Strategisches Risikomanagement und Patientensicherheit. ... aus der Praxis der

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1 Risikomanagement Aktueller Stand 2011 Strategisches Risikomanagement und Patientensicherheit... aus der Praxis der Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA

2 Entwicklung des Risikomanagements in der MHH RM-Stelle Erprobung der CIRS-Software RM-Teams in 7 Abt RM-Teams in 16 Abt. Prämienstabilisierung Methodenentwicklung RM-Tagungen Methodenumsetzung RM-Bonus RM-Auszeichnung RM-Teams in 24 Abt. 2 neue RM-Stellen Ausweitung des RM im Ressort Wirtschaft und Administration Methodenentwicklung 2011 Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 2

3 Erfolgsfaktoren des Risikomanagements 1.Risikomanagement als Managementinstrument Verzahnung mit anderen Managementinstrumenten Kultur beim Umgang mit Fehlern (Sicherheitskultur) 2.Ganzheitliche Betrachtung Unternehmenssicherheit Patientensicherheit Ethos und Sozialisierung der Mitarbeiter 3.Breites Risikomanagementsystem an das Unternehmen Krankenhaus angepasst Nutzung vorhandener Instrumente Mehrere Instrumente Kennzahlenorientiertes System Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 3

4 Strategie des RM Sicherheitskultur etablieren Gesetzlichen Anforderungen gerecht werden Patientensicherheit erhöhen Haftpflichtversicherungsschutz der Mitarbeiter gewährleisten Ab 2011 Planungssicherheit in der MHH verbessern Transparenz für die Stakeholder steigern Frühzeitiges Analysieren von Risiken und Chancen RM in die vorhandenen Planungs- und Steuerungsinstrumente integrieren Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 4

5 Organisation des Risikomanagements 24 RM-Teams = 117 Mitarbeiter Anästhesiologie und Intensivmedizin Apotheke Frauenheilkunde Gastroenterologie und Endokrinologie Hals-, Nasen- und Ohrenheilkunde Hämatologie und Onkologie Kardiologie und Angiologie Kieferorthopädie Kinderchirurgie Mund-, Kiefer-, Gesichtschirurgie Neurochirurgie Neurologie Notaufnahme OP Päd. Hämatologie und Onkologie Päd. Kardiologie Päd. Nieren- und Stoffwechselerkrankungen Päd. Pneumologie PHW-Chirurgie Unfallchirurgie Urologie Viszeral- und Transplantationschirurgie Zahnärzt. Prothetik Zahnerhaltung Initiierung von abteilungsspezifischen Maßnahmen zur Risikoreduktion Vorstand der MHH Strategisches Risikomanagement und Patientensicherheit Leitung (Frau Dr. Cartes) RM-Krankenversorgung (Frau Steltig) Initiierung von MHH übergreifenden Projekten und Maßnahmen RM-Wirtschaft und Administration (Frau Stumpp) RM-Arbeitsgruppen AG-PIB (Ausweitung der Patientenidentifikationsband) AG-Reduktion der Medikationsfehler AG-Standardisierung der ZVK AG-Bearbeitung und Erstellung von Dienstanweisungen AG-Vollständige Patientenakte AG-Medikamentenetiketten AG-Reanimationsalarm- Lichtrufanlage Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 5

6 Risiko-Erkennungssystem der MHH 1. Ergebnisse aus Befragungen (Patienten, Zuweiser) 2. Beschwerdemanagement 3. BQS-Indikatoren 4. Auswertung Personenschäden (Schadensfälle) 5. Schadensmanagement / Verhalten beim Zwischenfall 6. Prozessorientierte Risikoanalyse (PORA) 7. 3Be-System (CIRS + 2 Komponente) 8. Risikoinventur (ab 2011) 9. RiskMap (ab 2011) 10. Risikomanagement-Report (ab 2011) Zuständigkeit bei der UE Zuständigkeit bei der RA Zuständigkeit beim RM Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 6

