Leitfaden für Hochschulen Erasmus Intensivprogramm 2011/2012

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1 Leitfaden für Hochschulen Erasmus Intensivprogramm 2011/2012 ch Stiftung Dornacherstrasse 28A CH-4501 Solothurn 1

2 INHALTSVERZEICHNIS Einleitung Intensivprogramme (IP) Mindestanforderungen zur Durchführung eines IP ECTS Bedingungen für die finanzielle Förderung Allgemeine Bedingungen Förderfähige Aktivitäten Organisationskosten für die Vorbereitung, Umsetzung und Folgemassnahmen Reisekosten für Dozierende und Studierende Lebenshaltungskosten für Dozierende und Studierende Nicht förderfähige Aktivitäten Berechnung der Zuschüsse Organisationskosten Reisekosten Lebenshaltungskosten Zusätzliche Mittel für Studierende/Dozierende mit besonderen Bedürfnissen Budgettransfer Umrechnungskurse Termine/Projektabwicklung Zuwendungsvertrag und zugehörige Dokumente Abschlussbericht Erneuerungsanträge Änderungen im Intensivprogramm nach erteilter Bewilligung

3 Einleitung Vorliegender Leitfaden zum Erasmus-Intensivprogramm basiert auf dem 2011 Guide for National Agencies implementing the Lifelong Learning Programme (LLP) der europäischen Kommission und richtet sich an Hochschulen, die Intensivprogramme organisieren. Bei Bedarf kann die ch Stiftung den Leitfaden überarbeiten und ergänzen. Neben diesem Leitfaden gilt für die teilnehmenden Hochschulen auch der offizielle Programmleitfaden der EU Kommission. Dieser enthält detaillierte Informationen zum gesamten Programm für Lebenslanges Lernen und ist auf der Website der EU Kommission abrufbar. 1 Für die Erasmus Aktivitäten Studierenden- und Personalmobilität sowie Organisation von Intensivsprachkursen gilt je ein separater Leitfaden. 1. Intensivprogramme (IP) Intensivprogramme sind kurze, kompakte Studienprogramme (z.b. Summer Schools, Blockseminare), an denen Hochschulen aus mindestens drei verschiedenen LLP/Erasmus- Teilnahmeländern 2 beteiligt sind. Ein IP darf weder aus Forschungstätigkeiten noch aus Konferenzen bestehen. Ein IP kann über einen maximalen Zeitraum von drei Jahren durchgeführt werden. Die Neubeantragung von IP-Projektmitteln ist jährlich möglich. Nach einer Erstbewilligung für ein Jahr kann in den unmittelbar folgenden zwei Jahren jeweils ein Verlängerungsantrag gestellt werden. Alle Mitteilungen und Veröffentlichungen, die im Rahmen eines Intensivprogramms gemacht werden, müssen den Hinweis enthalten, dass das Projekt mit Unterstützung der Europäischen Kommission finanziert wurde. Das Logo und der entsprechende Hinweis 3 in verschiedenen Sprachen ist erhältlich unter: Ansprechspersonen bei der ch Stiftung für Erasmus-Intensivprogramme: Anne-Marie Bernauer, a.bernauer@chstiftung.ch, Tel (Di, Do, Fr) Karin Christen, k.christen@chstiftung.ch,tel (Mo Do) 2. Mindestanforderungen zur Durchführung eines IP Förderfähig sind Projekte, die die nachstehenden Mindestanforderungen erfüllen: EU-Mitgliedstaaten sowie Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz, Türkei und Kroatien. 3 Dieses Projekt wurde mit Unterstützung der Europäischen Kommission finanziert. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung (Mitteilung) trägt allein der Verfasser; die Kommission haftet nicht für die weitere Verwendung der darin enthaltenen Angaben 3

