Risikomanagement im Personalbereich der öffentlichen Verwaltung

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1 Risikomanagement im Personalbereich der öffentlichen Verwaltung

2 Woran denken Sie beim Thema Kommunales (Personal)Risikomanagement? 2

3 Agenda 1. Definitionen 2. Kategoriensysteme der Personalrisiken 3. Risikomanagementprozess 4. Zwischenfazit: Warum Personalrisikomanagement in der öffentlichen Verwaltung (noch) nicht funktioniert 5. Vorschläge zur Vereinfachung 3

4 1. Definitionen Risiko Keine einheitliche Definition risicare (frühitalienisch): wagen Negative Abweichungen von geplanten Größen (Bitz, 2000, S.13) Möglichkeit ungünstiger künftiger Entwicklungen (IDW, 2000, S. 70) Personalrisiko Potenzielle Gefahren für die Unternehmensziele, die durch die Vernachlässigung und/suboptimale Nutzung des Potenzialwesen Mensch entstehen können (Klöti, 2008 S. 95) 4

5 Risikomanagement im privaten Sektor Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG, 1998) und Ausführungen im AktG verpflichtet Unternehmen zur Einführung eines Risikofrüherkennungssystems Basel II Notwendigkeit zur Einführung eines Personalcontrolling- und unternehmensweiten Risikomanagementsystems Versuch der Umsetzung in einer ISO Norm (31000:2009) 5

6 Unterschiede zwischen Risikomanagement in der Privatwirtschaft und der öffentlichen Verwaltung Im Privatsektor dominiert der Erhalt bzw. die Erhöhung der Profitabilität während in der öffentlichen Verwaltung neben der Abwendung finanzieller Risiken die Aufrechterhaltung der zu erbringenden Dienstleistungen im Vordergrund stehen Im Vergleich zu ausgewählten Unternehmensformen in der Privatwirtschaft gibt es für die öffentliche Verwaltung keine rechtliche Verpflichtung ein systematisches Risikomanagement einzuführen Es dominiert die Analyse materieller Risiken bei gleichzeitiger Vernachlässigung immaterieller Risiken 6

7 2. Kategorien der Personalrisiken (Kobi, 2002) Engpassrisiko Quantität und Qualität der Beschäftigten Vermeidung von Personallücken / Fehlzeitenanalyse Austrittsrisiko Leistungsträger verlassen die Organisation Geringes Ausmaß der organisationalen Bindung 7

8 2. Kategorien der Personalrisiken (Kobi, 2002) Anpassungsrisiko Qualifikationsniveau und Akzeptanz der Weiterbildung Wandlungsfähigkeit und -bereitschaft der Beschäftigten Motivationsrisiko Mitarbeiterzufriedenheit / Motivation und Innere Kündigung Auswirkungen durch die bewusste oder unbewusste Leistungszurückhaltung Integrationsrisiko 8

9 Weitere Ansätze zur Kategorisierung der Personalrisiken Ackermann (1999) Risiken durch das Personalmanagement Risiken durch das Personal Risiken für das Personal Risiken für das Personalmanagement Brand-Noe (1999) unterscheidet Risiken aus 1. zu geringem Personalbestand 2. zu hohem Personalbestand 3. der Überalterung des Personals 4. Versäumnissen der Personalentwicklung 5. einer unzeitgemäßen Unternehmenskultur 6. dem Ethikverständnis des Unternehmens 7. der Unvereinbarkeit von Unternehmenskulturen 9

10 3. Risikomanagementprozess Risikoanalyse Risikopolitik A. Risikoerkennung B. Risikobewertung D. Risikokontrolle C. Risikosteuerung 10

11 A. Risikoerkennung Identifikation der Risiken, die die Erreichung der zentralen strategischen Ziele der Kommune bedrohen Erstellung eines umfassenden Risikokatalogs mit möglichst trennscharfen Risiken Erhebungsmethoden: Brainstorming, Expertengespräche, SWOT- Analyse, Mitarbeiterbefragungen, Checklisten Keine 100% Genauigkeit bei der Risikoerkennung möglich 11

12 EINTRITTSWAHRSCHEINLICHKEIT SAP-Forum für Personalmanagement - Für Mensch und Unternehmen B. Risikobewertung Unterscheidung in Eintrittswahrscheinlichkeit und potenzielle Schadenshöhe häufig wahrscheinlich Einschätzung der Eintrittswahrscheinlichkeit aufgrund vergangener Erfahrungen oder Erfahrungen vergleichbarer Einrichtungen Einschätzung der potenziellen Schadenshöhe oftmals nur ungenau möglich denkbar entfernt vorstellbar unwahrscheinlich unvorstellbar SCHADENSAUSMAß unwesentlich geringfügig kritisch katastrophal 12

13 B. Operationalisierung der Risikobewertung - Risikoportfolio - 13

14 B. Bewertung der Einzelrisiken Risiko Eintrittswahrscheinlichkeit Schadensausmaß Ergebnis Rang 1. Nichtbesetzung frei werdender Führungspositionen 5 wahrscheinlich 3 kritisch Erhöhung der Zahl der Langzeiterkrankten 4 denkbar 3 kritisch Geringe Fortbildungsbeteiligung im Arbeitsbereich 6 häufig 2 geringfügig

