Projektmanagement mit Excel

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1 Ignatz Schels Projektmanagement mit Excel An imprint of Pearson Education München Boston San Francisco Harlow, England Don Mills, Ontario Sydney Mexico City Madrid Amsterdam

2 Vorwort 11 Symbole helfen Ihnen bei der Orientierung 13 Einleitung 15 Kapitel 1 Grundlagen des Projektmanagements Begriffe und Normen im Projektumfeld Der PM-Wortschatz Deutsch-Englisch Wann ist ein Projekt ein Projekt? Checkliste: Projektmerkmale Der Projektauftrag Excel-Praxis: Projektauftrag Dokumentation im Projektmanagement Das Projektmanagement-Handbuch Das Projekthandbuch Das Beispielprojekt»Golfplatz« Ihr Projektmanagement-Profil Der Projektauftrag»Golfplatz Alte Mühle« Die Projektprüfung 34 Kapitel 2 Projektziele Zielgrößen und Zieleigenschaften Ergebnis- und Vorgehensziele Zielformulierung nach SMART Zielbeziehungen und Zielkonflikte Eingabewerte für die Matrix per Gültigkeitsliste vorschreiben Zielbeziehungen auswerten Die Präferenzmatrix Praxisbeispiel: Zieldefinition für Projekt»Golfplatz« Muss-, Soll- und Kann-Ziele Ergebnisziele und Vorgehensziele 51 5

3 Kapitel 3 Das Projektteam Projektteam und Projektkultur Who is who? Der Projektleiter Der Lenkungsausschuss Kommunikation im Projektteam Eine Plattform schaffen Praxisbeispiel»Golfplatz«: das Projektteam Das Projektteam-Organigramm Organigramm mit verknüpften Zellinhalten zeichnen 62 Kapitel 4 Projektumfeld und Stakeholder Das variable Projektumfeld Umfeld-Monitoring Die Stakeholder-Analyse Identifikation Das Stärken-Schwächen-Profil Die Kraftfeldanalyse Strategien Excel-Vorlage Stakeholder-Analyse Erwartungen gliedern Weitere Gliederungsebenen Stärken-Schwächen-Profil Faktoreingabe mit Gültigkeitsliste Portfolio-Diagramm für Einfluss und Konfliktpotential Makro: Portfolio-Diagramm zeichnen Praxisbeispiel»Golfplatz«: Die Stakeholder-Analyse 84 Kapitel 5 Projektplanung und Projektstruktur Die Projektplanung Top-down oder Bottom-up Planungsarten Checkliste zur Ablauf- und Terminplanung von Projekten Checkliste Ablauf- und Terminplanung Strukturierung des Projekts Checkliste Projektstrukturplanung Projektphasen Phasenmodelle Das Lebensphasenmodell HOAI-Phasen Meilensteine Der Meilensteinplan Der Projektstrukturplan (PSP) Strukturierungstypen für Projektstrukturpläne Die Arbeitspaketbeschreibung Basisinformationen Ziele und Ergebnisse 107 6

4 5.7 Der Projektabschluss Checkliste: Projektabschluss-Sitzung Ein Feedback-Formular Praxisbeispiel»Golfplatz«: der Projektstrukturplan Aufgabensammlung im Workshop Der Phasenplan Eine Symbolleiste für die Projektsteuerung Gliederungsebenen einziehen Meilensteine Die Projektphasen im Einzelnen Bedingte Formate für Phasen und Meilensteine Phasenplan und Meilensteinplan Nützliche Tipps und Tricks für den gegliederten Projektstrukturplan 137 Kapitel 6 Termin- und Ablaufplanung Terminmanagement Terminverantwortung im Projektteam Methoden und Werkzeuge für die Terminplanung Das Balkendiagramm (Gantt-Chart) Ein GANTT-Diagramm mit Excel Das»GANTT-Maker«-Makro Netzplan und Netzplantechnik PERT und kritischer Pfad Anordnungsbeziehungen Vorwärts- und Rückwärtsrechnung Excel-Praxis: ein Makro für PERT-Charts Praxisbeispiel»Golfplatz«: die Terminverwaltung Vorgangsdauer berechnen Projekttage berechnen, Feiertage ausschließen Projektbeginn in der Projektinfo festlegen Ein Kalender-Steuerelement Trennungsbalken und Spaltengliederung GANTT-Balken mit Bedingungsformaten Bedingte Formatierung für die Gantt-Balken Makros für die Zeitachsensteuerung Terminauswertungen in der ProjektINFO Datenbankauswertungen 193 Kapitel 7 Ressourcenverwaltung Der»Human Factor« Definition Ressourcen Ressourcenplanung und Projektstruktur Aufwandschätzung und Kapazitätsplanung Excel-Praxis: Aufwandschätzung und Bedarfsplanung kombiniert Ein Balkendiagramm für die Kapazitäten Urlaubs- und Abwesenheitsplanung Die Mitarbeiterliste 207 Inhaltsverzeichnis 7