7 Risiko-Erkennungssystem der MHH: Auswertung Personenschäden Auswertung Personenschäden: Daten werden in der Rechtsabteilung erfasst und bearbeitet Ecclesia Mildenberger bereitet für die MHH Auswertungen vor, z. B: Gesamt-Entwicklung nach Abteilungen und nach Jahren Auswertungen nach Kategorien Benchmark mit anderen vergleichbaren Unikliniken (in Bearbeitung) Jahr Anzahl Stat. Pat. Anzahl Amb. Pat Anzahl Gesamt Pat. Gemeldete Schaden Fälle Anteil Patienten / Schaden Schadenaufw and Aufw and nach Fall Prämie (netto) Deckungssumme Personenschäden Deckungssumme Sachschäden ,035% ,031% ,033% Selbstbehalt RM Bonus ,030% ,039% ,035% ,034% ,027% ,020% pauschal / Exc ,018% ,007% Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 7

8 Risiko-Erkennungssystem der MHH: Auswertung Personenschäden Jahr Anzahl Stat. Pat. Anzahl Amb. Pat Anzahl Gesamt Pat. Gemeldete Schaden Fälle Anteil Patienten / Schaden Aufwand nach Fall Prämie (netto) Schadenaufwand Deckungssumme Personenschäden Deckungssumme Sachschäden Selbstbehalt RM Bonus ,035% ,031% ,033% ,030% ,039% ,035% ,034% Anzahl statinären Prozent und abulanten Patienten ,0450% ,0400% 0,0350% ,0300% 0,0250% 0,0200% ,0150% 0,0100% ,0050% 0,0000% 0 Anteil der Schadensfälle zu der Patientenanzahl (stationär und und ambulant) von von 2002 bis bis 2010 Anteil der Schadensfälle zu der Patientenanzahl Anzahl Gesamt Pat ,027% pauschal / Exc ,020% ,018% ,007% ,045% Relation Patientenanzahl und Schadenanzahl in % (diese Zahlen sind Vertraulich) 0,040% 0,035% 0,030% 0,025% 0,020% 0,015% 0,010% 0,005% ,000% Jahr Jahr Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 8

9 Risiko-Erkennungssystem der MHH: Das 3Be-System: Berichts-, Bearbeitungs- und Behebungssystem für Beinahe-Zwischenfälle Meldung Risiko Schritt 1: Anonymisierung Anonymisierte Meldung/Risiko Schritt 2: Kategorisierung Medikation Meldung Sicherheit f. Risikofelder Behandlung Betriebsmitt Probenverw Technik 24, 45, Aufklärung 127, 24, Patientenver 45, 127, 24, 45, Organisa. 127, 24, 45, Dokument 127, 24, Betriebsmitt 45, 127, 24, 45, Prozessabl 127, 24, Infrastruktur 45, 127, 135, 56, 238, 210, 135, 3, 238, 89, 135, 54, 238, 89, 253, 135, 56, 238, 87, 98, 135, , 69, 258, 135, 95, 238, , 54, 238, 89, 253, Bearbeitung in lokalem Kontext RM-Teams = Abt.-Fachspezifisches Wissen Initiierung von abteilungsspezifischen Maßnahmen zur Risikoreduktion Abt. Risiko Schritt 3: Sortierung 2-Wege Bearbeitung in MHH-globalem Kontext RMrin + Task-Force = Expertenwissen (MHH) MHH-Risiko Initiierung von MHH übergreifende Projekte und Maßnahmen Cartes RIScare 2008 Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 9

10 Das 3Be-System: Von der ersten Meldung im Jahr 2004 bis heute Anzahl Abteilungen Ausweitung des 3Be-Systems Q 2. Q 3. Q 4. Q 1. Q 2. Q 3. Q 4. Q 1. Q 2. Q. 1. Q 2. Q 3. Q 4. Q 1. Q 2. Q 24 klinische Abteilungen Zeit ca Meldungen Entwicklung des 3Be-Systems in der MHH Anzahl der Meldungen kumulativ Meldungen (n) Zeit Jahr 2004 Jahr 2005 Jahr 2006 Jahr 2007 Jahr 2008 Jahr 2009 Jahr 2010 Jahr 2011 Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 10

11 Übergreifende Maßnahmen / Projekte Dokumentationsoptimierung Vermeidung von Infektionen Vermeidung von Verwechslungen Optimierung des Medikationsprozesses Dienstanweisungen (Aktualisierung) Begleitung von Projekten (z. B. Transportoptimierung) Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 11

