Kopplung von Workflow und Organisationsgedächtnis

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1 Kopplung von Workflow und Organisationsgedächtnis Joachim Zobel Professionelles Wissensmanagement - Erfahrungen und Visionen Baden Baden, März 2001

2 Kopplung von Workflow und Organisationsgedächtnis - Hinführung -

3 Herausforderungen bei PwC PricewaterhouseCoopers produziert ausschliesslich Wissen Ca Beschäftigte in Deutschland, mehr als weltweit! 70-80% der Prüfer und Berater sind im mobilen Einsatz! Grosse Bandbreite an Dienstleistungen, dezentrale Strukturen! Massiver Bedarf an Wissen! Massives Aufkommen an erarbeitetem Wissen Integration der KM-Strukturen nach dem Merger Schnelles Wachstum "Effizientes Knowledge Management ist ein kritischer Erfolgsfaktor und eine Kernkompetenz Knowledge - Our Future 3

4 Organisationale Sicht auf KM Starker Fokus auf organisatorische Maßnahmen:! Dezentral: Knowledge Officer, Content Teams, Know. Networker, Experten Netzwerke! Zentral: Knowledge Center mit Helpdesk, Research und Online-Redakteuren Detaillierte Auswahl, Neutralisierung und Qualitätssicherung von Wissensobjekten notwendig wegen:! Berufsrechtlicher Regelungen für Wirtschaftsprüfer, Steuerberater etc.! Hohe Redundanz und Überfluss an Wissen! Zielorientierung und Wiederverwendbarkeit von Wissen Knowledge - Our Future 4

5 Kopplung von Workflow und Organisationsgedächtnis - Prozeßsicht -

6 Begriffsdefinition Knowledge Management Knowledge Management (KM) ist das zielgerichtete Vorgehen, um Informationen und intellektuelles Kapital in einen bleibenden Wert zugunsten unserer Kunden und unserer Mitarbeiter zu transformieren. Durch Knowledge Management wird... neues Wissen kontinuierlich und bedarfsgerecht erarbeitet, erforderliches Wissen benutzergerecht, zeitnah und am richtigen Ort bereitgestellt, vorhandenes Wissen optimal genutzt. Knowledge - Our Future 6

7 Der KM-Meta-Prozeß Innovation durch Rekombination von gesammelten Fähigkeiten und Wissen Identifikation und Sammlung von relevanten Informationen und Know-how Wissensbasis Strukturierung, Bereinigung, Speicherung und Bereitstellung des Wissens Aktive Nutzung des Wissens & Transfer des Wissens in neue Geschäftsfelder (Ver-)Teilen von Wissen Knowledge - Our Future 7

8 Vorgehensweise Prozeßformulierung! Definition der KM-Schnittstellenprozesse! Definition der originären KM-Prozesse! Definition der KM-Unterstützungsprozesse Prozeßimplementierung! Einbindung der KM-Aktivitäten in die PwC- Standardprozesse (z.b. Projekt- und Prüfungsabwicklung)! Identifikation der in den Workflow zu integrierender PwC-Methoden und PwC-Tools Knowledge - Our Future 8

9 Auswahl KM-spezifischer Prozesse KM-Harvesting!Prüfung und Überleitung von Wissensobjekten KM-Distribution!Verteilung von Wissensobjekten durch Content Teams KM-Research!Suche von Wissensobjekten KM-Update!Änderung von Wissensobjekten KM-Callback!Rückruf von Wissensobjekten Knowledge - Our Future 9

10 KnowledgeFlow Architektur Internet Intranet abstracts Extranet Knowledge Repository Layer repository e.g. MCS/FS structure & abstracts repository e.g. E-Business links to full documents repository e.g. FAS harvesting acquisition Working Layer projectdatabase officedatabase projectdatabase working community warehouse Knowledge - Our Future 10

11 Knowledge Flow Prozesse Knowledge Extracts - Endusernutzung - link Knowledge Extract A abstracts link Knowledge Extract B extraction extraction Knowledge Repository Layer -Content Team - archiving archive Knowledge Repository X distribution harvesting pool Knowledge Repository Y Working Layer - Projektmitglieder - projectdatabase harvesting officedatabase working community Knowledge - Our Future 11

12 Knowledge Harvesting-Workflowtyp HA.1: KObject bearbeiten Knowledge Worker HA.2: KM-Relevanz beurteilen Knowledge Officer HA.3: KM-Irrelevanz begründen Knowledge Officer HA.4: KM-Anforderungen prüfe Knowledge Officer HA.5: KObject-Korrektur vorge Knowledge Officer HA.6: Weiterleitung prüfen Knowledge Manager HA.9: KObject überarbeiten Knowledge Worker HA.7: Weiterleitung ablehnen Knowledge Manager HA.8: KObject an CTeam leiten Knowledge Manager Knowledge Distribution (mit Ab Knowledge - Our Future 12

13 Personalisierung der KnowledgeCurve Portal Change Password /Edit Profile Create Bookmark Help Community Catalog Content Container Personal Links Function Container Bookmarks Knowledge - Our Future 13

14 Kopplung von Workflow und Organisationsgedächtnis - Voraussetzungen -

15 Aufbauorganisation für KM Kunden Knowledge Contact Business Prüfungen/ Projekte Knowledge Officer Knowledge Networker Knowledge Worker Bereiche KM Content Team: KM Content Partner KM Content Manager KM Content Associate Expert Content Fachabteilung Knowledge Center CKO Researcher KM-SG Helpdesk-Mitarbeiter KCurve-Redaktionsteam KM Dienstleister Ext. Quellen Thought Leader Knowledge - Our Future 15

16 Datenmodell für KM: Global Knowledge Objects GKO Global Knowledge Object Class Document Legal Doc. En. Work Product Eng. Experience Sub Class Objects Sub Class Instances e.g. KM Report e.g. Case Report e.g. Proposal e.g. engagement description Event Product Client K. Vendor K. FAQ e.g. Lotusphere report e.g. Symantec Café e.g. Siemens e.g. Platinum e.g. How do I rent a rental car? Knowledge - Our Future 16

17 Change-Management-Aktivitäten Projektplanung: Projektrealisation: Projektinitiierung Planung der Prozesse und Verantwortlichkeiten Stakeholder-Management Informationstechnologie KM-Aufbau-Organisation Einbettung von KM in Prozesse Personalführung Kommunkationskonzept Training Controlling/ Reporting Personalentwicklung Communications KM Measurement Projektabschluß Wissenskultur Knowledge - Our Future 17

18 Lessons Learned Knowledge Management (KM)... muss geplant werden: Man braucht eine KM-Strategie. muss in die täglichen Prozesse integriert werden. darf nicht an Spezial-Abteilungen delegiert, sondern muß in Zielvereinbarungen und Beurteilungen aller Mitarbeiter eingebettet werden. muss von der Führungsebene aktiv getragen und vorgelebt werden. Es hilft... # starke Sponsoren zu haben. # parallel zur Strategie-Entwicklung bereits Pilotprojekte zu starten. Damit wird KM schneller erlebbar und griffig. # frühzeitig mit KM-Trainings zu beginnen. # frühzeitig mit dem Messen zu beginnen. Knowledge - Our Future 18

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