5 7.3.2 Die Urlaubs- und Anwesenheitsübersicht Feiertage und Wochenenden Monats- oder Quartalsübersicht transponieren Die Makrolösung»Verfügbarkeit« Ressourcen zuweisen, Verfügbarkeit prüfen Ressourcenmanagement mit Listen und Datenbanken Access-Datenbanken für Ressourcen Excel-Tabellen nach Access exportieren Excel-Tabellen in Access verknüpfen Abfragen generieren Ressourcen aus Access nach Excel exportieren Praxisbeispiel»Golfplatz«: Ressourcendatenbanken Kapazitätsplanung mit Datenbankunterstützung Ressourcenauswertungen in der ProjektINFO Ressourcenberichte mit Pivot-Tabellen Ressourcenberichte mit Spezialfilter 255 Kapitel 8 Projektkosten und Projektbudget Kostenmanagement Das Projektbudget Projekte budgetieren Kostenplanung PSP und Kostenplan verknüpfen Kostenplan aufstellen Istkosten, Restkosten und Sollkosten Ampelformatierung für die Kostenüberwachung Das Kosten/Termin-Diagramm Kostenauswertungen mit Teilergebnissen und AutoFilter Der Kostenbericht Teilergebnisse für Zwischensummen Auswertungsformeln im Kopfbereich Kostenberichte für den Druck aufbereiten Kostenberichte mit PivotTable-Assistent Praxisbeispiel»Golfplatz«: Projektbudget und Kosten Kostenaufstellungen für das Budget Budget aus Gesamtkosten ermitteln Kostenplanung auf Projektphasenebene Der Kostenbereich im Projektstrukturplan Zielfindungswerkzeuge: Zielwertsuche und Solver Ergebnisrechnungen Was wäre, wenn? Die Mehrfachoperation 297 Kapitel 9 Projektcontrolling Die Meilenstein-Trendanalyse (MTA) Meilensteinliste mit Endterminen Die Berichtszeitpunkte Das Liniendiagramm als MTA-Chart 306 8

6 9.2 Termin-Trendanalyse Kosten-Trendanalyse Leistungsbewertung Die PM-Todsünde Begriffe der Leistungsbewertung Earned Value Management Die Berechnung des Earned Value (Fertigstellungswert) Earned Value-Kennzahlen Earned Value-Berechnung mit Stichtag Projektstruktur und Plandaten IST-Daten Der Stichtag Der EVA-Bereich Die Kennzahlenberechnung Ein Statusreport mit Szenarien Stichtag als Szenario speichern Szenarienliste in die Symbolleiste holen Ein Szenarienbericht als Statusreport Earned Value-Diagramme 340 Kapitel 10 Portfolio-Management Der Begriff Portfolio-Reporting (Soll-Ist-Vergleich) Die Projektleiterliste Die Projektliste Projektleiterbericht mit Spezialfilter Datenbank Suchkriterien Zielbereich Makro für automatischen Projektleiterbericht Projektbericht per Mail versenden Funktion für den Mailversand programmieren Aufrufprozedur für die Mailfunktion Berichte an alle Projektleiter versenden SAP R/3 PM Excel und SAP R/ PivotTable-Bericht für SAP-Daten 367 Kapitel 11 Risikomanagement Der Begriff Risikomanagement Von Anfang an und permanent Vorgehensweise Risk-Maps Schematische Darstellung Risikoanalyse per Fragebogen Fragebogen schützen Praxisbeispiel»Golfplatz«: Risikoerhebung und Risk-Map Die Fragebogen-Risikoanalyse 384 Inhaltsverzeichnis 9

7 Kapitel 12 Excel-Praxis Das Add-In Analyse-Funktionen Das Add-In-Prinzip Neue Assistenten, neue Funktionen Funcres.xla entschlüsseln Funktionen und Beschreibungen in der Tabelle Verknüpfungen Verknüpfungsanfrage unterdrücken Fehlende Verknüpfungen auflösen Alle Verknüpfungen löschen Matrixfunktionen und Matrixformeln Die Matrixformel Beispiel: Projektkosten in Matrixform berechnen Matrixbereiche aufspüren Matrixformeln in der Praxis: Positiv/Negativ-Summen Matrixfunktionen Gültigkeitslisten spezial Gültigkeitsliste erstellen Variable, selbstberechnende Gültigkeitslisten Diagramme und grafische Objekte zeichnen Objekte vergrößern, verkleinern und verschieben Proportional zeichnen und gerade Linien produzieren Die Objekttypen Mit Objekten arbeiten AutoFormen Tipps und Tricks mit Zeichenwerkzeugen in Excel Diagrammvorlagen für Projekte 421 Kapitel 13 Einführung in die VBA-Programmierung VBA im Projektmanagement Programmierwerkzeuge Hilfe ist verfügbar Der Makrorecorder VBA-Praxis: Makro»TabWechsel« Der VBA-Editor Praxis: Makro»TabWechsel«bearbeiten Codiertechniken Praxis: Makro»Tabwechsel«erweitern Die UserForm der Dialog mit dem Anwender UserForm und OK-Schaltfläche Ein Aufrufmakro für die UserForm Makros aufrufen über Schaltflächen, Symbole und Menüs Das VBA-Objektmodell Der Objektkatalog Die Objekthierarchie 446 Stichwortverzeichnis