4 Das Intensivprogramm wird von mindestens 3 Hochschulen aus drei am Erasmus- Programm teilnehmenden Ländern durchgeführt. Mindestens ein Land muss EU- Mitglied sein. Alle teilnehmenden Hochschulen müssen über eine Erasmus-Charta verfügen. Nur für die im Annex II (Liste der förderfähigen Partner) des Grant Agreements bestätigten und im IP-Antrag genannten Partnereinrichtungen können Ausgaben geltend gemacht und erstattet werden. Die teilnehmenden Studierenden müssen regulär an einer der teilnehmenden Hochschulen immatrikuliert sein. Teilnehmende Studierende und Dozierende müssen Staatsangehörige eines am LLP teilnehmenden Landes sein oder Staatsangehörige von Drittstaaten, die in regulären Studienprogrammen eingeschrieben oder in einem teilnehmenden Land beschäftigt sind und über einen gesetzlichen, ständigen Wohnsitz verfügen. Zuschüsse sind für maximal 60 Studierende und 20 Dozierende erhältlich. Das Verhältnis Studierende/Dozierende soll so gewählt sein, dass ein qualitativ hochstehender Unterricht möglich ist. Mindestens 10 Studierende müssen aus anderen Ländern stammen als aus jenem, welches das IP koordiniert und durchführt. Das IP weist eine Dauer zwischen mindestens 10 aufeinanderfolgenden Arbeitstagen und sechs Wochen auf. Das IP muss ohne Unterbrechung stattfinden und die themenbezogene Tätigkeit darf nur durch die Wochenenden und nationalen Feiertage unterbrochen werden. Findet an den An- und Abreisetagen keine Lehrtätigkeit statt, dürfen diese nicht als Arbeitstage mitgerechnet werden. Die zeitliche Frist für die Durchführung eines IP s 2011/12 beginnt frühestens am 1. September 2011 und endet am 31. August IP s die nach dem 15. Juli 2012 beginnen, können ausnahmsweise auch bis spätestens 15. Oktober dauern. In jedem Fall muss der Beginn aber vor dem 31. August 2012 erfolgen. Für den Fall, dass die oben genannten Mindestanforderungen nicht erfüllt werden, behält sich die ch Stiftung das Recht vor, die Rückzahlung des gesamten oder einen Teil des Zuschusses zu verlangen. 3. ECTS Es wird empfohlen, den durch die teilnehmenden Studierenden geleisteten Arbeitsaufwand mittels ECTS-Punkten anzurechnen. 4. Bedingungen für die finanzielle Förderung 4.1 Allgemeine Bedingungen Der Zuschuss richtet sich sowohl nach den real angefallenen Kosten als auch nach bestimmten Pauschalbeträgen. Der/die Koordinator/in muss sicherstellen, dass: alle Ausgaben für die Durchführung des Projekts notwendig und angemessen sind. keine der beteiligten Hochschulen einen finanziellen Gewinn aus der bewilligten Zuwendung an Erasmus-IP-Geldern erzielt. die Zuschüsse, wo geplant an die Teilnehmenden der beteiligten Hochschulen ausbezahlt werden. 4

5 Die Mehrwertsteuer kann grundsätzlich nicht als förderfähige Ausgabe geltend gemacht werden Förderfähige Aktivitäten Nur jene Kosten, die direkt mit der Umsetzung der genehmigten Aktivitäten in Zusammenhang stehen und im Arbeitsplan des IP-Programms vorhanden sind, sind förderfähig. Dies sind: Organisationskosten für die Vorbereitung, Umsetzung und Folgemassnahmen Organisationskosten können beispielsweise aus folgenden Aktivitäten entstehen: Miete von Büros und/oder Schulungsräumen Herstellung von Unterrichtsmaterialien Miete, Kauf und Installation von Ausrüstung Besichtigung, Exkursionen etc., die relevant für das IP sind Umsetzung von Werbe- und Informationsaktionen Übersetzungen, Dolmetscherleistungen Führung eines Projektsekretariats und Verwaltungsaufgaben Kosten für Reisen, Unterkunft und Lebenshaltung von: - Mitarbeiter/innen, die während der Vorbereitungs- oder Auswertungsphase des IP reisen - Externe Experten, die Leistungen für das IP erbringen Kosten für Kommunikation (Postgebühren, Fax, Telefon, Briefschaften), Büroartikel, Fotokopien usw Reisekosten für Dozierende und Studierende Pro IP sind die Reisekosten für maximal 60 Studierende und maximal 20 Dozierende förderberechtigt. Diese müssen an den beteiligten Hochschulen immatrikuliert oder angestellt sein. Es ist jeweils das günstigste Reisemittel (Economy) zu wählen. Bevorzugt werden die öffentlichen Verkehrsmittel. Strecken unter 400 km sind wenn immer möglich mit der Bahn zurückzulegen. Als Reisekosten gelten alle Kosten für Transportmittel vom Ausgangs- zum Zielort. Die Auszahlung der Reisekosten an die Teilnehmer/-innen liegt in der Verantwortung der koordinierenden Institution. Reisekosten von Studierenden und Dozierenden der koordinierenden Einrichtung können nicht erstattet werden, wenn das IP am Hochschulort stattfindet. Wird das IP an bzw. in näherer Umgebung einer Partnerinstitution durchgeführt, können die Studierenden/Dozierenden dieser Hochschule die Reisekosten nicht abrechnen. 4 Ist Mehrwertssteuer zu entrichten und kann diese nicht rückgefordert werden, kann die koordinierende Hochschule diese Kosten geltend machen. 5