15 C. Risikosteuerung Maßnahmen und Aktivitäten zur Verringerung der Eintrittswahrscheinlichkeit oder einer Minimierung des Schadensausmaßes Risikovermeidung: - Verzicht auf die Ausführung einer risikoreichen Aufgabe/Tätigkeit Risikoverminderung: - Vorbeugemaßnahmen zur Risikoverminderung Risikoüberwälzung: - Übertragung des Risikos auf Dritte Restrisiko: -Verbleibendes Risiko, dessen Schadensauswirkung bzw. Eintrittswahrscheinlichkeit gering ist 15

16 D. Risikokontrolle Überwachung und Aktualisierung des Risikosystems Überprüfung des Effekts eingeleiteter Maßnahmen der Risikominderung Abgleich mit der Risikostrategie 16

17 4. Zwischenfazit: Warum Personalrisikomanagement in der öffentlichen Verwaltung (noch) nicht funktioniert Es existiert in vielen Verwaltungen kein umfassendes kommunales Risikomanagement, aus dem sich der Personalsektor organisch ableiten ließe Die Risikobewertung erfordert eine (nicht immer mögliche) Operationalisierung der Eintrittswahrscheinlichkeit und des Schadensausmaßes Megatrends (z.b. Demographischer Wandel) tangieren vielfältige Risikofelder Die Strukturierung potenzieller Risikofelder setzt eine klare Personalstrategie mit klaren Zielen voraus In den meisten Verwaltungen mangelt es an einer regelmäßigen Erhebung zentraler Kennzahlen und einem funktionierenden Personalcontrolling 17

18 5. Vorschläge zur Vereinfachung Der Risikomanagementprozess dient als Einstieg 1. Starten Sie mit den HR-Kernprozessen und den damit verbundenen primären Zielen. Hierzu liegen meist auch die meisten Daten vor: Altersstrukturanalyse, Qualifizierungsdaten, Bewerberzahlen, Krankenstand etc. Mögliche Akteure im Prozess der Risikoerkennung und bewertung sind: Fachverantwortliche Führungskräfte (Personalbereich) Unterstützung durch das Controlling Ggfs. Unterstützung durch den Organisationsbereich 18

19 5. Vorschläge zur Vereinfachung Nicht immer ist eine Risikobewertung (Schadensausmaß x Eintrittswahrscheinlichkeit) möglich. Der Rückgriff und die Interpretation klassischer HR- Kennzahlen kann vollkommen ausreichen. 8 7 Anzahl (geeigneter) Bewerbungen pro ausgeschriebener Stelle Soziales / Betreuung Technik Kernverwaltung 19

20 5. Vorschläge zur Vereinfachung 2. Nicht alle Kennzahlen sind steuerungsrelevant und nicht alle steuerungsrelevanten Themenfelder haben Kennzahlen. Erstellen Sie sich Ihr eigenes Risiko-Cockpit. Motivationsrisiko Arbeitszufriedenheit Organisations- und Führungsklima Engpassrisiko Stellenbesetzung Führungsnachwuchs Fehlzeitenanalyse Austrittsrisiko Abgänge Leistungsträger Ausmaß der organisationalen Bindung (Früh)fluktuationsquote Anpassungs- und Integrationsrisiko Weiterbildungsaktivitäten Veränderungsfähigkeit der Organisation Einführung neuer Beschäftigter 20

21 5. Vorschläge zur Vereinfachung 3. Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen sind wichtige Informationsquellen Organisationsbezogene. Auswertungen liefern wichtige Zusatzinformationen 21

22 5. Vorschläge zur Vereinfachung 4. Die Betrachtung der Risiken erwächst aus einem funktionierenden Controlling und ist zentrale Aufgabe der Führungskraft 5. Warten Sie nicht auf das perfekte umfassende Risikomanagementsystem sondern starten Sie mit wenigen Risikofeldern. Frei nach Erich Kästner: Es gibt nichts Gutes, außer man tut es 22

23 Literatur Ackermann, K.-F. (1999) Risikomanagement im Personalbereich Berger, T.B. (2012) Zum Personalrisikomanagement und den Risiken aus dem Personalbereich. Arbeitspapier SRH Fernhochschule Riedlingen Bitz, H. (2000) Risikomanagement nach KonTraG Brand-Noe, C. (1999) Das KonTraG und die Risiken des Personalbereichs, In: Zeitschrift Interne Revision, S. 314ff Institut der Wirtschaftsprüfer (2000) IDW Prüfstandard 340 Klaffke, M. (2009) Identifikation und Bewertung von Personalrisiken, In: Klaffke, M.(Hrsg.) Strategisches Management von Personalrisiken, S Klöti, L. (2008) Personalrisiken: Qualitative und quantitative Ansätze für das Management von Personalrisiken Kobi, J.-M. (2002) Personalrisikomanagement Kommunale Gemeinschaftsstelle KGST (2011) Kommunales Risikomanagement Teil 1, Bericht 5/2011 Kommunale Gemeinschaftsstelle KGST (2014) Kommunales Risikomanagement Teil 2, Bericht 8/2014 Oehler, A. & Unser M. (2002) Finanzwirtschaftliches Risikomanagement Schwarting, G. (2006) Risikomanagement. In: Verwaltung und Management 12 Jg., Heft 5, S