maßnahmen, aufgefordert wird. Die Dokumentation der Umsetzung einer Maßnahme erfolgt im ADONIS Prozessportal. Abbildung 11 Ablauf des Maßnahmencontrollings Erfolgt die Durchführung des Maßnahmencontrollings nicht innerhalb des definierten Zeitraums (Toleranzfrist), wird eine automatische Eskalation ausgelöst und eine -Benachrichtigung an die Rolle des Supervisors versandt. Über das Modul Maßnahmenmanagement werden dem eingeloggten Benutzer jene Maßnahmen in tabellarischer Form angeboten, mit denen er über eine Rolle in Verbindung steht. Dies ist gleichzeitig jene Umgebung, in der die regelmäßige Statusrückmeldung gemäß den oben beschriebenen Workflows stattfindet. Abbildung 12 - APP Maßnahmenübersicht In jeder Zeile wird eine Maßnahme dargestellt. In den Spalten befinden sich die beschreibenden Attribute wie z.b. Name, Status der Maßnahme, Plandaten etc. Pro Maßnahme wird zudem eine Detailsicht angeboten, in der die Plandaten, sowie auch die Controllingdaten, übersichtlich angeboten werden: 18 18

21 05 MASSNAHMENMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL MAßNAHMENMANAGEMENT MIT ADONIS UND DEM ADONIS PROZESSPORTAL Abbildung 13 APP Maßnahmendetailsicht Der Maßnahmenverantwortliche hat in dieser Detailsicht die Möglichkeit, jene Daten einzugeben, welche für die regelmäßige Statusrückmeldung relevant sind: Abbildung 14 Daten des Maßnahmencontrollings

22 06 AUSBLICK: MYVIEWS 6 Ausblick: myviews Mit den myviews im ADONIS Prozessportal werden für individuelle Anforderungen alle relevanten Informationen maßgeschneidert auf einen Blick dargestellt. Auf den Benutzer zugeschnittene Dashboards unterstützen dabei, effizient zu arbeiten und kritische Faktoren rund um Risikomanagement, IKS und Prozesse jederzeit im Blick zu haben. Für jeden Anwender werden je nach Rolle im IKS, Prozess- oder Risikomanagement Sichten zur Verfügung gestellt, die für die Erfüllung der Aufgaben benötigt werden. So stellt beispielsweise das Dashboard eines Risikomanagers dar, für welche Risiken dieser verantwortlich ist, wo diese Risiken auftreten, welche Kontrollen den Risiken gegenüberstehen und welche Aufgaben zu erfüllen sind. Ebenso lassen sich in einem Dashboard mehrere Fachszenarien kombinieren. Das unten dargestellte Dashboard fasst einem Prozessverantwortlichen, der auch Aufgaben im Risikomanagement und IKS übernimmt, relevante Informationen zusammen. So ist auf einen Blick ersichtlich, für welche Prozesse eine Verantwortlichkeit besteht und wie der Status dieser Prozesse ist. Zusätzlich werden die Kontrollen, welche zur Durchführung anstehen und die Risiken, die in den zu verantwortenden Prozessen auftreten, dargestellt. Abbildung 15 myviews Dashboard im ADONIS Prozessportal Die Vorteile von myviews Kompakte Darstellung aller relevanten Informationen in einem Dashboard Abgestimmt auf die individuellen Anforderungen der Rollen im Risikomanagement und IKS Individualisierbar, erweiterbar und zentraler Einstiegspunkt in das ADONIS Prozessportal 20 20

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