6 Fahrtkosten der Teilnehmenden vor Ort während des IP (z.b. tägliche Fahrt von der Unterkunft zur Hochschule) zählen zu den Lebenshaltungskosten und sind aus der Pauschale für diese Kostenart zu decken Lebenshaltungskosten für Dozierende und Studierende Pro Intensivprogramm sind die Kosten für maximal 60 Studierende und maximal 20 Dozierende förderberechtigt. Diese müssen an den beteiligten Hochschulen immatrikuliert oder angestellt sein. Der Zuschuss an die Aufenthaltskosten wird als personenbezogene Pauschale entrichtet. Sie richtet sich nach der Anzahl Teilnehmenden sowie der Dauer des Aufenthalts. Die entsprechenden Ansätze für Studierende und Dozierende sind im Anhang I und II aufgelistet. Kosten für Unterkunft und Lebenshaltung, die nicht mit der eigentlichen Teilnahme am Intensivprogramm in Verbindung stehen, können nur im Rahmen der Organisationskosten getragen werden. Die koordinierende Hochschule kann die Zuschüsse direkt an die Studierenden bzw. Dozierenden weiterleiten oder die Unterkunft/Verpflegung selber organisieren. Auf jeden Fall müssen die Mittel für den vorhergesehenen Zweck verwendet und transparent bewirtschaftet werden. Unterkunfts- und Lebenshaltungskosten von Studierenden und Dozierenden der koordinierenden Hochschule sind nicht förderfähig, wenn das IP am Hochschulort stattfindet. Wird das IP an bzw. in näherer Umgebung einer Partnerinstitution durchgeführt, können die Studierenden/Dozierenden dieser Hochschule die Lebenshaltungskosten nicht abrechnen. 4.3 Nicht förderfähige Aktivitäten Kosten, die vor oder nach dem im Zuwendungsvertrag angegebenen Vertragszeitraum entstehen. Aktivitäten, die bereits mit Mitteln aus anderen Quellen finanziert werden, insbesondere mit anderen Geldern der Europäischen Union (eine eventuelle Komplementarität der Mittel ist ausdrücklich anzugeben und zu begründen). Reisen in Länder und aus Ländern, die nicht am Erasmus-Programm teilnehmen, es sei denn, sie wurden vorher ausdrücklich in schriftlicher Form durch die ch Stiftung genehmigt. Forschungstätigkeiten und Konferenzen im Rahmen des IP Vergnügungs- und Repräsentationskosten Übertragung von Aktivitäten an nicht im Antrag und Fördervertrag angegebenen Institutionen 5. Berechnung der Zuschüsse 5.1 Organisationskosten Die Organisationskosten werden als Pauschalbetrag entrichtet. Der Zuschuss für die Vertragsperiode 2011/12 für IP s mit Koordination durch eine schweizerische Hochschule 6