12 Anzahl der Meldung in Prozent nach Risikofelder (Mai 2004-Mai 2011) 30,00% 25,00% 24,20% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 18,11% 16,75% 9,24% 6,86% 6,00% 5,23% 3,94% 3,15% 3,08% 2,73% 0,00% Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA 0,35% 0,28% 0,09% Meldung nicht klar Eingriffverwechslung ABC-Analysis der Risikofelder Risikofelder Anzahl von Meldungen (%) Organisation Prozessablauf Medikation Dokumentation Technik Behandlung Sicherheit für Menschen und Sachen Infrastruktur/Arbeitsplatz Betriebsmittel/Material Probenverwechslung Patientenverwechslung Aufklärung

13 Vermeidung Verwechslungen Leitung: Frau Steltig (RM Frau Dr. Cartes (RM) Ziele: Ausweitung der Patientenidentifikationsbänder (PIB) auf alle stationären Patienten Reduktion der Fehler bei der Erfassung von Patientendaten bei der Aufnahme Reduktion der Patientenverwechslung bei der Gabe der Medikation Reduktion von Medikamentenverwechslungen Reduktion von Patientenverwechslungen bei Leistungserbringung: Diagnostische Leistungen Laborproben Ärztliche Eingriffe Teilprojekte Erfassung der Patientenstammdaten bei der Aufnahme anhand von amtlichen Unterlagen wie Reisepass oder Personalausweis Ausweitung der Patientenidentifikationsbänder an alle stationären Patienten Aktive Beteiligung der Patienten Schulung der Mitarbeiter der MHH zur Verbesserung der Patientensicherheit und Optimierung der Patientenidentifikation Einführung einer prozessorientierten Checkliste zur Patientenidentifikation vor ärztlichen Eingriffen, ab der stationären Aufnahme bis zur Durchführung des Eingriffes (Time Out) Erhöhung der Motivation zum Tragen und Anbringen eines PIB Marketing für PIB in der MHH Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 13

14 Analyse der Meldungen (Risiko) Karten fehlerhaft ausgefüllt Schiefe, verschmierte oder angerissene Aufkleber auf den Blutproben Verspätete oder nicht bearbeitete Laborproben aufgrund fehlender, falscher oder unplausibler Entnahmedaten vom Einsender: Stationen A ZNA 3 Ambulanzen ANE - 1 GAO - 17 GAS - 16 GTK - 1 GYN - 6 HAE - 16 HNO - 1 IFK - 2 LAB - 1 KAR - 1 NPH - 1 NUM - 1 PAP - 1 Pas - 2 HTX - 5 PNE - 5 PNM - 1 TXZ - 7 Erneute Laborprobe Zusätzlicher Personalaufwand - Pflege - Ärzte Verlängerung der Verweildauer Verlängerung der OP-Zeit OP-Ausfall Ursachen Folgen Kosten Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA 14

15 Erfassung Nach Stationen Gesamt erfasst: Laborproben Seit Nov Anzahl Zwischenfälle Bereich (Stand ) Zeitpunkt der SAP-Einführung Summe (seit Nov 2005) Gesamt Stationen Station 74 HTTG ZNA 544 Station 15 HTTG Station 81 VCH Station 12 HTTG Station 11 GAS/Notaufn Station 14 Interdis Station 44 ANÄ geplant 274 Station 64 PAS - Päd. HAE/Onko/NPH / 270 Station 13 ab auf Stat Station 17 UCH Station 25 HTTG Station 26 NEU Station 28 ACH/URO/NPH Station 33 NEU Station 38 GAS/PNE/KAR Station 32 NPH/IMM Station 23 Strahlentherp./HAE/PNE Station 84 GYN Station 16 URO (ab ) 211 Station 73 UCH Station 21 GAS/ENDO Station 31 GAS/UCH Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 15

16 Direkte verursachte Kosten Laborproben (Überschlag direkte Kosten für 2010) Anzahl Proben Arbeitzeit- Pflege Arbeitzeit- Arzt 4 Min/Probe 4 Min/Probe Zeit Std Zeitfaktor Monatslohn Lohn/h Total , , Laborkarten 20 Cent/Karte 0,2 501 Material Overhead kosten 20% der Kosten (Vorgabe MHH) Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA

17 Mögliche verursachte Fehlerkosten Annahme Für jede 10. fehlerhafte Blutprobe fällt für stationären Fälle ein Liegetag zusätzlich an Annahme Für jede 10. fehlerhafte Blutprobe fällt eine OP- Stunde zusätzlich an (nur chirurgischen Abt.) In 2010: Normalstation Intensivstation Anzahl Fälle (2010) Kosten pro Tag Kosten pro Jahr Gesamt (2010): In 2010: Chirurgie Anzahl Fälle (2010) 767 Kosten pro Stunde 680 Kosten pro Jahr Gesamt (2010): Gesamt: Normalstation Intensivstation Anzahl Fälle gesamt Kosten pro Tag Kosten (gesamt) Gesamt: Gesamt: Chirurgie Anzahl Fälle gesamt 5701 Kosten pro Stunde 680 Kosten pro Jahr Gesamt : Fehlerkosten Gesamt Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 17

18 Anzahl Zwische nfälle: Periode Gesamt Zeitpunt der SAP- Einführung Vor Einführung Nach Einführung Station % 0% Station % 2% Station % 0% Station % 44% Station % 0% Station % 11% Maßnahme: Station % 0% Station % 31% Elektronische Laborauftrag Station % 0% Station % 0% Erfassung mit Scanner Daten in SAP Station % 0% Station % 3% Station % 0% Station % 3% Station % 65% Station % 4% Station % 0% Station % 7% Station % 10% Station % 4% Station % 14% Station % 0% Station % 0% Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Station % 0%

19 Einführung SAP 250 Rückgang der Meldungen für alle Stationen Aufteilung für alle Stationen Station 76 Station 52 Station 54 Station 51 Station 75 Station 66 Station 62 Station 61 Station 41 Station 48 Station 63 Station 60 Station 53 Station 50 Station 47 Station 46 Station 69 Station 32 Station 33 Station 64 (2.) Station 71 Station 45 Station 42 Station 84 Station 37 Station 28 Station 68 Station 26 Station 78 Station 38 Station 12 Station 82 Station 14 Station 21 Station 77 Station 13 Station 67 Station 36 Station 18 Station 79 Station 27 Station 83 Station 17 Station 22 Station 73 Station 64 Station 23 Station 31 Station 81 Station 25 Station 11 Station 15 Station Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 19

20 Projektbegleitung Handy statt Pieper Pseudonymisierung von Patienten Rohrpost-Sanierung Transport Vermeidung von Stichverletzungen (Aufziehkanülen) Maßnahmen /AG Aufnahmebogen in der Kinderklinik für die NCH AG-OP Überprüfung von Stellungnahmen und Akten für die RA Begleitung von Maßnahmen auf Abteilungsebene (RM-Teams) Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 20

21 Anzahl der Meldung in Prozent nach Risikofelder (Mai 2004-Mai 2011) 30,00% 25,00% 24,20% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 18,11% 16,75% 9,24% 6,86% 6,00% 5,23% 3,94% 3,15% 3,08% 2,73% 0,00% Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA 0,35% 0,28% 0,09% Meldung nicht klar Eingriffverwechslung ABC-Analysis der Risikofelder Risikofelder Anzahl von Meldungen (%) Organisation Prozessablauf Medikation Dokumentation Technik Behandlung Sicherheit für Menschen und Sachen Infrastruktur/Arbeitsplatz Betriebsmittel/Material Probenverwechslung Patientenverwechslung Aufklärung

22 Die Bluttransporte von der Station zum Labor sind in der Nacht nicht selbstverständlich, häufig sind mit dem Transportdienst Diskussionen notwendig. Der Transportdienst ist angeblich nicht dafür zuständig. Außerdem soll in der Nacht die Rohrpost nicht benutzt werden, da das RISIKO einer Verzögerung oder über das Nicht-Eintreffen der Probe vorhanden ist. Die Transportroutine-Gänge fallen manchmal aus, auf Grund von fehlenden Transporteuren. RISIKO/ FOLGE. Leider erreicht diese Information die Station nicht, somit wird auf einen Transportdienst gewartet bzw. die Proben verfallen. Das verursacht eine Entscheidungsverzögerung und führt zu hohem Aufwand beim KPD und ÄD. Blutproben werden durch den Transportdienst an das Labor verzögert. Die Lieferung von Blutprodukten erfolgt ebenfalls nicht zeitnah. Die Lieferung von bestellten EK`s ist oft verzögert. Die Ursache ist bei der Transfusionsmedizin sowie beim Transport zu finden. In der Nacht und am Wochenende sind die Zuständigkeiten der Labortransporte nicht eindeutig definiert. Somit entstehen oft Diskussionen mit dem Transport über die Durchführung dieser Tätigkeit. Laborproben werden verspätet ins Labor transportiert. FOLGE. Die Einstellung der Immunsupression findet über den Cyclosporinspiegel statt. Durch die Verzögerung der Spiegelbestimmung verzögert sich die Patientenversorgung und somit auch die Verlegungsentscheidung. Dieses wiederum verursacht, dass ein I-Bett nicht freigegeben werden kann, dies führt zur Verzögerung des gesamten OP- Plans, bis hin zum Ausfall einer Operation. Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 22