7 beträgt Die Organisationskosten müssen nicht mittels Belegen nachgewiesen werden. Es gilt der Nachweis, dass das IP tatsächlich stattgefunden hat (Unterschriftenliste Teilnehmende). 5.2 Reisekosten Die Rückerstattung der Reisekosten gilt pro IP für maximal 60 Studierende und 20 Dozierende. Sie richtet sich nach den realen Kosten. Der Zuschuss beträgt für die Vertragsperiode 2011/12 80% der realen Kosten oder maximal 500 pro Person. Die Originalbelege sind von der koordinierenden Hochschule aufzubewahren und auf Verlangen der ch Stiftung vorzuweisen. 5.3 Lebenshaltungskosten Es gelten die Ansätze für dasjenige Land, in dem das IP durchgeführt wird. Pro IP werden Zuschüsse für maximal 60 Studierende und 20 Dozierende entrichtet. Studierende: Grundlage sind die Monatssätze für Praktika. Für 2011/12 beträgt der Zuschuss pro Tag 10 Euro. Dozierende: Grundlage sind die Tages- und Wochensätze gemäss Anhang I. Lebenshaltungskosten können für die gesamte Dauer des IP geltend gemacht werden. Diese berechnet sich anhand der Arbeitstage, der An- und Abreisetage sowie der Wochenenden (auch ohne Unterrichtstätigkeit) und Exkursionstage. 5.4 Zusätzliche Mittel für Studierende/Dozierende mit besonderen Bedürfnissen Die koordinierende Hochschule kann bei der ch Stiftung zusätzliche Mittel für die Förderung behinderter Teilnehmer/-innen beantragen. 5.5 Budgettransfer Ein Budgettransfer zwischen den Reise- und Lebenshaltungskosten ist möglich. Der Transfer darf die Durchführung des IP nicht gefährden. Zudem darf er 10% der kleineren Budgetsumme nicht übersteigen. Die koordinierende Hochschule muss die ch Stiftung schriftlich über den geplanten Transfer informieren. 5.6 Umrechnungskurse Alle Beträge sind in Euro anzugeben. Für Umrechnungen gilt der im unterzeichneten Grant Agreement aufgeführte Wechselkurs. 7

8 6. Termine/Projektabwicklung Förderzeitraum 2011/ Antragstermin 11. März 2011 Inhaltliche und formale Prüfung des IP- Antrags Mai 2011 Zuwendungsvertrag, falls Projekt bewilligt Späteste Rückmeldung nicht benötigter Mittel Abschlussbericht Mögliche Desk-Checks (Belegprüfung) oder Vor-Ort-Besuche 31.Januar Kalendertage nach Abschluss des Intensivprogramms jedoch bis spätestens Nach Erhalt Abschlussbericht und nach gesonderter Bekanntgabe an die jeweilige Institution 7. Zuwendungsvertrag und zugehörige Dokumente Der Zuwendungsvertrag, welcher zwischen der koordinierenden Hochschule und der ch Stiftung abgeschlossen wird, enthält folgende Formulare/Dokumente, die für die weitere Projektabwicklung nötig sind. 5 Formular Bestätigung der Partnerhochschulen. Nur die auf dieser Liste bestätigten Partner sind für die finanzielle Förderung berechtigt. Alle beteiligten Hochschulen müssen über eine Hochschul-Charta verfügen. Die EUC Nummer der betreffenden Hochschulen ist anzugeben. Formular Abschlussbericht Hochschule Vorlage zur Erfassung der statistischen Daten der Teilnehmenden Vorlage Unterschriftenliste: Dozierende und Studierende müssen die Teilnahme am IP mit der Unterschrift bestätigen. Die Liste gilt als Nachweis, dass das IP mit der tatsächlich abgerechneten Anzahl Teilnehmenden stattgefunden hat und somit für den Pauschalzuschuss an die Organisationskosten. Formular Abschlussbericht Studierende. Dieser Bericht ist von den Studierenden auszufüllen und der Projektkoordination abzugeben. 5 Formulare und Dokumente zu IP unter 8

9 8. Abschlussbericht Die koordinierende Hochschule verfasst den Abschlussbericht im Einverständnis mit allen beteiligten Partnerinstitutionen. Er ist auf dem dafür vorgesehenen Formular (Abschlussbericht Hochschulen) zu erstellen. Der Abschlussbericht kann in Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch eingereicht werden. Für Part 3 Statistical Data des Abschlussberichts verwenden Sie die Excel-Vorlage zur Erfassung der statistischen Daten. Die Daten werden in anonymisierter Form an die EU weitergegeben. Die ch Stiftung ist verpflichtet, dabei geltende Datenschutzbestimmungen zu beachten. Der Abschlussbericht muss von der bevollmächtigten rechtlichen Vertretung der koordinierenden Hochschule unterzeichnet sein. In Abwesenheit kann die Unterschrift auch durch eine Vertretung mit entsprechender Vollmacht geleistet werden, nicht aber durch den/die Projektkoordinator/in. Dem Abschlussbericht sind alle Produkte wie Flyer, Broschüren, Reader, Präsentationen in geeigneter Form beizulegen. Im Bericht genannte Internetadressen sind auf ihre Gültigkeit hin zu prüfen. Entsprechend dem Zuwendungsvertrag, hat die IP-Projektkoordination der ch Stiftung und der EU-Kommission freien Zugang zu allen Produkten des IP zu gewähren. Die beteiligten Institutionen nehmen zur Kenntnis, dass sie die Ergebnisse ihrer aus Steuermitteln finanzierten Projekten der Öffentlichkeit zugänglich zu machen haben. Der Abschlussbericht mit folgenden Unterlagen muss fristgerecht schriftlich und elektronisch (Word, pdf) bei der ch Stiftung, Dornacherstrasse 28A, Solothurn, erasmus@chstiftung.ch eingereicht werden. Formular Abschlussbericht Hochschule Excel-File mit den statistischen Daten Endprodukte aus dem IP (pro Endprodukt 1 Exemplar) Falls vorhanden Evaluierung des IP Folgende Dokumente/Belege müssen im Original zu Handen der ch Stiftung in der koordinierenden Hochschule für eine allfällige Kontrolle aufbewahrt werden: Unterschriftenliste Teilnehmende Abschlussberichte Studierende Quittungen Reisekosten Teilnehmende Nachweis über die tatsächliche Teilnahme (Bsp. Hotelrechnungen, Flugtickets, Teilnahmebestätigung) Die ch Stiftung ist berechtigt innert 45 Tage nach Abgabe des Schlussberichts zusätzliche Informationen, Belege oder Unterlagen über die Durchführung des IP sowie über die Verwendung der bewilligten Finanzzuschüsse einzuholen. 9

10 9. Erneuerungsanträge Der maximale Förderzeitraum für ein IP beträgt 3 Jahre. Im ersten Jahr wird das IP neu beantragt, in den 1 2 Folgejahren wird ein Erneuerungsantrag eingereicht. Die Zuschüsse werden jährlich bewilligt. Es ist zu beachten, dass beim Neuantrag bereits bekannt sein muss, ob das IP 1,2 oder 3 Jahre dauert. Wechselt während dieser Zeit die Koordination an eine Partnerhochschule im gleichen Land, können die Zuschüsse für das zweite bzw. dritte Jahr mit einem Erneuerungsantrag beantragt werden. Wechselt die Koordination in eine Hochschule in einem anderen Land, wird der Antrag von der entsprechenden Nationalen Agentur als Neuantrag bearbeitet. Trotzdem darf ingesamt die Dauer des IP drei Jahre nicht überschreiten. 10. Änderungen im Intensivprogramm nach erteilter Bewilligung Über Änderungen im bewilligten Intensivprogramm ist die ch Agentur umgehend schriftlich zu informieren. Sind die Änderungen vertragsrelevant, braucht es dafür die Zustimmung der ch Stiftung (z.b. Änderung der IP-Projektleitung, Änderung in der Zusammensetzung der beteiligten Hochschulen, Änderung im Durchführungstermin oder Arbeitsplan, Änderung des Veranstaltungsortes, Änderung der Teilnehmerzahl). 10

11 Anhang I: Zuschüsse Dozierende 11