23 Risikohandhabung: Optimierung des Transportes Die Transportarten wurden zusammengeführt Die Zuständigkeiten wurden geändert Die Transporteure sind in erster Hilfe, in der Software u. v. m. geschult Der gesamte Prozess wurde analysiert, optimiert und nach Kennzahlen gesteuert Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 23

24 Eine Software für die Transportaufträge mit Schnittstellen zu unserem Krankenhausinformationssystem wurde beschafft, somit werden die Transportaufträge mit allen notwendigen Daten (Auftraggeber, Reaktionszeit, Dauer, Empfänger) sowie einer Priorisierung in der EDV verfolgt und dokumentiert werden. Risikohandhabung: Optimierung des Transportes Die Transporteure sind mit moderner Technik (MDE-Geräte/Handscanner) ausgestattet, um schnell die Aufträge zu bearbeiten sowie auch um die sichere Erfassung von Prozessdaten zu ermöglichen. Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 24

25 Kennzahlen im Transport Die gesamte Transportdauer besteht von der Auftragseingabe des Nutzers bis zur Ankunft des Patienten am Zielort. Die gesamte Transportdauer beinhaltet die Vorlaufzeit sowie die Übernahme des Patienten am Startort und den eigentlichen Transport. Die durchschnittliche gesamte Transportdauer im Patiententransport betrug im April 19:00 Minuten von Auftragseingang bis zur Ankunft des Patienten am Zielort. Die durchschnittliche gesamte Transportdauer im Patiententransport betrug im Mai 18:05 Minuten. Die durchschnittliche gesamte Transportdauer im Patiententransport betrug im Juni 17:47 Minuten Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA

26 Kennzahlen im Transport Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 26

27 Vision für 2012: Das 3Be-System in digitaler Form Gesteuerter und optimierter Workflow Effizientere Auswertung und Bewertung der Daten Ggf. schnellere Möglichkeit zur Identifikation von Risikokonstellationen Besseres Monitoring der Massnahmeneffektivität Direkter Zugriff für das dezentrale Risikomanagement der MHH Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 27

28 Wie wird der Meldebogen sein? Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 28

29 Das wäre das Backoffice für das 3Be-System... Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 29

30 Und das wäre der 3Be-System-Workflow pro Meldung auf zentraler Ebene...also die Bearbeitung Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 30

31 Was hätten wir von eine ABC-liste im digitalen System Immer up-to-date bzw. in-time Automatisch alle Zahlen als Übersicht Viele Möglichkeiten zur Gruppierung Möglichkeit zum Daten-Export, z.b. MS Excel um individuelle Auswertungen und Grafiken zu generieren Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 31

32 ABC-Liste im System in der Praxis Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 32

33 Beispiel: ABC-Liste gruppiert nach Abteilungen Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 33

34 Weitere Entwicklungen: The Patient Safety Company testet im Moment die Umsetzung und Integration des Risikoerkennungssystem der MHH in ihre Softwarelösung, gestartet wird mit dem 3Be-System! Die MHH beabsichtigt eine Zusammenarbeit, aber erst wenn eine EDV-Lösung die Anforderungen der MHH zu 100% erfüllen kann! 1. Ergebnisse aus Befragungen 2. Beschwerdemanagement 3. BQS-Indikatoren 4. Auswertung Personenschäden 5. Schadensmanagement 6. Prozessorientierte Risikoanalyse (PORA) 7. 3Be-System (CIRS + 2 Komponente) 8. Risikoinventur (ab 2011) 9. RiskMap (ab 2011) 10. Risikomanagement-Report (ab 2011) EDV Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA Folie 34

35 Risikomanagement Aktueller Stand 2011 Strategisches Risikomanagement und Patientensicherheit... aus der Praxis der MHH Muchas gracias! Dr. Maria Inés Cartes, MHM, MBA

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